Podręcznik dotyczący konfiguracji szablonów oraz mapowania danych / mapowania scalającego w usłudze Adobe Sign dla Salesforce

Opis ogólny

Aplikacja Adobe Sign daje możliwość wykorzystania interaktywnych formularzy do gromadzenia danych od sygnatariuszy, rozmieszczania pól podpisu i inicjałów w dokumentach, gromadzenia informacji od dwóch stron (nadawcy i sygnatariusza) i wiele więcej.

Możesz utworzyć własną bibliotekę szablonów Adobe Sign, przechowując formularze i szablony Adobe Sign na karcie Dokumenty Salesforce.

Znaczniki tekstowe Adobe Sign zapewniają następujące korzyści:

  • Określają miejsce na złożenie podpisu lub inicjałów przez klientów.
  • Zbierają dane od sygnatariuszy, które później można przesłać do konta Salesforce (patrz Mapowania danych).
  • Łączą dane z Salesforce w polach dokumentu przed wysłaniem do podpisu (patrz Mapowania scalające).

Możesz tworzyć formularze Adobe Sign, dodając specjalne znaczniki tekstowe w dowolnym dokumencie wysyłanym przez aplikację Adobe Sign (Word, PDF, dokument tekstowy itd.). Więcej szczegółów można znaleźć w dokumentacji dotyczącej znaczników tekstowych.

Uwaga:

Dostępne są dwa opcjonalne ustawienia dotyczące mapowania danych i mapowania scalającego. Oba z nich można skonfigurować pod kątem swoich potrzeb, wybierając kolejno Konfiguracja > Narzędzia platformy > Niestandardowy kod > Ustawienia niestandardowe:

1. Czy chcesz otrzymywać wiadomość e-mail, gdy mapowanie danych lub mapowanie scalające zakończy się niepowodzeniem?

  • Włącz powiadomienia o błędzie mapowania (domyślnie włączone) — włącz to ustawienie, aby właściciel mapowania danych lub mapowania scalającego otrzymywał wiadomości e-mail za każdym razem, gdy wystąpi błąd.

2. Czy chcesz, aby nazwy API były wyświetlane podczas wyboru pól w mapowaniu danych / mapowaniu scalającym?

  • Pokaż nazwę API pola (domyślnie wyłączone) — włącz tę opcję, aby wyświetlić nazwę API dla każdego pola i powiązania obiektów Salesforce podczas ustawiania mapowania danych i mapowania scalającego.

Przeprowadź mnie

Walk me thru

Na niektórych stronach dostępny jest przycisk „Przeprowadź mnie”.

Przeprowadza Cię on przez istotne etapy, dla których zaprojektowana jest ta strona. Nie zapewnia to sprawdzenia poprawności wprowadzonych danych, ale przydaje się do przejścia procesu w prawidłowej kolejności bez ryzyka pominięcia wymaganych elementów.


Uwaga:

Nazwy pól mapowania scaleń/danych w polach obiektu SFDC można udostępnić poprzez „przesłanie” nazw pól do Salesforce. Umożliwi to na wybór nazw pól z listy zamiast ręcznego wpisywania ich w pola tekstowe. Poniżej znajduje się instrukcja:

  1. Utwórz własny formularz i zdefiniuj wszystkie pola
  2. Wyślij formularz do podpisania przez Salesforce. Nazwa umowy powinna być oczywista, np. Szablon pola W4.
    • Pomoże to w znalezieniu odpowiedniego szablonu podczas mapowania pól.
  3. Wprowadź dane w pola, które chcesz mapować, a następnie podpisz umowę, aby zapisała się w Salesforce jako ukończona.
    • Proces zakończenia daje programowi Salesforce źródło, z którego może pobrać nazwy pól.
  4. Szablon powinien być teraz widoczny podczas korzystania z funkcji importu mapowania danych / mapowania scalającego.

Krótka uwaga na temat formularzy / znaczników tekstowych

Pomyślne mapowanie wymaga wcześniejszego stworzenia formularzy ze zdefiniowanymi nazwami pól, dzięki czemu można logicznie powiązać pola obiektu SFDC z polami formularza Adobe Sign. 

Poniżej przedstawiono prosty formularz.  Pola są definiowane parami okrągłych nawiasów po obu stronach (określającymi szerokość pola) i nazwą pola (ciąg znaków między okrągłymi nawiasami). 

Przykłady znaczników tekstowych

Znaczniki tekstowe mogą zawierać dodatkowe argumenty po wartości nazwy, w tym zatwierdzenia, obliczenia i wyrażenia regularne. Szczegółowe wyjaśnienie budowy formularzy można znaleźć tutaj. Jej zrozumienie może znacząco poprawić jakość danych uzyskiwanych podczas procesu podpisywania.

Uwaga:

Funkcja skracania znacznika tekstowego może być przydatna przy tworzeniu formularzy i mapowaniu pól poprzez przyjęcie standardu dla nazw pól, które powtarzają się w każdym dokumencie (pozwala zaoszczędzić czas, eliminując konieczność odtwarzania znacznika formalnego). Znacznie usprawnia ona mapowanie danych w wielu formularzach i tworzy zakotwiczenie dla przyszłych formularzy.

Mapowania scalające — generowanie dokumentów z danymi Salesforce

Mapowania scalające Adobe Sign umożliwiają scalanie danych pól z Salesforce w polach dokumentów przed wysłaniem do podpisania.

Możesz na przykład automatycznie pobrać adres i numer telefon potencjalnego klienta z rekordu Salesforce i wprowadzić go do umowy przed przesłaniem jej do potencjalnego klienta w celu podpisania. Możesz również zmienić stan okazji, kiedy umowa jest podpisana i sfinalizowana. Scalone pola danych mogą być opcjonalnie aktualizowane przez sygnatariuszy, jeśli zdecydujesz się mapować aktualizacje sygnatariuszy do Salesforce.

Możesz również skorzystać z mapowania scalającego, aby automatycznie dodawać listy produktów powiązane z okazją. Możesz ustawić, które atrybuty produktu (np. ilość i cena) mają być zawarte w umowach, jak również określić sposób sortowania i filtrowania powiązanych produktów. 

Informacje na temat mapowań scalających

Typ źródłowy danych dla mapowania scalającego może być określoną stałą wartością lub wartością z pola obiektu Salesforce, którą można pobrać z umowy Adobe Sign. Celem każdego elementu mapowania scalającego jest wyznaczone pole umowy Adobe Sign.

Na przykład poniższe mapowanie aktualizuje pola dokumentu Adobe Sign dla wartości „FirstName” i „LastName”, wykorzystując dane z pól dotyczących odbiorcy Salesforce (kontaktu). Wypełnia także pole firmy w dokumencie nazwą konta.

Przykładowe scalone pola

Uwaga:

Gdy wybierasz obiekt do mapowania, rozpoczynasz od obiektu umowy i przechodzisz do obiektu nadrzędnego/odnośnika. Powiązania pomiędzy obiektami należy ustalić w trakcie wykonywania.

Tworzenie mapowania scalającego

Aby utworzyć nowe mapowanie scalające:

    1. Wybierz Adobe Sign z poziomu narzędzia App Launcher w lewym górnym rogu ekranu.

    2. Kliknij zakładkę Mapowania scalające.

    3. Na stronie głównej mapowania scalającego kliknij opcję Nowe.

Przycisk Nowe na stronie mapowania scalającego

Pojawia się strona nowego mapowania scalającego.

Strona nowego mapowania scalającego

    4. W sekcji informacji o mapowaniu wprowadź nazwę mapowania i określ, czy ma być ono domyślnym mapowaniem. Jeśli zaznaczysz pole „Domyślne mapowanie scalające”, mapowanie będzie domyślnie stosowane podczas wysyłania umowy do podpisania.

Nazwij mapowanie

    5. W celu importu i mapowania nazw pól formularza z istniejącego dokumentu możesz wybrać umowę, która została wysłana do podpisania i podpisana. Możesz zaimportować pola z dodatkowych umów, aby dodać dodatkowe pola. Pola ze zduplikowanymi nazwami nie będą importowane dwa razy. Aby zaimportować pola formularza, wykonaj następujące czynności:

        a. Kliknij przełącznik wyświetl, aby wyświetlić sekcję Importuj pola formularza dokumentu.

Importuj pola formularza dokumentu

        b. Kliknij ikonę wyszukiwania za polem, w którym widzisz opcję Importuj pola.

        c. Wybierz umowę, z której chcesz zaimportować pola.

        d. Kliknij przycisk Importuj pola formularza.

Liczba zaimportowanych pól zostanie wyświetlona.

Liczba zaimportowanych pól zostanie wyświetlona.

    6. W sekcji Mapowanie pól obiektu Salesforce do pól dokumentu możesz utworzyć mapowanie z pól odnoszących się do obiektu umowy Adobe Sign (także pól niestandardowych). Możesz także dodać reguły mapowania, aby scalić dane w dokumentach Adobe Sign.

Sekcja Mapowanie pól obiektu Salesforce do pól dokumentu

Aby utworzyć wiersz mapowania pola scalenia, wykonaj następujące czynności:

    1. Kliknij opcję Dodaj mapowanie pola, aby utworzyć nowy, pusty wiersz.

Dodaj mapowanie pola

    2. Określ mapowania i reguły mapowania, dokonując następujących wyborów:

  • Pole dokumentu docelowego — w przypadku zaimportowania pól formularza możesz wybrać te pola. Możesz również wprowadzić konkretną nazwę pola.
    • Ikona po lewej stronie pola dokumentu docelowego umożliwia przełączanie się pomiędzy polem tekstowym a listą rozwijaną zawierającą dostępne i zaimportowane wartości pól formularza.
  • Typ źródłowy — wybierz opcję Pole obiektu Salesforce lub Stały.
  • Wartość źródłowa — w zależności od wybranego typu źródłowego należy określić następujące elementy:
    • Jeśli wartość źródłowa to Pole obiektu Salesforce, należy wybrać wartość. W tym celu kliknij łącze Wybrany obiekt, aby wyświetlić okno dialogowe Selektor obiektu, w którym możesz wybrać pole obiektu źródłowego Salesforce.
Selektor obiektu

        Jeśli wartość źródłowa jest stała, musisz wprowadzić wartość w polu wartości źródłowej.

  • Wyłącz — w przypadku zaznaczenia tej opcji wiersz mapowania nie zostanie wykonany.
  • Operacje — kliknięcie tej ikony spowoduje usunięcie wiersza.
Wprowadź stałą wartość, jeśli wybrano wartość Stała

    3. Powtórz kroki 1 i 2, aby dodać więcej wierszy mapowania.

 

W sekcji Mapowanie pól elementu linii produktu Salesforce do pól dokumentu Adobe możesz dodać listy produktów powiązanych z okazją.

Aby utworzyć wiersz mapowania pola scalenia, wykonaj następujące czynności:

  1. Kliknij opcję Dodaj mapowanie pola, aby utworzyć nowy, pusty wiersz.
Map SFDC product line fields

    2. Kliknij opcję Wybrany obiekt, aby wyświetlić okno dialogowe Selektor obiektu.

Selektor obiektu

    3. W oknie dialogowym Selektor obiektu wybierz pola źródłowe Salesforce, wybierz pozycje Okazja i Produkt okazji, a następnie dodaj właściwości produktu, takie jak ilość, cena oraz opis linii, które są zawarte w Twoich umowach. Możesz również określić pole i porządek sortowania.

Object Selector Expanded

    4. Kliknij Gotowe.

    5. Powtórz kroki 1–4, aby dodać więcej wierszy mapowania.

Po ukończeniu szablonu mapowania scalającego kliknij przycisk Zapisz.

 

Korzystanie z domyślnych i wielu mapowań scalających

Możesz utworzyć dowolną liczbę mapowań scalających, z których jedno może zostać zdefiniowane jako domyślne mapowanie, które będzie wykonywane przy każdej wysyłce umowy do podpisania. Tylko jedno mapowanie może być domyślne.

Możesz również określić, które mapowanie scalające chcesz wykorzystać w umowie, odwołując się do niego w polu „Mapowanie scalające” umowy (echosign_dev1__Merge_Mapping__c). Możesz skorzystać z obiegu pracy lub wyzwalacza Salesforce w celu uruchomienia dowolnej niestandardowej logiki biznesowej, aby określić szablon, którego chcesz użyć. Należy pamiętać, że pole to nie musi wskazywać domyślnego mapowania; domyślne mapowanie zostaje zastosowane, gdy to pole jest puste.

Uwaga:

Zaleca się, aby duże lub złożone wdrożenia wykorzystywały domyślne mapowanie wyłącznie podczas wstępnego okresu próbnego / wykazywania słuszności koncepcji. Należy stosować wyraźnie powiązane szablony.


Załączniki

Istnieją ustawienia mapowania scalającego, które określają sposób obsługi załączników. Domyślnie oryginalny załączony dokument (np. szablon umowy poufności) zostanie usunięty, a scalony dokument zostanie załączony do rekordu umowy po jej wysłaniu.

  • Załącz scalony dokument — gdy w umowie wykorzystywane jest mapowanie scalające, wybranie tej opcji spowoduje załączenie dokumentu ze scalonymi danymi do rekordu umowy po jej wysłaniu.
  • Usuń oryginalny dokument — gdy w umowie wykorzystywane jest mapowanie scalające, wybranie tej opcji spowoduje usunięcie pierwotnego szablonu dokumentu z rekordu umowy po jej wysłaniu.

Uwaga:

Ustawienia te mają zasięg ogólny i wpłyną na wszystkie szablony mapowania scalającego.

Aby zmienić te ustawienia:

  1. Przejdź do pozycji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Niestandardowy kod > Ustawienia niestandardowe.
  2. Kliknij etykietę ustawień mapowania scalającego Adobe Sign.
  3. Kliknij przycisk Zarządzaj.
  4. Kliknij przycisk Nowe.
  5. Edytuj ustawienia zgodnie z własnymi potrzebami i kliknij przycisk Zapisz.

 

Rozwiązywanie problemów z mapowaniami scalającymi

Pola Salesforce mają reguły zatwierdzania, które mogą spowodować niepowodzenia mapowania. Jeżeli na przykład mapujesz pole adresu e-mail Salesforce w polu tekstowym Adobe Sign, operacja może się nie powieść, jeśli zawartość tego pola nie jest prawidłowym adresem e-mail.

Jeśli z jakiegoś powodu mapowanie nie powiedzie się, komunikat o błędzie zostaje zapisany w polu „Błąd mapowania scalającego” (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) obiektu umowy Adobe Sign, a do właściciela mapowania scalającego wysyłana jest wiadomość e-mail informująca o błędzie.  

Uwaga:

Możliwe jest również utworzenie raportu lub widoku listy, który/która będzie zawierać nieudane pola mapowania

Powiadomienie e-mail jest domyślnie włączone, ale można je wyłączyć, zmieniając ustawienie:

1. Przejdź do Konfiguracja > Narzędzia platformy > Niestandardowy kod > Ustawienia niestandardowe.

2. Kliknij etykietę Ustawienia Adobe Sign.

Niestandardowe ustawienia Adobe Sign

    2. Kliknij przycisk Zarządzaj na stronie Definicja niestandardowego ustawienia.

    3. Kliknij opcję Nowy lub Edytuj na stronie Ustawienie niestandardowe.

    4. Znajdź opcję Włącz powiadomienie o błędzie mapowania i zmień je w razie potrzeby.

Włącz powiadomienie o błędzie mapowania

Mapowania danych — prześlij dane sygnatariusza i pliki do rekordów Salesforce

Mapowania danych pól formularza Adobe Sign umożliwiają określenie sposobu aktualizacji obiektów Salesforce.com w aplikacji Adobe Sign z wykorzystaniem danych przechwyconych od sygnatariuszy. Możesz na przykład zaktualizować rekord kontaktu sygnatariusza w Salesforce.com o adres i numer telefonu podany podczas uzupełniania i podpisywania dokumentu. Możesz również wypchnąć umowę podpisaną w aplikacji Adobe Sign, ścieżkę audytu oraz wszelkie przesłane dokumenty uzupełniające od odbiorców do obiektów Salesforce, konfigurując mapowania plików. 

Informacje dotyczące mapowań pól formularzy

Mapowania danych Adobe Sign aktualizują obiekty Salesforce podczas podpisywania umowy Adobe Sign lub na określonym etapie obiegu pracy umowy. Każde mapowanie danych jest wcześniej konfigurowane i obejmuje reguły mapowania danych. Każda reguła mapowania danych określa źródło danych oraz docelowe pole Salesforce, które mają one zaktualizować.

Źródłem danych do mapowania może być pole formularza Adobe Sign, określona stała wartość lub wartość z pola umowy Adobe Sign. Celem każdego mapowania danych może być dowolne pole w dowolnym obiekcie Salesforce, do którego można odnieść się z poziomu umowy Adobe Sign.

Na przykład poniższe mapowanie aktualizuje imię i nazwisko sygnatariusza (zgodnie z podanymi przez niego danymi) w obiekcie Kontakt. Aktualizuje także etap okazji i dodaje podpisaną umowę oraz ścieżkę audytu do okazji w momencie podpisania umowy. 

Przykładowe mapowania pól

Do innych przykładów wykorzystania mapowania danych do aktualizacji Salesforce można zaliczyć:

  • Aktualizację informacji kontaktowych odbiorcy
  • Dodanie numeru zlecenia zakupu do okazji
  • Aktualizację informacji o płatności konta
  • Zmianę etapu okazji po podpisaniu kontraktu
  • Dodanie podpisanego pliku PDF i ścieżki audytu do kontaktu 

 

Tworzenie mapowania danych pola formularza

Aby utworzyć nowe mapowanie danych Adobe Sign, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

  1. Wybierz Adobe Sign z poziomu narzędzia App Launcher w lewym górnym rogu ekranu.
  2. Kliknij kartę Mapowania danych.
  3. Na stronie głównej Mapowania danych kliknij przycisk Nowe.
  4. Na stronie Nowe mapowanie danych podaj intuicyjną nazwę mapowania i zdecyduj, czy chcesz, aby było to mapowanie domyślne. Jeśli zaznaczysz pole „Domyślne mapowanie danych?”, mapowanie będzie stosowane domyślnie po podpisaniu umów. Nie musisz ustawiać mapowania danych jako domyślnego. Możesz przypisać je do szablonu umowy, który zostanie użyty do utworzenia umowy.
Strona Nowe mapowanie danych

    5. Skorzystaj z sekcji Mapowanie pól, aby zdefiniować mapowania danych dla pól Salesforce. Możesz dodać reguły mapowania, aby aktualizować pola dla dowolnego powiązanego obiektu Salesforce. Możesz utworzyć mapowanie dla każdego pola (również dla pól niestandardowych). Istnieją dwa sposoby tworzenia wierszy mapowania i określania, z jakich pól umowy pochodzą dane. Możesz zaimportować pola z istniejących dokumentów, korzystając z funkcji Importuj pola z istniejącej umowy. Możesz również określić każdy wiersz mapowania indywidualnie, korzystając z funkcji Dodaj mapowanie.

Uwaga:

Jeśli nie masz żadnych niestandardowych pól Adobe Sign w dokumencie, z którego importujesz dane, nie zdołasz zaimportować standardowych domyślnych pól Adobe Sign, które wiążą się z każdą podpisaną umową (np. data podpisania, adres e-mail, imię, nazwisko, tytuł, nazwa firmy).

Możesz korzystać z opcji Importuj pola z istniejącej umowy, aby zaimportować listę nazw pól, z których mają zostać utworzone mapowania, wybierając istniejącą umowę, która została wysłana do podpisania i podpisana. Możesz zaimportować pola z dodatkowych umów, aby dodać dodatkowe pola. Aby zaimportować pola z umowy, wykonaj następujące czynności:

  1. Wybierz umowę, z której chcesz zaimportować pola.
Wybierz szablon do zaimportowania

    2. Kliknij przycisk Importuj pola formularza. Wyświetlona zostanie liczba zaimportowanych pól.

Kliknij przycisk Importuj pola formularza

Możesz skorzystać z funkcji Dodaj mapowanie, aby dodać poszczególne wiersze mapowania, tak jak pokazano poniżej:

Łącze Dodaj mapowanie

Dla każdego wiersza mapowania pola określ następujące elementy:

    1a. Który obiekt Salesforce ma zostać zaktualizowany? — wybierz docelowy obiekt Salesforce, do którego zostaną skopiowane dane.

    1b. Które pole Salesforce ma zostać zaktualizowane? — wybierz docelowe pole Salesforce, do którego zostaną skopiowane dane.

    2a. Skąd pochodzą dane?— Wybierz typ — wybierz jedną z następujących opcji: Pole formularza EchoSign, Stała, lub Pole umowy.

    2b. Jaka jest wartość danych? — w zależności od wybranej opcji Dane pochodzą z należy określić następujące elementy:

  • Dane pochodzą z pola formularza EchoSign — wybierz pole formularza EchoSign lub wprowadź konkretną nazwę pola. Ikona po lewej stronie pola umożliwia przełączanie się pomiędzy polem tekstowym a listą rozwijaną zawierającą dostępne i zaimportowane wartości pól formularza.
  • Dane pochodzą ze stałej — wprowadź określoną wartość. Możesz na przykład wprowadzić wartość pola, którą chcesz zastąpić listą wyboru Salesforce. Możesz także wprowadzić liczbę lub tekst, który chcesz przesłać do pola Salesforce.
  • Dane pochodzą z pola umowy — wybierz pole umowy z rozwijanej listy.

    3. Kiedy uruchomić mapowanie?  — Wybierz stan umowy — mapowanie danych rozpocznie się, gdy stan umowy zmieni się na określony stan.

  • Podpisana/zatwierdzona/zaakceptowana/formularz wypełniony/dostarczona
  • Oczekująca na kontrasygnatę/zatwierdzenie/akceptacja/wypełnienie formularza/dostarczenie
  • Wysłana do podpisania/zatwierdzenie/akceptacja/wypełnienie formularza/dostarczenie
  • Anulowana/odrzucona
  • Wygasła
Przykładowe rekordy mapowania danych

Możesz opcjonalnie zmodyfikować ustawienia dowolnego wiersza mapowania.

  1. W części Czynności kliknij ikonę ustawień (koło zębate).
  2. W oknie dialogowym Ustawienia wartości mapowania pól możesz określić następujące elementy:
    • Nie zastępuj istniejących — jeśli opcja ta jest zaznaczona, wartość istniejąca w docelowym polu Salesforce nie zostanie zastąpiona.
    • Nie zapisuj pustych — jeśli ta opcja jest zaznaczona, pusta wartość źródłowa z umowy Adobe Sign nie zostanie zapisana w docelowym polu Salesforce.

Zaznaczając opcję Wyłącz, możesz także wyłączyć wiersz mapowania, aby nie był on wykonywany.

 

Tworzenie mapowania pliku

Możesz mapować podpisaną umowę Adobe Sign lub ścieżkę audytu do wybranego obiektu Salesforce, wykonując następujące czynności:

    1. Kliknij Dodaj mapowanie w tabeli Mapowanie pliku.

Mapowanie pliku — łącze Dodaj mapowanie

    2. Dla każdego wiersza mapowania pliku wybierz:

1. Który obiekt Salesforce ma zostać zaktualizowany? — wybierz docelowy obiekt Salesforce, do którego zostaną skopiowane dane.

2a. W jaki sposób chcesz dodać plik? — opcje są następujące:

• Dodaj odsyłacz do pliku — zapewnia adres URL umożliwiający pobranie podpisanej umowy w formacie PDF.

• Dołącz plik bezpośrednio do obiektu — dołącz dokument w formacie PDF bezpośrednio do docelowego obiektu mapowania, jeśli lista załączników jest dostępna dla tego obiektu.

Uwaga:

Nie wszystkie obiekty (np. użytkownicy) obsługują załączanie plików, więc nie mapuj plików do tych obiektów.

 

2b. Do którego pola dodać adres URL do pliku? — wymagane tylko po wybraniu opcji Dodaj odsyłacz do pliku. Musisz wybrać pole docelowe, do którego zostanie skopiowany adres URL.

Uwaga:

Dodawanie odsyłacza do ścieżki audytu, dokumentu uzupełniającego lub rozdzielonych podpisanych dokumentów PDF nie jest obsługiwane. Możesz dołączyć te pliki PDF do rekordu obiektu Salesforce.

Odsyłacz można mapować wyłącznie do pola tekstowego (np. ciąg, lista wyboru).

 

3. Który plik dodać? — dostępne są następujące opcje:

• Podpisana umowa — Scalony plik PDF — wybierz tę opcję, jeśli wysyłasz kilka dokumentów do podpisu w jednej transakcji. Opcja ta spowoduje wypchnięcie podpisanych dokumentów z powrotem do rekordu obiektu Salesforce w postaci jednego scalonego pliku PDF.

• Podpisana umowa — Oddzielne pliki PDF — wybierz tę opcję, jeśli wysyłasz kilka dokumentów do podpisu w jednej transakcji. Opcja ta spowoduje wypchnięcie podpisanych dokumentów z powrotem do rekordu obiektu Salesforce w postaci oddzielnych plików PDF.

• Ścieżka audytu — wybierz tę opcję, aby wypchnąć ścieżkę audytu w formacie PDF z powrotem do rekordu obiektu Salesforce.

• Dokumenty uzupełniające — wybierz tę opcję, aby wypchnąć do wpisu rekordu Salesforce wszystkie dokumenty uzupełniające, które zostały przesłane przez sygnatariuszy.

Uwaga:

Jeśli dysponujesz niestandardowym adresem URL w Adobe Sign o niestandardowej poddomenie (np.: https://companyxyz.echosign.com), musisz wykonać jeden dodatkowy etap, aby przesłać plik PDF z podpisaną umową z powrotem do Salesforce. 

 

  1. Przejdź do pozycji Konfiguracja > Ustawienia > Bezpieczeństwo > Ustawienia zdalnej witryny.
  2. Kliknij przycisk Nowa witryna zdalna.
  3. Dodaj adres URL Adobe Sign jako adres URL nowej witryny zdalnej. Jest to konieczne tylko w przypadku mapowania podpisanej umowy.
Strona edycji zdalnej witryny

4. Kiedy uruchamiać mapowanie?  — Wybierz stan umowy — mapowanie danych uruchomi się, kiedy stan umowy zmieni się na określony stan. Dostępne są następujące opcje:

• Podpisana/zatwierdzona/zaakceptowana/formularz wypełniony/dostarczona

• Oczekująca na kontrasygnatę/zatwierdzenie/akceptacja/wypełnienie formularza/dostarczenie

• Wysłana do podpisania/zatwierdzenie/akceptacja/wypełnienie formularza/dostarczenie

• Anulowana/odrzucona

• Wygasła

Gdy mapowanie danych jest gotowe, kliknij przycisk Zapisz.

 

Korzystanie z domyślnych i wielu mapowań danych

Możesz utworzyć dowolną liczbę mapowań danych, z których jedno może zostać zdefiniowane jako domyślne mapowanie, które będzie wykonywane przy każdej zmianie stanu umowy. Tylko jedno mapowanie może być domyślne.

Możesz określić, które mapowanie chcesz wykorzystać w umowie, odwołując się do niego w polu „Mapowanie danych” umowy (echosign_dev1__Process_Template__c). Możesz skorzystać z obiegu pracy lub wyzwalacza Salesforce w celu uruchomienia niestandardowej logiki biznesowej, aby określić mapowanie danych, którego chcesz użyć. Należy pamiętać, że pole to nie musi wskazywać domyślnego mapowania — domyślne mapowanie zostaje zastosowane, gdy to pole jest puste.

Możesz również wykonać mapowanie przed zmianą lub po zmianie stanu umowy na „Podpisana” (np. wykonać mapowanie po złożeniu podpisu przez pierwszego sygnatariusza), zaznaczając pole wyboru „Uruchom mapowanie danych” (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Możesz skorzystać z obiegu pracy lub wyzwalacza Salesforce w celu uruchomienia dowolnej niestandardowej logiki biznesowej, aby określić, kiedy ma być wykonane mapowanie danych.

Oprócz tego możesz powiązać mapowanie danych z szablonem umowy. Aby uzyskać więcej informacji, patrz Szablony umów.

Rozwiązywanie problemów z mapowaniami danych

Pola Salesforce mają reguły zatwierdzania, które mogą spowodować niepowodzenia mapowania. Jeżeli na przykład mapujesz pole tekstowe Adobe Sign do pola adresu e-mail Salesforce, weryfikacja może się nie powieść, jeśli zawartość tego pola nie jest prawidłowym adresem e-mail.

Stosuj się do reguł weryfikacji pól formularzy Adobe Sign, gdy to możliwe, aby zapewnić wypchnięcie danych wprowadzonych przez sygnatariuszy do Salesforce. Adobe Sign wykorzystuje standardowe reguły weryfikacji pól formularza PDF z dokumentów PDF i umożliwia utworzenie reguł weryfikacji podczas korzystania ze znaczników tekstowych Adobe Sign. Więcej informacji można znaleźć w części Dokumentacja dotycząca znaczników tekstowych.

Jeśli z jakiegoś powodu odwzorowanie nie powiedzie się, komunikat o błędzie zostaje zapisany w polu „Błąd mapowania danych” (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) obiektu umowy Adobe Sign, a do właściciela mapowania danych wysyłana jest wiadomość e-mail informująca o błędzie.  

Uwaga:

Możliwe jest również utworzenie raportu lub widoku listy, który/która będzie zawierać nieudane pola mapowania

Powiadomienie e-mail jest domyślnie włączone, ale można je wyłączyć, zmieniając ustawienie:

  1. Przejdź do pozycji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Niestandardowy kod > Ustawienia niestandardowe.
  2. Kliknij etykietę Ustawienia Adobe Sign.
  3. Kliknij opcję Zarządzaj.
  4. Kliknij przycisk Nowe (lub Edytuj).
  5. Znajdź (ctrl/cmd +f) ustawienie Włącz powiadomienie o błędzie mapowania.
  6. Dostosuj ustawienie zgodnie z potrzebami.
  7. Kliknij przycisk Zapisz.

Szablony umów i przycisk Wyślij do podpisania

Szablony umów Adobe Sign zapewniają łatwy sposób wcześniejszej konfiguracji wielu domyślnych wartości i ustawień umów. Możesz również połączyć szablon umowy z przyciskiem „Wyślij do podpisania”.

Informacje o szablonach umów

Obejmują one wstępne określanie pól umowy, takich jak nazwa, komunikat, język, typ podpisu, daty wygaśnięcia oraz opcje bezpieczeństwa. Możesz również powiązać określone mapowanie danych, mapowanie scalające lub obiekt (np. Okazja, Konto, Kontakt, Potencjalny klient, Kontrakt) z szablonem umowy. Oprócz tego możesz wstępne ustawić definicje odbiorców, mapować pola do pól umowy oraz wstępnie zdefiniować załączone pliki.

Możesz także skonfigurować przycisk „Wyślij do podpisania”, który pojawia się w powiązanym rekordzie obiektu (np. Okazja), aby domyślnie łączył się z szablonem umowy. Kliknięcie przycisku spowoduje wygenerowanie umowy z wykorzystaniem szablonu.

Tworzenie szablonu umowy

Aby utworzyć nowy szablon umowy, wykonaj następujące czynności:

  1. Wybierz Adobe Sign z poziomu narzędzia App Launcher w lewej górnej części ekranu.
  2. Kliknij kartę Szablony umów.
  3. Na stronie głównej Szablony umów kliknij przycisk Nowy.
Przejdź do nowych szablonów umów.

Pojawi się strona Nowy szablon umowy:

Strona szablonu umowy

4. W sekcji Informacje wprowadź lub włącz następujące elementy:

Sekcja Informacje

• Nazwa szablonu umowy — wprowadź nazwę szablonu umowy.

• Typ obiektu nadrzędnego — wprowadź nazwę API (nie etykietę) obiektu Salesforce, który chcesz wykorzystać jako nadrzędne odniesienie dla niektórych opcjonalnych definicji w szablonie umowy. Możesz na przykład zdefiniować odbiorców, mapowania pól lub załączniki w umowie w taki sposób, by wyszukiwali/wyszukiwały pola i mapowali/mapowały w obiekcie nadrzędnym lub danych z obiektów odnośników. Przykłady obiektu nadrzędnego obejmują Okazję, Konto, Kontakt, Potencjalnego klienta lub Kontrakt. Jeśli obiekt nadrzędny jest zdefiniowany w szablonie umowy, należy zainicjować umowę za pomocą przycisku „Wyślij do podpisania” w obiekcie nadrzędnym. Więcej informacji na temat włączania domyślnego przycisku lub tworzenia nowych przycisków „Wyślij do podpisania” można znaleźć w części Włączanie przycisku Wyślij do podpisania.

Typ umowy — Definiowanie typów umów umożliwia zgłaszanie kategorii umów

• Aktywny — włącz tę opcję, aby udostępnić szablon do użytku. Odznaczenie tej opcji usunie szablon z użytku.

• Domyślny — włącz tę opcję, jeśli chcesz ustawić szablon umowy jako domyślny dla nowych umów. Możesz także zdefiniować konkretny szablon w taki sposób, aby był powiązany z innymi umowami — będzie nadrzędny w stosunku do domyślnego szablonu umowy. Możesz na przykład utworzyć niestandardowy przycisk „Wyślij do podpisania” dla obiektu konta, który jest powiązany z określonym szablonem umowy. Więcej informacji na temat niestandardowych przycisków można znaleźć w części Włączanie przycisku Wyślij do podpisania.

• Automatyczne wysyłanie — włącz tę opcję, jeśli dysponujesz automatycznymi obiegami pracy, których chcesz używać, aby aktywować wysyłkę umów, lub jeśli chcesz automatycznie wysłać umowę, gdy użytkownik kliknie przycisk „Wyślij do podpisania” z poziomu rekordu Salesforce. Aby funkcja automatycznego wysyła działała, musisz zdefiniować przynajmniej jednego odbiorcę i jeden załącznik w szablonie umowy.

• Dostępne dla czynności publikowania — jeśli dla Twojej organizacji włączono czynności publikowania aplikacji Chatter, możesz zaznaczyć to pole, aby aktywować ten szablon umowy. Czynności publikowania aplikacji Chatter umożliwiają użytkownikom wysyłanie umów z poziomu aplikacji Chatter. Zaznacz to pole, aby aktywować ten szablon umowy dla czynności Chatter dla dowolnego z następujących elementów nadrzędnych: Kontakt, Konto lub Okazja. Na przykład jeśli obiekt nadrzędny to Okazja, zaznaczenie tego pola umożliwi użytkownikom wysyłkę z wykorzystaniem tego szablonu umowy z dowolnego kanału Chatter okazji. Jeśli zostawiasz obiekt nadrzędny pusty, możesz aktywować szablon umowy na stronie głównej kanału Chatter. Dowiedz się więcej na temat aktywacji Czynności publikowania Chatter Adobe Sign.

 

5. W sekcji Informacje o umowie wprowadź lub wybierz następujące elementy:

Dodawanie nazwy umowy

• Nazwa umowy — wprowadź własną nazwę lub zaakceptuj nazwę domyślną.

• Wiadomość (opcjonalna) — wprowadź niestandardową wiadomość.

• Typ podpisu — wybierz typ podpisu i język odbiorcy. Dostępne są następujące opcje: Brak, Podpis elektroniczny lub Podpis pisemny.

• Język — wybierz język wiadomości e-mail.

Uwaga:

W polach tekstowych szablonu umowy, takich jak Nazwa umowy i Wiadomość, możesz opcjonalnie skorzystać ze zmiennych Salesforce jako części definicji, aby dynamicznie wygenerować te dane dla umowy. Jest to przydatne, kiedy np. chcesz zmienić nazwę umowy i wiadomość do odbiorcy za każdym razem, gdy umowa jest generowana. Patrz poniższe przykłady.  

Przykład 1:

Obiekt nadrzędny: Okazja

Nazwa umowy: Umowa Acme Corp — {!Name}

Wiadomość:

Oto wycena dla:

Konto: {!Account.Name}

Kwota: {!Amount}

Proszę podpisać załączoną umowę.

Dziękuję, {!Owner.Name}

 

Poniższy przykład przedstawia rezultat generowania umowy z określonej okazji:

Umowa zostaje wygenerowana z określonej okazji

Przykład 2:  niestandardowy obiekt jako obiekt nadrzędny

Niestandardowe pole odnośnika w okazji: Student__c

Definicja szablonu umowy: AgreementTemplateProcess

Obiekt nadrzędny: Student__c

Nazwa umowy: Umowa studencka — {!Name}

Wiadomość:

Witaj, {!Student__r.Student_Name__c}

Podpisz proszę załączony wniosek.

Dziękuję, {!Account.Owner.Name}

 

    6. W sekcji Opcje umowy wprowadź, wybierz lub włącz następujące elementy:

Panel Opcje umowy

Uwaga:

W polach tekstowych możesz opcjonalnie wykorzystać zmienne Salesforce, takie jak {!Id} lub {!Account.Name}, które odnoszą się do obiektu nadrzędnego w szablonie umowy. Możesz na przykład wpisać {!Owner.Email} w polu Kopia wiadomości e-mail do lub {!OwnerId} w polu Wyślij w imieniu. Jeśli obiekt nadrzędny to Okazja, wówczas zmienna {!OwnerId} oznaczałaby właściciela okazji, a zmienna {!Owner.Email} — adres e-mail właściciela okazji.

• Kopia wiadomości e-mail do — wprowadź adresy e-mail osób, do których chcesz wysłać umowę i oddziel je przecinkami.

• Automatyczne przypomnienia — wybierz opcję, aby włączyć automatyczne przypomnienia. Dostępne opcje to Nigdy, Codziennie, Do podpisania lub Co tydzień, Do podpisania.

• Obieg podpisu — wybierz opcję kolejności podpisywania. Dostępne opcje to Brak, Odbiorcy podpisują według kolejności lub Odbiorcy podpisują w dowolnej kolejności.

• Kolejność podpisu nadawcy — wybierz opcję, która wskazuje kolejność złożenia podpisu przez nadawcę. Dostępne opcje to Brak; Odbiorcy podpisują pierwsi, następnie podpisuje nadawca; lub Nadawca podpisuje pierwszy, następnie podpisują odbiorcy.

• Wyślij w imieniu — umowa zostanie wysłana w imieniu identyfikatora rekordu użytkownika określonego przez to pole.

Uwaga: jeśli korzystasz z funkcji „Wyślij w imieniu”, pamiętaj, żeby ją wcześniej aktywować, postępując według tych instrukcji.

• Adres URL przekierowania po podpisaniu — aby automatycznie przekierować sygnatariuszy umowy do określonego adresu URL po złożeniu podpisu, wprowadź adres URL. Ustawienie Włącz opcje po podpisaniu musi być włączone, aby można było korzystać z tej opcji.

• Włącz podpis hostowany — włącz, aby umożliwić osobiste podpisywanie hostowane, jeśli sygnatariusz jest dostępny.

• Tylko nadawca podpisuje — włącz tę opcję, aby dodać do szablonu funkcję „Tylko ja podpisuję”. Ustawienie Włącz opcję Tylko nadawca podpisuje musi być włączone, aby można był korzystać z tej opcji. W zależności od wymagań opcja ta może być ustawiona jako tylko do odczytu za pomocą ustawienia Tylko nadawca podpisuje tylko do odczytu.

• Włącz podgląd i możliwość rozmieszczenia pól — włącz tę opcję, aby móc zobaczyć podgląd umowy i rozmieszczać jej pola za pomocą metody „przeciągnij i upuść” przed wysłaniem do podpisania.

• Użyj numeru faksu — włącz, aby móc wysłać umowę na numer faksu kontaktu, potencjalnego klienta lub użytkownika, jeśli preferowany jest podpis odręczny.

• Dni do wygaśnięcia — wprowadź liczbę dni do wygaśnięcia umowy.

Uwaga: wprowadzona liczba dni jest dodawana do bieżącej daty, gdy rekord umowy jest generowany z szablonu umowy w celu dynamicznego obliczenia daty wygaśnięcia.

• Opóźnienie przekierowania po podpisaniu (sekundy) — jeśli ustawienie Włącz opcje po podpisaniu jest włączone i określono adres URL przekierowania po podpisaniu (patrz poniżej), wprowadź liczbę sekund, która ma upłynąć przed wykonaniem przekierowania.

 

    7. W sekcji Opcje zabezpieczeń umowy wprowadź, wybierz lub włącz następujące elementy:

Panel Opcje zabezpieczeń umowy

• Metoda weryfikacji zewnętrznego i wewnętrznego sygnatariusza (opcjonalna) — wybierz metodę weryfikacji dla sygnatariuszy wewnętrznych (wszystkie adresy e-mail w ramach Twojego konta Adobe Sign) oraz sygnatariuszy zewnętrznych (wszystkie adresy e-mail spoza Twojego konta Adobe Sign). Dostępne są następujące opcje Brak, Hasło do podpisania umowy, Uwierzytelnianie oparte na wiedzy lub Uwierzytelnianie tożsamości internetowej.

Uwaga: aby przypisać metodę weryfikacji tożsamości sygnatariusza do danego odbiorcy, musisz określić to w sekcji Odbiorcy zgodnie z poniższym wyjaśnieniem.

Zabezpiecz hasłem podpisany dokument (opcjonalne) — włącz tę opcję, aby zakodować podpisany plik PDF wysyłany do sygnatariuszy.

• Hasło zewnętrznego podpisu — ustaw hasło umożliwiające podpisanie umowy zewnętrznym odbiorcom, gdy metoda weryfikacji zewnętrznego sygnatariusza jest ustawiona na Hasło.

• Hasło wewnętrznego podpisu — ustaw hasło umożliwiające podpisanie umowy wewnętrznym odbiorcom, gdy metoda weryfikacji wewnętrznego sygnatariusza jest ustawiona na Hasło.

• Wyświetl i potwierdź hasło — wprowadź hasło, które będzie potrzebne do otwarcia pliku PDF z podpisaną umową.

 

    8. W sekcji Ustawienia mapowania możesz opcjonalnie określić, które mapowania danych lub mapowania scalające (lub obydwa) mają być uruchamiane automatycznie podczas wysyłania umów z wykorzystaniem danego szablonu umowy.

Sekcja Ustawienia mapowania

• Mapowanie danych — wybierz mapowanie danych, które ma być używane do mapowania danych zawartych w podpisanej umowie z powrotem do Salesforce.

• Mapowanie scalające — wybierz mapowanie danych w celu scalenia pól Salesforce w umowę przed jej wysłaniem.

 

    9. W sekcji Obiekty, których dotyczą odwołania możesz powiązać konto, okazję lub kontrakt z szablonem umowy poprzez wpisanie określonego identyfikatora lub zmiennej Salesforce, np. {!Id}. Umożliwi to umieszczenie umów wysłanych z wykorzystaniem tego szablonu umowy na liście umów w obiekcie, którego dotyczy odwołanie.

Obiekty, których dotyczą odwołania

    10. Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać szablon i wyświetlić stronę Szablon umowy.

 

Dodawanie odbiorców, załączników i szablonów pól formularza do szablonów umów

Na dowolnej stronie szablonu umowy możesz dodatkowo dostosować swój szablon umowy, określając odbiorców, załączniki i szablony pola formularza.  Otwórz istniejący szablon i kliknij kartę Powiązane w górnej części, aby wyświetlić opcje.

Strona Szablon umowy

Dodawanie odbiorców

Aby dodać odbiorców do szablonu umowy, wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij nazwę szablonu, aby otworzyć go do edycji.

2. Kliknij kartę Powiązane, aby wyświetlić opcje.

3. W sekcji Dodaj odbiorcę kliknij przycisk Nowy.

Pojawi się strona Dodaj nowego odbiorcę.

Strona Dodaj nowego odbiorcę

4. W kroku 1 („Wybierz typ i rolę odbiorcy) wybierz następujące elementy:

• Źródło odbiorcy — z rozwijanej listy wybierz jedną z następujących opcji w celu określenia odbiorcy:

○ Wstępnie określ odbiorcę

○ Wyszukaj na podstawie pola obiektu nadrzędnego

○ Zmienna środowiska wykonawczego

Jeśli wybrany obiekt nadrzędny to Konto lub Okazja, możesz również wybrać następujące opcje:

○ Główna rola kontaktu <konta lub okazji>

Rola kontaktu <konta lub okazji>

○ Wszystkie role kontaktu <konta lub okazji>

Uwaga:     jeśli wybierzesz Główną rolę kontaktu okazji lub Główną rolę kontaktu konta, odbiorca zostanie odszukany w czasie generowania umowy na podstawie obiektu nadrzędnego skonfigurowanego w szablonie umowy (aby uzyskać więcej informacji, patrz Tworzenie szablonu umowy). Krok 2, określenie odbiorcy (patrz poniżej), nie jest wymagany, jeśli wybrana została opcja Główna rola kontaktu.

Typ odbiorcy — wybierz jedną z następujących opcji z listy rozwijanej: Kontakt, Potencjalny klient, Użytkownik lub E-mail.

• Rola odbiorcy — z listy rozwijanej wybierz jedną z poniższych opcji: sygnatariusz, zatwierdzający, akceptujący, wypełniający formularz lub certyfikowany odbiorca

Metoda weryfikacji sygnatariusza — wybierz jedną z następujących opcji z listy rozwijanej: Brak, E-mail, Hasło, Społecznościowa, KBA lub Telefon.

Uwaga: upewnij się, że na koncie Adobe Sign są dostępne te metody weryfikacji sygnatariuszy, aby móc ich użyć w Salesforce.

• Wiadomość dla odbiorcy — w razie potrzeby wprowadź prywatną wiadomość dla odbiorcy.

 Indeks — ta liczba wskazuje odbiorcy miejsce podpisu.  Ten indeks jest wymagany w przypadku formularzy, które mają wielu sygnatariuszy lub równoległe/hybrydowe obiegi pracy oraz specjalnie przydzielone pola.

Nie twórz pustego wiersza odbiorcy — zaznacz tę opcję, jeśli nie chcesz dodawać pustego elementu zastępczego odbiorcy, gdy wybranym kryteriom nie odpowiada żaden rekord.

5. Kliknij przyciskDalej, aby przejść do następnego kroku.

6. W kroku 2 („Określ odbiorcę”) wykonaj następujące czynności:

• W przypadku wybrania opcji Wstępnie określ odbiorcę w kroku 4 wybierz odbiorcę w polu Odbiorca — <Typ odbiorcy>.

Dodaj nowego odbiorcę — Kontakt

• W przypadku wybrania opcji Wyszukaj na podstawie pola obiektu nadrzędnego (krok 4 powyżej) odbiorca zostanie wyszukany w czasie generowania umowy na podstawie obiektu nadrzędnego skonfigurowanego w szablonie umowy. Elementem nadrzędnym może być np. „Okazja”. Na tym ekranie wybierz pole źródłowe z obiektu nadrzędnego (np. Okazja), które będzie używane do wyszukiwania odbiorcy. Na przykład możesz wypełnić pole odbiorcy, wpisując użytkownika, który utworzył okazję lub jako ostatni ją aktualizował.

Określ odbiorcę

• W przypadku wybrania Roli kontaktu okazji lub Roli kontaktu konta odbiorca zostanie wyszukany w momencie generowania umowy na podstawie obiektu nadrzędnego skonfigurowanego w szablonie umowy. W takiej sytuacji okazję lub konto należy wprowadzić jako element nadrzędny. Na tym ekranie wybierz rolę kontaktu okazji/konta, która będzie używana do wybierania kontaktu jako odbiorcy w umowie. Możesz na przykład wypełnić pole odbiorcy, wpisując kontakt, który pełni rolę osoby decyzyjnej w kwestii okazji lub konta.

 

• W przypadku wybrania Zmiennej środowiska wykonawczego w kroku 4 możesz określić identyfikator odbiorcy w adresie URL SFDC podczas określania odbiorcy dla szablonu umowy. W tym celu musisz podać tutaj zmienną (np. myRecipient).

Określ odbiorcę — zmienna

Następnie do niestandardowego przycisku „Wyślij do podpisania” dołącz parametry zmiennej środowiska wykonawczego w następujący sposób:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

Identyfikator odbiorcy to identyfikator rekordu kontaktu, potencjalnego klienta lub użytkownika.

Dla odbiorcy wiadomości e-mail, który nie jest rekordem Salesforce, zmienną będzie rzeczywisty adres e-mail, na przykład:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=amy@globalcorp.com

Dowiedz się więcej o tworzeniu przycisków Wyślij do podpisania w następnej sekcji.

Możesz także skonfigurować odbiorców zastępczych, którzy stanowią typ odbiorcy, ale nie są szczegółowo zdefiniowani do momentu określenia odbiorcy przez nadawcę w chwili generowania umowy. Możesz to zrobić, zostawiając pole Nazwa zmiennej puste.

7. Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać odbiorcę, a następnie powtórz powyższe kroki, aby dodać dodatkowych odbiorców.

Poniższy przykład przedstawia trzech wstępnie określonych odbiorców (Kontakt, Użytkownik i Potencjalny klient) dodanych do szablonu umowy.

Lista odbiorców

Dodawanie załączników

Aby dodać załączniki do szablonu umowy, wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij nazwę szablonu, aby otworzyć go do edycji, i kliknij kartę Powiązane.

2. Kliknij przycisk Dodaj nowy załącznik.

• Wyświetli się strona Dodaj nowy załącznik.

3. W kroku 1 („Wybierz typ załącznika”) wybierz typ z rozwijanej listy.

Wybierz typ załącznika z rozwijanej listy

Dostępne są następujące opcje:

• Dokument z repozytorium treści

• Dokument z biblioteki EchoSign

• Dokument z biblioteki (biblioteka Salesforce)

• Dokument z obiektu nadrzędnego

• Zmienna środowiska wykonawczego

Jeśli obiekt nadrzędny wybrany w kroku 3 to Okazja lub Wycena, możesz również wybrać poniższe opcje:

• Dokument wyceny z wyceny okazji lub Dokument wyceny z wyceny nadrzędnej (jeśli obiekt nadrzędny to Wycena)

 

4. Kliknij przycisk Dalej, aby przejść do kroku 2: „Wybierz załącznik”.

• W przypadku wybrania opcji Dokument z biblioteki w chmurze EchoSign w kroku 3 w następnym kroku dokonaj wyboru spośród szablonów dokumentów Adobe Sign.

Wybierz spośród szablonów dokumentów Adobe Sign

• W przypadku wybrania opcji Dokument z biblioteki w kroku 3 w następnym kroku dokonaj wyboru spośród dokumentów Salesforce.

Wybierz spośród dokumentów Salesforce

• W przypadku wybrania opcji Dokument z repozytorium treści w kroku 3 w następnym kroku dokonaj wyboru dokumentu spośród treści lub plików Salesforce.

Wybierz dokument spośród treści lub plików Salesforce

• W przypadku wybrania opcji Dokument z obiektu nadrzędnego w kroku 3 dokument zostanie wyszukany w czasie generowania umowy na podstawie obiektu nadrzędnego skonfigurowanego w szablonie umowy.

Wyszukiwanie dokumentu z obiektu nadrzędnego

Musisz określić kryteria stosowane podczas wyboru pliku do załączenia:

○ Wybór pliku z obiektu nadrzędnego (np. Okazja)

► Najnowszy dokument

► Najstarszy dokument

► Wszystkie dokumenty

○ Wybór określony przez

► Data ostatniej modyfikacji

► Data utworzenia

• W przypadku wybrania opcji Dokument wyceny z wyceny nadrzędnej lub Dokument wyceny z wyceny okazji dokument zostanie wyszukany w czasie generowania umowy na podstawie obiektu nadrzędnego skonfigurowanego w szablonie umowy. W tej sytuacji „Wycena” jest obiektem nadrzędnym, który należy wprowadzić do szablonu umowy. Kiedy to zrobisz, wycena w formacie PDF wygenerowana z okazji będzie używana jako załącznik. Na następnym ekranie wybierz kryteria, według których zostanie określony Twój załącznik:

○ Wybór pliku z obiektu nadrzędnego (np. Okazja lub Wycena)

► Najnowszy dokument

► Najstarszy dokument

► Wszystkie dokumenty

○ Wybór określony przez:

► Data ostatniej modyfikacji

► Data utworzenia

• W przypadku wybrania Zmiennej środowiska wykonawczego w kroku 3 możesz określić identyfikator załącznika w obiekcie nadrzędnym oraz identyfikator odbiorcy w adresie URL SFDC podczas wybierania załącznika dla szablonu umowy. W tym miejscu musisz określić zmienną (np. myRecipient lub myAttachement).

Określ nazwę zmiennej załącznika

Następnie do niestandardowego przycisku „Wyślij do podpisania” dołącz parametry zmiennej środowiska wykonawczego w następujący sposób:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

Identyfikator załącznika to identyfikator w obiekcie nadrzędnym.

Dowiedz się więcej o tworzeniu przycisków Wyślij do podpisania w następnej sekcji.

Gdy Twój obiekt nadrzędny to na przykład „Wycena”, musisz skonfigurować niestandardowy przycisk „Wyślij do podpisania” w obiekcie wyceny, aby dokumenty z szablonu umowy zostały prawidłowo dołączone.

5. Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać załącznik, a następnie powtórz powyższe kroki, aby dodać dodatkowych odbiorców.

Dodawanie szablonów pól formularza

Uwaga:

Szablony pól formularza można tworzyć w Adobe Sign w celu określenia położenia i atrybutów pól. Z poziomu Salesforce możesz określić szablony pól formularza do zastosowania w szablonie umowy. Można ich używać wielokrotnie na standardowych dokumentach biznesowych w celu określenia pól. 

Aby dodać szablon pól formularza do szablonu umowy:

1. Kliknij nazwę szablonu, aby otworzyć go do edycji, i wybierz kartę Powiązane.

2. Kliknij przycisk Dodaj nowy szablon pól formularza.

• Wyświetli się strona Dodaj nowy załącznik.

Strona Dodaj nowy załącznik

• Na stronie Dodaj nowy szablon pól wybierz szablon, który ma zostać zastosowany.

Uwaga: obecnie możliwe jest wybranie tylko jednego szablonu pól formularza na transakcję, ale może on być używany w przypadku wielu dokumentów w transakcji. Na przykład jeśli Twój szablon pól formularza ma 10 stron, możesz zastosować go w 2 dokumentach, które łącznie mają co najmniej 10 stron długości.

• Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać wybór szablonu pól formularza.


Mapowanie danych do pól umowy

Aby mapować dane do pól umowy w szablonie umowy, wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij nazwę szablonu, aby otworzyć go do edycji, i wybierz kartę Powiązane.

2. Kliknij przycisk Nowe mapowanie danych do pól umowy.

• Wyświetli się strona Dodaj nowe mapowanie pól.

Strona Dodaj nowe mapowanie pól

3. W kroku 1 („Wybierz metodę mapowania pól”) na stronie Dodaj nowe mapowanie pól wybierz jedną z następujących metod mapowania:

• Wprowadź określoną wartość

• Wybierz pole obiektu nadrzędnego

4. Kliknij Dalej, aby kontynuować.

5. W kroku 2 („Określ wartość pola oraz pole docelowe dla opcji Dodaj nowe mapowanie pól”) wykonaj jedną z następujących czynności:

• W przypadku wybrania Wprowadź określoną wartość jako metody mapowania w kroku 3 wprowadź Wartość pola docelowego i wybierz Docelowe pole umowy, do którego będą mapowane dane podczas generowania umowy.

Mapowanie z wykorzystaniem wartości pola

• W przypadku wybrania opcji Wybierz obiekt nadrzędny jako metody mapowania w kroku 3 wartość pola zostanie wyszukana w czasie generowania umowy na podstawie obiektu nadrzędnego skonfigurowanego w szablonie umowy. Na przykład elementem nadrzędnym może być „Okazja”. Na następnym ekranie wybierz pole źródłowe z obiektu nadrzędnego (np. „Okazja”), a także docelowe pole obiektu umowy, do którego mają zostać zmapowane dane.

Mapowanie pola z obiektu nadrzędnego

6. Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać mapowanie pola.


Aktywacja przycisku „Wyślij do podpisania”

Przycisk „Wyślij do podpisania” jest powiązany z domyślnym szablonem umowy lub z dowolnym skonfigurowanym szablonem umowy. Domyślnie integracja z Adobe Sign dla Salesforce obejmuje przycisk „Wyślij do podpisania”, który można dodać do układów strony okazji, konta, kontaktu, potencjalnego klienta lub kontraktu. Możesz także utworzyć kilka niestandardowych przycisków „Wyślij do podpisania”, które można dodać do innych obiektów i powiązać z różnymi szablonami umowy.

Poniżej znajduje się przykład aktywacji przycisku „Wyślij do podpisania” dla obiektu Okazja:

    1. Przejdź do opcji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Obiekty i pola > Menedżer obiektów.

    2. Wybierz obiekt, który chcesz edytować (w tym przykładzie jest to Okazja) z listy obiektów po lewej stronie.

    3. Kliknij opcję Układy stron na liście po lewej stronie.

    4. Wybierz układ strony, który chcesz edytować.

    5. Gdy otworzy się układ strony, wybierz pozycję Przyciski z listy po lewej stronie.

    6. Przeciągnij przycisk Wyślij do podpisania z górnej sekcji do ramki „Niestandardowe przyciski” w sekcji Szczegóły okazji.

Przeciągnij przycisk „Wyślij do podpisania” z górnej sekcji do ramki „Niestandardowe przyciski”

Tworzenie niestandardowych przycisków „Wyślij do podpisania”

Możesz utworzyć niestandardowe przyciski „Wyślij do podpisania” dla innych obiektów. Możesz opisać swój przycisk zgodnie z własnymi potrzebami.

Poniżej znajduje się przykład tworzenia niestandardowego przycisku „Wyślij do podpisania” dla obiektu Okazja:

    1. Przejdź do opcji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Obiekty i pola > Menedżer obiektów.

    2. Wybierz obiekt, który chcesz edytować (w tym przykładzie jest to Okazja) z listy obiektów po lewej stronie.

    3. Gdy strona obiektu załaduje się, wybierz sekcję Przyciski, łącza i działania z listy po lewej stronie.

    4. Kliknij przycisk Nowy przycisk lub łącze w prawym górnym rogu.

• Wyświetli się strona Edycja niestandardowego przycisku lub łącza

Strona Edycja niestandardowego przycisku lub łącza

5. Możesz skopiować ustawienia skonfigurowane dla domyślnego przycisku Okazja (patrz poniższy zrzut ekranu), ale konieczne będzie zastąpienie zmiennej identyfikatora obiektu na końcu ścieżki zmienną identyfikatora obiektu, który chcesz dodać: /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}

52_managed_send_button

 

• (Opcjonalnie) Powiąż określony szablon umowy z przyciskiem:

Jeśli chcesz powiązać określony szablon umowy z konkretnym przyciskiem „Wyślij do podpisania”, ścieżka przycisku powinna wyglądać następująco:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Object.Id}&templateId=a011I000006tTeXQAU

Wartość templateId musi wyznaczać konkretny identyfikator szablonu umowy, który ma zostać użyty. Jeśli wartość ta nie zostanie ustawiona, użyty zostanie domyślny szablon umowy. Element templateId znajduje się w adresie URL strony szablonu umowy:

Identyfikator szablonu umowy w adresie URL

• (Opcjonalnie) Po kliknięciu przycisku i wygenerowaniu umowy przenieś użytkownika na inną stronę niż strona umowy, korzystając z parametru retURL.

Przykład: możesz zdefiniować przycisk „Wyślij do podpisania” w taki sposób, aby po kliknięciu przenosił użytkownika do określonego adresu URL lub z powrotem do rekordu zamiast do strony umowy. Aby zdefiniować przycisk, skorzystaj z tego ciągu jako przykładu:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

 

• (Opcjonalnie) Po kliknięciu przycisku uruchom działanie onLoadAction dla operacji „Wyślij”

Przykład: możesz zdefiniować przycisk „Wyślij do podpisania” w taki sposób, aby po kliknięciu przenosił użytkownika do strony umowy, a po wczytaniu strony umowa zmieniała status na „Wysłana” bez dodatkowej interwencji ze strony użytkownika. Aby zdefiniować przycisk, skorzystaj z tego ciągu jako przykładu:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

Dowiedz się więcej na temat parametrów onLoadActions, patrz Parametry onLoadActions. Alternatywnie możesz również zmapować wartość „Wyślij” w polu „Operacja po wczytaniu (lista wyboru)” w rekordzie umowy. Patrz Mapuj dane w polach umowy, aby uzyskać informacje na temat definiowania tego mapowania.

3. Kliknij przycisk Zapisz.

Po utworzeniu niestandardowego przycisku przejdź do sekcji Układ strony dla danego obiektu i dodaj przycisk do strony w sposób podobny do opisanego powyżej w przykładzie dotyczącym Okazji (więcej informacji można znaleźć w części Włączanie przycisku „Wyślij do podpisania”).

Włącz Opcje po podpisaniu

Włącz tę opcję, aby przenieść sygnatariuszy na wybraną przez Ciebie stronę docelową. Ta opcja udostępnia opcje „Adres URL przekierowania po podpisaniu” oraz „Opóźnienie przekierowania po podpisaniu” na stronie wysyłania umowy. Sygnatariusze umowy są przekierowywani do określonego adresu URL po złożeniu podpisu. Na przykład można ustawić przekierowanie na stronę internetową swojej firmy lub na stronę ankiety. Opcję tę można ustawić dla nadawców jako tylko do odczytu za pomocą ustawienia Opcje po podpisaniu tylko do odczytu.

Aby włączyć opcje po podpisaniu:

  1. Przejdź do pozycji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Niestandardowy kod > Ustawienia niestandardowe.
  2. Kliknij etykietę Ustawienia Adobe Sign.
  3. Kliknij opcję Zarządzaj.
  4. Kliknij przycisk Nowe (lub Edytuj).
  5. Znajdź ustawienie Włącz opcje po podpisaniu.
    1. (Opcjonalnie) Znajdź ustawienie Opcje po podpisaniu tylko do odczytu.
  6. Zmodyfikuj zgodnie z potrzebami i kliknij przycisk Zapisz.

Włącz funkcję „Wyślij w imieniu…”.

Uwaga:

Możliwość wysyłania w imieniu innego użytkownika działa tylko w programie Adobe Sign dla Salesforce w wersji 11.7 i nowszych.

Możesz włączyć funkcję „Wyślij w imieniu” w sytuacjach, kiedy ktoś w Twojej organizacji Salesforce musi wysłać umowę w imieniu innej osoby. Funkcja ta działa przy wysyłaniu każdej umowy, również przy wysyłaniu w tle, które jest uruchamiane przez aktualizację pola umowy „Operacje w tyle” lub poprzez opcję „Automatyczne wysyłanie” w szablonach umowy. Możesz również ustawić odnośnik do użytkownika w szablonie umowy jako „Wyślij w imieniu”, aby został on automatycznie wprowadzony po wygenerowaniu umowy.  

Aby włączyć funkcję „Wyślij w imieniu”:

1. Włącz ustawienie „Zezwól na wysyłanie w imieniu innych osób”, wykonując poniższe czynności:

a. Przejdź do pozycji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Niestandardowy kod > Ustawienia niestandardowe.

Kliknij etykietę Ustawienia Adobe Sign.

c. Kliknij przycisk Zarządzaj.

d. Kliknij przycisk Nowy (lub Edytuj).

e. Znajdź (ctrl/cmd +f) ustawienie Zezwól na wysyłanie w imieniu innych osób i edytuj je zgodnie z potrzebami.

Ustawienie Zezwól na wysyłanie w imieniu innych osób

f. Kliknij przycisk Zapisz.

 

2. Dodaj pole „DC — Zezwól na wysyłanie jako inni użytkownicy” do układu rekordu użytkownika, wykonując następujące czynności:

a. Przejdź do opcji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Obiekty i pola > Menedżer obiektów.

b. Wybierz opcję Użytkownik z poziomu Menedżera obiektów.

c. Wybierz opcję Układy strony użytkownika z lewego menu na stronie obiektu Użytkownik.

d. Kliknij łącze Układ użytkownika.

e. Wybierz Pola i kliknij opcję Zezwól na wysyłanie jako inni użytkownicy w Adobe Sign i przeciągnij ją do sekcji „Dodatkowe informacje (nagłówek widoczny wyłącznie podczas edycji)” układu.

Kliknij opcję Zezwól na wysyłanie jako inni użytkownicy w Adobe Sign i przeciągnij ją do sekcji „Dodatkowe informacje”

f. Kliknij przycisk Zapisz.

 

3. Aby móc wysyłać w imieniu konkretnego użytkownika, należy włączyć opcję „Zezwól na wysyłanie jako inni użytkownicy w Adobe Sign” w następujący sposób:

a. Przejdź do: Ustawienia > Administracja > Użytkownicy > Użytkownicy.

b. Kliknij operację Edytuj dla określonego użytkownika.

c. Na stronie Edycja użytkownika w sekcji Dodatkowe informacje włącz opcję Zezwól na wysyłanie jako inni użytkownicy w Adobe Sign.

d. Kliknij przycisk Zapisz

Włącz opcję Zezwól na wysyłanie jako inni użytkownicy w Adobe Sign

4. Dodaj pole „Wyślij w imieniu innych użytkowników” do układu strony umowy, wykonując następujące czynności:

a. Przejdź do opcji Konfiguracja > Budowanie > Utwórz > Obiekty.

b. Kliknij łącze Umowy.

Łącze Obiekt umowy

c. Kliknij pozycję Zestawy pól na górze strony, aby przejść do tej sekcji.

Łącze Zestawy pól

d. Kliknij pozycję Edycja.

Przycisk Edycja zestawów pól

e. Wybierz pozycję Umowa, znajdź pole Wyślij w imieniu, a następnie kliknij i przeciągnij je do sekcji W zestawie pól.

Przeciągnij pole Wyślij w imieniu obiektu do układu strony

f. Podczas konfigurowania umowy do wysłania pole „Wyślij w imieniu” trzeba uzupełnić nazwą użytkownika, który zezwolił innym użytkownikom na wysyłanie w jego imieniu. 

 

Włącz opcję Tylko nadawca podpisuje

Włącz tę opcję, aby wyświetlić i włączyć opcję „Tylko nadawca podpisuje” w sekcji Odbiorcy na stronie wysyłania umowy. Kiedy włączona jest opcja „Tylko nadawca podpisuje”, umowa lub dokument jest przedstawiana(-y) nadawcy w celu podpisania. Funkcja ta jest podobna do opcji „Wypełnij i podpisz” dostępnej w usługach Adobe. Opcję tę można ustawić jako tylko do odczytu za pomocą ustawienia Tylko nadawca podpisuje tylko do odczytu.

Aby włączyć funkcję Tylko nadawca podpisuje:

  1. Przejdź do pozycji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Niestandardowy kod > Ustawienia niestandardowe.
  2. Kliknij etykietę Ustawienia Adobe Sign.
  3. Kliknij opcję Zarządzaj.
  4. Kliknij przycisk Nowe (lub Edytuj).
  5. Znajdź ustawienie Włącz opcję Tylko nadawca podpisuje.
    1. (Opcjonalnie) Znajdź ustawienie Tylko nadawca podpisuje tylko do odczytu.
  6. Zmodyfikuj zgodnie z potrzebami i kliknij przycisk Zapisz.

Parametry onLoadActions

Salesforce może automatycznie uruchamiać operacje za pomocą parametru URL onLoadAction obsługiwanego przez Adobe Sign dla operacji przycisku umowy: Wyślij, Przypomnij, Usuń, Anuluj, Aktualizuj oraz Wyświetl. Parametr URL będzie przestrzegał ustawień paska narzędzi (patrz Instrukcja wprowadzania ustawień zaawansowanych) skonfigurowanych przez administratora — tylko włączone ustawienia będą dostępne.

Przykładowe adresy URL z parametrem onLoadAction:

  • Wyślij: upewnij się, że na Twoim koncie znajduje się umowa w stanie Wersja robocza.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Przypomnij: upewnij się, że na Twoim koncie znajduje się umowa w stanie Wysłana do podpisania.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Usuń: upewnij się, że na Twoim koncie znajduje się umowa w stanie Wysłana do podpisania.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Anuluj: upewnij się, że na Twoim koncie znajduje się umowa w stanie Wysłana do podpisania.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Zaktualizuj: upewnij się, że na Twoim koncie znajduje się umowa w stanie Wysłana do podpisania.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Wyświetl: upewnij się, że na Twoim koncie znajduje się umowa w stanie Wersja robocza, Wysłana do podpisania, Podpisana lub Anulowana.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

Pobierz

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online