Saiba o que são os eventos e as práticas recomendadas sobre como criar, realizar e gerenciar eventos e participantes.

Visão geral dos eventos

Um evento é uma reunião, seminário, apresentação, curso, currículo, sala de aula virtual ou gravação movidos para a biblioteca de conteúdo e cercados de recursos de gerenciamento prévios e posteriores. Os recursos de gerenciamento de eventos incluem registros e lembretes, além de pesquisas e relatórios de rastreamento.

A criação de eventos é indicada se:

  • Você quiser que os participantes se inscrevam no evento. Você também quiser usar a opção de selecionar os participantes para o evento, com base nas informações de inscrição dos mesmos.

  • Você quiser criar páginas com a marca do evento, como páginas de especificações e descrições para a divulgação do evento, assim como páginas de inscrição e de login com a marca do evento.

  • Você quiser personalizar os dados fornecidos pelos participantes para usá-los nos seus relatórios. Como estes dados são baseados nas informações de inscrição dos participantes, eles complementam os relatórios relacionados aos conteúdos dos eventos, como as respostas para as perguntas dos questionários em cursos ou para as perguntas das pesquisas realizadas em reuniões.

  • Você quiser que pessoas que não fazem parte da sua organização participem do evento. Os eventos são, com frequência, divulgados em sites públicos, de forma que muitos participantes podem encontrar o evento e inscrever-se nele no próprio site.

  • Você quiser enviar mensagens de e-mail geradas automaticamente, como convites, lembretes, confirmações de inscrições e notas de agradecimento.

  • Você quiser rastrear campanhas individuais, como ofertas por e-mail, campanhas de mecanismos de busca ou campanhas com banners.

    Os eventos possuem três fases:

  • Tarefas anteriores aos eventos, que incluem a definição do número de licenças disponíveis, a criação dos conteúdos, a atribuição de permissões e o convite, a inscrição e o lembrete dos participantes do evento.

  • A atividade do evento exige a participação dos participantes. Ela requer a participação dos apresentadores para eventos sob demanda ou quando um evento incluir uma reunião ou seminário.

  • Tarefas posteriores aos eventos, que incluem redirecionar o navegador dos participantes para um determinado URL, responder as dúvidas pendentes dos participantes e monitorar várias atividades de rastreamento do evento, com base nas pesquisas e relatórios.

Tarefas anteriores aos eventos

O planejamento prévio cuidadoso dos eventos e o acompanhamento das tarefas podem garantir que os eventos ocorram da maneira desejada e que as atividades posteriores aos eventos possam ser rapidamente executadas.

Determine o número de licenças

Antes de configurar um evento, determine quantas licenças estão disponíveis. Com base na licença de sua conta, você pode definir o limite de registro para um evento específico ao criar o evento. Consulte o administrador do Adobe Connect Central para obter informações sobre licenças.

Especifique o conteúdo do evento

Para que você possa criar um evento, é necessário que seu conteúdo já esteja disponível no Adobe Connect Central. Durante a configuração do evento com o assistente de eventos, é necessário especificar o conteúdo, a reunião, curso, currículo, sala de aula virtual ou seminário no qual o seu evento deve se basear. A lista a seguir contém alguns exemplos:

  • Para criar um evento de treinamento usando um curso ou currículo, o curso ou currículo já deve estar disponível na biblioteca de treinamento.

  • Para apresentar conteúdo como um evento, armazene o conteúdo na Biblioteca de conteúdo.

  • Para que seja possível usar uma reunião ou seminário como evento, a reunião ou seminário já deve estar disponível na biblioteca de reuniões ou de seminários.

  • Para usar uma sala de aula virtual como um evento, a sala de aula virtual deve existir na biblioteca de Treinamentos.

Atribua permissões para o evento

As permissões são importantes porque determinam quem pode participar, visualizar e gerenciar eventos. As permissões de participante determinam as funções dos participantes. O gerente de eventos atribui funções de participante ao configurar o evento na guia Gerenciamento de participantes.

Os participantes podem receber as seguintes funções e permissões:

Convidado

Pessoas que recebem um convite para o evento e para se inscreverem no evento.

Negada

Pessoas que se inscreveram, mas não receberam do host o acesso ao evento.

Aguardando aprovação

Uma pessoa cuja inscrição não tenha sido aprovada pelo gerente do evento.

Participante

Uma pessoa que pode participar do evento como um convidado ou usuário registrado de sua organização. As permissões dos participantes são limitadas.

Apresentador

Pessoas que exibem conteúdos aos participantes. Os apresentadores recebem permissões de Apresentador.

Host

É a pessoa que tem controle total da sala de reuniões ou seminários usada no evento. O host possui todas as permissões de Apresentador e Gerente e pode atribuir permissões a outros usuários.

Observação:

As funções de Apresentador e Host são usadas apenas para eventos em tempo real (reuniões e seminários). Para todos os eventos armazenados (que não são exibidos em tempo real), apenas as funções de Participante, Convidado e Negado são usadas.

As permissões para a biblioteca de eventos definem quem pode criar ou modificar eventos e executar tarefas associadas aos arquivos e pastas da biblioteca de eventos, como adição e exclusão de arquivos. As permissões para o gerenciamento de arquivos são Gerente e Negado.

Processe as inscrições e aprovações dos participantes

A inscrição nos eventos é obrigatória, mas nem sempre a aprovação dos participantes é necessária. Por padrão, os eventos não requerem aprovação, mas é possível alterar esta configuração durante a criação dos eventos. Se você não exigir aprovação, qualquer pessoa que se registrar será automaticamente aprovada. Neste caso, todos os registrantes podem participar do evento, desde que você tenha licenças suficientes. Se for o host do evento, você também poderá recusar a aprovação de inscritos antes da realização do evento. A opção de aprovação obrigatória permite controlar quem participa dos eventos. Você também pode permitir que uma pessoa entre diretamente em uma reunião ao vivo imediatamente depois de se registrar para a reunião.

Tarefas concomitantes aos eventos

A maioria das atividades relacionadas à criação dos eventos ocorre durante a criação dos conteúdos e nos estágios anteriores aos eventos. Se você possui o conteúdo desejado e já realizou as tarefas anteriores ao evento, o evento ocorrerá conforme o planejado. No entanto, pode ser necessário realizar algumas tarefas durante o evento, principalmente se for um evento exibido em tempo real.

Eventos armazenados e exibidos sob demanda

São eventos que não ocorrem em tempo real. Para exibir as apresentações ou realizar cursos e currículos em um ritmo individualizado, os participantes precisam apenas clicar nos links destes eventos. É possível notificar os participantes em potencial sobre o evento, enviando convites por e-mail ou divulgando o evento na página com a Listagem dos eventos, no site público da organização. Tanto os convites por e-mail quanto a página com a listagem dos eventos, no site, contêm um link para o formulário de inscrição do evento. Na maioria das vezes, não há tarefas para serem executadas durante os eventos armazenados.

Eventos em tempo real

Eventos agendados, em tempo real. Durante os eventos, pode ser necessário coordenar vários apresentadores ou participantes aprovados.

Tarefas posteriores aos eventos

Após a conclusão dos eventos, há várias tarefas e atividades administrativas que precisam ser realizadas.

Agradecer aos participantes

Envie, por e-mail, uma mensagem de agradecimento aos participantes. Também pode ser apropriado enviar um e-mail às pessoas que não puderam comparecer ao evento.

Ler relatórios

Leia os relatórios do evento para obter dados estatísticos e informações dos participantes. Os relatórios permitem avaliar o sucesso do evento e ajustar os próximos eventos.

Exibir o painel de eventos

Consulte o painel de eventos para ver uma representação gráfica de dados estatísticos sobre os últimos dez de seus eventos mais ativos. Os dados do painel mostrarão os dez últimos eventos mais ativos nos últimos seis meses, em sua pasta Meus eventos.

Verificar a biblioteca

Organize os arquivos do evento na biblioteca.

Práticas recomendadas para os eventos

Aqui estão algumas dicas e sugestões para tarefas que você realiza para eventos ao vivo, bem como durante reuniões e seminários associados a eventos:

  • Crie uma sala de espera. A sala de espera pode ser um pod de bate-papo no qual os participantes se encontram e se apresentam antes do início do evento.

  • Use apresentações em PowerPoint. O uso adequado de apresentações em PowerPoint pode dar vida aos eventos, com sons e movimentos. No entanto, não faça uso de muitos recursos de animação, pois isto pode acabar distraindo os participantes.

  • Inclua pesquisas no seu evento. As pesquisas fornecem a você feedback instantâneo, a fim de que você possa saber se sua mensagem está sendo captada. Elas fornecem uma forma fácil para seu público-alvo participar ativamente do evento.

  • Inclua recursos de vídeo. Se tiver arquivos de vídeo adequados, adicione-os ao evento.

  • Tenha cuidado ao coordenar diferentes apresentadores. Escolha Reunião > Habilitar área somente para o apresentador para incluir itens como agenda com anotações e pod P&R com moderador. Leve em consideração conceder aos apresentadores “direitos avançados” ou “direitos de apresentador”.

  • Com o conteúdo pré-carregado, faça um teste no mesmo horário em que o evento está programado para ocorrer (o tráfego na rede pode sofrer variações ao longo do dia). Use os mesmos hardwares e conexões de rede que você pretende usar no dia do evento.

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