Adobe Acrobat Sign für Microsoft Dynamics Workflows: Benutzerhandbuch

Das Microsoft Dynamics Workflow-System bietet eine Reihe hochgradig anpassbarer verwandter Objekte, mit denen du Prozesse in der Dynamics-Umgebung automatisieren kannst.  Diese Prozesse können manuell von Benutzenden ausgelöst oder so konfiguriert werden, dass sie beim Auftreten bestimmter Ereignisse ausgelöst werden.

In diesem Dokument werden die Adobe Acrobat Sign-Objekte beschrieben, die in Version 7 des Adobe Acrobat Sign für MS Dynamics CRM-Pakets hinzugefügt wurden.

Es ist nicht als detaillierte Erklärung des benutzerdefinierten Workflow-Systems innerhalb von Dynamics gedacht.

Adobe Acrobat Sign für MS Dynamics CRM unterstützt die Erstellung benutzerdefinierter Workflows nur mit dem Installationspaket Version 7 für die 365 CRM-Lösung.

Dieses Paket enthält Folgendes:

• Sieben Aktivitäten, also separate Aktionen, mit denen du deine eigenen benutzerdefinierten Prozesse erstellen kannst
• Zwei bereits vorkonfigurierte Aktionen, die ausgezeichnet als wiederverwendbare Prozesse für mehrere Arbeitsabläufe verwendet werden können
• Einen Arbeitsablauf als Funktionsbeispiel (im Status „Entwurf“) für das Senden einer automatischen Vereinbarung, wenn eine Opportunity auf „Gewonnen“ gesetzt wird

Die vorherige Version von Dynamics (2011/2013/2016) wird von Version 7 des Adobe Acrobat Sign-Pakets nicht unterstützt.

Activities

Aktivitäten sind die Bausteine von Aktionen und Arbeitsabläufen, wobei jede Aktivität eine eigenständige Aufgabe definiert, die Eingaben aus vorherigen Aktivitäten oder Ereignissen berücksichtigen und Ausgaben für nachfolgende Aktivitäten generieren kann.

Durch Verkettung einer Reihe von Aktivitäten wird eine Aktion oder ein Arbeitsablauf erstellt.

Es stehen sieben Adobe Acrobat Sign-Aktivitäten zur Verfügung:

Aktionen

Aktionen sind eine Art von Prozess, die Aktivitäten miteinander verknüpfen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Aktionen sind jedoch nicht direkt für Benutzer verfügbar.

Stattdessen können sie als wiederverwendbare Module betrachtet werden, die in Arbeitsabläufe integriert werden können. Einige sorgfältig erstellte Aktionen können in eine Vielzahl unterschiedlicher Arbeitsabläufe integriert werden, ohne dass diese allgemeinen Schritte neu konfiguriert werden müssen.

Zwei vorkonfigurierte Aktionen sind verfügbar und einsatzbereit.

Hierbei handelt es sich um einfache, häufig verwendete verbreitete Prozesse, die du bei der Erstellung Ihrer eigenen benutzerdefinierten Arbeitsabläufe nutzen kannst:

Workflow

Workflows sind eine Art von Prozess, der vom System oder von Benutzenden bei Bedarf ausgeführt werden kann.

Workflows werden in der Regel mit einer oder mehreren Aktionen, Bedingungen oder Aktivitäten erstellt.

Workflows können je nach Konfiguration auf Änderungen auf Feldebene reagieren oder von Benutzenden über das Menü Weitere Optionen (...) in jeder Entität initiiert werden.

Das Paket Adobe Acrobat Sign für MS Dynamics CRM v7 verfügt über einen vorkonfigurierten Workflow im Entwurfsstatus. Dieser Workflows wurde mit Aktivitäten entwickelt, um die entsprechende Struktur zu veranschaulichen, hätte aber genauso mit einem bedingungsgesteuerten Auslöserereignis und einer Aktion erstellt werden können, die die Aktivitäten enthält:

Erstellen eines benutzerdefinierten Arbeitsablaufprozesses (Beispiel)

Im Folgenden findest du ein Beispiel dafür, wie du einen einfachen Prozess erstellen kannst, um eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) an einen Kontakt im Dynamics-System zu senden.

In diesem Beispiel wird von einigen Annahmen ausgegangen, die einen Rahmen für Entscheidungen in Bezug auf den Arbeitsablauf bieten:

• Jeder, der eine Geheimhaltungsvereinbarung erhält, ist als Kontakt im Dynamics-System vorhanden.
• Die Datei der Geheimhaltungsvereinbarung unterliegt der Versionskontrolle und wird über die Prozesshinweise und nicht über die Entität angehängt.
• Der Eigentümer des Kontakts muss die Vereinbarung gegenzeichnen.
• Die Vereinbarung muss an eine E-Mail-Archivdatei gesendet werden.

Wenn du noch nicht damit vertraut bist, wie die Ausgabewerte einer Aktivität einer nachfolgenden Aktivität als Eingabewerte übergeben werden können, solltest du dir einen Moment Zeit nehmen, um diesen Prozess genauer anzuschauen.

So erstellst du den Prozess:

• Navigiere zu Adobe Acrobat Sign-Admin > Neuen Workflow erstellen.
  • Ein neues Überlagerungsfenster mit dem Namen Prozess erstellen wird geöffnet.
• Gib dem Prozess einen intuitiven Namen. Nur Administratoren können den Namen des Prozesses sehen.
• Wähle Aktion aus der Auswahlliste Kategorie aus.
• Wähle die primäre Entität aus der Auswahlliste Entität aus.
  • Jede Entität in Dynamics kann ausgewählt werden und stellt die Objekte bereit, die der Prozess im Workflow verwenden kann.
  • Keine (global) ist eine Option für Arbeitsabläufe, die nicht an Entitäten gebunden sind.

In diesem Beispiel wird davon ausgegangen, dass jeder, dem eine Geheimhaltungsvereinbarung gesendet wird, ein Kontakt ist. Daher verwenden wir Kontakt als primäre Entität.

• Klicke auf OK.
  • Eine PowerApps -Seite wird geöffnet und zeigt die Seite Prozessinformationen an.

Der Schritt-für-Schritt-Prozess wird unten auf der Seite erstellt. Blättere nach unten zum Abschnitt Schritt hinzufügen.

• Klicke auf Schritt hinzufügen.
• Scrolle nach unten zum Auswahllistenelement Adobe Acrobat Sign und klappe das Untermenü aus.
  • Die sieben Aktivitäten für Adobe Acrobat Sign werden angezeigt:
    • AdobeSign.Activities.AddDocument
    • AdobeSign.Activities.AddRecipient
    • AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
    • AdobeSign.Activities.CreateAgreement
    • AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
    • AdobeSign.Activities.GetAgreementId
    • AdobeSign.Activities.SendAgreement

Der vollständige Prozess zur Signatur eines Dokuments umfasst mindestens drei dieser Aktivitäten in etwa dieser Reihenfolge:

Eine Vereinbarung erstellen: Die Vereinbarung ist das Container-Objekt, das alle Konfigurationswerte für die vollständige Transaktion über das Adobe Acrobat Sign-System enthält.

Zum Erstellen der Vereinbarung gibt es zwei Optionen:

• Vereinbarung aus Vorlage erstellen: Verwendet eine Vereinbarungsvorlage, die bereits definiert sein muss, um alle Feldwerte zu importieren.
• Vereinbarung erstellen: Gibt die Werte der Vereinbarung auf Feldebene nur für diesen Prozess an.

Dokument hinzufügen: Hängt die zu sendende Datei bzw. die zu sendenden Dateien an.

• In Dynamics können Dateien mit maximal 5 MB hochgeladen werden.
• Dokumente werden je nach Anforderung entweder in der primären Entität oder im Prozess über das Feld Hinweise hinzugefügt.
  • An primäre Entitäten angehängte Dokumente sind in der Regel benutzerdefinierte Dokumente, wie ein individueller Vertrag, der einer Opportunity angehängt wird.
  • Dokumente, die an einen Prozess angehängt werden, können versionsgesteuerte Standarddokumente sein, wie eine Geheimhaltungsvereinbarung.

Empfänger hinzufügen: Empfänger sind die Personen, die im Abschlusspfad für die Vereinbarung enthalten sind. Dazu gehören:

• Unterzeichner: Jeder, der eine rechtsgültige Signatur leisten muss
• Genehmiger: Empfänger, die das Dokument nur genehmigen, aber nicht notwendigerweise signieren müssen
• CCs: Reine Beobachter; CC-Empfänger haben keine Möglichkeit, die Vereinbarung zu beeinflussen
  • Eine hervorragende Option zur automatischen Archivierung eines Dokumenttyps unter einer E-Mail-Adresse

Es gibt zwei Optionen zum Hinzufügen von Empfängern:

• Empfänger mit Suche hinzufügen: Nutzt Dynamics zum Importieren von Empfänger-E-Mail-Adressen einer Dynamics-Entität.
• Empfänger hinzufügen: Ermöglicht die Aufnahme eines Empfängers, der nicht mit einer Dynamics-Entität verknüpft ist, indem die E-Mail-Adresse explizit konfiguriert wird.

Vereinbarung senden: Die Aktivität, bei der die konfigurierte Vereinbarung an den Adobe Acrobat Sign-Dienst gesendet wird, wodurch der Signaturprozess gestartet wird

In unserem Beispiel mit der Geheimhaltungsvereinbarung werden fünf der sechs Aktivitäten (nur eine Aktivität des Typs „Vereinbarung erstellen“ ist möglich) in einem Prozess mit fünf Schritten verwendet:

1. Schritt hinzufügen: AdobeSign.Activities.CreateAgreement

• Klicke im Schrittdatensatz auf Eigenschaften festlegen, um die Eigenschaften für die Aktivität zu öffnen.

• Lege den Vereinbarungsnamen fest: Der Vereinbarungsname wird in den Benachrichtigungs-E-Mails an deine Empfänger angezeigt und stellt die Vereinbarung im gesamten Dynamics-System dar. Verwende einen intuitiven Namen, der einen Hinweis auf die Art des Dokuments gibt, die deine Empfänger erwarten.
• Wenn du fertig sind, klicke auf Speichern und schließen.

Feldwerte für dieses Beispiel:

• Die Vereinbarungsnachricht wurde geändert, um sinnvolle Anweisungen in Bezug auf das angehängte Dokument zu geben.
• Ein Ablaufwert von 5 wurde eingefügt, um sicherzustellen, dass dieses rechtliche Dokument innerhalb eines akzeptablen Zeitraums bearbeitet wird.
  • Die Vereinbarung läuft nach 5 Kalendertagen ab und wird automatisch abgebrochen.
• Die primäre E-Mail-Adresse der übergeordneten Entität wird als erster Empfänger importiert.
• Als Erinnerung ist eine tägliche Wiederholung geplant (bei Ablauf der Vereinbarung in fünf Tagen).

2. Schritt hinzufügen: AdobeSign.Activities.AddDocument

• Klicke im Schrittdatensatz auf Eigenschaften festlegen, um die Eigenschaften für die Aktivität zu öffnen.
  • Gib den Wert für die Vereinbarungs-ID in das Feld Vereinbarungs-ID-Eingabe ein.
  • Definiere das Feld Dokumente hinzufügen aus.
  • Definiere das Feld Prozess auswählen, wenn du die Datei aus einem Prozess anhängst.
  • Konfiguriere alle anderen erforderlichen Felder.
• Klicke auf Speichern und schließen.

Feldwerte für dieses Beispiel:

• Das Feld Dokumente hinzufügen aus ist so konfiguriert, dass die Datei mit der Geheimhaltungsvereinbarung aus den Prozesshinweisen abgerufen wird.
• Prozess auswählen: Da wir die Datei aus einem Prozess abrufen, müssen wir angeben, welcher Prozess die Datei enthält.
  • Die Suche in diesem Beispiel bezieht sich auf denselben Prozess, den wir derzeit erstellen.
• Das Feld Dokumentname bleibt leer. Da der Schwerpunkt dieses Prozesses sehr eng gefasst ist und nur Geheimhaltungsvereinbarungen betrifft, wird nicht erwartet, dass außer der Datei mit der Geheimhaltungsvereinbarung noch etwas anderes an den Prozess angehängt wird.
• Nur die neueste Version des Dokuments hinzufügen ist auf Wahr gesetzt. Wenn es mehrere Versionen der Geheimhaltungsvereinbarung gibt, möchten wir nicht alle Versionen senden, sondern nur die aktuellste.

3. Schritt hinzufügen: AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (Benutzer)

• Klicke im Schrittdatensatz auf Eigenschaften festlegen, um die Eigenschaften für die Aktivität zu öffnen.
  • Gib den Wert für die Vereinbarungs-ID in das Feld Vereinbarungs-ID-Eingabe ein.
  • Da hier ein Empfänger durch eine Suche hinzugefügt wird, definiere die Entität, die deinen Empfänger identifiziert: Lead, Kontakt oder Benutzer.
  • Definiere die Empfängerrolle: Handelt es sich bei dem Empfänger um einen Unterzeichner, Genehmiger oder eine CC-Partei?
  • Definiere die Empfängerreihenfolge: Da dies der zweite Empfänger ist, gib 2 ein.
    •  Weil für die Aktivität CreateAgreement die Option Primäre E-Mail-Adresse aus übergeordneter Entität festgelegt ist, wird diese E-Mail-Adresse als erster Empfänger hinzugefügt.
  • Definiere die Identitätsprüfung: Die Standardeinstellung lautet „E-Mail“. Wenn du die zweistufige Überprüfung hinzufügen möchtest, passe das Feld entsprechend an.
  • Konfiguriere alle anderen erforderlichen Felder.
• Klicke auf Speichern und schließen.

Feldwerte für dieses Beispiel:

• Da dies der zweite Empfänger ist, wird als Typ der Entität die Option Benutzer ausgewählt. Interne Gegensignaturen finden in der Regel erst statt, nachdem der externe Empfänger seine Signatur geleistet hat.
• Benutzer als Empfänger hinzufügen ist für die Suche nach dem Benutzer konfiguriert.
• Der standardmäßige Unterzeichner wird nicht verändert, da eine Signatur erforderlich ist.
• 2 wird in das Feld Empfängerreihenfolge eingegeben. Der interne Unterzeichner folgt immer dem externen Unterzeichner.

4. Schritt hinzufügen: AdobeSign.Activities.AddRecipient

• Klicke im Schrittdatensatz auf Eigenschaften festlegen, um die Eigenschaften für die Aktivität zu öffnen.
  • Gib den Wert für die Vereinbarungs-ID in das Feld Vereinbarungs-ID-Eingabe ein.
  • Gib optional einen Wert im Feld Vollständiger Namen des Empfängers an, falls vorhanden.
  • Füge die E-Mail-Adresse des Empfängers hinzu.
  • Definiere die Empfängerrolle: Handelt es sich bei dem Empfänger um einen Unterzeichner, Genehmiger oder eine CC-Partei?
  • Definiere die Empfängerreihenfolge: Da dies der dritte Empfänger ist, gib 3 ein.
  • Konfiguriere alle anderen erforderlichen Felder.
• Klicke auf Speichern und schließen.

Feldwerte für dieses Beispiel:

• Dieser Empfänger ist die CC-Partei für das interne Geheimhaltungsvereinbarungsarchiv unter einer E-Mail-Adresse.
• Anstelle des Namens einer Person wird stattdessen eine Beschreibung in das Feld Vollständiger Name des Empfängers eingefügt.
• Die vollständige E-Mail-Adresse wird hinzugefügt.
• Die Option „CC“ wird ausgewählt, da dieser Empfänger lediglich unsere signierten Geheimhaltungsvereinbarungen erhält, um sie zu Sicherungszwecken aufzubewahren.
• 3 wird in das Feld Empfängerreihenfolge eingegeben. Der Empfänger ist technisch gesehen kein Bestandteil des Signaturzyklus, aber das Feld erfordert eine Eingabe.
  • CC-Empfänger sollten immer nach den Empfängern aufgelistet werden, die an dem Signatur-/Genehmigungsprozess teilnehmen.

5. Schritt hinzufügen: AdobeSign.Activities.SendAgreement

• Klicke im Schrittdatensatz auf Eigenschaften festlegen, um die Eigenschaften für die Aktivität zu öffnen.
  • Gib den Wert für die Vereinbarungs-ID in das Feld Vereinbarungs-ID-Eingabe ein.
• Klicke auf Speichern und schließen.

Sobald alle Schritte konfiguriert sind:

• Blätter zum Seitenanfang und klicke auf die Registerkarte Hinweise.
• Klicke bei geöffneter Registerkarte Hinweise in das Feld mit dem Eintrag Hinweis eingeben.
  • Der Inhalt der Registerkarte ändert sich erneut und es wird die Schaltfläche Datei anhängen angezeigt.
• Klicke auf Datei anhängen.

Ein neues Popup-Fenster mit der Schaltfläche Durchsuchen wird generiert, sodass du nach deiner Datei suchen und sie anhängen kannst.

• Klicke auf Durchsuchen...
• Suche die Datei und öffne sie.
  • Dadurch wird der Dateipfad in das Feld Dateiname importiert und das Fenster Durchsuchen... wird geschlossen.
• Klicke auf die Schaltfläche Anhängen.
• Klicke auf die Schaltfläche Schließen.

Die Datei ist jetzt ordnungsgemäß an die Prozesshinweise angehängt.

Nachdem die Datei dem Abschnitt „Hinweise“ des Prozesses angehängt wurde, musst du nur noch den Prozess aktivieren.

• Klicke oben im Fenster auf die Schaltfläche Aktivieren.

Wenn das Fenster eingeblendet wird, in dem du gefragt wirst, ob du die Aktivierung vornehmen möchtest, klicke auf Aktivieren.

Wenn keine Fehler vorliegen, wird die Seite aktualisiert und die Schaltfläche Deaktivieren wird oben auf der Seite angezeigt (sie ersetzt die Schaltfläche Aktivieren).

Die Aktion ist abgeschlossen.

Um sie Benutzern zur Verfügung zu stellen, musst du sie mit einem Arbeitsablauf verknüpfen:

• Klicke oben links im Fenster auf die Schaltfläche „Schließen“, um die PowerApp-Seite zu schließen.
• Kehre zur Seite Adobe Acrobat Sign-Admin zurück und klicke erneut auf Neuen Workflow erstellen.
  • Das Überlagerungsfenster Prozess erstellen wird geöffnet.
• Wähle Arbeitsablauf aus der Auswahlliste Kategorie aus.
• Wähle aus der Auswahlliste Entität dieselbe primäre Entität aus, die du auch für den Prozess ausgewählt hast.
  • Hierbei handelt es sich um die Entität, in der die Absender den aufgeführten Arbeitsablauf finden können.
• Klicke auf OK.

Die Seite Prozessinformationen wird geladen.

Da dies ein Beispiel für eine Geheimhaltungsvereinbarung ist, möchten wir den Prozess als On-Demand-Option aktivieren.

• Aktiviere das Kontrollkästchen Als On-Demand-Prozess.
• Klicke im Prozessgenerator auf die Schaltfläche Schritt hinzufügen.
• Wähle Aktion ausführen aus der Liste der Optionen aus.

• Wähle im Feld Aktion den Prozess aus, der gerade erstellt wurde.
  • Das Feld Entität wird basierend auf dem ausgewählten Prozess automatisch ausgefüllt.
• Klicke im Schrittdatensatz auf Eigenschaften festlegen, um die Eigenschaften für die Aktivität zu öffnen.
  • Konfiguriere die Zieleinstellung.
• Klicke auf Speichern und schließen.
• Wenn alle Schritte konfiguriert sind, blättere zum Seitenanfang und klicke auf Aktivieren.
  • Klicke erneut auf Aktivieren, wenn du dazu aufgefordert wirst.

Der Arbeitsablauf ist fertig und mit der primären Entität verknüpft (in diesem Beispiel der Kontakt).

Testen des Arbeitsablaufs:

• Navigiere zu einem Kontakt.
• Klicke im Menüband auf die Liste Weitere Optionen (…).
• Klicke auf Arbeitsablauf ausführen.

Es wird eine Liste der Arbeitsabläufe angezeigt, die mit der Entität verknüpft sind.

• Aktiviere das Kontrollkästchen neben dem Arbeitsablauf, den du auslösen möchtest.
• Klicke unten im Fenster auf Hinzufügen, um den Arbeitsablauf zu starten.

• Klicke auf OK, wenn du gefragt wirst, ob du den Arbeitsablauf ausführen möchtest.

Hybrid-Routing von Signaturflüssen

Unter dem Hybrid-Routing von Signaturflüssen versteht man einen sequenziellen Signaturprozess, der eine oder mehrere Phasen aufweist, in denen der Signaturprozess parallel verläuft. 

Das hybride Routing erfordert mehr als jede andere Art von Signaturfluss ein umfassendes Verständnis der Form  und der Reihenfolge, in der die Signaturen erwartungsgemäß vorgenommen werden.

Die Feldzuweisung (Unterzeichner 1, Unterzeichner 2 usw.) basiert auf der Reihenfolge, in der die Empfänger im Prozess oder in der Benutzeroberfläche aufgeführt werden.  In einer parallelen Signaturphase haben alle Empfänger dieselbe Nummer in der Empfängerreihenfolge. Die physische Platzierung im Prozess/in der Benutzeroberfläche ist also dein einziger Hinweis darauf, auf welche Formularfelder der Empfänger Zugriff hat.

Der oberste Empfänger im Prozess/in der Benutzeroberfläche ist Unterzeichner 1.

Der zweite aufgeführte Empfänger im Prozess/in der Benutzeroberfläche ist Unterzeichner 2, selbst wenn der Signaturfluss parallel ist und für beide Empfänger eine Empfängerreihenfolge von 1 angegeben ist.

Anforderungen und Einschränkungen für Hybrid-Routing

• Hybrid-Routing funktioniert nur, wenn es im Adobe Acrobat Sign-Konto aktiviert ist.
  • Melde dich bei Adobe Acrobat Sign als Kontoadmin an.
  • Navigiere zu Konto > Sendeeinstellungen > Signierreihenfolge > Absender erlauben, die hybride Routingreihenfolge anzugeben
  • Speichere die Einstellung.
• Vereinbarungsvorlagen  können nicht für die Nutzung von Hybrid-Routing konfiguriert werden.
• Hybrid-Routing wird nicht unterstützt, wenn die Signaturart = Handschriftliche Signatur ist.
• Hybrid-Routing unterstützt keinen Prozess, bei dem für die Signierreihenfolge des Absenders eine der folgenden Optionen festgelegt ist:
  • Ich unterzeichne zuerst
  • Ich unterzeichne zuletzt
  • Ich bin der einzige Unterzeichner

• Wird Primäre E-Mail-Adresse aus übergeordneter Entität ausgewählt, erhält der Empfänger eine Empfängerreihenfolge von 1. Wenn andere Empfänger mit einer Empfängerreihenfolge von 1 vorhanden sind, gelten die Regeln für Hybrid-Routing.
• Wenn ein Prozess definiert ist, bei dem die Eingegebene Reihenfolge = Falsch ist ist (was auf einen parallelen Signaturfluss hinweist), aber die Empfänger nicht alle denselben Wert für die Empfängerreihenfolge haben (was auf einen sequenziellen Signaturfluss hinweist), gelten die Regeln für Hybrid-Routing.

Häufige Ursachen für Prozessfehler

Manchmal schlägt ein Prozess ohne Konfigurationsfehler während der Laufzeit fehl.

Die folgenden Gründe sind dafür eine häufige Ursache:

• Dem Abschnitt Hinweis, aus dem du die Datei abrufen möchtest, wurde keine Datei angehängt.
• Die Methode zur Identitätsverifizierung, die in der Aktivität AddRecipient oder CreateAgreement definiert ist, ist laut den Einstellungen in Ihrem Adobe Acrobat Sign-Konto nicht zulässig.
• Für die primäre Entität ist kein Kontakt vorhanden und für die CreateAgreement-Aktivität wurde Primäre E-Mail-Adresse aus übergeordneter Entität hinzufügen auf „Wahr“ gesetzt.