Twórz ukierunkowane, przydatne kolekcje, wybierając odpowiednią zawartość źródłową, utrzymując ją na bieżąco i zarządzając sposobem, w jaki użytkownicy uzyskują do niej dostęp i z niej korzystają.
Stosuj te praktyki do tworzenia i utrzymywania kolekcji w Bazie wiedzy w programie Acrobat. Mogą pomóc w organizowaniu zawartości źródłowej, ułatwieniu wyszukiwania plików, zarządzaniu dostępem i zapewnieniu użytkownikom przejrzystego zasobu wiedzy do pracy.
Używaj wiarygodnej, aktualnej zawartości źródłowej
Traktuj dokumenty w kolekcji jako materiały źródłowe, które użytkownicy mogą przeszukiwać przez Asystent SI.
Preferuj zawartość, która jest:
- Aktualna i zatwierdzona do użycia.
- Istotna dla celu kolekcji.
- Wystarczająco kompletna, aby zapewnić przydatny kontekst.
- Pozbawiona przestarzałych lub niepotrzebnych duplikatów.
Gdy dokument źródłowy się zmieni, zaktualizuj zawartość w kolekcji, aby użytkownicy nie opierali się na starszej wersji.
Używaj opisowych nazw plików
Wybieraj nazwy plików, które ułatwiają identyfikację tematu dokumentu.
Wyszukiwanie w Kolekcjach przeszukuje tylko nazwy plików, a nie zawartość dokumentów. Opisowe nazwy ułatwiają lokalizację i zarządzanie plikami w miarę wzrostu kolekcji.
Unikaj ogólnych nazw takich jak document.pdf, final.pdf, lub updated-version.pdf, gdy nazwa nie identyfikuje zawartości pliku.
Utrzymuj kolekcje w czasie
Przeglądaj kolekcje okresowo zamiast traktować importowanie jako jednorazowe zadanie.
Usuwaj zawartość, która nie jest już przydatna, aktualizuj dokumenty, które się zmieniły, i szukaj duplikatów lub przestarzałych materiałów. Utrzymanie kolekcji zgodnie z jej przeznaczeniem ułatwia właścicielom zarządzanie i pomaga użytkownikom zrozumieć, jakie informacje zawiera.
Udostępniaj kolekcje przemyślnie
Udostępniaj kolekcję osobom, które potrzebują dostępu do jej zawartości.
Przed poszerzeniem dostępu rozważ informacje zawarte w kolekcji, kto powinien móc z niej korzystać i gdzie kolekcja może być dostępna. Ustawienia organizacyjne mogą również wpływać na dostęp w ramach rozwiązań takich jak chatboty i Przestrzenie PDF.
Informacje na temat wymagań dotyczących konfiguracji i uprawnień znajdują się w powiązanej dokumentacji dostępu i udostępniania — nie trzeba zarządzać tymi wymaganiami bezpośrednio w kolekcji.
Używaj załączników czatu w przypadku zawartości specyficznej dla konwersacji
Używaj plików i obrazów załączonych do czatu Asystenta SI, gdy zawartość dotyczy głównie tej konwersacji.
Gdy informacje powinny stać się częścią wielokrotnego użytku domeny wiedzy, dodaj je i zarządzaj nimi jako zawartością kolekcji.Dzięki temu tymczasowy kontekst konwersacyjny pozostaje oddzielony od utrzymywanego materiału źródłowego w kolekcji.
Sprawdzaj cytaty, gdy źródło ma znaczenie
Używaj cytowań dostarczonych z odpowiedziami Asystenta SI, aby sprawdzić wspierający materiał źródłowy.
Sprawdzanie źródła jest szczególnie przydatne, gdy odpowiedź wpływa na ważną decyzję, gdy dokładne sformułowanie ma znaczenie lub gdy potrzebujesz dodatkowego kontekstu poza wygenerowaną odpowiedzią.
Odwołania pomagają zweryfikować, jakie informacje potwierdzają odpowiedź; nie zastępują one przeglądu dokumentu źródłowego, gdy dokładność jest krytyczna.
Planuj integracje i zużycie kredytów
Zastanów się, jak ludzie będą korzystać z kolekcji, zanim poszerzysz jej odbiorców lub połączysz ją z innymi doświadczeniami.
Integracje chatbotów, importowanie dokumentów, aktywność API i zapytania mogą mieć różne wymagania dotyczące dostępu i kredytów.Przejrzyj odpowiednie informacje o konfiguracji i zużyciu kredytów przed dużymi projektami importowania lub szerszymi wdrożeniami.
Jest to szczególnie przydatne, gdy kolekcja będzie wspierać użytkowników spoza grupy, która pierwotnie ją tworzyła i utrzymywała.
Przejrzyj przed poszerzeniem kolekcji
Przed dodaniem większej ilości zawartości lub udostępnieniem kolekcji szerszemu gronu odbiorców potwierdź, że:
- Kolekcja nadal ma jasny cel.
- Jej dokumenty źródłowe są aktualne i odpowiednie.
- Nazwy plików jasno identyfikują ich zawartość.
- Przestarzała i zduplikowana zawartość została usunięta.
- Docelowi odbiorcy powinni mieć dostęp do informacji.
- Wszystkie wymagane integracje i uprawnienia są skonfigurowane.
- Oczekiwane użycie jest zgodne z modelem kredytów organizacji.
