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Adobe Sign für SharePoint Online: Anleitung zur Webformularzuordnung

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  13. Acrobat Sign für Coupa BSM Suite
    1. Installationshandbuch
  14. Acrobat Sign-Entwicklerdokumentation
    1. Übersicht
    2. Webhooks
    3. Text-Tags
Vorsicht:

Die Unterstützung für die Integration von Adobe Acrobat Sign für SharePoint Online endet im Juni 2024. Daher kannst du nach diesem Datum keine Vereinbarungen mehr über diese Integration senden. Du hast weiterhin die Möglichkeit, Vereinbarungen von SharePoint über andere Integrationen wie z. B. Acrobat Sign für Power Automate zu senden. 

Wir empfehlen, das Acrobat Sign-Plug-in von deiner SharePoint-Website zu entfernen und Workflows in andere Anwendungen zu verlagern

Übersicht

Mit Adobe Acrobat Sign für SharePoint Online kannst du die Daten zwischen SharePoint (Online)-Listen und den in Webformularen platzierten Feldern zuordnen. Damit kannst du automatisch die Webformularfelddaten aus einer signierten Vereinbarung extrahieren, um eine SharePoint-Liste auszufüllen.

Die Feldzuordnung zwischen Adobe Acrobat Sign-Webformularen und SharePoint-Listen ist nur für Online-Installationen und nicht für On-Premise-Installationen verfügbar. Zum Implementieren der Feldzuordnung musst du das Adobe Acrobat Sign für SharePoint Online-Paket Version 2.0 oder höher installieren.

Voraussetzungen

Um Webformularfelder erfolgreich zuordnen zu können, überprüfe die folgenden Voraussetzungen:

  • Du musst sicherstellen, dass die Verbindung für Adobe Acrobat Sign für Microsoft SharePoint Online aktiv ist.
    Hinweis: Die Admins müssen mindestens einmal alle 30 Tage die Seite mit den Integrationseinstellungen für Adobe Acrobat Sign für SharePoint Online aufrufen, um zu verhindern, dass die Verbindung deaktiviert wird.
  • Du musst über vorgefertigte Webformulare mit definierten Feldnamen verfügen, die logisch mit den Listenfeldern verknüpft werden können. Verwende eine der folgenden Methoden, um Formulare zu erstellen, die in Acrobat Sign hochgeladen werden können:
    • Adobe Acrobat Sign Authoring-Umgebung mit automatischer Felderkennung. Automatisch platzierte Formularfelder haben einen generischen Namen (selbstdefiniertes Feld 1), die so umbenannt werden sollten, dass die Feldverwendung aus dem Namen hervorgeht.
    • Formulare mit Acrobat erstellen.  Acrobat-Formulare können die Platzierung von Feldern automatisch anhand eines Feldnamens erkennen, der aus dem vorstehenden Text im Dokument abgeleitet wird. Diese Namen sind oft undeutlich oder umfangreich und sollten so unbenannt werden, dass sich die Feldverwendung intuitiv aus dem Namen erschließt.
    • Text-Tags, wenn die Dokumentgenerierung ein bearbeitbares Textdokument erzeugt.
  • Du musst über vorgefertigte Webformulare mit definierten Feldnamen verfügen, sodass die Listenfelder logisch mit den Formularfeldern in Adobe Acrobat Sign verknüpft werden können. Verwende die folgenden Methoden, um Formulare zu erstellen, die in Adobe Acrobat Sign hochgeladen werden können:
  • Die Formularfelder müssen einen logischen und identifizierbaren Namen haben, da die Feldzuordnung darauf beruht, dass der Name eines Felds auf dem Formular logisch mit dem Namen einer Spalte in SharePoint verknüpft wird.
  • Die Formularfeldzuordnung unterstützt die folgenden Typen von SharePoint-Spalten und Acrobat Sign-Feldern:
SharePoint-Spaltentyp Adobe Sign-Feldtypen
Einzeiliger Text Text
Zahl Text
Mehrzeiliger Text Mehrzeiliger Text
Ja/Nein (Kontrollkästchen)

Kontrollkästchen

Einrichten der Webformularzuordnung

Führe die im folgenden Beispiel beschriebenen Schritte aus, um zu sehen, wie SharePoint-Admins Daten aus einem Webformular erfassen können, um eine Kundenliste in SharePoint auszufüllen.

  1. Erstelle ein Adobe Acrobat Sign-Webformular (oder identifiziere ein zu verwendendes Webformular).

    Nachdem das Webformular gespeichert wurde, kannst du die URL kopieren oder Code einbetten, um dieses Formular auf einer Website, auf deiner SharePoint-Website oder an einem beliebigen Ort zu veröffentlichen, um Antworten zu sammeln. Wenn du ein bereits vorhandenes Webformular verwendest, fahre mit Schritt 2 fort.

    Über die Web-Bedienoberfläche von Adobe Acrobat Sign kannst du ein wiederverwendbares, integrierbares Webformular erstellen. Erfahre, wie du ein Webformular erstellen kannst.

    Webformular erstellen

  2. Fülle das Webformular aus und schließe den Signaturvorgang ab, damit die endgültige Vereinbarung im Abschnitt Abgeschlossen der Seite Verwalten angezeigt wird.

    Das Webformular muss mindestens einmal erfolgreich signiert werden, damit die Felder auf dem Formular einen Kontext aufweisen, auf den SharePoint zugreifen kann.

    Wenn du ein bereits vorhandenes Formular verwendest, das erfolgreich signiert wurde, fahre mit Schritt 3 fort.

  3. Erstelle eine neue Liste in SharePoint, damit nach Abschluss einer neuen Webformularvereinbarung ein neues Zeilenelement mit Daten vorhanden ist, die mit dieser Vereinbarung verknüpft sind und in deine Liste eingetragen werden.

    Stelle sicher, dass du eine Spalte für jedes zu erfassende Feld im Webformular einfügst.

    Neue SharePoint-Liste erstellen

  4. Um Webformularzuordnungen zu erstellen, navigiere zu Adobe Sign > Einstellungen und wähle dann die Registerkarte Webformularzuordnungen aus.

    Auf der Registerkarte Webformularzuordnungen kannst du eine Liste der Webformulare durchsuchen, die du erstellt hast, und auswählen, welches Webformular du für die Datenzuordnung verwenden möchtest.

    Jedes Webformular enthält grundlegende Informationen in den Spaltenüberschriften:

    • Webformular: Der Name des aus Adobe Sign importierten Webformulars.
    • Liste: Der Name der SharePoint-Liste, der das Webformular zugeordnet ist. Wenn hier kein Wert vorhanden ist, ist keine Beziehung vorhanden.
    • Anzahl der zugeordneten Felder: Die Anzahl der Feldbeziehungen, die zugeordnet wurden.
      Ein Pluszeichen weist darauf hin, dass keine Felder zugeordnet wurden. Du kannst das Pluszeichen auswählen, um die Zuordnungsoberfläche zu öffnen.
      Eine Zahl gibt die Anzahl der Feldbeziehungen an, die zugeordnet wurden. Du kannst das Stiftsymbol auswählen, um die Feldzuordnung zu bearbeiten.
    • Signiertes Webformular nach SharePoint kopieren: Legt fest, ob eine Kopie der abgeschlossenen Webformularvereinbarung in SharePoint gespeichert wird. Wenn Nicht speichern ausgewählt ist, wird keine Kopie in SharePoint gespeichert und die Kopie in Adobe Sign bleibt erhalten. Wenn Speichern ausgewählt ist, wird eine Kopie der signierten Vereinbarung in SharePoint sowie in Adobe Sign gespeichert.
    Hinweis:

    Wenn dem Benutzer oder der Benutzerin kein Webformular zur Verfügung steht (d. h. wenn du Schritt 1 oben umgehst), wird ein Link mit folgender Meldung angezeigt: Du hast noch keine Webformulare. Gehe zur Adobe Sign-Anwendung, um eins zu erstellen.

    Wenn du auf den Link klickst, wird deine Adobe Sign-Startseite geöffnet, auf der du ein Webformular erstellen kannst.

    Zu den Adobe Sign-Einstellungen navigieren

    Webformular auswählen

  5. Wähle in der Spalte Anzahl der zugeordneten Felder das Pluszeichen für das Webformular aus, für das du die Datenzuordnung konfigurieren möchtest.

    Auf das Pluszeichen klicken, um die Zuordnungskonfiguration zu starten

  6. Gehe im daraufhin geöffneten Fenster Zuordnung erstellen wie folgt vor:

    1. Vergewissere dich, dass das Webformular bereits ausgewählt ist.
    2. Wähle die Liste aus, die du verwenden möchtest, um den Feldinhalt aus dem Webformular zu akzeptieren. Die Zuordnungsregeln werden angezeigt.
    3. Um eine neue Feldbeziehung anzuzeigen, wähle Regel hinzufügen aus.
    4. Wähle einen Feldnamen aus der Spalte Webformularfelder und den entsprechenden Namen der SharePoint-Spalte aus.
    5. Um eine weitere Feldzuordnung hinzuzufügen, wähle Regel hinzufügen aus.
    6. Konfiguriere alle Webformularfelder, die du an die SharePoint-Liste übermitteln möchtest.

    Wenn die Felder im Webformular den SharePoint-Feldern zugeordnet sind, können sie nicht mehr ausgewählt werden, sodass du nicht dasselbe Webformularfeld einem anderen SharePoint-Zielfeld zuordnen kannst.

    Konfigurierte Webformularzuordnung

    Hinweis:

    Wenn das Webformular mehrere Empfänger hat (z. B.: einen oder mehrere Gegenzeichner) enthalten die Webformularfelder eine Indexnummer, mit der angegeben wird, welchem Empfänger das Feld zugewiesen ist.

    • Jedes Feld mit [1] wird dem ersten Empfänger (dem ursprünglichen Unterzeichner) zugewiesen.
    • Ein Feld mit [2] wird dem zweiten Empfänger (dem ersten Gegenzeichner) zugewiesen.
    • Ein Feld mit [3] wird dem dritten Empfänger (dem zweiten Gegenzeichner) zugewiesen.
    Mehrere Empfänger

    Mehrere Empfangende auf der Benutzeroberfläche „Webformular erstellen“

  7. Nachdem alle Felder zugeordnet wurden, wähle Speichern aus.

    Die Seite Webformularzuordnungen wird geöffnet. Das konfigurierte Webformular zeigt die Anzahl der zugeordneten Felder an.

    Um die vorhandene Zuordnung zu bearbeiten, wähle das Stiftsymbol neben der Anzahl der zugeordneten Felder aus und aktiviere den Umschalter Speichern, um das signierte Webformular nach SharePoint zu kopieren.

    Zugeordnete Webformulare im Abschnitt „Webformularzuordnungen“

    Signiertes Dokument in SharePoint speichern

  8. Überprüfe, ob die Webformularzuordnung funktioniert.

    Wenn Unterzeichnende die von dir zugeordneten Webformulare ausfüllen, werden die Formulardaten auf der Grundlage der SharePoint-Listeninformationen automatisch mit den richtigen Informationen ausgefüllt. Du kannst überprüfen, ob für jedes zugeordnete Feld die korrekten Werte importiert werden.

    Überprüfen, ob die Liste ausgefüllt ist

  9. (Optional) Wähle Signaturdateieinstellungen für Webformulare aus.

    Webformularvereinbarungen verfügen über einen dedizierten Ordner, zu dem sie weitergeleitet werden können. Wenn du keinen Ordner auswählst, erstellt Acrobat Sign für SharePoint automatisch den Ordner „Signierte Webformulare“ in dem die Webformularvereinbarungen gespeichert werden. Du kannst Webformularvereinbarungen auch in einem eigenen Ordner speichern, indem du ihn auf der Registerkarte „Einstellungen für signierte Dateien“ auswählst.

  10. (Optional) Überprüfe die in SharePoint gespeicherten Webformularvereinbarungen.

    Du kannst jetzt zu einem bestimmten Ordner deiner Wahl (oder standardmäßig zum Ordner „Signierte Webformulare“) wechseln, um die vollständigen Webformularvereinbarungen anzuzeigen. Wenn du das Audit-Protokoll aktivierst, wird die PDF-Datei des Audit-Protokolls jeder Vereinbarung ebenfalls wieder in denselben Ordner in SharePoint kopiert.

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