Byg fokuserede, nyttige samlinger ved at vælge det rette kildeindhold, vedligeholde det over tid og styre, hvordan folk får adgang til og bruger det.
Brug disse metoder til at bygge og vedligeholde samlinger i Knowledge Base i Acrobat. De kan hjælpe dig med at organisere kildeindhold, gøre filer lettere at finde, administrere adgang og give brugere et klart vidensgrundlag at arbejde med.
Brug autoritativt, aktuelt kildeindhold
Behandl dokumenterne i en samling som kildemateriale, som brugere kan søge i gennem AI-assistent.
Foretræk indhold, der er:
- Aktuelt og godkendt til brug.
- Relevant for samlingens formål.
- Komplet nok til at give nyttig kontekst.
- Frit for forældede eller unødvendige duplikerede versioner.
Når et kildedokument ændres, opdater indholdet i samlingen, så brugere ikke stoler på en ældre version.
Brug beskrivende filnavne
Vælg filnavne, der gør dokumentets emne let at identificere.
Søgning i Collections søger kun i filnavne, ikke i indholdet af dokumenter. Beskrivende navne gør det lettere at lokalisere og administrere filer, når en samling vokser.
Undgå generiske navne som document.pdf, final.pdf, eller updated-version.pdf, når navnet ikke identificerer, hvad filen indeholder.
Vedligehold samlinger over tid
Gennemgå samlinger periodisk i stedet for at behandle indtag som en engangssopgave.
Fjern Indhold, der ikke længere er nyttigt, opdater dokumenter, der er ændret, og se efter duplikat- eller forældet materiale. At holde samlingen tilpasset dens tilsigtede formål gør det lettere for ejere at administrere og for brugere at forstå, hvilke oplysninger den indeholder.
Del samlinger bevidst
Del en samling med de personer, der har brug for adgang til dens indhold.
Før du udvider adgangen, overvej de oplysninger, der er indeholdt i samlingen, hvem der skal kunne bruge den, og hvor samlingen kan tilgås. Organisatoriske indstillinger kan også påvirke adgangen gennem oplevelser som chatbots og PDF Spaces.
For at få oplysninger om konfigurations- og rettighedskrav, se den relaterede dokumentation om adgang og deling i stedet for at administrere disse krav fra selve samlingen.
Brug chatvedhæftninger til samtalespecifikt Indhold
Brug filer og billeder, der er vedhæftet en AI-assistent-chat, når Indholdet primært er relevant for den pågældende samtale.
Når oplysninger skal blive en del af et genanvendeligt vidomsområde, skal du tilføje og administrere det som samlingsindhold i stedet. Dette holder midlertidig samtalesammenhæng adskilt fra det vedligeholdte kildemateriale i samlingen.
Kontrollér citater, når kilden er vigtig
Brug de citater, der følger med AI-assistent-svar til at undersøge det understøttende kildemateriale.
Det er særligt nyttigt at kontrollere kilden, når svaret påvirker en vigtig beslutning, når den præcise ordlyd er vigtig, eller når du har brug for yderligere sammenhæng ud over det genererede svar.
Citater hjælper dig med at verificere, hvilke oplysninger der understøtter et svar; de erstatter ikke gennemgang af kildedokumentet, når nøjagtighed er afgørende.
Planlæg integrationer og kreditforbrug
Overvej, hvordan folk vil bruge en samling, før du udvider dens målgruppe eller forbinder den til andre oplevelser.
Chatbot-integrationer, dokumentindtagning, API-aktivitet og forespørgsler kan have forskellige adgangs- og kreditkrav. Gennemgå de relevante konfigurations- og kreditforbrugsoplysninger før store indtagningsprojekter eller bredere udrulninger.
Dette er særligt nyttigt, når en samling skal understøtte brugere uden for den gruppe, der oprindeligt oprettede og vedligeholdt den.
Gennemgå, før du udvider en samling
Før du tilføjer mere indhold eller gør en samling tilgængelig for en bredere målgruppe, skal du bekræfte, at:
- Samlingen har stadig et klart formål.
- Dens kildedokumenter er aktuelle og relevante.
- Filnavne identificerer tydeligt deres indhold.
- Forældet og duplikeret indhold er blevet fjernet.
- Den tiltænkte målgruppe bør have adgang til oplysningerne.
- Alle nødvendige integrationer og rettigheder er konfigureret.
- Det forventede forbrug stemmer overens med din organisations kreditmodel.
