Explore cómo PDF Spaces facilita el trabajo en equipo fluido con archivos compartidos, permisos claros y herramientas integradas para revisar y colaborar.
Los flujos de trabajo de documentos a menudo se descomponen entre borradores fragmentados, comentarios dispersos y conversaciones desconectadas.PDF Spaces reúne archivos, contexto, información basada en IA y actividad en un espacio de trabajo compartido para que los equipos puedan colaborar con claridad y mantenerse alineados.
Por qué colaborar en PDF Spaces
PDF Spaces está diseñado para una colaboración significativa y un intercambio de conocimientos más enriquecedor.Los equipos pueden recopilar comentarios, añadir información y desarrollar ideas juntos, lo que lleva a una comprensión más rápida, mejor alineación y decisiones más claras.
Con diferentes niveles de permiso, puede controlar exactamente cómo participan los participantes, ya sea proporcionando comentarios o dando forma activamente al proyecto.
Cómo funciona la colaboración
La colaboración en PDF Spaces ocurre dentro de un único entorno compartido donde su equipo trabaja con los mismos archivos, contexto e información, sin cambiar de herramientas ni perder el hilo de las conversaciones.Comience creando un PDF Space que reúna los archivos, notas y vínculos de su proyecto para establecer una única fuente de confianza.
Una vez que el PDF Space esté listo, puede compartir todo el espacio de trabajo o vínculos a archivos o notas específicos, según lo que los destinatarios necesiten ver.A partir de ahí, controla cómo participan los participantes estableciendo roles y personalizando la vista de inicio con orientación y contexto.
Como propietario, puede añadir múltiples colaboradores al PDF Space y asignar roles de Visor, Revisor o Colaborador, según lo que cada persona necesite hacer.Los integrantes del equipo pueden revisar contenido, añadir comentarios y usar el Asistente de IA integrado para resumir documentos, hacer preguntas o extraer información, ayudando a todos a orientarse rápidamente.
Niveles de acceso y permiso
PDF Spaces le permite controlar tanto quién puede acceder a un Space como qué pueden hacer dentro de él.
- Los niveles de acceso determinan el público: Puede mantener un Space privado invitando a personas específicas por correo electrónico, ideal para trabajo confidencial o en fase inicial.Para una colaboración más amplia, ábralo a su organización, permitiendo que cualquier persona de su compañía acceda a través de un vínculo.Cuando necesite compartir recursos de aprendizaje o material público, configure el Space como público, haciéndolo disponible para cualquier persona con el vínculo.
- Los niveles de permiso definen la participación: Una vez que las personas tienen acceso, usted elige cómo participan.Los visores solo pueden leer archivos. Use esta función para las partes interesadas que necesitan acceso de solo lectura. Los revisores pueden ver archivos y añadir comentarios. Asigne esta función a cualquier persona que proporcione comentarios. Los colaboradores pueden añadir, actualizar o eliminar contenido del proyecto, incluidos los archivos añadidos por los propietarios y las notas que crean. El acceso de colaborador es ideal para compañeros de equipo que participan activamente en la configuración del proyecto. Los permisos se aplican a todo el PDF Space, no a archivos individuales.
Juntos, la configuración de acceso y permisos le ayudan a decidir quién ve el proyecto y con qué profundidad pueden colaborar. La experiencia de un destinatario se basa completamente en el permiso que le asigne.
Aprenda cómo revisar PDF Spaces compartidos.
Invitar colaboradores
Puede incorporar a otras personas a su PDF Space enviando una invitación a través de Invitar personas, donde también puede incluir un mensaje opcional para dar contexto. Si prefiere un uso compartido rápido, puede generar un enlace o enviarlo directamente a través de aplicaciones como Outlook, Gmail, Teams o WhatsApp. Para espacios restringidos, las personas que no tienen acceso pueden solicitarlo, y usted puede aprobar o denegar su solicitud según sea necesario.
Aprenda cómo compartir PDF Spaces.
Mantenerse sincronizado
Los colaboradores pueden realizar un seguimiento fácil de las actualizaciones:
- Ver y responder a comentarios. Los archivos o notas con comentarios muestran un icono de comentarios , que puede seleccionar para ver y responder.
- Use @menciones para notificar a compañeros de equipo o incorporar nuevos revisores a la conversación.
- Reciba notificaciones de nuevos comentarios y respuestas.
Gestionar un PDF Space compartido
Como propietario de un PDF Space, conserva el control total sobre el acceso y la participación. Puede anular el uso compartido del PDF Space en cualquier momento para revocar el acceso al instante o eliminarlo por completo cuando el proyecto esté terminado, solo asegúrese de descargar primero cualquier archivo importante. Si las funciones cambian, puede ajustar los permisos de los participantes o eliminar personas a través de la configuración de compartir. También puede revisar quién tiene acceso actualmente cuando sea necesario.
