Obter instruções completas de instalação e configuração para uma nova implementação do Adobe Sign no Microsoft Dynamics CRM.

Visão geral

O Adobe Sign oferece uma solução de integração plug-and-play com o Microsoft Dynamics CRM. Essa integração oferece os seguintes benefícios:

  • Acelera o processo de quote-to-cash enviando acordos - documentos e contratos de venda - do Dynamics com apenas um clique
  • Mescla automaticamente os dados de entidades do Dynamics, como contas e contatos, nos contratos e envia os dados coletados dos signatários durante o processo de assinatura de volta ao Dynamics
  • Ativa a funcionalidade da publicação de conteúdo para dispositivos móveis por meio do Sales Hub (para instalações no Dynamics 365 9.x e posterior)
  • Facilita o processo para que os destinatários assinem em qualquer lugar, a qualquer momento, em qualquer dispositivo
  • Possibilita o rastreamento de documentos enviados para assinatura no Dynamics
  • Elimina as etapas manuais em todo o processo

 

Este documento é expressamente indicado para o Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 e posteriores.

Consulte o guia de instalação da v6 se você estiver usando:

  • Dynamics CRM 2016 online e local 
  • Dynamics 2015 atualização 2 
  • Dynamics Service Pack 1 de 2013, 4ª atualização 

O escopo deste documento foca-se em uma nova instalação da solução Adobe Sign. Se a solução já estiver instalado, e você pretende atualizá-la para a versão mais recente, consulte o Guia de atualização.


Pré-requisitos

  • Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 ou posterior
  • Certifique-se de que todos os pacotes de idioma necessários foram instalados no Dynamics 365 antes de instalar o pacote do Adobe Sign
  • Uma conta licenciada de nível corporativo do Adobe Sign ou uma conta de avaliação de nível corporativo
    • Verifique se o endereço de email a nível de administrador de conta do Adobe Sign é o mesmo do administrador de instalação do Dynamics CRM
  • Fornecer todos os possíveis domínios usados por seus usuários nos endereços de email (não inclua domínios de uso público como gmail.com, yahoo.com etc.)
  • Obter uma lista de todos os usuários no sistema do Adobe Sign usando os domínios que pertencem a você.
    • Uma vez com a lista, será necessário solicitar que os usuários válidos sejam movidos para a sua conta do Adobe Sign associada ao CRM
    • É essencial que o email do usuário no Adobe Sign corresponda ao email principal do usuário CRM. Quando não for o caso, o email do Adobe Sign deve ser alterado.

 

Dentro do ambiente do Dynamics existem alguns itens que devem ser observados:

  • Licenciamento: os usuários e administradores do Adobe Sign precisam ser concedidos com licenciamento de leitura/gravação CRM Cal.
  • Limitações do arquivo: o limite de tamanho do upload de arquivos ajustável no CRM (o valor padrão é 5Mb). Os usuários recebem uma mensagem de erro ao tentar anexar um arquivo maior do que o valor configurado.
    • Se o PDF assinado é maior do que o valor configurado, o Dynamics impede que o arquivo seja anexado à entidade pai (ou mapeada).

Obtenção do pacote

Um teste gratuito de 30 dias do Adobe Sign otimizado para Dynamics CRM pode ser solicitado aqui >

Para obter o pacote Adobe Sign para MS Dynamics 365 Online atual da loja da Microsoft.

O pacote Adobe Sign para MS Dynamics On-Premises pode ser baixado na página de integrações do Adobe Sign.

Você também poderá revisar as notas de versão, problemas conhecidos e informações adicionais do guia de instalação/usuário na página de integrações do Adobe Sign. Se você tiver qualquer dúvida ou preocupação sobre/durante o processo de instalação, entre em contato com seu Gerente de Sucesso do Cliente.

Instalação do pacote

Faça logon no seu ambiente do Dynamics CRM como administrador

  • Navegue até Configurações > Soluções
Navegue até Principal > Configurações > Soluções

A página Todas as soluções é exibida:

  • Clique no ícone Importar
O ícone Importar

A página Selecionar pacote de solução é exibida:

  • Navegue até o arquivo .zip do Adobe Sign v8 que você baixou
  • Clique em Avançar
Navegue e selecione o arquivo binário do Adobe Sign v5

A página Informações da solução é carregada:

  • Clique em Avançar
A página Informações da solução

A página Opções de importação é exibida:

  • Não esqueça de marcar a opção Ativar todas as etapas de processamento de mensagens de SDK…
  • Clique em Importar
A página Opções de importação

A página Importando solução é aberta e importa o pacote. 

Esse processo pode levar alguns minutos. Quando ele for concluído, uma mensagem de êxito será exibida.

  • Clique em Fechar
O pacote importado

Instalação do pacote no Microsoft Dynamics Online

A versão online do pacote é instalada da loja AppSource da Microsoft:

  • Faça logon no Dynamics como administrador do Dynamics em https://home.dynamics.com/
  • Clique no botão Obter mais aplicativos
  • Procure por Adobe Sign
  • Clique em Obter agora
Obter o aplicativo
  • Forneça as informações de perfil solicitadas
    • Marque a caixa de seleção para conceder à Microsoft a permissão para usar ou compartilhar as informações de conta
  • Clique em Continuar.
    • Você será redirecionado a uma nova página de Termos e privacidade
Mais uma coisa
  • Na página de Termos e privacidade:
    • Selecione o ambiente Dynamics correto para aplicar o Adobe Sign (se você tiver mais de uma organização)
    • Concorde com a Declaração de termos e privacidade legais da Microsoft
    • Concorde com a Declaração de privacidade e com os Termos legais para importar pacotes para o Dynamics 365
    • Clique no botão Instalar

Observação:

Se um pacote anterior do Adobe Sign for Dynamics já estiver instalado, o pacote será atualizado para a nova versão.

Concordar com índice
  • Você é redirecionado para o centro de administração da Power Platform. A instalação inicia automaticamente
    • A instalação do pacote demora cerca de 30 minutos
      • Atualize a página para atualizar o status
Instalado

Configuração pós-instalação (obrigatório)

Instalar a Chave de integração

Novas instalações exigem uma chave de integração gerada no Adobe Sign e inserida no Dynamics. Esta chave é o token de acesso que autentica os ambientes do Adobe Sign e do Dynamics para que confiem im no outro e compartilhem conteúdo.

Para gerar uma Chave de integração no Adobe Sign:

  • Faça logon na conta do Adobe Sign com o usuário administrativo
  • Navegue até Conta > API do Adobe Sign > Informações do API
  • Clique no link Chave de integração no meio da página

Observação:

Se você não vir o link Chave de integração na página Informações de API, entre em contato com o gerente de sucesso (ou suporte do Adobe Sign) para revisar as configurações de conta e fazer os ajustes necessários para expor essa funcionalidade obrigatória.

Vá até Conta > Preferências pessoais > Tokens de acesso

A interface Criar chave de integração é carregada:

Forneça um nome intuitivo para a chave (ex: Dynamics CRM)

A Chave de integração deve ter os seguintes elementos habilitados:

  • user_read
  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
A interface Criar chave de integração
  • Clique em Salvar quando a chave estiver configurada.

 

A página Tokens de acesso é exibida, mostrando as chaves criadas para sua conta.

  • Clique na definição da chave criada para o Dynamics CRM
    • O link da Chave de integração está exposto na parte superior da definição.
  • Clique no link da Chave de integração
O link da Chave de integração

A chave de integração é exibida:

  • Copie a chave e salve-a em um local seguro para a próxima etapa
  • Clique em OK
A chave de integração

Para instalar a chave de integração no Dynamics CRM:

Faça logon no ambiente do Dynamics CRM com o usuário administrativo

  • Navegue até Principal > Adobe Sign > Configurações de administração

A página Configurações de administração do Adobe Sign é carregada:

  • Cole a chave no campo Chave de integração
  • Clique em Validar chave na faixa
A página Configuração do Adobe Sign

Após um pequeno atraso, a página é atualizada e passa a exibir a mensagem “Você está logado no Adobe Sign” e a chave de integração em uso.

  • O campo de Chave de integração será bloqueado
  • O botão Validar chave é alterado para Remover chave
A página Configuração do Adobe Sign


Verificar se a renderização do formulário herdado está desativada

É necessário desativar a renderização do formulário herdado para usar o Adobe Sign. Para fazer isso:

  • Navegue até Configurações > Administração
  • Clique em Configurações do sistema

A página Configurações do sistema aparecerá.

  • Assegure-se de que a configuração Usar renderização do formulário herdado esteja definida como Não
  • Clique em OK
A página Configurações do sistema

Ativação do feed de atividades na entidade Contrato da Adobe

Ativar o feed de atividades para o objeto adobe_agreement permite que o Adobe Sign atualize os eventos do contrato sob a seção Postagens do Registro de contratos, assim como os registros do CRM que eram o objeto principal do contrato (contatos, contas etc.).

  • Navegue até Configurações > Configuração do Feed de atividades

A página Configurações de postagem é exibida:

1. Clique em Atualizar para garantir que todas as configurações sejam carregadas

2. Clique no registro adobe_agreement para selecioná-lo, em seguida, clique em Ativar

A página Configurações de postagem

O pop-up Confirmar a ativação das Configurações de postagem aparece

  • Clique em Ativar 
Pop-up Confirmar a ativação das Configurações de postagem

A notificação “Será necessário publicar…” é exibida

  • Clique em OK
A notificação “Será necessário publicar…”

o usuário voltará para a página de configurações da postagem

  • Clique nas reticências (...) para abrir as opções ocultas
  • Clique em Publicar todas as personalizações
A página Configurações de postagem

Acionar o Adobe Sign para os usuários atribuindo funções de segurança

No ambiente do Dynamics, é necessário configurar a função de segurança de cada usuário da solução que precise usar o aplicativo do Adobe Sign.

As funções de segurança são:

  • Adobe Sign Reader: concede ao usuário o acesso somente leitura aos registros do contrato.
  • Usuário do Adobe Sign: permite que o usuário trabalhe com Contratos e outras entidades do aplicativo. Essa função permite que o usuário veja apenas seus próprios registros e permite apenas acesso de usuário aos registros do CRM incorporados, como Contatos, Contas, Clientes em potencial, Oportunidades, Pedidos, Faturas, Cotas.
  • Administrador do Adobe Sign: esta função inclui privilégios adicionais além da função de usuário, como o ajuste de configurações globais, migração de dados e a visibilidade sobre todos os contratos por todo o aplicativo.

Para configurar as funções de segurança:

  • Navegue até Configurações > Segurança

Isso abre a página Segurança

  • Selecione Usuários
a página Segurança

A página Usuários habilitados aparecerá.

  • Selecione todos os usuários que você deseja promover para um tipo de função de segurança
  • Clique em Gerenciar funções
A página Usuários habilitados

O pop-up Gerenciar funções do usuário aparece

  • Verifique a função de segurança que deseja definir para estes usuários
  • Clique em OK
O pop-up Gerenciar funções do usuário


Configurar atualizações de status automáticas em tempo real com o Power Automate

Observação:

As atualizações em tempo real do status do contrato são compatíveis com o Adobe Sign para Dynamics v9.1.0.5 e posterior.

Essa opção aproveita os webhooks do Adobe Sign para acionar um fluxo do Power Automate sempre que o status de um contrato é alterado.

A automação baseada em pesquisa usada nas versões anteriores à 9.1.0.5 ainda é funcional e uma opção viável, se o uso da solução do Power Automate não for conveniente por qualquer motivo.

Versão do ASU

Para ativar as atualizações de status do contrato em tempo real:

    • No Dynamics, alterne para o Power Automate usando o inicializador de aplicativos no canto superior esquerdo da janela
    Iniciar o Power Automate
  1. Quando a página Power Automate for carregada, alterne para o ambiente com a instalação do Dynamics e do Adobe Sign (no canto superior direito):

    Selecionar ambiente
  2. Adicione o conector do Adobe Sign à lista de conectores do Power Automate:

    • Clique em Conectores no painel esquerdo
    • Procure por Adobe Sign
    • Clique no ícone do Adobe Sign disponível em Todos os conectores
    Selecione o conector do Adobe Sign
  3. Adicione o modelo: Atualizar registro de contrato do Dynamics na alteração de estado do contrato no Adobe Sign

    • Clique em Modelos no painel esquerdo
    • Pesquise Atualizar registro de contrato do Dynamics na alteração de estado do contrato no Adobe Sign
    • Clique no modelo retornado
    Selecionar modelo
  4. Autenticar para os serviços de modelo.

    • Dois serviços precisam ser autenticados para que o fluxo funcione:
      • Common Data Service - Este é o serviço de dados comum no Dynamics. Como administrador, você pode autenticar clicando no sinal de mais à direita do nome do serviço
        • Autentique com a userID de administrador do Dynamics, se você não for autenticado automaticamente
      • Adobe Sign - Abre a autenticação OAuth no serviço do Adobe Sign
        • Autentique com o mesmo email de administrador no nível de conta usado para criar a chave de integração
    Autenticar para o modelo

     

    Após a autenticação bem-sucedida nos serviços, uma verificação verde fica visível à direita do serviço autenticado.

    • Após a autenticação de ambos, clique em Continuar
    Conexão realizada com sucesso
  5. Configurar o modelo

    O editor de modelos será aberto. Há dois campos para editar:

    • Insira o nome do acionador no campo Nome da ação Quando o estado de um contrato é alterado
    Ação do Adobe Sign

     

    • Selecione o ambiente correto (com o Adobe Sign instalado) na ação Atualizar um registro
    Ação Atualizar um registro

     

    • Clique em Salvar ao concluir
    Salve o fluxo

Configurações opcionais

Configurações do administrador do Adobe Sign

A página de Configurações de administração do Adobe Sign permite acesso às ferramentas administrativas para criar modelos e dados de rastreamento, bem como criação de fluxos de trabalho personalizados. Configurações opcionais estão disponíveis para personalizar a experiência do usuário.  

Para acessar as configurações:

  • Navegue até Adobe Sign > Configurações de administração

A página Configurações de administração do Adobe Sign é carregada. Quatro guias na parte superior fornecem acesso a várias ferramentas:

  • Conta e configuração - A chave de integração e a lista de verificação para o processo de configuração inicial da conta
  • Configuração - Links rápidos para as funções administrativas mais comuns e a documentação, bem como para sinalizadores opcionais para a experiência do usuário
  • Geral - Uma lista de valores configurados para a solução Adobe Sign
  • Relacionado - coisas
    • Histórico de auditoria -
    • Usuários -
Página de administrador do Adobe Sign

Conta do Adobe Sign

Esta seção é dedicada ao link da Chave de integração entre o ambiente do Dynamics e os servidores do Adobe Sign.

  • A chave pode ser removida a qualquer momento para desativar os serviços do Adobe Sign
Usar conta de serviço - Quando ativada, esta opção

 

Lista de verificação de primeiros passos

Esta seção mostra o andamento da instalação conforme medido pelos pontos principais de configuração:

  • Ativar e configurar o Adobe Sign: verifica quando a chave de Integração é instalada com sucesso
  • Configurar primeiro mapeamento de dados: verifica quando o primeiro mapeamento de dados é salvo
  • Configurar o primeiro modelo: verifica quando o primeiro modelo é salvo

Guia Configuração


Configurações de administração

Ferramentas mais usadas para os Administradores estenderem o valor do serviço do Adobe Sign:

  • Criar novo mapeamento de dados: abre a interface Novo mapeamento de dados
  • Criar novo modelo de contrato: abre a interface Novo modelo de contrato
  • Alterar acesso de usuário: um link de atalho à página Usuários habilitados onde as funções para usuários são gerenciadas
  • Criar novo fluxo de trabalho: abre a interface Criar processo


Recursos opcionais

  • Habilitar provisionamento automático do usuário: se esta opção estiver ativada, os novos usuários que recebem acesso à entidade do Adobe Sign configuram automaticamente um usuário no sistema do Adobe Sign após o primeiro uso.  O provisionamento é baseado no endereço de email principal dos usuários, não o nome de usuário e ocorre em segundo plano sem exigir ações adicionais do usuário ou do administrador da conta. 

Observação:

Os novos usuários, provisionados automaticamente no Adobe Sign, são atribuídos uma senha aleatória. Como a integração está funcionando como um aplicativo autenticado via API, não há problemas de funcionamento no ambiente do Dynamics. Contudo, se o usuário deseja fazer logon diretamente no Adobe Sign, primeiro ele precisa restaurar sua senha usando o link “Esqueci minha senha” na página inicial do Adobe Sign. 

  • Anexar documentos assinados a contratos - Entidade: essa opção envia uma cópia em PDF do documento concluído de volta ao Dynamics, anexada ao registro do contrato (na seção Notas). Essa seria uma cópia do original oficial que é mantido nos servidores do Adobe Sign.
  • Anexar trilha de auditoria combinada com contrato assinado: ativar esta opção faz com que o PDF de trilha de auditoria do Adobe Sign seja anexado ao registro do contrato (na seção Notas) depois que o contrato é assinado/concluído. A trilha de auditoria enumera explicitamente os eventos (visualizado, assinado, delegado etc.) do contrato, a linha do tempo desses eventos, bem como o endereço IP onde foram realizados.
  • Anexar trilha de auditoria: quando ativar esta opção, o relatório de auditoria é anexado ao registro do contrato (na seção Notas) como um arquivo distinto.
  • Exibir imagens de visualização do documento em contratos assinados: essa opção anexa uma imagem documento assinado/concluído ao registro para facilitar a visualização sem que seja necessário baixar e abrir um arquivo PDF. Essa imagem é acrescentada na parte inferior do registro do contrato.
  • Habilitar navegador de vendas do LinkedIn: quando habilitada, a página Novo contrato exibe o painel Navegador de vendas do LinkedIn. Esta interface permite que o usuário configure sua conta individual do LinkedIn e exibe informações do LinkedIn para qualquer destinatário selecionado adicionado ao contrato.

É necessário ter a edição Equipe ou Enterprise do Navegador de vendas do LinkedIn para habilitar a função.

Observação:

O Navegador de vendas do LinkedIn é um serviço separado do Adobe Sign e não está incluído na compra do serviço do Adobe Sign.

O Navegador de vendas do LinkedIn é um serviço pago premium e uma demonstração gratuita estará disponível para você conferir.


Recursos

Uma lista dos recursos mais comuns:

Guia Geral

A guia Geral fornece informações de alto nível sobre o proprietário da solução e o ponto de acesso da API, bem como acesso às opções configuráveis em um local, incluindo a chave da API e os recursos opcionais encontrados na guia Geral.

Uma lista de objetos anexados relacionados à Entidade.


Ativar métodos de autenticação opcionais

Em sua conta do Adobe Sign, configure quaisquer métodos de autenticação que você deseja ativar para seus usuários:

  • Faça logon como um administrador do Adobe Sign
  • Navegue até: Conta > Configurações de conta > Configurações de envio > Métodos de autenticação de identidade
Configurar métodos de autenticação


Ativar assinaturas do Bio-Pharma (CFR 21 parte 11)

Se o seu processo de trabalho exigir assinaturas compatíveis com CFR 21 parte 11, configure os controles do Bio-Pharma na sua conta do Adobe Sign:

  • Faça logon no Adobe Sign como um administrador
  • Acesse: Conta > Configurações da conta > Configurações do Bio-Pharma  
Configurar controles do Bio-Pharma


Remoção / revogação da chave de integração

Se o usuário precisa remover a chave de integração atual da instalação do Dynamics, é possível fazê-lo acessando a página Configuração do Adobe Sign em Configurações globais. Remover a chave rompe a relação de confiança entre o Dynamics CRM e o Adobe Sign, interrompendo todas as novas transações assim como as atualizações de transações existentes. Quando a chave é removida, ela pode ser reaplicada a qualquer hora para reiniciar a interação entre os dois sistemas.

Para remover a chave:

  • Navegue até Adobe Sign > Configurações de administração
  • Clique em Remover chave na faixa
botão Remover a chave

Remover a chave não é a mesma coisa que revogar a chave. A ação de revogar uma chave só pode ser realizada dentro do sistema do Adobe Sign, e a chave é desativada permanentemente para uso no Adobe Sign.

Para revogar uma chave:

Faça logon na conta do Adobe Sign com o usuário administrativo

  • Vá até Conta > Preferências pessoais > Tokens de acesso
  • Clique na definição chave selecionar a chave de integração que deseja revogar
    • Isso revela o link Cancelar
  • Clique em Cancelar
o link Cancelar
  • Clique em Sim

Mapeamento de dados

O mapeamento de dados pode melhorar significativamente o processo da geração de contratos e garante que os documentos tenham os campos de conteúdo adequados, sem a possibilidade de falha humana, ao extrair os valores de campo diretamente do Dynamics CRM.

Além disso, o mapeamento envia por push o conteúdo novo de contratos concluídos de volta ao Dynamics, permitindo que o CRM receba atualizações valiosas, sem a manipulação manual dos dados.  


Uma rápida observação sobre formulários / tags de texto

O mapeamento bem sucedido exige formulários pre-construídos com nomes de campos definidos para que seja possível relacionar o arquivo CRM ao campo de formulário do Adobe Sign. 

Um formulário simples está ilustrado abaixo. Os campos são definidos por pares de chaves em ambos os lados (definindo a largura do campo) e o nome do campo (a sequência de caracteres entre as chaves). 

Exemplo de campos de formulário

Tags de texto podem incluir argumentos adicionais além do valor do nome, como validações, cálculos e expressões regulares. Uma exposição detalhada da criação de formulários pode ser encontrada aqui e pode melhorar muito a qualidade dos dados capturados ao longo do processo da assinatura.

Observação:

O recurso Encurtamento de tag de texto pode ser muito útil no design de formulários e no mapeamento de campos, estabelecendo uma convenção para os nomes de campos que se repetem em todos os documentos (e ganha tempo não tendo que recriar a tag formal). Isto melhora com eficácia o mapeamento de dados em múltiplos formulários e constrói uma âncora para os próximos.

Também é possível criar formulários em formato PDF.

 

Definição de um modelo de mapeamento de dados

Há dois pontos de acesso para configurar o Mapeamento de dados.

A primeira opção é navegar para: Adobe Sign > Mapeamento de dados

Isso carrega a página Mapeamentos de dados, uma lista de todos os mapas de dados existentes que você pode revisar, editar ou excluir.

  • Clique em +Novo no canto superior esquerdo para acessar a página Novo mapeamento de dados
a página Modelos de mapeamento ativo de contratos

 

O segundo método é para acessar o link Criar novo mapeamento de dados na página Configurações de administração.

Este link ignora a listagem de todos os mapas de dados e abre diretamente na página Novo mapeamento de dados.

 

Carregar a página Novo mapeamento de dados pode levar um tempo; quando o campo Entidade é expandido, o carregamento da página é concluído.

1. Digite um nome intuitivo para o mapa de dados

2. Identifique este mapeamento de dados como o mapeamento padrão a ser usado para esta entidade (ou não).

3. Selecione a Entidade CRM do menu suspenso.

  • Isto limita os campos disponíveis para mapeamento apenas aos da entidade definida.
  • É possível ter vários mapas de dados por entidade.
  • Quando o valor da entidade é definido, ele não pode ser alterado.
página Mapeamento de dados

 

Uma vez configurado o valor da Entidade, a guia Mapeamento de dados fica exposta. Clique nessa guia para acessar as ferramentas de mapeamento de campo:

Ferramentas de mapeamento de campo


Relacionar os campos do Dynamics CRM aos nomes de campos do Adobe Sign

Agora o usuário pode começar a criar as relações entre os nomes de campos do Dynamics CRM e os nomes de campo do formulário do Adobe Sign já definidos por ele. Os mapeamentos de dados estão configurados de acordo com ofluxo de dados:

  • MAPEAR DADOS DO CRM PARA O CONTRATO DO ADOBE SIGN: preenche os campos no seu formulário usando valores de campo associados à Entidade do Dynamics.
    • É possível criar um “grupo de busca” de valores de campo alternativos do CRM que tentam preencher o campo de formulário do Adobe Sign. Cada membro do grupo será testado, em ordem, até que um valor não nulo seja encontrado e inserido. (Veja abaixo)
  • MAPEAR DADOS DE CONTRATO DO ADOBE SIGN PARA DADOS DO CRM: preenche os campos vazios da Entidade do Dynamics usando os valores de campo do formulário obtidos pelo processo de assinatura (assim que o contrato for preenchido).
    • Por padrão, o Adobe Sign não introduzirá um valor novo em um campo já preenchido do CRM.
    • É possível definir a relação no mapa de dados para sobrescrever a proteção ao conteúdo, e substituir valores de campo existentes com o conteúdo novo do formulário assinado.


Em relação aos tipos de dados

O mapeamento de dados do Adobe Sign é compatível com os seguintes tipos de dados:

  • Texto - campos formulário de texto são aceitos como a única linha de texto no CRM.
  • Booleano (duas opções) - as caixas de seleção são aceitas para campos boolianos do CRM. 

○ Se os campos de formulário suspensos ou de botão de rádio forem usados para campos de CRM booleanos, o mapeamento do CRM para o Adobe Sign pode falhar. O mapeamento do Adobe Sign para o CRM ainda funcionará

  • Opção definida - listas suspensas e campos de formulário de botão de rádio são aceitos para campos de Definição de opção do CRM


Campos relacionados (dados do CRM para contrato do Adobe Sign):

  • Selecione o campo CRM do menu suspenso Atributo.
  • Digite o nome do campo do formulário do Adobe Sign na caixa de entrada do Campo do contrato
  • (Opcional) Selecione a caixa Adicionar direção inversa de mapeamento se também quiser relacionar estes campos do Adobe Sign para o CRM
  • (Opcional) Selecione a caixa Sobrescrever se deseja que este modelo ignore o conteúdo existente nos campos do CRM e os preencha com o conteúdo novo do campo do Adobe Sign.
  • Clique em Adicionar

O novo relacionamento relação entre os campos será processado por alguns segundos e será exibido abaixo das configurações. 

Os dois campos de mapeamento de dados expostos

Se optou por adicionar a direção inversa, o novo relacionamento também será exibido sob Adobe Sign para CRM

Se optou por Sobrescrever a proteção de conteúdo, isso será indicado no registro de relacionamento.


Campos relacionados (contrato do Adobe Sign para dados do CRM):

O processo para criar discretamente o mapeamento do Adobe para o CRM é o mesmo descrito acima, exceto que não há a opção Adicionar direção inversa de mapeamento.


Exclusão de relacionamentos mapeados

Você pode excluir uma ou mais relacionamentos mapeados ao:

  • Selecionar os registros a serem excluídos marcando-os no lado esquerdo do registro
  • Clicar no ícone Mais comandos na parte superior direita da lista e selecionar Excluir
Exclusão de um relacionamento

Relacionamentos de mapeamento de campos alternativos (Grupo de busca)

Ao definir um campo de um formulário do Adobe Sign que possa ser preenchido por um de diversos campos vindos do CRM, torna-se possível criar uma lista ordenada (grupo de busca) de atributos do CRM que procurarão preencher o campo do Adobe Sign.

Por exemplo, você pode ter o campo de CRM Nome mapeado para um campo de formulário denominado FName, e mapear também o campo do CRM Nome Yomi para o mesmo nome do campo de formulário. O aplicativo tentará primeiramente encher o campo com o conteúdo no campo Nome, e se nenhum conteúdo é encontrado, o Adobe Sign tentará usar o conteúdo no campo Nome Yomi. Se conteúdo algum for encontrado em nenhum elemento do grupo de busca, o campo ficará vazio.

Para definir o grupo de busca:

  • Crie um relacionamento CRM para Adobe Sign entre o atributo primário do CRM e o nome do campo do formulário do Adobe Sign.
  • Após posicionar o primeiro registro, mude o atributo do CRM para atributo secundário do CRM, e adicione esse relacionamento. 
  • Clique em OK quando perguntado se deseja realizar o mapeamento alternativo

 

Depois que o registro é atualizado no sistema, o usuário verá que os registros mudaram para incluir um prefixo na frente do atributo da entidade:

  • # estará na frente do atributo primário/padrão. Esse campo sempre será o primeiro a ser verificado em busca de conteúdo
  • Os relacionamentos subsequentes serão numerados 1-N. O primeiro relacionamento alternativo do campo é indicado por (1) e será sempre o primeiro campo alternativo verificado. (2) seriam o segundo campo alternativo e assim por diante. 
Grupo de busca

Adição de anexos às entidades relacionadas

Quando um contrato estiver assinado por todas as partes e executado, o Adobe Sign produzirá uma cópia do documento em PDF e um trilha de auditoria do processo de assinatura. É possível anexar esses documentos como arquivos PDF a qualquer outra entidade do CRM relacionada à entidade pai do modelo.

Na seção MAPEAR CONTRATO ASSINADO E TRILHA DE AUDITORIA PARA ENTIDADE DO CRM da página do modelo, você encontrará três Tipos de documento disponíveis na lista suspensa:

  • PDF assinado: o texto completo do documento assinado. Esta é uma cópia do original competente que é mantido nos servidores do Adobe Sign.
  • Trilha de auditoria: uma lista completa de todos os eventos importantes (assinatura, delegação etc.) e os metadados associados (data/hora, endereço IP etc.)
  • PDF combinado: Ambos os documentos são combinados em um PDF e anexados

Você pode anexar um ou ambos os arquivos a qualquer Entidade relacionada, mas é necessário mapeá-los individualmente.

Para mapear um anexo:

  • Selecione o Tipo de documento desejado na lista suspensa
  • Selecione a entidade para qual deseja enviar o documento por push usando a lista suspensa Anexar ao registro CRM.
    • Somente as entidades com uma relação definida à entidade pai serão listadas
  • Clique em Adicionar 

Relacionamentos de anexo serão listadosnosajustes de configuração.

Menu suspenso de opções da entidade


Exclusão de um anexo

Para excluir um registro de anexo:

  • Selecione os registros a serem excluídos, marcando-os no lado esquerdo do registro
  • Clique no ícone de mais comandos e selecione a opção Excluir
Exclusão de um registro

Modelos de contrato

Como administrador do Adobe Sign no ambiente Dynamics, você tem autoridade para criar modelos de contrato que podem pré-configurar a maioria dos campos de contrato, anexar arquivos e vincular o contrato ao mapeamento de dados relevante.

Os modelos estão vinculados a uma entidade Dynamics e ficam disponíveis para os contratos enviados dessa entidade quando estão marcados como Ativo.

21Pick Template-edited

Observação:

Os mapas de dados são a base dos Modelos de Contrato e devem ser definidos antes que o Modelo de Contrato ser configurado. 

Como o Mapeamento de dados, há dois pontos de acesso para configurar um novo Modelo de contrato:

A primeira opção é navegar até: Adobe Sign > Modelos de contrato

 

Isso carrega a página Modelos de contratos, que lista todos os modelos existentes para você revisar, editar ou excluir.

  • Clique em +Novo no canto superior esquerdo da tela para iniciar um novo modelo.
Novo modelo

 

O segundo método é para acessar o link Criar novo modelo de contrato na página Configurações de administração.

Este link ignora a listagem de todos os modelos de contrato e abre diretamente na página Novo modelo de contrato.

 

Quando a página Novo modelo de contrato é aberta:

  • Forneça um nome intuitivo para o modelo, para que os usuários saibam quando usá-lo
  • Identifique a Entidade à qual o modelo deve ser vinculado.
    • A Entidade não pode ser alterada posteriormente
    • Uma vez que a Entidade está selecionada, o modelo será salvo, e o modelo de contrato será carregado completamente
Novo modelo

 

O Modelo de contrato tem quatro guias que contêm valores editáveis que você pode configurar:

  • Detalhes do modelo – define o relacionamento entre os objetos primários e se o modelo está ativo
  • Destinatários – permite um caminho pré-configurado de assinatura para o modelo
  • Detalhes do contrato – contém os elementos do contrato individual
  • Relacionado uma listagem de objetos relacionados


Detalhes do modelo

Os detalhes do modelo mostram o relacionamento Modelo - Entidade - Mapa de dados desse modelo.

Detalhes do modelo

O nome do modelo é expresso em fonte grande na parte superior

  • Nome do modelo: o nome do modelo. É idêntico ao nome expresso na parte superior da página
  • Entidade principal: os modelos são vinculados a uma única entidade dentro do Dynamics. A entidade declarada é a única entidade que exibirá esse modelo
    • Esse valor é bloqueado depois que o contrato é criada
  • Mapeamento de dados: esse campo indica o nome do mapa de dados vinculado ao modelo.
  • Ativo: essa caixa de seleção determina se o modelo está disponível para seleção dos usuários ao enviar da entidade principal
  • Envio de um clique: quando habilitado, o modelo enviará automaticamente o contrato quando o modelo for selecionado. 
    • Para Exemplo: Você tem um modelo de não divulgação projetado com Contato como a entidade principal e a seção do destinatário está configurada para importar o email de Contato.
      • O remetente precisa somente selecionar o modelo de não divulgação do Contato que deseja enviar. A fase de configuração é ignorada e contrato é enviado sem interação adicional.
      • Se nenhum destinatário estiver configurado, Um clique é ignorado e o contrato é aberto para configuração manual


Destinatários

A seção Destinatários contém a lista e a ordem de assinatura dos destinatários que você deseja pré-configurar para o modelo.

Lista de destinatários

Destinatários – você pode codificar uma lista de destinatários em um modelo clicando no ícone Novo destinatário na parte superior direita da janela. Uma janela pop-up é aberta exibindo as opções de configuração.

  • Por padrão, a lista de destinatários fica vazia para que o Remetente preencha manualmente ao configurar o contrato
  • Adicionar um destinatário padrão deve ser feito explicitamente ao clicar em Novo destinatário e, em seguida, salvar os valores padrão apresentados com a opção Criar a partir da entidade primária ativada
  • A opção Substituir a verificação padrão permite que você escape do método de verificação padrão (definido na seção Segurança) e aplique um método de verificação diferente somente para este destinatário.
Destinatário rápido - Substituir autenticação
  • Adicionar destinatários adicionais (por exemplo, processo de contra-assinatura interno), ou destinatários que não estão envolvidos no processo de assinatura, somente requer a desmarcação da caixa Criar da entidade primária e, em seguida, a definição do destinatário. Uma excelente opção para colocar equipes em cópia carbono (CC) que precisam apenas gerenciar os documentos finais
Destinatários adicionais


Detalhes do contrato

A seção Detalhes do contrato contém quatro seções:

  • Detalhes da mensagem -o nome do contrato e a mensagem global que cada destinatário vê no email "Assine"
  • Arquivos anexados - os arquivos enviados para assinatura
  • Opções do contrato - opções para configurar o contrato
  • Opções de segurança - a opção de proteger o PDF com uma senha
Modelo - detalhes do contrato

Detalhes da mensagem

  • Nome do contrato – o nome do contrato fica proeminente durante o processo de notificação, surgindo na linha de assunto do email, em negrito no corpo do email e em fonte menor ao longo da descrição no texto clichê (veja realçado em amarelo abaixo)
  • Mensagem – o campo de mensagem é um campo aberto de texto sem formatação onde o usuário pode adicionar qualquer mensagem ou instrução ao signatário (realçado em verde abaixo)
Revisar e assinar email

Observação:

Os campos Nome do contrato e Mensagem permitem a inserção de valores de campo do Dynamics para melhorar a personalização para o destinatário. Para abrir uma lista de valores possíveis, digite uma chave esquerda: {


Anexar arquivos

Esta seção permite pré-anexar um arquivo para o contrato. Por exemplo, se você criar um modelo para um contrato de não divulgação, pode anexar o arquivo não divulgação da empresa diretamente no modelo, para que o remetente não precise fazer isso.

Modelo - anexar arquivos


Opções de contrato:

Modelo - opções do contrato
Modelo - opções do contrato
  • Visualizar e posicionar assinaturas antes de enviar: quando marcada, o contrato abre automaticamente o ambiente de criação para que o remetente possa inserir campos de formulário
  • O contrato expira: se a opção estiver marcada, uma data de validade, ena qual o contrato vai expirar, é definida
    • Dias até ocontratoexpirar: define o número de dias em que o contrato permanece disponível para receber assinaturas, quando o recurso O contrato expira estiver habilitado
  • Adicionar a página inicial de pós-assinatura: quando ativada, você pode determinar para qual URL o destinatário é roteado depois que concluírem a interação com o contrato
    • Página inicial de pós-assinatura: esse campo contém o URL da página para direcionamento de destinatários quando Adicionar a página inicial de pós-assinatura estiver habilitado
    • Atraso em segundos para redirecionamento - defina quantos segundos o redirecionamento espera até o roteamento do destinatário para a página inicial
  • Exigir assinatura presencial: se o signatário precisa assinar no sistema local ou tablet do remetente, sem inserir email, é possível hospedar o processo de assinatura usando essa opção
  • Exigir minha assinatura: usado quando o remetente será parte do processo de assinatura
    • O remetente deve assinar primeiro, por último ou ser o único signatário
    • A ordem de assinatura será a Ordem de inserção
  • Ordem de assinatura: escolha entre dois fluxos de trabalho para a assinatura do documento
    • Qualquer ordem notifica todos os signatários ao mesmo tempo e permite que assinem sem aguardar que outros assinem
    • A opção Ordem inserida impõe um processo sequencial de assinatura com base na ordem em os signatários são acrescentados ao contrato
  • Tipo de assinatura: escolha o formato a ser usado para assinar o documento
    • ASSINATURA ELETRÔNICA distribui seus contratos para receberem assinatura eletrônicas usando o email e espera que os destinatários também assinem eletronicamente
    • MANUSCRITA envia os documentos via email, solicitando que o signatário imprima e assine fisicamente o documento. Em seguida, o upload do documento deve ser feito novamente ao sistema do Adobe Sign usando o mesmo link de email
  • Lembretes de destinatários de agendamento: define um ciclo de lembrete para a transação. Os lembretes podem ser configurados para envio ao destinatário atual em um ciclo diário ou semanal
  • Idioma da assinatura: esta configuração define o idioma usado quando o contrato é enviado ao signatário. Todos os emails e prompts/instruções na tela para o signatário estarão no idioma escolhido


Opções de segurança

Esta seção define o método de verificação padrão para os destinatários e a senha opcional para o documento PDF final

Modelo - opções de segurança
  • Definir senha para abrir PDF assinado: habilite esta opção se gostaria de aplicar uma senha ao documento final para evitar acessos sem autenticação
  • Verificação de identidade: define o segundo fator de verificação para autenticar o destinatário
    • Email: nenhuma verificação de dois fatores é aplicada
    • Senha: campo de senha alfanumérico padrão. Quando usada, o remetente precisa informar a senha ao signatário fora de banda
    • Base em conhecimento : a autenticação baseada em conhecimento usa bancos de dados públicos para fazer diversas perguntas ao signatário sobre seu passado para verificar a identidade
    • Identidade Web: redes sociais são usadas para aplicar uma segunda autenticação

Adobe Sign para Sales Hub

Se a sua empresa implantou o Dynamics CRM versão 9.0 ou posteriores, você também terá acesso à funcionalidade do Adobe Sign no Dynamics Sales Hub.

O Sales Hub oferece a mesma funcionalidade com uma formatação aprimorada, permitindo acesso direto para telefones, tablets e qualquer outro dispositivo móvel.

Observação:

O LinkedIn Sales Navigator não está disponível atualmente no Sales Hub.

Os engenheiros da Adobe e da Microsoft estão investigando como melhorar isso em futuras atualizações.

O Painel do Sales Hub fornece um relatório gráfico rápido dos contratos associados ao usuário.

Os relatórios permitem detalhar cada elemento e produzir novos gráficos específicos para esse subconjunto de dados.

A página é dividida em três seções padrão:

  • Contratos por status
  • Status do contrato por mês
  • Contratos enviados esta semana 
Sales Hub - Painel

A seção Contratos fornece uma lista completa de seus contratos, além da capacidade de classificar os Contratos por seus metadados (status, data de criação, data de assinatura, etc.).

Também é possível criar um novo Contrato, conforme necessário.

Sales Hub - Contratos

Os usuários com acesso aos Mapeamentos de dados podem classificar, revisar e editar os mapeamentos de dados existentes.

Também é possível criar novos mapas de dados.

Sales Hub - Mapeamento de dados

Os usuários que têm autoridade de sistema para acessar os Modelos podem revisar, classificar e editar os modelos existentes.

Também é possível criar novos Modelo de contrato.

Sales Hub - Modelos de contrato

Os administradores do Dynamics podem acessar e editar as configurações no nível de administrador para a integração do Adobe Sign.

Hub de vendas - configurações de administrador

Adição de entidades personalizadas do CRM para Adobe Sign

Diversas entidades incorporadas do CRM, as quais é possível relacionar os contratos, estão incluídas no pacote do Adobe Sign:

  • Contatos
  • Contas
  • Clientes em potencial
  • Oportunidades
  • Cotas
  • Faturas
  • Pedidos
  • Contratos

 

Você pode adicionar sua entidade do CRM personalizada (ou alguma outra entidade incorporada ao CRM) a este escopo seguindo algumas etapas.

Observação:

As entidades personalizadas só podem iniciar um contrato do item de menu Enviar para assinatura.

Não é possível usar o sistema Quick Create para iniciar um contrato de uma entidade personalizada.

 

Em nosso exemplo, vamos supor que há uma entidade personalizada do CRM chamada “Cliente”.

  • Navegue até Configurações > Personalização
Navegue até Principal > Configurações > Personalização

A página Personalização é carregada

  • Clique na opção Personalizar o sistema
A página Personalização

A página Solução padrão é aberta em uma janela separada

No painel esquerdo em Componentes

  • Expanda a lista das Entidades
  • Localize a entidade personalizada (“cliente”, neste caso) e a expanda
  • Clique uma vez no nome da entidade para indicar os campos e os controles
A página Solução padrão
  • Copie o valor do campo Nome (neste exemplo, o valor é “new_customer”). 
    • Este é o nome do sistema interno da entidade personalizada.
  • Navegue até a opção Relacionamentos N:1 no menu da entidade personalizada
    • Clique no botão Novo relacionamento 1 para muitos.
a opção Relacionamentos N:1

Uma nova janela Relacionamento é aberta

Crie o novo relacionamento:

  1. Escolha Contrato no campo da Entidade relacionada
    • O campo Nome muda para exibir {entityName}_adobe_agreement 
Relationship

 2. Cole o nome da entidade personalizada (“new_customer” em nosso exemplo) no campo Nome para exibição.

  • O campo Nome muda seu valor para "new_" + {entityName} + "Id". (new_new_customerID)

 3. Clique em Salvar e Fechar

  • A janela Relacionamento se fecha
  • Clique em Publicar todas as personalizações na parte superior da página Relacionamentos 1:N
Publicar todas as personalizações na parte superior da página Relacionamentos 1:N