Adobe Sign für SharePoint On-Premises – Installationshandbuch

Die Adobe Sign-Integration für Microsoft SharePoint bietet eine integrierte Lösung zum Erstellen, Senden, Verfolgen und Verwalten von elektronischen Unterschriften. Die Integration steht für Microsoft SharePoint 2013 und Microsoft SharePoint 2016 On-Premises zur Verfügung. Die Lösung wird als eine Farmlösung für Microsoft SharePoint entwickelt und bietet folgende Funktionen:

• Möglichkeit zum Hinzufügen der Seite „Verwalten“ von Adobe Sign als SharePoint-Webpart, das von SharePoint-Benutzern zum Verfolgen und Aktualisieren von Vereinbarungen verwendet werden kann
• Senden beliebiger zu unterzeichnender Dokumente aus einer SharePoint-Dokumentbibliothek
• Möglichkeit zum Senden von Dokumenten an einen einzelnen Empfänger oder eine Gruppe in einer Dokumentbibliothek oder benutzerdefinierten SharePoint-Listen.
• Zuordnen von Daten aus SharePoint-Listen sowie aus einer Dokumentbibliothek in Dokumente durch eine Zusammenführungszuordnung, wenn die Dokumente zum Unterschreiben gesendet werden
• Zuordnen von Daten aus Formularfeldern eines signierten Vertrags in Textspalten von SharePoint-Listen sowie in einer Dokumentenbibliothek über die Datenzuordnung, wenn das Dokument signiert wurde und dessen Status automatisch oder manuell über die Seite „Vereinbarungsstatus“ aktualisiert wurde
• Archivierung aller signierten Vereinbarungen in SharePoint

Anforderungen

Die Adobe Sign-Lösung kann nur von einem Microsoft SharePoint-Farm-Administrator installiert und konfiguriert werden. Du musst also auf dem SharePoint-Server über Adminrechte verfügen, um die Lösung zu installieren. Ziehe die SharePoint-Dokumentation und den SharePoint-Administrator Ihrer Organisation für zusätzliche Systemberechtigungen zurate, die möglicherweise zum Installieren von SharePoint-Farm-Lösungen erforderlich sind. Um die Lösung zu konfigurieren, musst du auch Kontoadministrator in Adobe Sign sein und auf den Integrationsschlüssel Ihres Adobe Sign-Kontos zugreifen können. Die unten stehenden Systemanforderungen zeigen, welche Server- und Clientkomponenten erforderlich sind, um Adobe Sign für SharePoint zu installieren und auszuführen.

• Microsoft SharePoint 2013 On-Premise, SharePoint 2016 On-Premise oder SharePoint 2019 On-Premise
  

Bekannte Probleme

Private/Anonyme Browsersitzungen werden vom Adobe Sign-Paket nicht unterstützt.

In SharePoint gelten Zeichenbeschränkungen, die du gerade bei der Benennung von Dateien beachten musst:

• URL-Pfade dürfen maximal 260 Zeichen betragen.
• Dateinamen dürfen maximal 128 Zeichen betragen.

Administratoren, die sich unter dem „Systemkonto“ bei einer Sitesammlung anmelden, müssen ihre eigenen Daten in der AdobeSignUserInfo-Liste eingeben:

Es kann eine Situation mit den vorherigen Lösungen auftreten, bei der normale SharePoint-Benutzer am Zugriff auf die Sitesammlung gehindert werden.

Das Problem tritt unter folgenden Bedingungen auf:

• Die EchoSign-Lösung (vor Version 4) ist in der Sitesammlung installiert.
• Der SharePoint-Administrator hat die Lösung als Webpart auf einer SharePoint-Seite eingebettet.
• Der SharePoint-Benutzer ist Mitglied der Sitesammlungsgruppe „Inhaber“, „Besucher“ oder „Mitglied“.
• Der SharePoint-Benutzer ist kein Mitglied der Gruppe von EchoSign-Administratoren oder -Benutzern.

Um das Problem zu beheben, entferne den Webpart von der SharePoint-Seite. 

Installation

So installierst du das Paket von Adobe Sign für SharePoint On-Premises:

1. Lade die neueste Datei Adobe Sign for SharePoint.zip
   herunter.
2. Melde dich bei Ihrem SharePoint-Server als Administrator an.
3. Lade die Datei Adobe Sign for SharePoint.zip auf den Server hoch.
4. Entpade die in der Datei enthaltene Programmdatei.
5. Öffne die Datei Adobe Sign for SharePoint.exe.
6. Hierdurch wird der Einrichtungsassistent angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Das Skript führt eine Systemprüfung durch. Wenn keine Probleme gefunden werden, klicke auf Weiter.

  8. Die Endbenutzer-Lizenzvereinbarung wird angezeigt.

○ Aktiviere das Kontrollkästchen Ich akzeptiere die Bedingungen der Lizenzvereinbarung.

○ Klicke auf Weiter.

  9. Die Webanwendungs-/Sitesammlungsseite wird geladen. Wählen Sie die Sitesammlung aus, in der Sie die Lösung installieren möchten.

  10. Klicke nach Abschluss der Einrichtung auf Weiter.

  11. Wenn die Detailseite für die Implementierung angezeigt wird, kannst du auf Schließen klicken.

Optionen zum Aktivieren/Entfernen

Wenn du das Einrichtungsskript erneut ausführst, wird der Assistent erneut gestartet und die Systemprüfung wiederholt. 

Nach der Systemprüfung werden statt der Endbenutzer-Lizenzvereinbarung folgende Optionen angezeigt:

○ Aktivieren – Über Aktivieren kann der Administrator die Adobe Sign-Lösung auf zusätzlichen Sites in der SharePoint-Umgebung aktivieren. Bei Auswahl wird die Webanwendungs-/Sitesammlungsseite geladen. Dort werden alle Sites angezeigt, auf denen die Adobe Sign-Lösung nicht aktiv ist (vorhergehender Schritt 9).

○ Entfernen – Über diese Option wird die Lösung vollständig von allen Sitesammlungen entfernt, für die Adobe Sign aktiviert wurde. Abgeschlossene Dokumentdateien verbleiben in SharePoint.

Verträge, die im Prozess sind, sind nach wie vor über Adobe aktiv Unterschreiben, und werden normal abgeschlossen. Die abgeschlossenen Dokumente werden nicht mehr an SharePoint zurückgesendet.

Konfiguration nach der Installation

Wenn das Paket installiert wurde, musst du vier Konfigurationsschritte durchführen:

• Installieren des Integrationsschlüssels.
• Entscheiden, wie du Benutzer hinzufügst.
• Entscheiden, ob Audit-Protokolle an signierte Dokumente angehängt werden sollen.
• Entscheiden, wo signierte Vereinbarungen gespeichert werden.

Installieren des Integrationsschlüssels

Für neue Installationen muss ein Integrationsschlüssel in Adobe Sign generiert und dann in SharePoint eingegeben werden. Dieser Schlüssel ist das Zugriffstoken, mit dessen Hilfe die Adobe Sign- und SharePoint-Umgebungen für gegenseitiges Vertrauen und die Freigabe von Inhalten authentifiziert werden.

So erstellst du in Adobe Sign einen Integrationsschlüssel:

• Melde dich als Administrator in Ihrem Adobe Sign-Konto an.
• Navigiere zu Konto > Adobe Sign-API > API-Informationen.
• Klicke auf den Link Integrationsschlüssel in der Mitte der Seite.

Die Benutzeroberfläche Integrationsschlüssel erstellen wird geladen:

Gib einen passenden Namen für den Schlüssel ein (z. B. SharePoint).

Für den Integrationsschlüssel müssen folgende Elemente aktiviert sein:

• user_write
• user_login
• agreement_read
• agreement_write
• agreement_send
• library_read
• library_write

Klicke auf Speichern, sobald der Schlüssel konfiguriert wurde.

Die Seite Zugriffstokens mit den in Ihrem Konto definierten Schlüsseln wird angezeigt.

• Klicke auf die für SharePoint erstellte Schlüsseldefinition.

○ Der Link „Integrationsschlüssel“ wird am oberen Rand der Definition angezeigt.

• Klicke auf den Link Integrationsschlüssel.

Der Integrationsschlüssel wird angezeigt:

• Kopiere diesen Schlüssel und speichere ihn für den nächsten Schritt an einem sicheren Ort.
• Klicke auf OK.

So installierst du den Integrationsschlüssel in SharePoint:

• Melde dich als Administrator für Ihre SharePoint-Site an.
• Klicke auf das Symbol der Adobe Sign-Einstellungen, um die Seite Einstellungen anzuzeigen.

1. Klicke auf der Einstellungsseite auf die Registerkarte Kontoeinstellungen.
2. Füge den Integrationsschlüssel im entsprechenden Feld ein.
3. Klicke auf Speichern.

Hinzufügen von Benutzern

Um Benutzer hinzuzufügen, musst du ihnen zunächst Zugriff auf die Adobe Sign-Lösung gewähren. Gehe hierzu wie folgt vor:

1. Navigiere zu Website-Einstellungen > Benutzer und Berechtigungen > Personen und Gruppen.
2. Bearbeite die Adobe Sign-Gruppen nach Bedarf:

○ Adobe Sign-Administrator: Diese Benutzer dürfen die Adobe Sign-Lösung konfigurieren (also Eingaben auf der Einstellungsseite vornehmen und die AdobeSignUserInfo-Liste bearbeiten). Nur Administratoren der entsprechenden Sitesammlung oder Webanwendung dürfen diese Gruppe konfigurieren. Benutzer dieser Gruppe können auf die Registerkarten Persönliche Einstellungen, Kontoeinstellungen, Vereinbarungsspeicher und Vorlagenzuordnungen auf der Seite Einstellungen zugreifen.

○ Adobe Sign-Benutzer: Diese Benutzer sollen die von den Administratoren der Sitesammlung konfigurierte Lösung verwenden. Benutzer, die zu dieser Gruppe gehören, können nur auf die Registerkarte Persönliche Einstellungen auf der Seite Einstellungen zugreifen.

Benutzer in Adobe Sign automatisch bereitstellen

In Adobe Sign müssen alle Benutzer, die Vereinbarungen senden, über eine Lizenz verfügen. Bei der ersten Verwendung wird der Benutzer automatisch in Adobe Sign bereitgestellt, sofern er nicht bereits vorhanden ist. Standardmäßig wird der Benutzer mit den im SharePoint-Profil des Benutzers gefundenen Informationen erstellt.

Benutzerinformationen aus AdobeSignUserInfo-Liste abrufen

Wenn du diese Funktion aktivierst, verwendet SharePoint die Werte in der AdobeSignUserInfo-Liste, um neue Benutzer zu erstellen und bestehende Benutzersitzungen in Adobe Sign zu verstehen.

Wenn die Funktion nicht aktiviert ist, verwendet SharePoint die mit dem SharePointUser verknüpften Werte.

Hinweis: Du kannst SharePoint-Benutzern, die nicht über eine öffentliche E-Mail-Adresse verfügen oder eine andere E-Mail-Adresse als ihren standardmäßigen SharePoint-E-Mail-Wert verwenden müssen, eine E-Mail-Adresse (und somit auch den Adobe Sign-Zugriff) zuordnen. Beispiel: Bob@MeineDomain.dom ist ein SharePoint-Benutzer, muss aber Vereinbarungen mit der E-Mail HumanResources@MeineDomain.dom senden.

Um die Werte für die automatische Bereitstellung aufzulisten, musst du zwei Schritte durchführen:

1. Aktualisiere die AdobeSignUserInfo-Liste.
2. Aktiviere die Funktion Benutzerinformationen aus AdobeSignUserInfo-Liste abrufen.

So aktualisierst du die AdobeSignUserInfo-Liste:

1. Öffne Site-Content > AdobeSignUserInfo.
2. Füge der Liste die gewünschten Benutzerwerte hinzu.

So aktivierst du die Benutzergenerierung mithilfe der AdobeSignUserInfo-Liste:

1. Melde dich bei Ihrem SharePoint-Konto als Administrator an.
2. Navigiere zur Adobe Sign-Seite Einstellungen.
3. Klicke auf die Registerkarte Kontoeinstellungen.
4. Aktiviere das Kontrollkästchen Benutzerinformationen aus AdobeSignUserInfo-Liste abrufen.
5. Klicke auf Speichern.

Audit-Protokolle für signierte Vereinbarungen abrufen

Wenn diese Option aktiviert ist, wird bei Abschluss einer Vereinbarung zusammen mit dem fertigen Dokument eine Audit-Protokoll-PDF zurückgegeben. Beim Audit-Protokoll handelt es sich um ein zusammenfassendes Dokument aller wichtigen Ereignisse der Vereinbarung (gesendet, geöffnet, signiert), darunter auch mit diesen Ereignissen verknüpfte Benutzer-Metadaten (Uhrzeit/Datum, IP-Adresse).

So aktivierst du die Bereitstellung des Audit-Protokolls:

1. Melde dich bei deinem SharePoint-Konto als Administrator an.
2. Navigiere zur Adobe Sign-Seite Einstellungen.
3. Klicke auf die Registerkarte Kontoeinstellungen.
4. Aktiviere das Kontrollkästchen Audit-Protokoll für signierte Vereinbarungen abrufen.
5. Klicke auf Speichern.

Zielordner für signierte Vereinbarungen definieren

Du kannst konfigurieren, dass abgeschlossene Dokumente für die gesamte (globale) Sitesammlung in einem bestimmten Ordner abgelegt werden.

Wenn kein globaler Ordner angegeben wird, werden die finalen signierten Dokumente im Unterordner Signierte Vereinbarungen abgelegt, der in der Dokumentbibliothek erstellt wurde, aus der das Dokument gesendet wurde.

So konfigurierst du den globalen Ordner für signierte Vereinbarungen:

1. Melde dich bei deinem SharePoint-Konto als Administrator an.
2. Erstelle den Zielordner an einem beliebigen Speicherort.
3. Navigiere zur Adobe Sign-Seite Einstellungen.
4. Klicke auf die Registerkarte Vereinbarungsspeicher.
5. Suche in der Liste verfügbarer Ordner nach dem Ordner und klicke darauf, um ihn auszuwählen.
6. Klicke auf Speichern.

Vorlagenzuordnungen

Adobe Sign unterstützt die Idee, Daten zwischen SharePoint-Listen und den Formelfeldern der Vereinbarung miteinander zu verknüpfen.

Mithilfe von Arbeitsabläufen und durch das Zuordnen der Listenfelder zu den Formelfeldern kannst du Dokument automatisch vor dem Senden ausfüllen, damit Absender bzw. Unterzeichner beim Ausfüllen des Formulars Zeit sparen und das Risiko der falschen Zuordnung von Daten reduziert wird.

Umgekehrt kannst du auch eine Zuordnung erstellen, die die Formularfelddaten aus einer signierten Vereinbarung extrahiert und eine SharePoint-Liste ausfüllt.

Die vollständige Anleitung für die Konfiguration von Vorlagenzuordnungen findest du hier.