Omówienie

Niniejszy dokument demonstruje klientom programu Workday kroki, które należy podjąć, aby zintegrować usługę Adobe Sign z dzierżawą programu Workday. Niniejszy dokument jest instrukcją instalacji i nie stanowi kompletnej instrukcji obsługi programu Workday.

Aby korzystać z usługi Adobe Sign w ramach programu Workday, należy najpierw poznać proces tworzenia i zmiany elementów programu Workday, takich jak: Struktura procesu biznesowego, Ustawienia i konfiguracja dzierżawy, Raportowanie oraz Integracja Workday Studio.

Kolejne kroki wysokiego poziomu, które należy podjąć, aby dokończyć integrację:

  • Aktywuj konto administratora w usłudze Adobe Sign (tylko nowi klienci).
  • Skonfiguruj grupę w usłudze Adobe Sign, tak aby zawierała użytkownika uwierzytelnienia w programie Workday.
  • Ustaw relację OAuth między programem Workday a Adobe Sign.


Aktywacja konta usługi Adobe Sign

Istniejący klienci, którzy już mają konta, mogą pominąć ten krok i przejść do kroku Konfiguracja usługi Adobe Sign dla oprogramowania Workday.

Dla nowych klientów usługi Adobe Sign, którzy nie mają swoich kont, specjaliści ds. wdrożenia usług Adobe przygotują konta (w usłudze Adobe Sign) dla oprogramowania Workday. Po zakończeniu tego procesu na adres e-mail zostanie wysłana wiadomość potwierdzająca:

Obraz wiadomości powitalnej usługi Adobe Sign

Wykonanie instrukcji zawartych w wiadomości e-mail inicjuje konto i przekierowuje do strony głównej Adobe Sign.

Strona główna usługi Adobe Sign


Konfiguracja usługi Adobe Sign dla oprogramowania Workday

Konfigurowanie usługi Adobe Sign dla oprogramowania Workday wymaga dwóch specjalnych obiektów wygenerowanych w systemie Adobe Sign:

  • „Workday group”
    Workday wymaga specjalnej grupy na koncie usługi Adobe Sign, aby uruchomić funkcje integracji. Grupa w usłudze Adobe Sign służy wyłącznie do sterowania usługą Adobe Sign przez program Workday. Wszelkie inne potencjalne użycia (Salesforce.com, Arriba itp.) nie są uwzględniane.
    np.: grupa Workday będzie mieć wstrzymane powiadomienia e-mail, aby użytkownicy Workday mogli otrzymywać powiadomienia wyłącznie na skrzynkę odbiorcza Workday.

  • Uwierzytelniany użytkownik ustawiający relację OAuth
    W ramach grupy powinien być jeden administrator na poziomie grupy.  Jest to autorytatywny użytkownik utrzymujący relację OAuth między programem Workday i Adobe Sign. Zaleca się, aby adres e-mail był funkcjonalny (ale rzeczywisty), taki jak HR@MyDomain.com. Korzystanie z funkcjonalnego adresu e-mail, a nie osobistego, redukuje ryzyko wyłączenia użytkownika w przyszłości, a w konsekwencji wyłączenia integracji.


Tworzenie użytkownika i grupy w usłudze Adobe Sign

Aby utworzyć użytkownika w usłudze Adobe Sign:

  • Zaloguj się jako administrator konta Adobe Sign.
  • Przejdź do pozycji Konto > Użytkownicy.
  • Kliknij symbol plusa, aby utworzyć nowego użytkownika.
Obraz ścieżki nawigacji do utworzenia nowego użytkownika

Zostanie wyświetlone wyskakujące menu dla szczegółowych informacji o użytkowników:

  • Podaj funkcjonalny adres e-mail, do którego masz dostęp.
    • Ten użytkownik ustanowi i będzie utrzymywać relację OAuth.
    • Adres e-mail musi być aktualny dla celów weryfikacji.
  • Wprowadź wartości imienia i nazwiska.
  • Wybierz opcję Utwórz nową grupę dla tego użytkownika z listy wyboru Grupa użytkowników.
  • Podaj wartość Nazwa nowej grupy, wybierając intuicyjną nazwę, np. Workday.
  • Kliknij przycisk Zapisz.
Tworzenie panelu użytkownika

Zostanie wyświetlone wyskakujące menu, powodując powrót do strony Użytkownicy.  Zostanie wyświetlony nowy użytkownik ze stanem UTWORZONY.

Widok nowo utworzonego użytkownika

Stan Utworzony wskazuje, że użytkownik jeszcze nie ma zweryfikowanego adresu e-mail.

  • Zaloguj się do skrzynki e-mail nowego użytkownika.
  • Odszukaj powitalny adres e-mail użytkownika.
  • Kliknij pozycję Kliknij tutaj, aby ustawić hasło.
  • Ustaw hasło.
    • Ta czynność zmieni stan użytkownika w systemie na AKTYWNY.
Obraz nowo aktywowanego użytkownika


Definiowanie uwierzytelnianego użytkownika

Aby promować nowego użytkownika w grupie Workday:

  • Przejdź do strony Użytkownicy (jeśli jeszcze na niej nie jesteś).
  • Kliknij dwukrotnie użytkownika w grupie Workday.
    • Powoduje to otwarcie strony Edycja dla uprawnień użytkownika.
  • Zaznacz pole wyboru Użytkownik jest administratorem grupy.
  • Kliknij przycisk Zapisz.
Obraz panelu właściwości pokazujący, jak zdefiniować administratora grupy.


Konfiguracja dzierżawy Workday

Aby nawiązać połączenie między dzierżawą Workday a usługą Adobe Sign, należy ustanowić zaufaną relację między usługami.

Po nawiązaniu relacji w dowolnym procesie biznesowym w Workday można zastosować krok Recenzja dokumentu, który umożliwia proces podpisywania w usłudze Adobe Sign.

Uwaga:

Usługa Adobe Sign w środowisku Workday ma nazwę Adobe Document Cloud.

Aby ustanowić zaufaną relację:

  • Zaloguj się jako administrator konta Workday.
  • Wyszukaj opcję Edit Tenant Setup - Business Processes (Edytuj ustawienia dzierżawy – proces biznesowy).

Ładuje się strona Edit Tenant Setup - Business Processes (Edytuj ustawienia dzierżawy – proces biznesowy). 

  • Znajdź sekcję eSignature Configuration (Konfiguracja podpisu elektronicznego):
Konfiguracja podpisu elektronicznego
  • Kliknij przycisk Uwierzytelnij za pomocą usługi Adobe.
    • Powoduje to uruchomienie sekwencji uwierzytelniania OAuth2.0, w której wymagane jest:

Uwaga:

Przed kontynuowaniem wyloguj się całkowicie z innych instancji Adobe Sign.

Po nawiązaniu połączenia ustawione jest pole wyboru Konfiguracja Adobe włączona i można rozpocząć korzystanie z aplikacji Adobe Sign z Workday.


Konfiguracja kroku recenzji dokumentu

Dokument do recenzji dokumentu może być dokumentem statycznym, dokumentem wygenerowanym podczas kroku generowania dokumentu w tym samym procesie biznesowym lub sformatowanym raportem utworzonym w narzędziu Workday Report Designer. Wszystkie te przypadki można rozszerzyć o znaczniki tekstowe Adobe, aby mieć kontrolę nad wyglądem i pozycją poszczególnych elementów podpisu Adobe. Źródło dokumentu musi być określone w definicji procesu biznesowego. Nie można przesłać dokumentu ad hoc podczas wykonywania procesu biznesowego.

Do niepowtarzalnych funkcji usługi Adobe Sign należy możliwość serializacji grup podpisywania podczas kroku recenzji dokumentu. Umożliwia to określenie kolejności podpisywania dla grup opartych o rolę. Funkcja podpisywania równoległego nie jest obsługiwana.

Informacje na temat konfiguracji kroku recenzji dokumentu można znaleźć w Skróconej instrukcji obsługi dostępnej tutaj:
https://helpx.adobe.com/pl/sign/help/Workday_Quick_Start.html


Pomoc

Pomoc techniczna programu Workday

Workday jest właścicielem integracji i powinien stanowić pierwszy punkt kontaktowy w razie pytań z zakresu integracji, próśb dotyczących funkcji lub zaistniałych problemów związanych z codziennym działaniem integracji.

W społeczności Workday można znaleźć wiele ciekawych artykułów poświęconych rozwiązywaniu problemów z integracją oraz generowaniu dokumentów:

Rozwiązywanie problemów z integracją podpisu elektronicznego

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Recenzja dokumentów
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamiczne generowanie dokumentu

https://community.workday.com/node/176443

Wskazówki dotyczące konfiguracji generowania dokumentów

https://community.workday.com/node/183242


Pomoc techniczna Adobe Sign

Adobe Sign jest partnerem integracji i należy się z nim kontaktować, jeśli w procesie integracji nie można uzyskać podpisu elektronicznego lub jeśli występuje błąd wysyłania powiadomienia o oczekiwaniu na podpis.

Klienci usługi Adobe Sign w celu uzyskania pomocy powinni kontaktować się z menedżerem ds. sukcesów klienta (CSM). Ewentualnie dział pomocy technicznej firmy Adobe jest dostępny pod numerem: 1-866-318-4100. Po wybraniu numeru zaczekaj na listę produktów, a następnie wprowadź: 4, a następnie 2 (zgodnie z podpowiedzią).


Typowe pytania

Główną przyczyną tego problemu może być fakt, że kandydat nie kliknął przycisku Prześlij w Workday po zalogowaniu się w usłudze Adobe Sign.

Stan podpisywania podpisu elektronicznego dla zadania Workday: „Aby rozpocząć proces, użytkownik może przesłać powiązane zadanie Skrzynki odbiorczej”.

Programowanie w przypadku Workday: Oryginalne podpisanie kończy proces tylko wtedy, gdy użytkownik przesyła zadanie Skrzynki odbiorczej po podpisaniu dokumentu. Po podpisaniu w usłudze Adobe Sign sygnatariusze muszą zawsze przesyłać zadanie Skrzynki odbiorczej w Workday. Po podpisaniu iframe zamknie się, a użytkownik zostanie przekierowany do tego samego zadania, w którym może kliknąć przycisk przesyłania, aby zakończyć proces.