Add-In „Adobe Acrobat Sign für Microsoft Outlook“: Benutzerhandbuch

Im Verfassen-Modus kannst du etwas tippen oder Anhänge zur E-Mail hinzufügen.

• Um eine neue E-Mail zu beginnen, wähle Neu.
• Um auf einen vorhandenen E-Mail-Thread zu antworten, wähle „Antworten auf“.
• Nur die Funktion Zum Signieren senden ist im Verfassen-Modus verfügbar.
  

So versendest du E-Mails aus dem Verfassen-Modus:

Wenn du das Add-In über eine E-Mail startest, versucht das Add-In, Werte aus der E-Mail selbst miteinzubeziehen. Wenn du eine neue E-Mail verfasst (über die Schaltflächen Neu oder Antworten), kannst du diese E-Mail als Vorlage konfigurieren, bevor du das Add-In startest. Dadurch kannst du Erneuerungen und andere Transaktionen mit Textbausteinen abkürzen.

• Wenn die E-Mail einen Anhang enthält, versucht das Add-In, dieselbe Datei wie das Vereinbarungsdokument anzuhängen.
• Wenn Empfangsparteien im Feld „AN:“ aufgelistet sind (abgesehen von der sendenden Partei), werden diese E-Mails als Empfangsliste importiert, und zwar in der Reihenfolge, in der sie im Feld „AN:“ angezeigt werden.
• Wenn es einen Inhalt in der Betreffzeile gibt, wird exakt diese Zeichenfolge als Vereinbarungsname verwendet.
• Wenn es einen Inhalt im Hauptteil der E-Mail gibt, wird dieser Inhalt als Vereinbarungsnachricht übernommen.

Senden der Vereinbarung aus verschiedenen Gruppen

In der Dropdown-Liste Senden von werden die Gruppen angezeigt, von denen aus du die Vereinbarung senden kannst. Du kannst eine Gruppe auswählen, von der aus du die Vereinbarung senden möchtest, oder die Standardgruppe der Vereinbarung beibehalten.

So fügst du Dokumente hinzu:

Oben im Add-In-Fenster befindet sich der Abschnitt Dokumente. Dabei handelt es sich um Dateien, die an die Vereinbarung angehängt sind und den Empfangsparteien zur Signatur angezeigt werden.

• Wenn du das Add-In über eine E-Mail mit Anhang startest, wird dieser Anhang automatisch in die Dokumentenliste eingefügt.
• Wenn du eine Datei aus der Liste Dokumente entfernen möchtest, klicke auf das „X“ ganz rechts neben dem Dateinamen des Dokuments.

Um der Vereinbarung Dateien hinzuzufügen, wähle neben der Überschrift Dokumente die Option + Dateien hinzufügen aus.

• Die Empfangenden erhalten die Dokumente in der Reihenfolge, in der sie im Add-In-Fenster aufgelistet sind.
• Um Dateien aus deiner Adobe Acrobat Sign-Bibliothek hinzuzufügen, wähle Weitere Optionen aus.

Unterstützte Dateiformate:

• Word (.doc, .docx)
• PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Excel (.xls, .xlsx)
• PDF
• HTML
• RTF
• TIF/TIFF
• JPG/JPEG
• BMP
• GIF
• PNG

So fügst du Empfangende hinzu:

Unter der Liste Dokumente befindet sich die Liste Empfänger.

Die Reihenfolge der Empfänger bzw. Empfängerinnen in der Liste ist die Reihenfolge, in der diese die Vereinbarung signieren müssen.

• Wenn du das Add-In über eine E-Mail startest, bei der das Feld AN: konfiguriert ist, werden die Empfangsparteien in der Reihenfolge in das Add-In-Fenster importiert, in der sie im Feld AN: aufgelistet sind.
• Empfangsparteien können direkt im Add-In-Fenster eingegeben werden. Das Fenster bezieht sich auf deine Outlook-Kontaktliste und versucht, deine Eingabe einem vorhandenen Kontakt zuzuordnen.
• Alle Empfangsparteien haben die Rolle des Unterzeichners bzw. der Unterzeichnerin. Wenn du verschiedene Empfangsrollen festlegen musst oder eine Vereinbarung in einem parallelen oder hybriden Arbeitsablauf versenden möchtest, wähle Weitere Optionen aus.
• Alle Unterzeichner erhalten eine Bestätigungs-E-Mail. Wenn du eine Methode zur Zwei-Faktor-Verifizierung verwenden musst, wähle Weitere Optionen aus.
• Wenn dein Acrobat Sign-Konto über eine Standard-Authentifizierungsmethode für Unterzeichnende verfügt, bei der du zusätzliche Informationen eingeben musst, bevor du eine Vereinbarung senden kannst, musst du Weitere Optionen auswählen, um die erforderlichen Details einzugeben und dann die Vereinbarung zu senden.
  

So fügst du einen Vereinbarungsnamen und eine Vereinbarungsbenachrichtigung hinzu:

Der Abschnitt Nachrichten befindet sich unter der Liste Empfänger.

Dieser Abschnitt enthält zwei Felder: Vereinbarung und Vereinbarungsnachricht.

Der Vereinbarungsname stellt das obere Feld dar. Wenn du das Add-In-Fenster über eine vorhandene oder konfigurierte E-Mail startest, wird die Betreffzeile als Vereinbarungsname importiert. Gibt es keinen Inhalt in der Betreffzeile, wird der Name der ersten angehängten Datei (Dokument) als Vereinbarungsname eingefügt. Du kannst den Namen der Vereinbarung jederzeit manuell bearbeiten.

Die Vereinbarungsnachricht ist in der Bitte signieren-E-Mail enthalten. Sie bietet folgende Funktionen:

• Wenn die Vereinbarung über eine vorhandene E-Mail gestartet wird, wird der Inhalt des E-Mail-Hauptteils in das Nachrichtenfeld eingefügt. 
• Wenn der Hauptteil der E-Mail leer ist, wird eine standardmäßige Nachricht eingefügt: Bitte prüfe dieses Dokument und unterzeichne es dann.
• Das Nachrichtenfeld ist auf maximal 1000 Zeichen beschränkt.
• Rechts oben im Bereich Nachricht befindet sich der Link Nachricht löschen, mit dem du den gesamten Inhalt des Nachricht-Fensters entfernen kannst.
• Wenn du Nachrichtenvorlagen oder Privatnachrichten verwendest, klicke auf den Link Weitere Optionen.

So kannst du eine Vorschau anzeigen und senden:

Mit dem Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden wird die Adobe Acrobat Sign-Erstellungsumgebung geöffnet, wenn du auf die Schaltfläche Weiter klickst.

• Wenn du das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden aktivierst, ändert sich die Schaltfläche Senden in Weiter. Du kannst das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden deaktivieren, um wieder die Option Senden anzuzeigen.

Senden/Weiter:

Diese Schaltfläche leitet den nächsten Schritt der Vereinbarung ein. Sie beginnt je nach der Konfiguration des Add-In-Fensters also entweder den Signaturzyklus oder öffnet die Erstellungsumgebung.

Der Text der Schaltfläche gibt Aufschluss darüber, was du erwarten kannst:

• Senden – Mit der Schaltfläche Senden wird der Konfigurationsvorgang beendet, die Vereinbarung versendet und der erste Empfänger benachrichtigt.
• Weiter – Wenn das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden aktiviert wird, ändert sich der Text der Schaltfläche zu Weiter
  • Wenn du auf die Schaltfläche Weiter klickst, wird die Adobe Acrobat Sign-Erstellungsumgebung geöffnet. Dort kannst du die Reihenfolge des Dokuments überprüfen und je nach Bedarf Formular- oder Signaturfelder platzieren.
  • Nachdem du das Dokument überprüft und/oder die erforderlichen Felder hinzugefügt hast, wird die Vereinbarung mit einem Klick auf Senden auf der Erstellungsseite an die erste Empfangspartei weitergeleitet. Du wirst nicht zum Add-In zurückgeleitet, um diese Vereinbarung abzusenden.

Optionen

Adobe Acrobat Sign bietet eine breitere Auswahl an Optionen, als sinnvollerweise in einem Add-In installiert werden können. Funktionen wie Empfängerrollen und Privatnachrichten gestalten das verhältnismäßig kleine Profil des Add-Ins übermäßig kompliziert. Für viele Personen sind solche Optionen jedoch wesentlich für den Geschäftsablauf.

Der Link Weitere Optionen, der sich direkt unter der Schaltfläche Senden/Weiter befindet, öffnet ein Fenster mit einer Instanz der Seite Senden von Adobe Acrobat Sign mit sämtlichen Optionen, die in deinem Konto zur Verfügung stehen.

Sämtliche konfigurierten Elemente im Add-In-Fenster werden in der Seite Senden in der Reihenfolge übernommen, in der sie vorhanden sind, und können vollständig bearbeitet werden, falls du Änderungen vornehmen musst.

Wenn die Vereinbarung gesendet worden ist, wird im Add-In-Fenster eine Benachrichtigung über das erfolgreiche Senden angezeigt.

Nach dem Senden bietet dir das Fenster zwei Möglichkeiten:

• Vereinbarung anzeigen – Diese Option öffnet ein Fenster mit der gerade gesendeten Version der Vereinbarung
• Adobe Acrobat Sign-Menü – Mit dieser Option wechselst du in ein Fenster, in dem die Optionen der Add-In-Funktion angezeigt werden. 
  • Zum Signieren senden

Darüber hinaus wird dem Hauptteil der E-Mail ein Banner hinzugefügt, das anzeigt, dass die Vereinbarung in einer separaten E-Mail zur Signatur bereitsteht.

Dies geschieht, falls der Absender nach der von Adobe Acrobat Sign automatisch erstellten E-Mail eine weitere E-Mail senden möchte.