Automatisieren von Vertragsprozessen

Automatisieren Sie Ihre Vertragsprozesse

Bei einem Geschäftsvertragsprozess handelt es sich um ein System verbundener Schritte in verschiedenen Phasen von der Initiierung einer Vereinbarung bis hin zu den letzten Schritten des Abschlusses. Die in den verschiedenen Phasen eines Vertrags anstehenden Aufgaben sind für die Vertragsverwaltung von entscheidender Bedeutung. Statt jedoch jede Aufgabe manuell nachzuverfolgen, können Sie diese Aufgaben automatisieren, indem Sie Abläufe für Adobe Acrobat Sign für Salesforce konfigurieren.

Prozesse basieren auf Logikabläufen und enthalten ein Trigger-Ereignis, mindestens eine Bedingung und mindestens eine Aktion. Dies kann in Echtzeit und/oder als geplantes Ereignis geschehen.

Adobe Acrobat Sign für Salesforce unterstützt die folgenden Aktionstypen: Datensätze aktualisieren und Apex-Aktion.

Erfahren Sie, wie Sie:

• Abläufe mit „Datensätze aktualisieren“ als Aktionstyp konfigurieren.
• Abläufe mit „Apex-Aktion“ als Aktionstyp konfigurieren.

Konfigurieren von Abläufen mit „Datensätze aktualisieren“

Sie können in den Salesforce-Abläufen den Aktionstyp „Datensätze aktualisieren“ verwenden, um das Auswahllistenfeld für Hintergrundaktionen im Vertragsdatensatz festzulegen und eine Aktion aufzurufen.

Mit Adobe Acrobat Sign können Sie einen neuen Prozess erstellen, der auf der Grundlage von Datensatzänderungsereignissen ausgelöst wird und dann eine Aktion für die zugehörige Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung aufruft. Benutzer*innen können steuern, wann die Aktion ausgeführt werden soll (d. h. nach welcher Feldaktualisierung im Stammsatz) und welche zugehörigen Vereinbarungen für die Aktion ausgewählt werden.

Der Aktionstyp „Datensätze aktualisieren“ unterstützt die folgenden Aktionen: Senden, Abbrechen, Löschen, Erinnern und Aktualisieren.

Sie können Aktionsabläufe des Typs Datensätze aktualisieren für Adobe Acrobat Sign-Vereinbarungen wie unten gezeigt erstellen.

Das Startelement des Ablaufs „Datensätze aktualisieren“ definiert, wann der automatisierte Ablauf ausgelöst wird. Im Dialogfeld Start konfigurieren müssen Sie das Salesforce-Objekt angeben, dessen Datensätze den Ablauf auslösen sollen; festlegen, wann der Ablauf ausgelöst werden soll und die Eintragsbedingungen für mindestens ein Feld festlegen.

Die Hintergrundaktion Aktualisiert Datensätze legt eine Hintergrundaktion fest, um die ausgewählten Datensätze, die die Bedingung erfüllen, zu aktualisieren. Um eine Hintergrundaktion des Typs Datensätze aktualisieren zu ändern, können Sie die Aktion „Datensätze aktualisieren“ auswählen und dann die Option Element bearbeiten auswählen.

Im Dialogfeld „Datensatzaktualisierung bearbeiten":

1. Wählen Sie aus, wie der Ablauf die Datensätze suchen soll. Wenn Sie beispielsweise alle Datensätze aktualisieren möchten, die sich auf den Opportunity-Datensatz beziehen, wählen Sie Datensätze aktualisieren, die zum ablaufauslösenden Opportunity-Datensatz gehören, und geben Sie unter Zugehörige Datensätze auswählen dann die Datensatz-ID an.
   
   Hinweis: Die Datensatz-ID muss den Namespace „echosign_dev1“ enthalten. Das Objekt „echosign_dev1“ ist mit den allgemeinen Salesforce-Objekten verknüpft, z. B. Konto oder Opportunity. Wenn sich die Vereinbarungen auf ein benutzerdefiniertes Objekt beziehen, ist dieser Name für die Organisation eindeutig.
2. Legen Sie nach Bedarf Filterbedingungen fest.
3. Legen Sie die Hintergrundaktion fest, indem Sie einen Wert für „echosign_dev1_background_action_c“ eingeben.
4. Wählen Sie dann Fertig aus.

Konfigurieren von Abläufen mit Apex-Aktion

Sie können den Aktionstyp Apex-Aktion in den Salesforce-Abläufen verwenden, um eine im verwalteten Paket enthaltene aufrufbare Methode aufzurufen und die entsprechende Aktion auszuführen.

Sie können einen neuen Prozess erstellen, der bei Datensatzänderungen ausgelöst wird und dann eine Aktion für eine zugehörige Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung aufruft.

Apex-Aktionen unterstützen die folgenden Aktionen: Senden, Abbrechen, Löschen, Erinnern, Aktualisieren und (Vorlage) Laden.

Adobe Acrobat Sign bietet folgende aufrufbare Aktionen, die für Apex-Aktionsabläufe konfiguriert sind:

• Vereinbarung abbrechen [AgreementCancelInvocableAction]
• Vereinbarung löschen [AgreementDeleteInvocableAction]
  
• Vereinbarungsvorlage laden [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
• Vereinbarung senden [AgreementSendInvocableAction]
• Erinnerung an Vereinbarung senden [AgreementRemindInvocableAction]
• Vereinbarung aktualisieren [AgreementUpdateInvocableAction]

Sie können Apex-Aktionsabläufe für Adobe Acrobat Sign-Vereinbarungen wie unten gezeigt erstellen.

Das Element Start ist für ein Salesforce-Objekt konfiguriert, dessen Datensätze den Ablauf auslösen sollen, wenn Vereinbarungen erstellt, aktualisiert oder gelöscht werden. Sie können den Ablaufauslöser konfigurieren und Eintragsbedingungen festlegen. Beispielsweise ist der unten stehende Apex-Aktionsablauf so konfiguriert, dass er ausgelöst wird, wenn ein Datensatz bei Erreichen der Vertragsstufe „Verhandlung/Prüfung“ aktualisiert wird.

Das Element Arbeitsauftrag definiert die Laufzeitvariablen der Vereinbarungsvorlage. Sie müssen eine neue „Variable“-Ressource erstellen, die alle während des Ablaufs zu verwendenden Werte speichert. Im Element Arbeitsauftrag können Sie die Variable auswählen und Werte mit einem entsprechenden Operator festlegen.

Sie können für eine Variable mehrere Werte festlegen. Mit dem Operator „Hinzufügen“ legen Sie beispielsweise fest, dass die Variable die Werte für die Empfänger-ID und die Anhangs-ID auswählt: 

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

Damit eine Variable mehrere Werte akzeptiert, müssen Sie in den Einstellungen für Ihre Variablenressource „Mehrere Werte zulassen (Auflistung)“ aktivieren. So prüfen oder ändern Sie die Variableneinstellungen:

1. Wählen Sie  aus, um die Toolbox zu öffnen.
2. Wählen Sie unter „Auflistungsvariablen“ die Variable aus, die Sie prüfen oder bearbeiten möchten.
3. Prüfen Sie die Einstellungen im Dialogfeld Variable bearbeiten.
4. Um die Variableneinstellungen zu ändern, wählen Sie 
5. Ändern Sie im Dialogfeld Variable bearbeiten die Einstellungen nach Bedarf und wählen Sie dann Fertig.

Das Element Apex-Aktion definiert wie unten gezeigt die Eingabewerte für Ihren Vereinbarungsablauf.

• Im Feld „Vereinbarungsvorlagen-ID“ müssen Sie die Vorlagen-ID für die Vereinbarungsvorlage angeben, für die Sie den Ablauf festlegen möchten. 
• Im Dialogfeld Laufzeitvariablen für Vereinbarungsvorlagen müssen Sie die Variable eingeben, die Sie mit dem Element Arbeitsauftrag oben definiert haben.

Hinweis: Das Feld Laufzeitvariablen für Vereinbarungsvorlagen nimmt nur einen Wert an. Wenn Sie versuchen, mehrere Werte kommagetrennt einzugeben, kann es zu einem Fehler im Ablauf kommen.  

• Im Feld „Asynchrone Verarbeitung“ können Sie den Wert auf „wahr“ oder „falsch“ setzen.
• Im Feld „Master-Datensatz-ID“ müssen Sie die Master-Datensatz-ID eingeben.

Apex-Aktionsabläufe bieten die folgenden Funktionen:

• Geplante Aktionen.
• Automatisches Senden von Vereinbarungsvorlagen, d. h. Vereinbarungen können automatisch generiert und gesendet werden.
• Alle Aktionen können mehrere Anforderungen in einem Aufruf akzeptieren.
• Alle Ausnahmen werden abgefangen und im Ergebnisdatensatz gespeichert und als Fehler im Apex-Debugging-Protokoll protokolliert, um zu vermeiden, dass die Ausführung des Prozesses blockiert wird.
• Der Parameter für die Funktion Vorlage laden (Asynchrone Verarbeitung) steuert, ob die Vorlagenverarbeitung im synchronen oder im asynchronen Modus erfolgt. Aufrufende müssen angeben, ob das Laden der Vorlage im synchronen oder im asynchronen Modus ausgeführt werden soll.
  • Der Standardprozess wird im synchronen Modus ausgeführt. Der Großteil der Prozesse sollte synchron ablaufen..
  • Wenn Automatisch senden aktiviert ist, muss sich der Prozess im synchronen Modus befinden.
  • Ein nennenswerter asynchroner Prozess kann das Laden eines Adobe Acrobat Sign-Bibliotheksdokuments sein.

Apex-Aktionsabläufe haben folgende Einschränkungen:

• Die Kombination aus Vorlagen für automatisches Senden und Adobe Sign-Bibliotheksdokumenten wird nicht unterstützt, da in Salesforce ein Thread keinen anderen Thread auslösen kann.
  
• Bei allen Parametern, die an die aufrufbare Aktion übergeben werden, können Sie nur auf übergeordnete Felder verweisen. Sie können keine Aktionen für untergeordnete Vereinbarungen unter einem Stammsatz ausführen.
• Aktionen, die einen Wert zurückgeben (z. B. das Abrufen von Dokumentinformationen oder einer Signatur-URL) werden nicht unterstützt.