Adobe Acrobat Sign für NetSuite: Installations- und Konfigurationshandbuch (Version 4.0.7)

Navigiere zu Anpassung > SuiteBundler > Pakete suchen und installieren.

Suche auf der Seite Pakete suchen und installieren nach  Adobe Acrobat Sign.

Wähle den Paketnamen Adobe Acrobat Sign aus.

Wähle auf der Seite Paketdetails die Option Installieren aus.

Klicke auf der Seite Paketinstallation in Vorschau anzeigen auf Paket installieren.
Die Standardwerte auf der Seite müssen nicht geändert werden.

Wähle im daraufhin angezeigten Installationsdialogfeld OK aus.

Während der Installation wird der Status des Pakets als Ausstehend angezeigt.

Wenn du einen aktualisierten Status der Installation anzeigen möchtest, wähle Aktualisieren aus. 

Nach Abschluss der Paketinstallation wird auf der Seite Installierte Pakete Adobe Acrobat Sign für NetSuite angezeigt.

Wenn du bereits Kundin oder Kunde von Adobe Acrobat Sign bist, fahre mit Konfigurieren von OAuth nach der Installation oder dem Upgrade fort.

Wenn du kein Adobe Acrobat Sign-Konto hast, kannst du dich registrieren, um ein Adobe Acrobat Sign-Testkonto zu erhalten,

um das System zu testen.  Führe die Online-Registrierungsschritte aus, um dein Adobe Acrobat Sign-Konto zu aktivieren.

Navigiere in NetSuite zur Adobe Sign Config-Listenseite.

Wähle auf der Seite Adobe Sign Config-Liste die Option Anzeigen für den Datensatz OAuth für den Zugriff auf Adobe Sign-APIs verwenden aus.

Wähle auf der Seite Adobe Acrobat Sign Config die Option Mit Adobe Acrobat Sign anmelden aus.

Wenn die Anmeldeseite von Adobe Acrobat Sign angezeigt wird, gib deine Anmeldedaten ein.

Wähle auf der daraufhin (für OAuth) angezeigten Seite Zugriff bestätigen die Option Zugriff erlauben aus.

Wenn die Autorisierung abgeschlossen ist, wirst du wie unten dargestellt zu der Seite Adobe Acrobat Sign Config in NetSuite zurück geleitet:

Navigiere zu Anpassung > Listen, Datensätze und Dateien > Datensatztypen und suche dann nach Adobe Acrobat
Sign-Vereinbarung. . (Du kannst auch die globale Suche verwenden.)

Klicke auf der rechten Seite auf den Link Suchen.

Wähle unter Status die Option Zur Signatur versandt und anschließend Absenden aus.

Notiere dir die Anzahl der Datensätze, um die Aktualisierungsdauer abzuschätzen.

Navigiere zu Anpassung > SuiteBundler > Suchen und installieren > Liste.

Suche dein aktuelles Paket wie unten gezeigt.

Wähle in der Drop-down-Liste Aktion die Option Aktualisieren aus.

Klicke auf der Seite Paketaktualisierung in Vorschau anzeigen auf Paket aktualisieren, ohne die auf der Seite angezeigten Standardwerte zu ändern.

Hinweis: Beim Aktualisieren des Pakets wird möglicherweise die folgende Warnung angezeigt. Wenn du deine NetSuite-E-Signatur-Datensätze nicht angepasst hast, kannst du fortfahren. Wenn du dir nicht sicher bist, solltest du das Paket zunächst in einem Sandbox-Konto installieren, um es zu testen, bevor du es in einem Produktionskonto aktualisierst.

Während der Installation der Aktualisierung wird der Status des Pakets als Ausstehend angezeigt.

Um einen aktualisierten Status anzuzeigen, klicke auf Aktualisieren.

Nach Abschluss der Paketaktualisierung wird auf der Seite Installierte Pakete die Option Adobe Acrobat Sign für NetSuite angezeigt.

Navigiere zu Einrichtung > Unternehmen > Allgemeine Voreinstellungen.

Blättere auf der Seite nach unten und wähle die Unterregisterkarte Benutzerdefinierte Voreinstellungen aus.

Aktiviere und konfiguriere deine Acrobat Sign-Voreinstellungen nach Bedarf:

• EchoSign-API-Schlüssel für dein Konto eingeben: Füge in diesem Feld keine Werte hinzu und bearbeite sie nicht.
• Übergeordneten Datensatzkontakt als unterzeichnende Partei verwenden: Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Kontakt aus dem übergeordneten Datensatz beim Erstellen von Vereinbarungen standardmäßig als unterzeichnende Partei verwendet. Die sendende Partei kann vor dem Senden einfach die standardmäßig unterzeichnende Partei entfernen oder bearbeiten oder der Vereinbarung zusätzliche Unterzeichnende hinzufügen.
• Transaktionskontakt als unterzeichnende Partei verwenden, falls vorhanden: Diese Voreinstellung ist nur gültig, wenn die Voreinstellung Übergeordneten Datensatzkontakt als unterzeichnende Partei verwenden ebenfalls aktiviert ist. Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Generieren einer Vereinbarung aus einem Transaktionsdatensatz (z. B. Angebot) der primäre Transaktionskontakt standardmäßig als erste unterzeichnende Partei vorgegeben. Weitere Informationen findest du unter Transaktionsdatensätze. Wenn kein primärer Transaktionskontakt vorhanden ist oder wenn ein NetSuite-Objektdatensatz gesendet wird (z. B. Kundschaftsdatensatz, Partnerdatensatz), ist die standardmäßig empfangende Partei der primäre Kontakt für die Kundschafts-E-Mail. Die sendende Partei kann vor dem Senden einfach die standardmäßig unterzeichnende Partei entfernen oder bearbeiten oder der Vereinbarung zusätzliche Unterzeichnende hinzufügen.
• Markierung von Empfängern als Genehmiger zulassen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Absender Empfänger als Genehmiger markieren. Als Genehmiger markierte Empfänger können Vereinbarungen überprüfen und genehmigen, müssen sie jedoch nicht unterschreiben. Während des Genehmigungsprozesses müssen Genehmiger möglicherweise Daten in Felder eingeben.
• ID des bevorzugten Vereinbarungsordners: Gibt den Ordner an, in dem die endgültig signierten Vereinbarungen gespeichert werden. Wenn du für dieses Feld keinen Wert festlegst, werden die endgültig signierten Vereinbarungen standardmäßig in demselben Ordner gespeichert wie die ursprüngliche Dokumentdatei. Die Ordner-ID muss eine Zahl sein.
• Transaktions-PDF automatisch anhängen: Wenn diese Option aktiviert ist, werden Transaktions-PDFs automatisch an Vereinbarungen angehängt, wenn neue Vereinbarungen aus Transaktionsdatensätzen erstellt werden.
• Signierte PDF hinzufügen als (Anhang oder Link): Wenn im Dropdown-Menü die Option Link ausgewählt wird, wird die signierte PDF-Datei automatisch als Verknüpfung zur Datei hinzugefügt. Wenn im Dropdown-Menü Anhang " ausgewählt wird, wird die signierte PDF-Datei in NetSuite als Anhang zum Vereinbarungsdatensatz gespeichert.
• Prüfprotokoll-PDF in Vereinbarung einschließen: Wenn diese Option aktiviert ist, werden Prüfprotokoll-PDFs automatisch an Vereinbarungsdatensätze angehängt, nachdem die Vereinbarungen unterzeichnet wurden.
• Identitätsverifizierungsmethode gilt für: Damit kannst du Methoden zur Identitätsverifizierung auf ausgewählte Empfangende anwenden. Zur Verfügung stehen die Optionen Alle Unterzeichnende, Nur externe Unterzeichnende oder Nur interne Unterzeichnende.
• Beim Erstellen einer Vereinbarung kannst du eine oder mehrere Identitätsverifizierungsmethoden auswählen. Wenn hier mehr als eine Identitätsverifizierungsmethode aktiviert wird, wird auf der Seite Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung die Option Identität der Unterzeichnenden bestätigen angezeigt.

► „Kennwort zur Unterzeichnung erforderlich“ aktivieren: Unterzeichnende müssen ein Einmalkennwort eingeben, das du festlegst.

► „Wissensbasierte Authentifizierung“ aktivieren: Unterzeichnende müssen ihren Namen, ihre Adresse und optional die letzten vier Ziffern ihrer Sozialversicherungsnummer angeben und dann eine Liste mit Fragen zur Bestätigung der bereitgestellten Informationen beantworten. Nur in den USA erhältlich.

► Webidentitätsauthentifizierung aktivieren: Unterzeichner müssen ihre Identität bestätigen, indem sie sich bei einer der folgenden Websites anmelden: Facebook, Google, LinkedIn, Microsoft Live, Twitter oder Yahoo!.

• Benutzende automatisch in Adobe Acrobat Sign bereitstellen: Wenn diese Option aktiviert ist, wird Benutzenden, die Vereinbarungen in NetSuite senden, automatisch ein Adobe Acrobat Sign-Benutzerkonto zur Verfügung gestellt.

Wenn du deine Voreinstellungen speichern möchtest, wähle oben oder unten auf der Seite Speichern aus.

Navigiere zu Einrichtung > Unternehmen > Funktionen aktivieren.

Wähle die Unterregisterkarte SuiteCloud aus.

Aktiviere die folgenden Optionen:

• Aktiviere im Abschnitt SuiteBuilder die Option Benutzerdefinierte Datensätze.
• Aktiviere im Abschnitt SuiteScript die Optionen Client SuiteScript und Server SuiteScript und stimme den Nutzungsbedingungen für beide zu.

Klicke auf Speichern.

Deine Optionen sollten wie in der folgenden Abbildung gezeigt eingestellt sein:

Navigiere zu Anpassung > Skripterstellung > Skripte.

Die Seite mit der Liste der Skripte wird angezeigt.

Suche auf der Seite mit der Liste der Skripte nach dem Skript, das du bereitstellen möchtest, und klicke dann auf Anzeigen.

• Wähle zum Hinzufügen der Schaltfläche Zur Signatur senden das Skript Adobe Acrobat Sign Estimate Button aus.
• Wähle zum Hinzufügen der Registerkarte Vereinbarungen das Skript Adobe Acrobat Sign Agreement Loader aus.

Wähle auf der Seite Skript die Option Skript bereitstellen aus.

Führe auf der Seite Skriptbereitstellung die folgenden Schritte aus:

• Wähle in der Liste Anwenden auf den Datensatztyp aus.
• Gebe optional die ID der Skriptbereitstellung ein. (Weitere Informationen findest duim NetSuite-Hilfecenter unter dem Thema Erstellen einer benutzerdefinierten Skriptbereitstellungs-ID.) Wenn du keine ID eingibst, wird eine generiert.
• Aktiviere das Kontrollkästchen Bereitgestellt.

• Setze den Status auf Freigegeben.
  • Du musst keinen Ereignistyp und auch keine Protokollebene angeben.
• Wähle im Dropdown-Menü Als Rolle ausführen die Option Als Admin ausführen.
• Wähle bei aktiver Unterregisterkarte Zielgruppe (diese Registerkarte ist standardmäßig aktiv) die spezifischen Rollen oder Benutzenden aus, denen du Zugriff gewähren möchtest. Wenn du allen Rollen und Benutzern Zugriff gewähren möchtest, aktiviere die die entsprechende Option Alle auswählen.
• Klicke auf Speichern. Wenn die Änderungsbestätigung angezeigt wird, klicke auf Zurück.

Wähle oben auf der Seite „Skriptbereitstellung“ die Option Liste aus.

Dadurch gelangst du zurück zu der Seite Skripte.

Wiederhole Schritte 2 und 3 oben für das andere Skript.

Navigiere zu Anpassung > Listen, Datensätze und Dateien > Datensatztypen.

Klicke auf der Seite Datensatztypen auf Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung, um diesen Datensatztyp auszuwählen.

Wähle auf der Seite Benutzerdefinierter Datensatztyp im Drop-down-Menü Zugriffstyp die Option Berechtigungsliste verwenden aus.

Wähle die Unterregisterkarte Berechtigungen aus.

Die Liste der Rollen und Berechtigungen wird angezeigt.

Lege die Berechtigungen für die zusätzlichen benutzerdefinierten Rollen fest, die dem Datensatztyp „Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung“ hinzugefügt wurden:

1. Wähle in der Liste Rolle die Rolle aus.
2. Stelle die Ebene auf „Voll“ ein.
3. Stelle das Standardformular auf „Benutzerdefiniertes Adobe Acrobat Sign-Vereinbarungsformular“ ein.
4. Aktiviere das Kontrollkästchen Formular einschränken.
5. Wähle Hinzufügen aus, um die Änderungen für die Rollenzeile zu speichern.
6. Wiederhole die oben stehenden Schritte 1 bis 5 für alle zusätzlichen benutzerdefinierten Rollen.
7. Wenn für alle Rollen Berechtigungen festgelegt sind, wähle im Fenster Benutzerdefinierter Datensatztyp die Option Speichern aus. Die Seite Datensatztyp der Kundschaft wird erneut angezeigt.

Wiederhole die Schritte 1–3 oben, um den Zugriffstyp für alle anderen Adobe Acrobat Sign-Datensatztypen festzulegen.

Keine Berechtigung erforderlich festzulegen. Dies gilt für die folgenden Datensatztypen:

• Adobe Acrobat Sign-Konfigurationen
• Adobe Acrobat Sign-Dokument
• Adobe Acrobat Sign-Ereignis
• Adobe Acrobat Sign-Sprache
• Adobe Acrobat Sign-Skriptfehler
• Adobe Acrobat Sign – Signierte Vereinbarung
• Adobe Acrobat Sign – Unterzeichnende

Navigiere zu Anpassung > Skripterstellung > Skripte.

Die Seite mit der Liste der Skripte wird angezeigt.

• Verwende bei Bedarf die Filter, um die Adobe Acrobat Sign-Skripte zu finden.

Suche auf der Seite Skripte nach dem Skript Adobe Acrobat Sign Estimate Button (steuert die Schaltfläche Zur Signatur senden) und klicke auf Anzeigen.

Auf der Seite Skript:

1. Wähle die Unterregisterkarte Bereitstellungen aus.
2. Wähle unter Gilt für den Link zu der Entität aus, die du ändern möchtest [in diesem Beispiel Angebot].
3. Wähle auf der Seite Skriptbereitstellung die Option Bearbeiten aus.
4. Wähle bei aktiver Unterregisterkarte „Zielgruppe“ die spezifischen Rollen oder Benutzenden aus, denen du Zugriff gewähren möchtest. 
5. Wenn du allen Rollen und Benutzenden Zugriff gewähren möchtest, aktiviere die entsprechende Option Alle auswählen.
6. Wähle Speichern aus.

Navigiere zu Anpassung > Skripterstellung > Skripte

Suche auf der Seite Skripte nach dem Skript Adobe Acrobat Sign Agreement Loader und wähle Anzeigen aus.

Führe auf der Seite Skript die folgenden Schritte aus:

1. Wähle die Unterregisterkarte Bereitstellungen aus.
2. Klicke unter Anwenden auf auf den Link für das Element, für das du den Zugriff ändern möchtest.
3. Wähle auf der Seite Skriptbereitstellung die Option Bearbeiten aus.
4. Wähle bei aktiver Unterregisterkarte Zielgruppe (diese Registerkarte ist standardmäßig aktiv) die spezifischen Rollen oder Benutzenden aus, denen du Zugriff gewähren möchtest.
5. Wenn du allen Rollen und Benutzenden Zugriff gewähren möchtest, aktiviere die entsprechende Option Alle auswählen.
6. Wähle Speichern aus.

Wähle oder erstelle einen Kundendatensatz, von dem du eine Vereinbarung senden möchtest, oder wähle einen anderen NetSuite-Datensatztyp, für den die Registerkarte „Vereinbarungen“ aktiviert ist.

Wähle Neue Vereinbarung aus.

Wähle auf der Seite Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung die Option Bearbeiten aus.

Lege die Optionen für Ihre Vereinbarung wie folgt fest:

• Name der Vereinbarung: Gib einen Namen für die Vereinbarung ein.
• Nachricht: Gib eine benutzerdefinierte Nachricht für den Empfänger ein.
• Signaturtyp: Wähle den Signaturtyp aus, der für das Dokument akzeptiert wird. Die Optionen lauten E-Signatur und Faxsignatur.
• Ich muss diese Vereinbarung auch signieren: Aktiviere diese Option, um anzugeben, dass die sendende Partei die Vereinbarung ebenfalls signieren muss.
• Signaturreihenfolge: Wenn die Option Ich muss diese Vereinbarung auch signieren aktiviert ist, wähle die Reihenfolge aus, in der die absendende Person und die Empfangenden unterschreiben sollen. Die Optionen sind „Ich signiere zuerst, dann die Empfangenden“ „Empfangende signieren zuerst, dann ich“ und „Keine“.
• Vorschau von Dokument anzeigen oder Signaturen (oder Formularfelder) positionieren: Aktiviere diese Option, damit Absendende eine Vorschau der Vereinbarung anzeigen und Felder zur Vereinbarung hinzufügen können (per Drag-and-Drop Signatur, anfängliche Felder und andere Formularfelder positionieren), bevor sie an die Empfangenden gesendet wird.
• Identität der unterzeichnenden Person bestätigen: Aktiviere diese Option und wähle dann eine der folgenden Optionen für die Identitätsbestätigung.
  • Passwort zum Signieren erforderlich: Unterzeichnende müssen ein Einmalpasswort eingeben, das du festlegst.
  • ► Wissensbasierte Authentifizierung: Unterzeichnende müssen ihren Namen, ihre Adresse und optional die letzten vier Ziffern ihrer Sozialversicherungsnummer angeben und dann eine Liste mit Fragen zur Bestätigung der bereitgestellten Informationen beantworten. Nur in den USA erhältlich.
  • Web-Authentifizierung der Identität: Unterzeichnenden müssen ihre Identität bestätigen, indem sie sich bei einer der folgenden Websites anmelden: Facebook, Google, LinkedIn, Twitter, Yahoo! oder Microsoft Live.
• Kennwort zum Anzeigen der PDF-Datei erforderlich: Aktiviere diese Option, wenn du möchtest, dass ein Empfänger ein Kennwort eingeben muss, bevor er eine PDF-Datei der Vereinbarung oder der unterzeichneten Vereinbarung öffnen kann. Die PDF-Datei, die du an alle sendest, wird verschlüsselt und kann nur mit diesem Passwort geöffnet werden. Verliere das Passwort nicht, denn es kann nicht wiederhergestellt werden. Wenn du das Passwort verlierst, musst du diese Transaktion löschen und erneut beginnen.
• Kennwort/Kennwort bestätigen: Wenn die Option Kennwort zum Anzeigen der PDF-Datei erforderlich aktiviert ist, gib das Kennwort ein, das zum Anzeigen der Vereinbarung verwendet werden soll.
• Empfänger an Unterschrift erinnern: Gib an, ob und wie oft Erinnerungen an Empfänger gesendet werden. Die Optionen sind Nie, Täglich oder Wöchentlich.
• Sprache: Gib die Sprache an, in der die Signierseite und E-Mail-Benachrichtigungen den Empfangenden angezeigt werden.
• Persönliche Signatur für erste unterzeichnende Person: Aktiviere diese Option, damit die sendende Person eine persönliche Signiersitzung mit der ersten unterzeichnenden Person organisieren kann.

Hinweis: Für die KBA-, Adobe Sign- und Telefonauthentifizierung musst du Cookies von Drittanbietern in deinem Browser aktivieren.

• Tage bis zum Ablauf der Signaturfrist: Gib eine ganze Zahl ein, um die Frist anzugeben, die für die Unterzeichnung der Vereinbarung gilt (heutiges Datum plus Anzahl der Tage).
• Übergeordneter Datensatz: Wähle optional einen übergeordneten Datensatz aus, um ihn mit der Vereinbarung zu verknüpfen.

Wähle die Registerkarte Dokumente aus.

Füge der Unterregisterkarte Dokumente mithilfe der Drop-down-Liste Adobe Acrobat Sign-Dokument ein vorhandenes Dokument aus dem Aktenschrank hinzu und klicke auf Anhängen.

Du kannst auch ein neues Dokument hochladen, indem du auf die Schaltfläche Neues Adobe Acrobat Sign-Dokument klickst, um die Seite Adobe Acrobat Sign-Dokument (siehe unten) aufzurufen. Auf dieser Seite kannst du den Namen eines Dokuments in deinem NetSuite-Aktenschrank eingeben, die Dateien in deinem Transaktionsdatensatz auswählen (falls zutreffend) oder ein neues Dokument anhängen.

Du kannst einer Vereinbarung mehrere Dokumente hinzufügen.

Klicke auf die Unterregisterkarte Empfangende und gib die folgenden Details ein:

• Gib die empfangende Partei an, indem du sie in der Kontaktliste auswählst oder eine E-Mail-Adresse eingibst.
• Weise jedem Empfangenden eine der folgenden Rollen zu:
  • Unterzeichnende müssen die Vereinbarung signieren.
  • Genehmigende müssen die Vereinbarung genehmigen, aber nicht signieren, und können einer Vereinbarung Daten hinzufügen.
  • Auf CC gesetzte Empfangende werden informiert, wenn die Vereinbarung aktualisiert wird oder signiert und abgeschlossen ist. Auf CC gesetzte Empfänger sind keine Partei des Signatur- oder Genehmigungsprozesses.

Weitere Informationen findest du unter Benutzerdefinierte Voreinstellungen festlegen.

• Wenn die benutzerdefinierte Voreinstellung Übergeordneten Datensatzkontakt als unterzeichnende Partei verwenden entweder alleine oder zusammen mit der Voreinstellung Transaktionskontakt als unterzeichnende Partei verwenden aktiviert ist, wird die erste empfangende Partei standardmäßig als unterzeichnende Partei vorgegeben. Diese Vorgabe kann jedoch geändert werden.
• Wähle nach der Eingabe der einzelnen Empfangenden Hinzufügen aus.

Wähle Speichern aus, um die Vereinbarung zu speichern.

Navigiere zu Anpassung > Skripterstellung > Skripte.

Suche auf der Seite Skripte nach dem Skript Adobe Acrobat Sign Bundle Installation und klicke auf Bearbeiten.

Klicke auf der Seite Skript auf die Unterregisterkarte Ausführungsprotokoll, um sie auszuwählen.

Klicke auf Aktualisieren.

Das Ausführungsprotokoll wird aktualisiert, um den Status anzuzeigen. Die Spalte Details zeigt den Fortschritt der Aktualisierungen deiner Vereinbarungen an.

Prüfe im Ausführungsprotokoll der Bereitstellung für das Skript Adobe Acrobat Sign External Update, ob du Aufrufe von Adobe Acrobat Sign empfängst. Gehe dafür wie folgt vor:

1. Navigiere zu Anpassung > Skripterstellung > Skriptbereitstellungen.
2. Suche auf der Seite Skriptbereitstellungen nach dem Skript Adobe Acrobat Sign External Update und klicke auf Bearbeiten.
3. Klicke auf der Seite Skriptbereitstellung auf die Unterregisterkarte Ausführungsprotokoll, um sie auszuwählen.
   • Du solltest für jede Vereinbarungs-ID einen Eintrag Aktualisierter Vereinbarungsdatensatz sehen.

Prüfe im Ausführungsprotokoll der Bereitstellung für das Skript Adobe Acrobat Sign Update Agreements, ob folgende Fehler vorliegen. Gehe dafür wie folgt vor:

1. Navigiere zu Anpassung > Skripterstellung > Skriptbereitstellungen.
2. Suche auf der Seite Skriptbereitstellungen nach dem Skript Adobe Acrobat Sign Update Agreements mit dem Status „Geplant“ und klicke dann auf Bearbeiten.
3. Klicke auf der Seite Skriptbereitstellung auf die Unterregisterkarte Ausführungsprotokoll, um sie auszuwählen.
4. Wähle unter Typ die Option Fehler aus, um die Ergebnisse zu filtern.

Prüfe schließlich das Ausführungsprotokoll für das Skript Adobe Acrobat Sign Manager auf Fehler, indem du oben die Anweisungen in Schritt 2 befolgst.