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Installationshandbuch für Adobe Sign für HR (ServiceNow)

  1. Adobe Acrobat Sign-Integrationen
  2. Neue Funktionen
  3. Produktversionen und Lebenszyklus
  4. Acrobat Sign für Salesforce
    1. Paket installieren
    2. Konfigurieren des Pakets
    3. Benutzerhandbuch
    4. Entwicklerhandbuch
    5. Erweiterter Anpassungsleitfaden
    6. Feldzuordnungs- und Vorlagenhandbuch
    7. Benutzerhandbuch für mobile App
    8. Handbuch zur Ablaufautomatisierung
    9. Document Builder-Handbuch
    10. Konfigurieren großer Dokumente
    11. Upgrade-Leitfaden
    12. Versionshinweise
    13. Häufig gestellte Fragen
    14. Leitfaden zur Fehlerbehebung
    15. Zusätzliche Artikel
  5. Acrobat Sign für Microsoft
    1. Acrobat Sign für Microsoft 365
      1. Installationshandbuch
    2. Acrobat Sign für Outlook
      1. Benutzerhandbuch
    3. Acrobat Sign für Word/PowerPoint
      1. Benutzerhandbuch
    4. Acrobat Sign für Teams
      1. Benutzerhandbuch
      2. Live Sign-Handbuch
      3. Benutzerhandbuch für Mobilversion
      4. Versionshinweise
      5. Microsoft Teams-Genehmigungen
    5. Acrobat Sign für Microsoft PowerApps und Power Automate
      1. Benutzerhandbuch
      2. Versionshinweise
    6. Acrobat Sign Connector für Microsoft Search
      1. Benutzerhandbuch
      2. Versionshinweise
    7. Acrobat Sign für Microsoft Dynamics
      1. Übersicht
      2. Dynamics Online: Installationshandbuch 
      3. Dynamics Online: Benutzerhandbuch 
      4. Dynamics On-Prem: Installationshandbuch 
      5. Dynamics On-Prem: Benutzerhandbuch
      6. Workflow-Handbuch für Dynamics
      7. Dynamics 365 for Talent
      8. Upgrade-Leitfaden
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    8. Acrobat Sign für Microsoft SharePoint 
      1. Übersicht
      2. SharePoint On-Prem: Installationshandbuch
      3. SharePoint On-Prem: Handbuch für Vorlagenzuordnung
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      5. SharePoint On-Prem: Versionshinweise
      6. SharePoint Online: Installationshandbuch
      7. SharePoint Online: Handbuch für Vorlagenzuordnung
      8. SharePoint Online: Benutzerhandbuch
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  6. Acrobat Sign für ServiceNow
    1. Übersicht
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  7. Acrobat Sign für HR ServiceNow
    1. Installationshandbuch
  8. Acrobat Sign für SAP SuccessFactors
    1. Cockpit-Installationshandbuch (veraltet)
    2. Recruiting-Installationshandbuch (veraltet)
    3. Benutzerhandbuch für Recruiting
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    5. Versionshinweise
  9. Acrobat Sign für Workday
    1. Installationshandbuch
    2. Kurzanleitung
    3. Konfigurationstutorial
  10. Acrobat Sign für NetSuite
    1. Installationshandbuch
    2. Versionshinweise
  11. Acrobat Sign für SugarCRM
  12. Acrobat Sign für VeevaVault
    1. Installationshandbuch
    2. Benutzerhandbuch
    3. Upgrade-Leitfaden
    4. Versionshinweise
  13. Acrobat Sign für Coupa BSM Suite
    1. Installationshandbuch
  14. Acrobat Sign-Entwicklerdokumentation
    1. Übersicht
    2. Webhooks
    3. Text-Tags

Übersicht


Voraussetzungen

Unten finden Sie die Abhängigkeiten zur Installation von Adobe Sign für HR:

  • Erforderliche Plugins

    • Umfangsanwendung Human Resources: Core

    • Umfangsanwendung Human Resources: Service Portal

  • Adobe Sign-Unternehmenslizenz – Eine Adobe Sign-Unternehmenslizenz ist erforderlich, um die Anwendung nutzen zu können. 
  • Browser-Popups aktiviert – Stellen Sie sicher, dass Popups in Ihrem Browser nicht blockiert werden. OAuth-Zugriff erfordert Zugriff auf Popup-Aktionen


Installationsprozess

Wie bei jeder anderen ServiceNow-Umfangsapp müssen Sie sich für die App Adobe Sign für HR anmelden bzw. sie über den ServiceNow-Store erwerben, bevor Sie sie installieren können.

Hinweis:

Es gibt einige verschiedene Benutzerrollen bezüglich der Prozesse, die in diesem Dokument umrissen werden. Sowohl das Modul für HR als auch für verwaltete Dokumente hat mehrere spezifische Rollen.

Wenn Sie noch keine formellen Prozesse für HR und verwaltete Dokumente haben, wird empfohlen, dass ein Benutzer mit HR- oder Systemadministratorrollen die Schritte unten durchführt, da solche Benutzer Zugriff auf alle betroffenen Aktionen haben.

Mehr Information finden Sie unten:

Vorsicht:

Es wird dringend empfohlen, die Anwendung vor der Installation für die Produktion in einer Test-/Entwicklungsumgebung zu installieren.


Installieren der Anwendung „Adobe Sign für HR“

Sobald Sie sich für die Anwendung Adobe Sign für HR angemeldet bzw. diese erworben haben, wird sie im Menü Systemanwendungen > Anwendungen in Ihrer ServiceNow-Instanz angezeigt.

ServiceNow-Store – Anwendungen

 

Menü:

Nachdem die Installation abgeschlossen ist, ist ein neues Anmeldemenü im linken Navigationsbereich verfügbar: Adobe Sign für HR.

Die untergeordneten Menüoptionen sind:

  • Adobe Sign-Formulardaten – Die Tabelle mit den zurückgegebenen Formulardaten nach dem Unterschreiben einer Vereinbarung. Sie kann für Berichte zu Dokumenten und ihren Felddaten verwendet werden. Mehr Informationen über diese Funktion finden Sie im Abschnitt „Berichte“.
  • Adobe Sign HR Services – HR Services mit Adobe Sign. Gefiltert durch einen Service, der eine der benutzerdefinierten HR Case-Optionen verwendet
  • Vereinbarungen – Backend-Details des Unterschreibvorgangs. Schließt JSON sowie alle Adobe Sign-Ereignisse ein, die empfangen werden und Handlungen auslösen
  • Verbindung mit Adobe Sign – Verbinden Sie einen Bildschirm, bei dem ein gültiges Adobe Sign-Konto mit ServiceNow verknüpft ist
  • Ereignisse – Backend-Details zu gesendeten und empfangenen Inhalten bei jedem Adobe Sign-Ereignis.
  • Hilfe – Links zur Adobe Sign-Hilfe
  • Teilnehmer – Unterzeichner und Details zum Unterschreibvorgang


Installieren des Aktualisierungssatzes „Updates für Adobe Sign – HR Core“

Sobald die Applikation Adobe Sign für HR erfolgreich installiert wurde, müssen Updates für Adobe Sign – HR Core angewendet werden.

Hinweis:

Diese Konfigurationen nach der Installation für die HR Core-Applikation müssen durchgeführt werden, damit die Applikation funktioniert.

Die Schritte sind in den vier erweiterbaren Gliederungspunkten unten beschrieben.

  • Eine manuelle Konfiguration wird empfohlen, um sicherzustellen, dass Sie sich der vorgenommenen Änderungen bewusst sind und Ihre aktuelle Funktionalität nicht gefährden.
  • Optional können Sie den angehängten Aktualisierungssatz installieren, wenn Sie absolut sicher sind, dass es nicht zu Konflikten mit anderen von Ihnen vorgenommenen Änderungen kommt.

 

Prüfen Sie vor der Installation für die Produktion in Ihrer Test-/Entwicklungsumgebung, ob alles wie erwartet funktioniert.

Button „Signatur einfügen“

Bei der Erstellung einer HTML-Dokumentenvorlage wird durch den Button Unterschrift einfügen das ServiceNow-Unterschrifts-Tag ausgefüllt.

  • Dieses Tag wird bei der Verwendung von Adobe Sign nicht benötigt.
  • Der Button wird deaktiviert, wenn das Kontrollkästchen Für Adobe Sign verfasst aktiviert wird.

 

Button „Signatur markieren“

Der Button Unterschrift markieren im PDF-Vorlagenformular kann ebenfalls deaktiviert werden, da es bei der Adobe Sign-Anwendung nicht verwendet wird. 

  • Er wird auch deaktiviert, wenn das Kontrollkästchen Für Adobe Sign verfasst aktiviert wird.

 

Diese Schritte können manuell durchgeführt werden, indem Sie direkt zu den UI-Aktionen navigieren und die Bedingungen manuell hinzufügen.

  • Geben Sie „UI-Aktionen“ in der linken Navigation ein.
  • Wählen Sie die Menüoption UI-Aktionen unter Systemdefinition.

 

  • Wählen Sie im Suchfeld Name.
  • Geben Sie Unterschrift einfügen ein.
  • Öffnen Sie den Eintrag Unterschrift einfügen.

 

  • Fügen Sie der Bedingung „&& current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false“ hinzu.
    • Dadurch wird die Schaltfläche ausgeblendet, wenn das Kontrollkästchen Für Adobe Sign verfasst aktiviert ist.

Der gleiche Vorgang kann auch durchgeführt werden, um die Schaltfläche „Unterschrift markieren“ auszublenden. Suchen Sie nach der UI-Aktion „Unterschrift markieren“ anstelle von „Unterschrift einfügen“.

 

Kontrollkästchen Für Adobe Sign verfasst

Die zusätzliche Bedingung && current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false (Kontrollkästchen nicht aktiviert) wurde den UI-Aktionen hinzugefügt, um sie auszublenden.

Der direkt verfügbare Button Dokument unterschreiben wird dem HR Agent angezeigt, nachdem die Vorschau eines Dokuments angezeigt und dieses Dokument erzeugt wurde.

Bei Verwendung von Adobe Sign wird dieser Button durch den Button Mit Adobe Sign unterschreiben ersetzt. Über diesen wird an Adobe Sign zum Unterschreiben gesendet.

  • Der ursprüngliche Button Dokument unterschreiben wurde durch Hinzufügen von && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() (Vereinbarungsfeld ist leer) zur UI-Aktionsbedingung deaktiviert.

 

  • Geben Sie UI-Aktionen in der linken Navigation ein.
  • Wählen Sie unter Systemdefinition die Menüoption UI-Aktionen.

  • Wählen Sie im Suchfeld Name.
  • Geben Sie Dokument unterschreiben ein. 
    • Sie sollten die drei Einträge mit diesem Namenswert sehen.
  • Wählen Sie den Eintrag, der sich gegen die Tabelle „sn_hr_core_case“ richtet.

 

  • Fügen Sie der Bedingung && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() hinzu.
    • Dadurch wird die Schaltfläche ausgeblendet, wenn das Vereinbarungsfeld leer ist.

Hinweis:

Stellen Sie sicher, dass die zusätzliche Bedingung vor dem Semikolon hinzugefügt wird.

Die neue Aufgabenart Dokument mit Adobe Sign unterschreiben muss zu den HR Task-Arten hinzugefügt werden.

Sie muss für jede HR Task-Vorlage aktiviert werden, die in einem Adobe Sign-Prozess verwendet werden soll.

 

Erstellen dieser Aufgabenart:

  • Navigieren Sie zu Auswahllisten.
  • Suchen Sie nach:
    • Tabelle – sn_hr_core_task
    • Element – hr_task_type

In dieser Liste müssen Sie eine neue Aufgabenart erstellen.

Wählen Sie Neu aus und erstellen Sie den Eintrag wie unten beschrieben.

  • Die Beschriftung kann beliebig sein, aber der „Wert“ muss adobe_sign_document sein.

Es gibt zwei zusätzliche Felder in der sn_hr_core_document_template-Tabelle:

  • Kontrollkästchen Für Adobe Sign verfasst
  • Formulardatentabelle-Felder

Wie im Abschnitt Buttons „Unterschrift einfügen“ und „Unterschrift markieren“ sind bei Dokumentenvorlage deaktiviert beschrieben, wird das Kontrollkästchen Für Adobe Sign verfasst verwendet, um Buttons ein- oder auszublenden, die nicht benötigt werden.

Es wird außerdem zum Ein- oder Ausblenden des Formulardatentabelle-Felds verwendet. Dieses Feld wird eingesetzt, wenn die Dokumentenvorlage wie im Abschnitt „Berichte“ beschrieben für Berichte aktiviert wurde.

  • Wenn Sie keine Tabelle erstellt haben, an die die Formulardaten weitergegeben werden sollen, kann der Tabellenname leer bleiben.

 

Diese Schritte können manuell durchgeführt werden, indem Sie zu einem beliebigen Eintrag der Dokumentvorlage navigieren und das Formularlayout konfigurieren.

 

Fügen Sie Felder Für Adobe Sign verfasst und Formulardatentabelle zum Slush-Bucket Ausgewählt hinzu.

 

Die Felder befinden sich nun im Formular.

Herunterladen


Hinzufügen des Signatur-Widgets zu den HR Portal Task- und Ticket-Seiten

Zwei Service Portal-Widgets wurden erstellt, um Unterzeichnern zu erlauben, ihre Vereinbarung zu unterschreiben:

  • Das Widget Adobe Sign HR Ticket-Seite soll auf der HR Ticket-Seite (hrj_ticket_page) verwendet werden.
  • Die Adobe Sign HR Task-Details können auf der HR Task-Detailseite (hri_task_details) verwendet werden.

 

HINWEIS: Dies muss innerhalb des HR Service Portals konfiguriert werden.

Navigieren Sie zu Service Portal > Seiten

 

Suchen Sie hrj_ticket_page und öffnen Sie den Eintrag.

 

Wählen Sie Im Designer öffnen

 

Wählen Sie das Widget Adobe Sign HR Ticket-Seite und verschieben Sie das Widget per Drag & Drop auf die Seite, auf der es dem Unterzeichner angezeigt werden soll.

Je nach Layout, das Sie gegenwärtig verwenden, müssen Sie unter Umständen eine neue Zeile hinzufügen, um Platz für das neue Widget zu schaffen.

 

Anhand des gleichen Prozesses kann das Widget Adobe Sign HR Task-Details mithilfe der Seite „hri_task_details“ hinzugefügt werden (siehe Screenshot unter dem Dokumenten-Widget).


Berechtigte Benutzer (Rollen)

Es gibt zwei Rollen, die in der HR-Anwendung eingeschlossen sind:

  • Administrator (x_adosy_sign_hr.admin)
    • ServiceNow-Benutzer mit der x_adosy_sign_hr__admin-Rolle haben vollständigen Zugriff auf alle Funktionen und auf beide Benutzermenüs (wie im Abschnitt „Installation“ gezeigt).
  • Benutzer (x_adosy_sign_hr.sender)
    • ServiceNow-Benutzer mit x_adosy_sign_hr.sender erhalten Zugriff auf die Anwendung zur Funktion. 
    • Die Absenderrolle muss jeder/allen HR-Gruppe(n) hinzugefügt werden, die die Adobe Sign-Anwendung verwenden müssen, um ein Dokument zum Unterschreiben zu senden.


Herstellen einer OAuth-Verbindung zwischen Adobe Sign und ServiceNow

Um die Adobe Sign-Anwendung mit ServiceNow zu verbinden, ist eine Adobe Sign-Gruppe oder ein Kontoadministratorbenutzer erforderlich. 

Eine Verbindung zwischen ServiceNow und Adobe Sign kann hergestellt werden, indem Sie auf den Link Mit Adobe verbinden im Adobe Sign für HR-Menü klicken.

Adobe Sign für HR – Nicht verbunden

 

Eine Statusseite wird angezeigt, die besagt, dass die Anwendungen nicht miteinander verbunden sind:

Klicken Sie auf Verbinden, um die Adobe Sign-Log-in-Seite aufzurufen.

 

Melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten für den Kontoadministratorbenutzer bei Adobe Sign an.

Adobe Sign-Authentifizierungsbildschirm

Sobald Sie angemeldet sind, werden die erforderlichen Anwendungsberechtigungen in einem Authentisierungsfenster aufgelistet.

Klicken Sie auf Zugriff zulassen, um diese Berechtigungen zu gewähren und die Verbindung zwischen ServiceNow und Adobe Sign herzustellen.

HINWEIS: Die Authentifizierung findet innerhalb eines Popup-Fensters statt. Wenn Popups durch den Browser blockiert werden, muss die Blockierung aufgehoben werden.

Adobe Sign – Zugriff erlauben

Adobe Sign für HR – Verbunden

 

Die Nachricht Adobe Sign für HR – Verbunden sollte nun angezeigt werden, gemeinsam mit der Authentifizierung für die Adobe Sign- und ServiceNow-Konten. 

Wenn Sie die Dienste unter Verwendung eines anderen Benutzers verbinden müssen, klicken Sie auf den Button Erneut verbinden, um die Authentifizierung als neuer Benutzer abzuschließen.

 

HINWEIS: Es gibt einen bekannten Fehler mit dem Safari-Browser, bei dem das Fenster nicht aktualisiert wird.

In diesem Fall muss das Popup gelöscht und das Fenster manuell aktualisiert werden.


Konfiguration testen

Der Test kann mithilfe eines der Beispieldienste durchgeführt werden.

Wenn eine Verbindung vorhanden ist und der angemeldete Benutzer über die passenden Rollen verfügt, dann sollte das Beispiel richtig durchgeführt werden. Für die Adobe Sign-Anwendung ist nur eine gültige Verbindung mit Adobe Sign erforderlich, um zu funktionieren.

Im Abschnitt „Support und Fehlerbehebung“ finden Sie Hilfe.


Installierte Fall-/Aufgabenkomponenten

Einige benutzerdefinierte Komponenten wurden speziell für die Anwendung Adobe Sign für HR entwickelt:

  • Bezogene Liste Adobe-Unterzeichner – Enthält alle Unterzeichner des aktuellen HR-Falls.
    • Neue Unterzeichner können hinzugefügt werden.
    • Der Unterschriftsauftrag kann geändert werden.

HINWEIS: Diese bezogene Liste muss der HR Case-Ansicht hinzugefügt werden, die im Abschnitt „Manuelle Optionen“ erklärt wird.

 

  • UI-Aktion An Adobe Sign senden – Über diesen Button wird die angehängte PDF zum Unterschreiben an Adobe Sign gesendet.

 

HINWEIS: Mit der Option „Adobe Sign: für Case aktivieren“ wird dieser Button aktiviert/deaktiviert.

Wird die Falloption nicht im HR Service angezeigt, ist der Button nicht vorhanden. Das wird ausführlicher im Abschnitt „Dienste“ erklärt.

 

  • Adobe Sign-Details überprüfen – Anhand dieses Buttons kann der HR Agent der Vereinbarung Unterzeichner hinzufügen oder erneut zuweisen.

HINWEIS: Dieser Button wird aktiviert, indem die Falloption Adobe Sign: mit Vorschau senden zum Eintrag HR Service-Konfiguration hinzugefügt wird.

 

Beim Anklicken wird der Agent an die Adobe Sign-Seite „Senden“ weitergeleitet, wo Änderungen vorgenommen werden können.


Konfigurieren optionaler Einstellungen


Hinzufügen des Felds „Signaturstatus“ zur HR Case-Listenansicht

Standardmäßig verbleibt der HR-Fall im Status Wird bearbeitet – auch nach Empfang der Unterschrift.

Damit ein HR Agent einfacher sehen kann, dass der Fall überprüft/geschlossen werden kann, kann der Unterschriftsstatus der Vereinbarung zur standardmäßigen HR Case-Listenansicht hinzugefügt werden.

Dieses Feld reagiert auf den Status der Adobe Sign-Vereinbarung und zeigt den Adobe Sign-Unterschriftsstatus dementsprechend an.

 

Um der Standardansicht etwas hinzuzufügen, navigieren Sie als Administrator zur HR Case-Ansicht.

 

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile und wählen Sie Konfigurieren > Listenlayout.

 

Fügen Sie das Vereinbarungsunterschriftsstatus-Feld zu Ihrer ausgewählten Listenansicht hinzu.

 

Benutzer müssen auf das Zahnradsymbol klicken und Spalten auf den Standardwert zurücksetzen, um ihre Ansicht zu aktualisieren und das neue Feld zu sehen.


Kundenspezifische HR Case-Ansicht/-Regel

Anhand der Schritte oben können Sie die Standardansicht so einstellen, dass das Unterschriftsstatusfeld angezeigt wird, aber Sie können auch eine benutzerspezifische Ansicht und eine Ansichtsregel erstellen, durch die eine Ansicht entsteht, die nur Benutzern mit den ServiceNow-Rollen angezeigt wird.

Navigieren Sie wie oben beschrieben zum Formular Listenlayout anpassen, aber wählen Sie diesmal Neu im Drop-down-Feld Namen anzeigen

Benennen Sie Ihre neue Ansicht und speichern Sie. Sie sollten sich nun in der neuen Ansicht befinden.

Standardmäßig sind die Felder bereits ausgewählt, die in der Standardansicht verwendet werden.

Ändern Sie die Felder wie gewünscht und speichern Sie dann die Ansicht.

 

Sie sollten Ihre neue Ansicht nun als Auswahlmöglichkeit im Drop-Down-Menü „Ansichtskopfzeile“ sehen.

 

Eine Ansichtsregel kann erstellt werden, um die neue Ansicht für alle außer Adobe Sign-Benutzer auszublenden.

Navigieren Sie zu System-UI > Anzeigeregeln

 

Schaffen Sie eine neue Regel bei der HR Core Case-Tabelle (stellen Sie sicher, dass Sie sich um Umfang „Human Resources: Core“ befinden) und schränken Sie die Ansicht nach Rolle ein.

HINWEIS: Die Beschränkung nach Rolle erfolgt über Skript mit der Option „Fortgeschritten“. Sie finden einen Prozessumriss sowie ein Beispielcode-Snippet hier.

Das Endergebnis/das Skript sollte etwa wie im Screenshot unten aussehen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile und wählen Sie Konfigurieren > Bezogene Listen.

 

Verschieben Sie die bezogene Liste Adobe-Unterzeichner von der Spalte Verfügbar in die Spalte Ausgewählt.

Sie müssen auch die Rolle Absender allen Gruppen hinzufügen, für die die bezogene Liste angezeigt werden soll.

 

Sobald sie dem HR Case hinzugefügt wurden, können neue Unterzeichner hinzugefügt werden, zusammen mit der geänderten Unterschriftsreihenfolge.


Dienste

Adobe Sign HR Services wurde speziell entwickelt, um die Funktionalität zu demonstrieren und zu zeigen, wie sie verwendet werden kann, um neue Dienste zu erstellen, oder zu vorhandenen hinzugefügt werden kann. Diese bieten End-to-End-Beispiele dafür, wie HR Services eingerichtet werden müssen, um die Adobe Sign für HR-Anwendung wirksam einzusetzen.


Beispieldienste

Es gibt drei bereitgestellte HR-Beispieldienste, die die Adobe Sign-Funktionalität zeigen. Sie werden im Adobe Sign HR Services-Menü aufgelistet. Jeder Service verfügt, wie unten erklärt, über eine eigene Fallschablone und ein eigenes Dokument.

  • Adobe Sign – Equity Choice Service – Hierbei handelt es sich um einen Beispieldienst, der ein PDF-Dokument für die elektronische Unterschrift mit Adobe und ausfüllbare Formulardaten bereitstellt.
  • Adobe Sign – Parking Permit Service – Hierbei handelt es sich um eine Beispieldokumentenvorlage mit vorab ausgefüllten ServiceNow-Mitarbeiterdaten und Adobe Sign-Datenfelder sowie Unterschriften. Sie wird in HTML erstellt und dann durch ServiceNow während des Erstellungsschritts innerhalb der Vorschau in PDF konvertiert.
  • Adobe Sign – Pet Policy-Beispiel mit 2 Unterzeichnern – Pet Policy-Beispielformular als PDF für 2 Unterzeichner. Schließt die ServiceNow-Mitarbeiterdaten-Zuweisung ein, zusammen mit den festgehaltenen Unterzeichnerdaten innerhalb eines ausfüllbaren Formulars.

Links zur ServiceNow-Dokumentation zu jeder Komponente sind unten aufgeführt.

  • HR Services – Was Benutzern angezeigt wird und zur Interaktion zur Verfügung steht. Dokumentation
  • Verwaltete Dokumente – Wo das PDF-Dokument hochgeladen und verwaltet wird. Dokumentation
  • HR-Dokumentenvorlagen – Definition des Dokuments, das verwendet wird und unterschrieben werden muss. Dokumentation
  • HR Case- und Task-Vorlagen – Definieren Sie die Parameter des HR Case und der Aufgaben, die erstellt werden. Dokumentation
  • Dienstaktivitäten – Definieren Sie, welche Aktivitäten vom Dienst erstellt werden und Aktivitäten hervorrufen. Dokumentation


Hinzufügen von Adobe Sign-Funktionalität zu einem HR Service

HR Service-„Falloptionen“ wurden hinzugefügt und lösen die Anzeige von Adobe Sign-bezogenen Komponenten während des Vorgangs aus.

  • Adobe Sign: für Case aktivieren – Diese Option ist die Basisoption, die dem HR Service für die Verwendung von Adobe Sign-Funktionen hinzugefügt werden muss. Der Button Mit Adobe Sign unterschreiben wird dem HR Case-Fluss hinzugefügt, und die Adobe Sign-Widgets sind für die Unterzeichnenden über das HR Service Portal verfügbar (sobald sie den Seiten manuell hinzugefügt wurden).
  • Adobe Sign: mit Vorschau senden – Mit dieser Option können die Vorschau des Adobe Sign-Dokuments angezeigt und Unterzeichnende vom HR Agent, der das Ticket bearbeitet, hinzugefügt/erneut zugewiesen werden.


Hinzufügen von neuen Dokumenten/Vorlagen

Neue Dokumente können über das Modul für verwaltete Dokumente (PDF) und über das Modul für HR-Dokumentvorlagen (HTML-basiert) hinzugefügt werden. Beide Methoden erlauben, dass das Dokument mit Adobe Sign verwendet wird, um Unterschriften zu erhalten.


PDF – Modul für verwaltete Dokumente

Das Modul für verwaltete Dokumente erlaubt den Upload eines neuen PDF-Dokuments, das als Grundlage eines neuen HR Services verwendet werden kann.

Die Grundschritte werden unten umrissen und weitere Informationen zu verwalteten Dokumenten finden Sie hier.

 

Navigieren Sie zum Modul für verwaltete Dokumente und wählen Sie Neu erstellen.

Füllen Sie die Details des Dokuments aus und reichen Sie den Eintrag ein.

HINWEIS: Damit das Dokument für HR angezeigt wird und mit Adobe Sign verwendet werden kann, muss das Feld Abteilung auf HR eingestellt werden.

Vor der Einreichung muss dieses Feld ausgefüllt werden. Sobald der Eintrag eingereicht wurde, ist das Abteilungsfeld schreibgeschützt.

 

Nach der Einreichung kann die PDF-Datei mit der UI-Aktion Bei Überprüfung hochladen/prüfen unten im Eintrag hochgeladen werden.

 

Laden Sie das gewünschte PDF-Dokument hoch und speichern Sie über das Popup-Fenster.

HINWEIS: Der Name des hochgeladenen Dokuments wird zu dem Namen geändert, der im Schritt Hochladen/Prüfen unten angegeben wird.

 

Ein Eintrag zur Dokumentenüberprüfung wird erstellt, der den Anhang im Modus Entwurf umfasst.

 

Da sich das Dokument noch im Entwurf befindet, ist es nicht noch gebrauchsfertig. Es muss zur Überprüfung eingereicht und dann veröffentlicht werden.

Öffnen Sie den Überprüfungseintrag und klicken Sie auf den Button Überprüfung einreichen.

 

Dadurch geht das Dokument in den Schritt Bereit für Veröffentlichung über.

 

Öffnen Sie die Revisionsaufzeichnung noch einmal und klicken Sie auf den Button Überprüfung veröffentlichen.

 

Ein Popup erscheint, in dem der Name oder die Nummer der Überprüfung auf Wunsch geändert werden kann.

Klicken Sie auf Veröffentlichen.

 

Navigieren Sie zu HR-Administration > Dokumentenvorlagen

Das verwaltete Dokument sollte für die Erstellung einer Dokumentenvorlage verfügbar sein, um unter einem HR Service verwendet zu werden.

 

Klicken Sie auf den Button Neu

 

Wählen Sie PDF-Dokumentenvorlage.

 

Das Feld Dokumentenüberprüfung kann mit dem neu erstellten Dokument ausgefüllt werden.


HTML-basiert – HR-Dokumentvorlagen

Eine HR-Dokumentenvorlage kann auch HTML-basiert sein und kann für Adobe Sign-Unterschriften auf dieselbe Weise verwendet werden wie ein verwaltetes Dokument.

Es gibt einige direkt verfügbare Beispiele, die im HR-Modul als Referenz enthalten sind, wie die Vorlage „Beispiel Ausbildungsvereinbarung“, die die Grundlage eines HTML-Dokuments zeigt.

Navigieren Sie zu HR-Administration > Dokumentenvorlagen

 

Wählen Sie ein HTML-Basisdokument.

HINWEIS: Vergewissern Sie sich, dass die gewählte Vorlage eine HR-Dokumentenvorlage ist, um HTML anzuzeigen.

Eine Art der HR-PDF-Vorlage wird aus einem PDF-Dokument erstellt, wie im vorhergehenden Abschnitt beschrieben, und es ist kein HTML damit verbunden.

 

Jedes Feld, das mit der gewählten Tabelle verbunden ist, kann dem Dokument als Variable hinzugefügt werden.

In unserem einfachen Beispieldokument unten wird subject_person als Variable aus der HR Case-Tabelle hinzugefügt.

Wenn diese Vorlage benutzt wird, wird die Variable für den Fall mit dem Namen im subject_person-Feld ausgefüllt.

Andere Benutzerinformation können aus dem HR-Benutzerprofil bezogen werden.

 

Hinzufügen von Adobe Sign-Signaturfunktionalität zu einer HTML-HR-Dokumentenvorlage

Um eine Adobe Sign-Unterschrift einer HTML-Basisdokumentenvorlage hinzuzufügen, müssen Adobe Sign-Tags hinzugefügt werden.

Der Prozess wird unten anhand desselben Beispieldokuments wie oben umrissen.

 

Beachten Sie die hervorgehobene Linie im Screenshot oben.

Wenn es an Adobe Sign gesendet wird, wird es zu einem Unterschriftsfeld und wird im Dokument an der exakten Stelle platziert.

Es gibt verschiedene Arten von den Tags, die verschiedene Arten von Feldern mit einer großen Vielfalt an Konfigurationsoptionen generieren.

Erfahren Sie hier mehr über Text-Tags


Berichte

Sobald eine Vereinbarung unterzeichnet wird, wird sie als PDF-Dokument heruntergeladen und dem übergeordneten HR Case-Eintrag angefügt.

Zusätzlich zum PDF-Dokument werden die Formulardaten der Transaktion im Vereinbarungseintrag eingeschlossen sowie in der Tabelle Adobe Sign-Formulardaten platziert.

Die Tabelle kann durch einen Administrator wirksam eingesetzt werden, um detaillierte Berichte zu den Daten innerhalb der unterschriebenen Einträge zu erstellen.

 

Für detailliertere Berichte können Tabellen, die die Basistabelle erweitern, erstellt und Berichte dazu verfasst werden (beispielsweise für eine spezielle Dokumentenvorlage).

Navigieren Sie zu Systemdefinition > Tabellen und Spalten.

Klicken Sie auf Tabelle erstellen.

 

Erstellen Sie eine neue Tabelle, die die Tabelle Adobe Sign-Formulardaten erweitert und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Modul erstellen.

HINWEIS: Diese Einstellung ist optional. Wenn Sie möchten, dass Administratoren dazu in der Lage sind, über das linke Navigationsmenü zu dieser Tabelle zu gelangen, erstellen Sie ein Modul und platzieren Sie es im Menü Adobe Sign für HR.

 

Sobald die Tabelle erstellt worden ist, fügen Sie die Spalten hinzu, die dem Dokumentenfeldnamen entsprechen.

HINWEIS: Die Spaltennamen müssen den Dokumentenfeldnamen genau entsprechen und vom Typ „Zeichenfolge“ sein, da die für dieses Feld zurückgegebenen Daten in der Spalte als Zeichenfolge hinterlegt werden. Wenn die Daten nicht wie erwartet in den Spalten sind, vergewissern Sie sich, dass die Namen einander genau entsprechen und vom Typ „Zeichenfolge“ sind.

 

Sie können dann zur HR-Dokumentenvorlage navigieren, für die Sie einen Bericht erstellen möchten, und die Tabelle dem Feld Formulardatentabelle hinzufügen, das sichtbar ist, wenn das Kontrollkästchen Für Adobe Sign verfasst aktiviert ist.

Jetzt gibt jeder HR Service, der diese Vorlage verwendet, Daten an die Tabelle weiter, die im Feld Formulardatentabelle angegeben ist, sowie an den Fall, zu dem ein Bericht verfasst wird und/oder der zu einem Dashboard hinzugefügt wurde.


Support und Fehlerbehebung

Support-Kontaktinformationen

Hilfedokumentation ist im Administratormenü enthalten. Support-Kontaktinformationen finden Sie auf der unten aufgeführten Website.

 

Fehlerbehebung

Im Folgenden finden Sie einige häufige Probleme, die während der Einrichtung und Nutzung der Anwendung Adobe Sign für HR auftreten können:

 

Adobe Sign-spezifische Buttons und Komponenten sind nicht sichtbar oder funktionieren nicht

Stellen Sie sicher, dass die neuen Adobe Sign HR Service Case-Optionen dem HR Service hinzugefügt wurden. Sie sind der Auslöser für die Adobe Sign-Funktionalität für einen bestimmten HR Service.

 

Verbindungsfehler beim Aufruf des Links „Verbindung mit Adobe Sign“

Zugriff nicht verbunden

 

Wenn Sie versuchen, eine Verbindung herzustellen, und Nicht verbunden angezeigt wird, müssen Sie anhand der Verfahren, die unter Herstellen einer OAuth-Verbindung umrissen werden, erneut eine Verbindung herstellen.

Zugriff verweigert

 

Wenn Ihnen das Fenster access_denied angezeigt wird, verfügt das Adobe Sign-Zeichenkonto, das Sie verwenden, möglicherweise nicht über die Berechtigung, eine Verbindung über ServiceNow herzustellen.

Kontaktieren Sie den Adobe-Support und stellen Sie sicher, dass das Konto über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.

Adobe Sign-Fenster wird beim Herstellen einer Verbindung mit dem Adobe Sign-Konto nie angezeigt

Das Verbindungsfenster erscheint als Popup und wird bei einigen Browsern unter Umständen blockiert. Stellen Sie sicher, dass Popups nicht blockiert werden.

 

Verbindungs-Popup wird nicht aktualisiert

Bei Apple Safari gibt es einen bekannten Fehler, durch den dieses Fenster einfriert/nicht aktualisiert wird. Schließen Sie bei Safari das Popup und aktualisieren Sie das Fenster manuell. Nach der Aktualisierung sollte der neue Verbindungsstatus angezeigt werden.

 

Aufgaben-/Teilnehmereinträge werden nicht als „Bereit“ oder „Zum Unterschreiben gesendet“ angezeigt

Vergewissern Sie sich, dass Ihr Adobe Sign-Konto verbunden ist. Die Statusänderungen der Einträge hängen davon ab, ob Adobe Sign Daten zurückgibt. Wenn die Verbindung nicht vorhanden ist, empfangen Sie den Auslöser nicht, um Status zu ändern.

 

Menüoptionen sind für Benutzer sichtbar/nicht sichtbar

Vergewissern Sie sich, dass allen Benutzern, die Zugriff auf die Anwendung benötigen, die korrekten Rollen zugewiesen sind. Wenn Sie Gruppen verwenden, legen Sie auch hier die richtigen Rollen fest.

HINWEIS: Die Module für HR und für verwaltete Dokumente haben jeweils eigene Rollen, die ihnen zugewiesen sind. Um bestimmte Funktionen durchzuführen, benötigen Adobe-Benutzer möglicherweise noch weitere Rollen dieser Module.

Die meisten Aktionen können von Benutzern mit der Rolle „HR Admin“ durchgeführt werden.

 

Wenn ein Agent den Button „An Adobe Sign senden“ verwendet, wird ein Fehler zur E-Mail-Adresse angezeigt

Stellen Sie sicher, dass der Benutzer, der als Unterzeichner festgelegt ist, über eine gültige E-Mail-Adresse verfügt. Nach der Einreichung werden Benutzername und E-Mail-Adressen überprüft.

 

HR Tasks befinden sich im Entwurfsmodus/Der Button „An Adobe Sign senden“ wird nie angezeigt

Vergewissern Sie sich, dass Sie die Vorschau des PDF-Dokuments angezeigt und dieses erstellt haben. In diesem Fall wird es dem übergeordneten Fall angehängt. Dieses Dokument ist der Auslöser zum Anzeigen des Buttons.

Sobald das Dokument an Adobe geschickt wurde, sollte der Aufgabenstatus sich zu „Bereit“ ändern und die Aufgabe ist dann im HR Portal verfügbar, wo der Unterzeichner Handlungen daran vornehmen kann.

 

Bezogene Liste „Adobe-Unterzeichnende“ ist im HR Case-Eintrag nicht vorhanden

Stellen Sie sicher, dass der Benutzer/die Gruppe, der/die die bezogene Liste nicht sehen kann, über die Rolle „Absender“ verfügt. Diese bezogene Liste ist nur sichtbar, wenn die Rolle vorhanden ist.

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