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Acrobat Sign für Salesforce: Konfigurieren des Pakets

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Zuletzt aktualisiert am 30. November 2023

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Willkommen beim umfassenden Handbuch zur Konfiguration des Pakets „Acrobat Sign für Salesforce“. Dieses Dokument enthält Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur nahtlosen Einrichtung und Verbesserung der Integration zwischen Adobe Acrobat Sign und Salesforce. Durch Verwendung der leistungsstarken Funktionen beider Plattformen kannst du deine Prozesse zum Signieren von Dokumenten rationalisieren und die Produktivität steigern.

Adobe Acrobat Sign ermöglicht eine Vielzahl optionaler Konfigurationsoptionen, mit denen du dein Erlebnis beim e-Signieren verbessern kannst. Hier findest du weitere Informationen:

Zugriff auf Adobe Acrobat Sign steuern
Salesforce-Einstellungen aktivieren
Wechseln zur Acrobat Sign Sandbox-Umgebung
Das Objekt „Vereinbarungen“ zu Seitenlayouts hinzufügen
Delegierenden-Rollen für Empfänger*innen aktivieren
Vereinbarungen zu anderen Salesforce-Objekten hinzufügen
Erweiterte Identitätsauthentifizierungsmethoden aktivieren
- In Acrobat Sign
- Für jede*n Empfänger*in in Acrobat Sign
- In Salesforce
- Für interne Empfänger*innen in Salesforce
Zugriff auf zusätzliche Profile erweitern
E-Mail-Adressen oder Passwörter aktualisieren
Analysedatensammlung aktivieren/deaktivieren (nur für die kommerzielle Cloud)

Informationen zu den optionalen und nützlichen Konfigurationen findest du im Handbuch zur erweiterten Konfiguration.

Zugriff auf Adobe Acrobat Sign steuern

Die von Benutzenden definierten Objekte im Adobe Acrobat Sign für Salesforce-Paket haben auf Organisationsebene standardmäßig die Zugriffsebene „Privat“. Diese Standardeinstellung wurde implementiert, um die Einhaltung der Salesforce-Sicherheitsrichtlinien sicherzustellen und die richtigen Sicherheitsstufen beizubehalten.

Admins sollten die Informationen zur Freigabe auf Datensatzebene (sowie weiteren Berechtigungsmodellen) in Salesforce sorgfältig lesen und verstehen.

Wenn deine geschäftlichen Anforderungen eine weniger restriktive Umgebung erfordern, hast du die Möglichkeit, Anpassungen vorzunehmen. Dazu gehest du folgendermaßen vor:

Navigiere zu Setup > Sicherheit > Freigabeeinstellungen.
Bearbeite die Freigabeberechtigung für die Objekte entsprechend deinen Anforderungen und lege sie auf Öffentlicher Lese-/Schreibzugriff fest, falls erforderlich.
Wähle Speichern aus.

Wenn du öffentlichen Zugriff auf die Objekte ermöglichst, können alle authentifizierten Benutzenden die Datensätze anzeigen und bearbeiten. Anstatt jedoch die unternehmensweite Standardeinstellung zu ändern, empfehlen wir die Verwendung anderer Mechanismen wie Rollenhierarchie, Gruppen, Profilberechtigungen und Berechtigungssätze, um die gewünschte Zugriffskontrolle zu erreichen.

Diese alternativen Methoden bieten eine detailliertere Kontrolle des Datensatzzugriffs und stellen so eine gut strukturierte und sichere Umgebung innerhalb deiner Salesforce-Instanz sicher.

Salesforce-Einstellungen aktivieren

Die folgenden Einstellungen sind nicht spezifisch für die Anwendung Acrobat Sign für Salesforce, sie werden jedoch als Ressourcen von ihr verwendet:

Anwendung anfällig für Clickjacking
HttpOnly-Attribut für sensitive Cookies nicht festgelegt
HSTS (HTTPS Strict Transport Security) nicht erzwungen

Beachte unbedingt, dass sich alle Änderungen an diesen Einstellungen auf die gesamte Organisation auswirken, einschließlich anderer in der Organisation installierter Anwendungen sowie auf von Benutzenden definierten Code. Infolgedessen setzt Adobe Acrobat Sign die von Admins konfigurierten Einstellungen nicht außer Kraft.

Es wird jedoch dringend empfohlen, diese Einstellungen aus folgenden Gründen zu aktivieren:

Clickjacking-Angriffe verwenden in der Regel eine Kombination aus Stylesheets, IFrames und Formularelementen, um einen speziellen Benutzer davon zu überzeugen, dass er mit einer harmlosen Seite interagiert, obwohl er stattdessen eine Eingabe in einem unsichtbaren Frame, der von einem Angreifer gesteuert wird, vornimmt oder darauf klickt.

Ein erfolgreicher Clickjacking-Angriff kann CSRF-Schutzmaßnahmen (Cross-Site Request Forgery) umgehen, mit deren Hilfe versucht wird, Transaktionen mit dem Benutzer zu bestätigen. Dies führt zu einer unerwünschten Transaktion.

Dies kann verhindert werden, indem die Sitzungssicherheitseinstellungen geändert werden und Folgendes aktiviert wird:

Aktiviere den Clickjack-Schutz für Setup-Seiten.
Aktiviere den Clickjack-Schutz für Salesforce-Seiten, die nicht zum Setup gehören.
Aktiviere den Clickjack-Schutz für Visualforce-Kundenseiten mit Standardkopfzeilen.
Aktiviere den Clickjack-Schutz für Visualforce-Kundenseiten mit deaktivierten Kopfzeilen.

https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.securityImplGuide.meta/securityImplGuide/admin_sessions.htm#SLS_s1

Wenn für ein Cookie kein HttpOnly-Attribut festgelegt ist, kann ein Angreifer clientseitigen JavaScript-Code für einen Cross-Site-Scripting-Angriff verwenden und den Wert des Cookies über das eingefügte Skript erfassen.

Beachte, dass die durch das HttpOnly-Attribut auferlegten Einschränkungen unter bestimmten Umständen umgangen werden können und dass neben dem einfachen Diebstahl von Cookies zahlreiche weitere schwerwiegende Angriffe über die clientseitige Skripteinfügung erfolgen können.

Du kannst dies verhindern, indem du die Sicherheitseinstellungen der Sitzung änderst und das Attribut Require HttpOnly aktivierst.

https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.securityImplGuide.meta/securityImplGuide/admin_sessions.htm#SLS_s1

Diese Einstellung befiehlt dem Webclient (d. h. dem Browser), sicherzustellen, dass für alle folgenden Anforderungen die HTTPS-Verwendung erzwungen wird. Auf diese Weise können Man-in-the-Middle-Angriffe vermieden werden, die auftreten können, wenn der Benutzer oder die Anwendung HTTP-Anforderungen initiiert.

Aktiviere HSTS für Sites und Communitys.

https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.securityImplGuide.meta/securityImplGuide/admin_sessions.htm#SLS_s1

Link zur Acrobat Sign Sandbox-Umgebung

Das Acrobat Sign für Salesforce-Paket wurde aktualisiert, um Unterstützung für die Acrobat Sign Sandbox-Umgebung bereitzustellen. Mit dieser Verbesserung können Admins Paketkonfigurationen und Workflows testen, bevor sie sie in der Produktion bereitstellen.

Wende dich an deinen Customer Success Manager, wenn dein Unternehmen nicht auf die Acrobat Sign Sandbox zugreifen kann.

So verknüpfst du die Acrobat Sign Sandbox-Umgebung:

Gehe auf der Seite „Setup“ zu Benutzerdefinierte Einstellungen.
Suche in der Liste der benutzerdefinierten Einstellungen nach Adobe Sign-Umgebungseinstellungen und wähle Verwalten für den Eintrag.
Wähle auf der Seite „Benutzerdefinierte Einstellungen verwalten“ die Option Bearbeiten.
Gib im Dialogfeld Umgebungsname „Sandbox“ ein und wähle Speichern.

Admins können jetzt eine Verbindung mit der Sandbox-Umgebung herstellen. Anschließend wird auf der Registerkarte „Acrobat Sign-Admin“ auf der Seite „Vereinbarungen und Vereinbarungsvorlagen“ ein Sandbox-Banner angezeigt, wie in der Abbildung gezeigt. Die Acrobat Sign Sandbox-Umgebung unterstützt auch Document Builder.

Acrobat Sign Sandbox-Umgebung zeigt ein Banner an.

Das Objekt „Vereinbarungen“ zu Seitenlayouts hinzufügen

Du kannst die Benutzungsfreundlichkeit von Adobe Acrobat Sign verbessern, indem du den Seitenlayouts das Objekt „Vereinbarungen“ hinzufügst. Benutzende müssen am häufigsten mit dem Objekt „Vereinbarungen“ interagieren, wenn sie Dokumente zum Signieren senden.

Wechsle zu der Registerkarte Adobe Acrobat Sign-Admin und wähle „Zum Signieren senden“-Komponenten aus.
Wähle im daraufhin angezeigten Dialogfeld unter den angegebenen Optionen ein Seitenlayout aus, das du ändern möchtest: Konto, Opportunity, Vertrag, Lead oder Kontakt.
Wähle auf der daraufhin geöffneten Objektseite im linken Bedienfeld Seitenlayouts aus.
Wähle das Seitenlayout aus, das du bearbeiten möchtest.
Wähle im linken Bedienfeld Themenlisten aus und ziehe dann das Objekt Vereinbarungen an die gewünschte Position im Seitenlayout.
Wähle Speichern aus.

Wenn das Vereinbarungsobjekt an Ort und Stelle ist, kannst du alle mit dem Salesforce-Objekt verknüpften Vereinbarungen sehen oder neue Vereinbarungen direkt über den relevanten Datensatz senden.

Delegierenden-Rollen für Empfänger*innen aktivieren

Hinweis:

Delegierenden-Rollen werden nur in der Lightning-Umgebung unterstützt.

Die Delegiertenrollen sind Platzhalter für die Situationen, in denen du weißt, dass jemand mit der Vereinbarung interagieren muss, du aber nicht wissen kannst, wer das zum Zeitpunkt des Versands der Vereinbarung sein wird. Vom Delegierten wird nicht erwartet, dass er etwas unternimmt. Wenn er das Dokument empfängt, sind demnach keine entsprechenden Felder verfügbar. Sobald er die Vereinbarung delegiert hat, verfügt der Delegierte über einen vollständigen Zugriff auf alle für ihn bestimmten Felder.

Für alle fünf Standardrollen (Unterzeichner, Genehmigender, Empfänger, Formularausfüller und zertifizierter Empfänger) gibt es Delegiereroptionen.

So aktivierst du die Delegierenden-Rollen:

Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
Wähle auf der Seite „Benutzerdefinierte Einstellungen“ die Option Adobe Sign-Einstellungen aus.
Wähle auf der Seite Adobe Sign-Einstellungen die Option Verwalten aus.
Wähle Neu aus (oder Bearbeiten, falls du bereits Einstellungen konfiguriert hast).
Aktiviere die Kontrollkästchen für Werte, die du mit der Funktion „Suchen“ anpassen möchtest (Befehlstaste/Strg + F):
- Delegierte Empfängerrolle aktivieren: wird benötigt, wenn du eine Empfängerrolle delegieren möchtest.
- Delegierte Rolle des zertifizierten Empfängers aktivieren: wird benötigt, wenn du planst, einen zertifizierten Empfänger zu delegieren.
- Delegierte Formularausfüllrolle aktivieren: wird verwendet, wenn du eine Formularausfüllrolle delegieren musst.
- Genehmigungsrolle für Empfangende als Delegierte aktivieren: Diese Option ist erforderlich, wenn du planst, Genehmigende zu delegieren.
- Unterzeichnendenrolle für Empfangende als Delegierte aktivieren: Diese Option ist erforderlich, wenn du im Begriff bist, Unterzeichnende zu delegieren.
Wähle Speichern aus.

Hinzufügen von „Vereinbarungen“ zu anderen Salesforce-Objekten

Du kannst Adobe Acrobat Sign-Vereinbarungen mit Salesforce-Objekten deiner Wahl verknüpfen (Standard- oder selbstdefinierte Objekte). Auf diese Weise kannst du Vereinbarungen erstellen, die mit diesen Objekten verknüpft sind, und alle zugehörigen Vereinbarungen werden auf der Seite dieses Objekts angezeigt.

Führe die folgenden Schritte aus, um Vereinbarungen einem Objekt zuzuordnen:

Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Objekte und Felder > Objekt-Management.
Wähle Vereinbarung aus.
Wähle im linken Bedienfeld Felder und Beziehungen aus.
Wähle Neu aus.
Schritt 1. Wähle den Feldtyp aus, wähle Nachschlagebeziehung aus und dann Weiter.
Schritt 2. Wähle das zugehörige Objekt aus, wähle im Dropdown-Menü dein Objekt aus (in diesem Beispiel Auftrag) und dann Weiter.
Schritt 3. Gib die Bezeichnung und den Namen für das Nachschlagefeld ein, gib einen Feldnamen ein und wähle Weiter aus.
Wähle bei Schritt 4 und Schritt 5 Weiter aus.
Schritt 6. Füge selbstdefinierte Themenlisten hinzu, vergewissere dich, dass die Option Themenliste hinzufügen aktiviert ist, und wähle dann Speichern aus.

Erweiterte Identitätsauthentifizierungsmethoden aktivieren

Rechtlich gesehen ist das Authentifizieren bei einem E-Mail-Konto (und folglich die Signatur-URL für die E-Mail) ausreichend, um eine bindende Signatur zu erstellen. In vielen Fällen ist für die Identität des Unterzeichnenden jedoch eine Authentifizierung durch einen zweiten Faktor erwünscht.

Adobe Acrobat Sign stellt die folgenden Identitäts-Überprüfungsmethoden für die Zweifaktorauthentifizierung bereit (Kundschaft in den USA stehen fünf Optionen zur Verfügung, wenn KBA enthalten ist):

Kennwort (standardmäßig aktiviert): Empfangende geben ein Kennwort ein, um die Vereinbarung anzuzeigen und zu signieren. Das Kennwort muss den Empfangenden separat mitgeteilt werden. Ist standardmäßig aktiviert.
Telefonauthentifizierung: Empfangende erhalten eine automatisierte Textnachricht (SMS) oder einen Anruf mit dem erforderlichen Code. Es fallen Kosten pro Transaktion an. Die Einstellung ist standardmäßig deaktiviert.
Authentifizierung durch Ausweisdokument: Die Empfangenden reichen ein Bild eines Reisepasses oder eines amtlichen Personalausweises/Führerscheins ein. Es fallen Kosten pro Transaktion an. Die Einstellung ist standardmäßig deaktiviert und muss von deinem Success Manager im Acrobat Sign-System aktiviert werden.
Wissensbasierte Authentifizierung: Empfangende antworten auf Fragen aus öffentlich zugänglichen Datenbanken, um ihre Identität zu bestätigen. Es fallen Kosten pro Transaktion an. Die Einstellung gilt nur für Nutzende in den USA und ist standardmäßig deaktiviert.

Du kannst dieselbe Authentifizierungsmethode für alle Unterzeichnenden erzwingen oder eine Verifizierung pro Empfänger*in festlegen.

Du kannst auch unterschiedliche Authentifizierungsmethoden für interne Empfänger*innen (deren E-Mail-Adresse in deinem Acrobat Sign-Konto enthalten ist) und für externe Empfänger*innen (deren E-Mail-Adresse nicht in deinem Acrobat Sign-Konto enthalten ist) festlegen.

Hinweis: Da bei der Authentifizierung per Telefon, KBA und amtlichem Lichtbildausweis Kosten pro Transaktion anfallen, sollten diese Authentifizierungsmethoden nur aktiviert werden, wenn der Vertrag ihre Verwendung zulässt.

Melde dich mit der Benutzer*innen-ID deiner Kontoadministration bei Adobe Acrobat Sign an.
Navigiere zu Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Identifikationsoptionen für Unterzeichnende.
Überprüfe die zu aktivierenden Optionen..
Wähle Speichern aus.

Kundschaft, die die Zwei-Faktor-Verifizierung aktiviert, zieht es möglicherweise vor, verschiedene Unterzeichnenden-Identitätsmethoden zu aktivieren, um zu vermeiden, dass ihre internen Signierenden zu oft zur Eingabe aufgefordert werden.

Die konfigurierbaren Einstellungen für diese Methoden befinden sich an derselben Stelle.

Melde dich mit der Benutzer*innen-ID deiner Kontoadministration bei Adobe Acrobat Sign an.
Navigiere zu Kontoeinstellungen >Sendeeinstellungen > Identitätsauthentifizierung für interne Empfangende.
Aktiviere die Option Verschiedene Methoden zur Authentifizierung der Identität von internen Empfangenden aktivieren.
Überprüfe die Verifizierungsoptionen, die du für interne Unterzeichnende zulassen möchtest.
Wähle Speichern aus.

Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
Wähle auf der Seite „Benutzerdefinierte Einstellungen“ die Option Adobe Sign-Einstellungen aus.
Wähle Verwalten aus.
Wähle Neu (oder Bearbeiten) aus.

Suche mit der Funktion „Suchen“ (Befehlstaste/Strg + F) nach den anzupassenden Werten.

Methode	Einstellung	Standard
Passwort	Signaturkennwort ausblenden	Deaktiviert
Telefon	Telefonauthentifizierung aktivieren	Deaktiviert
KBA	Wissensbasierte Authentifizierung deakt.	Aktiviert
Amtl. Lichtbildausweis	Authentif. per amtl. Ausweis aktivieren	Deaktiviert

Um den Empfangendennamen für die KBA-Authentifizierung für alle Vereinbarungen vorzuschreiben, kannst du die benutzerdefinierte Einstellung „KBA-Empfangendenname erforderlich“ wie unten gezeigt aktivieren.

Sobald du diese Einstellung aktivierst und KBA als Verifizierungsmethode für die Unterzeichnenden auswählst, wird das Kontrollkästchen „Empfangendenname erforderlich“ automatisch aktiviert und im Dialogfeld „Identitätsprüfung“ deaktiviert.
Sobald du die Änderungen vorgenommen hast, wähle Speichern aus.

Navigiere zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
Wähle auf der Seite „Benutzerdefinierte Einstellungen“ die Option Adobe Sign-Einstellungen aus.
Wähle Verwalten aus.
Wähle Neu (oder Bearbeiten) aus.

Die Seite Adobe Sign-Einstellungen wird geladen.
Suche nach den anzupassenden Werten:
- Separate Unterzeichnenden-Identitätsmethoden aktivieren – Aktiviere das Kontrollkästchen, wenn du unterschiedliche Methoden zur Identitätsüberprüfung für Empfangende innerhalb und außerhalb deiner Organisation aktivieren möchtest.
  Beispielsweise kannst du anfordern, dass Kundschaft vor dem Signieren des Dokuments anhand der „Wissensbasierten Authentifizierung“ verifiziert wird, während deine Vertriebsleitung keinen zweiten Faktor bei der Verifizierung angeben muss.
- Bestätigung der Identität pro Unterzeichner*in aktivieren: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können alle Unterzeichnenden eine unterschiedliche Methode zur Bestätigung der Identität haben, etwa ein Kennwort, eine Telefonnummer, KBA oder ein Ausweisdokument.
Wenn sowohl die Methode Separat als auch die Methode Pro Unterzeichner*in aktiviert ist, wird die Einstellung Bestätigung der Identität pro Unterzeichner*in befolgt.
Wähle Speichern aus.

Zugriff auf zusätzliche Profile erweitern

Während der Installation hast du möglicherweise nur Admins Zugriff auf Adobe Acrobat Sign für Salesforce gewährt.

Informationen zum Erweitern des Zugriffs auf zusätzliche Benutzendenprofile findest du unter Adobe Acrobat Sign für Salesforce: Profilzugriff gewähren.

E-Mail-Adressen oder Passwörter aktualisieren

Ändern des Passworts für das Adminkonto

Wenn das Salesforce-Kennwort oder der Name der nutzenden Person für das Konto geändert wurde, das mit Adobe Acrobat Sign für deine Salesforce-Organisation verbunden ist, solltest du es aktualisieren, damit die Statusaktualisierungen weiterhin in geeigneter Weise für die Vereinbarungen in deiner Organisation funktionieren.

Navigiere zu der Seite Adobe Acrobat Sign-Admin und wähle Automatische Statusaktualisierungen aktivieren aus.
Wähle Aktivieren aus.
Wenn du dazu aufgefordert wirst, erlaube den Zugriff auf Adobe Acrobat Sign.

Aktualisieren der E-Mail-Adressen von Benutzenden in Adobe Acrobat Sign

Wenn die E-Mail-Adresse einer nutzenden Person in deiner Salesforce-Organisation geändert wird, muss die E-Mail-Adresse dieser nutzenden Person auch in Adobe Acrobat Sign geändert werden.

Acrobat Sign-Benutzende können ihre E-Mail-Adressen selbst ändern. So änderst du die E-Mail-Adresse in Acrobat Sign.

Acrobat Sign-Kontoadmins können zudem mithilfe der Massenaktualisierungsfunktion die E-Mail-Adressen der Benutzenden ändern. So nimmst du Massenaktualisierungen in Acrobat Sign vor.

Analysedatensammlung aktivieren/deaktivieren (nur für die kommerzielle Cloud)

Die optionale Einstellung Analyse wird implementiert, damit Adobe Acrobat Sign Nutzungsdaten sammeln kann, um das Produkt zu verbessern. Diese Daten werden nur zu Entwicklungs- und nicht zu Marketingzwecken verwendet.

Beachte Folgendes:

Die Analyse-Einstellung ist für die meisten Kund*innen standardmäßig aktiviert.
Die Analyse-Einstellung ist für Kundschaft in Kanada und der Europäischen Union standardmäßig deaktiviert.
Du kannst die Analyse-Einstellung deaktivieren/aktivieren, indem du auf der Registerkarte Adobe Acrobat Sign-Admin die Option Analyse-Einstellungen auswählst.
Nur Commercial Cloud-Benutzende können die Analytics-Einstellungen deaktivieren oder aktivieren. Die Funktion ist nicht für Government Cloud verfügbar.