Doğru kaynak içeriği seçerek, zaman içinde koruyarak ve insanların nasıl eriştiğini ve kullandığını yöneterek odaklı, yararlı koleksiyonlar oluşturun.
Acrobat'taki Bilgi Bankası 'nda koleksiyonlar oluşturmak ve sürdürmek için bu uygulamaları kullanın. Kaynak içeriği düzenlemenize, dosyaları bulunması kolay hale getirmenize, erişimi yönetmenize ve kullanıcılara çalışacakları net bir bilgi birikimi sağlamanıza yardımcı olabilirler.
Güvenilir, güncel kaynak içeriği kullanma
Bir koleksiyondaki belgeleri, kullanıcıların Yapay Zeka Asistanı aracılığıyla sorgulayabileceği kaynak materyal olarak değerlendirin.
Şu özelliklere sahip içerikleri tercih edin:
- Güncel ve kullanım için onaylanmış.
- Koleksiyonun amacına uygun.
- Yararlı bağlam sağlayacak kadar eksiksiz.
- Artık geçerli olmayan veya gereksiz yinelenen sürümlerden arındırılmış.
Bir kaynak belge değiştiğinde, kullanıcıların eski bir sürüme güvenmemesi için koleksiyondaki içeriği güncelleyin.
Açıklayıcı dosya adları kullanma
Belgenin konusunun kolayca tanımlanmasını sağlayan dosya adları seçin.
Koleksiyonlar içindeki arama yalnızca dosya adlarında arama yapar, belgelerin içeriğinde değil. Açıklayıcı adlar, koleksiyon büyüdükçe dosyaları bulmayı ve yönetmeyi kolaylaştırır.
Adın dosyanın ne içerdiğini belirtmediği belge.pdf, final.pdf veya guncel-surum.pdf gibi genel adlardan kaçının.
Koleksiyonları zaman içinde koruma
Alma işlemini tek seferlik bir görev olarak ele almak yerine koleksiyonları düzenli aralıklarla gözden geçirin.
Artık yararlı olmayan içerikleri kaldırın, değişen belgeleri güncelleyin ve yinelenen veya güncelliğini yitirmiş materyalleri arayın. Koleksiyonu amaçlanan hedefle uyumlu tutmak, sahiplerinin yönetmesini ve kullanıcıların koleksiyonun hangi bilgileri içerdiğini anlamasını kolaylaştırır.
Koleksiyonları bilinçli olarak paylaşma
Bir koleksiyonu, içeriğine erişmesi gereken kişilerle paylaşın.
Erişimi genişletmeden önce koleksiyonda yer alan bilgileri, bunları kimlerin kullanabileceğini ve koleksiyona nereden erişilebileceğini değerlendirin. Kurumsal ayarlar ayrıca sohbet robotları ve PDF Alanları gibi deneyimler aracılığıyla erişimi etkileyebilir.
Yapılandırma ve yetkilendirme gereksinimleri için, bu gereksinimleri koleksiyonun kendisinden yönetmek yerine ilgili erişim ve paylaşım belgelerine bakın.
Konuşmaya özgü içerik için sohbet eklerini kullanma
İçerik öncelikle o konuşmayla ilgili olduğunda Yapay Zeka Asistanı sohbetine eklenen dosyaları ve görselleri kullanın.
Bilgiler yeniden kullanılabilir bir bilgi alanının parçası olması gerektiğinde, bunun yerine koleksiyon içeriği olarak ekleyin ve yönetin. Bu, geçici konuşma bağlamını koleksiyondaki korunan kaynak materyalden ayrı tutar.
Kaynak önemli olduğunda alıntıları kontrol etme
Yapay Zeka Asistanı yanıtlarıyla sağlanan alıntıları destekleyici kaynak materyali incelemek için kullanın.
Kaynağı kontrol etmek, özellikle yanıt önemli bir kararı etkilediğinde, kesin ifadelerin önemli olduğu durumlarda veya oluşturulan yanıtın ötesinde ek bağlama ihtiyacınız olduğunda yararlıdır.
Alıntılar, hangi bilgilerin bir yanıtı desteklediğini doğrulamanıza yardımcı olur; doğruluk kritik olduğunda kaynak belgenin incelenmesinin yerini almazlar.
Entegrasyonlar ve kredi tüketimi için plan yapma
Koleksiyonun hedef kitlesini genişletmeden veya koleksiyonu diğer deneyimlere bağlamadan önce kişilerin koleksiyonu nasıl kullanacağını düşünün.
Sohbet robotu entegrasyonları, belge alımı, API etkinliği ve sorgular farklı erişim ve kredi gereksinimlerine sahip olabilir. Büyük alım projelerinden veya daha geniş dağıtımlardan önce geçerli yapılandırma ve kredi tüketimi bilgilerini inceleyin.
Bu, özellikle koleksiyon onu başlangıçta oluşturan ve sürdüren grubun dışındaki kullanıcıları destekleyecekse yararlıdır.
Koleksiyonu genişletmeden önce inceleme
Daha fazla içerik eklemeden veya koleksiyonu daha geniş bir hedef kitleye sunmadan önce şunları doğrulayın:
- Koleksiyonun hâlâ net bir amacı var.
- Kaynak belgeler güncel ve ilgili.
- Dosya adları içeriklerini açıkça tanımlıyor.
- Eskimiş ve yinelenen içerik kaldırılmış.
- Hedef kitlenin bilgilere erişimi olması gerekiyor.
- Gerekli entegrasyonlar ve yetkilendirmeler yapılandırılmış.
- Beklenen kullanım kuruluşunuzun kredi modeliyle uyumlu.
