Desteklenen bulut depolama alanı sistemlerinden alınan dosyaları Acrobat'taki Bilgi Bankası'nda kullanılabilir durumda tutun.
Bağlayıcılar, dış sistemlerden dosyaları seçilen koleksiyona senkronize eder. Bir bağlayıcıyı yapılandırdıktan sonra, Bilgi Bankası seçilen klasörleri belirli aralıklarla kontrol eder ve yeni veya güncellenmiş desteklenen dosyaları hedef koleksiyona ekler.
Google Drive ve Microsoft SharePoint bağlayıcıları aynı genel senkronizasyon modelini kullanır. Her bağlayıcı türünün kendine özgü kurulum ve yetkilendirme süreci vardır.
Başlamadan önce
Kullanıcılar bağlayıcıları koleksiyonlara ekleyebilmesi için yöneticinin bağlayıcıları etkinleştirmesi gerekir.
Bağlayıcıları etkinleştirmek için Ayarlar > Özellik etkinleştirme seçeneğini açın ve kuruluş için desteklenen bağlayıcı seçeneklerini etkinleştirin.
Bağlayıcılar etkinleştirilmezse, kullanıcılar Google Drive veya Microsoft SharePoint bağlantıları oluşturamaz.
Bağlayıcıları kurma ve yönetme
Google Drive veya Microsoft SharePoint bağlayıcısı eklemek, mevcut bir bağlayıcıyı düzenlemek, bağlayıcı bilgilerini yenilemek veya senkronizasyon geçmişini gözden geçirmek için Bağlayıcıları yönet bölümünü inceleyin.
Bağlayıcılar nasıl çalışır
Bir bağlayıcı oluşturduğunuzda, önce kaynak platformunu seçersiniz:
- Microsoft SharePoint
- Google Drive
Ardından şunları seçin:
- Senkronize edilecek kaynak klasörler.
- Hedef koleksiyon.
- Senkronizasyonun ne sıklıkta çalışacağı.
Bilgi Bankası, bağlayıcı oluşturulduğunda ilk senkronizasyonu gerçekleştirir. Daha sonraki zamanlanmış çalıştırmalar, seçilen klasörlerden ve dahil edilen alt klasörlerinden yeni veya değiştirilmiş dosyaları alır.
Senkronize edilen dosyalar hedef koleksiyonda görünür; kullanıcılar burada arama yapabilir, soru sorabilir ve yapay zeka destekli içgörüler oluşturabilir.
Senkronize edilen içerik nasıl işlenir
Bağlayıcılar, seçilen kaynak klasörlerden desteklenen dosyaları alır ve bir hedef koleksiyona ekler.
Klasör hiyerarşileri koleksiyonda yeniden oluşturulmaz. Seçilen klasörlerden ve dahil edilen alt klasörlerden gelen dosyalar, koleksiyon dosya listesinde bir arada görünür.
Sonraki senkronizasyon çalıştırmalarında:
- Yeni dosyalar eklenir.
- Değiştirilen dosyalar güncellenir.
- Değiştirilmeyen dosyalar tekrar işlenmez.
- Kaynaktan silinen dosyalar koleksiyonda kalır.
Birden fazla kaynak dosya aynı ada sahip olduğunda, bir dosya diğerini değiştirebilir. İstenmeyen üzerine yazmaları önlemek için benzersiz, açıklayıcı dosya adları kullanın.
İzinler ve erişim
Bağlayıcı oluşturmak şunlara erişim gerektirir:
- Harici kaynak sistemi.
- Senkronize edilmesi istenen klasörler.
- Hedef koleksiyon.
Kuruluşunuz SharePoint veya Google Drive'a bağlanabilmeniz için bir yöneticinin erişimi onaylamasını gerektirebilir.
Bağlayıcı erişimi koleksiyon erişiminin yerini almaz. Kullanıcıların hedef koleksiyonu açmak ve üzerinde çalışmak için yine de izne ihtiyacı vardır.
Bilinmesi gereken noktalar
- Kullanıcıların bağlayıcı ekleyebilmesi için yöneticinin Ayarlar > Özellik etkinleştirme altında bağlayıcıları etkinleştirmesi gerekir.
- Bağlayıcıyı etkinleştirmek özelliği kullanılabilir hale getirir. Kullanıcıların kaynak platforma, seçilen klasörlere ve hedef koleksiyona erişime ihtiyacı vardır.
- Her bağlayıcı içeriği bir hedef koleksiyona senkronize eder.
- Seçilen alt klasörler senkronizasyona dahil edilir.
- Kaynak dosyayı silmek, bu yönde yapılandırılmadığı sürece senkronize edilmiş kopyasını Bilgi Bankası'ndan silmez.
- Bağlayıcı sınırları kaynak türüne göre değişebilir.
- Büyük başlangıç senkronizasyonlarının tamamlanması biraz zaman alabilir.
- Arama ve yapay zeka destekli özellikler senkronize edilen dosyaların işlenmesi tamamlandıktan sonra kullanılabilir hale gelir.
- Birden fazla klasörden içerik senkronize ederken benzersiz dosya adları kullanın.
