Klik hier om de invoegtoepassing te installeren vanuit de Microsoft Store

Met de Adobe Sign voor Outlook-invoegtoepassing kunnen gebruikers een nieuwe overeenkomst configureren in hun e-mailclient door een nieuwe e-mail te schrijven of door te antwoorden op een bestaande e-mail, de lijst met ontvangers te importeren en automatisch alle bestanden uit de bronmail bij te voegen.

Dit document is verdeeld in drie onderdelen:

• Het installeren/inschakelen van de invoegtoepassing in uw Outlook-account – Een eenmalig proces voor het inschakelen van de invoegtoepassing vanuit de 365 Store. Alle gebruikers kunnen dit doen, daar zijn geen bijzondere machtigingen voor nodig.
• Het tot stand brengen van de geverifieerde verbinding tussen Outlook en Adobe Sign - Nadat de invoegtoepassing is ingeschakeld, moet een vertrouwensrelatie tussen Microsoft en Adobe Sign tot stand worden gebracht. Dit wordt gedaan door u bij beide omgevingen te verifiëren en hoeft slechts één keer te worden uitgevoerd.
• Het gebruik van de invoegtoepassing – In deze sectie worden de eigenschappen van de invoegtoepassing besproken en hoe u deze kunt gebruiken om rechtstreeks vanuit uw e-mailclient de voordelen van Adobe Sign te benutten.

365-beheerders kunnen de invoegtoepassing centraal installeren op tenantniveau en desgewenst de toegang op gebruikersniveau controleren.

Voorwaarden

Ondersteunde producten:

• Exchange Online

Clients:

• Outlook 2013 (Windows v15+)
• Outlook 2016 (Windows v16+)
• Outlook Online – met gebruik van:
  • Chrome v59+
  • Firefox v53+
  • Safari 9+
  • Edge 38+
  • IE 11+
• Outlook 2016 (Mac v15.35+)

U moet ook voldoen aan de basis vereisten van Microsoft voor het gebruik van Office

IE-/Edge-browsers

De invoegtoepassing functioneert naadloos in Internet Explorer en Edge als u de onderstaande sites als vertrouwd markeert in de beveiligingsinstellingen van uw browser:

• https://*.adobesigncdn.com
• https://*.adobesign.com
• https://*.echocdn.com
• https://*.echosign.com
• https://*.microsoftonline.com
• https://*.office.com
• https://*.office365.com
• https://*.live.com (als u een Live-account gebruikt)
• https://*.sharepoint.com
• Als u gebruikmaakt van een extern systeem voor Identity Management, dient u die URL ook toe te voegen

Mac High Sierra-besturingssysteem

High Sierra-gebruikers kunnen een probleem tegenkomen tijdens het starten van de invoegtoepassing vanuit de Outlook-bureaubladapp (versie 16.11 en hoger). Er kan een algemeen foutbericht van Adobe Sign verschijnen met de mededeling dat cookies niet zijn ingeschakeld. 

Als dit gebeurt:

• Open de Instellingen van de invoegtoepassing en kies Afmelden
• Verifieer u opnieuw bij de service door op Aan de slag te klikken

Als het probleem niet is verholpen na hernieuwde verificatie, neemt u contact op met de klantenondersteuning.

De invoegtoepassing inschakelen

De Adobe Sign voor Outlook-invoegtoepassing kan worden geïnstalleerd in zowel web- als bureaubladtoepassingen. Als de toepassing in een van de omgevingen wordt geïnstalleerd, wordt deze in beide ingeschakeld

De toegang tot de Store verschilt iets in beide omgevingen en voor allebei worden instructies verschaft. 

De invoegtoepassing installeren voor OWA (de webclient)

1. Meld u aan bij uw 365 Outlook-account en selecteer de optie E-mail

4. Typ in het zoekvak linksboven Adobe Sign en klik op het zoekpictogram

5. Klik rechts van de optie Adobe Sign voor Outlook op de knop Aan om de integratie in te schakelen

• Wanneer u dit hebt gedaan, ziet u Toegevoegd onder de integratie

6. Sluit de pagina Invoegtoepassingen

Open een willekeurige e-mail om de invoegtoepassing te openen. U vindt het Adobe Sign-pictogram op een van twee locaties:

• Nieuwe e-mails - in de interface voor het schrijven van een nieuwe e-mail staat het pictogram rechtsonder in het scherm
  • Nieuwe e-mails beschikken alleen over de optie Verzenden ter ondertekening

• E-mails beantwoorden – wanneer u een e-mail beantwoordt, ziet u het pictogram rechtsboven in het venster (afhankelijk van het aantal geïnstalleerde invoegtoepassingen)

De invoegtoepassing voor de Outlook-bureaubladclient installeren

1. Open uw Outlook-toepassing via het bureaublad

2. Navigeer naar het tabblad Start en klik op het pictogram Store in de sectie Invoegtoepassingen

3. Typ in het zoekvak linksboven Adobe en klik op het zoekpictogram

4. Wanneer u de optie Adobe Sign voor Outlook ziet, klikt u op de knop Toevoegen om de invoegtoepassing in te schakelen

• Als u klaar bent, ziet u de tekst Toegevoegd en een blauw vinkje ten teken dat de invoegtoepassing beschikbaar is

Schakel de invoegtoepassing in om een nieuwe Adobe Sign-sectie (met drie pictogrammen) weer te geven in het lint op het tabblad Start:

De geverifieerde relatie tot stand brengen

Als de invoegtoepassing ingeschakeld is in de e-mailclient, moet u een relatie tot stand brengen tussen uw Microsoft-account en uw Adobe Sign-account. Dit zorgt ervoor dat u alleen overeenkomsten kunt verzenden via uw Adobe Sign-gebruiker.

Het configuratieproces is snel en u hoeft alleen maar te weten hoe u zich moet verifiëren bij de twee systemen. 

De vertrouwensrelatie tot stand brengen:

1. Klik op de knop Nieuwe e-mail alsof u een nieuwe e-mail gaat schrijven

De invoegtoepassing gebruiken

Nu de vertrouwensrelatie met Adobe Sign tot stand is gebracht, kunt u rechtstreeks vanuit uw e-mailclient overeenkomsten verzenden.

In de context van deze invoegtoepassing beschikt Outlook over twee verschillende modi:

• Opstellen – u werkt altijd in de modus Opstellen als u een e-mail typt of er iets aan toevoegt. Meestal doet u dat door te klikken op de knop Nieuw om een nieuwe e-mail te schrijven of door te klikken op de knop Beantwoorden als u een bestaande e-maildiscussie beantwoordt
  • In de modus Opstellen is alleen de functie Verzenden ter ondertekening beschikbaar

• Lezen - als u een e-mail leest, maar niet kunt bewerken of beantwoorden, bent u in de modus Lezen
  • In de modus Lezen zijn drie functies beschikbaar:

1. Invullen en ondertekenen - een functie die de afzender (en alleen de afzender) kan gebruiken om inhoud toe te voegen aan een bestand, een bestand te ondertekenen en het optioneel naar een andere partij te verzenden als een voltooid document

2. Verzenden ter ondertekening - hiermee maakt u een overeenkomst met een of meerdere ontvangers, afgezien van de afzender. De afzender kan een ontvanger zijn, maar mag niet de enige ontvanger zijn

3. Overeenkomststatus - kies deze optie voor een overzicht van de laatste tien overeenkomsten waarbij de gebruiker betrokken is, zoals Concept, Verzonden ter ondertekening, Wachtend op ondertekening door mij en Ondertekend.

Verzenden vanuit de modus Opstellen

Als u de invoegtoepassing vanuit een e-mail start, probeert de invoegtoepassing waarden uit de e-mail zelf op te nemen. Als u een nieuwe e-mail opstelt (door te klikken op de knop Nieuw of Beantwoorden), kunt u de e-mail configureren als een sjabloon voordat u de invoegtoepassing start, zodat een contractverlenging en andere transacties met standaardtekst minder lang in beslag nemen.

• Als een bijlage in de e-mail is opgenomen, probeert de invoegtoepassing dat bestand ook toe te voegen als het overeenkomstdocument
• Als er ontvangers worden vermeld in het veld AAN (afgezien van de afzender), worden de e-mailadressen geïmporteerd als een lijst met ontvangers, in de volgorde waarin ze in het veld AAN: staan
• Als er iets is geschreven in de Onderwerp-regel, wordt deze tekst letterlijk als naam van de overeenkomst gebruikt.
• En de eventuele hoofdtekst van de e-mail wordt als het bericht van de overeenkomst geïmporteerd

Documenten

Boven aan de invoegtoepassing ziet u de sectie Documenten. Dit zijn de bestanden die aan de overeenkomst zijn gekoppeld en die de ontvangers moeten ondertekenen.

• Als u de invoegtoepassing start vanuit een e-mailbericht met een bijlage, wordt deze bijlage automatisch aan de documentenlijst toegevoegd
• Als u een bestand uit de lijst Documenten wilt verwijderen, klikt u op de X uiterst rechts van de naam van het document

Pal rechts van de kop Documenten ziet u de koppeling + Bestanden toevoegen waarmee u meer bestanden aan de overeenkomst kunt toevoegen.

• Ontvangers krijgen de documenten te zien in de volgorde waarin ze worden vermeld in het deelvenster van de invoegtoepassing
• Als u bestanden moet toevoegen uit uw Adobe Sign-bibliotheek, klikt u op de koppeling Meer opties 

Ontvangers

Onder de lijst Documenten staat de lijst Ontvangers.

De volgorde waarin de ontvangers worden vermeld, bepaalt de volgorde waarin de ontvangers worden gevraagd om de overeenkomst te ondertekenen (in een opeenvolgende workflow).

• Als u de invoegtoepassing start vanuit een e-mailbericht waarin het veld AAN: geconfigureerd is, worden de ontvangers in de volgorde waarin ze in het veld AAN: staan, geïmporteerd naar het venster van de invoegtoepassing.
• Ontvangers kunnen rechtstreeks worden ingevoerd in het deelvenster van de invoegtoepassing
  • Het deelvenster probeert de tekst die u typt te matchen met bekende contactpersonen in uw Outlook-lijst met contactpersonen
• Alle ontvangers hebben de rol Ondertekenaar
  • Klik op de koppeling Meer opties als u verschillende rollen voor ontvangers moet instellen of een parallelle/hybride workflow gebruikt voor de verzending
• Alle ondertekenaars moeten zich verifiëren via e-mail.
  • Klik op de knop Meer opties als een tweede verificatiefactor nodig is

Naam overeenkomst / Berichten

De sectie Berichten staat vlak onder lijst Ontvangers.

Deze sectie bevat twee velden:

Naam overeenkomst is het bovenste veld.

• Als u het deelvenster van de invoegtoepassing opent vanuit een bestaande of geconfigureerde e-mail, wordt de Onderwerpregel geïmporteerd als de overeenkomstnaam
• Als er geen Onderwerp is ingevuld, wordt de naam van het eerste bijgevoegde bestand (Document) ingevoegd als de overeenkomstnaam
• De naam van de overeenkomst kan op ieder gewenst moment handmatig worden bewerkt

Het tweede veld is het overeenkomstbericht dat in de e-mail met het ondertekeningsverzoek wordt vermeld.

• Wanneer u een overeenkomst start vanuit een bestaande e-mail, wordt de hoofdtekst van het e-mailbericht in het veld Bericht ingevoegd
• Als er geen hoofdtekst is opgegeven, wordt een standaardbericht ingevoerd: Reviseer en voltooi dit document.
• Voor het veld Bericht geldt een limiet van 1000 tekens.
• Rechtsboven in de sectie Bericht ziet u de koppeling Bericht wissen waarmee u alle inhoud uit het venster Bericht kunt verwijderen
• Als u Berichtsjabonen of Privéberichten gebruikt, klikt u op de koppeling Meer opties

Voorvertonen en verzenden

Klik eerst op het selectievakje Voorvertonen en verzenden en daarna op de knop Volgende om de ontwerpomgeving van Adobe Sign weer te geven.

• Als het selectievakje Voorvertonen en verzenden ingeschakeld is, verandert de knop Verzenden in Doorgaan
  • Als u het selectievakje Voorvertonen en verzenden uitschakelt, verandert de knop Doorgaan weer in Verzenden

Verzenden / Doorgaan

Klik op deze knop om de volgende fase voor de overeenkomst te activeren, zodat de ondertekeningscyclus wordt gestart of de ontwerpomgeving wordt geopend, afhankelijk van de manier waarop het deelvenster is geconfigureerd.

De tekst van de knop geeft aan wat u kunt verwachten:

• Verzenden - de knop Verzenden beëindigt de configuratiefase en start de overeenkomst door de eerste ontvanger een kennisgeving te sturen.
• Doorgaan – als het selectievakje Voorvertonen en verzenden is ingeschakeld, verandert de tekst van de knop in Doorgaan
  • Als u op Doorgaan klikt, wordt de ontwerpomgeving van Adobe Sign geopend, waarin u de documentvolgorde kunt controleren en indien nodig formulier- of handtekeningvelden kunt plaatsen.
  • Als u het document hebt gecontroleerd en/of eventuele velden hebt geplaatst, wordt de overeenkomst naar de eerste ontvanger gestuurd als u op de ontwerppagina op Verzenden klikt. U wordt niet teruggestuurd naar de invoegtoepassing om de overeenkomst te starten.

Meer opties

Adobe Sign beschikt over meer opties dan normaal gesproken in een invoegtoepassing kunnen worden geïnstalleerd. Eigenschappen zoals rollen van ontvangers en privéberichten zijn te gecompliceerd voor de relatief geringe functionaliteit van de invoegtoepassing. Maar voor veel gebruikers zijn deze opties van essentieel belang.

Met de koppeling Meer opties, vlak onder de knop Verzenden / Doorgaan, opent u een venster met de pagina Verzenden van Adobe Sign. Deze pagina bevat alle beschikbare opties voor uw account.

Alle geconfigureerde elementen in het deelvenster van de invoegtoepassing worden geïmporteerd naar de pagina Verzenden, in de volgorde waarin ze voorkomen en zijn volledig bewerkbaar.

Als de overeenkomst is verzonden, ziet u een succesbericht in het invoegtoepassingsvenster.

Er zijn twee opties beschikbaar in deelvenster dat u ziet na het verzenden van de overeenkomst:

• Overeenkomst weergeven - hiermee opent u een weergave van de overeenkomst die zojuist is verzonden
• Adobe Sign-menu - hiermee verandert het deelvenster en worden de opties van de invoegtoepassing weergegeven 
  • Verzenden ter ondertekening

Bovendien wordt een banner aan de e-mailtekst toegevoegd om aan te geven dat de overeenkomst in een aparte e-mail kan worden ondertekend.

Deze optie kan worden gebruikt als de afzender een follow-upmail wil sturen, in aanvulling op de automatische e-mail van het Adobe Sign-systeem.

Verzenden vanuit de modus Lezen

Bij het lezen van een bestaande e-maildiscussie kunt u drie opties kiezen:

• Invullen en ondertekenen - wordt gebruikt wanneer u en niemand anders een document moet invullen en een handtekening moet toepassen. Er zijn geen andere ondertekenaars bij betrokken. Kies deze optie als u het verzoek krijgt een document in te vullen, te ondertekenen en terug te sturen naar de afzender.
• Verzenden ter ondertekening - de standaardmanier voor het verzenden van een overeenkomst waarbij de afzender niet de enige ondertekenaar is
• Overeenkomststatus - toont de status van de laatste tien overeenkomsten waarbij de gebruiker betrokken is geweest

Invullen en ondertekenen

Wanneer de optie Invullen en ondertekenen is geselecteerd, worden eventuele e-mailbijlagen automatisch gekoppeld aan de overeenkomstdefinitie die wordt opgesteld in het invoegtoepassingsvenster rechts van het venster.

Pal rechts van de documentkop ziet u de koppeling + Bestanden toevoegen waarmee u meer bestanden aan de overeenkomst kunt toevoegen. Het verzenden van overeenkomsten werkt net als in de webtoepassing. Ondertekenaars krijgen de documenten te zien in de volgorde waarin ze worden vermeld in het deelvenster van de invoegtoepassing

Wanneer alle bestanden zijn bijgevoegd, klikt u op de knop Doorgaan om het venster Invullen en ondertekenen te openen

In het venster Invullen en ondertekenen kunt u het volgende doen:

1. Tekst typen door ergens in het formulier te klikken en te beginnen met typen

2. Vinkjes of gevulde stippen plaatsen (voor selectievakjes)

3. Uw handtekening toepassen

4. Uw initialen toepassen

Raadpleeg deze handleiding voor meer informatie over de eigenschappen van Invullen en ondertekenen.

Wanneer het document is voltooid, klikt u rechtsboven op de knop Gereed.

Het document wordt verwerkt en vervolgens wordt een e-mail Beantwoorden geopend met in de bijlage reeds het ondertekende exemplaar van het document.

Het deelvenster van de invoegtoepassing geeft aan dat u het document hebt ondertekend en bevat drie opties:

• Ondertekende PDF weergeven – de ondertekende PDF wordt weergegeven
• Een kopie opslaan - downloadt een kopie van de ondertekende PDF naar uw lokale systeem
• Adobe Sign-menu - hiermee verandert het deelvenster en worden de opties van de invoegtoepassing weergegeven 
  • Invullen en ondertekenen
  • Verzenden ter ondertekening
  • Overeenkomststatus

Verzenden ter ondertekening

3. Onder de lijst Ontvangers ziet u de sectie Bericht met twee velden.

Het bovenste veld is de Naam van de overeenkomst. Dit veld heeft standaard de naamwaarde van het eerste bestand dat in een bijlage aan de overeenkomst is toegevoegd. Dit kan handmatig in elke gewenste waarde worden gewijzigd.

Het tweede veld is de Berichttekst. Hier wordt een standaardwaarde ingevoerd die u naar wens kunt bewerken.

4. Vlak onder het veld Bericht ziet u het optionele aankruisvakje Voorvertonen en verzenden. Schakel dit vakje in om de ontwerppagina in een eigen venster te openen, met alle standaardvelden en -gereedschappen voor het maken van formulieren.

 De ontwerppagina wordt pas geopend als u op de knop Doorgaan klikt.

5. Klik op de knop Verzenden / Doorgaan om de overeenkomst in de actuele configuratie te verzenden.  Als het selectievakje Voorvertonen en verzenden is ingeschakeld, wordt de ontwerppagina geopend, zodat u velden in het document kunt plaatsen.  Zodra alle velden zijn geplaatst, klikt u op de knop Verzenden rechtsonder op de ontwerppagina.

6. Onder de knop Verzenden / Doorgaan ziet u de koppeling Meer opties. Klik op deze koppeling om de pagina Verzenden in een eigen venster te openen in de webtoepassing, met alle standaardopties van de toepassing. Eventuele instellingen die u hebt geconfigureerd in het venster van de invoegtoepassing zijn doorgevoerd in het venster Verzenden en zijn volledig bewerkbaar.

Alle velden en opties zijn beschikbaar net als de pagina Verzenden in de webtoepassing en eventuele wijzigingen in de ontvangers- of bestandenlijst worden opgenomen in de overeenkomst.

Blader naar de onderkant van het venster en klik op Volgende voor de ontwerpfuncties of schakel het veld Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen uit en klik op Verzenden

Als de overeenkomst is verzonden, ziet u een succesbericht in het invoegtoepassingsvenster.

Er zijn twee opties beschikbaar in deelvenster dat u ziet na het verzenden van de overeenkomst:

• Overeenkomst weergeven - hiermee opent u een weergave van de overeenkomst die zojuist is verzonden
• Adobe Sign-menu - hiermee verandert het deelvenster en worden de opties van de invoegtoepassing weergegeven 
  • Invullen en ondertekenen
  • Verzenden ter ondertekening
  • Overeenkomststatus

Overeenkomststatus

De optie Overeenkomststatus geeft de laatste tien overeenkomsten weer (op basis van de datum van de laatste bewerking) die nog open staan en op een handeling wachten. Dit omvat concepten die wachten op verdere ontwerpinstellingen, overeenkomsten die op uw handtekening wachten en overeenkomsten die op een andere ontvanger wachten.

Instellingen voor de invoegtoepassing

Helemaal onder aan het invoegtoepassingsvenster, rechts van Adobe Document Cloud, ziet u een tandwielpictogram waarmee u de instellingen voor de invoegtoepassing opent:

Upgrade - alleen proefaccounts

Klik op deze koppeling om een nieuw venster voor het Adobe Sign-upgradeproces te openen, zodat u een maandabonnement op Adobe Sign kunt aanschaffen.

Afmelden - hiermee verbreekt u de geverifieerde relatie

De relatie tussen uw Outlook- en uw Adobe Sign-gebruikersaccounts wordt 'onthouden' door de invoegtoepassing en daarom hoeft u zich niet steeds te verifiëren wanneer u de invoegtoepassing gebruikt.

Het is echter niet ongebruikelijk voor gebruikers om overeenkomsten vanuit meerdere Adobe Sign-accounts te verzenden.  In dat geval dient de gebruiker de functie Afmelden te gebruiken om de bestaande vertrouwensrelatie te verbreken en een nieuwe relatie met het nieuwe Adobe Sign-gebruikersaccount tot stand te brengen.

U verbreekt de relatie door op het tandwielpictogram rechtsonder in het deelvenster van de invoegtoepassing te klikken. Er verschijnt een pop-upmenu en u ziet de optie Afmelden boven in dat menu.

Help

Een koppeling naar deze handleiding en eventuele extra inhoud met betrekking tot de invoegtoepassing

Info

Hiermee wordt een klein pop-upvenster getoond met informatie over de invoegtoepassing die u gebruikt.

Privacy Beleid

Dit is een koppeling naar het privacybeleid van Adobe

Installeren op tenantniveau

Installeren op tenantniveau stelt de beheerder in staat om de invoegtoepassing standaard beschikbaar te stellen, zodat gebruikers geen installatie hoeven uit te voeren en alle gebruikers zonder problemen toegang hebben tot de invoegtoepassing.

Dit is een eenvoudig proces dat nog geen 5 minuten in beslag neemt:

1. Meld u aan als de tenantbeheerder en navigeer naar het deelvenster Beheer

2. Ga naar het Exchange-beheercentrum

3. Klik op de koppeling voor invoegtoepassingen

4. Klik op de plusknop (+) om een nieuwe invoegtoepassing toe te voegen en selecteer Toevoegen van de Office Store in het menu

• De invoegtoepassing wordt standaard geïnstalleerd met de status Uitgeschakeld

5. Configureer de invoegtoepassing

• Gebruikers toewijzen
  
  • Iedereen - Past de implementatiemethode toe op alle gebruikers in de tenant
    
  • Specifieke gebruikers/groepen - Past de implementatiemethode alleen toe op de geselecteerde gebruikers of groepen
    
  • Alleen mijzelf - Past de implementatiemethode alleen toe op de gebruiker (admin) die de configuratie uitvoert
    
• Implementatiemethode
  
  • Vast (standaard) - De invoegtoepassing wordt automatisch geïmplementeerd bij de toegewezen gebruikers en ze mogen deze niet van hun lint verwijderen
    
  • Beschikbaar - Gebruikers kunnen de invoegtoepassing installeren door te drukken op de knop Meer invoegtoepassingen downloaden op het startlint in Outlook
    
  • Optioneel - De invoegtoepassing wordt automatisch geïmplementeerd bij de toegewezen gebruikers, maar de gebruikers behouden de mogelijkheid om de toepassing van hun lint te verwijderen
    

6. Klik op Opslaan als u de gewenste opties hebt gekozen.