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Adobe Acrobat Sign für Microsoft Dynamics 365 On-Premises: Installationshandbuch

Das Installationshandbuch für Adobe Acrobat Sign für Microsoft Dynamics 365 On-Premises enthält Anleitungen zum Installieren und Konfigurieren der Adobe Acrobat Sign-Integration für Microsoft Dynamics CRM.

Überblick

Acrobat Sign bietet eine sofort funktionsfähige Integrationslösung für Microsoft Dynamics CRM. Diese Integration bietet folgende Vorteile:

  • Beschleunigung der Umsetzung von Angeboten in Cash-Flow, indem Vereinbarungen – beispielsweise Verträge oder Verkaufsdokumente – aus Dynamics versendet werden.
  • Automatische Zusammenführung von Daten aus Dynamics-Entitäten – beispielsweise Konten und Kontakte – in Vereinbarungen und Pushen von Daten, die im Rahmen des Signiervorgangs von Unterzeichnenden gesammelt wurden, zurück in Dynamics.
  • Aktivierung von Mobilgerätefunktionen über den Sales Hub (verfügbar für Installationen in Dynamics 365 9.x und höher).
  • Vereinfachung für Empfänger, sodass sie jederzeit, überall und auf jedem Gerät signieren können.
  • Ermöglichen der Verfolgung von Dokumenten, die mit Dynamics zur Signatur gesendet wurden.
  • Eliminierung der manuellen Schritte aus dem gesamten Prozess.

Dieses Dokument ist ausdrücklich für Microsoft Dynamics 365 On-Premises und höher bestimmt.

Bei diesem Dokument liegt der Schwerpunkt auf der Neuinstallation der Lösung Adobe Acrobat Sign für Dynamics On-Premises.

Falls die Lösung bereits installiert ist und du ein Upgrade auf die neueste Version durchführen möchtest, schlage im Upgrade-Handbuch nach.

Voraussetzungen

  • Microsoft Dynamics 365 On-Premises 9.0 oder höher
  • Stelle vor der Installation des Adobe Acrobat Sign-Pakets sicher, dass alle erforderlichen Sprachpakete in Dynamics 365 installiert wurden..
  • Ein lizenziertes Enterprise-Konto für Adobe Acrobat Sign oder ein Enterprise-Testkonto.
    • Stelle sicher, dass die Admin-E-Mail-Adresse auf Adobe Acrobat Sign-Kontoebene mit der Adresse des installierenden Dynamics CRM-Administrators übereinstimmt.
  • Gib alle eigenen Domänen an, die deine Benutzenden in ihren E-Mail-Adressen verwenden könnten. Öffentliche Domänen wie gmail.com oder yahoo.com gehören nicht dazu.
  • Erstelle eine Liste aller Benutzenden im Adobe Acrobat Sign-System anhand deiner eigenen Domänen
    • Sobald diese Liste zur Verfügung steht, musst du möglicherweise eine Anforderung für die Migration gültiger Benutzender in dein Adobe Acrobat Sign-Konto mit CRM-Verknüpfung erstellen.
    • Die E-Mail-Adresse der nutzenden Person in Adobe Acrobat Sign muss der primären E-Mail-Adresse für die CRM-Nutzung entsprechen. Sollte dies nicht der Fall sein, muss der E-Mail-Wert in Adobe Acrobat Sign geändert werden.

Überprüfe in der Dynamics-Umgebung Folgendes:

  • Lizenzierung: Benutzenden und Admins von Adobe Acrobat Sign müssen mit CRM-Cal-Lizenzierung Lese-/Schreibrechte zugewiesen werden.
  • Datei-Einschränkungen – Die Obergrenze für Datei-Uploads kann in CRM konfiguriert werden (der Standardwert ist 5 MB). Die Benutzer erhalten eine Fehlermeldung, wenn sie Dateien anhängen, deren Größe den konfigurierten Wert übertrifft.
    • Ist die signierte PDF-Datei größer als der konfigurierte Wert, verhindert Dynamics, dass die Datei mit der übergeordneten (oder zugeordneten) Entität verknüpft wird.

Unterstützte Browser

  • Chrome – aktuelle Version
  • Firefox – aktuelle Version
  • Safari – aktuelle Version
  • Edge – aktuelle Version

Edge-Browser

Damit Microsoft Dynamics in den Microsoft Egde-Browsern nahtlos funktioniert, musst du die untenstehenden Seiten in den Sicherheitseinstellungen für deinen Browser als vertrauenswürdig angeben:

  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com
  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://cc-api-data.adobe.io
  • Wenn ein Drittpartei-Identitätsmanagementsystem verwendet wird, muss diese URL ebenfalls hinzugefügt werden

Herunterladen des Pakets

Installieren des On-Premises-Pakets

Im Lieferumfang des Adobe Acrobat Sign für Dynamics 365-Pakets ist ein Assistent für eine geführte Installation in Form der ausführbaren Datei PackageDeployer.exe enthalten.

Mit „Deployer.exe“ kann das Paket am besten mit minimaler Admin-Interaktion und ausführlicher Protokollierung im Falle eines Problems sauber installiert werden.

Admins, die eine Bereitstellung von einem anderen System als einem Windows-System durchführen, können die .exe-Datei nicht starten. Für diesen Fall steht ein manueller Importprozess zur Verfügung. Administratoren auf der Windows-Plattform können auch eine manuelle Installation vornehmen. Es wird jedoch dringend empfohlen, wenn möglich die ausführbare Datei zu verwenden.

Vorsicht:

Auf keinen Fall darf die ausführbare OnPrem-Datei verwendet werden, um eine Installation in einer Online-Umgebung zu versuchen.

  1. Lade das AdobeAcrobatSign_for_Dynamics_365_On-Premises_Deployer-Paket  herunter und speichere es auf deinem lokalen System.

  2. Extrahiere die heruntergeladene Datei.

    Extrahieren des Deployers

  3. Öffne den extrahierten Ordner und doppelklicke auf PackageDeployer.exe.

    Extrahieren des Deployers

  4. Wähle auf der Seite des Paket-Deployer-Tools Weiter aus.

    Startbildschirm

    HINWEIS: Wenn du auf Weiter klickst, wird möglicherweise ein Fehler auf dem Bildschirm ausgelöst:

    Fehlermeldung

    Wenn dies der Fall ist:

    1. Kehre zum extrahierten Ordner zurück.
    2. Suche die Datei PackageForDynamicsV9.x.dll und klicke mit der rechten Maustaste darauf.
    3. Klicke unten im Popup-Menü auf Eigenschaften.
    4. Aktiviere das Kontrollkästchen Blockierung aufheben im Popup-Fenster Eigenschaften.
    5. Klicke auf Anwenden
    6. Klicke auf OK.
    7. Kehre zu Schritt 3 zurück und doppelklicke auf PackageDeployer.exe, um die Installation fortzusetzen.
    Blockierung der DLL aufheben

  5. Im Bildschirm „Verbinden“:

    • Wähle den entsprechenden Bereitstellungtyp aus (On Premise).
    • Gib die Authentifizierungsangaben für die Verbindung mit der Instanz an, auf der du das Paket bereitstellen möchtest.
    • Wähle Anmelden aus.
    Authentifizierungstyp

  6. Nach erfolgreicher Authentifizierung werden die Nutzungsbedingungen für das Adobe Acrobat Sign-Paket angezeigt.

    • Lies die Nutzungsbedingungen
    • Wenn du fertig bist, klicke auf Weiter.
    Adobe Sign-Nutzungsbedingungen

  7. Lies die Informationen auf Bildschirm Bereit zur Installation

    • Wähle Weiter
    Bereit zur Installation

  8. Nachdem die Validierung erfolgreich abgeschlossen wurde, wähle Weiter

    Installiert

  9. Der Paketbereitstellungsstatus und die Logdatei können angezeigt werden.

    • Wenn eine Bestätigungsmeldung bei der erfolgreichen Bereitstellung des Pakets angezeigt wird, klicke auf Weiter
  10. Prüfe den Namen und die Informationen zum Paket und wähle Fertigstellen, um das Paket-Deployer-Tool zu beenden. Die Lösung ist installiert.

Manuelle Installationsanweisungen für nicht-Windows-Plattformen

Konfiguration nach der Installation (erforderlich)

Installieren des Integrationsschlüssels

Für neue Installationen muss ein Integrationsschlüssel in Adobe Acrobat Sign generiert und dann in Dynamics eingegeben werden. Dieser Schlüssel ist das Zugriffstoken, mit dessen Hilfe die Adobe Acrobat Sign- und Dynamics-Umgebungen für gegenseitiges Vertrauen und die Freigabe von Inhalten authentifiziert werden.

So erstellst du in Adobe Acrobat Sign einen Integrationsschlüssel:

  1. Melde dich als Admin bei deinem Acrobat Sign-Konto an.

    • Navigiere zu Konto > Adobe Acrobat Sign-API > API-Informationen.
    • Klicke auf den Link Integrationsschlüssel in der Mitte der Seite.
    Hinweis:

    Wenn du den Integrationsschlüssel-Link nicht auf deiner Seite für API-Informationen siehst, bitte deinen Kundensupport, deine Kontoeinstellungen zu überprüfen und die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen, um diese erforderliche Funktion bereitzustellen.

    Navigiere zu „Konto > Persönliche Voreinstellungen > Zugriffstoken“.

  2. Die Benutzeroberfläche Integrationsschlüssel erstellen wird geladen:

    • Gib einen passenden Namen für den Schlüssel ein (z. B. Dynamics CRM).
    • Für die Konfiguration des Integrationsschlüssels müssen folgende Elemente aktiviert sein:
      • user_read
      • user_write
      • user_login
      • agreement_read
      • agreement_write
      • agreement_send
      • library_read
      • library_write
    • Klicke auf Speichern, sobald der Schlüssel konfiguriert wurde
    Die Benutzeroberfläche „Integrationsschlüssel erstellen“ wird geladen.

  3. Die Seite „Zugriffstoken“ mit den in deinem Konto erstellten Schlüsseln wird angezeigt.

    • Klicke auf die für Dynamics CRM erstellten Schlüsseldefinitionen.
      • Der Link „Integrationsschlüssel“ wird am oberen Rand der Definition angezeigt.
    • Klicke auf den Link Integrationsschlüssel.
    Der Link „Integrationsschlüssel“

  4. Der Integrationsschlüssel wird angezeigt:

    • Kopiere diesen Schlüssel und speichere ihn für Schritt 6
      an einem sicheren Ort.
    • Klicke auf OK.
    Der Integrationsschlüssel

  5. Installation des Integrationsschlüssels in Dynamics CRM:

    Melde dich als Administrator in deiner Dynamics-CRM-Umgebung an.

    • Navigiere zu Startseite > Adobe Acrobat Sign > Admin-Einstellungen.
  6. Die Adobe Acrobat Sign-Seite Admin-Einstellungen wird geladen:

    • Füge deinen Schlüssel in das Feld Integrationsschlüssel ein.
    • Klicke im Menüband auf Schlüssel bestätigen.
    Die Adobe Sign-Konfigurationsseite

    Nach kurzer Wartezeit wird die Seite aktualisiert und zeigt an, dass du verbunden bist. Der verwendete Integrationsschlüssel wird ebenfalls eingeblendet.

    • Das Feld Integrationsschlüssel wird gesperrt.
    • Die Schaltfläche Schlüssel bestätigen ändert sich in Schlüssel entfernen.
    Die Adobe Sign-Seite „Verwaltungseinstellungen“


Prüfung der Deaktivierung der Wiedergabe alter Formulare

Möchtest du Adobe Acrobat Sign verwenden, ist es erforderlich, die Wiedergabe alter Formulare zu deaktivieren. Dazu gehst du so vor:

  1. Navigiere zu Einstellungen > Administration.

    • Klicke auf Systemeinstellungen.
  2. Die Seite Systemeinstellungen wird geladen:

    • Stelle sicher, dass die Option Wiedergabe alter Formulare verwenden auf „Nein“ festgelegt ist.
    • Klicke auf OK.
    Die Systemeinstellungsseite

Bereitstellen von Adobe Acrobat Sign für Benutzende durch Zuweisen von Sicherheitsrollen

Für alle Dynamics-Benutzenden, die die Adobe Acrobat Sign-Anwendung verwenden sollen, muss eine Sicherheitsrolle in der Dynamics-Umgebung konfiguriert werden.

Die Sicherheitsrollen sind:

  • Adobe Acrobat Sign-Lesezugriff: gewährt Benutzenden Lesezugriff auf die Vereinbarungsdatensätze
  • Adobe Acrobat Sign-Benutzungszugriff: ermöglicht es der benutzenden Person, Vereinbarungen und andere Anwendungsinstanzen zu bearbeiten. Diese Rolle ermöglicht es Benutzenden, ausschließlich eigene Unterlagen einzusehen, und gibt ihnen Zugriff auf integrierte CRM-Datensätze wie Kontakte, Kunden, Leads, Opportunities, Aufträge, Rechnungen oder Angebote.
  • Adobe Acrobat Sign-Adminzugriff: Zu dieser Rolle gehören zusätzlich zu den Berechtigungen der Rolle „Acrobat Sign-Benutzungszugriff“ weitere Berechtigungen, z. B. zum Anpassen von globalen Einstellungen, zur Datenmigration und zum Einsehen aller Vereinbarungen in der gesamten Anwendung.

Konfigurieren der Sicherheitsrollen:

  1. Navigiere zu Einstellungen > Sicherheit.

  2. Die Seite Sicherheit wird geöffnet:

    • Wähle Benutzer aus.
    Die Sicherheitsseite

  3. Die Seite Aktivierte Benutzer wird geladen.

    • Wähle alle Benutzer aus, für die du eine bestimmte Sicherheitsrolle festlegen möchtest.
    • Klicke auf Rollen verwalten.
    Die Seite „Aktivierte Benutzer“

  4. Das Pop-up Benutzerrollen verwalten wird eingeblendet.

    • Prüfe die Sicherheitsrolle, die du für diese Benutzer festlegen möchtest.
    • Klicke auf OK.
    Das Pop-up „Benutzerrollen verwalten“

Optionale Konfigurationen

Adobe Acrobat Sign-Admin-Einstellungen

Auf der Seite „Adobe Acrobat Sign-Admin-Einstellungen“ hast du Zugriff auf die Verwaltungswerkzeuge zum Erstellen von Vorlagen und Zuordnen von Daten sowie zum Erstellen benutzerdefinierter Workflows. Darüber hinaus sind optionale Einstellungen zum Anpassen des Kundenerlebnisses verfügbar.  

So greifst du auf die Einstellungen zu:

  • Navigiere zu Adobe Acrobat Sign > Admin-Einstellungen.

Die Adobe Acrobat Sign-Seite Admin-Einstellungen wird geladen. Es sind zwei Abschnitte verfügbar:

  • Konto – Integrationsschlüssel und Checkliste für die erste Kontoeinrichtung
  • Konfiguration – Quick-Links zu den häufigsten Admin-Funktionen und zur Dokumentation sowie optionale Flags für das Benutzererlebnis

Aktivieren von Aktivitäts-Feeds in Adobe-Vereinbarungsentitäten (empfohlen)

Die Aktivierung des Aktivitäts-Feeds für das Objekt „adobe_agreement“ ermöglicht es Adobe Acrobat Sign, Ereignisse der Vereinbarung im Beitragsabschnitt sowie in denjenigen CRM-Datensätzen zu aktualisieren, die übergeordnete Objekte der Vereinbarung darstellen (Kontakte, Konten usw.).

  1. Navigiere zur-Seite Admin-Einstellungen von Adobe Acrobat Sign.

  2. Aktiviere das Kontrollkästchen Aktivieren von Aktivitäts-Feeds in Adobe-Vereinbarungsentitäten.

    Aktivitäts-Feeds aktivieren

  3. Konfiguration speichern


Aktivieren optionaler Authentifizierungsmethoden

Konfiguriere in deinem Adobe Acrobat Sign-Konto alle Authentifizierungsmethoden, die du für Benutzende aktivieren möchtest:

  • Melde dich als Adobe Acrobat Sign-Admin an.
  • Navigiere zu Konto > Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Methoden zur Authentifizierung der Identität.
Authentifizierungsmethoden konfigurieren


Aktivieren von Bio-Pharma-Signaturen (CFR 21 Teil 11)

Wenn dein Arbeitsprozess Signaturen verlangt, die mit CFR 21 Teil 11 konform sind, konfiguriere deine Bio-Pharma-Optionen in deinem Adobe Acrobat Sign-Konto:

  • Melde dich bei Adobe Acrobat Sign als Admin an.
  • Navigiere zu Konto > Kontoeinstellungen > Bio-Pharma-Einstellungen.
Bio-Pharma-Optionen konfigurieren


Entfernen/Widerrufen des Integrationsschlüssels

Musst du den aktuellen Integrationsschlüssel aus deiner Installation von Dynamics entfernen, kannst du dies auf der Konfigurationsseite von Adobe Acrobat Sign unter den globalen Einstellungen tun.  Werden die Schlüssel entfernt, wird die Vertrauensbeziehung zwischen Dynamics CRM und Adobe Acrobat Sign gekappt und alle neuen Transaktionen sowie Aktualisierungen vorhandener Transaktionen werden unterbunden. Wurde der Schlüssel einmal entfernt, kann er jederzeit wieder angewendet werden, um die Interaktion zwischen den zwei Systemen wiederherzustellen.

Entfernen des Schlüssels:

  • Navigiere zu Adobe Acrobat Sign > Admin-Einstellungen.
  • Klicke im Menüband auf Schlüssel entfernen.
Die Adobe Sign-Seite „Verwaltungseinstellungen“

Die Folgen der Entfernung eines Schlüssels unterscheiden sich von denen des Widerrufens eines Schlüssels.  Ein Schlüssel muss in Adobe Acrobat Sign widerrufen werden, was dazu führt, dass dieser Schlüssel dauerhaft für die Verwendung in Adobe Acrobat Sign deaktiviert ist.

Widerrufen eines Schlüssels:

Melde dich als Admin in deinem Adobe Acrobat Sign-Konto an

  • Navigiere zu Konto > Persönliche Vorgaben > Zugriffstoken.
  • Klicke auf die Definition desjenigen Integrationsschlüssels, den du widerrufen möchtest.
    • Dadurch wird der Link zum Widerrufen aktiviert.
  • Klicke auf Widerrufen
den Link zum Widerrufen.

  • Klicke im daraufhin eingeblendeten Dialogfenster auf Ja.

Datenzuordnung

Vereinbarungsvorlagen

Adobe Acrobat Sign für den Kundenservice-Hub

Wenn dein Unternehmen Adobe Acrobat Sign für Dynamics, Version 9.2 oder höher implementiert hat, hast du auch Zugriff auf die Adobe Acrobat Sign-Funktionen im Kundenservice-Hub von Dynamics.

Der Hub bietet die gleichen Funktionen mit verbesserter Formatierung und ermöglicht den direkten Zugriff auf Smartphones, Tablets und andere Mobilgeräte.

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