Magtrabaho gamit ang All files sa Analyzer sa Acrobat

Ang All files ay ang kumpletong file inventory para sa iyong mga file sa iyong account. Kasama dito ang mga file na in-upload nang direkta sa Analyzer at mga file na available sa pamamagitan ng mga collection na ma-access mo (hindi kasama ang mga shared files). Maaaring lumabas ang isang file sa All files at sa maraming collection nang sabay-sabay. 

Hindi tulad ng collection, ang All files ay hindi hiwalay na organizational container. Ang pag-alis ng file mula sa collection ay nag-iiwan ng file na available pa rin sa All files. Ang pag-delete ng nai-upload na file mula sa All files ay tuluyang nag-aalis nito sa Analyzer at sa lahat ng collection na naglalaman nito.

Buksan ang All files

Piliin ang All files sa main navigation.

Ipapakita ng page ang kabuuang bilang ng mga file na available sa iyo at isang table na naglalaman ng mga file sa All files.

Intindihin ang file table

Laging ipinakikita ng table ang File name bilang unang column. Hindi mo maitago ang column na ito.

By default, ipinakikita rin ng table ang:

• Date added — Ang petsa na naidagdag ang file sa Analyzer.
• Source — Kung saan nanggaling ang file. Ang mga file na na-upload nang direkta ay nagpapakita ng Desktop. Kinikilala ng mga linked files ang kanilang external source, tulad ng SharePoint.

Maaari kang magpakita ng hanggang pitong column, kasama ang File name.

Kapag nag-hover ka sa isang file, ipapakita ng Analyzer ang mga control para buksan o mag-tag ng file.

Mag-upload ng mga file nang direkta sa All files

Piliin ang Upload files para magdagdag ng mga file nang hindi kailangang gumawa muna o magbukas ng collection.

1. Piliin ang Upload files.
2. I-drag ang mga file sa upload panel, o piliin ang Browse files para hanapin ang mga ito sa iyong lokal na system.
3. Idagdag ang mga file.

Pinoproseso ng Analyzer ang mga file at idinadagdag ang mga ito sa All files. Ang mga direktang na-upload na mga file ay nagpapakita ng Desktop sa kolum na Source.

Maaari mo ring idagdag ang mga file na ito sa anumang collection na maaari mong pamahalaan sa ibang pagkakataon.

Hanapin ang mga file ayon sa pangalan

Piliin ang Search para hanapin ang mga file sa kumpletong inventory.

Piliin ang opsyong maghanap ng mga tugma ayon sa mga pangalan ng file o nilalaman ng file. 

I-refresh ang mga attribute

Piliin ang Refresh attributes para i-refresh ang mga attribute ng mga dokumento sa All files.

Ipinapahiwatig ng confirmation message na maaaring may mga attribute na naidagdag o na-update at ang pag-refresh ay maaaring tumagal depende sa bilang ng mga dokumentong kasangkot.

Piliin:

• Refresh all para simulan ang pag-refresh.
• Skip for now para isara ang mensahe at mag-refresh sa ibang pagkakataon.

Inaaply ang refresh sa buong set ng mga attribute.

I-customize ang file table

Piliin ang Adjust attribute view para pumili kung aling metadata at extracted attributes ang lalabas bilang mga column.

Ang File name ay palaging nakikita. Maaari kang magdagdag ng hanggang anim na iba pang column mula sa:

• Source
• Naidagdag ang petsa
• Mga attribute na available sa iyo

Maaari mo ring i-drag ang mga napiling value para mabago ang kanilang order. Ang mga item na mas mataas sa listahan ay lumalabas nang mas malayo sa kaliwa sa table.

Piliin ang Apply para i-save ang configuration o Cancel para itapon ang mga pagbabago mo.

Ang iyong column selection at order ay nanatili kapag umalis ka sa All mga file at bumalik sa ibang pagkakataon.

I-filter ang file inventory

Piliin ang Filter data para limitahan ang mga file na ipinakita gamit ang mga extracted attribute value at mga kondisyon.

Ang pag-filter sa All mga file ay gumagamit ng parehong filtering model na available sa loob ng mga collection.

Magtrabaho sa mga indibidwal na file

I-hover ang mouse sa file para ipakita ang mga aksyon para sa:

• Open file — Buksan ang dokumento para suriin ang mga nilalaman, extracted na value, at citation nito.
• Tag document — Mag-apply o alisin ang tag ng file.

Ang tag ay kabilang sa file mismo, kaya ang tagged state nito ay sumusunod sa file kapag lumalabas ito sa mga collection.

Magtrabaho sa mga napiling file

Piliin ang checkbox para sa isa o higit pang mga file para ipakita ang mga aksyon na naaangkop sa selection.

Nagbabago ang counter para ipakita ang bilang ng mga napili at kabuuang bilang ng mga available na file. Halimbawa, ang 3 of 2,000 documents selected ay nagpapahiwatig na tatlong dokumento ang napili mula sa inventory na 2,000.

Ang mga available na aksyon ay:

• Add to collection — Idagdag ang mga napiling file sa bago o umiiral na collection nang hindi na sila i-upload ulit.
• I-download — I-download ang mga kopya ng mga napiling file sa iyong lokal na sistema.
• Export extracted data — I-export ang mga napiling attribute value sa isang CSV file.
• Delete — Permanenteng i-delete ang mga kwalipikadong file mula sa Analyzer.

Intindihin ang pag-delete mula sa lahat ng mga file

Magkaiba ang pag-delete ng file mula sa lahat ng mga file sa pag-alis nito sa koleksyon.

Pag-delete ng uploaded file mula sa All files:

• Permanenteng tinatanggal ang file mula sa Analyzer.
• Tinatanggal ito sa lahat ng koleksyon na naglalaman nito.
• Hindi na mababawi.

Hindi maaaring i-delete mula sa lahat ng mga file ang mga file na naka-link mula sa external source gaya ng SharePoint. Hinaharangan ng Analyzer ang pag-delete dahil ang external system ay nananatiling source para sa file.

Ibahagi ang All files

Buksan ang ellipsis menu at piliin ang Share para bigyan ng access ang ibang user sa iyong koleksyon ng lahat ng mga file.

Gumagamit ang pagbabahagi ng parehong access model tulad ng pagbahagi ng koleksyon. Nakakakuha ang recipient ng access sa live inventory, kaya ang mga pagbabago sa mga file na available sa All files ay reflected nang awtomatiko.