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Adobe Sign für Microsoft Dynamics Workflows: Benutzerhandbuch

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Übersicht

Das Microsoft Dynamics Workflow-System bietet eine Reihe hochgradig anpassbarer verwandter Objekte, mit denen Sie Prozesse in der Dynamics-Umgebung automatisieren können.  Diese Prozesse können manuell von einem Benutzer ausgelöst oder so konfiguriert werden, dass sie beim Auftreten definierter Ereignisse ausgelöst werden.

In diesem Dokument werden die Adobe Sign-Objekte beschrieben, die in Version 7 des Adobe Sign für MS Dynamics CRM-Pakets hinzugefügt wurden.

Es ist nicht als detaillierte Erklärung des benutzerdefinierten Workflow-Systems innerhalb von Dynamics gedacht.

Adobe Sign für MS Dynamics CRM unterstützt die Erstellung benutzerdefinierter Arbeitsabläufe nur mit dem Installationspaket Version 7 für die 365 CRM-Lösung.

Dieses Paket enthält Folgendes:

  • Sieben Aktivitäten, also separate Aktionen, mit denen Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Prozesse erstellen können
  • Zwei bereits vorkonfigurierte Aktionen, die ausgezeichnet als wiederverwendbare Prozesse für mehrere Arbeitsabläufe verwendet werden können
  • Einen Arbeitsablauf als Funktionsbeispiel (im Status „Entwurf“) für das Senden einer automatischen Vereinbarung, wenn eine Opportunity auf „Gewonnen“ gesetzt wird

Vorherige Version von Dynamics (2011/2013/2016) wird von Version 7 des Adobe Sign-Pakets nicht unterstützt.

Hinweis:

Bevor Sie einen Arbeitsablauf erstellen, sollten Sie das zu signierende Formular genau kennen und sich über die Anzahl/Reihenfolge der Empfänger im Klaren sein, die in den Signierprozess einbezogen werden sollen.

Es gibt mehrere Optionen, mit denen die Reihenfolge der Signaturen geändert werden kann. In der Regel wird ein Empfänger in die erste Empfängerposition eingefügt, wodurch die anderen Empfänger im Stapel nach unten rücken.


Activities

Aktivitäten sind die Bausteine von Aktionen und Arbeitsabläufen, wobei jede Aktivität eine eigenständige Aufgabe definiert, die Eingaben aus vorherigen Aktivitäten oder Ereignissen berücksichtigen und Ausgaben für nachfolgende Aktivitäten generieren kann.

Durch Verkettung einer Reihe von Aktivitäten wird eine Aktion oder ein Arbeitsablauf erstellt.

Es stehen sieben Adobe Sign-Aktivitäten zur Verfügung:

Die Felder:

Vereinbarungsname: Der Name der Vereinbarung, wie er in den E-Mail-Nachrichten an die Empfänger angezeigt und wie er in der gesamten Dynamics-Umgebung referenziert wird

Vereinbarungsnachricht: Die globale Nachricht, die den E-Mail-Benachrichtigungen an die Empfänger hinzugefügt wird

Signaturart: Definiert den Signaturfluss, der von Adobe Sign erzwungen wird. Es gibt zwei Optionen:

  • ESIGN: Verwendet elektronische Signaturen, die vollständig in einer Internetsitzung angewendet werden.  Empfänger können Desktop- oder mobile Plattformen verwenden, um die Signatur anzuwenden.
  • WRITTEN: Wird verwendet, wenn eine physische Signatur erforderlich ist. Bei diesem Prozess wird der Empfänger aufgefordert, die Datei zu drucken, das Dokument physisch zu signieren, das Dokument dann wieder im PDF-Format zu scannen und erneut in das System hochzuladen

Kennwort zum Öffnen der signierten PDF festlegen: Ein optionales Feld, das eine Kennwortzeichenfolge akzeptiert, die auf das endgültig signierte Dokument angewendet wird. Zum Anzeigen der signierten PDF-Datei muss in jedem Fall das Kennwort eingegeben werden.

Tage bis zum Ablauf der Vereinbarung: Der in dieses Feld eingegebene Wert gibt an, wie viele Tage die Vereinbarung nach ihrer Erstellung signierbar bleibt. Alle Empfänger müssen ihren Teil des Signaturprozesses abschließen, bevor dieser Timer abläuft. Andernfalls wird die Vereinbarung abgebrochen.

Signieroptionen des Absenders: Steuert den Signaturfluss des Empfängers in Bezug auf den Absender. Es gibt vier Optionen:

  • Ich unterzeichne nicht: Wenn nicht erwartet wird, dass der Absender unterschreibt, einfach weil er der Absender ist.
    • Denken Sie daran, dass der Absender über andere Methoden als Empfänger hinzugefügt werden kann, zum Beispiel durch eine Suche.
  • Ich unterzeichne zuerst: Fügt den Absender der Vereinbarung als ersten Unterzeichner in den Empfängerstapel ein.
  • Ich unterzeichne zuletzt: Fügt den Absender der Vereinbarung als letzten Unterzeichner in den Empfängerstapel ein.
  • Ich bin der einzige Unterzeichner: Wird für Prozesse verwendet, bei denen nur der Absender eine Signatur vornehmen würde, zum Beispiel bei Urlaubsanträgen.
Vorsicht:

Die Signieroptionen des Absenders wirken sich direkt auf die Signierreihenfolge der Vereinbarung aus und überschreiben die Empfängerreihenfolge, die in den AddRecipient-Aktivitäten definiert sind.

Wenn Sie einen Empfänger mit einem Wert von 1 für die Empfängerreihenfolge definiert haben und dann die Aktivität CreateAccount so konfigurieren, dass der Absender als erster Unterzeichner eingefügt wird (Ich unterzeichne zuerst), werden die Werte für die Empfängerreihenfolge funktional im Stapel nach unten verschoben.

1 wird wie 2 behandelt und erhält nur Zugriff auf die Felder des Unterzeichners 2.

2 wird wie 3 behandelt usw.

 

Persönliche Signatur: Wird verwendet, wenn Sie erwarten, dass sich der Empfänger am selben physischen Standort wie der Absender befindet, und eine persönliche Signatur zulassen möchten, die auf dem System des Absenders gehostet wird.

Diese Methode durchläuft nicht den Standard-E-Mail-Verifizierungsprozess. Es wird daher dringend empfohlen, zusätzliche nicht triviale Informationen in dem Formular zu erfassen (z. B. Führerschein, Sozialversicherungsnummer usw.), um eine angemessene Verknüpfung mit der betreffenden Person zu gewährleisten.

Signierreihenfolge erforderlich: Diese Option bestimmt den Arbeitsablauf der zentralen Vereinbarung.

  • Wenn dieser Wert auf „Wahr“ gesetzt ist, wird ein sequenzieller Signaturprozess befolgt, bei dem jeweils ein Empfänger auf die Vereinbarung zugreifen kann. Jeder Empfänger wird benachrichtigt, sobald er mit der Bearbeitung der Vereinbarung an der Reihe ist, jedoch nicht vorher.
  • Wenn der Wert auf „Falsch“ gesetzt ist, wird ein paralleler Signaturprozess befolgt, bei dem alle Empfänger gleichzeitig benachrichtigt werden und die Signaturen/Annahme in beliebiger Reihenfolge vorgenommen werden können.

URL für Zielseite nach Signatur: Eine öffentliche URL, an die Ihre Unterzeichner weitergeleitet werden sollen, sobald sie ihre Signatur geleistet haben.

  • Wenn kein Wert angegeben wird, wird die von Adobe Sign bereitgestellte Standardseite nach der Signatur angezeigt.

Verzögerung in Sekunden für Umleitung: Wenn eine URL für Zielseite nach Signatur angegeben wird, legt dieses Feld die Anzahl der Sekunden fest, die der Browser nach der Bearbeitung der Vereinbarung wartet, bevor die Umleitung ausgelöst und die Zielseiten-URL im Browser angezeigt wird.

Identitätsprüfung: Mit dieser Einstellung wird die Standardüberprüfungsmethode für alle Empfänger festgelegt, die der Vereinbarung zugeordnet sind.

  • Dies gilt insbesondere für Vereinbarungen, die Empfänger ohne Verwendung der Aktivität AddRecipient importieren:
    • Wenn für Signieroptionen des Absenders „Ich unterzeichne zuerst“, „Ich unterzeichne zuletzt“ oder „Ich bin der einzige Unterzeichner“ festgelegt ist
    • Wenn Primäre E-Mail-Adresse aus übergeordneter Entität hinzufügen auf „Wahr“ gesetzt ist
  • Empfänger, die über eine nachfolgende AddRecipient-Aktivität hinzugefügt werden, haben die Möglichkeit, die standardmäßige Methode zur Identitätsüberprüfung zu überschreiben.

Alle Empfänger werden überprüft, zumindest durch Authentifizierung bei der E-Mail-Adresse, an die die Vereinbarung gesendet wird.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist in verschiedenen Formen verfügbar:

  • E-Mail: Dies ist der Standardvalidierungstyp. Wird für jeden Empfänger verwendet.
  • Telefon: Zwei-Faktor-Verifizierung, bei der eine SMS-Nachricht an den Empfänger gesendet wird, wenn dieser versucht, auf die Vereinbarung zuzugreifen.
    • Die Telefonnummer des Empfängers und die Landesvorwahl müssen im Feld Telefonnummer des Empfängers und im Feld Ländercode des Empfängers für das AddRecipient-Objekt angegeben werden.
  • Kennwort: Zwei-Faktor-Verifizierung, bei der eine standardmäßige alphanumerische Kennwortzeichenfolge verwendet wird.
    • Das Kennwort muss dem Empfänger über eine externe Methode mitgeteilt werden.
  • Knowledge Base: Zwei-Faktor-Verifizierung nur für Empfänger in den USA.
    • Verwendet nicht triviale Daten aus öffentlichen Datenbanken, um eine Reihe persönlicher Fragen abzufragen.
  • Web-Identität: Zwei-Faktor-Verifizierung mittels einer erfolgreichen Authentifizierung bei einer der verschiedenen Social Media-Websites.
    • Gültige Websites für die Authentifizierung sind Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live oder Twitter.

Kennwort für Identitätsprüfung festlegen: Die Kennwortzeichenfolge, die verwendet werden soll, wenn die Kennwortüberprüfung ausgewählt ist.

Primäre E-Mail-Adresse aus übergeordneter Entität als Empfänger hinzufügen: Wenn dieser Wert auf Wahr gesetzt ist, wird die E-Mail-Adresse der primären Entität als erster Unterzeichner im Signaturprozess importiert.

Vorsicht:

Primäre E-Mail-Adresse aus übergeordneter Entität als Empfänger hinzufügen wirkt sich direkt auf die Signierreihenfolge der Vereinbarung aus und überschreibt den Wert für die Empfängerreihenfolge, die in den AddRecipient-Aktivitäten definiert ist.

Wenn Sie einen Empfänger mit einem Wert von 1 für die Empfängerreihenfolge definiert haben und dann für die Aktivität CreateAccount die Option Primäre E-Mail-Adresse aus übergeordneter Entität als Empfänger hinzufügen aktivieren, werden die Werte für die Empfängerreihenfolge funktional im Stapel nach unten verschoben.

1 wird wie 2 behandelt und erhält nur Zugriff auf die Felder des Unterzeichners 2.

2 wird wie 3 behandelt usw.

 

Erinnerungen für Empfänger planen: Definiert einen Erinnerungszyklus für die Vereinbarung. Es stehen drei Optionen zur Auswahl:

  • Nie: Es sind keine Erinnerungen geplant.  Erinnerungen können weiterhin auf Anforderung über das Objekt Vereinbarung in Dynamics gesendet werden.
  • Täglich, bis zur Signatur: Bis zur Signatur der Vereinbarung wird täglich eine Erinnerungs-E-Mail versendet.
    • Es sind zehn Wiederholungen möglich. Nach 10 Tagen läuft die Erinnerung ab.
  • Jede Woche, bis zur Signatur: Bis zur Signatur der Vereinbarung wird alle sieben Tage eine Erinnerungs-E-Mail versendet.
    • Es sind sieben Wiederholungen möglich. Nach 60 Tagen läuft die Erinnerung ab.

 

Das Feld:

Vereinbarungsvorlage auswählen: Ein Suchfeld, in dem die verfügbaren Adobe Sign-Vorlagen angezeigt werden, die Sie zum Generieren einer Vereinbarung verwenden können

 

GetAgreementId

GetAgreementID hat keine Eingabefelder und nur eine Ausgabe, die Vereinbarungs-ID.

Die Felder:

Vereinbarungs-ID-Eingabe: Importieren Sie die Vereinbarungs-ID aus der Aktivität CreateAgreement.

Dokumente hinzufügen aus: Definiert die Quelle des Dokuments. Dokumente werden immer aus den Hinweisen des Zielobjekts abgerufen.  Es gibt zwei mögliche Optionen:

  • Hinweise zur primären Entität: Das Dokument wird aus dem Hinweisfeld der primären Entität abgerufen.

Beispiel: Wenn Sie Opportunitys Angebote hinzufügen, kann Ihr Arbeitsablauf so konfiguriert werden, dass die Opportunity als primäre Entität verwendet wird. 

Wenn der Arbeitsablauf ausgelöst wird, geht der Prozess zur Opportunity über und ruft die die Datei(en) ab, die an die Opportunity-Hinweise angehängt sind, an die das Angebot angehängt wird.

  • Prozesshinweise: Die Dokumente werden aus dem Hinweisfeld für einen Prozess und nicht für eine Entität abgerufen.

Beispiel: Ein Paket mit Standarddokumenten für neue Mitarbeiter. Da es sich um Standarddokumente mit Standardformularen handelt, wäre es nicht sinnvoll, jedem neuen Benutzer, den Sie einstellen, spezifische Kopien der leeren Dokumente anzuhängen.  Das Anhängen der Dokumente aus dem Prozess ermöglicht dem Administrator die Kontrolle über den Versionierungsprozess und stellt die aktuelle Version der Dokumente allen Personen zur Verfügung, die den Arbeitsablauf auslösen müssen.

Prozess auswählen: Diese Option ist nur sinnvoll, wenn Sie Dokumente aus Prozesshinweisen hinzufügen auswählen.

Diese Einstellung gibt den Prozess an, aus dem die Dokumentdatei(en) abgerufen werden.

Dokumentname: Für jede angegebene Entität oder jeden angegebenen Prozess kann mehr als eine Datei im Feld Hinweise angehängt werden.

Durch die Angabe eines Dokumentnamens stellen Sie sicher, dass der Prozess nur die Dateien erfasst, die mit der Datei mit dem betreffenden Namen übereinstimmen.

Wenn kein Dokumentname angegeben wird, werden alle Dateien abgerufen.

Nur die neueste Version des Dokuments hinzufügen: Dokumente unterliegen häufig einen Versionierungsprozess.  So können zum Beispiel Verträge beim Aushandeln der Vertragsbedingungen mehrere Versionen durchlaufen. Wenn Sie Nur die neueste Version des Dokuments hinzufügen auf Wahr setzen, wird beim Abrufen der Dokumente nur die aktuelle Version des Dokuments (basierend auf dem Zeit-/Datumsstempel des Anhangs) abgerufen.

Wenn die Einstellung Falsch lautet, werden alle Versionen der Dokumente abgerufen.

 

Hinweis:

Denken Sie beim Erstellen eines globalen Prozesses (keine primäre Entität identifiziert) daran, dass Ihr Dokument aus den Prozesshinweisen abgerufen werden muss.

Die Felder:

Vereinbarungs-ID-Eingabe: Importieren Sie die Vereinbarungs-ID aus der Aktivität CreateAgreement.

Vollständiger Name des Empfängers: Ein optionales Feld. Der Feldwert wird in E-Mail-Vorlagen eingefügt, die andernfalls den unter E-Mail-Adresse des Empfängers angegebenen Wert anzeigen würden.

E-Mail-Adresse des Empfängers: Die wortwörtliche E-Mail-Adresse des Empfängers. Dieser Wert wird für die Zustellung des Dokuments und die Zuordnung des Empfängers zur Vereinbarung verwendet.

Empfängerrolle: Gibt an, was vom Empfänger in Bezug auf das Dokument erwartet wird:

  • Unterzeichner: Jemand, der eine rechtsgültige Signatur leisten muss
  • Genehmiger: Empfänger, die das Dokument nur genehmigen, aber nicht unbedingt signieren müssen
  • CC: CC-Empfänger haben keine Möglichkeit, die Vereinbarung zu beeinflussen; sie sind nur Beobachter des Prozesses und erhalten in der Regel eine Kopie der Vereinbarung (abhängig von Ihren Adobe Sign-Einstellungen)

Empfängerreihenfolge: Dieser Wert stellt Folgendes dar:

  • Die Stelle im Signaturzyklus, an der sich der Empfänger befindet, wenn der Signaturprozess einen sequenziellen Signaturpfad beschreibt.  Die Eingabe von 1 gibt an, dass der Empfänger der erste Empfänger ist, der Zugriff auf die Vereinbarung erhält.
  • Die Felder, die der Empfänger während des Signaturprozesses aufrufen kann. Die Felder in einem Dokument werden durch die Unterzeichnernummer gekennzeichnet. Die Eingabe von 1 bedeutet, dass der Empfänger auf die Formularfelder Zugriff haben soll, für die „Jeder“ und „Unterzeichner 1“ festgelegt ist.

In einem sequenziellen Arbeitsablauf wird Empfänger 2 erst dann über die Vereinbarung informiert, wenn Empfänger 1 seinen Teil abgeschlossen hat, und nicht vorher.

Empfänger 2 erhält nur Zugriff auf die Felder, für die „Jeder“ und „Unterzeichner 2“ festgelegt ist.

Hinweis für CC-Empfänger: Um Unklarheiten zu vermeiden, sollte allen CC-Empfängern die Empfängerreihenfolge zugewiesen werden, die auf den letzten Empfänger folgt, der tatsächlich mit der Vereinbarung interagiert.  Wenn Sie im Rahmen des Signaturzyklus drei Empfänger haben, sollte CC-Empfängern die Empfängerreihenfolge 4 zugewiesen werden

Hinweis:

Achten Sie genau auf die Empfängerreihenfolge und beachten Sie, dass bei der Aktivität CreateAgreement Empfänger oben auf der Empfängerliste eingefügt werden können.

Die Einstellungen zum Einfügen der Empfänger sind:

  • Signieroptionen des Absenders: Ich unterzeichne zuerst: Wenn die Option Signieroptionen des Absenders auf Ich unterzeichne zuerst gesetzt ist, ist der Absender der Vereinbarung der erste Empfänger. Immer.
  • Primäre E-Mail-Adresse aus übergeordneter Entität hinzufügen: Wenn die E-Mail-Adresse der primären Entität über die Aktivität CreateAgreement hinzugefügt wird, wird diese E-Mail-Adresse als erster Empfänger eingefügt.
    • Ein Empfänger kann nur mit der Option Signieroptionen des Absenders (oben) vor der primären E-Mail-Adresse der übergeordneten Entität eingefügt werden.

Standardüberprüfung außer Kraft setzen (ab v9.4.4.0 veraltet): Lässt zu, dass der empfangenden Person eine andere als die standardmäßige Überprüfungsmethode zugewiesen wird, die durch den Standardwert in der Aktivität CreateAgreement definiert ist.

  • Falsch: Wenn „Falsch“ festgelegt wird, wird die in der Aktivität CreateAgreement definierte Standardmethode zur Identitätsüberprüfung auf den betreffenden Empfänger angewendet.
  • Wahr: Wenn „Wahr“ festgelegt wird, wird die in dieser AddRecipient-Aktivität definierte Identitätsüberprüfungsmethode angewendet (siehe unten).

Hinweis: Mit der Abkündigung von Standardüberprüfung außer Kraft setzen ab Version 9.4.4.0 können Benutzende, die auf Version 9.4.4.0 oder höher aktualisieren, die Standardüberprüfung außer Kraft setzen beim Hinzufügen der neuen Schritte AddRecipient und AddRecipientUsingLookup nicht sehen. Daher kann das Upgrade zu wenigen unterbrochenen Workflows führen.

Identitätsprüfung: Alle Empfänger werden überprüft, zumindest durch Authentifizierung bei der E-Mail-Adresse, an die die Vereinbarung gesendet wird. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist in verschiedenen Formen verfügbar:

  • E-Mail: Dies ist der Standardvalidierungstyp. Wird für jeden Empfänger verwendet.
  • Telefon: Zwei-Faktor-Verifizierung, bei der eine SMS-Nachricht an den Empfänger gesendet wird, wenn dieser versucht, auf die Vereinbarung zuzugreifen.
    • Die Telefonnummer des Empfängers und die Landesvorwahl müssen im Feld Telefonnummer des Empfängers und im Feld Ländercode des Empfängers unten angegeben werden.
  • Kennwort: Zwei-Faktor-Verifizierung, bei der eine standardmäßige alphanumerische Kennwortzeichenfolge verwendet wird.
    • Das Kennwort muss dem Empfänger über eine externe Methode mitgeteilt werden.
  • Knowledge Base: Zwei-Faktor-Verifizierung nur für Empfänger in den USA.
    • Verwendet nicht triviale Daten aus öffentlichen Datenbanken, um eine Reihe persönlicher Fragen abzufragen.
  • Web-Identität: Zwei-Faktor-Verifizierung mittels einer erfolgreichen Authentifizierung bei einer der verschiedenen Social Media-Websites.
    • Gültige Websites für die Authentifizierung sind Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live oder Twitter.

Hinweis für CC-Empfänger: Für alle CC-Empfänger sollte die Identitätsprüfung auf den standardmäßigen E-Mail-Wert belassen werden.

Telefonnummer des Empfängers: Gibt die Telefonnummer an, die für die Überprüfung per SMS-Nachricht verwendet werden soll.

Ländercode des Empfängers: Gibt die Landesvorwahl an, die der Telefonnummer für die Überprüfung per SMS-Nachricht vorangeht.

Empfängerkennwort: Gibt die Kennwortzeichenfolge an, die verwendet werden soll, wenn die Kennwortüberprüfung ausgewählt ist.

Hinweis:

Bei Benutzenden mit einem funktionierenden Dynamics-Workflow kann ein Upgrade von einer älteren Version auf Adobe Sign für Dynamics 365 Version 9.4.4.0 aufgrund der Änderungen in den Workflows zu einigen unterbrochenen Workflow-Aktivitäten führen. Zum Beispiel kann die Aktivität AddRecipientUsingLookup fehlschlagen, da sie nicht mehr über das Argument OverrideDefaultVerification verfügt.

Um dieses Problem zu beheben, müssen Benutzende die Aktivität (den Schritt) entfernen, die fehlschlägt, und sie erneut hinzufügen, wobei alle relevanten Aktivitätsattribute neu ausgefüllt werden müssen.

Die Felder:

Vereinbarungs-ID-Eingabe: Importieren Sie die Vereinbarungs-ID aus der Aktivität CreateAgreement.

Typ des hinzuzufügenden Empfängers auswählen: Dieses Feld definiert den Typ der Entität, die gesucht werden soll, wenn Sie den Empfänger identifizieren. Folgende Optionen sind verfügbar:

  • Lead
  • Kontakt
  • Benutzer

Lead als Empfänger hinzufügen: Ermöglicht die Zuordnung eines Lead-Objekts zum Signaturzyklus, wenn Lead im Feld Typ des hinzuzufügenden Empfängers auswählen ausgewählt wird.

Kontakt als Empfänger hinzufügen: Ermöglicht die Zuordnung eines Kontakt-Objekts zum Signaturzyklus, wenn Kontakt im Feld Typ des hinzuzufügenden Empfängers auswählen ausgewählt wird.

Benutzer als Empfänger hinzufügen: Ermöglicht die Zuordnung eines Benutzer-Objekts zum Signaturzyklus, wenn Benutzer im Feld Typ des hinzuzufügenden Empfängers auswählen ausgewählt wird.

Beachten Sie, dass Sie beim Hinzufügen von Empfängern mithilfe der obigen Felder das System mithilfe einer Suche ausfindig machen oder den Empfänger über die zugehörigen Entitäten der übergeordneten Entität auswählen können.

 

Empfängerrolle: Gibt an, was vom Empfänger in Bezug auf das Dokument erwartet wird:

  • Unterzeichner: Jemand, der eine rechtsgültige Signatur leisten muss
  • Genehmiger: Empfänger, die das Dokument nur genehmigen, aber nicht unbedingt signieren müssen
  • CC: CC-Empfänger haben keine Möglichkeit, die Vereinbarung zu beeinflussen; sie sind nur Beobachter des Prozesses und erhalten in der Regel eine Kopie der Vereinbarung (abhängig von Ihren Adobe Sign-Einstellungen)

Empfängerreihenfolge: Dieser Wert gibt die Stelle im Signaturzyklus an, an der sich der Empfänger befindet, wenn der Signaturprozess einen sequenziellen Signaturpfad beschreibt.  Die Eingabe von 1 gibt an, dass der Empfänger der erste Empfänger ist, der Zugriff auf die Vereinbarung erhält.

Empfänger 2 wird erst dann über die Vereinbarung informiert, wenn Empfänger 1 seinen Teil abgeschlossen hat usw.

Hinweis für CC-Empfänger: Um Unklarheiten zu vermeiden, sollte allen CC-Empfängern die Empfängerreihenfolge zugewiesen werden, die auf den letzten Empfänger folgt, der tatsächlich mit der Vereinbarung interagiert.  Wenn Sie im Rahmen des Signaturzyklus drei Empfänger haben, sollte CC-Empfängern die Empfängerreihenfolge 4 zugewiesen werden

Hinweis:

Achten Sie genau auf die Empfängerreihenfolge und beachten Sie, dass bei der Aktivität CreateAgreement Empfänger oben auf der Empfängerliste eingefügt werden können.

Die Einstellungen zum Einfügen der Empfänger sind:

  • Signieroptionen des Absenders: Ich unterzeichne zuerst: Wenn die Option Signieroptionen des Absenders auf Ich unterzeichne zuerst gesetzt ist, ist der Absender der Vereinbarung der erste Empfänger. Immer.
  • Primäre E-Mail-Adresse aus übergeordneter Entität hinzufügen: Wenn die E-Mail-Adresse der primären Entität über die Aktivität CreateAgreement hinzugefügt wird, wird diese E-Mail-Adresse als erster Empfänger eingefügt.
    • Ein Empfänger kann nur mit der Option Signieroptionen des Absenders (oben) vor der primären E-Mail-Adresse der übergeordneten Entität eingefügt werden.

 

Standardüberprüfung außer Kraft setzen: Ermöglicht, dass dem Empfänger eine andere als die standardmäßige Überprüfungsmethode zugewiesen wird, die durch den Standardwert in der Aktivität CreateAgreement definiert ist.

  • Falsch: Wenn „Falsch“ festgelegt wird, wird die in der Aktivität CreateAgreement definierte Standardmethode zur Identitätsüberprüfung auf den betreffenden Empfänger angewendet.
  • Wahr: Wenn „Wahr“ festgelegt wird, wird die in dieser AddRecipient-Aktivität definierte Identitätsüberprüfungsmethode angewendet (siehe unten).

Identitätsprüfung: Alle Empfänger werden überprüft, zumindest durch Authentifizierung bei der E-Mail-Adresse, an die die Vereinbarung gesendet wird. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist in verschiedenen Formen verfügbar:

  • E-Mail: Dies ist der Standardvalidierungstyp. Wird für jeden Empfänger verwendet.
  • Telefon: Zwei-Faktor-Verifizierung, bei der eine SMS-Nachricht an den Empfänger gesendet wird, wenn dieser versucht, auf die Vereinbarung zuzugreifen.
    • Die Telefonnummer des Empfängers und die Landesvorwahl müssen im Feld Telefonnummer des Empfängers und im Feld Ländercode des Empfängers unten angegeben werden.
  • Kennwort: Zwei-Faktor-Verifizierung, bei der eine standardmäßige alphanumerische Kennwortzeichenfolge verwendet wird.
    • Das Kennwort muss dem Empfänger über eine externe Methode mitgeteilt werden.
  • Knowledge Base: Zwei-Faktor-Verifizierung nur für Empfänger in den USA.
    • Verwendet nicht triviale Daten aus öffentlichen Datenbanken, um eine Reihe persönlicher Fragen abzufragen.
  • Web-Identität: Zwei-Faktor-Verifizierung mittels einer erfolgreichen Authentifizierung bei einer der verschiedenen Social Media-Websites.
    • Gültige Websites für die Authentifizierung sind Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live oder Twitter.

Hinweis für CC-Empfänger: Für alle CC-Empfänger sollte die Identitätsprüfung auf den standardmäßigen E-Mail-Wert belassen werden.

Telefonnummer des Empfängers: Gibt die Telefonnummer an, die für die Überprüfung per SMS-Nachricht verwendet werden soll.

Ländercode des Empfängers: Gibt die Landesvorwahl an, die der Telefonnummer für die Überprüfung per SMS-Nachricht vorangeht.

Empfängerkennwort: Gibt die Kennwortzeichenfolge an, die verwendet werden soll, wenn die Kennwortüberprüfung ausgewählt ist.

Hinweis:

Bei Benutzenden mit einem funktionierenden Dynamics-Workflow kann ein Upgrade von einer älteren Version auf Adobe Sign für Dynamics 365 Version 9.4.4.0 aufgrund der Änderungen in den Workflows zu einigen unterbrochenen Workflow-Aktivitäten führen. Zum Beispiel kann die Aktivität AddRecipientUsingLookup fehlschlagen, da sie nicht mehr über das Argument OverrideDefaultVerification verfügt.

Um dieses Problem zu beheben, müssen Benutzende die Aktivität (den Schritt) entfernen, die fehlschlägt, und sie erneut hinzufügen, wobei alle relevanten Aktivitätsattribute neu ausgefüllt werden müssen.

Das Feld:

Vereinbarungs-ID-Eingabe: Importieren Sie die Vereinbarungs-ID aus der Aktivität CreateAgreement.


Aktionen

Aktionen sind eine Art von Prozess, die Aktivitäten miteinander verknüpfen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Aktionen sind jedoch nicht direkt für Benutzer verfügbar.

Stattdessen können sie als wiederverwendbare Module betrachtet werden, die in Arbeitsabläufe integriert werden können. Einige sorgfältig erstellte Aktionen können in eine Vielzahl unterschiedlicher Arbeitsabläufe integriert werden, ohne dass diese allgemeinen Schritte neu konfiguriert werden müssen.

 

Zwei vorkonfigurierte Aktionen sind verfügbar und einsatzbereit.

Hierbei handelt es sich um einfache, häufig verwendete verbreitete Prozesse, die Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen benutzerdefinierten Arbeitsabläufe nutzen können:

Diese Aktion ist eine einfache, generische Aktion, bei der eine Vereinbarung zur elektronischen Signatur an einen Empfänger gesendet wird.

Oben auf der Eigenschaftenseite sehen Sie Folgendes:

  • Mit diesem Prozess ist keine Entität verknüpft.
    • Dadurch wird diese Aktion für jede Art von Arbeitsablauf verfügbar.
    • Da keine primäre Entität vorhanden ist, muss die Datei aus dem Prozess abgerufen werden.

 

Die Prozesskette umfasst vier Aktivitäten:

  • CreateAgreement
    • Der Vereinbarungsname und die Nachricht sind generisch und für fast alles geeignet.
    • Die Signaturart ist ESIGN, ein guter Standardwert.
    • Der Absender muss nicht signieren.
    • Es wird eine sequenzielle Signierreihenfolge angewendet.
    • E-Mail-Verifizierung ist ausgewählt. Es findet keine Zwei-Faktor-Verifizierung statt.
    • Es ist kein Erinnerungsplan konfiguriert.

 
  • AddRecipient
    • Die Vereinbarungs-ID wird aus CreateAgreement importiert.
    • Die E-Mail-Adresse des Empfängers wird aus dem Objekt Argumente eingefügt.
    • Der Empfänger erhält die Nummer 1 im Signaturprozess und ist ein Unterzeichner, d. h. die Signatur des Empfängers ist erforderlich.

 
  • AddDocument
    • Die Vereinbarungs-ID wird aus CreateAgreement importiert.
    • Die Datei wird aus den Prozesshinweisen abgerufen.
    • Der Prozess, der die richtige Datei enthält, ist der Prozess Zum Unterschreiben senden (derselbe Prozess).
    • Der Prozess sendet alle Versionen aller Dateien, die an den Abschnitt Hinweise des Prozesses angehängt sind.
      • Es wurde kein Dokumentname angegeben, sodass alle eindeutig benannten Dateien angehängt werden.
      • Nur die neueste Version hinzufügen ist auf Falsch gesetzt, sodass alle Versionen einbezogen werden.

 
  • SendAgreement
    • Die Vereinbarungs-ID wird aus CreateAgreement importiert.

Bei diesem Prozess handelt es sich um eine einfache, generische Aktion, bei der eine Vereinbarung zur elektronischen Signatur an einen Empfänger gesendet wird.

Oben auf der Eigenschaftenseite sehen Sie Folgendes:

  • Die primäre Entität ist die Opportunity.

 

Die Prozesskette umfasst vier Aktivitäten:

  • CreateAgreement
    • Der Vereinbarungsname und die Nachricht sind generisch und für fast alles geeignet.
    • Die Signaturart ist ESIGN, ein guter Standardwert.
    • Der Absender muss nicht signieren.
    • Es wird eine sequenzielle Signierreihenfolge angewendet.
    • E-Mail-Verifizierung ist ausgewählt. Es findet keine Zwei-Faktor-Verifizierung statt.
    • Es ist kein Erinnerungsplan konfiguriert.

 

  • AddRecipient
    • Die Vereinbarungs-ID wird aus CreateAgreement importiert.
    • Die E-Mail-Adresse des Empfängers wird aus dem Objekt Kontakt eingefügt.
    • Der Empfänger erhält die Nummer 1 im Signaturprozess und ist ein Unterzeichner, d. h. die Signatur des Empfängers ist erforderlich.

 

  • AddDocument
    • Die Vereinbarungs-ID wird aus CreateAgreement importiert.
    • Die Datei wird aus der primären Entität abgerufen.
    • Der Prozess sendet alle Versionen aller Dateien, die an den Abschnitt Hinweise der primären Entität angehängt sind.
      • Es wurde kein Dokumentname angegeben, sodass alle eindeutig benannten Dateien angehängt werden.
      • Nur die neueste Version hinzufügen ist auf Falsch gesetzt, sodass alle Versionen einbezogen werden.

 

  • SendAgreement
    • Die Vereinbarungs-ID wird aus CreateAgreement importiert.


Workflow

Arbeitsabläufe sind eine Art von Prozess, die vom System oder von Benutzern bei Bedarf ausgeführt werden können.

Arbeitsabläufe werden in der Regel mit einer oder mehreren Aktionen, Bedingungen oder Aktivitäten erstellt.

Arbeitsabläufe können je nach Konfiguration auf Änderungen auf Feldebene reagieren oder von Benutzern über das Menü Weitere Optionen (...) in jeder Entität initiiert werden.

Das Adobe Sign für MS Dynamics CRM v7-Paket verfügt über einen vorkonfigurierten Arbeitsablauf im Entwurfsstatus. Dieser Arbeitsablauf wurde mit Aktivitäten entwickelt, um die entsprechende Struktur zu veranschaulichen, hätte aber genauso mit einem bedingungsgesteuerten Auslöserereignis und einer Aktion erstellt werden können, die die Aktivitäten enthält:

Oben auf der Eigenschaftenseite sehen Sie Folgendes:

  • Die primäre Entität ist die Opportunity.
  • Der Arbeitsablauf ist für den bedarfsgesteuerten Zugriff konzipiert.

Im Abschnitt des Prozessgenerators ist die erste Zeile eine Bedingung, die den Arbeitsablauf auslösen kann:

Wenn der Opportunity-Status in Gewonnen geändert wird, wird eine Reihe von Schritten ausgeführt.

 

Die Prozesskette umfasst vier Aktivitäten:

  • CreateAgreement
    • Der Vereinbarungsname wird aus der Opportunity eingefügt.
    • Die Vereinbarungsnachricht ist generisch.
    • Die Signaturart ist ESIGN.
    • Der Absender muss nicht signieren.
    • Es wird eine sequenzielle Signierreihenfolge angewendet.
    • E-Mail-Verifizierung ist ausgewählt. Es findet keine Zwei-Faktor-Verifizierung statt.
    • Es ist kein Erinnerungsplan konfiguriert.

 

  • AddRecipientUsingLookup
    • Die Vereinbarungs-ID wird aus CreateAgreement importiert.
    • Der Empfänger wird als Kontakt identifiziert.
    • Die E-Mail-Adresse des Empfängers wird aus dem Feld Kontakt des Objekts Opportunity eingefügt.
    • Der Empfänger erhält die Nummer 1 im Signaturprozess und ist ein Unterzeichner, d. h. die Signatur des Empfängers ist erforderlich.

 

  • AddDocument
    • Die Vereinbarungs-ID wird aus CreateAgreement importiert.
    • Die Datei wird aus der primären Entität abgerufen.
    • Der Prozess sendet alle Versionen aller Dateien, die an den Abschnitt Hinweise der primären Entität angehängt sind.
    • Es wurde kein Dokumentname angegeben, sodass alle eindeutig benannten Dateien angehängt werden.
    • Nur die neueste Version hinzufügen ist auf Falsch gesetzt, sodass alle Versionen einbezogen werden.

 

  • SendAgreement
    • Die Vereinbarungs-ID wird aus CreateAgreement importiert.


Erstellen eines benutzerdefinierten Arbeitsablaufprozesses (Beispiel)

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel dafür, wie Sie einen einfachen Prozess erstellen können, um eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) an einen Kontakt im Dynamics-System zu senden.

In diesem Beispiel wird von einigen Annahmen ausgegangen, die einen Rahmen für Entscheidungen in Bezug auf den Arbeitsablauf bieten:

  • Jeder, der eine Geheimhaltungsvereinbarung erhält, ist als Kontakt im Dynamics-System vorhanden.
  • Die Datei der Geheimhaltungsvereinbarung unterliegt der Versionskontrolle und wird über die Prozesshinweise und nicht über die Entität angehängt.
  • Der Eigentümer des Kontakts muss die Vereinbarung gegenzeichnen.
  • Die Vereinbarung muss an eine E-Mail-Archivdatei gesendet werden.

 

Wenn Sie noch nicht damit vertraut sind, wie die Ausgabewerte einer Aktivität einer nachfolgenden Aktivität als Eingabewerte übergeben werden können, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um diesen Prozess genauer anzuschauen.

Aktivitäten sind so konzipiert, dass sie Eingabewerte von auslösenden Ereignissen oder anderen Aktivitäten akzeptieren und anschließend neue Werte für nachfolgende Aktivitäten im Prozess zur Verfügung stellen.

Im Bild unten muss im Feld Vereinbarungs-ID-Eingabe der ID-Wert aus der Aktivität CreateAgreement importiert werden.

 

Um den Ausgabewert einer vorherigen Aktivität zu importieren, müssen Sie den Objektpfad mit dem Feld verknüpfen, in dem Sie den Wert benötigen:

  • Klicken Sie einmal auf das Feld, in das Sie den Wert importieren möchten.
    • Die Auswahlliste Suchen nach: wird mit den Objekten gefüllt, die mit der primären Entität verbunden sind, sowie mit den lokalen Werten aus dem Prozess.
  • Klicken Sie auf die Auswahlliste, um sie zu erweitern.
    • Der Wert, nach dem wir suchen, wurde in einer vorherigen Aktivität generiert, wodurch er zu einem lokalen Wert wurde, der unten in der Liste eingetragen ist.
  • Wählen Sie das Objekt AdobeSign :Activities .CreateAgreement aus.

 

Die Liste wird ausgeblendet und das ausgewählte Objekt wird als Wert unter Suchen nach: angezeigt.

Die Liste direkt unter dem Feld Suchen nach: enthält alle möglichen Ausgabewerte für das ausgewählte Objekt.

CreateAgreement hat nur einen Ausgabewert: Vereinbarungs-ID-Ausgabe.

  • Wählen Sie den richtigen Ausgabewert aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um den Wert in den direkt darunter liegenden Abschnitt mit auswählbaren Werten einzufügen.

 

  • Wenn die Vereinbarungs-ID-Ausgabe im Abschnitt der auswählbaren Werte angezeigt wird, klicken Sie auf OK, um den Wert in das Feld einzufügen.

 

So erstellen Sie den Prozess:

  • Navigieren Sie zu Adobe Sign-Admin > Neuen Arbeitsablauf erstellen.
    • Ein neues Überlagerungsfenster mit dem Namen Prozess erstellen wird geöffnet.
  • Geben Sie dem Prozess einen intuitiven Namen. Nur Administratoren können den Namen des Prozesses sehen.
  • Wählen Sie Aktion aus der Auswahlliste Kategorie aus.
  • Wählen Sie die primäre Entität aus der Auswahlliste Entität aus.
    • Jede Entität in Dynamics kann ausgewählt werden und stellt die Objekte bereit, die der Prozess im Arbeitsablauf verwenden kann.
    • Keine (global) ist eine Option für Arbeitsabläufe, die nicht an Entitäten gebunden sind.

 

In diesem Beispiel wird davon ausgegangen, dass jeder, dem eine Geheimhaltungsvereinbarung gesendet wird, ein Kontakt ist. Daher verwenden wir Kontakt als primäre Entität.

  • Klicken Sie auf OK.
    • Eine PowerApps -Seite wird geöffnet und zeigt die Seite Prozessinformationen an.

 

Der Schritt-für-Schritt-Prozess wird unten auf der Seite erstellt. Blättern Sie nach unten zum Abschnitt Schritt hinzufügen.

  • Klicken Sie auf Schritt hinzufügen.
  • Blättern Sie nach unten zum Auswahllistenelement Adobe Sign und erweitern Sie das Untermenü.
    • Die sieben Aktivitäten für Adobe Sign werden angezeigt:
      • AdobeSign.Activities.AddDocument
      • AdobeSign.Activities.AddRecipient
      • AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
      • AdobeSign.Activities.CreateAgreement
      • AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
      • AdobeSign.Activities.GetAgreementId
      • AdobeSign.Activities.SendAgreement

Der vollständige Prozess zur Signatur eines Dokuments umfasst mindestens drei dieser Aktivitäten in etwa dieser Reihenfolge:

Eine Vereinbarung erstellen: Die Vereinbarung ist das Container-Objekt, das alle Konfigurationswerte für die vollständige Transaktion über das Adobe Sign-System enthält.

Zum Erstellen der Vereinbarung gibt es zwei Optionen:

  • Vereinbarung aus Vorlage erstellen: Verwendet eine Vereinbarungsvorlage, die bereits definiert sein muss, um alle Feldwerte zu importieren.
  • Vereinbarung erstellen: Gibt die Werte der Vereinbarung auf Feldebene nur für diesen Prozess an.

 

Dokument hinzufügen: Hängt die zu sendende Datei bzw. die zu sendenden Dateien an.

  • In Dynamics können Dateien mit maximal 5 MB hochgeladen werden.
  • Dokumente werden über das Feld Hinweise der primären Entität oder des Prozesses hinzugefügt, je nach Ihren Anforderungen.
    • An primäre Entitäten angehängte Dokumente sind in der Regel benutzerdefinierte Dokumente, wie ein individueller Vertrag, der einer Opportunity angehängt wird.
    • Dokumente, die an einen Prozess angehängt werden, können versionsgesteuerte Standarddokumente sein, wie eine Geheimhaltungsvereinbarung.
Hinweis:

 Es ist auch möglich, die Empfänger vor dem Dokument hinzufügen.

Logisch ist es jedoch, zuerst das Dokument hinzuzufügen, da dies zu einem besseren Verständnis des Prozesses führt. In den meisten Fällen gibt nämlich die Art des Dokuments an, wer die Empfänger sind und in welcher Reihenfolge sie am Signaturprozess beteiligt sein sollten.

 

Empfänger hinzufügen: Empfänger sind die Personen, die im Abschlusspfad für die Vereinbarung enthalten sind. Dazu gehören:

  • Unterzeichner: Jeder, der eine rechtsgültige Signatur leisten muss
  • Genehmiger: Empfänger, die das Dokument nur genehmigen, aber nicht notwendigerweise signieren müssen
  • CCs: Reine Beobachter; CC-Empfänger haben keine Möglichkeit, die Vereinbarung zu beeinflussen
    • Eine hervorragende Option zur automatischen Archivierung eines Dokumenttyps unter einer E-Mail-Adresse

Es gibt zwei Optionen zum Hinzufügen von Empfängern:

  • Empfänger mit Suche hinzufügen: Nutzt Dynamics zum Importieren von Empfänger-E-Mail-Adressen einer Dynamics-Entität.
  • Empfänger hinzufügen: Ermöglicht die Aufnahme eines Empfängers, der nicht mit einer Dynamics-Entität verknüpft ist, indem die E-Mail-Adresse explizit konfiguriert wird.
Hinweis:

Es gibt zwei Möglichkeiten zur Erstellung eines Prozesses, bei dem keine AddRecipient-Aktivität erforderlich ist:

  • Der einzige Empfänger wird als primäre E-Mail-Adresse aus der übergeordneten Entität in der Aktivität CreateAgreement importiert.
  • Der einzige Empfänger ist der Unterzeichner, der die Option Ich bin der einzige Unterzeichner im Feld Signieroptionen des Absenders der Aktivität CreateAgreement verwendet.

 

Vereinbarung senden: Die Aktivität, bei der die konfigurierte Vereinbarung an den Adobe Sign-Dienst gesendet wird, wodurch der Signaturprozess gestartet wird.

 

In unserem Beispiel mit der Geheimhaltungsvereinbarung werden fünf der sechs Aktivitäten (nur eine Aktivität des Typs „Vereinbarung erstellen“ ist möglich) in einem Prozess mit fünf Schritten verwendet:

1. Schritt hinzufügen: AdobeSign.Activities.CreateAgreement

  • Klicken Sie im Schrittdatensatz auf Eigenschaften festlegen, um die Eigenschaften für die Aktivität zu öffnen.

  • Legen Sie den Vereinbarungsnamen fest: Der Vereinbarungsname wird in den Benachrichtigungs-E-Mails an Ihre Empfänger angezeigt und stellt die Vereinbarung im gesamten Dynamics-System dar. Verwenden Sie einen intuitiven Namen, der einen Hinweis auf die Art des Dokuments gibt, die Ihre Empfänger erwarten.
  • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

 

Feldwerte für dieses Beispiel:

  • Die Vereinbarungsnachricht wurde geändert, um sinnvolle Anweisungen in Bezug auf das angehängte Dokument zu geben.
  • Ein Ablaufwert von 5 wurde eingefügt, um sicherzustellen, dass dieses rechtliche Dokument innerhalb eines akzeptablen Zeitraums bearbeitet wird.
    • Die Vereinbarung läuft nach 5 Kalendertagen ab und wird automatisch abgebrochen.
  • Die primäre E-Mail-Adresse der übergeordneten Entität wird als erster Empfänger importiert.
  • Als Erinnerung ist eine tägliche Wiederholung geplant (bei Ablauf der Vereinbarung in fünf Tagen).

Hinweis:

Wenn Sie die Aktivitäten erfolgreich konfigurieren, wird das rote X aus den Schrittdatensätzen entfernt.

 

2. Schritt hinzufügen: AdobeSign.Activities.AddDocument

  • Klicken Sie im Schrittdatensatz auf Eigenschaften festlegen, um die Eigenschaften für die Aktivität zu öffnen.
    • Geben Sie den Wert für die Vereinbarungs-ID in das Feld Vereinbarungs-ID-Eingabe ein.
    • Definieren Sie das Feld Dokumente hinzufügen aus.
    • Definieren Sie das Feld Prozess auswählen, wenn Sie die Datei aus einem Prozess anhängen.
    • Konfigurieren Sie alle anderen erforderlichen Felder.
  • Klicken Sie auf Speichern und schließen.

 

Feldwerte für dieses Beispiel:

  • Das Feld Dokumente hinzufügen aus ist so konfiguriert, dass die Datei mit der Geheimhaltungsvereinbarung aus den Prozesshinweisen abgerufen wird.
  • Prozess auswählen: Da wir die Datei aus einem Prozess abrufen, müssen wir angeben, welcher Prozess die Datei enthält.
    • Die Suche in diesem Beispiel bezieht sich auf denselben Prozess, den wir derzeit erstellen.
  • Das Feld Dokumentname bleibt leer. Da der Schwerpunkt dieses Prozesses sehr eng gefasst ist und nur Geheimhaltungsvereinbarungen betrifft, wird nicht erwartet, dass außer der Datei mit der Geheimhaltungsvereinbarung noch etwas anderes an den Prozess angehängt wird.
  • Nur die neueste Version des Dokuments hinzufügen ist auf Wahr gesetzt. Wenn es mehrere Versionen der Geheimhaltungsvereinbarung gibt, möchten wir nicht alle Versionen senden, sondern nur die aktuellste.

 

3. Schritt hinzufügen: AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (Benutzer)

  • Klicken Sie im Schrittdatensatz auf Eigenschaften festlegen, um die Eigenschaften für die Aktivität zu öffnen.
    • Geben Sie den Wert für die Vereinbarungs-ID in das Feld Vereinbarungs-ID-Eingabe ein.
    • Da hier ein Empfänger durch eine Suche hinzugefügt wird, definieren Sie die Entität, die Ihren Empfänger identifiziert: Lead, Kontakt oder Benutzer.
    • Definieren Sie die Empfängerrolle: Handelt es sich bei dem Empfänger um einen Unterzeichner, Genehmiger oder eine CC-Partei?
    • Definieren Sie die Empfängerreihenfolge: Da dies der zweite Empfänger ist, geben Sie 2 ein.
      •  Weil für die Aktivität CreateAgreement die Option Primäre E-Mail-Adresse aus übergeordneter Entität festgelegt ist, wird diese E-Mail-Adresse als erster Empfänger hinzugefügt.
    • Definieren Sie die Identitätsprüfung: Die Standardeinstellung lautet „E-Mail“. Wenn Sie die zweistufige Überprüfung hinzufügen möchten, passen Sie das Feld entsprechend an.
    • Konfigurieren Sie alle anderen erforderlichen Felder.
  • Klicken Sie auf Speichern und schließen.

 

Feldwerte für dieses Beispiel:

  • Da dies der zweite Empfänger ist, wird als Typ der Entität die Option Benutzer ausgewählt. Interne Gegensignaturen finden in der Regel erst statt, nachdem der externe Empfänger seine Signatur geleistet hat.
  • Benutzer als Empfänger hinzufügen ist für die Suche nach dem Benutzer konfiguriert.
  • Der standardmäßige Unterzeichner wird nicht verändert, da eine Signatur erforderlich ist.
  • 2 wird in das Feld Empfängerreihenfolge eingegeben. Der interne Unterzeichner folgt immer dem externen Unterzeichner.

 

4. Schritt hinzufügen: AdobeSign.Activities.AddRecipient

  • Klicken Sie im Schrittdatensatz auf Eigenschaften festlegen, um die Eigenschaften für die Aktivität zu öffnen.
    • Geben Sie den Wert für die Vereinbarungs-ID in das Feld Vereinbarungs-ID-Eingabe ein.
    • Geben Sie optional einen Wert im Feld Vollständiger Namen des Empfängers an, falls vorhanden.
    • Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers hinzu.
    • Definieren Sie die Empfängerrolle: Handelt es sich bei dem Empfänger um einen Unterzeichner, Genehmiger oder eine CC-Partei?
    • Definieren Sie die Empfängerreihenfolge: Da dies der dritte Empfänger ist, geben Sie 3 ein.
    • Konfigurieren Sie alle anderen erforderlichen Felder.
  • Klicken Sie auf Speichern und schließen.

 

Feldwerte für dieses Beispiel:

  • Dieser Empfänger ist die CC-Partei für das interne Geheimhaltungsvereinbarungsarchiv unter einer E-Mail-Adresse.
  • Anstelle des Namens einer Person wird stattdessen eine Beschreibung in das Feld Vollständiger Name des Empfängers eingefügt.
  • Die vollständige E-Mail-Adresse wird hinzugefügt.
  • Die Option „CC“ wird ausgewählt, da dieser Empfänger lediglich unsere signierten Geheimhaltungsvereinbarungen erhält, um sie zu Sicherungszwecken aufzubewahren.
  • 3 wird in das Feld Empfängerreihenfolge eingegeben. Der Empfänger ist technisch gesehen kein Bestandteil des Signaturzyklus, aber das Feld erfordert eine Eingabe.
    • CC-Empfänger sollten immer nach den Empfängern aufgelistet werden, die an dem Signatur-/Genehmigungsprozess teilnehmen.

 

5. Schritt hinzufügen: AdobeSign.Activities.SendAgreement

  • Klicken Sie im Schrittdatensatz auf Eigenschaften festlegen, um die Eigenschaften für die Aktivität zu öffnen.
    • Geben Sie den Wert für die Vereinbarungs-ID in das Feld Vereinbarungs-ID-Eingabe ein.
  • Klicken Sie auf Speichern und schließen.

 

Sobald alle Schritte konfiguriert sind:

  • Blättern Sie zum Seitenanfang und klicken Sie auf die Registerkarte Hinweise.
  • Klicken Sie bei geöffneter Registerkarte Hinweise in das Feld mit dem Eintrag Hinweis eingeben.
    • Der Inhalt der Registerkarte ändert sich erneut und es wird die Schaltfläche Datei anhängen angezeigt.
  • Klicken Sie auf Datei anhängen.

 

 

Ein neues Popup-Fenster mit der Schaltfläche Durchsuchen wird generiert, sodass Sie nach Ihrer Datei suchen und sie anhängen können.

  • Klicken Sie auf Durchsuchen...
  • Suchen Sie die Datei und öffnen Sie sie.
    • Dadurch wird der Dateipfad in das Feld Dateiname importiert und das Fenster Durchsuchen... wird geschlossen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Anhängen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.

 

Die Datei ist jetzt ordnungsgemäß an die Prozesshinweise angehängt.

 

Nachdem die Datei dem Abschnitt „Hinweise“ des Prozesses angehängt wurde, müssen Sie nur noch den Prozess aktivieren.

  • Klicken Sie oben im Fenster auf die Schaltfläche Aktivieren.

 

Wenn das Fenster eingeblendet wird, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Aktivierung vornehmen möchten, klicken Sie auf Aktivieren.

 

Wenn keine Fehler vorliegen, wird die Seite aktualisiert und die Schaltfläche Deaktivieren wird oben auf der Seite angezeigt (sie ersetzt die Schaltfläche Aktivieren).

 

Die Aktion ist abgeschlossen.

Um sie Benutzern zur Verfügung zu stellen, müssen Sie sie mit einem Arbeitsablauf verknüpfen:

  • Klicken Sie oben links im Fenster auf die Schaltfläche „Schließen“, um die PowerApp-Seite zu schließen.
  • Kehren Sie zur Seite Adobe Sign-Admin zurück und klicken Sie erneut auf Neuen Arbeitsablauf erstellen.
    • Das Überlagerungsfenster Prozess erstellen wird geöffnet.
  • Wählen Sie Arbeitsablauf aus der Auswahlliste Kategorie aus.
  • Wählen Sie aus der Auswahlliste Entität dieselbe primäre Entität aus, die Sie auch für den Prozess ausgewählt haben.
    • Hierbei handelt es sich um die Entität, in der die Absender den aufgeführten Arbeitsablauf finden können.
  • Klicken Sie auf OK.

 

Die Seite Prozessinformationen wird geladen.

Da dies ein Beispiel für eine Geheimhaltungsvereinbarung ist, möchten wir den Prozess als On-Demand-Option aktivieren.

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als On-Demand-Prozess.
  • Klicken Sie im Prozessgenerator auf die Schaltfläche Schritt hinzufügen.
  • Wählen Sie Aktion ausführen aus der Liste der Optionen aus.

 

  • Wählen Sie im Feld Aktion den Prozess aus, der gerade erstellt wurde.
    • Das Feld Entität wird basierend auf dem ausgewählten Prozess automatisch ausgefüllt.
  • Klicken Sie im Schrittdatensatz auf Eigenschaften festlegen, um die Eigenschaften für die Aktivität zu öffnen.
    • Konfigurieren Sie die Zieleinstellung.
  • Klicken Sie auf Speichern und schließen.
  • Wenn alle Schritte konfiguriert sind, blättern Sie zum Seitenanfang und klicken Sie auf Aktivieren.
    • Klicken Sie erneut auf Aktivieren, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

 

Der Arbeitsablauf ist fertig und mit der primären Entität verknüpft (in diesem Beispiel der Kontakt).

Testen des Arbeitsablaufs:

  • Navigieren Sie zu einem Kontakt.
  • Klicken Sie im Menüband auf die Liste Weitere Optionen (…).
  • Klicken Sie auf Arbeitsablauf ausführen.

 

Es wird eine Liste der Arbeitsabläufe angezeigt, die mit der Entität verknüpft sind.

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Arbeitsablauf, den Sie auslösen möchten.
  • Klicken Sie unten im Fenster auf Hinzufügen, um den Arbeitsablauf zu starten.

 

  • Klicken Sie auf OK, wenn Sie gefragt werden, ob Sie den Arbeitsablauf ausführen möchten.


Hybrid-Routing von Signaturflüssen

Unter dem Hybrid-Routing von Signaturflüssen versteht man einen sequenziellen Signaturprozess, der eine oder mehrere Phasen aufweist, in denen der Signaturprozess parallel verläuft. 

Das hybride Routing erfordert mehr als jede andere Art von Signaturfluss ein umfassendes Verständnis der Form  und der Reihenfolge, in der die Signaturen erwartungsgemäß vorgenommen werden.

 

Die Feldzuweisung (Unterzeichner 1, Unterzeichner 2 usw.) basiert auf der Reihenfolge, in der die Empfänger im Prozess oder in der Benutzeroberfläche aufgeführt werden.  In einer parallelen Signaturphase haben alle Empfänger dieselbe Nummer in der Empfängerreihenfolge. Die physische Platzierung im Prozess/in der Benutzeroberfläche ist also Ihr einziger Hinweis darauf, auf welche Formularfelder der Empfänger Zugriff hat.

Der oberste Empfänger im Prozess/in der Benutzeroberfläche ist Unterzeichner 1.

Der zweite aufgeführte Empfänger im Prozess/in der Benutzeroberfläche ist Unterzeichner 2, selbst wenn der Signaturfluss parallel ist und für beide Empfänger eine Empfängerreihenfolge von 1 angegeben ist.


Anforderungen und Einschränkungen für Hybrid-Routing

  • Hybrid-Routing funktioniert nur, wenn es im Adobe Sign-Konto aktiviert ist.
    • Melden Sie sich bei Adobe Sign als Kontoadministrator an.
    • Navigieren Sie zu Konto > Sendeeinstellungen > Signierreihenfolge > Absender erlauben, die hybride Routingreihenfolge anzugeben
    • Speichern Sie die Einstellung.
  • Vereinbarungsvorlagen  können nicht   für die Nutzung von Hybrid-Routing konfiguriert werden.
  • Hybrid-Routing wird nicht unterstützt, wenn die Signaturart = Handschriftliche Signatur ist.
  • Hybrid-Routing unterstützt keinen Prozess, bei dem für die Signierreihenfolge des Absenders eine der folgenden Optionen festgelegt ist:
    • Ich unterzeichne zuerst
    • Ich unterzeichne zuletzt
    • Ich bin der einzige Unterzeichner
  • Wird Primäre E-Mail-Adresse aus übergeordneter Entität ausgewählt, erhält der Empfänger eine Empfängerreihenfolge von 1. Wenn andere Empfänger mit einer Empfängerreihenfolge von 1 vorhanden sind, gelten die Regeln für Hybrid-Routing.
  • Wenn ein Prozess definiert ist, bei dem die Eingegebene Reihenfolge = Falsch ist ist (was auf einen parallelen Signaturfluss hinweist), aber die Empfänger nicht alle denselben Wert für die Empfängerreihenfolge haben (was auf einen sequenziellen Signaturfluss hinweist), gelten die Regeln für Hybrid-Routing.


Häufige Ursachen für Prozessfehler

Manchmal schlägt ein Prozess ohne Konfigurationsfehler während der Laufzeit fehl.

Die folgenden Gründe sind dafür eine häufige Ursache:

  • Dem Abschnitt Hinweis, aus dem Sie die Datei abrufen möchten, wurde keine Datei angehängt.
  • Die Methode zur Identitätsprüfung, die in der Aktivität AddRecipient oder CreateAgreement definiert ist, ist laut den Einstellungen in Ihrem Adobe Sign-Konto nicht zulässig.
  • Für die primäre Entität ist kein Kontakt vorhanden und für die CreateAgreement-Aktivität wurde Primäre E-Mail-Adresse aus übergeordneter Entität hinzufügen auf „Wahr“ gesetzt.

 

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