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Adobe Sign für SharePoint (On-Premises) – Anleitung zur Vorlagenzuordnung

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    3. Text-Tags
Vorsicht:

Microsoft SharePoint On-Premises wird ab dem 22. Oktober, 2023 nicht mehr von Adobe Acrobat Sign unterstützt. Daher kannst du nach diesem Datum keine Vereinbarungen mehr über diese Integration senden.

Die Integration von Adobe Acrobat Sign mit Microsoft SharePoint Online bleibt hiervon unberührt.

Überblick

Adobe Sign unterstützt die Idee, Daten zwischen SharePoint-Listen und den Formelfeldern der Vereinbarung miteinander zu verknüpfen.

Mithilfe von Arbeitsabläufen und durch das Zuordnen der Listenfelder zu den Formelfeldern kannst du Dokumente automatisch vor dem Senden ausfüllen, damit Absender bzw. Unterzeichner beim Ausfüllen des Formulars Zeit sparen und das Risiko der falschen Zuordnung von Daten reduziert wird.

Umgekehrt kannst du auch eine Zuordnung erstellen, die die Formularfelddaten aus einer signierten Vereinbarung extrahiert, um eine SharePoint-Liste auszufüllen.


Einige kurze Bemerkungen zum Erstellen von Webformularen mit Feldern

Für eine erfolgreiche Zuordnung ist es erforderlich, dass du über vorgefertigte Webformulare mit definierten Feldnamen verfügst, sodass die Listenfelder logisch mit den Formularfeldern in Adobe Sign verknüpft werden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Formulare zu erstellen, die dann in Adobe Sign hochgeladen werden können:

  • Die Authoring-Umgebung in Adobe Sign verfügt über eine automatische Felderkennung, was die Formularerstellung deutlich beschleunigt.
    • Automatisch platzierte Formularfelder haben einen generischen Namen (benutzerdefiniertes Feld 1) und sollten so umbenannt werden, dass die Feldverwendung aus dem Namen hervorgeht.
  • PDF-Formulare können auch mit Acrobat erstellt werden.  Acrobat-Formulare können zudem automatisch erkennen, wo sich die Felder befinden sollten.
    • Acrobat platziert die Felder auch automatisch, wobei ein Feldname verwendet wird, der aus dem vorstehenden Text im Dokument abgeleitet wird. Diese Namen sind oft undeutlich oder umfangreich und sollten so bearbeitet werden, dass sich die Feldverwendung intuitiv aus dem Namen erschließt.
  • Texttags können verwendet werden, wenn die Dokumentgenerierung ein bearbeitbares Textdokument erzeugt.

Die Feldzuordnung hängt davon ab, dass der Name eines Felds auf dem Formular und der Name einer Spalte in SharePoint logisch verknüpft werden.

Unabhängig von der verwendeten Methode musst du deine Felder unbedingt richtig benennen, damit du sie leicht identifizieren kannst, wenn sie (während des Zuordnungsprozesses) in einem Listenformat angezeigt werden.

Hinweis:

Folgende Typen von SharePoint-Spalten werden unterstützt: einzeiliger Text, Zahl, Auswahl (Optionsfelder), mehrzeiliger Text, Ja/Nein (Kontrollkästchen). 

SharePoint-Spaltentyp Adobe Sign-Feldtypen
Einzeiliger Text Text
Zahl Text
Auswahl (Optionsfelder) Optionsfelder
Mehrzeiliger Text Mehrzeiliger Text
Ja/Nein (Kontrollkästchen) Kontrollkästchen


Workflow der Vorlagenzuordnung Schritt für Schritt

Im folgenden Beispiel möchte der SharePoint-Admin Vereinbarungen an eine Kundenliste senden.

Eine vorhandene SharePoint-Liste mit den Kunden enthält bereits einige Details zu den einzelnen Empfängern („Vorname“ und „Nachname“), aber zusätzliche Informationen („Alter“ und „Beruf“) werden erfasst.

Ein Formular wird (mit Text-Tags) erstellt, um die Namenswerte aus der SharePoint-Liste zu importieren und die gesuchten neuen Werte zu erfassen.

Nachdem die Vereinbarung abgeschlossen ist, werden die zugeordneten Feldwerte im Formular in die SharePoint-Liste zurückverschoben.

Hinweis:

Dieses Beispiel zeigt ein Formular, das nur Felder zur Verdeutlichung enthält.

Dein Formular enthält wahrscheinlich weit mehr Inhalt, die Felder funktionieren jedoch genauso.

  1.  Eine SharePoint-Liste erstellen

    Melde dich bei deiner SharePoint-Website an und erstelle eine Liste von Unterzeichnenden (diese sind die Personen, denen du die Vereinbarung zur Signatur senden möchtest)

    • Wir verwenden Mr. John Smith für unser Beispiel in diesem Workflow
    Bild

  2. Eine Vereinbarungsvorlage erstellen (mit Word, PDF usw.)

    Es ist wichtig, an die Verwendung der richtigen Text-Tags zu denken, die den folgenden ähneln sollten: {{first_name}}

    In diesem Beispiel verwenden wir ein Dokument namens mapping_test.docx, das vier Text-Tags enthält:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
    Bild

  3. Vorlagenzuordnungen erstellen

    Es gibt zwei verschiedene Arten von Vorlagenzuordnungen: 

    • Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarung wird verwendet, um die Details aus einer SharePoint-Liste (Schritt 1) in der Adobe Sign-Vereinbarung vorabauszufüllen
    1. Wähle das Optionsfeld Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarung
    2. Wähle die richtige Liste aus dem Dropdown-Menü aus
      • Es ist wichtig, die Vorlagenzuordnung für die richtige Liste einzurichten (d. h., die Liste wird in Schritt 1 erstellt). Andernfalls funktioniert die Vorlagenzuordnung nicht ordnungsgemäß
      • Du kannst individuelle Vorlagenzuordnungen für einzelne SharePoint-Listen definieren
    3. Konfiguriere die richtige Zuordnung zwischen den Feldern „SharePoint“ und „Vereinbarung“
      • Das Feld „SharePoint“ ist der Name der Spalte, die in der SharePoint-Liste aufgeführt ist (Schritt 1)
      • Das Feld „Vereinbarung“ ist der Name des „Text-Tags“, das in der Vereinbarungsvorlage verwendet wird (Schritt 2) 
      • In diesem Beispiel verwenden wir „FirstName“ und „LastName“ für die Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarung, deshalb werden die entsprechenden Felder „first_name“ und „last_name“ in der Vereinbarungsvorlage mithilfe der Werte aus der SharePoint-Liste im Voraus ausgefüllt 
    Bild

    • Zuordnung der Vereinbarung zu SharePoint wird verwendet, um die SharePoint-Liste mit den Werten in den Vereinbarungsfeldern zu aktualisieren, nachdem die Vereinbarung abgeschlossen ist:
    1. Wähle das Optionsfeld Zuordnung der Vereinbarung zu SharePoint.
    2. Wähle die richtige Liste aus dem Dropdown-Menü aus. 
    3. Konfiguriere die richtige Zuordnung zwischen den Feldern „SharePoint“ und „Vereinbarung“. 
      • In diesem Beispiel verwenden wir „Beruf“ und „Alter“ für die Zuordnung der Vereinbarung zu SharePoint, was den Text-Tag-Feldern „occupation“ und „age“ entspricht
    Bild

  4. Zum Unterschreiben senden initiieren

    Mit den richtig zugeordneten Feldern zwischen der Liste und der Vereinbarungsvorlage kannst du die Vereinbarung senden:

    • Rufe die SharePoint-Liste auf, die du in Schritt 1 erstellt hast
    • Wähle einen Unterzeichner aus der Liste aus. Mr John Smith in diesem Beispiel
    • Gehe zum Adobe Sign-Menüband und wähle Zum Unterschreiben senden aus
    Bild

  5. Vereinbarungsvorlage auswählen

    In diesem Schritt ist es wichtig, die richtige Vereinbarungsvorlage auswählen, die du in Schritt 2 erstellt hast.

    • Wähle die Vereinbarungsvorlage aus (mapping_test in diesem Beispiel)
    • Klicke auf Anhängen
    Bild

  6. Die Seite „Senden“ fertig ausfüllen

    • Gib die E-Mail-Adresse des Empfängers ein
      • Wenn du dem Beispiel folgst, gib eine E-Mail-Adresse ein, auf die du Zugriff hast
        • Diese E-Mail-Adresse muss sich von derjenigen unterscheiden, von der du die Vereinbarung sendest
    • Ändere die Nachricht wie gewünscht
    • Vergewissere dich, dass die richtige Vereinbarungsvorlage im Bereich Dateien angehängt wird
    • Aktiviere das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Unterschrift hinzufügen“
    • Klicke auf Weiter.
    Vereinbarung konfigurieren

  7. Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarungsvorlage überprüfen:

    Nun solltest du in der Lage sein, zu überprüfen, ob die Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarungsvorlage ordnungsgemäß funktioniert.

    Wenn du unserem Beispiel folgst, solltest du sehen, dass „first_name“ und „last_name“ automatisch mit den richtigen Daten ausgefüllt werden, basierend auf den Informationen der SharePoint-Liste:

    • Vergewissere dich, dass jedes zugeordnete Feld die korrekten Werte importiert
    • Vergewissere dich, dass nicht zugeordnete Felder leer sind. Dies sind die Felder, die der Empfänger ausfüllen soll
    • Füge weitere Felder je nach Bedarf hinzu
      • Füge mindestens ein Feld Signatur hinzu
    • Klicke auf Senden
    Felder einfügen

  8. Unterzeichner-Workflow abschließen:

    Der Empfänger schließt die Vereinbarung ab:

    • Der Empfänger greift über einen Link in der E-Mail auf die Vereinbarung zu
      • Wenn du dem Beispiel folgst, melde dich bei dem E-Mail-Postfach an, dem du die Vereinbarung gesendet hast
    • Der Empfänger füllt das Vereinbarungsformular aus
      • Gib Werte für die Felder Beruf und Alter ein
    • Signiere das Dokument
    • Klicke auf Hier signieren, um den Unterzeichnungsprozess abzuschließen
    Hier signieren

  9. Zuordnung der Vereinbarung zu SharePoint überprüfen

    Nachdem die Vereinbarung erfolgreich abgeschlossen ist:

    • Melde dich wieder bei deinem SharePoint-Konto an
    • Rufe die SharePoint-Liste aus Schritt 1 wieder auf
    • Vergewissere dich, dass die Zuordnung der Vereinbarung zu SharePoint funktioniert hat, indem du die Liste überprüfst und bestätigst, dass die neuen Werte aus der Vereinbarungsvorlage zu SharePoint übertragen wurden
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