Adobe Sign für SharePoint (On-Premises) – Anleitung zur Vorlagenzuordnung

 Eine SharePoint-Liste erstellen

Melde dich bei deiner SharePoint-Website an und erstelle eine Liste von Unterzeichnenden (diese sind die Personen, denen du die Vereinbarung zur Signatur senden möchtest)

• Wir verwenden Mr. John Smith für unser Beispiel in diesem Workflow

Eine Vereinbarungsvorlage erstellen (mit Word, PDF usw.)

Es ist wichtig, an die Verwendung der richtigen Text-Tags zu denken, die den folgenden ähneln sollten: {{first_name}}

In diesem Beispiel verwenden wir ein Dokument namens mapping_test.docx, das vier Text-Tags enthält:

• {{first_name}}
• {{last_name}}
• {{age}}
• {{occupation}}

Vorlagenzuordnungen erstellen

Es gibt zwei verschiedene Arten von Vorlagenzuordnungen: 

• Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarung wird verwendet, um die Details aus einer SharePoint-Liste (Schritt 1) in der Adobe Sign-Vereinbarung vorabauszufüllen

1. Wähle das Optionsfeld Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarung
2. Wähle die richtige Liste aus dem Dropdown-Menü aus
   • Es ist wichtig, die Vorlagenzuordnung für die richtige Liste einzurichten (d. h., die Liste wird in Schritt 1 erstellt). Andernfalls funktioniert die Vorlagenzuordnung nicht ordnungsgemäß
   • Du kannst individuelle Vorlagenzuordnungen für einzelne SharePoint-Listen definieren
3. Konfiguriere die richtige Zuordnung zwischen den Feldern „SharePoint“ und „Vereinbarung“
   • Das Feld „SharePoint“ ist der Name der Spalte, die in der SharePoint-Liste aufgeführt ist (Schritt 1)
   • Das Feld „Vereinbarung“ ist der Name des „Text-Tags“, das in der Vereinbarungsvorlage verwendet wird (Schritt 2) 
   • In diesem Beispiel verwenden wir „FirstName“ und „LastName“ für die Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarung, deshalb werden die entsprechenden Felder „first_name“ und „last_name“ in der Vereinbarungsvorlage mithilfe der Werte aus der SharePoint-Liste im Voraus ausgefüllt 

• Zuordnung der Vereinbarung zu SharePoint wird verwendet, um die SharePoint-Liste mit den Werten in den Vereinbarungsfeldern zu aktualisieren, nachdem die Vereinbarung abgeschlossen ist:

1. Wähle das Optionsfeld Zuordnung der Vereinbarung zu SharePoint.
2. Wähle die richtige Liste aus dem Dropdown-Menü aus. 
3. Konfiguriere die richtige Zuordnung zwischen den Feldern „SharePoint“ und „Vereinbarung“. 
   • In diesem Beispiel verwenden wir „Beruf“ und „Alter“ für die Zuordnung der Vereinbarung zu SharePoint, was den Text-Tag-Feldern „occupation“ und „age“ entspricht

Zum Unterschreiben senden initiieren

Mit den richtig zugeordneten Feldern zwischen der Liste und der Vereinbarungsvorlage kannst du die Vereinbarung senden:

• Rufe die SharePoint-Liste auf, die du in Schritt 1 erstellt hast
• Wähle einen Unterzeichner aus der Liste aus. Mr John Smith in diesem Beispiel
• Gehe zum Adobe Sign-Menüband und wähle Zum Unterschreiben senden aus

Vereinbarungsvorlage auswählen

In diesem Schritt ist es wichtig, die richtige Vereinbarungsvorlage auswählen, die du in Schritt 2 erstellt hast.

• Wähle die Vereinbarungsvorlage aus (mapping_test in diesem Beispiel)
• Klicke auf Anhängen

Die Seite „Senden“ fertig ausfüllen

• Gib die E-Mail-Adresse des Empfängers ein
  • Wenn du dem Beispiel folgst, gib eine E-Mail-Adresse ein, auf die du Zugriff hast
    • Diese E-Mail-Adresse muss sich von derjenigen unterscheiden, von der du die Vereinbarung sendest
• Ändere die Nachricht wie gewünscht
• Vergewissere dich, dass die richtige Vereinbarungsvorlage im Bereich Dateien angehängt wird
• Aktiviere das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Unterschrift hinzufügen“
• Klicke auf Weiter.

Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarungsvorlage überprüfen:

Nun solltest du in der Lage sein, zu überprüfen, ob die Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarungsvorlage ordnungsgemäß funktioniert.

Wenn du unserem Beispiel folgst, solltest du sehen, dass „first_name“ und „last_name“ automatisch mit den richtigen Daten ausgefüllt werden, basierend auf den Informationen der SharePoint-Liste:

• Vergewissere dich, dass jedes zugeordnete Feld die korrekten Werte importiert
  
• Vergewissere dich, dass nicht zugeordnete Felder leer sind. Dies sind die Felder, die der Empfänger ausfüllen soll
• Füge weitere Felder je nach Bedarf hinzu
  • Füge mindestens ein Feld Signatur hinzu
• Klicke auf Senden

Unterzeichner-Workflow abschließen:

Der Empfänger schließt die Vereinbarung ab:

• Der Empfänger greift über einen Link in der E-Mail auf die Vereinbarung zu
  • Wenn du dem Beispiel folgst, melde dich bei dem E-Mail-Postfach an, dem du die Vereinbarung gesendet hast
• Der Empfänger füllt das Vereinbarungsformular aus
  • Gib Werte für die Felder Beruf und Alter ein
• Signiere das Dokument
• Klicke auf Hier signieren, um den Unterzeichnungsprozess abzuschließen

Zuordnung der Vereinbarung zu SharePoint überprüfen

Nachdem die Vereinbarung erfolgreich abgeschlossen ist:

• Melde dich wieder bei deinem SharePoint-Konto an
• Rufe die SharePoint-Liste aus Schritt 1 wieder auf
• Vergewissere dich, dass die Zuordnung der Vereinbarung zu SharePoint funktioniert hat, indem du die Liste überprüfst und bestätigst, dass die neuen Werte aus der Vereinbarungsvorlage zu SharePoint übertragen wurden