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Información general sobre UMG (usuarios en varios grupos)
Los usuarios de varios grupos amplían el uso práctico de la estructura de Grupo, además de contener simplemente una lista de usuarios y los activos disponibles para ellos.
Un Grupo es, en realidad, un conjunto de permisos que rige las opciones y los valores predeterminados que se presentan al usuario cuando está escribiendo acuerdos o administrando activos (informes, plantillas de biblioteca, etc.)
Al permitir que un usuario sea miembro de varios grupos, los administradores tienen la opción de crear grupos con flujos de trabajo explícitos en mente. Se pueden instalar valores predeterminados sólidos y las opciones de configuración pueden ser limitadas, lo que garantiza un flujo de documentos y una resolución más precisos. Por ejemplo, se pueden crear grupos dedicados para:
- Documentos internos (documentos fiscales, formularios de depósito automáticos, solicitudes de vacaciones)
- Documentos jurídicos (acuerdo de no divulgación, memorando de entendimiento)
- Flujos de firma restringidos de cumplimiento (CFR 21, parte 11, PCI, HIPAA)
Puede encontrar una lista completa de cambios funcionales y de interfaz aquí >
Nota:
Se recomienda que se registre para obtener una cuenta de desarrollador para que pueda probar la interfaz y las interacciones diferentes que UMG ofrece en un entorno seguro.
Los clientes que tienen integraciones de API personalizadas o que aprovechan integraciones de terceros son altamente recomendados para probar código/integraciones en una cuenta de desarrollador a fondo antes de actualizar.
Acciones para revisar/tomar antes de actualizar
UMG no es compatible con las páginas clásicas Inicio, Administrar y Flujos de trabajo personalizados.
Al habilitar UMG, la cuenta habilitará las versiones más recientes de las páginas Inicio, Administrar y Flujo de trabajo personalizado (si aún no lo están) y deshabilitará los vínculos para volver a la interfaz clásica.
La opción de interfaz del administrador para volver a las páginas clásicas se desactivará en el menú de administración.
La única forma de volver a los diseños de página clásicos es revertir a Usuarios de un solo grupo.
Nota:
Se recomienda habilitar las versiones modernas de las páginas Inicio, Administrar y Flujo de trabajo personalizado varias semanas antes de actualizar a UMG para permitir que la base de usuarios se acostumbre a los diseños de página base.
Si las versiones modernas de las páginas Inicio y Administrar se procesan como páginas en blanco, deberá ponerse en contacto con el equipo de seguridad de la red para permitir los extremos de Adobe Acrobat Sign.
Se ha probado la compatibilidad de los UMG y se espera que funcionen de la forma habitual con las siguientes integraciones de socios de Acrobat Sign:
- Aplicaciones móviles de Acrobat Sign (iOS y Android)
- Box
- Dropbox
- Microsoft Dynamics 365
- Microsoft Office (Word/PowerPoint/Outlook)
- Microsoft Power Automate/ Power Apps
- Microsoft SharePoint Online
- Microsoft SharePoint OnPrem
- Microsoft Teams
- Oracle NetSuite
- Salesforce
- SAP SuccessFactors
- ServiceNow
- Workday
Tenga en cuenta que estas integraciones aún no "tienen en cuenta UMG", por lo que la configuración utilizada cuando se envíen los acuerdos será la del "grupo principal" del usuario.
La posibilidad de reconocer nuevos miembros de grupo y trabajar con ellos está prevista para las versiones futuras de estas integraciones.
Si ha creado integraciones personalizadas usando las API de Acrobat Sign, le instamos encarecidamente a probarlas con una cuenta de desarrollador habilitada para UMG antes de actualizar su cuenta de producción.
- Su administrador de éxito (o soporte) puede ayudarle a configurar una cuenta de desarrollador habilitada para UMG
Cualquier llamada de REST v6 API seguirá funcionando, tanto si UMG está habilitado como si no.
- Las versiones anteriores de la API (SOAP y REST) seguirán funcionando, pero solo reconocerán la configuración del "grupo principal" del usuario
- Para aprovechar al máximo UMG, deberá migrar el código a la API REST v6
Si trabaja con integraciones de terceros como estas:
- Apttus
- Ariba
- CallidisCloud
- Icertis
- Intesi
- Jaeger
- Nintex
- Zoho CRM
Le instamos encarecidamente a probarlas con una cuenta de desarrollador habilitada para UMG antes de habilitar UMG en su cuenta de producción.
Su administrador de éxito (o soporte) puede ayudarle a configurar una cuenta de desarrollador habilitada para UMG.
Nota:
Si encuentra algún problema, póngase en contacto con el socio de integración para informar del problema y solicitar una solución.
Nota:
Se recomienda encarecidamente a todas las cuentas actualizar lo antes posible, de modo que haya tiempo para resolver cualquier problema que pueda surgir.
Las cuentas pueden revertirse si se producen problemas.
Cómo actualizar la cuenta a UMG
Cuando crea que su cuenta está lista para la actualización:
-
-
Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración global > Usuarios de varios grupos.
-
Haga clic en el botón Habilitar ahora
-
Evalúe la lista de comprobación y marque cada casilla para confirmar que ha verificado que su cuenta está lista para habilitarse.
Haga clic en Aceptar
-
Haga clic en Guardar.
Si tiene que volver a los usuarios restringidos a un solo grupo, algunas cosas que debe tener en cuenta son:
-
Todos los usuarios estarán restringidos a su grupo principal
- El usuario solo podrá acceder a plantillas/flujos de trabajo asociados a su grupo principal
- Los usuarios solo pueden enviar acuerdos desde su grupo principal
-
Todos los abonos de grupo de un usuario (excepto el grupo principal) están desactivados
- Si el usuario no se mueve a un nuevo grupo mientras UMG está deshabilitado, los grupos del usuario se reactivarán cuando se vuelva a activar UMG
- Si un usuario está asignado a un nuevo grupo mientras UMG está deshabilitado, la tabla group_membership del usuario se reescribirá con un solo grupo (primario) (lo que deshabilita los registros de grupos inactivos). El usuario solo conservará el abono de grupo principal cuando se vuelva a activar UMG
-
Todas las páginas habilitadas para UMG volverán a la interfaz/funcionalidad de un solo grupo
- Las páginas de envío/plantilla quitarán el selector de grupo
- La creación masiva de usuarios volverá a la sintaxis anterior
-
Las opciones de la versión de página se restaurarán al estado anterior
- Si no ha configurado su cuenta para utilizar las versiones más recientes de las páginas Inicio, Administrar y Flujo de trabajo antes de la actualización, su cuenta volverá al conjunto exacto de configuraciones de página que existían antes de la actualización
- Si no ha configurado su cuenta para utilizar las versiones más recientes de las páginas Inicio, Administrar y Flujo de trabajo antes de la actualización, su cuenta volverá al conjunto exacto de configuraciones de página que existían antes de la actualización
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Los usuarios conservan el acceso a cualquier recurso que hayan creado (acuerdos, plantillas de biblioteca, formularios web)
- El creador de cualquier recurso siempre está asociado a él como propietario, independientemente de la asociación de grupo
-
Los acuerdos existentes no se ven afectados y se completarán de la forma habitual
- El cambio del estado del grupo del propietario no afecta a los acuerdos en vuelo
- El propietario del acuerdo no cambia y los parámetros del acuerdo se bloquean en el momento en que se envía.
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Las integraciones funcionarán como lo hicieron antes de la actualización a UMG
- Actualmente, las integraciones de Acrobat Sign no tienen en cuenta a los usuarios de varios grupos, por lo que la reversión de Acrobat Sign a usuarios individuales ocurre fuera de la conciencia de las integraciones
- La actividad del usuario no se ve afectada
- Los acuerdos en vuelo se completarán normalmente
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