Adobe Sign für Microsoft Dynamics 365 On-Premises: Installationshandbuch

Admin-Tools

Die folgenden Werkzeuge werden häufig von Administratoren verwendet, um den Wert des Adobe Sign-Diensts zu steigern:

• Neue Datenzuordnung erstellen: Öffnet die Oberfläche Neue Datenzuordnung.
• Neue Vereinbarungsvorlage erstellen: Öffnet die Oberfläche Neue Vereinbarungsvorlage.
• Benutzerzugriff ändern: Eine Verknüpfung zur Konfigurationsanleitung – Abschnitt „Benutzer verwalten“.

Optionale Konfigurationen

• Automatische Bereitstellung von Benutzern aktivieren – Ist diese Option aktiviert, werden für neue Benutzer, die Zugriff auf die Adobe Sign-Entität erhalten, automatisch auch Konten für die erste Anmeldung im Adobe Sign-System erstellt.  Diese Bereitstellung basiert auf der primären E-Mail-Adresse der Benutzer und wird im Hintergrund durchgeführt, ohne dass der Benutzer oder der Kontoadministrator eingreifen müssen.

• Signierte Dokumente an Vereinbarungsentität anhängen: Mit dieser Option wird eine PDF-Kopie des fertigen Dokuments zurück in Dynamics gepusht und (im Abschnitt „Hinweise“) an den Vereinbarungsdatensatz angehängt. Es kann sich dabei um eine Kopie des verbindlichen Originals handeln, das auf den Servern von Adobe Sign gespeichert wird.
• Kombiniertes Audit-Protokoll mit signierter Vereinbarung anhängen: Bei Aktivierung dieser Funktion wird die PDF-Datei des Audit-Protokolls aus Adobe Sign an den Vereinbarungsdatensatz angehängt (im Abschnitt „Hinweise“), sobald die Vereinbarung signiert/abgeschlossen ist. Im Prüfprotokoll werden alle Ereignisse (Ansicht, Signatur, Delegierung usw.) der Vereinbarung sowie eine Zeitleiste der Ereignisse aufgezeichnet. Außerdem enthält das Dokument die IP-Adressen, die den Ereignissen zugeordnet sind.
• Audit-Protokoll anhängen: Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird der Audit-Bericht als separate Datei an den Vereinbarungsdatensatz angehängt (im Abschnitt „Hinweise“).
  
• Dokumentvorschaubilder anzeigen: Wenn diese Option aktiviert ist, wird dem Datensatz ein Bild des signierten/abgeschlossenen Dokuments hinzugefügt, damit es angezeigt werden kann, ohne dass hierfür eine PDF-Datei heruntergeladen und geöffnet werden muss. Dieses Bild wird am unteren Rand des Vereinbarungsdatensatzes angezeigt.
• Aktivieren von Aktivitäts-Feeds in Adobe-Vereinbarungsentitäten: Wenn diese Option aktiviert ist, werden Aktivitäts-Feeds für die Vereinbarungsentität aktiviert.
  

Ressourcen

Eine Liste der am häufigsten verwendeten Ressourcen:

• Konfigurationsanleitung – Dieses Dokument
• Benutzerhandbuch – Das Handbuch, mit dessen Hilfe Benutzer den grundlegenden Arbeitsablauf zum Senden und Verwalten ihrer Vereinbarungen nachvollziehen können.
• Adobe Sign in Dynamics-Arbeitsabläufe – Das Handbuch für die Adobe Sign-Arbeitsablauf-Assets
• Aktuelle Versionshinweise – Die Versionshinweise für die aktuelle Version von Adobe Sign für MS Dynamics

Eine Datenzuordnung kann die Generierung von Vereinbarungen erheblich erleichtern und gewährleistet, dass Dokumente den passenden Feldinhalt aufweisen. Es werden somit von Menschen gemachte Fehler vermieden, indem Feldwerte direkt aus Dynamics CRM bezogen werden.

Zusätzlich können mittels der Zuordnung neue Inhalte abgeschlossener Vereinbarungen in Dynamics zurückgepusht werden, sodass Ihr CRM-System stets aktuell ist, ohne dass Sie Daten manuell anpassen müssen.  

Kurzer Hinweis zu Formular-/Text-Tags

Für eine erfolgreiche Zuordnung ist es erforderlich, dass Sie über vorgefertigte Formulare mit definierten Feldnamen verfügen, sodass die CRM-Felder logisch mit den Formularfeldern in Adobe Sign verknüpft werden. 

Unten sehen Sie ein Beispiel für ein einfaches Formular. Die Felder werden durch die geschweiften Klammern auf beiden Seiten (diese legen die Feldbreite fest) sowie den Feldnamen (die Zeichenfolge in den geschweiften Klammern) definiert. 

In Text-Tags können neben dem Namenswert zusätzliche Argumente eingefügt werden, darunter Überprüfungen, Berechnungen und reguläre Ausdrücke. Eine ausführliche Erläuterung der Formelerstellung finden Sie hier. Mithilfe dieser Formeln kann die Qualität der während des Signaturvorgangs aufgezeichneten Daten dramatisch verbessert werden.

Es ist auch möglich, Formulare im PDF-Format zu erstellen.

Definieren einer Datenzuordnungsvorlage

Für die Konfiguration der Datenzuordnung existieren zwei Zugriffspunkte.

Erste Möglichkeit: Navigieren Sie zu Adobe Sign > Datenzuordnung

Daraufhin wird die Seite Datenzuordnungen geladen. Dabei handelt es sich um eine Liste aller vorhandenen Datenzuordnungen, die überprüfen, bearbeiten oder löschen können.

• Klicken Sie auf in der oberen linken Ecke auf +Neu, um auf die Seite Neue Datenzuordnung zuzugreifen.

Bei der zweiten Methode klicken Sie auf der Seite Verwaltungseinstellungen auf den Link Neue Datenzuordnung erstellen.

Dieser Link umgeht die Auflistung aller Datenzuordnungen und führt direkt zu der Seite Neue Datenzuordnung.

Das Laden der Seite Neue Datenzuordnung kann einen Moment dauern. Wenn das Feld Entität erweitert wird, ist das Laden der Seite abgeschlossen.

1. Geben Sie einen eindeutigen Namen für Ihre Datenzuordnung ein.

2. Legen Sie die Vorlage als Standardvorlage für diese Entität fest (oder nicht).

3. Wählen Sie die CRM-Entität aus der Dropdownliste aus.

• So wird die Anzahl der für die Zuordnung verfügbaren Felder auf die der soeben ausgewählten Entität begrenzt.
• Es ist möglich, mehrere Datenzuordnungen pro Entität zu erstellen.
• Sobald ein Entitätswert festgelegt wurde, kann er nicht mehr geändert werden.

Wenn der Wert für die Entität festgelegt wurde, wird die Registerkarte Datenzuordnung angezeigt. Klicken Sie auf diese Registerkarte, um auf die Tools für die Feldzuordnung zuzugreifen:

Dynamics CRM-Felder mit Adobe Sign Feldnamen verknüpfen

Sie können nun mit dem Erstellen von Beziehungen zwischen Dynamics CRM- und den von Ihnen definierten Adobe Sign-Feldnamen beginnen. Datenzuordnungen werden basierend auf dem Datenfluss konfiguriert:

• CRM-DATEN ZU ADOBE SIGN-VEREINBARUNG ZUORDNEN – Füllt die Felder im Formular mit den Feldwerten aus, die zu der definierten Dynamics-Entität gehören.
  • Es ist möglich, Gruppen alternativer CRM-Feldwerte zu erstellen (sogenannte „Jagdgruppen“), mit denen die Formularfelder in Adobe Sign ausgefüllt werden können. Jedes Mitglied dieser Gruppe wird geprüft, bis ein Wert gefunden und eingefügt wird, der nicht null ist (siehe unten).
• ADOBE SIGN-VEREINBARUNGSDATEN ZU CRM-DATEN ZUORDNEN – Füllt leere Felder der Dynamics-Entität mithilfe von Formularfeldwerten aus, die über den Signierungsprozess bezogen wurden (sobald die Vereinbarung abgeschlossen ist).
  • Standardmäßig pusht Adobe Sign keine neuen Werte in ein bereits ausgefülltes CRM-Feld.
  • Es ist jedoch möglich, die Beziehung der Datenzuordnung so zu definieren, dass der Inhaltsschutz umgangen wird und vorhandene Feldwerte durch neue Inhalte aus dem signierten Formular ersetzt werden.

Informationen zu Datentypen

Adobe Sign-Datenzuordnungen unterstützen folgende Datentypen:

• Text – Textformularfelder werden in CRM als „Einzelne Textzeile“ unterstützt.
• Boolean (zwei Optionen) – Kontrollkästchen werden für CRM-Boolean-Felder unterstützt.

○ Wenn Dropdown- oder Optionsschaltflächen für CRM-Boolean-Felder verwendet werden, schlägt die Zuordnung von CRM zu Adobe Sign möglicherweise fehl. Die Zuordnung von Adobe Sign zu CRM funktioniert weiterhin.

• Optionssatz – Dropdownlisten und Optionsschaltflächen werden als CRM-Optionssatzfelder unterstützt.

Verknüpfen von Feldern (CRM-Daten mit der Adobe Sign-Vereinbarung):

• Wählen Sie das CRM-Feld aus der Dropdown-Liste Attribut aus.
• Geben Sie den Formularfeldnamen aus Adobe Sign in das Eingabefeld für das Vereinbarungsfeld ein.
• (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Umgekehrte Zuordnung hinzufügen, wenn Sie diese Feldzuordnung ebenfalls von Adobe Sign zu CRM vornehmen möchten.
• (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Überschreiben, wenn Sie bestehende Inhalte im CRM-Feld ignorieren und mit neuen Inhalten des Adobe Sign-Felds ausfüllen möchten.
• Klicken Sie auf Hinzufügen.

Die neue Feldbeziehung wird einige Sekunden verarbeitet, anschließend werden die Felder in Einklang mit den Füllvorgaben vervollständigt.   

Wenn Sie die umgekehrte Zuordnung aktiviert haben, werden anhand der festgelegten Beziehungen auch die Konfigurationsfelder in Adobe Sign zu CRM ausgefüllt.

Haben Sie sich für die Aufhebung des Inhaltsschutzes entschieden, wird dies im Beziehungsdatensatz angegeben.

Verknüpfen von Feldern (Adobe Sign-Vereinbarung mit CRM-Daten):

Der Vorgang für die einzelne Zuordnung von Adobe zu CRM entspricht dem oben beschriebenen Verfahren mit dem Unterschied, dass keine Option zum Hinzufügen einer umgekehrten Zuordnung vorhanden ist.

Löschen zugeordneter Beziehungen

Sie können eine oder mehrere zugeordnete Beziehungen wie folgt löschen:

• Wählen Sie die zu löschenden Datensätze aus, indem Sie das Kontrollkästchen auf der linken Seite des jeweiligen Datensatzes aktivieren.
• Klicken Sie oben rechts in der Liste auf das Symbol Weitere Befehle und wählen Sie Löschen aus.

Alternative Feldbeziehungen (Jagdgruppe)

Legen Sie in einem Formular von Adobe Sign ein Feld fest, das möglicherweise durch eines von mehreren CRM-Feldern ausgefüllt werden kann, können Sie eine geordnete Liste (Jagdgruppe) der CRM-Attribute erstellen, die für das Ausfüllen des Feldes von Adobe Sign verwendet werden sollen.

Angenommen, Sie haben das CRM-Feld Vorname einem Formularfeld mit der Bezeichnung FName zugeordnet und ordnen dann demselben Formularfeldnamen auch das CRM-Feld Yomi-Vorname zu. Die Anwendung versucht zunächst, das Feld mit dem Inhalt aus dem Feld Vorname zu füllen. Findet sich in diesem Feld kein Inhalt, versucht Adobe Sign, Inhalt aus dem Feld Yomi-Vorname zu beziehen. Wurde in keinem Element der Jagdgruppe Inhalt erfasst, wird das Feld leer gelassen.

Definieren der Jagdgruppe:

• Erstellen Sie eine CRM-zu-Adobe Sign-Beziehung zwischen Ihrem primären CRM-Attribut und dem Adobe Sign-Formularfeldnamen.
• Wurde der erste Datensatz erfasst, ändern Sie das CRM-Attribut zum sekundären CRM-Attribut und fügen Sie diese Beziehung hinzu. 

• Klicken Sie auf OK, wenn Sie gefragt werden, ob die alternative Zuordnung vorgenommen werden soll.

Wurde der Datensatz im System aktualisiert, sehen Sie, dass die Datensätze so geändert wurden, dass ein Präfix vor dem Entitäts-Attribut erscheint:

• Das Symbol # erscheint vor dem primären/Standardattribut.   Dieses Feld ist immer das erste Feld, dessen Inhalt geprüft wird.
• Die folgenden Beziehungen werden von 1 bis N nummeriert. Die erste alternative Feldbeziehung wird durch die Zahl (1) gekennzeichnet und ist immer das erste Feld, dessen Inhalt geprüft wird.  (2) gibt das zweite alternative Feld an und so weiter. 

Hinzufügen von Anhängen zu verwandten Entitäten

Wurde ein Vertrag signiert und vervollständigt, erstellt Adobe Sign ein PDF-Dokument der Vereinbarung sowie ein Prüfprotokoll des Signiervorgangs. Es ist möglich, diese Dokumente als PDF-Dateien an eine beliebige andere CRM-Entität anzuhängen, die mit der übergeordneten Entität der Vorlage verknüpft ist.

Im Abschnitt SIGNIERTE VEREINBARUNG UND PRÜFPROTOKOLL ZU CRM-ENTITÄT ZUORDNEN der Vorlagenseite finden Sie drei Dokumenttypen, die in einem Dropdownmenü verfügbar sind:

• Signierte PDF-Datei – der Volltext des signierten Dokuments Es handelt sich dabei um eine Kopie des verbindlichen Originals, das auf den Servern von Adobe Sign gespeichert wird.
• Prüfprotokoll – eine vollständige Aufzählung aller Ereignisse (Signieren, Delegation usw.) sowie der zugehörigen Metadaten (Zeit/Datum, IP-Adresse usw.)
• Kombinierte PDF – Beide Dokumente werden in einer PDF-Datei kombiniert und angehängt.

Sie können eine oder mehrere Dateien an beliebige verwandte Entitäten anhängen, diese müssen jedoch einzeln zugeordnet werden.

Zuordnen eines Anhangs:

• Wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp aus der Dropdownliste aus.
• Wählen Sie in der Dropdownliste An CRM-Datensatz anhängen die Entität aus, an die Sie das Dokument pushen möchten.
  • Es werden nur Entitäten mit einer festgelegten Beziehung zur übergeordneten Entität aufgeführt.
• Klicken Sie auf Hinzufügen.

Anhangsbeziehungen werden unter den Konfigurationseinstellungen aufgeführt.

Löschen eines Anhangs

So löschen Sie einen Anlagendatensatz:

• Wählen Sie die zu löschenden Datensätze aus, indem Sie das Kontrollkästchen auf der linken Seite des jeweiligen Datensatzes aktivieren.
• Klicken Sie auf das Symbol für weitere Befehle und wählen Sie die Option Löschen aus.

Als Adobe Sign-Administrator sind Sie in der Dynamics-Umgebung in der Lage, Vereinbarungsvorlagen zu erstellen, die einen Großteil der Vereinbarungsfelder vorkonfigurieren, Dateien anzuhängen und die Vereinbarung mit einer relevanten Datenzuordnung zu verknüpfen.

Vorlagen sind an eine Dynamics-Entität gebunden und stehen für Vereinbarungen zur Verfügung, die über diese Entität gesendet werden, sofern diese den Status Aktiv aufweist.

Wie bei der Datenzuordnung gibt es zwei Zugriffspunkte zum Konfigurieren einer neuen Vereinbarungsvorlage:

Die erste Möglichkeit ist die Navigation  zu:  Adobe Sign > Vereinbarungsvorlagen

Dadurch wird die Seite Vereinbarungsvorlagen geladen, auf der alle vorhandenen Vorlagen aufgeführt sind, die Sie überprüfen, bearbeiten oder löschen können.

• Klicken Sie in der oberen linken Ecke des Bildschirms auf + Neu, um eine neue Vorlage zu starten.

Bei der zweiten Methode klicken Sie auf der Seite Verwaltungseinstellungen auf den Link Neue Vereinbarungsvorlage erstellen.

Dieser Link umgeht die Auflistung aller Vereinbarungsvorlagen und führt direkt zu der Seite Neue Vereinbarungsvorlage.

Wenn die Seite Neue Vereinbarungsvorlage geöffnet wird:

• Geben Sie einen intuitiven Namen für die Vorlage an, damit Benutzer wissen, wann sie verwendet wird.
• Identifizieren Sie die Entität, mit der die Vorlage verknüpft werden soll.
  • Die Entität kann später nicht mehr geändert werden.
  • Sobald die Entität ausgewählt wurde, wird die Vorlage gespeichert, und die vollständige Vereinbarungsvorlage wird geladen.

Die Vereinbarungsvorlage verfügt über vier Registerkarten mit jeweils bearbeitbaren Werten, die Sie konfigurieren können:

• Vorlagendetails – Definiert die Beziehung zwischen den Hauptobjekten und gibt an, ob die Vorlage aktiv ist
• Empfänger – Lässt einen vorkonfigurierten Signaturpfad für die Vorlage zu
• Vereinbarungsdetails – Enthält die Elemente der Einzelvereinbarung
  
• Verwandt – Eine Liste der zugehörigen Objekte

Vorlagendetails

Unter den Vorlagendetails wird die Beziehung zwischen der Vorlagenentität und der Datenzuordnung für die betreffende Vorlage angezeigt.

Der Name der Vorlage wird ganz oben in großer Schrift angezeigt.

• Vorlagenname – Der Name der Vorlage. Dieser ist identisch mit dem Namen oben auf der Seite.
• Primäre Entität – Vorlagen sind an eine einzelne Entität in Dynamics gebunden. Die angegebene Entität ist die einzige, der diese Vorlage angezeigt wird.
  • Dieser Wert wird gesperrt, sobald die Vereinbarung erstellt wird.
• Datenzuordnung – Dieses Feld gibt den Namen der Datenzuordnung an, die mit der Vorlage verbunden ist.

• Aktiv – Dieses Kontrollkästchen gibt an, ob die Vorlage für Benutzer verfügbar ist, die eine Vereinbarung über die primäre Entität senden.
• Senden mit einem Klick – Ist diese Option aktiviert, sendet die Vorlage die Vereinbarung automatisch, wenn die Vorlage ausgewählt wird.
  • Zum Beispiel:  Sie haben eine Vorlage für eine Geheimhaltungserklärung mit „Kontakt“ als primäre Entität erstellt und der Empfängerbereich ist so konfiguriert, dass er die E-Mail-Adresse des Kontakts importiert.
    • Der Absender muss nur über den gewünschten Kontakt die Vorlage für die Geheimhaltungserklärung auswählen. Die Konfigurationsphase wird übersprungen und die Vereinbarung wird ohne weitere Interaktion versendet.
    • Wenn kein Empfänger konfiguriert ist, wird die Ein-Klick-Option ignoriert, und die Vereinbarung wird zur manuellen Konfiguration geöffnet.

Empfänger

Der Abschnitt Empfänger enthält die Liste und Signierreihenfolge der Empfänger, die Sie für die Vorlage vorkonfigurieren möchten.

Empfänger – Sie können eine Empfängerliste in eine Vorlage fest integrieren, indem Sie rechts oben im Fenster auf das Symbol Neuer Empfänger klicken. Hierdurch wird ein Popupfenster mit Konfigurationsoptionen geöffnet.

• Standardmäßig wird die Empfängerliste leer gelassen und muss vom Absender beim Konfigurieren der Vereinbarung manuell ausgefüllt werden.
• Das Hinzufügen eines Standardempfängers ist nur per Klick auf Neuer Empfänger und anschließendem Speichern der angezeigten Standardwerte möglich, während die Option Aus primärer Entität erstellen aktiviert ist.

• Mit der Option Standardüberprüfung überschreiben können Sie die standardmäßige Prüfmethode (die im Bereich Sicherheit festgelegt wurde) umgehen und eine andere Prüfmethode nur für diesen Empfänger festlegen.

• Um zusätzliche Empfänger (z. B. für einen internen Gegenzeichnungsprozess) oder Empfänger, die nicht am Signaturprozess beteiligt sind, hinzuzufügen, müssen Sie nur das Kontrollkästchen Aus primärer Entität erstellen deaktivieren und dann den Empfänger definieren. Diese Vorgehensweise eignet sich perfekt, um Vereinbarungen im CC an Teams zu senden, die nur die endgültigen Dokumente verwalten müssen.

Vereinbarungsdetails

Der Abschnitt Vereinbarungsdetails enthält vier Abschnitte:

• Nachrichtendetails –Der Vereinbarungsname und die globale Nachricht, die jeder Empfänger in der E-Mail „Bitte signieren“ sieht
• Angehängte Dateien – Die Dateien, die zur Signatur gesendet werden
  
• Vereinbarungsoptionen – Optionen für die Konfiguration der Vereinbarung
  
• Sicherheitsoptionen – Die Option zum Sichern der PDF-Datei mit einem Kennwort

Nachrichtendetails

• Vereinbarungsname: Der Vereinbarungsname wird im Benachrichtigungsvorgang verwendet und taucht in der E-Mail-Betreffzeile, in Fettschrift im Haupttext der E-Mail sowie in kleiner Schrift in der Kurzfassung auf (unten gelb hervorgehoben).
• Nachricht: Im Nachrichtenfeld können Sie beliebige Nachrichten oder Anweisungen für den Unterzeichner eingeben (unten grün hervorgehoben).

Dateien anhängen

In diesem Bereich können Sie vorab eine Datei an die Vereinbarung anhängen. Wenn Sie beispielsweise eine Vorlage für eine Geheimhaltungserklärung erstellen, können Sie die Geheimhaltungserklärung Ihres Unternehmens direkt in die Vorlage einfügen, damit der Absender dies nicht übernehmen muss.

Vereinbarungsoptionen:

• Signaturen vor dem Senden in der Vorschau anzeigen und positionieren – Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Vereinbarung automatisch in der Bearbeitungsumgebung geöffnet, sodass der Absender Formularfelder platzieren kann.
• Vereinbarungsablauf – Ist diese Option aktiviert, wird durch ein Ablaufdatum bestimmt, wann die Vereinbarung nicht länger zur Signatur bereitsteht.
  • Tage bis zum Vereinbarungsablauf – Mit dieser Einstellung wird festgelegt, wie viele Tage die Vereinbarung weiter signiert werden kann, wenn die Funktion Vereinbarungsablauf aktiviert ist.
• Zielseite nach Signatur hinzufügen – Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie angeben, an welche URL der Empfänger weitergeleitet werden soll, nachdem seine Interaktion mit der Vereinbarung abgeschlossen ist.
  • Zielseite nach Signatur – Dieses Feld enthält die URL für die Seite, an die Sie Empfänger umleiten möchten, wenn die Option Zielseite nach Signatur hinzufügen aktiviert ist.
  • Verzögerung in Sekunden für Umleitung – Definieren Sie, nach wie vielen Sekunden Wartezeit der Empfänger an Ihre Landingpage umgeleitet werden soll.
    
• Persönliches Signieren erforderlich – Muss der Unterzeichner im lokalen System oder auf dem Tablet des Absenders signieren, ohne das Dokument per E-Mail zu erhalten, kann die Signatur mithilfe dieser Option gehostet werden.
• Meine Signatur erforderlich – Wird verwendet, wenn der Absender Teil des Signaturvorgangs ist
  • Der Absender muss zuerst oder zuletzt signieren oder der einzige Unterzeichner sein.
  • Die Signierreihenfolge entspricht der Einstellung unter Eingegebene Reihenfolge.

• Signierreihenfolge – Wählen Sie zwischen zwei Arbeitsabläufen für die Signatur Ihres Dokuments aus.
  • Beliebige Reihenfolge – Benachrichtigt alle Unterzeichner gleichzeitig und ermöglicht ihnen die Signatur, ohne auf andere Personen warten zu müssen.
  • Eingegebene Reihenfolge – Erzwingt eine strenge Signierreihenfolge basierend auf der Reihenfolge, in der die Unterzeichner in der Vereinbarung definiert sind.
• Signaturart – Wählen Sie das Format aus, in dem das Dokument signiert werden soll.
  • ESIGN leitet Ihre Vereinbarung zur elektronischen Signatur per E-Mail weiter und es wird erwartet, dass die Unterzeichner eine elektronische Signatur leisten.
  • HANDSCHRIFTLICH stellt Ihre Dokumente per E-Mail zu und fordert die Unterzeichner auf, das Dokument auszudrucken und den Ausdruck handschriftlich zu signieren. Das signierte Dokument müssen sie dann mithilfe desselben E-Mail-Links in das Adobe Sign-System hochladen
• Empfängererinnerungen planen – Definiert einen Erinnerungszyklus für die Transaktion. Erinnerungen können täglich oder wöchentlich an den aktuellen Empfänger gesendet werden.
• Signierungssprache – Mit dieser Einstellung wird die Sprache festgelegt, die für das Versenden der Vereinbarung an Unterzeichner verwendet wird.   Sämtliche E-Mails und Bildschirmanweisungen für die Unterzeichner werden in der gewählten Sprache angezeigt.

Sicherheitsoptionen

In diesem Bereich werden die standardmäßige Prüfmethode für die Empfänger sowie das optionale Kennwort für das endgültige PDF-Dokument definiert.

• Kennwort zum Öffnen der signierten PDF festlegen – Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie das finale Dokument durch ein Kennwort schützen möchten, um unzulässige Zugriffe zu verhindern.
• Identitäts-bestätigung – Definiert die Zweifaktorprüfung, um den Empfänger zu authentifizieren.
  • E-Mail – Es wird keine Zweifaktorprüfung angewendet.
  • Kennwort – Standardfeld für ein alphanumerisches Kennwort. Wird dieses Feld verwendet, muss der Absender den Unterzeichnern das Kennwort gesondert mitteilen.
  • Wissensdatenbank  – Die wissensbasierte Authentifizierung nutzt öffentliche Datenbanken, um dem Unterzeichner einige Fragen über dessen Vergangenheit zu stellen, die seine Identität bestätigen sollen.
  • Web-Identität – Es werden soziale Medien dazu verwendet, eine zweite Authentifizierung durchzuführen.

Das Hub-Dashboard bietet Ihnen einen schnellen grafischen Bericht über die mit Ihrem Benutzer verknüpften Vereinbarungen.

Anhand der Berichte können Sie jedes Element aufschlüsseln und neue Diagramme erstellen, die für diese Teilmenge von Daten spezifisch sind.

Die Seite ist in drei Standardabschnitte unterteilt:

• Vereinbarungen nach Status
• Vereinbarungsstatus nach Monat
• In dieser Woche versendete Vereinbarungen 

Im Abschnitt „Vereinbarungen“ finden Sie eine vollständige Liste Ihrer Vereinbarungen sowie die Möglichkeit, die Vereinbarungen nach ihren Metadaten (Status, Erstellungsdatum, Signaturdatum usw.) zu sortieren.

Bei Bedarf ist es auch möglich, eine neue Vereinbarung zu erstellen.

Benutzer, die Zugriff auf Datenzuordnungen haben, können bestehende Datenzuordnungen sortieren, überprüfen und bearbeiten.

Es können auch neue Datenzuordnungen erstellt werden.

Benutzer, die die Systemberechtigung für den Zugriff auf Vorlagen haben, können vorhandene Vorlagen überprüfen, sortieren und bearbeiten.

Es können auch neue Vereinbarungsvorlagen erstellt werden.

Dynamics-Administratoren können auf die Einstellungen der Administratorebene für die Adobe Sign-Integration zugreifen und diese bearbeiten.

Einige integrierte CRM-Entitäten sind auch im Adobe Sign-Paket enthalten, mit dem Sie Ihre Vereinbarungen verknüpfen können:

• Kontakte
• Kunden
• Leads
• Opportunities
• Angebote
• Rechnungen
• Aufträge
• Verträge

Sie können diesem Geltungsbereich ebenfalls eine benutzerdefinierte CRM-Entität (oder eine andere integrierte CRM-Entität) hinzufügen, indem Sie wie folgt vorgehen.

In unserem Beispiel wird angenommen, dass die benutzerdefinierte CRM-Entität „Kunde“ heißt.

• Navigieren Sie zu Einstellungen > Anpassung.

Die Seite Anpassung wird geladen.

• Klicken Sie auf die Option System anpassen.

Die Seite Standardlösung wird in einem neuen Fenster geöffnet.

Klappen Sie in der Navigationsleiste auf der linken Seite unter Komponenten

• die Liste Entitäten aus.
• Suchen Sie die benutzerdefinierte Entität (in unserem Beispiel „Kunde“) und klappen Sie sie aus.
• Klicken Sie auf den Namen der Entität, um die Felder und Steuerungsoptionen anzuzeigen.

• Kopieren Sie den Wert aus dem Feld Name (in diesem Beispiel ist der Wert „new_customer “). 
  • Hierbei handelt es sich um den internen Systemnamen Ihrer benutzerdefinierten Entität.
• Navigieren Sie in der benutzerdefinierten Entität zur Option 1:N-Beziehungen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue 1-zu-viele- Beziehungen.

Ein neues Beziehungsfenster wird geöffnet.

Erstellen der neuen Beziehung:

1. Wählen Sie Vereinbarung aus dem Feld Verwandte Entität aus.
   • Der Name wird in „{entityName}_adobe_agreement“ geändert.

     2. Fügen Sie den Namen der benutzerdefinierten Entität (in unserem Beispiel „new_customer“) in das Feld Anzeigename ein.

• Der Wert des Feldes Name ändert sich in „new_“ + {entityName} + „Id“. (new_new_customerID)

    3. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

• Das Beziehungsfenster wird geschlossen.
• Klicken Sie auf der Seite 1:N-Beziehungen auf die Option Alle Anpassungen freigeben.