Signaturarbeitsabläufe einrichten

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Übersicht über selbstdefinierte Workflows

Mit dem Custom Workflow Designer kannst du Workflow-Vorlagen erstellen, die die Gestaltung von Vereinbarungen und Signaturprozessen vordefinieren und genau auf die Anforderungen deines Unternehmens zugeschnitten sind. Benutzende können Workflow-Vorlagen über eine intuitive Oberfläche entwerfen, die es ihnen leicht macht, die Eigenschaften der Teilnehmenden anzugeben, darunter vordefinierte Namen, Rollen und Routings, die in eine Vereinbarung aufzunehmenden Dokumente, von Absendendenden vorab auszufüllende Formularfelder, E-Mail-Verteilung für die Teilnehmenden, Optionen für den Vereinbarungsablauf oder Passwortoptionen und mehr.

Wenn Absendende eine Workflow-Vorlage verwenden, werden sie durch individuelle Anweisungen und Felder durch den Sendevorgang geleitet. Damit wird der Vorgang benutzerfreundlicher und weniger fehleranfällig.

Je nach Konto-/Gruppeneinstellungen können alle Benutzenden Arbeitsabläufe für den persönlichen Gebrauch erstellen oder für ihre Gruppen freigeben.

  • Admins können Vorlagen auf Gruppenebene erstellen und freigeben.
    • Admins auf Kontoebene können einen Workflow in der gesamten Organisation freigeben.
  • Benutzende ohne Adminrechte können ihre eigenen Workflows entwickeln und sie optional für die Gruppen freigeben, denen sie angehören.

Du kannst den Verlauf und den Audit-Bericht für die vom Arbeitsablauf erstellte Vereinbarung auf der Seite Verwalten abrufen.

Während die Vereinbarung in Bearbeitung ist, kannst du Erinnerungen hinzufügen und andere vereinbarungsbezogene Aufgaben ausführen.

 Wähle nach deiner Anmeldung im oberen Menü des Startbildschirms die Option „Workflows“ aus.

Melde dich bei Acrobat Sign an

Signieren/Genehmigen und Verwalten einer von einem Workflow generierten Vereinbarung

Eine von einem Workflow-Prozess generierte Vereinbarung entspricht genau jeder anderen Vereinbarung, die über dieselbe Gruppe gesendet wurde.

Die Unterzeichnenden und Genehmigenden können mithilfe des Links in der E-Mail „Bitte signiere/Bitte genehmige“ signieren bzw. auf der Seite Verwalten, wenn sie Nutzende von Acrobat Sign mit vertrauenswürdigen Konten sind.

Absendenden stehen zur Verwaltung der Vereinbarung die gleichen Optionen auf der Seite Verwalten zur Verfügung.

Berichte und Datenexporte behandeln die Vereinbarung genauso wie jede andere manuell erstellte Vereinbarung.

Konfigurationsoptionen

Wenn du Arbeitsabläufe aktivieren möchtest, empfehlen wir dir, die ersten zwei der folgenden Optionen zu aktivieren, um deinen nutzenden und empfangenden Parteien das beste Erlebnis bereitzustellen.

Durch Aktivieren des neuesten Arbeitsablauf-Erlebnisses rücken Arbeitsabläufe näher an die Funktionalität des manuellen Sendevorgangs heran.

Mit dieser Option aktivierte Funktionen:

  • Umfließbares Seitenlayout
  • Verwenden digitaler Signaturen für eine*n oder mehrere Empfangende*n
  • Konfigurieren von Empfangenden für die Verwendung der Premium-Identitätsprüfung
  • Konfigurieren von Empfangsgruppen während des Sendevorgangs
  • Anfügen von Dokumenten aus allen aktivierten Quellen während des Sendevorgangs

Um das neueste Erlebnis zu aktivieren, navigiere zu: Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Optionen für selbstdefinierten Arbeitsablauf.

Arbeitsabläufe zur Nutzung des neuen Erlebnisses konfigurieren

Premium-Identitätsprüfung

Im Workflow Designer werden alle aktivierten Authentifizierungsmethoden im Empfängerobjekt angezeigt.

Die Authentifizierungsmethoden wurden aktualisiert, sodass sie als Kontrollkästchen angezeigt werden und das Arbeitsablaufdesign dem Absender verschiedene Optionen bietet. 

Wenn mehrere Optionen im Designer aktiviert sind, stehen dem Absender während des Sendevorgangs dieselben Optionen zur Verfügung.

Registerkarte „Empfangende“ mit den Eigenschaften der signierenden Partei

Gruppen empfangender Personen

Die Empfangsobjekte im Designer können von nun an als Empfangsgruppen markiert werden.  Dies ermöglicht der sendenden Partei das Konfigurieren eines Arrays mit E-Mail-Adressen, denen das Signieren für diesen einen Signaturschritt gestattet ist.

Wenn beispielsweise einer/eine von fünf Managern/Managerinnen gegenzeichnen muss, kannst du alle fünf E-Mail-Adressen auflisten, von denen jedoch nur eine Unterschrift leisten muss.

Es gibt zwei Optionen zum Hinzufügen einer Empfangsgruppe:

  • Liste der Mitglieder manuell eingeben – Manuelle Gruppen von Empfangenden werden durch Auswahl der Option Als Empfangsgruppe markieren aktiviert. Anschließend werden alle Mitglieder (kommagetrennt) dem Feld E-Mail hinzugefügt. 
    • Das System fügt automatisch einen Namen für die Gruppe ein, wenn eine absendende Partei eine Vereinbarung mithilfe des Workflows losschickt. Der Gruppenname enthält ein Präfix, das den Namen als automatisch generiert identifiziert, und dann die Zeichenfolge „Gruppe X von Empfangenden“, wobei X eine inkrementelle Zahl ist, die bei 1 beginnt und je nach Anzahl der hinzugefügten Gruppen von Empfangenden zunimmt. 
    • Wenn die empfangende Partei als Bearbeitbar konfiguriert ist, kann die absendende Partei den Gruppennamen bearbeiten, einzelne oder alle vorab ausgefüllten Mitglieder löschen und bei Bedarf neue Mitglieder hinzufügen.

 

Workflow-Designer, die Option „Als Empfangsgruppe markieren“ ist ausgewählt; und die daraus resultierende Seite „Senden“, auf der die Mitglieder der Empfangsgruppe aufgelistet sind

  • Wiederverwendbare Empfangsgruppe verwenden – Wiederverwendbare Empfangsgruppen sind dauerhafte Gruppen, die im Adressbuch für die Verwendung durch eine benutzende Partei, eine Gruppe oder das gesamte Konto erstellt werden. 
    • Wähle die Schaltfläche Empfangsgruppe hinzufügen aus, um die Gruppenauswahl zu öffnen. Nur Empfangsgruppen mit kompatiblen Benutzungsberechtigungen sind verfügbar.
    • Der Name der wiederverwendbaren Empfangsgruppe wird automatisch als Gruppenname eingefügt.
    • Wenn die empfangende Partei als Bearbeitbar konfiguriert ist, kann die absendende Partei den Gruppennamen bearbeiten.
    • Die Mitglieder der wiederverwendbaren Empfangsgruppe können nicht bearbeitet oder gelöscht werden und der Gruppe können auch keine weiteren Mitglieder hinzugefügt werden.

 

Konfigurationsbereich der empfangenden Partei, die Schaltfläche „Empfangsgruppe hinzufügen“ ist hervorgehoben Einbeziehen des Empfangsgruppen-Auswahlfensters und der resultierenden Seite „Senden“

Dateianlagen

Während des Sendevorgangs können Dokumente von einer beliebigen Acrobat Sign-Quelle angehängt werden.

Datei hinzufügen

 

Das User Experience unter der neuen Einstellung wurde auf ein modernes, umfließbares Design wie auf der Seite „Senden“ aktualisiert.

Die im alten Erlebnis auf der rechten Seite der Liste der empfangenden Parteien angezeigten Anweisungen wurden an den oberen Rand der Seite in ein reduzierbares Fenster verschoben.

Mit Workflow konfigurierte Vereinbarung

Durch Vorlagen definierte Feldzuweisung

Durch Vorlagen definierte Feldzuweisungen ordnen die (in Workflow Designer definierte) Liste der empfangenden Parteien den entsprechenden Feldzuweisungen in deinen autorisierten Formularen zu.

Anwendungsbeispiel:

  • Ein Unterzeichner (Kunde) soll zuerst unterschreiben.
    • Optional kann auch ein zweiter Unterzeichner unterschreiben.
  • Die Vereinbarung wird intern von einem Vertriebsmitarbeiter gegengezeichnet.

Normalerweise wären hierfür aufgrund der Art und Weise, wie die Empfänger auf der Seite Senden indiziert wurden, zwei Formulare erforderlich:

  • eines für das Szenario mit nur einem Unterzeichner, in dem der zweite Index dem Gegenzeichner zugewiesen wird,
  • und eines für das Szenario mit zweitem Unterzeichner, in dem der Gegenzeichner den dritten Index erhält.

Unter der „vorlagendefinierten“ Regelstruktur erstelle ein vollständiges Formular, in dem alle etwaigen Empfängerfelder definiert sind.

Der Empfangs-Unterzeichnungs-Index wird (wie in Workflow Designer definiert) streng durchgesetzt und alle Felder, die anderen ausgelassenen (optionalen) empfangenden Parteien zugewiesen sind, werden beim Senden der Vereinbarung ignoriert.

Im obigen Anwendungsfall erhält der/die zweite Unterzeichner*in also immer Index 2. Ist dieser jedoch zum Zeitpunkt des Sendens nicht enthalten, werden signer2-Felder ignoriert und der/die Gegenzeichner*in (Unterzeichnerindex 3) kann weiterhin nur auf signer3-Felder zugreifen.

Aktiviere diese neue Option wie folgt: Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Optionen für selbstdefinierten Arbeitsablauf > Vorgabendefinierte Signaturplatzierung aktivieren.

Arbeitsabläufe zur Verwendung von vorlagendefinierter Signaturplatzierung konfigurieren

Hinweis:

Durch das Aktivieren der Funktion für die Vorlagendefinierte Signaturplatzierung wird die Option zum Verfassen der Vereinbarung während des Sendevorgangs deaktiviert.

Erläuterung der Beziehung zwischen empfangenden Parteien und Feldern

Jedem in einer Vereinbarung enthaltenen Empfänger wird ein Unterzeichnerindex zugewiesen. Diese Indexnummer ist erforderlich, um den Empfängern die Felder zuzuordnen, in die sie Inhalte einfügen dürfen (wie z. B. ein Unterschriftsfeld).

Empfänger erhalten ihre Indexnummer basierend auf ihrer Reihenfolge auf der Seite Senden. Der Empfänger ganz oben in der Liste erhält Index 1, der zweite Index 2 usw. Diese Indexnummer wird angezeigt, wenn für die Vereinbarung „In festgelegter Reihenfolge ausfüllen“ festgelegt wurde, ist jedoch auch dann noch vorhanden, wenn für den Arbeitsablauf „In beliebiger Reihenfolge ausfüllen“ aktiviert ist.

Empfangendenstapel

 

Beim Aufbau eines Empfänger-Workflows im Workflow Designer wird der Unterzeichnerindex nach folgenden Regeln zugewiesen:

  • Von oben nach unten
    • Von links nach rechts

Im unten stehenden Beispiel befinden sich Unterzeichner und zweiter Unterzeichner ganz oben in der Liste.

  • Der Unterzeichner („Signer“) ist der Empfänger oben links. Deshalb wird ihm Index 1 zugewiesen.
  • Der zweite Unterzeichner („Co Signer“) befindet sich ebenfalls ganz oben, jedoch rechts neben dem ersten Unterzeichner. Deshalb wird ihm Index 2 zugewiesen.

In diesem Anwendungsfall ist es egal, wer letztlich zuerst unterschreibt. Deshalb werden die Unterzeichner in einen parallelen Unterzeichnungs-Workflow eingefügt. Der Unterzeichnungsindex wird streng durchgesetzt, um zu gewährleisten, dass der Unterzeichner die richtigen Felder ausfüllt und der zweite Unterzeichner nur auf die ihm zugewiesenen Felder zugreifen kann.

Der Vertriebsmitarbeiter („Sales Rep“) unterschreibt als Drittes, nachdem Unterzeichner und zweiter Unterzeichner fertig sind.

Die Genehmigung einer Führungskraft („Exec Approval“) wird als Viertes angefordert, nachdem der Vertriebsmitarbeiter die Vereinbarung gegengezeichnet hat.

Hinweis:

Die Namen der empfangenden Parteien „Signer“, „Co Signer“, „Sales Rep“ usw. in diesem Beispiel haben keine Auswirkungen auf die Feldzuweisung. Hierbei handelt es sich lediglich um von der Administration definierte Bezeichnungen, die dem besseren Verständnis der Arbeitsablaufvorlage dienen. 

 

Der oben aufgeführte Designer-Empfänger-Workflow erstellt eine Senden-Seitenvorlage, die wie folgt aussieht

(auf der Seite Senden ist die Reihenfolge deutlicher, obwohl die Indexnummern nicht angezeigt werden):

 

Beim Erstellen von Formularen mit Feldern wird jedes Feld explizit einem Unterzeichnungsindex zugewiesen (abgesehen von Feldern mit dem Wert „Jeder“).

In der Acrobat Sign-Authoring-Umgebung erfolgt dies über die Auswahl einer teilnehmenden Person und der Platzierung der Felder für diese teilnehmende Person.

Jede teilnehmende Person erhält einen farblichen Code, um besser unterscheiden zu können, welche Felder welcher teilnehmenden Person zugeordnet sind.

 

Wenn du Texttags verwendest, bietet das Tag selbst ein Argument (z. B. :signer1), das das Feld dem Unterzeichnerindex zuordnet.

Um auch nur die Möglichkeit zu haben, Arbeitsabläufe zu konfigurieren, muss die Funktion aktiviert sein.

Navigiere zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Selbstdefinierte Sende-Workflows und aktiviere Workflow Designer für Admins aktivieren.

Nach der Aktivierung haben alle Admins auf Konto- und Gruppenebene in ihrem Adminmenü Zugriff auf den Workflow Designer.

  • Gruppenadmins können Workflows für Gruppen erstellen, für die sie Adminrechte haben.
  • Admins auf Kontoebene können einen Workflow für jede Gruppe sowie Workflows für das gesamte Unternehmen erstellen.
Konfigurieren, dass Workflows für das Konto angezeigt werden sollen

  • Wenn die Einstellung aktiviert ist, ist die Option Selbstdefinierte Workflows verfügbar, nachdem du die Registerkarte Workflows ausgewählt hast.
  • Wenn die Einstellung deaktiviert ist, steht die Option Selbstdefinierte Workflows nicht zur Verfügung.
Zugriff aktivieren und Zugriff deaktivieren

Um die Option zum Erstellen von Workflows mit dem Anwendungsbereich „Nur ich“ zu aktivieren, muss der Workflow Designer für alle Benutzenden aktiviert sein. Wenn nicht alle Benutzenden aktiviert sind, können Workflows nur Gruppen oder dem gesamten Unternehmen zugeordnet werden.

Navigiere zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Selbstdefinierte Sende-Workflows und aktiviere Zugriff auf Workflow Designer für alle Benutzenden aktivieren.

Für alle Benutzenden aktivieren

  • Wenn die Einstellung aktiviert ist, ist die Option Selbstdefinierte Workflows verfügbar, nachdem du die Registerkarte Workflows ausgewählt hast.
  • Wenn die Einstellung deaktiviert ist, steht die Option Selbstdefinierte Workflows nicht zur Verfügung.

 

Zugriff aktivieren und Zugriff deaktivieren

Standardmäßig können Benutzende ohne Adminrechte Workflows nur für sich selbst erstellen. Sie sind nicht berechtigt, einen Workflow für ihre Gruppe freizugeben.

Die Berechtigung für Benutzende, ihre Workflows für ihre Gruppen freizugeben, kann jedoch auf Konto- oder Gruppenebene aktiviert werden.

Navigiere zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Selbstdefinierte Sende-Workflows und aktiviere Für alle Gruppen von Benutzenden dürfen durch sie erstellte Workflows freigegeben werden.

Benutzenden erlauben, Workflows für ihre Gruppe freizugeben

  • Wenn die Einstellung aktiviert ist, wird Benutzenden im Dropdown-Feld für die Gruppenauswahl eine Option angezeigt, mit der sie festlegen können, wer den Workflow verwenden darf.
  • Wenn die Einstellung deaktiviert ist, wird die Option im Dropdown-Feld für die Gruppenauswahl nicht auf der Benutzeroberfläche angezeigt.
Freigabe zulassen

Konten, die bestimmte Workflows für alle Dokumente durchsetzen und den Prozess des Sendens optimal an den Mindesteingabewert der Nutzenden anpassen möchten, können alle Dokumenten-Workflows vollständig definieren und das Ad-hoc-Senden komplett einschränken.

Konten, die Nutzende in mehreren Gruppen verwenden, können die konfigurierbaren Optionen auf Gruppenebene erweitern und so sicherstellen, dass die richtigen Signaturoptionen und Benachrichtigungsprozesse streng durchgesetzt werden.

Um die Benutzung so einzuschränken, dass Sendevorgänge nur mit genehmigten Workflows vorgenommen werden dürfen, navigiere zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Selbstdefinierte Sende-Workflows und aktiviere Vereinbarungen dürfen nur über Workflows gesendet werden.

Arbeitsabläufe als einzige Methode zum Senden von Vereinbarungen konfigurieren

Fehlerberichterstattung für häufige Probleme

Einige Elemente des alten Arbeitsablauf-Erlebnisses verursachen unter der neuen Oberfläche Fehler, da die Kontrolle und Sicherheit im aktuellen Erlebnis verbessert wurde. Es wurden zusätzliche Fehlerprüfungen hinzugefügt, um diese Fehler besser anzuzeigen und zu erklären.

Wenn das Konto zur Verwendung des modernen Sendeerlebnisses konfiguriert ist und ein problematischer Workflow gestartet wird, wird dem Benutzer ein rotes Banner mit Fehlermeldung angezeigt:

Wenn das Konto noch für die Verwendung des klassischen Erlebnisses konfiguriert ist, funktioniert der Workflow möglicherweise weiterhin unter diesen Regeln. 

Das moderne Erlebnis zeigt Fehler wie erkannt an. 

Wenn mehr als ein Problem erkannt wurde, werden alle erkannten Fehler aufgeführt.

Um unter den Regeln der neuen Oberfläche die Gültigkeit des Workflows zu gewährleisten, müssen Administratoren den Workflow bearbeiten und die erkannten Probleme beheben:

Unter dem klassischen Regelsatz werden E-Mail-Zeichenfolgen möglicherweise falsch formatiert oder fälschlicherweise beschränkt (z. B. mit Leerzeichen oder Kommas).

Wenn ein solcher Fehler auftritt, müssen Administratoren Folgendes überprüfen:

  • Die ordnungsgemäße Beschränkung der CC-E-Mail-Adressen

  • Jede definierte Empfänger-E-Mail-Zeichenfolge, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß formatiert sind
    • (z. B. name@domain.tld)
  •  
    • Im modernen Erlebnis sind Kommas und Semikolons zulässig.

Das moderne Erlebnis erfordert eindeutige Werte für alle Dokumententitel auf der Seite Dokumente im Workflow Designer.

Ausführliche Informationen zu diesem Fehler findest du hier.

Beim Erstellen eines Workflows können Administratoren eine Dokumentvorlage anhängen, die über einen beschränkten Zugriffsumfang verfügt.

Wenn Nutzende außerhalb dieses Umfangs versuchen, den Arbeitsablauf zu laden, kann das Dokument nicht angehängt werden und es wird ein Sicherheitsverstoß ausgelöst.

Administrierende können beispielsweise eine neue Dokumentvorlage mit Eigenschaften erstellen, die den Zugriff auf die Partei beschränken, die die Vorlage besitzt.  Administrierende können das Dokument an den Arbeitsablauf anhängen, da sie die besitzende Partei sind. 

Alle anderen Benutzer des Systems, die nicht Besitzer der Vorlage sind, befinden sich außerhalb des Zugriffsumfangs des Dokuments.

Wenn dieser Fehler angezeigt wird, muss der Administrator die Eigenschaften der angehängten Dokumentvorlage anpassen.

Schritte zur Überprüfung und Anpassung von Vorlageneigenschaften findest du hier.

Erstellen eines benutzerdefinierten Arbeitsablaufs

Alle Benutzenden haben die Möglichkeit, Workflows zu erstellen, abhängig von den aktivierten Einstellungen auf Konto-/Gruppenebene. 

  • Kontoadmins können Workflows für das gesamte Konto oder für eine beliebige Gruppe innerhalb des Kontos erstellen.
  • Gruppenadmins können Workflows für Gruppen erstellen, für die sie Adminrechte haben.
  • Wenn der Zugriff auf Benutzerebene gewährt wird, können alle Benutzenden ihre eigenen persönlichen Workflows erstellen und sie optional für eine Gruppe freigeben, der sie angehören.

Um auf Workflows zuzugreifen, wählen Sie in der oberen Navigationsleiste die Option Workflows.

  • Es wird eine Liste aller vorhandenen Workflows angezeigt, auf die die benutzende Person Zugriff hat.
  • Wählen Sie Workflow erstellen aus, um mit der Konfiguration eines neuen Workflows zu beginnen.
Zu „Workflows“ navigieren

Sobald der Workflow geöffnet wurde, sehen Sie die Workflow Designer-Kopfzeile mit einem farbigen Punkt und dem Namen des Workflows auf der linken Seite (z. B. „Neuer Workflow“). Der Punkt neben dem Arbeitsablauf zeigt an, ob der Arbeitsablauf ein Entwurf/inaktiv (grauer Punkt) oder aktiv (grüner Punkt) ist.

Auf der rechten Seite der Leiste befinden sich die Workflow-Optionen:

  • Workflow klonen: Mit dieser Option können Sie einen Klon des vorhandenen Workflows unter einem neuen Namen erstellen.
  • Workflow löschen: Mit dieser Option wird der Workflow aus der Kontoansicht gelöscht.
  • Schließen: Schließt den Workflow. Wenn nicht gespeicherte Änderungen vorhanden sind, erhalten Sie eine entsprechende Nachricht.
  • Speichern: Speichert alle Änderungen am Workflow.
  • Aktivieren/Deaktivieren: Klicken Sie auf diese Option, um den Workflow zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.
    • Wenn der Workflow aktiviert ist, wird er in der Workflow-Liste mit dem Status Aktivangezeigt und ist für Benutzende, Gruppen oder Organisationen (je nach Bereichskonfiguration) verfügbar.
    • Wenn der Workflow deaktiviert ist, wird der Status Entwurf angezeigt und der Workflow kann nur von den Eigentümer*innen oder Admins aufgerufen werden.
Kopfzeile im Workflow Designer

Beim Erstellen eines Arbeitsablaufs werden die folgenden Informationen festgelegt:

  • Workflow-Info: Sie definieren den Arbeitsablauf selbst. Dabei benennen Sie ihn, geben Anweisungen für die Absender ein, die ihn verwenden, und vergeben Berechtigungen zu seiner Verwendung.
  • Info zur Vereinbarung: Definieren und passen Sie die Informationen zur Vereinbarung an, die auf der Seite Senden angezeigt wird.
  • Empfänger: Erstellen Sie ein Routing, indem Sie Empfänger (Unterzeichner und Genehmiger) in der erforderlichen Reihenfolge hinzufügen.
  • E-Mails: Geben Sie die E-Mails ein, die den verschiedenen Teilnehmern während der einzelnen Schritte des Unterzeichnungsvorgangs gesendet werden.
  • Dokumente: Geben Sie an, welche Dokumente in den Arbeitsablauf aufgenommen werden sollen.
  • Absendereingabefelder: Definieren Sie Felder, in die Absender beim Senden der Vereinbarung Informationen eingeben können. Die eingegebenen Informationen werden in die Vereinbarung eingefügt, bevor sie an die Unterzeichner und Genehmiger gesendet wird.

Erforderliche Felder sind mit einem roten Sternchen gekennzeichnet.

Hinweis:

Die in einem selbstdefinierten Workflow definierten Einstellungen und Eigenschaften überschreiben alle Einstellungen auf Gruppen-/Kontoebene. Dies gilt für alle konfigurierbaren Elemente des Workflows.

Beispiel: Wenn die Einstellung auf Gruppenebene für den Dokumentablauf fünf Tage beträgt und in der Workflow-Vorlage eine Frist von drei Tagen bis zur Fertigstellung definiert ist, läuft die Vereinbarung in drei Tagen ab.

  1. Der Workflow Designer wird geöffnet und das Fenster Workflow-Info wird angezeigt:

    Workflow-Info

    Geben Sie auf der Seite Workflow-Info die folgenden Informationen ein:

    • Workflow-Name: Geben Sie einen Namen für den Arbeitsablauf ein. Der Name wird im Banner von Workflow Designer, im Dropdown-Menü Einen Workflow verwenden auf der Startseite und oben auf der Seite „Senden“ angezeigt, wenn der Workflow zum Versenden einer Vereinbarung verwendet wird.
    • Anweisung für Absender: Geben Sie Informationen für die Verwendung des Arbeitsablaufs ein. Diese Anweisungen werden am oberen Rand der Seite Senden angezeigt, wenn der Arbeitsablauf verwendet wird, um eine Vereinbarung zu senden. 
    Hinweis:

    Die Anweisungen können HTML-Tags enthalten. Die folgenden HTML-Tags und ihre Attribute können im Anweisungsabschnitt verwendet werden: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="vollständig qualifizierter Pfad"> und <a href="vollständig qualifizierter Pfad">.

    Wenn Sie src- oder href-Pfade verwenden möchten, müssen Sie die entsprechenden Pfade explizit zulassen. Senden Sie die entsprechenden URLs an Ihren Customer Success Manager.

    • Wer kann diesen Workflow verwenden? – Geben Sie an, wer den Arbeitsablauf verwenden kann. Folgende Optionen sind verfügbar:
      • Nur ich: Der Workflow ist nur für den*die Ersteller*in des Workflows verfügbar.
        • „Nur ich“ ist nur verfügbar, wenn allen Benutzenden Zugriff auf selbstdefinierte Workflows gewährt wird.
        • Benutzende mit Zugriff auf mehrere Gruppen können auswählen, für welche Gruppe der Workflow verfügbar sein soll.
      • Ausgewählte Gruppe – Ein Dropdown-Feld, in dem alle Gruppen angezeigt werden, auf die Erstellende Zugriff haben.
        • Wenn Benutzende in mehreren Gruppen für das Konto aktiviert ist, können Benutzende Workflows für jede Gruppe erstellen, der sie angehören.
        • Workflows können nur einer Gruppe zugeordnet werden. Die Gruppenauswahl auf der Seite Senden wird unterdrückt.
          • Wenn mehrere Gruppen Zugriff auf den Workflow benötigen, schließen Sie die Workflow-Tests ab und klonen Sie dann eine Kopie des Workflows für jede Gruppe, die Zugriff benötigt.
        • Wenn eine Gruppe ausgewählt ist, können alle Benutzenden, die Mitglied dieser Gruppe sind, auf den Workflow zugreifen, um ihn zu verwenden.
          • Wenn der Zugriff auf selbstdefinierte Workflows für alle Benutzenden bereitgestellt wird, haben andere Benutzende die Möglichkeit, die Vereinbarung zu klonen und eine eigene Version des Workflows zu erstellen.
        • Admins auf Gruppenebene sind berechtigt, jeden Arbeitsablauf zu bearbeiten, der für eine Gruppe freigegeben ist, für die sie Adminrechte haben. (Admins auf Kontoebene sind ebenfalls berechtigt, Workflows zu bearbeiten, die für Gruppen freigegeben wurden, da sie über die Berechtigung für alle Gruppen verfügen.)
      • Alle Nutzenden in meiner Firma – Alle Nutzenden im Acrobat Sign-Konto können den Arbeitsablauf verwenden.
        • Workflows auf Kontoebene können aus jeder Gruppe gesendet werden, der die sendende Partei angehört.
        • Admins auf Kontoebene können jeden Arbeitsablauf bearbeiten, der auf Organisationsebene freigegeben ist.

     

    Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für Workflow-Info: 

    Beispiel für Workflow-Info

  1. Klicken Sie in der linken Leiste auf Info zur Vereinbarung.

    Registerkarte „Info zur Vereinbarung“

    Hinweis:

    Beachten Sie, dass einige Feldtitel bearbeitbar sind. Dies wird jeweils durch das Stiftsymbol angezeigt.

    Wenn Sie auf das Stiftsymbol klicken, können Sie einen selbstdefinierten Titel eingeben, der auf der Seite Senden angezeigt wird, wenn der Workflow zum Erstellen einer Vereinbarung verwendet wird. Auf diese Weise können Sie Felder umbenennen, um interne Terminologie zu verwenden, mit der Ihre Benutzenden möglicherweise besser vertraut sind.

    Um den ursprünglichen Titel wiederherzustellen, klicken Sie auf das Wiederherstellungssymbol .

    Beispiel: Vereinbarungsname kann zu Vertragsname umbenannt werden:

  2. Definieren Sie die Vereinbarungsinformationen, die auf der Seite Senden eingetragen werden sollen:

    • Vereinbarungsname: Geben Sie den Namen der Vereinbarung an. Dieser Name wird auf der Seite Senden angezeigt, wenn der Arbeitsablauf verwendet wird, um eine Vereinbarung zu senden, sowie im E-Mail-Titel „Bitte signieren Sie/Bitte genehmigen Sie“.
    • Nachricht: Geben Sie eine Nachricht für die Empfangsparteien ein. Diese Nachricht wird auf der Seite Senden angezeigt, wenn der Arbeitsablauf verwendet wird, um eine Vereinbarung zu senden.
    • CC: Geben Sie bei Bedarf die E-Mail-Adressen ein, an die eine Kopie gesendet werden soll. E-Mail-Adressen müssen durch Kommas oder Semikolons getrennt werden.
      • Minimal: Geben Sie die Mindestanzahl an E-Mail-Adressen ein, die unter CC angegeben werden.
      • Maximal: Geben Sie die maximale Anzahl an E-Mail-Adressen ein, die unter CC angegeben werden.
      • Bearbeitbar: Wenn Sie diese Option aktivieren, können Absender die CC-Adressen auf der Seite Senden im Arbeitsablauf ändern.
    • Sprache des Empfängers: Der Absender kann mit dieser Option die Sprache des Empfängers angeben. Diese Einstellung bestimmt, ob die Sprachauswahl auf der Seite Senden angezeigt wird, und wenn ja, welche Standardsprache angezeigt wird.
      • Wenn Sprachauswahl nicht anzeigen ausgewählt ist, wird die auf Konto-/Gruppenebene definierte Standardsprache für den Empfang verwendet.
    • Sendeoptionen
      • Kennwort festlegen, um heruntergeladene PDF-Dateien zu öffnen: Wenn Sie diese Option aktivieren, können Absendende für heruntergeladene PDF-Dateien ein Kennwort festlegen.
        • Erforderlich: Wenn Sie diese Option aktivieren, ist für die heruntergeladene PDF-Datei immer ein Kennwort erforderlich. Wenn diese Option aktiviert ist, können Absender auf der Seite Senden das Kennwort nicht deaktivieren; sie müssen eines angeben.
      • Ausfülltermin: Wenn Sie diese Option aktivieren, kann auf der Seite Senden ein Ausfülltermin angegeben werden.
        • Tage bis zum Ausfüllen der Vereinbarung: Wählen Sie die Anzahl Tage aus, die den Empfängern standardmäßig zum Abschließend des Signierungsvorgangs zur Verfügung stehen. Die angegebene Anzahl an Tagen kann immer auf der Seite Senden bearbeitet werden.
      • Authoring von Dokumenten vor dem Senden erlauben: Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sendende mithilfe der Option Signaturfelder in der Vorschau anzeigen und hinzufügen auf der Seite Senden Dokumente in der Authoring-Umgebung bearbeiten.
        • Authoring standardmäßig aktivieren: Wenn Sie diese Option aktivieren, ist die Option Signaturfelder in der Vorschau anzeigen und hinzufügen auf der Seite Senden automatisch aktiviert.

     

    Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Info zur Vereinbarung:

  1. Klicken Sie in der linken Leiste auf Empfänger, um auf den Abschnitt Empfänger-Routing zuzugreifen.

    Registerkarte „Empfangende“

  2. Im Abschnitt Empfänger-Routing können Sie die Empfänger und die Routing-Reihenfolge nach Bedarf anpassen. Sie können komplexe Arbeitsabläufe mit seriellem, parallelem, hybridem oder verschachteltem Routing erstellen. In den folgenden Anweisungen werden die Funktionen vorgestellt, die für das Empfänger-Routing zur Verfügung stehen.

    • Um einen weiteren Empfänger vor oder nach einem vorhandenen Empfänger hinzuzufügen:
      • Klicken Sie auf das Hinzufügen-Symbol .
      • Wählen Sie die Rolle aus, die Sie verwenden möchten (alle für das Konto aktivierten Rollen sind verfügbar).

     

    • Um eine parallele Verzweigung festzulegen, klicken Sie auf das Hinzufügen-Symbol und wählen Sie Parallele Verzweigungen aus. 

     

    • Um eine*n Empfänger*in zu löschen, fahren Sie mit der Maus über das Empfangendenfeld und klicken Sie auf das Löschen-Symbol .

     

    • Um eine*n Empfänger*in zu bearbeiten, fahren Sie mit der Maus über das Feld und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol .
    Empfängerkonfiguration

    Wenn Sie einen Empfänger bearbeiten, können Sie Folgendes konfigurieren:

    • Empfängerbeschriftung: Passen Sie die Beschriftung des Empfängers an. Sie können z. B. die Standardbeschriftung für Empfänger auf „Käufer“ festlegen. 
      • Die Beschriftungen für die empfangenden Parteien müssen innerhalb eines Workflows eindeutig sein.
    • E-Mail-Adresse: Geben Sie die Standard-E-Mail-Adresse der empfangenden Partei ein.
    • Empfangende Partei ist die sendende Partei: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die sendende Partei als empfangende Partei eingefügt.
    • Als Empfangsgruppe markieren: Wenn diese Option aktiviert ist, wird dem Workflow eine Empfangsgruppe anstelle des standardmäßigen E-Mail-Datensatzes der empfangenden Partei hinzugefügt. Die Empfangsgruppe kann:
      • leer bleiben, damit die empfangende Partei sie ausfüllen kann.
      • mit einer oder mehreren E-Mail-Adressen vorausgefüllt sein, die in das Feld E-Mail eingefügt wurden (kommagetrennt).
      • mit einer wiederverwendbaren Empfangsgruppe ausgefüllt sein.
    • Rolle: Aktualisieren Sie die Rolle der empfangenden Partei (Unterzeichnende oder Genehmigende).
    • Erforderlich: Aktivieren Sie diese Option, wenn eine Signatur der empfangenden Partei erforderlich ist.
    • Bearbeitbar: Wenn Sie diese Option aktivieren, kann die sendende Partei die E-Mail-Adresse der empfangenden Partei auf der Seite Senden aktualisieren.
    • Identitätsbestätigung: Wählen Sie den erforderlichen Identitätsbestätigungstyp für die unterzeichnende Partei aus.
      • Die möglichen Optionen lauten „Keine“, „Acrobat Sign“, „Telefon“, „KBA“, „Kennwort“ und „Amtlicher Lichtbildausweis“.
      • Nur die aktivierten Optionen sind sichtbar.

  3. Klicken Sie auf Speichern, um ihre Änderung an der Empfängerkonfiguration zu speichern.

     

    Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Empfängerinformationen und ein Routing, in dem die Beschriftungen für die Unterzeichner (Käufer und Vertriebsleiter) und für den Genehmiger (VP Sales) angepasst wurden. 

  1. Klicken Sie in der linken Leiste auf E-Mails, um zum Abschnitt E-Mails zu wechseln.

    • Im Abschnitt E-Mails können Sie festlegen, welche E-Mails während des Signatur- und Genehmigungsvorgangs anhand verschiedener Ereignisse gesendet werden.
    • Sie können z. B. festlegen, dass Empfangende und CC-Parteien E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn eine Vereinbarung abgebrochen wird. 
    E-Mail-Registerkarte

  2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Ereignisse, die E-Mail-Benachrichtigungen auslösen sollen, und speichern Sie die Konfiguration.

  1. Klicken Sie in der linken Leiste auf Dokumente, um zum Abschnitt Dokumente zu wechseln.

    Registerkarte „Dokumente“

  2. Im Abschnitt Dokumente können Sie Folgendes konfigurieren:

    • Dokumenttitel: Geben Sie einen Titel für das Dokument ein. Dieser Titel wird im Dokumentbereich der Seite Senden angezeigt.
    • Dateien: Klicken Sie auf das Symbol „Datei hinzufügen“ , um ein Dokument aus Ihrer Acrobat Sign-Bibliothek anzuhängen. Dieses Dokument wird automatisch angehängt, wenn Sie mithilfe dieses Arbeitsablaufs senden.
      • Wenn keine Datei ausgewählt wird, kann der Absender während des Arbeitsablaufs eine Datei auswählen, die mit der Vereinbarung gesendet wird.
      • Wenn ein Dokument als Erforderlich markiert ist, wird es automatisch an die Vereinbarung angehängt, wenn der Workflow initiiert wird.
      • Datei löschen – Wenn Sie die falsche Datei anhängen, können Sie auf das Löschen-Symbol (X) neben dem Dateinamen klicken, um sie zu entfernen.
    • Name des Dokuments: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, der das Dokument für den Absender identifiziert. Das hochgeladene Bibliotheksdokument erhält einen Standardnamen, der aber überschrieben werden kann.
    • Erforderlich: Gibt an, ob das Dokument erforderlich ist.
    • Dokument hinzufügen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument hinzufügen, um Zeilen für weitere Dokumente hinzuzufügen.
      •  Dokumententitel müssen eindeutige Werte sein.
    • Zeile löschen: Klicken Sie auf das Symbol „Zeile löschen“ (X), um die gesamte Zeile zu löschen.

  3. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel eines konfigurierten Abschnitts Dokumente:

  1. Klicken Sie in der linken Leiste auf Absendereingabefelder, um auf den Abschnitt Absendereingabefelder zuzugreifen.

    Diese Eingabefelder werden Formularfeldern zugeordnet, die in den angehängten Dokumenten definiert werden (entweder während des Arbeitsablaufdesigns oder als durch den Absender hochgeladene Datei).

    Der Absender kann mit diesen Feldern Inhalte vor dem Senden der Vereinbarung an den Empfänger vorab ausfüllen.

  2. Klicken Sie im Bereich Absendereingabefelder auf Feld hinzufügen.

    Feld hinzufügen

    Für jede hinzugefügte Zeile können Sie Folgendes konfigurieren:

    • Feldtitel: Geben Sie einen Titel für das Feld ein. Dieser Wert wird auf der Seite Senden als Referenz für den Absender angezeigt
    • Dokumentenfeldname: Geben Sie den Namen für ein Feld im angehängten Bibliotheksdokument ein.
      • Der hier angegebene Feldname muss dem Formularfeldnamen im Dokument entsprechen.
    • Standardwert: Geben Sie einen Standardwert ein (sofern vorhanden).
    • Erforderlich: Wenn Sie diese Option aktivieren, muss ein Wert für dieses Feld eingegeben werden, bevor die Vereinbarung gesendet wird.
    • Bearbeitbar: Wenn Sie diese Option aktivieren, kann der Absender der Vereinbarung den Standardwert ändern.
    • Klicken Sie auf das Symbol „Zeile löschen“ (X), um die gesamte Zeile zu löschen.

     

    Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für Absendereingabefelder: 

Nachdem Sie den Workflow vollständig konfiguriert haben, wählen Sie Speichern aus.

Wenn Sie bereit sind, den Workflow bereitzustellen, wählen Sie die Schaltfläche Aktivieren aus.

Tipp:

Es wird empfohlen, während des Testens des Workflows die Einstellung Wer kann diesen Workflow verwenden? auf Nur ich zu setzen.

Wenn Sie sicher sind, dass alles korrekt konfiguriert ist, ändern Sie die Einstellung Wer kann diesen Workflow verwenden? auf den Produktionswert und aktualisieren Sie den Workflow.

Bearbeiten eines benutzerdefinierten Arbeitsablaufs

Benutzende mit der Berechtigung zum Erstellen von Workflows können ihre Workflows jederzeit bearbeiten.

Gruppenadmins sind berechtigt, die Workflows zu bearbeiten, die erstellt und für ihre Gruppen freigegeben wurden.  Beachten Sie, dass Admins, die einen Workflow bearbeiten, der von anderen Benutzenden für ihre Gruppe freigegeben wurde, die Freigabe des Workflows aufheben und ihn auf einen Status zurücksetzen können, bei dem nur die verantwortliche Person sie verwenden kann. Wenn die Freigabe für den Workflow aufgehoben wurde, verlieren Admins die Möglichkeit, erneut darauf zuzugreifen, bis die verantwortliche Person ihn erneut für die Gruppe freigibt.

  • Die Bearbeitung eines Workflows kann erfolgen, während der Workflow im System aktiv ist.
  • Änderungen am Workflow, die gespeichert (aktualisiert) werden, werden sofort wirksam und sind für die nächste nutzende Partei verfügbar, die den Workflow auslöst, um eine Vereinbarung zu erstellen.
  • Änderungen an einem Workflow wirken sich nicht auf zuvor gesendete Vereinbarungen aus.
Vorsicht:

Hinweis: Wenn Gruppenadmins den Geltungsbereich für die Benutzung des Workflows in Nur ich (d. h. nur der*die ursprüngliche Ersteller*in des Workflows) ändern, fällt der Workflow nicht in den Bereich der Gruppenadmins und sie können nicht mehr auf den Workflow zugreifen, um ihn zu bearbeiten.

  1. Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste die Registerkarte Workflows und wählen Sie dann in der linken Leiste Selbstdefinierte Workflows aus.

  2. Wählen Sie in der Liste Workflows einen Arbeitsablauf aus und klicken Sie auf die Schaltfläche <Name des Workflows> öffnen.

    Workflow zum Bearbeiten auswählen

  3. Workflow Designer wird angezeigt.

    Sobald Workflow Designer geöffnet ist, ist der Arbeitsablauf vollständig bearbeitbar. Alle Abschnitte können nach Bedarf geändert werden. Änderungen werden erst gespeichert, wenn Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren klicken.

    Auf der rechten Seite der Leiste befinden sich die Workflow-Optionen:

    A. Workflow klonen: Mit dieser Option können Sie einen Klon des vorhandenen Workflows unter einem neuen Namen erstellen.

    B. Workflow löschen: Mit dieser Option wird der Workflow aus der Kontoansicht gelöscht.

    C. Schließen: Schließt den Workflow. Wenn nicht gespeicherte Änderungen vorhanden sind, erhalten Sie eine entsprechende Nachricht.

    D. Aktualisieren: Speichert alle Änderungen am Workflow.

    E. Aktivieren/Deaktivieren: Klicken Sie auf diese Option, um den Workflow zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.

    • Der Punkt neben dem Arbeitsablauf zeigt an, ob der Arbeitsablauf ein Entwurf/inaktiv (grauer Punkt) oder aktiv (grüner Punkt) ist.
    Symbolleiste „Aktualisieren“

  4. Bearbeiten Sie den Workflow.

    Für die Bearbeitung des Workflows stehen Ihnen dieselben Optionen und Funktionen wie bei der Erstellung eines neuen Workflows zur Verfügung

    Admins, die einen Workflow bearbeiten, der von Benutzenden in ihrer Gruppe erstellt wurde (nicht ihren eigenen Workflow), wird eine etwas andere Liste von Optionen im Steuerelement Wer kann diesen Workflow verändern in der Registerkarte Workflow angezeigt. Anstelle der Zeichenfolge Nur ich steht Freigabe aufheben (Zurück an <Name der verantwortlichen Person>), da diese Admins nicht die verantwortliche Person sind.

    Wenn Sie die Freigabe des Workflows aufheben, erhält die verantwortliche Person sofort die alleinige Kontrolle zurück, die Berechtigung zum weiteren Bearbeiten des Workflows wird den Admins sofort entzogen, und die Admins werden aus der Bearbeitungsumgebung entfernt.

    Freigabe eines Workflows aufheben

  5. Wenn alle Änderungen abgeschlossen sind, wählen Sie die Option Aktualisieren aus, um die Konfiguration zu speichern.

    Die Benutzeroberfläche wurde aktualisiert und die Schaltfläche Aktualisieren ist ausgegraut, um anzuzeigen, dass keine nicht gespeicherten Änderungen vorhanden sind. An dieser Stelle können Sie den Workflow weiter bearbeiten, aktivieren/deaktivieren oder den Workflow Designer schließen.

    Workflow aktualisieren

Arbeitsablauf aktivieren oder deaktivieren

Selbstdefinierte Workflows können von allen Benutzenden aktiviert und deaktiviert werden, die die Berechtigung zur Bearbeitung des Workflows haben. In der Regel ist dies auf den*die Benutzer*in beschränkt, der*die den Workflow erstellt hat, sowie auf alle Admins auf Gruppen-/Kontoebene, die über Berechtigungen für die Gruppe verfügen, mit der der Workflow verknüpft ist.

Durch Deaktivieren eines Workflows wird der Status des Workflows auf „Entwurf“ gesetzt und er wird aus allen Listen entfernt, auf die Benutzende zugreifen können, um eine neue Vereinbarung zu erstellen.

Das Deaktivieren eines Workflows hat keine Auswirkungen auf Vereinbarungen, die zuvor mit dem Workflow generiert wurden.

Ein deaktivierter Workflow kann jederzeit wieder aktiviert werden und steht sofort allen Benutzenden zur Verfügung, die Zugriff auf den Geltungsbereich (Gruppe oder Organisation) haben, mit dem der Workflow verknüpft ist.

So aktivieren Sie einen Arbeitsablauf:

  1. Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste die Registerkarte Workflows und wählen Sie dann in der linken Leiste Selbstdefinierte Workflows aus.

  2. Wählen Sie in der Liste Workflows einen Arbeitsablauf mit dem Status Entwurf aus und klicken Sie auf die Schaltfläche <Name des Workflows> öffnen.

  3. Workflow mit dem Status „Aktiv“ auswählen

    Workflow Designer wird angezeigt.

    Sobald Workflow Designer geöffnet ist, ist der Arbeitsablauf vollständig bearbeitbar. Alle Abschnitte können nach Bedarf geändert werden. Änderungen werden erst gespeichert, wenn Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren klicken.

    Auf der rechten Seite der Leiste befinden sich die Workflow-Optionen:

    A. Workflow klonen: Mit dieser Option können Sie einen Klon des vorhandenen Workflows unter einem neuen Namen erstellen.

    B. Workflow löschen: Mit dieser Option wird der Workflow aus der Kontoansicht gelöscht.

    C. Schließen: Schließt den Workflow. Wenn nicht gespeicherte Änderungen vorhanden sind, erhalten Sie eine entsprechende Nachricht.

    D. Aktualisieren: Speichert alle Änderungen am Workflow.

    E. Aktivieren: Klicken Sie auf diese Option, um den Workflow zu aktivieren.

    • Der Punkt neben dem Arbeitsablauf zeigt an, ob der Arbeitsablauf ein Entwurf/inaktiv (grauer Punkt) oder aktiv (grüner Punkt) ist.
    Workflow aktivieren

  4. Bearbeiten Sie gegebenenfalls den Workflow und wählen Sie Aktivieren aus.

  5. Der Workflow wird den Benutzenden, der Gruppe oder der Organisation sofort zur Verfügung gestellt.

So deaktivieren Sie einen Arbeitsablauf:

  1. Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste die Registerkarte Workflows und wählen Sie dann in der linken Leiste Selbstdefinierte Workflows aus.

  2. Wählen Sie in der Liste Workflows einen Workflow mit dem Status Aktiv aus und klicken Sie auf die Schaltfläche <Name des Workflows> öffnen.

  3. Workflow mit dem Status „Entwurf“ auswählen

    Workflow Designer wird angezeigt.

    Sobald Workflow Designer geöffnet ist, ist der Arbeitsablauf vollständig bearbeitbar. Alle Abschnitte können nach Bedarf geändert werden. Änderungen werden erst gespeichert, wenn Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren klicken.

    Auf der rechten Seite der Leiste befinden sich die Workflow-Optionen:

    A. Workflow klonen: Mit dieser Option können Sie einen Klon des vorhandenen Workflows unter einem neuen Namen erstellen.

    B. Workflow löschen: Mit dieser Option wird der Workflow aus der Kontoansicht gelöscht.

    C. Schließen: Schließt den Workflow. Wenn nicht gespeicherte Änderungen vorhanden sind, erhalten Sie eine entsprechende Nachricht.

    D. Aktualisieren: Speichert alle Änderungen am Workflow.

    E. Deaktivieren: Klicken Sie auf diese Option, um den Workflow zu deaktivieren.

    • Der Punkt neben dem Arbeitsablauf zeigt an, ob der Arbeitsablauf ein Entwurf/inaktiv (grauer Punkt) oder aktiv (grüner Punkt) ist.
    Workflow deaktivieren

  4. Bearbeiten Sie gegebenenfalls den Workflow und wählen Sie Deaktivieren aus.

  5. Der Workflow wird sofort aus den verfügbaren Workflowoptionen für alle Benutzenden entfernt.

Senden mithilfe eines benutzerdefinierten Arbeitsablaufs

Das Senden einer Vereinbarung mit einem Arbeitsablauf beginnt auf der Startseite. Dort wählen Sie die Schaltfläche Aus Bibliothek starten und anschließend den Arbeitsablauf aus, den Sie verwenden möchten.

Nachdem Sie einen Arbeitsablauf ausgewählt haben, wird eine geänderte Seite Senden mit einer angepassten Reihenfolge der empfangenden Personen, allen selbstdefinierten Anweisungen, angehängten Dateien usw. angezeigt.

  1. Von der Startseite:

    • Wählen Sie Aus Bibliothek starten aus.
    • Wählen Sie aus den Optionen auf der linken Seite Workflows aus.
      • Alle Workflows, die nur von Ihnen verwendet werden dürfen, sind in einem ausblendbaren Ordner mit dem Namen „Meine Workflows“ enthalten.
      • Alle auf eine Gruppe beschränkten Workflows befinden sich in ausblendbaren Ordnern mit dem Namen der Gruppe.
      • Alle Workflows, die für die gesamte Organisation verfügbar sind, befinden sich in einem ausblendbaren Ordner mit dem Namen „Konto-Workflows“.
    • Wählen Sie den Arbeitsablauf aus, den Sie verwenden möchten.
    • Klicken Sie auf Start.
    Einen Arbeitsablauf von der Startseite aus senden

     

    Auf der Seite Senden wird Folgendes angezeigt:

    Mit Workflow konfigurierte Vereinbarung

    Im oben gezeigten Beispiel der Seite Senden werden folgende Anpassungsoptionen angezeigt:

    A. Aus dem Bereich „Workflow-Info“:

    ○ Der Name des Workflows(GlobalCorp-Servicevertrag < 50K) oben.

    ○ Anweisungen für die sendende Partei (Dieser Arbeitsablauf wird für Verträge unter 50K verwendet…).

    B. Aus dem Bereich „Vereinbarungsinformationen“:

    ○ Name der selbstdefinierten Vereinbarung (GlobalCorp-Servicevertrag).

    ○ Die Nachricht (Anbei senden wir Ihnen den Servicevertrag...).

    ○ Der Fertigstellungstermin.

    C. Aus dem Abschnitt „Empfänger“:

    ○ Die benutzerdefinierten Bezeichnungen für die Empfänger (Unterzeichner und Gegenzeichner) und für die zertifizierten Empfänger (Rechtsabteilung) werden angezeigt.

    ○ Die E-Mail-Adresse ist ausgeblendet, wenn die sendende Partei eine der unterzeichnenden Parteien ist. Stattdessen erscheint „Ich selbst“.

    ○ Die E-Mail-Adressen der Empfangsgruppe (Rechtsteam): Vorkonfigurierte Mitglieder werden angezeigt. Optionale zusätzliche Empfangende können dort eingegeben werden, wo E-Mail-Adresse des*der Empfänger*in eingeben steht.

    ○ Nicht bearbeitbare CC-Partei.

    D. Aus dem Abschnitt „Dokumente“:

    ○ Der Name des vorab angehängten Vertrags (Servicevertrag) wird im Dokumentenbereich angezeigt..

    ○ Der Name der Datei, die die sendende Partei hochladen muss, das Referenzdokument, wird ebenfalls mit einem Link angezeigt, um den Datei-Upload anzufordern.

    E. Aus dem Abschnitt Absendereingabefelder:

    ○ Die definierten Felder werden im Bereich Felder angezeigt.

    ○ Der Standardwert wurde importiert, kann aber bearbeitet werden.

  2. Füllen Sie die Felder aus, die Ihr Arbeitsablauf erfordert.

    Im obigen Beispiel sind es folgende:

    • Zusätzliche E -Mail-Adressen der Rechtsabteilung (optional).
    • Die Informationen für die erforderlichen Felder (Produkt, Menge und Gesamtkosten).

  3. Klicken Sie auf Senden.

  4. Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Signaturfelder in der Vorschau anzeigen und hinzufügen, nehmen Sie Änderungen an den Formularfeldern vor und klicken Sie dann auf Senden.

  5. Neue Vereinbarungen können wie jede andere Vereinbarung auf der Seite Verwalten geprüft, aktualisiert und verwaltet werden.

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