Das Adobe Acrobat Sign für Microsoft SharePoint Online-Paket findest du auf der Microsoft AppSource-Seite. Wähle dort Jetzt installieren aus.
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Die Unterstützung für die Integration von Adobe Acrobat Sign für SharePoint Online endet im Juni 2024. Daher kannst du nach diesem Datum keine Vereinbarungen mehr über diese Integration senden. Du hast weiterhin die Möglichkeit, Vereinbarungen von SharePoint über andere Integrationen wie z. B. Acrobat Sign für Power Automate zu senden.
Wir empfehlen, das Acrobat Sign-Plug-in von deiner SharePoint-Website zu entfernen und Workflows in andere Anwendungen zu verlagern.
Übersicht
Die Adobe Acrobat Sign-Integration für Microsoft SharePoint Online bietet eine integrierte Lösung zum Erstellen, Senden, Verfolgen und Verwalten von elektronischen Unterschriften. Sie wurde als Add-In-Anwendung für SharePoint entwickelt und kann verwendet werden, um die folgenden Funktionen zu erreichen:
- Senden einer Vereinbarung aus jeder SharePoint-Dokumentbibliothek oder Liste zum Unterschreiben.
- Senden von Dokumenten an eine einzelne oder eine Gruppe von empfangenden Parteien aus einer Dokumentbibliothek oder aus selbstdefinierten SharePoint-Listen. Erfahre, wie du Dokumente mit Acrobat Sign für SharePoint Online sendest.
- Zuordnen von Daten aus SharePoint-Listen sowie aus einer Dokumentbibliothek in Dokumente durch eine Zusammenführungszuordnung, wenn die Dokumente zum Unterschreiben gesendet werden.
- Zuordnen von Daten aus Formularfeldern signierter Verträge in Textspalten von SharePoint-Listen sowie in einer Dokumentenbibliothek über die Datenzuordnung, wenn das Dokument signiert wurde und dessen Status automatisch oder manuell über die Seite „Vereinbarungsstatus“ aktualisiert wurde. Erfahre wie du Vorlagenzuordnungen aktivieren kannst.
- Nutzung von Adobe Sign-Webformularen, um Daten zu sammeln und diese Daten automatisch an bestimmte Felder in SharePoint-Listen zu übertragen. Erfahre, wie du Webformularzuordnungen einrichten und verwenden kannst.
- Archivierung aller signierten Vereinbarungen in SharePoint.
- Hinzufügen der Seite „Verwalten“ von Adobe Sign als SharePoint-Webpart, das von SharePoint-Benutzenden zum Verfolgen und Aktualisieren von Vereinbarungen verwendet werden kann.
Im Adobe Acrobat Sign-Integration für Microsoft SharePoint Online: Installationshandbuch findest du Anweisungen für folgende Aufgaben:
- Du benötigst eine Adobe Acrobat Sign-Lizenz.
- Du musst Microsoft SharePoint-Site-Admin sein. Ziehe andernfalls die SharePoint-Dokumentation, die SharePoint-Website oder den bzw. die Mandantenadmin deiner Organisation für zusätzliche Systemberechtigungen zu Rate, die möglicherweise zum Installieren von SharePoint-Websitelösungen erforderlich sind.
- Du musst Adobe Acrobat Sign-Kontoadmin sein. Wenn du kein Adobe Acrobat Sign-Kontoadmin bist, sprich dich mit dem bzw. der Admin ab, um die Integration zu konfigurieren.
- In der Microsoft Office 365-Instanz müssen Vorname, Nachname und Arbeits-E-Mail-Adresse für alle SharePoint-Benutzende festgelegt werden, die auf ihren SharePoint-Websites auf das Adobe Acrobat Sign-Add-In zugreifen möchten.
- Alle Adobe Acrobat Sign-Benutzenden müssen für die Website mindestens über Bearbeitungsberechtigungen verfügen.
- Wende dich vor der Installation des Pakets an deinen Success Manager bzw. deine Success Managerin bei Adobe, um sicherzustellen, dass das Konto im richtigen Kanal zum Aktivieren der erforderlichen API-Funktionen eingerichtet wurde.
- Nachdem du das Paket installiert und konfiguriert hast, musst du sicherstellen, dass die Verbindung Adobe Acrobat Sign für Microsoft SharePoint Online aktiv ist.
Hinweis: Die Admins müssen mindestens einmal alle 30 Tage die Seite mit den Integrationseinstellungen für Adobe Acrobat Sign für SharePoint Online aufrufen, um zu verhindern, dass die Verbindung deaktiviert wird.
Die aktuelle Version der Browser Edge, Chrome, Firefox und Safari wird unterstützt. Private/Anonyme Browsersitzungen werden nicht unterstützt.
Der Edge-Browser
Um SharePoint-Add-Ins für Edge-Browser zu aktivieren, musst du diese Konfigurationen vertrauenswürdiger Sites (Trusted Sites) implementieren. Internet Explorer und ältere Versionen von Edge werden nicht unterstützt.
Außerdem müssen Benutzende von Edge die Einstellungen für ihre Trusted Sites explizit so bearbeiten, dass die folgenden URLs enthalten sind:
- https://*.adobesigncdn.com
- https://*.adobesign.com
- https://*.echocdn.com
- https://*.echosign.com
- https://*.microsoftonline.com
- https://*.sharepoint.com
So bearbeitest du deine Trusted Sites:
- Öffne Edge und gib Windows + S ein.
- Gib im Suchfeld Internetoptionen ein.
- Wähle im Menü Internetoptionen die Registerkarte Sicherheit aus.
- Wähle das Symbol „Trusted Sites“ und dann Sites aus.
- Gib eine der URLs aus der Liste oben ein und wähle dann Hinzufügen. Wiederhole die Aktion für jede URL in der Liste oben.
- Schließe das Menü „Internetoptionen“, wenn du fertig bist.
In Anbetracht der Einschränkungen bei mandantenspezifischen Add-Ins für SharePoint empfiehlt es sich, die Adobe Acrobat Sign für SharePoint Online-Add-Ins auf mehreren Sites in Batch-Verarbeitung als mandantenspezifische Bereitstellung zu installieren.
Führe die folgenden Schritte aus, um das Adobe Acrobat Sign für Microsoft SharePoint Online-Paket zu installieren:
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Um dich bei der Site zu authentifizieren, navigiere zu Websiteinhalte > + Neu > App.
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Wähle SharePoint Store und suche dann über das Suchfeld Eine App suchen nach „Adobe Acrobat Sign“. Wähle Adobe Acrobat Sign für SharePoint in den Suchergebnissen aus.
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Wähle HINZUFÜGEN aus.
Die automatische Installation wird gestartet, was einige Minuten dauern kann.
Sobald das Paket installiert ist, kannst du zu den Einstellungen für Adobe Acrobat Sign navigieren, um auf Links zum Konfigurationshandbuch, Benutzerhandbuch und anderen Adobe Acrobat Sign-Ressourcen zuzugreifen.
Sobald die Anwendung installiert ist, musst du die folgenden Konfigurationen implementieren, um Vereinbarungen senden zu können:
Adobe Sign stellt eine OAuth-Verbindung mit deiner SharePoint-Umgebung her, um die problemlose Nutzung der Anwendung für alle Benutzenden zu vereinfachen.
Zum Herstellen der Verbindung musst du Admin auf Kontoebene in der Adobe Acrobat Sign-Anwendung sowie in SharePoint sein.
Wir empfehlen, eine funktionale E-Mail-Adresse zu verwenden, z. B. AdobeSignAdmin@MyDomain.com, um das Risiko zu verringern, dass das Adminkonto aus irgendeinem Grund deaktiviert wird.
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Navigiere zur Seite Einstellungen für Adobe Acrobat Sign und wähle dann die Registerkarte Mit Adobe Acrobat Sign verbinden aus.
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Wähle Verbindung mit SharePoint-Site herstellen aus.
Diese Funktion verknüpft das Add-In mit einem Adobe Acrobat Sign-Konto auf Ebene der aktuellen SharePoint-Site.
Vorsicht:Du musst die SharePoint-Site-Verbindung nur für die Site herstellen, auf der du das Add-In installiert hast. Die Verbindung funktioniert nicht für Unterwebsites. Für jede Unterwebsite musst du das Add-In installieren und die Verbindung separat herstellen.
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Melde dich mit deinen Admin-Anmeldedaten bei Adobe Acrobat Sign an und wähle dann Zugriff erlauben aus, um die vertrauenswürdige Beziehung zwischen Adobe Acrobat Sign und SharePoint zu genehmigen.
Sobald die Verbindung hergestellt wurde, wird kurz eine Erfolgsmeldung mit der E-Mail-Adresse und dem Namen des bzw. der authentifizierten Benutzenden angezeigt, wie unten gezeigt.
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Um deinen SharePoint-Mandanten mit dem Acrobat Sign-Konto zu verbinden, wähle Office 365-Mandantenverbindung einrichten aus.
Die neu installierte Add-In-Instanz wird automatisch verbunden, da OAuth bereits eingerichtet ist.
Hinweis:Für Add-In-Instanzen, die mandantenspezifisch verbunden wurden, ist keine OAuth-Anmeldung erforderlich. Acrobat Sign OAuth in einer beliebigen Add-In-Instanz mit globalem Umfang legt die Sign-Verknüpfung für alle anderen installierten Instanzen fest, die mandantenspezifisch verknüpft sind.
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Wähle im daraufhin angezeigten Dialogfeld Weiter aus.
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Melde dich mit deinen Admin-Anmeldedaten bei SharePoint an und wähle dann im angezeigten Dialogfeld Akzeptieren aus, um den Zugriff auf die SharePoint-Ressourcen zu genehmigen.
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Melde dich mit deinen Admin-Anmeldedaten bei Adobe Acrobat Sign an und wähle dann im angezeigten Dialogfeld Zugriff erlauben aus.
Sobald die Verbindung hergestellt wurde, wird kurz eine Erfolgsmeldung mit der E-Mail-Adresse und dem Namen des bzw. der authentifizierten Benutzenden angezeigt, wie unten gezeigt.
Hinweis:Damit die Adobe Acrobat Sign für Microsoft SharePoint-Verbindung aktiviert bleibt, musst du mindestens einmal alle 30 Tage die Integrationseinstellungen für Adobe Acrobat Sign für SharePoint aufrufen.
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Zum Aktualisieren dieser Verbindung stehen dir die beiden folgenden Optionen zur Verfügung:
- Aktualisiere auf ein anderes Adobe Acrobat Sign-Konto auf Mandantenebene.
- Wechsle zur Verbindung auf Website-Ebene.
Hinweis:Wenn deine SharePoint-Bereitstellung mehrere Sites umfasst, ist es möglich, dass eine oder mehrere Sites auf Website-Ebene authentifiziert werden; eine Authentifizierung auf Mandantenebene ist jedoch ebenfalls möglich.
Falls beide Authentifizierungsmethoden gegeben sind und die Seite, die du konfigurierst, auf Website-Ebene authentifiziert ist, wird ein Link angezeigt, der ggf. zur Authentifizierung auf Mandantenebene rät.
Du kannst SharePoint-Benutzenden je nach deinen Anforderungen die folgenden zwei Arten von Benutzerberechtigungen zuweisen:
- Benutzende mit Bearbeitungsberechtigung
Benutzenden, denen die standardmäßige Berechtigungsstufe Bearbeiten für deine SharePoint-Website zugewiesen ist, haben automatisch die Berechtigung, auf die Adobe Acrobat Sign-Integration zuzugreifen und diese zu verwenden.
- Benutzer in der Standardgruppe für Mitglieder/Eigentümer
Um mehr Kontrolle darüber zu haben, wer die Adobe Sign für SharePoint-Integration verwenden darf, kannst du nur denjenigen Benutzenden Zugriff gewähren, die direkte Mitglieder der SharePoint-Gruppe <Name der Website> sind.
Wenn du eine Site in SharePoint erstellst, wird automatisch eine Azure-Gruppe generiert, die Website-Berechtigungen verarbeitet. Diese Azure-Gruppe ist auch als Mitglied in der standardmäßigen SharePoint-Gruppe mit demselben Namen enthalten und ermöglicht die Zugriffssteuerung über das Azure-Portal. Du hast die Möglichkeit, Mitglieder statt zur SharePoint-Gruppe direkt zu dieser Azure-Gruppe hinzuzufügen.
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Wähle im oberen Menü das Zahnradsymbol aus, um das Einstellungsbedienfeld zu öffnen.
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Wähle Website-Berechtigungen und dann im Dialogfeld „Berechtigungen“ die Option Erweiterte Berechtigungseinstellungen aus.
Hinweis:Wenn du auf die Schaltfläche Personen einladen klickst, um Personen zur SharePoint-Website einzuladen, wird ihnen kein Zugriff auf die Adobe Acrobat Sign-Integration gewährt.
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Klicke auf den Namenslink für die Mitgliedergruppe <Name der Website>, um die Mitglieder der Mitgliedergruppe der SharePoint-Website anzuzeigen.
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Wähle auf der Seite „Gruppenmitglieder“, die geöffnet wird, Neu aus, um der SharePoint-Gruppe neue Mitglieder hinzuzufügen.
Anschließend zeigt die SharePoint-Gruppe die Liste der Mitglieder an.
Vorsicht:Wenn Benutzer zu den Gruppen hinzugefügt wurden, kann es einige Minuten dauern, bis die Microsoft-Server ordnungsgemäß synchronisiert werden. Dies hat keine Auswirkungen auf die weitere Konfiguration, jedoch sollten Tests und die Verwendung durch Benutzer auf nach diesen Zeitraum verschoben werden.
Wenn die Option Benutzende mit Bearbeitungsberechtigung aktiviert ist, lösen alle Benutzenden, die das Adobe Sign-Add-In öffnen (oder eine ihrer Funktionen verwenden), eine Prüfung der Benutzungsberechtigungen für die SharePoint-Website aus. Wenn der Benutzer über einen Satz von Berechtigungen verfügt, die für Bearbeiter typisch sind, wird Zugriff auf das Add-in gewährt.
Die folgende Tabelle zeigt die Liste aller SharePoint-Berechtigungen:
- Die jeder Berechtigungsebene zugewiesenen Standardberechtigungen
- Der Berechtigungssatz, der erforderlich ist, um als Benutzer oder Benutzerin (Benutzendenmaske) oder als Administrator oder Administratorin (Admin-Maske) erkannt zu werden
- Die Zahl in der Spalte links entspricht der Reihenfolge, in der diese Berechtigungen in der SharePoint-Bedienoberfläche angezeigt werden.
- Mit markierte Zeilen sind Berechtigungen, die den standardmäßigen Rollenebenen zugewiesen sind.
- Mit markierte Zeilen sind Berechtigungen, die von der Adobe Sign-Integration als Benutzer oder Administrator erkannt werden müssen.
- Mit markierte Zeilen sind für die korrekte Funktion der Admin-Funktionen der Adobe Sign-Integration erforderlich.
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Berechtigung | Reader | Beitragender | Benutzermaske | Bearbeiter | Admin-Maske | Designer | Vollständiger Zugriff |
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3 | Liste: Elemente hinzufügen | |||||||
7 | Liste: Elemente genehmigen | |||||||
11 | Liste: Benachrichtigungen erstellen | |||||||
5 | Liste: Elemente löschen | |||||||
10 | Liste: Versionen löschen | |||||||
4 | Liste: Elemente bearbeiten | |||||||
1 | Liste: Listen verwalten | |||||||
8 | Liste: Elemente öffnen | |||||||
2 | Liste: Verhaltensweisen in Liste überschreiben | |||||||
12 | Liste: Anwendungsseiten anzeigen | |||||||
6 | Liste: Elemente anzeigen |
|||||||
9 | Liste: Versionen anzeigen | |||||||
32 | Persönlich: Persönliche Webparts hinzufügen/entfernen | |||||||
31 | Persönlich: Persönliche Ansichten verwalten | |||||||
33 | Persönlich: Persönliche Webparts aktualisieren | |||||||
17 | Website: Seiten hinzufügen und anpassen | |||||||
19 | Website: Stylesheets anwenden | |||||||
18 | Website: Designs und Rahmen anwenden | |||||||
21 | Website: Verzeichnisse durchsuchen | |||||||
25 | Website: Benutzerinformationen durchsuchen | |||||||
20 | Website: Gruppen erstellen | |||||||
15 | Website: Unterwebsites erstellen | |||||||
30 | Website: Persönliche Benutzerinformationen bearbeiten | |||||||
24 | Website: Berechtigungen aufzählen | |||||||
26 | Website: Benachrichtigungen verwalten | |||||||
13 | Website: Berechtigungen verwalten | |||||||
16 | Website: Website verwalten | |||||||
29 | Website: Öffnen | |||||||
28 | Website: Client-Integrationsfunktionen verwenden | |||||||
27 | Website: Remote-Schnittstellen verwenden | |||||||
22 | Website: Self-Service-Websiteerstellung verwenden | |||||||
23 | Website: Seiten anzeigen | |||||||
14 | Website: Web Analytics-Daten anzeigen |
Du kannst die folgenden optionalen Konfigurationen implementieren, um die erweiterten Funktionen von Adobe Acrobat Sign für SharePoint Online zu verwenden:
Als Admin kannst du über die Seite Einstellungen für signierte Dateien einen globalen Zielordner definieren, in dem alle abgeschlossenen Vereinbarungen für die gesamte Site abgelegt werden.
Wenn ein globaler Speicherordner definiert ist, werden alle signierten Vertrags- und Audit-Protokolldateien im PDF-Format automatisch im globalen Speicherordner gespeichert. Dies schließt auch Vereinbarungen ein, die von den Dokumentbibliotheken sowie Listen gesendet werden.
Wenn auf der Seite Adobe Sign-Einstellungen für signierte Dateien kein globaler Speicherordner festgelegt wurde, wird in der Dokumentbibliothek, in bzw. von der die Vereinbarung erstellt/gesendet wurde, automatisch ein neuer Ordner mit der Bezeichnung „Signierte Vereinbarungen“ erstellt. Bei allen abgeschlossenen Vereinbarungen, die aus derselben Bibliothek gesendet werden, werden die ausgefüllten PDF-Dateien in denselben Ordner Signierte Vereinbarungen zurückgesendet.
Aus den Listen gesendete Vereinbarungen werden an das Listenelement angehängt (als Anhänge), wenn keine Standarddatei identifiziert wird.
Wenn du Webformulare zum Sammeln von Daten verwendest, kannst du einen ähnlichen Speicherprozess für die unterzeichneten Webformularvereinbarungen verwenden. Admins können einen globalen Speicherordner für alle signierten Webformulare definieren.
Wenn kein globales Repository definiert ist, wird das signierte Webformular in einem automatisch erstellten Ordner namens Signierte Webformulare gespeichert.
Standardmäßig wird von Adobe Acrobat Sign nur die signierte PDF-Vereinbarung zurückgesendet. Wenn du jedoch Audit-Protokoll mit signierter Vereinbarung speichern aktivierst, wird eine zweite PDF-Datei zurückgegeben, die das vollständige Audit-Protokoll für die Vereinbarung enthält.
Mit Adobe Acrobat Sign für SharePoint Online kannst du Daten zwischen SharePoint-Listen und den Vereinbarungsformularfeldern zuordnen. Mit der Datenzuordnung kannst du Dokumente vor dem Versand automatisch vorausfüllen, den Zeitaufwand für die Sendenden und/oder Unterzeichnenden beim Ausfüllen des Formulars reduzieren und die Gefahr einer falschen Eingabe der Daten verringern.
Umgekehrt kannst du auch eine Zuordnung erstellen, die die Formularfelddaten aus einer signierten Vereinbarung extrahiert, um eine SharePoint-Liste auszufüllen.
Erfahre, wie du Vorlagenzuordnungen konfigurieren kannst.
Die Integration von Adobe Acrobat Sign für SharePoint Online bietet außerdem Unterstützung beim Zuordnen von Daten zwischen Adobe Sign-Webformularvereinbarungen und SharePoint-Listen. Damit kannst du Daten automatisch an SharePoint weiterleiten, was Zeit spart und Fehler aufgrund einer falschen Dateneingabe reduziert.
Erfahre, wie du Webformularzuordnungen konfigurieren kannst.
Adobe Sign für SharePoint Online Version 2.0 erfordert eine OAuth-Authentifizierung für zusätzliche Berechtigungen für Webformulare und Webhooks.
Wenn du ein Upgrade deines Adobe Sign für SharePoint Online-Pakets von Version 1.X auf die aktuelle Version durchführen möchtest, musst du deine OAuth-Anmeldeinformationen aktualisieren, um Zugriff auf die Berechtigungen für Webformulare und Webhooks zu erhalten. Du musst das Adobe Acrobat Sign-Add-In auf Paketversion 2.0 und auch die Verbindung mit Adobe Acrobat Sign aktualisieren.
Wenn du Microsoft Office-Mandantenadmin und Adobe Acrobat Sign-Kontoadmin bist, führe die folgenden Schritte aus, um deine Verbindung zu aktualisieren:
- Navigiere zur Seite mit den Einstellungen des Integrationsmandanten von Acrobat Sign für SharePoint.
- Wähle im Dialogfeld Mit Adobe Acrobat Sign verbinden die Option Aktualisieren aus (neben Office 365-Mandantenverbindung aktualisieren).
- Melde dich mit denselben Admin-Anmeldedaten an.
Es wird die E-Mail-Adresse angezeigt, die für die ursprüngliche Verbindung verwendet wurde. - Schließe die Einstellungen, indem du zur SharePoint-Site zurückkehrst oder das Fenster aktualisierst.
Jetzt sind die Webformularfunktionen für alle Websites im Mandanten aktiviert, die die Mandantenverbindung verwenden.
Wenn du Microsoft SharePoint-Mandantenadmin und Adobe Acrobat Sign-Kontoadmin bist, führe die folgenden Schritte aus, um die Websiteverbindung für jede Website zu aktualisieren, die diese Verbindung verwendet:
- Navigiere zu der Seite mit den Einstellungen des Integrationsmandanten von Acrobat Sign für SharePoint.
- Wähle im Dialogfeld Mit Adobe Acrobat Sign verbinden die Option „Aktualisieren“ aus (neben SharePoint-Websiteverbindung aktualisieren).
- Melde dich mit denselben Admin-Anmeldedaten an.
Es wird die E-Mail-Adresse angezeigt, die für die ursprüngliche Verbindung verwendet wurde. - Schließe die Einstellungen, indem du zur SharePoint-Site zurückkehrst oder das Fenster aktualisierst.
Es ist wichtig, die Registerkarte „Einstellungen“ zu schließen oder zu aktualisieren, auch wenn du nach der erneuten Authentifizierung bei Acrobat Sign sofort mit der Einrichtung von Webformularzuordnungen beginnen möchtest. Wenn du das Einstellungsfenster nicht aktualisierst, werden auf der Registerkarte „Webformulare“ möglicherweise Fehler angezeigt.
Wenn der bzw. die SharePoint-Admin und Acrobat Sign-Kontoadmin unterschiedliche Personen sind, müssen beide zusammenarbeiten, um die Lösung zu konfigurieren.