設定 PDF 的保全策略

註解:

如需關於保全的完整文章清單,請參閱Acrobat 和 PDF 的保全概覽

保全策略類型

如果您經常套用相同的保全設定至多個 PDF,您可以將您的設定儲存為可以反覆使用的策略。保全策略可節省時間,同時確保一致的保全工作流程。建立密碼及認證保全的策略,可讓您重複使用相同保全設定於任何數目的 PDF。兩種可用的保全策略如下:

  • 若您要讓他人在限定時間內具有 PDF 的存取權,機構策略將是理想的選擇。Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) 政策儲存在伺服器上。使用者必須具備伺服器的存取權,才能使用這些策略。建立這些策略需要從 Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) 上的清單指定文件收件者。Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) 控制對 PDF 的存取和安全性政策所定義的稽核事件。如果您的公司已授權 Experience Manager - Forms Server (Document Security) 並提供給您使用,則您可以使用此軟體。

  • 使用者策略是由個人所建立及套用。套用相同的保全設定至多份文件時,可建立使用者策略以節省時間。然後,再套用使用者策略至文件。適用於密碼和公鑰認證的使用者策略儲存在您的電腦中。您可以存取 Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security),以建立儲存在 Forms Server 上的使用者策略。該策略僅限您使用。

機構策略如何授權

除了重複使用安全性設定,儲存在 Adobe Experience Manager Forms Server (Document Security) 的策略還可讓您決定文件過期和廢止文件。您也可稽核開啟受保護文件的使用者,以維護帳戶功能。

Adobe LiveCycleRights Management
保全策略

A. 儲存在伺服器上的策略。 B. 策略會套用至 PDF。 C. 經過策略允許後,使用者始得開啟、編輯及列印文件。 

設定基於伺服器的保全策略,包括四個主要階段:

設定 Adobe Experience Manager - Forms Server

您的公司或群組的系統管理員通常會配置 Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security),管理帳戶,並設定組織策略。關於配置 Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) 的詳細資訊,請參閱 Adobe 網站。

「發佈包含保全策略的文件」

作者可建立 PDF,並將 Adobe Experience Manager Forms Server 上儲存的策略套用至 PDF。伺服器會產生 PDF 授權及唯一的加密密鑰。Acrobat 在 PDF 中嵌入授權機制並使用加密密鑰加密。作者或管理員可以使用此授權機制來記錄和檢查 PDF。

「檢視保用策略的文件」

如果使用者嘗試在 Acrobat 中開啟保護的 PDF,他們必須驗證其身分。如果使用者被賦予 PDF 的存取權限,則 PDF 會解密並依照策略中指定的權限開啟。

「管理事件和修改存取權限」

登入 Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) 帳戶後,作者或管理員即可追蹤事件,並變更對已受策略保護之 PDF 的存取權限。管理員可以檢視所有 PDF 和系統事件、修改配置設定以及變更採用策略保全的 PDF。

建立使用者保全策略

使用者策略可以使用密碼、認證或 Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) 來驗證文件。

可在本機電腦上儲存密碼及認證保全策略。使用 Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) 建立的安全性策略儲存在伺服器上。您能夠以動態方式稽核動作和變更保全設定。如果您的公司已授權 Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) 並提供給您使用,則您可以使用此軟體。

建立密碼策略

  1. 在 Acrobat 中,選擇「工具 > 保護 > 更多選項 > 管理安全性策略」

  2. 請按一下「新建」。
  3. 選擇「使用密碼」,然後按「下一步」

  4. 請鍵入策略的名稱和描述,執行以下任一動作,然後按一下「下一步」:
    • 若要在將此策略套用至文件時指定密碼及限制,請清除「在策略中儲存密碼」選項。

    • 若要隨策略一併儲存密碼及限制設定,請選取「在策略中儲存密碼」

  5. 請指定相容性設定和密碼選項。如果您已選擇「在策略中儲存密碼」,請指定密碼和限制。按一下「確定」。
  6. 請審核策略詳細資訊,按一下「完成」,然後再按一下「關閉」。

建立認證策略

  1. 在 Acrobat 中,選擇「工具 > 保護 > 更多選項 > 管理安全性策略」

  2. 請按一下「新建」。
  3. 請選擇「使用公共密鑰認證」,然後按一下「下一步」。
  4. 請鍵入策略的名稱和描述,然後指定要加密的文件元件。

    認證必須是最新的,且具有密鑰使用以允許進行加密。

  5. 判斷如何執行策略:
    • 若要建立與個別收件者相關聯的策略,請不要選取「套用此策略時詢問收件者」。

    • 若要建立與個別文件相關聯的策略,請選取「套用此策略時詢問收件者」

  6. 選取與收件者的 Acrobat 版本相容功能表中的加密演算法,再按「下一步」。
  7. 執行下列任一項作業:
    • 若已選取「套用此策略時詢問收件者」,請審核策略設定,然後再按一下「完成」。

    • 若未選取「套用此策略時詢問收件者」,請選取數位 ID (包括您的數位 ID) 以指定收件者。再按「下一步」。

  8. 請按一下「完成」。

建立保全檔案附件的策略

您可以將一或多份文件嵌入保全信封中,並以電子郵件附件的形式傳送,來為這些文件新增保全。若要傳送未加密檔案的保全檔案附件,此方法特別實用。您可將文件以檔案附件方式嵌入保全信封,並加密保全信封,然後將信封傳送給收件者。當收件者開啟信封時,可擷取檔案附件並儲存。儲存的檔案和原始檔案附件一致,而且儲存時並未加密。

例如,您希望傳送機密文件 (包括非 PDF 檔案) 時,僅有收件者可檢視文件。您可將文件以附件的方式嵌入保全信封,並加密保全信封,然後再以電子郵件傳送信封。任何人皆可開啟信封、檢視其封面,甚至檢視內容清單。但是,只有收件者才可以檢視並擷取嵌入的附件。

請將檔案附件嵌入保全信封以確保安全傳送
請將檔案附件嵌入保全信封以確保安全傳送。

  1. 選擇「工具 > 保護 > 更多選項 > 建立安全性信封」

  2. 按一下「新增要傳送的檔案」,選擇要附加的文件,然後按一下「開啟」。按「下一步」

  3. 選擇信封範本,然後按「下一步」

  4. 選擇發送方法,然後按「下一步」

  5. 如果已建立信封策略,請選擇該策略,或選擇「新建策略」,然後依照步驟建立策略。

  6. 審核資訊,再按一下「完成」

  7. 部分策略會要求您鍵入欲顯示於信封的資訊。輸入足夠的資訊,讓收件者能夠識別信封的寄件者。
  8. 完成保全資訊 (密碼、認證或策略)。
  9. 顯示信封時,請鍵入收件者名稱。然後,按一下工具列上的「儲存」或「郵件」圖示。

    如果您按一下「郵件」圖示,預設電子郵件程式會開啟,並使用保全信封作為附件。請鍵入收件者電子郵件地址,並傳送電子郵件。

使用 Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) 建立使用者安全性策略

如果您具有 Adobe Experience Manager Document Security 的存取權,您可以限制登錄於伺服器之個人的文件存取和權限。當您使用 Adobe Experience Manager Forms Server 建立使用者策略時,您會重新導向至 Experience Manager Forms Server 網頁。

  1. 執行下列任一項作業:
    • 若是單一 PDF 或「PDF 文件夾」中的元件 PDF,請開啟該 PDF。

    • 若是 PDF 文件夾,請開啟「PDF 文件夾」,然後選擇「檢視 > 文件夾 > 封面」

  2. 選擇「工具 > 保護 > 更多選項 > 管理安全性策略」

  3. 請按一下「新建」。
  4. 選擇「使用 Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security)」,然後按「下一步」

  5. Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) 網頁上,按一下「策略」,然後按一下「新建」

  6. 請鍵入名稱和描述,設定有效期限以及其它選項。
  7. 選擇使用者或群組,設定相關權限,然後按一下「確定」

  8. 請指定您要加密的文件元件以及是否需要水印。
  9. 完成後,按一下頁面頂端的「儲存」

將安全性策略套用到 PDF

您可以在 PDF 中套用機構策略或使用者策略。若要將伺服器策略套用至文件,請連線至 Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security)Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) 安全性策略必須儲存在伺服器上,但套用策略的 PDF 不需儲存在伺服器上。您可以使用 Acrobat、伺服器端批次序列或其它應用程式 (如 Microsoft Outlook) 來在 PDF 中套用策略。

僅策略管理員才可編輯或移除機構策略。

套用安全性策略至 PDF

  1. 執行下列任一項作業:
    • 若是單一 PDF 或「PDF 文件夾」中的元件 PDF,請開啟該 PDF。

    • 若是 PDF 文件夾,請開啟 PDF 文件夾,然後選擇「檢視 > 文件夾 > 封面」

  2. 如果您使用的是伺服器策略,請選擇「工具 > 保護 > 更多選項 > 管理安全性策略」。選擇一項策略:從清單中選擇 Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) 策略,然後按一下「重新整理」

    重新整理保全策略可確保您取得最新的伺服器策略。

  3. 選擇「工具 > 保護 > 更多選項 > 管理安全性策略」。選擇策略,然後按一下「套用至文件」

套用策略至在 Outlook 中的附件

您可以在 Microsoft Outlook 中將不同類型的檔案作為安全的 PDF 附件進行傳送。僅當 Acrobat 中已設定 Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) 且可用時,此選項才可用。

  1. 在 Outlook 中,在首頁帶狀圖示中選擇「新郵件訊息」。
  2. 按一下 Adobe PDF 帶狀圖示上的 「附加為已保護的 Adobe PDF」按鈕 
  3. 請鍵入檔案路徑或按一下「瀏覽」,選擇要附加的檔案。
  4. 請指定您要保全文件的方式,然後按一下「確定」。

    檔案將轉換為 PDF,然後使用您選定的保全方式加密。

  5. 請完成電子郵件,然後按一下「傳送」。

從 PDF 移除使用者保全策略

若有適當的權限,您可移除 PDF 中的保全策略。一般而言,文件所有者可移除 PDF 中的保全策略。

  1. 執行下列任一項作業:
    • 若是單一 PDF 或「PDF 文件夾」中的元件 PDF,請開啟該 PDF。

    • 若是 PDF 文件夾,請開啟「PDF 文件夾」,然後選擇「檢視 > 文件夾 > 封面」

  2. 選擇「工具 > 保護 > 更多選項 > 移除安全性」

轉存安全性設定

  1. 在 Acrobat 中,選擇「編輯 > 偏好設定 > 安全性 > 轉存」

  2. 選擇您要共用的設定群組,然後按一下「確定」

  3. 視需要審核及修改保全設定,然後按一下「轉存」
  4. 選擇用來加密安全性設定的方法 (若需要),然後按一下「確定」

  5. 選擇「收件者」並按兩次「確定」

  6. 簽署檔案。

複製、編輯或刪除策略

  1. 選擇「工具 > 保護 > 更多選項 > 管理安全性策略」

  2. 「顯示」功能表,請選擇您是希望顯示您可存取的所有策略、您建立的使用者策略還是您機構策略。
  3. 選取策略,然後使用您需要的選項。
    註解:

    除非您擁有 Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) 的管理員權限,否則沒有編輯或刪除機構策略的選項可用。只有在 Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security) (當您選擇選項時自動開啟),才能變更這些策略。

    「複製」

    用以根據現有策略的設定建立策略。

    編輯

    編輯儲存於本機電腦上的使用者策略,只會影響策略被編輯之後套用該策略的文件。對於儲存在伺服器上的使用者策略,您可以編輯權限設定和其它選項。此選項不可用於機構策略。

    Delete

    此選項通常不適用於機構策略。

    「我的最愛」

    如果選取此選項,策略旁邊會顯示星號。若要從「我的最愛」中移除策略,請再按一下「我的最愛」。您可以套用「我的最愛」至多個策略。使用此選項可簡化策略的擷取方式。

廢止策略保護的 PDF

若要限制使用者群組存取策略保護的 PDF,您可以廢止該文件。

  1. 執行下列任一項作業:
    • 對於單一 PDF 或 PDF 文件夾中的元件 PDF,請開啟 PDF,然後登入 Adobe LiveCycle Rights Management ES。

    • 若是 PDF 文件夾,請開啟「PDF 文件夾」,登入 Adobe Experience Manager - Forms Server (Document Security),然後選擇「檢視 > 文件夾 > 封面」

  2. 選擇「工具 > 保護 > 其他選項 > 文件安全性 > 廢止」

  3. 從網頁的功能表中,選擇解釋您廢止文件理由的選項,或鍵入訊息。如果您取代廢止的文件,請鍵入新文件的 URL 位置。
  4. 按一下「確定」,儲存變更。

Adobe 標誌

登入您的帳戶