Présentation

L’intégration Adobe Sign pour Microsoft SharePoint offre une solution pour créer, envoyer, suivre et gérer les signatures électroniques.

Cette documentation a été élaborée pour l’instance Microsoft Online de SharePoint (désignée « SharePoint » dans ce guide). Elle sert de guide d’utilisateur pour l’utilisation du complément. Le guide d’installation est disponible ici.

La solution a été développée sous la forme d’une application complémentaire pour SharePoint et elle permet d’effectuer les opérations suivantes :

  • envoyer un accord pour signature à partir de n’importe quelle bibliothèque de documents ou liste SharePoint ;
  • envoyer des documents à un seul destinataire ou à un groupe de destinataires à partir d’une bibliothèque de documents ou de listes personnalisées SharePoint ;
  • mapper des données depuis des listes et une bibliothèque de documents SharePoint dans des documents via un mappage de fusion lors de l’envoi des documents pour signature ;
  • mapper des données depuis des champs d’un accord signé dans des colonnes de texte de listes SharePoint et une bibliothèque de documents via le mappage des données lorsque le document a été signé et que son état a été automatiquement ou manuellement actualisé par le biais de la page d’état de l’accord ;
  • archiver tous les accords signés dans SharePoint ;
  • ajouter la page Gérer Adobe Sign en tant que composant WebPart SharePoint pour que les utilisateurs SharePoint puissent l’utiliser afin de suivre et mettre à jour les accords.


Navigateurs pris en charge

Les navigateurs Chrome, Firefox et Safari sont pris en charge.


Internet Explorer 11 et versions ultérieures (y compris Edge)

Pour que les compléments SharePoint fonctionnent, une configuration des sites de confiance dans Internet Explorer/Edge est nécessaire.  Internet Explorer 10 et les versions antérieures ne sont pas pris en charge.

En outre, les utilisateurs des navigateur IE 11/Edge doivent modifier explicitement les paramètres Sites de confiance pour inclure les URL suivantes :

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Pour modifier vos sites de confiance :

1. Ouvrez IE 11.

► Les utilisateurs d’Edge appuient sur Windows + S

2. Cliquez sur l’icône Outils (engrenage) et sélectionnez Options Internet dans le menu déroulant

► Les utilisateurs d’Edge tapent Options Internet et appuient sur Entrée

IE11 Options

3. Le menu Options Internet s’ouvre. Sélectionnez l’onglet Sécurité.

4. Cliquez sur l’icône Sites de confiance.

5. Cliquez sur le bouton Sites.

6. Saisissez l’une des URL ci-dessus, puis cliquez sur Ajouter.

7. Répétez l’opération pour chacune des URL ci-dessus.

8. Fermez le menu Options Internet lorsque vous avez terminé.

Trusted Sites


Accès aux fonctionnalités d’Adobe Sign

Adobe Sign est une application complémentaire installée par votre administrateur SharePoint. En tant qu’utilisateur, vous pouvez voir l’onglet Adobe Sign en haut de votre site SharePoint.

Lorsque vous cliquez sur l’onglet Adobe Sign, le ruban comportant toutes les fonctionnalités d’Adobe Sign s’affiche.

Les icônes du ruban sont inaccessibles jusqu’à ce que vous cliquiez sur un composant WebPart Document ou Liste Web ou que vous sélectionniez un document. Lorsque vous cliquez dans le composant WebPart, les icônes du ruban deviennent actives.

ribbon

Remarque :

Dans l’interface utilisateur moderne, le ruban a été remplacé par une barre de menus. Les mêmes fonctionnalités sont disponibles par le biais de la barre de menus :

MEnu

Le ruban/menu comporte cinq icônes :

  • Envoyer pour signature
  • État de l’accord
  • Modèle de bibliothèque
  • Gérer les accords
  • Paramètres

Parmi ces cinq icônes, les quatre premières correspondent aux actions que vous pouvez exécuter régulièrement pour créer et envoyer des accords.

La dernière icône, Paramètres, permet de définir votre modèle d’accord personnel. Une fois le modèle défini, vous ne reviendrez probablement pas sur cette page, à moins que vous ne souhaitiez le modifier. Commençons ici.


Définition de vos paramètres personnels

Vos paramètres personnels vous permettent de définir un nom et un message par défaut pour tous les accords envoyés depuis SharePoint à l’aide de l’application Adobe Sign.

Personal Settings

Dans le champ Nom de l’accord (255 caractères au maximum), entrez une chaîne qui identifie l’accord.   Cette chaîne renseigne la ligne d’objet du courrier électronique aux destinataires (surlignée en jaune ci-dessous) et sert également de valeur de nom sur la page Gérer. L’attribution d’un nom unique et évocateur à l’accord permet à vos destinataires d’identifier plus facilement votre courrier électronique et de simplifier toute éventuelle recherche de l’accord de votre part.

Le champ Message de l’accord est un champ de texte brut dans lequel vous pouvez saisir des instructions ou des commentaires nécessaires (surlignés en vert ci-dessous). Ce message apparaît dans le courrier électronique Veuillez signer envoyé à tous les destinataires et ne doit pas être utilisé comme des notes personnelles jointes à chaque destinataire.

email pair-rebranded


Modèles (documents) de listes personnalisées

Deux paramètres situés en dessous du nom de l’accord et des champs de message par défaut régissent la manière dont les documents peuvent être joints lors de l’envoi d’un accord à partir d’une liste.

Le comportement par défaut consiste à autoriser l’expéditeur à sélectionner un document dans SharePoint.

Deux options permettent à l’utilisateur de modifier l’expérience par défaut :

► Pour les listes personnalisées, utiliser un modèle de document en dehors de SharePoint : lorsque cette option est activée, l’expéditeur ignore l’option permettant de joindre un document depuis SharePoint. Ce sont les options de pièce jointe configurées dans le système Adobe Sign qui lui sont présentées. Ces options peuvent inclure une ou plusieurs des options suivantes :

o Joindre à partir du système local

Joindre à partir de la bibliothèque de documents Adobe Sign

Attach Files in AS

► Pour les listes personnalisées, toujours utiliser le modèle de document désigné : lorsque cette option est activée, SharePoint mémorise le fichier joint et le joint automatiquement au prochain accord que vous créez à partir d’une liste, en ignorant l’étape de sélection des fichiers.  Cette option est adaptée lorsque vous utilisez un même document plusieurs fois.


Envoi d’un accord

Début de l’accord

Adobe Sign est destiné à envoyer des accords et à recueillir des signatures. Dans l’environnement SharePoint, quatre méthodes permettent de commencer ce processus :

  • Envoi depuis le ruban ou le menu
  • Envoi via un clic avec le bouton droit
  • Envoi depuis les listes via le ruban ou le menu
  • Envoi depuis les listes via un clic avec le bouton droit

Ces quatre options ouvrent la page de configuration qui permet de définir les destinataires et l’ordre de signature si plusieurs signatures sont nécessaires.

Remarque :

La taille des documents envoyés depuis SharePoint ne peut pas dépasser 5 Mo. 

Si vous devez envoyer un document d’une taille supérieure à 5 Mo, vous pouvez charger ce document dans votre bibliothèque Adobe Sign (en dehors de l’intégration SharePoint) et le joindre depuis cet emplacement.

Envoi depuis le ruban/ menu

L’envoi depuis le ruban est la méthode que vous devez utiliser si vous devez joindre plusieurs documents SharePoint :

1. Sélectionnez le ou les documents à envoyer en cliquant sur la coche située à gauche du nom du document.

2. Cliquez sur l’onglet dans le ruban situé en haut de la page.

3. Cliquez sur l’icône Envoyer pour signature.

○ Tous les documents sélectionnés sont joints automatiquement.

New List - MEnu
Interface moderne

SEnd from Ribbon
Interface classique

Envoi via un clic avec le bouton droit

L’envoi via un clic avec le bouton droit permet d’envoyer rapidement n’importe quel document d’une liste de documents, mais joint uniquement ce fichier à l’accord :

1. Cliquez avec le bouton droit sur le document que vous souhaitez envoyer pour signature.

2. Sélectionnez les options avancées dans le menu contextuel.

3. Dans le sous-menu, sélectionnez Envoyer pour signature.

New Library - Right Click
Interface moderne

 

La structure du menu classique est légèrement différente :

1. Cliquez avec le bouton droit sur l’enregistrement de liste de votre choix.

2. Sélectionnez les options avancées dans le menu, puis Envoyer pour signature dans le sous-menu.

Send via rightClick
Interface classique

Envoi depuis les listes

L’envoi depuis une liste peut être effectué à l’aide du ruban ou du menu contextuel (clic avec le bouton droit).


Envoi depuis les listes via le ruban ou le menu

1. Cliquez sur l’enregistrement de liste de votre choix.

2. Cliquez sur Adobe Sign dans le ruban ou le menu.

3. Dans le menu déroulant, sélectionnez Envoyer pour signature.

Send From list using Ribbon
Interface moderne

Classic List - Ribbon
Interface classique

Envoi depuis les listes via le menu contextuel

1. Cliquez avec le bouton droit sur l’enregistrement de liste de votre choix.

2. Dans le menu, sélectionnez Envoyer pour signature.

List select
Interface moderne

 

La structure du menu classique est légèrement différente :

1. Cliquez avec le bouton droit sur l’enregistrement de liste de votre choix.

2. Sélectionnez les options avancées dans le menu, puis Envoyer pour signature dans le sous-menu.

Classic List - Right Click
Interface classique

 

La page s’actualise en mode de sélection de fichiers :

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. Sélectionnez un fichier.

4. Cliquez sur Joindre.

 

Si l’option Pour les listes personnalisées, utiliser un modèle de document en dehors de SharePoint est activée, vous passez la fenêtre des pièces jointes SharePoint et accédez directement à la page des accords pour la configuration.  Dans ce cas, vous devez utiliser la section Fichiers pour ajouter les documents pour signature.

 

Il existe deux fonctionnalités importantes à se mémoriser :

► Si l’option Pour les listes personnalisées, toujours utiliser le modèle de document désigné est activée, le dernier fichier utilisé pour cette liste est automatiquement joint.

o Si vous devez joindre un autre fichier, vous devez désactiver l’option Pour les listes personnalisées, toujours utiliser le modèle de document désigné.

► Le fichier PDF signé renvoyé (et éventuellement la piste d’audit) est joint à l’élément de liste sous la forme d’une pièce jointe, au lieu d’être placé dans un nouveau dossier.

o Si un dossier de stockage de documents a été défini par l’administrateur SharePoint, le fichier PDF est placé dans ce dossier.


Configuration de l’accord

Losqu’un nouvel accord est ouvert, la page de configuration s’affiche. Elle présente quatre sections spécifiques à des tâches :

A. Destinataires : personnes interagissant avec l’accord

B. Message : nom et message global de l’accord

C. Options : fonctionnalités facultatives relatives à l’accord

D. Fichiers : documents/fichiers actuels que vous devez signer/approuver

o Notez que le document que vous avez utilisé pour commencer le processus d’envoi est automatiquement joint à l’accord.

send page


Section Destinataires

Chaque destinataire est associé à cinq éléments :

Recipients

A. Index de signature : ce chiffre indique la position relative du destinataire dans le cycle de signature lorsqu’un workflow séquentiel est sélectionné.

B. Rôle : définit comment le destinataire peut interagir avec le document. Comme les rôles sont activés par l’administrateur du compte, il est possible que toutes les options répertoriées ne soient pas affichées :

○ Signataires (par défaut) : destinataires chargés d’apposer au moins une signature.

○ Approbateurs : destinataires qui révisent et approuvent le document, mais ne sont pas tenus de le signer légalement.

○ Accepteurs : les accepteurs fonctionnent mécaniquement de la même manière que les approbateurs, à l’exception que le rapport d’audit les identifie comme acceptant l’accord et non pas comme l’approuvant.

○ Destinataires certifiés : les destinataires certifiés peuvent se voir affecter aucun (zéro) champ de formulaire. Pendant leur processus de « signature », ils doivent déléguer, refuser ou valider l’accord.

○ Chargés de remplir les formulaires ce rôle est spécialement conçu pour les clients qui doivent renseigner le formulaire pendant le processus de signature, mais qui ne disposent pas des systèmes pour créer par programmation des documents personnalisés ou pour transférer le contenu du champ d’une base de données vers le formulaire.

○ Déléguants : le rôle du délégant est conçu pour les workflows qui requièrent qu’une personne décide quelle personne suivante doit signer ou approuver le document. Il existe une version Délégant pour chacun des autres rôles.

C. Adresse électronique : qui est le destinataire ? Il doit s’agir d’une adresse électronique personnelle.

○ M’ajouter : l’expéditeur peut s’ajouter dans le cycle de signature en cliquant sur le lien M’ajouter situé en haut à droit de la section Destinataires.

○ Ajouter un groupe de destinataires : parfois, dans le cycle de signature, un destinataire peut être une personne parmi plusieurs (si vous avez besoin de la signature d’un membre de l’équipe juridique par exemple, mais que ce membre peut être n’importe quelle personne parmi les cinq de l’équipe). Les groupes de destinataires permettent à l’expéditeur de répertorier les cinq signataires possibles, mais ne nécessitent que la signature de l’un d’entre eux. (Voir le destinataire 3 dans l’image ci-dessus)

D. Processus de vérification : comment le destinataire doit-il être authentifié ?

○ Adresse électronique (par défaut) : l’authentification dépend de l’accès à la boîte de réception.

○ Mot de passe : mot de passe alphanumérique généré par l’expéditeur qui doit être communiqué hors bande au destinataire.

○ Identité sociale : l’authentification est effectuée à l’aide d’un réseau social tiers tel que Facebook ou LinkedIn.

○ (KBA) (États-Unis uniquement) : une fois que destinataire a saisi son numéro de sécurité sociale, il doit répondre à plusieurs questions non triviales générées en fonction des bases de données publiques.

○ Téléphone : l’expéditeur doit renseigner le numéro de téléphone du destinataire, qui recevra alors un code par SMS lorsque sa signature est requise.

E. Message privé (facultatif) : l’expéditeur peut saisir des instructions individuelles pour chaque destinataire, qui s’afficheront lorsque le destinataire consulte l’accord. Cette option doit être activée par l’administrateur du compte dans l’interface utilisateur d’Adobe Sign.

 

Cliquez sur le lien Afficher Cc situé sous la liste des destinataires pour ajouter les adresses électroniques des personnes qui doivent consulter l’accord en copie carbone (Cc), sans qu’elles n’y aient accès de manière interactive.

Remarque :

Pour modifier l’ordre des destinataires, vous pouvez cliquer sur leur nom et les faire glisser dans l’ordre voulu. Les numéros d’index s’ajustent alors correctement.

Un commutateur situé juste au-dessus de la liste des destinataires vous demande de choisir le workflow d’ordre de signature :

○ Lorsque l’option Remplir dans l’ordre est activée (comme illustré ci-dessus), les destinataires sont indexés et un processus de signature séquentiel est suivi d’une étape à l’autre.

○ Lorsque l’option Remplir dans n’importe quel ordre est activée, les destinataires ne sont pas numérotés et plusieurs signatures peuvent être apposées en parallèle.

Complete in any order


Section Message

La section Message comprend deux champs qui peuvent considérablement augmenter vos chances de réussite. Si vous avez configuré votre modèle personnel, ces champs sont renseignés automatiquement avec les valeurs que vous avez définies.

Dans le champ Nom de l’accord, entrez une chaîne qui identifiera l’accord. 

Le champ Message de l’accord est un champ de texte brut dans lequel vous pouvez saisir des instructions ou des commentaires nécessaires.

Remarque :

Ces valeurs peuvent être modifiées tant que l’accord n’a pas été envoyé.


Section Options

La section Options vous permet de mieux contrôler le document après son envoi :

► Protection par mot de passe : exigez des destinataires qu’ils saisissent un mot de passe pour ouvrir et afficher le fichier PDF signé.   Ce mot de passe est défini par l’expéditeur et doit être communiqué hors bande. Adobe Sign n’enregistre pas ce mot de passe. Ne l’oubliez pas !

PDF password

► Échéance : cliquez dans le champ de date d’échéance pour afficher un calendrier. Sélectionnez la date d’expiration de l’accord à laquelle il ne pourra plus être complété. L’expiration des documents doit être activée par l’administrateur du compte pour que cette fonctionnalité soit disponible.

NEw Complete date- Marked

► Définir un rappel : définissez la fréquence (quotidienne ou hebdomadaire) des rappels à envoyer tant que l’accord n’est pas rempli. Seuls les destinataires actuels en seront notifiés.

Set Reminder

► Types de signature : cette option définit le processus de signature attendu :

Électronique : cette option tente de recueillir une signature électronique auprès de tous les signataires de l’accord.

Par écrit : lorsque vous devez recueillir une signature physique, cette option invite les signataires à imprimer le document, à le signer physiquement et à le télécharger dans le système Adobe Sign. (Instructions fournies aux signataires lorsqu’ils ouvrent l’accord) Le workflow de signature Par écrit doit être activé par l’administrateur du compte avant de pouvoir être utilisé.

Sig Type

► Langue du destinataire : sélectionnez la langue à utiliser dans les courriers électroniques envoyés aux destinataires et durant le processus de signature.

o Ce paramètre permet également de définir les modèles de message visibles si votre compte est configuré pour les utiliser.

Recip Language


Section Fichiers

Si votre compte SharePoint est configuré pour autoriser les documents externes, la section Fichiers est l’emplacement où vous joignez les documents à la transaction. Si vous avez commencé le processus avec un document SharePoint, ce document doit être déjà joint.

Pour le processus de signature, Adobe Sign combine tous les documents en un seul document PDF, en fonction de l’ordre dans lequel les documents sont répertoriés. Les documents peuvent être réorganisés par un simple glisser-déplacer.

Les fichiers peuvent être joints à partir de la bibliothèque Adobe Sign ou être téléchargés depuis votre système local à l’aide de la recherche de fichiers ou d’une opération glisser-déposer.

Types de fichiers acceptés : Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Attach Files in AS - Copy


Aperçu et ajout de champs de signature

La case à cocher Prévisualiser et ajouter des champs de signature est située juste en dessous de la liste Fichiers.   Cette option permet d’ouvrir les documents que vous avez chargés et d’y placer des champs de formulaire, au besoin. 

Si vous n’utilisez pas de modèles, vous devez au moins placer les champs de signature. Vous pouvez d’autres nombreux champs pour créer des formulaires complexes si vous le souhaitez.

Remarque :

Si aucun champ de signature n’est placé, Adobe Sign ajoute automatiquement une page à l’accord et place un bloc de signature sur cette page pour chaque signataire.


Suivi des accords

Remarque :

  • Si l’accord est complété (signé ou approuvé), le lien de l’accord est activé et affiche le document lorsqu’il fait l’objet d’un clic.
  • Si l’accord est dans un état final (signé, annulé/refusé, expiré), l’action d’actualisation est désactivée.
  • Si l’accord n’est pas dans un état final, l’icône Supprimer est désactivée.


État de l’accord

Lorsqu’un accord est envoyé, le suivi de l’avancement est effectué dans la page État de l’accord, accessible par le biais de l’icône État de l’accord du ruban Adobe Sign..

Ribbon - Agreement Status

 

Vous pouvez facilement rechercher tous les accords envoyés à l’aide d’un document ou d’une liste SharePoint en procédant de la manière suivante :

1. Recherchez et sélectionnez le document/l’élément de liste dans lequel vous souhaitez effectuer la recherche.

○ Plusieurs documents peuvent être sélectionnés.

2. Cliquez sur l’option État de l’accord (dans le ruban ou le menu contextuel).

Agreement Status List-rebranded

Si vous ne sélectionnez pas de documents ou d’éléments de liste spécifiques à rechercher, SharePoint renvoie tous les accords initiés par l’utilisateur de tous les documents/éléments au sein de la bibliothèque ou de la liste.

Si l’utilisateur clique sur l’icône État de l’accord dans le ruban à partir de la page d’accueil, SharePoint renvoie tous les documents initiés par cet utilisateur au sein de l’ensemble de la collection de sites.

Remarque :

La page État de l’accord est limitée à 5 000 enregistrements pouvant être renvoyés à la page. S’il y a plus de 5 000 enregistrements dans les résultats de la recherche, utilisez l’option Gérer les accords.


Filtrage

Pour filtrer les accords dans la vue, vous pouvez utiliser le champ de recherche situé dans le coin supérieur droit de la page.  Ce champ permet de rechercher n’importe quelle chaîne dans n’importe quel champ et renvoie toutes les correspondances :

Status one line


Actualisation de l’état de l’accord

La colonne à l’extrême droite de la table État de l’accord est une action d’actualisation qui demande activement à Adobe Sign s’il existe une mise à jour de l’état de l’accord.

Remarque :

SharePoint met automatiquement à jour tous les accords selon un cycle normal. L’action Actualiser vous permet de mettre à jour un accord distinct en dehors de ce cycle.


Suppression de l’enregistrement de l’accord

La dernière icône à l’extrême droite de la page État de l’accord est l’icône Supprimer.  Cette action supprime l’enregistrement de l’accord dans SharePoint, mais ne l’annule ni ne le supprime d’Adobe Sign.   Cette opération doit être utilisée avec précaution, car elle est irréversible.


Documents signés

Selon la configuration du stockage des accords signés par l’administrateur SharePoint, les documents signés (et éventuellement les pistes d’audit) sont envoyés vers les éléments suivants :

► Dossier global : tous les documents complétés se trouvent dans ce dossier si cela a été configuré de cette façon.

► Nouveau dossier « Accords signés » dans la bibliothèque source : si aucun dossier global n’est identifié, un nouveau dossier appelé « Accords signés » est créé dans la bibliothèque de documents à partir de laquelle l’accord a été créé/envoyé. Tous les accords complétés envoyés depuis la même bibliothèque voient les fichiers PDF complétés renvoyés vers le même dossier Accords signés.

► Joint à l’élément de liste : si vous envoyez un accord depuis un élément de liste, les pièces jointes sont contenues dans la liste.


Gestion des accords

L’icône Gérer les accords ouvre une vue différente des accords associés à vos utilisateurs.  Alors que la page État de l’accord montre une simple vue de tous les accords avec la possibilité de mettre à jour leur état, la page Gérer les accords offre une vue plus détaillée des accords et propose des options pour modifier leurs propriétés.

Ribbon - Manage Agreements


Structure de la page Gérer

La page Gérer intègre de nombreuses fonctionnalités à explorer. Pour plus de simplicité, elles peuvent être divisées en quatre catégories :

A. Filtres d’accords

B. Listes d’accords

C. Métadonnées d’accords

D. Outils d’accords

Manage page Whole

Filtres d’accords

En haut de la page, quatre outils permettent de trouver des accords spécifiques en filtrant les listes ci-dessous. Les listes déroulantes sont dynamiquement renseignées à partir des accords chargés dans les listes. Les voici :

► Filtrer par nom ou entreprise : liste de tous les noms et noms d’entreprise qui ont été saisis en tant que champ de signataire dans vos accords. Sélectionnez un élément de la liste déroulante pour exclure tous les autres accords.

► Filtrer par état de doc. : cette liste permet de réduire les sections de toutes les listes, sauf celle que vous sélectionnez.

► Filtrer par propriétaire de document : utile si vous consultez les accords d’autres utilisateurs d’Adobe Sign, cette option contraint les listes à afficher seulement les accords du propriétaire (expéditeur) sélectionné.

Le champ de texte situé tout à droite vous permet de rechercher n’importe quelle chaîne correspondant au nom d’un destinataire, au nom d’une entreprise, à l’adresse électronique d’un destinataire ou au nom du document.

 

Listes d’accords

Le corps de la page répertorie les accords auxquels vous êtes associé. Chaque accord qui vous implique (ou l’adresse électronique avec laquelle vous vous connectez à Adobe Sign) apparaît quelque part dans la liste : les accords dont vous êtes à l’origine, les accords qui vous ont été envoyés pour signature/approbation et les accords pour lesquels vous avez été mis en copie carbone.

La liste est divisée en sections réductibles indiquant l’état de l’accord. De haut en bas :

► En attente de votre approbation/signature : ces accords apparaissent en haut de la liste, car ils sont en attente de votre intervention.

► Brouillon : ces accords ont été créés et envoyés vers l’environnement de création, mais n’ont jamais été envoyés pour signature.

o Cliquez sur le lien modifier pour ouvrir le document dans l’environnement de création et terminer le processus d’envoi.

► Émis pour signature : ces accords sont en cours de signature et en attente de la signature ou de l’approbation d’autres personnes.

► Signés : accords entièrement exécutés/remplis.

► Annulés/refusés : accords que vous avez annulés ou qui ont été refusés par un destinataire pour quelque raison que ce soit.

► Archivés : accords qui ont été chargés dans le système Adobe Sign en vue de leur stockage. Ces documents ne font pas partie d’un processus de signature légale géré par le biais d’Adobe Sign.

► Modèles de bibliothèque : modèles que vous avez créés ou qui ont été partagés avec vous par un membre de votre groupe/compte.

o Seul son propriétaire (créateur) peut modifier un modèle donné.

o Le fait de cliquer sur le lien envoyer permet de commencer un nouvel accord avec le modèle déjà joint.

► Widgets : liste de tous les widgets que vous avez créés.

o Cliquez sur le lien obtenir le code pour exposer l’URL, le code HTML ou le code JavaScript de ces widgets.

Cliquez sur les en-têtes situés en haut des listes pour classer le contenu de chaque section. Cliquez à nouveau dessus pour inverser l’ordre de tri.

Les enregistrements individuels comprennent les informations suivantes :

Manage page record

Nom : la valeur de nom reflète le nom ou l’adresse électronique du premier destinataire qui n’est pas l’expéditeur.

o L’adresse électronique du destinataire est utilisée s’il n’a jamais signé de document par le biais du système Adobe Sign.

o Une fois une valeur de nom saisie lors du processus de signature, l’adresse électronique est remplacée par le nom.

Société : si le premier destinataire a saisi un nom d’entreprise (par le biais d’un champ de signature ou en se connectant et en mettant à jour son profil), la valeur de nom de cette entreprise est renseignée ici.

o Si vous n’intégrez pas les champs Nom de l’entreprise à vos accords, cette colonne reste majoritairement vide.

Titre du document : nom de votre accord.

Indicateurs sous forme d’icônes : quatre icônes indiquent que des commandes supplémentaires sont disponibles :

Notes : une icône en forme de bulle indique que l’accord comprend des notes, qui peuvent être consultées en cliquant sur l’onglet Notes dans la section Outils.

Rappels : l’icône en forme de cloche indique qu’au moins un rappel est défini pour l’accord. Il peut être consulté en cliquant sur l’onglet Rappels dans la section Outils.

Protection par mot de passe : l’icône en forme de cadenas indique que l’accès au document est protégé par un mot de passe.

Contenu des champs : uniquement disponible sur les accords signés, cette icône ouvre un fichier CSV contenant toutes les données des champs collectées sur le document.

Date : date de dernière modification, c’est-à-dire la dernière fois que le document a été mis à jour en tant qu’événement d’envoi ou événement de signature/approbation.

 

Métadonnées d’accords

Lorsqu’un accord est sélectionné dans les listes, les métadonnées de cet accord s’affichent dans ce petit panneau.   Il s’agit des données suivantes :

Manage MEtadata

► Nom de l’accord : nom attribué à l’accord lors de sa création.

Modifier l’accord : si l’accord peut être modifié, cette option apparaît à côté du nom de l’accord.

► De : personne qui a envoyé l’accord (et le nom de son entreprise, s’il est connu).

► À : premier signataire de l’accord (et le nom de son entreprise, s’il est connu).

► Date : horodatage de la dernière modification apportée à l’accord.

► État : état fonctionnel actuel de l’accord.

Lien Remplacer le signataire : si l’accord permet à l’expéditeur de remplacer le signataire actuel, un lien s’affiche sous la mention État. Cette option peut s’avérer utile si vous avez envoyé l’accord à la mauvaise adresse électronique ou si le signataire actuel n’est pas disponible.

Télécharger une copie signée : si les paramètres du compte l’autorisent, un lien permettant de télécharger le document signé s’affiche sous la mention État.   Cette option s’avère utile dans les cas où quelqu’un imprime le document, le signe, puis vous le renvoie.

► Message : message d’origine saisi dans le champ Message.

► Date d’expiration : ce champ indique la date à laquelle l’accord sera automatiquement annulé.

Ajouter/Modifier : si votre compte est configuré de manière à autoriser les dates d’expiration, un lien permet d’ajouter ou de modifier la date d’expiration de l’accord.

 

Outils d’accords

Dans le panneau Outils d’accords, vous avez accès à des commandes permettant de mieux gérer ou comprendre vos accords.

Manage Tools Panel

► Afficher : une vignette de l’accord dans son état actuel s’affiche.

► Partager : si vous partagez un document à l’aide de cette fonctionnalité, vous devez saisir une adresse électronique et un message, puis envoyer par courrier électronique à cette adresse une copie de l’accord dans son état actuel, tout en ajoutant le document à l’onglet Gérer de l’adresse électronique désignée.

► Protéger : uniquement disponible si le document n’est pas encore rempli, cet onglet permet de définir les paramètres de protection du document après l’envoi de l’accord.

► Rappeler : des rappels peuvent être créés ou supprimés une fois que l’accord a été envoyé à l’aide de ce panneau. En outre, vous pouvez envoyer un rappel en temps réel ou à une date spécifique.

► Historique : cet onglet comprend une liste exhaustive de tous les événements consignés par l’accord, en commençant par l’événement Envoyer et en terminant par l’événement de signature final.

o Rapport d’audit : ce lien génère un rapport PDF étendu de l’historique de l’accord, y compris de paramètres plus avancés tels que l’adresse IP pour chaque événement.

► Notes : vous pouvez ajouter une note personnelle aux accords. Vous seul pouvez la voir ; elle n’est pas partagée avec d’autres utilisateurs ni avec le signataire.


Liens rapides vers des tâches courantes

Vous trouverez ci-après un guide de référence rapide concernant les tâches les plus courantes, ainsi qu’une étude de haut niveau sur la page Gérer et ses principales fonctionnalités.


Modèles (documents) de bibliothèque

L’icône Modèle de bibliothèque du ruban Adobe Sign vous permet d’envoyer un document SharePoint vers l’environnement de création d’Adobe Sign dans lequel vous pouvez placer des champs de formulaire et enregistrer ensuite le formulaire dans votre bibliothèque Adobe Sign.

Remarque :

Le document d’origine dans SharePoint ne doit pas être modifié.  Le nouveau modèle de document existe uniquement du côté d’Adobe Sign. Il doit être attaché par le biais de l’option Bibliothèque de documents de la section Fichiers de l’accord.

Pour créer un modèle de document :

1. Cliquez sur le document pour lequel vous souhaitez créer un modèle.

2. Cliquez sur l’icône Modèle de bibliothèque dans le ruban (ou cliquez avec le bouton droit, puis sélectionnez l’option dans le menu).

○ L’environnement de création d’Adobe Sign s’ouvre. Il affiche le document entier.

3. Placez les champs nécessaires dans le document.

○ Si vous devez créer un modèle qui doit recueillir des entrées/signatures auprès de deux personnes, placez tous les champs pour le premier destinataire.  Ensuite, changez le champ Destinataires en Participant 2, puis placez les champs pour le deuxième signataire/approbateur.

Remarque : Lors de la création d’un modèle par le biais de l’environnement de création, vous pouvez concevoir un document pour 99 destinataires au maximum. Pour insérer le participant 3 et plus, cliquez sur l’option Ajouter un participant en haut de la liste des participants.

Select Recipient

4. Une fois le modèle terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer dans le coin inférieur droit.

○ Le modèle est ainsi enregistré dans la bibliothèque Adobe Sign.

Autres fonctionnalités à connaître

Le complément Adobe Sign propose deux fonctionnalités d’automatisation qui peuvent être configurées par votre administrateur SharePoint. Si ces fonctionnalités s’avèrent utiles pour votre processus, contactez l’administrateur SharePoint pour savoir comment les utiliser au mieux.


Stockage des documents à l’échelle du site pour les accords signés

Les administrateurs peuvent configurer un dossier central dans lequel tous les accords signés (et éventuellement les pistes d’audit associées) peuvent être stockés, y compris les documents des bibliothèques et les listes.

Si aucun dossier central n’est défini pour les documents signés, tous les accords signés sont renvoyés vers la bibliothèque de documents à partir de laquelle ils ont été envoyés. 

Un nouveau dossier appelé Accords signés est créé dans la bibliothèque.

Pour les accords envoyés à partir des listes, les fichiers PDF des accords signés (et éventuellement les pistes d’audit) sont joints à l’élément de liste.


Fusion des modèles de champs

Adobe Sign prend en charge la création de documents avec des champs pouvant être renseignés par les listes SharePoint. 

De plus, des modèles peuvent être créés pour mettre à jour le contenu des listes à partir des champs capturés dans un accord signé.

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