Adobe Sign dla Salesforce — mapowanie pól i szablony

Podręcznik dotyczący konfiguracji szablonów oraz mapowania danych / mapowania scalającego w usłudze Adobe Sign dla Salesforce

Opis ogólny

Aplikacja Adobe Sign daje możliwość wykorzystania interaktywnych formularzy do gromadzenia danych od sygnatariuszy, rozmieszczania pól podpisu i inicjałów w dokumentach, gromadzenia informacji od dwóch stron (nadawcy i sygnatariusza) i wiele więcej.

Możesz utworzyć własną bibliotekę szablonów Adobe Sign, przechowując formularze i szablony Adobe Sign na karcie Dokumenty Salesforce.

Znaczniki tekstowe Adobe Sign zapewniają następujące korzyści:

  • Określają miejsce na złożenie podpisu lub inicjałów przez klientów.
  • Zbierają dane od sygnatariuszy, które później można przesłać do konta Salesforce (patrz Mapowania danych).
  • Łączą dane z Salesforce w polach dokumentu przed wysłaniem do podpisu (patrz Mapowania scalające).

Możesz tworzyć formularze Adobe Sign, dodając specjalne znaczniki tekstowe w dowolnym dokumencie wysyłanym przez aplikację Adobe Sign (Word, PDF, dokument tekstowy itd.). Więcej szczegółów można znaleźć w dokumentacji dotyczącej znaczników tekstowych.

Dostępne są dwa opcjonalne ustawienia dotyczące mapowania danych i mapowania scalającego. Oba z nich można skonfigurować pod kątem swoich potrzeb, wybierając kolejno Konfiguracja > Narzędzia platformy > Niestandardowy kod > Ustawienia niestandardowe:

1. Czy chcesz otrzymywać wiadomość e-mail, gdy mapowanie danych lub mapowanie scalające zakończy się niepowodzeniem?

  • Włącz powiadomienia o błędzie mapowania (domyślnie włączone) — włącz to ustawienie, aby właściciel mapowania danych lub mapowania scalającego otrzymywał wiadomości e-mail za każdym razem, gdy wystąpi błąd.

2. Czy chcesz, aby nazwy API były wyświetlane podczas wyboru pól w mapowaniu danych / mapowaniu scalającym?

  • Pokaż nazwę API pola (domyślnie wyłączone) — włącz tę opcję, aby wyświetlić nazwę API dla każdego pola i powiązania obiektów Salesforce podczas ustawiania mapowania danych i mapowania scalającego.

Nazwy pól mapowania scaleń/danych w polach obiektu SFDC można udostępnić poprzez „przesłanie” nazw pól do Salesforce. Umożliwi to na wybór nazw pól z listy zamiast ręcznego wpisywania ich w pola tekstowe.

Poniżej znajduje się instrukcja:

  1. Utwórz własny formularz i zdefiniuj wszystkie pola.

  2. Wyślij formularz do podpisania przez Salesforce. Nazwa umowy powinna być oczywista, np. Szablon pola W4.

    • Pomoże to w znalezieniu odpowiedniego szablonu podczas mapowania pól.
  3. Wprowadź dane w pola, które chcesz mapować, a następnie podpisz umowę, aby zapisała się w Salesforce jako ukończona.

    • Proces zakończenia daje programowi Salesforce źródło, z którego może pobrać nazwy pól.
  4. Szablon jest teraz dostępny do wyboru po użyciu funkcji Importuj mapowania danych/mapowania scalającego.


Krótka uwaga na temat formularzy / znaczników tekstowych

Pomyślne mapowanie wymaga wcześniejszego stworzenia formularzy ze zdefiniowanymi nazwami pól, dzięki czemu można logicznie powiązać pola obiektu SFDC z polami formularza Adobe Sign. 

Poniżej przedstawiono prosty formularz.  Pola są definiowane parami okrągłych nawiasów po obu stronach (określającymi szerokość pola) i nazwą pola (ciąg znaków między okrągłymi nawiasami). 

Znaczniki tekstowe mogą zawierać dodatkowe argumenty po wartości nazwy, w tym zatwierdzenia, obliczenia i wyrażenia regularne. Szczegółowe wyjaśnienie budowy formularzy można znaleźć tutaj. Jej zrozumienie może znacząco poprawić jakość danych uzyskiwanych podczas procesu podpisywania.

Uwaga:

Funkcja skracania znacznika tekstowego może być przydatna przy tworzeniu formularzy i mapowaniu pól poprzez przyjęcie standardu dla nazw pól, które powtarzają się w każdym dokumencie (pozwala zaoszczędzić czas, eliminując konieczność odtwarzania znacznika formalnego). Znacznie usprawnia ona mapowanie danych w wielu formularzach i tworzy zakotwiczenie dla przyszłych formularzy.


Mapowania scalające — generowanie dokumentów z danymi Salesforce

Mapowania scalające Adobe Sign umożliwiają scalanie danych pól z Salesforce w polach dokumentów przed wysłaniem do podpisania.

Możesz na przykład automatycznie pobrać adres i numer telefon potencjalnego klienta z rekordu Salesforce i wprowadzić go do umowy przed przesłaniem jej do potencjalnego klienta w celu podpisania. Możesz również zmienić stan okazji, kiedy umowa jest podpisana i sfinalizowana. Scalone pola danych mogą być opcjonalnie aktualizowane przez sygnatariuszy, jeśli zdecydujesz się mapować aktualizacje sygnatariuszy do Salesforce.

Możesz również skorzystać z mapowania scalającego, aby automatycznie dodawać listy produktów powiązane z okazją. Możesz ustawić, które atrybuty produktu (np. ilość i cena) mają być zawarte w umowach, jak również określić sposób sortowania i filtrowania powiązanych produktów. 


Informacje na temat mapowań scalających

Typ źródłowy danych dla mapowania scalającego może być określoną stałą wartością lub wartością z pola obiektu Salesforce, którą można pobrać z umowy Adobe Sign. Celem każdego elementu mapowania scalającego jest wyznaczone pole umowy Adobe Sign.

Na przykład poniższe mapowanie aktualizuje pola dokumentu Adobe Sign dla wartości „FirstName” i „LastName”, wykorzystując dane z pól dotyczących odbiorcy Salesforce (kontaktu). Wypełnia także pole firmy w dokumencie nazwą konta.

Uwaga:

Gdy wybierasz obiekt do mapowania, rozpoczynasz od obiektu umowy i przechodzisz do obiektu nadrzędnego/odnośnika. Powiązania pomiędzy obiektami należy ustalić w trakcie wykonywania.


Tworzenie mapowania scalającego

Aby utworzyć nowe mapowanie scalające:

  1. Wybierz Adobe Sign z poziomu narzędzia App Launcher w lewym górnym rogu ekranu.

  2. Kliknij zakładkę Mapowania scalające.

  3. Na stronie głównej mapowania scalającego kliknij opcję Nowe.

    Nowe mapowanie scalające

    Pojawia się strona nowego mapowania scalającego.

    Strona nowego mapowania scalającego

  4. W sekcji informacji o mapowaniu wprowadź nazwę mapowania i określ, czy ma być ono domyślnym mapowaniem. Jeśli zaznaczysz pole „Domyślne mapowanie scalające”, mapowanie będzie domyślnie stosowane podczas wysyłania umowy do podpisania.

    Nazwa mapowania

  5. W celu importu i mapowania nazw pól formularza z istniejącego dokumentu możesz wybrać umowę, która została wysłana do podpisania i podpisana. Możesz zaimportować pola z dodatkowych umów, aby dodać dodatkowe pola. Pola ze zduplikowanymi nazwami nie będą importowane dwa razy. Aby zaimportować pola formularza, wykonaj następujące czynności:

    • Kliknij przełącznik pokaż w nagłówku Importuj pola formularza dokumentu, aby wyświetlić sekcję Importuj pola formularza dokumentu.
    Importuj pola

    • Kliknij ikonę wyszukiwania za polem, w którym widzisz opcję Importuj pola
    • Wybierz umowę, z której chcesz zaimportować pola
    • Kliknij przycisk Importuj pola formularza.

    Liczba zaimportowanych pól zostanie wyświetlona:

  6. W sekcji Mapowanie pól obiektu Salesforce do pól dokumentu możesz utworzyć mapowanie z pól odnoszących się do obiektu umowy Adobe Sign (także pól niestandardowych). Możesz także dodać reguły mapowania, aby scalić dane w dokumentach Adobe Sign.

    Mapuj pola obiektów Salesforce


Aby utworzyć wiersz mapowania pola scalenia, wykonaj następujące czynności:

  1. Kliknij opcję Dodaj mapowanie pola, aby utworzyć nowy, pusty wiersz.

  2. Określ mapowania i reguły mapowania, dokonując następujących wyborów:

    • Pole dokumentu docelowego — w przypadku zaimportowania pól formularza możesz wybrać te pola. Możesz również wprowadzić konkretną nazwę pola.
      • Ikona po lewej stronie pola dokumentu docelowego umożliwia przełączanie się pomiędzy polem tekstowym a listą rozwijaną zawierającą dostępne i zaimportowane wartości pól formularza.
    • Typ źródłowy — wybierz opcję Pole obiektu Salesforce lub Stały.
    • Wartość źródłowa — w zależności od wybranego typu źródłowego należy określić następujące elementy:
      • Jeśli wartość źródłowa to Pole obiektu Salesforce, należy wybrać wartość. W tym celu kliknij łącze Wybrany obiekt, aby wyświetlić okno dialogowe Selektor obiektu, w którym możesz wybrać pole obiektu źródłowego Salesforce.

            Jeśli wartość źródłowa jest stała, musisz wprowadzić wartość w polu wartości źródłowej.

    • Wyłącz — w przypadku zaznaczenia tej opcji wiersz mapowania nie zostanie wykonany.
    • Operacje — kliknięcie tej ikony spowoduje usunięcie wiersza.

  3. Powtórz kroki 1 i 2, aby dodać więcej wierszy mapowania.

W sekcji Mapowanie pól elementu linii produktu Salesforce do pól dokumentu Adobe możesz dodać listy produktów powiązanych z okazją.


Aby utworzyć wiersz mapowania pola scalenia, wykonaj następujące czynności:

  1. Kliknij opcję Dodaj mapowanie pola, aby utworzyć nowy, pusty wiersz.

  2. Kliknij opcję Wybrany obiekt, aby wyświetlić okno dialogowe Selektor obiektu.

  3. W oknie dialogowym Selektor obiektu wybierz pola źródłowe Salesforce, wybierz pozycje Okazja i Produkt okazji, a następnie dodaj właściwości produktu, takie jak ilość, cena oraz opis linii, które są zawarte w Twoich umowach. Możesz również określić pole i porządek sortowania.

  4. Kliknij Gotowe.

     

     

  5. Powtórz kroki 1–4, aby dodać więcej wierszy mapowania.

    Po ukończeniu szablonu mapowania scalającego kliknij przycisk Zapisz.


Korzystanie z domyślnych i wielu mapowań scalających

Możesz utworzyć dowolną liczbę mapowań scalających, z których jedno może zostać zdefiniowane jako domyślne mapowanie, które będzie wykonywane przy każdej wysyłce umowy do podpisania. Tylko jedno mapowanie może być domyślne.

Możesz również określić, które mapowanie scalające chcesz wykorzystać w umowie, odwołując się do niego w polu „Mapowanie scalające” umowy (echosign_dev1__Merge_Mapping__c). Możesz skorzystać z obiegu pracy lub wyzwalacza Salesforce w celu uruchomienia dowolnej niestandardowej logiki biznesowej, aby określić szablon, którego chcesz użyć. Należy pamiętać, że pole to nie musi wskazywać domyślnego mapowania; domyślne mapowanie zostaje zastosowane, gdy to pole jest puste.

Uwaga:

Zaleca się, aby duże lub złożone wdrożenia wykorzystywały domyślne mapowanie wyłącznie podczas wstępnego okresu próbnego / wykazywania słuszności koncepcji. Należy stosować wyraźnie powiązane szablony.


Załączniki plikowe

Istnieją ustawienia mapowania scalającego, które określają sposób obsługi załączników. Domyślnie oryginalny załączony dokument (np. szablon umowy poufności) zostanie usunięty, a scalony dokument zostanie załączony do rekordu umowy po jej wysłaniu.

  • Załącz scalony dokument — gdy w umowie wykorzystywane jest mapowanie scalające, wybranie tej opcji spowoduje załączenie dokumentu ze scalonymi danymi do rekordu umowy po jej wysłaniu.
  • Usuń oryginalny dokument — gdy w umowie wykorzystywane jest mapowanie scalające, wybranie tej opcji spowoduje usunięcie pierwotnego szablonu dokumentu z rekordu umowy po jej wysłaniu.
Uwaga:

Ustawienia te mają zasięg ogólny i wpłyną na wszystkie szablony mapowania scalającego.

Aby zmienić te ustawienia:

 

  1. Przejdź do pozycji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Niestandardowy kod > Ustawienia niestandardowe.

  2. Kliknij etykietę ustawień mapowania scalającego Adobe Sign.

  3. Kliknij przycisk Zarządzaj.

  4. Kliknij przycisk Nowe.

  5. Edytuj ustawienia zgodnie z własnymi potrzebami i kliknij przycisk Zapisz.


Rozwiązywanie problemów z mapowaniami scalającymi

Pola Salesforce mają reguły zatwierdzania, które mogą spowodować niepowodzenia mapowania. Jeżeli na przykład mapujesz pole adresu e-mail Salesforce w polu tekstowym Adobe Sign, operacja może się nie powieść, jeśli zawartość tego pola nie jest prawidłowym adresem e-mail.

Jeśli z jakiegoś powodu mapowanie nie powiedzie się, komunikat o błędzie zostaje zapisany w polu „Błąd mapowania scalającego” (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) obiektu umowy Adobe Sign, a do właściciela mapowania scalającego wysyłana jest wiadomość e-mail informująca o błędzie.  

Uwaga:

Możliwe jest również utworzenie raportu lub widoku listy, który/która będzie zawierać nieudane pola mapowania

Powiadomienie e-mail jest domyślnie włączone, ale można je wyłączyć, zmieniając ustawienie:

  1. Przejdź do pozycji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Niestandardowy kod > Ustawienia niestandardowe.

  2. Kliknij etykietę Ustawienia Adobe Sign
    .

  3. Kliknij przycisk Zarządzaj na stronie Definicja niestandardowego ustawienia.

  4. Kliknij opcję Nowy lub Edytuj na stronie Ustawienie niestandardowe.

  5. Znajdź opcję Włącz powiadomienie o błędzie mapowania i zmień je w razie potrzeby.


Mapowania danych — prześlij dane sygnatariusza i pliki do rekordów Salesforce

Mapowania danych pól formularza Adobe Sign umożliwiają określenie sposobu aktualizacji obiektów Salesforce.com w aplikacji Adobe Sign z wykorzystaniem danych przechwyconych od sygnatariuszy. Możesz na przykład zaktualizować rekord kontaktu sygnatariusza w Salesforce.com o adres i numer telefonu podany podczas uzupełniania i podpisywania dokumentu. Możesz również wypchnąć umowę podpisaną w aplikacji Adobe Sign, ścieżkę audytu oraz wszelkie przesłane dokumenty uzupełniające od odbiorców do obiektów Salesforce, konfigurując mapowania plików. 


Informacje dotyczące mapowań pól formularzy

Mapowania danych Adobe Sign aktualizują obiekty Salesforce podczas podpisywania umowy Adobe Sign lub na określonym etapie obiegu pracy umowy. Każde mapowanie danych jest wcześniej konfigurowane i obejmuje reguły mapowania danych. Każda reguła mapowania danych określa źródło danych oraz docelowe pole Salesforce, które mają one zaktualizować.

Źródłem danych do mapowania może być pole formularza Adobe Sign, określona stała wartość lub wartość z pola umowy Adobe Sign. Celem każdego mapowania danych może być dowolne pole w dowolnym obiekcie Salesforce, do którego można odnieść się z poziomu umowy Adobe Sign.

Na przykład poniższe mapowanie aktualizuje imię i nazwisko sygnatariusza (zgodnie z podanymi przez niego danymi) w obiekcie Kontakt. Aktualizuje także etap okazji i dodaje podpisaną umowę oraz ścieżkę audytu do okazji w momencie podpisania umowy. 

Do innych przykładów wykorzystania mapowania danych do aktualizacji Salesforce można zaliczyć:

  • Aktualizację informacji kontaktowych odbiorcy
  • Dodanie numeru zlecenia zakupu do okazji
  • Aktualizację informacji o płatności konta
  • Zmianę etapu okazji po podpisaniu kontraktu
  • Dodanie podpisanego pliku PDF i ścieżki audytu do kontaktu 

 


Tworzenie mapowania danych pola formularza

Aby utworzyć nowe mapowanie danych Adobe Sign, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

  1. Wybierz Adobe Sign z poziomu narzędzia App Launcher w lewym górnym rogu ekranu.

  2. Kliknij kartę Mapowania danych.

  3. Na stronie głównej Mapowania danych kliknij przycisk Nowe.

  4. Nadaj nazwę mapie danych.

    Na stronie Nowe mapowanie danych podaj intuicyjną nazwę mapowania i zdecyduj, czy chcesz, aby było to mapowanie domyślne.

    Jeśli zaznaczysz pole „Domyślne mapowanie danych?”, mapowanie będzie stosowane domyślnie po podpisaniu umów

    • Nie musisz ustawiać mapowania danych jako domyślnego. Możesz przypisać je do szablonu umowy, który zostanie użyty do utworzenia umowy
    Nowe mapowanie danych

  5. Możesz teraz zapisać mapowanie bez zdefiniowanych pól lub możesz przejść do opcji Zdefiniuj pola do mapowania.

    Uwaga:

    Jeśli nie masz żadnych niestandardowych pól Adobe Sign w dokumencie, z którego importujesz dane, nie zdołasz zaimportować standardowych domyślnych pól Adobe Sign, które wiążą się z każdą podpisaną umową (np. data podpisania, adres e-mail, imię, nazwisko, tytuł, nazwa firmy).


Zdefiniuj pola do mapowania

Sekcja Mapowanie pola umożliwia zdefiniowanie relacji między polami w środowisku Salesforce a polami formularza umowy.

  • Reguły mapowania można tworzyć dla dowolnego pola w Salesforce, w tym dla pól niestandardowych

Odwzorowanie pól jest procesem:

  1. wybierania docelowego pola obiektu Salesforce, który ma otrzymywać dane
  2. Definiowanie źródła danych
  3. Jakie zdarzenie stanu powinno wyzwalać wysłanie zawartości pola źródłowego do pola docelowego

Zazwyczaj zaleca się, aby administratorzy przesłali swoje pola formularza do Salesforce, aby następnie zaimportować nazwy pól z podpisanej umowy i umożliwić wybieranie nazw pól z listy wyboru (zamiast wpisywania ręcznego):

W górnej części sekcji Mapowanie pól znajduje się opcja Importuj pola z podpisanej umowy

Ta opcja umożliwia wybranie każdej umowy, która została pomyślnie podpisana, i zaimportowanie nazw pól dostępnych w formularzu

  • Zostaną zwrócone tylko pola, które zostały zaktualizowane podczas procesu podpisywania. Pola, które pozostały niezmienione, są ignorowane.

Aby zaimportować pola z umowy, wykonaj następujące czynności:

  1. Kliknij ikonę wyszukiwania obok przycisku Importuj pola formularza.

    • Otworzy się strona odnośnika z listą ostatnich umów.
  2. Wybierz (kliknij) umowę z nazwami pól, które chcesz zaimportować.

    Pola importu mapowania danych

  3. Kliknij przycisk Importuj pola formularza. Wyświetlona zostanie liczba zaimportowanych pól.


Aby zdefiniować pola do relacji:

  1. Kliknij łącze Dodaj mapowanie, aby dodać rekord.

  2. Określ cel, źródło i wyzwalacz:

    1a. Który obiekt Salesforce ma zostać zaktualizowany? — wybierz docelowy obiekt Salesforce, w którym zaktualizowane zostaną dane

    1b. Które pole Salesforce ma zostać zaktualizowane? — wybierz docelowe pole Salesforce, w którym zaktualizowane zostaną dane

    2a. Skąd pochodzą dane? — wybierz typ — wybierz jedną z następujących opcji:

    • Pole umowy — przedstawia listę obiektów w obiekcie Umowy w Salesforce
    • Stała — umożliwia wstawienie stałej (literał) wartości
    • Pole formularza EchoSign — umożliwia wyświetlenie listy nazw pól importowanych z podpisanych umów
      • Dostępna jest również opcja ręcznego wpisywania wartości

    2b. Jaka jest wartość danych? — w zależności od wybranej opcji Dane pochodzą z należy określić następujące elementy:

    • Dane pochodzą z pola formularza EchoSign — wybierz pole formularza EchoSign lub wprowadź konkretną nazwę pola. Ikona po lewej stronie pola umożliwia przełączanie się pomiędzy polem tekstowym a listą rozwijaną zawierającą dostępne i zaimportowane wartości pól formularza.
    • Dane pochodzą ze stałej — wprowadź określoną wartość. Możesz na przykład wprowadzić wartość pola, którą chcesz zastąpić listą wyboru Salesforce. Możesz także wprowadzić liczbę lub tekst, który chcesz przesłać do pola Salesforce.
    • Dane pochodzą z pola umowy — wybierz pole umowy z rozwijanej listy.

    3. Kiedy uruchomić mapowanie?  — Wybierz stan umowy — mapowanie danych rozpocznie się, gdy stan umowy zmieni się na określony stan.

    • Podpisana/zatwierdzona/zaakceptowana/formularz wypełniony/dostarczona
    • Oczekująca na kontrasygnatę/zatwierdzenie/akceptacja/wypełnienie formularza/dostarczenie
    • Wysłana do podpisania/zatwierdzenie/akceptacja/wypełnienie formularza/dostarczenie
    • Anulowana/odrzucona
    • Wygasła

  3. Powtarzaj kroki od 1 do 2 do momentu zdefiniowania wszystkich relacji pól.

    Zapisz postęp.

Na poziomie rekordu można wybrać opcję kontrolowania publikowania uaktualnianej zawartości. W części Czynności kliknij ikonę ustawień (koło zębate).

W oknie dialogowym Ustawienia wartości mapowania pól możesz określić następujące elementy:

  • Nie zastępuj istniejących — jeśli opcja ta jest zaznaczona, wartość istniejąca w docelowym polu Salesforce nie zostanie zastąpiona.
  • Nie zapisuj pustych — jeśli ta opcja jest zaznaczona, pusta wartość źródłowa z umowy Adobe Sign nie zostanie zapisana w docelowym polu Salesforce.

Zaznaczając opcję Wyłącz, możesz także wyłączyć wiersz mapowania, aby nie był on wykonywany.


Definiowanie mapowania pliku

Możesz mapować wypełnioną umowę Adobe Sign i/lub rejestr kontrolny do wybranego obiektu Salesforce, wykonując następujące czynności:

  1. W sekcji Mapowanie plików:

    Kliknij przycisk Dodaj mapowanie.

  2. Zdefiniuj pliki, które chcesz dodać, obiekt docelowy, do którego mają one zostać dodane oraz styl dodawania:

    1. Który obiekt Salesforce ma zostać zaktualizowany? — wybierz docelowy obiekt Salesforce, który ma być zaktualizowany z plikami

    2a. W jaki sposób chcesz dodać plik? — jak plik ma być reprezentowany w obiekcie docelowym

    • Dodaj odsyłacz do pliku — zapewnia adres URL do umowy w formacie PDF
      • Odsyłacze można mapować wyłącznie do pola tekstowego (np. ciąg, lista wyboru). Patrz 2c poniżej
      • Odsyłacze obsługują tylko typ pliku Podpisana umowa — scalony PDF
    • Dołącz plik bezpośrednio do obiektu — dołącz dokument w formacie PDF bezpośrednio do docelowego obiektu mapowania, jeśli lista załączników jest dostępna dla tego obiektu
      • Nie wszystkie obiekty Salesforce obsługują załączniki plików (np. Użytkownicy)

    2b. Zapisz jako załącznik — gdy ta opcja jest zaznaczona, dokument będzie przechowywany jako typ obiektu załącznik. Jeśli ta opcja nie jest zaznaczona, zawartość jest przechowywana jako obiekt Plik

    2c. Do którego pola dodać adres URL do pliku? — wymagane tylko po wybraniu opcji Dodaj odsyłacz do plikuMusisz wybrać pole docelowe, do którego zostanie skopiowany adres URL

    3. Który plik dodać? — dostępne są następujące opcje:

    • Podpisana umowa — Scalony plik PDF — wybierz tę opcję, jeśli wysyłasz kilka dokumentów do podpisu w jednej transakcji, a ostateczny podpisany plik PDF ma być w postaci jednego scalonego pliku PDF
    • Podpisana umowa — Oddzielne pliki PDF — wybierz tę opcję, jeśli wysyłasz kilka dokumentów do podpisu w jednej transakcji i chcesz dołączyć poszczególne pliki do rekordu Salesforce w postaci oddzielnych plików PDF
    • Rejestr kontrolny — wybierz tę opcję, aby wypchnąć rejestr kontrolny w formacie PDF do rekordu Salesforce
    • Dokumenty uzupełniające — wybierz tę opcję, aby wypchnąć do wpisu rekordu Salesforce wszystkie dokumenty uzupełniające, które zostały przesłane przez odbiorców
  3. Kiedy uruchamiać mapowanie? — Wybierz stan umowy — mapowanie danych uruchomi się, kiedy stan umowy zmieni się na określony stan.

    Dostępne są następujące opcje:

    • Podpisana/zatwierdzona/zaakceptowana/formularz wypełniony/dostarczona
    • Oczekująca na kontrasygnatę/zatwierdzenie/akceptacja/wypełnienie formularza/dostarczenie
    • Wysłana do podpisania/zatwierdzenie/akceptacja/wypełnienie formularza/dostarczenie
    • Anulowana/odrzucona
    • Wygasła
  4. Gdy mapowanie danych jest gotowe, kliknij przycisk Zapisz.

  5. Klienci, którzy mają niestandardową poddomenę w adresie URL usługi Adobe Sign (np.: https://caseyjones.na1.adobesign.com), muszą dodać swój adres URL do listy Witryna zdalna Salesforce.

    Jest to konieczne tylko w przypadku mapowania podpisanej umowy:

    1. Przejdź do pozycji Konfiguracja > Ustawienia > Bezpieczeństwo > Ustawienia zdalnej witryny.
    2. Kliknij przycisk Nowa witryna zdalna.
    3. Dodaj adres URL Adobe Sign jako adres URL nowej witryny zdalnej
    Ustawienia witryny zdalnej


Korzystanie z domyślnych i wielu mapowań danych

Możesz utworzyć dowolną liczbę mapowań danych, z których jedno może zostać zdefiniowane jako domyślne mapowanie, które będzie wykonywane przy każdej zmianie stanu umowy. Tylko jedno mapowanie może być domyślne.

Możesz określić, które mapowanie chcesz wykorzystać w umowie, odwołując się do niego w polu „Mapowanie danych” umowy (echosign_dev1__Process_Template__c). Możesz skorzystać z obiegu pracy lub wyzwalacza Salesforce w celu uruchomienia niestandardowej logiki biznesowej, aby określić mapowanie danych, którego chcesz użyć. Należy pamiętać, że pole to nie musi wskazywać domyślnego mapowania — domyślne mapowanie zostaje zastosowane, gdy to pole jest puste.

Możesz również wykonać mapowanie przed zmianą lub po zmianie stanu umowy na „Podpisana” (np. wykonać mapowanie po złożeniu podpisu przez pierwszego sygnatariusza), zaznaczając pole wyboru „Uruchom mapowanie danych” (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Możesz skorzystać z obiegu pracy lub wyzwalacza Salesforce w celu uruchomienia dowolnej niestandardowej logiki biznesowej, aby określić, kiedy ma być wykonane mapowanie danych.

Oprócz tego możesz powiązać mapowanie danych z szablonem umowy. Aby uzyskać więcej informacji, patrz Szablony umów.


Rozwiązywanie problemów z mapowaniami danych

Pola Salesforce mają reguły zatwierdzania, które mogą spowodować niepowodzenia mapowania. Jeżeli na przykład mapujesz pole tekstowe Adobe Sign do pola adresu e-mail Salesforce, weryfikacja może się nie powieść, jeśli zawartość tego pola nie jest prawidłowym adresem e-mail.

Stosuj się do reguł weryfikacji pól formularzy Adobe Sign, gdy to możliwe, aby zapewnić wypchnięcie danych wprowadzonych przez sygnatariuszy do Salesforce. Adobe Sign wykorzystuje standardowe reguły weryfikacji pól formularza PDF z dokumentów PDF i umożliwia utworzenie reguł weryfikacji podczas korzystania ze znaczników tekstowych Adobe Sign. Więcej informacji można znaleźć w części Dokumentacja dotycząca znaczników tekstowych.

Jeśli z jakiegoś powodu odwzorowanie nie powiedzie się, komunikat o błędzie zostaje zapisany w polu „Błąd mapowania danych” (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) obiektu umowy Adobe Sign, a do właściciela mapowania danych wysyłana jest wiadomość e-mail informująca o błędzie.  

Uwaga:

Możliwe jest również utworzenie raportu lub widoku listy, który/która będzie zawierać nieudane pola mapowania

Powiadomienie e-mail jest domyślnie włączone, ale można je wyłączyć, zmieniając ustawienie:

  1. Przejdź do pozycji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Niestandardowy kod > Ustawienia niestandardowe.
  2. Kliknij etykietę Ustawienia Adobe Sign.
  3. Kliknij opcję Zarządzaj.
  4. Kliknij przycisk Nowe (lub Edytuj).
  5. Znajdź (ctrl/cmd +f) ustawienie Włącz powiadomienie o błędzie mapowania.
  6. Dostosuj ustawienie zgodnie z potrzebami.
  7. Kliknij przycisk Zapisz.


Szablony umów i obiegi pracy

Szablony umów Adobe Sign zapewniają łatwy sposób wcześniejszej konfiguracji wielu domyślnych wartości i ustawień umów. Możesz również połączyć szablon umowy z przyciskiem „Wyślij do podpisania”.


Informacje o szablonach umów

Szablony umów dotyczą przede wszystkim wstępnie zdefiniowanych pól umów, takich jak nazwa, wiadomość, język, daty wygaśnięcia i opcje zabezpieczeń. Możesz również powiązać określone mapowanie danych, mapowanie scalające lub obiekt (np. Okazja, Konto, Kontakt, Potencjalny klient, Kontrakt) z szablonem umowy. Oprócz tego możesz wstępne ustawić definicje odbiorców, mapować pola do pól umowy oraz wstępnie zdefiniować załączone pliki.

Możesz także skonfigurować przycisk „Wyślij do podpisania”, który pojawia się w powiązanym rekordzie obiektu (np. Okazja), aby domyślnie łączył się z szablonem umowy. Kliknięcie przycisku spowoduje wygenerowanie umowy z wykorzystaniem szablonu.


Tworzenie szablonu umowy

Aby utworzyć nowy szablon umowy, wykonaj następujące czynności:

  1. Wybierz Adobe Sign z poziomu narzędzia App Launcher w lewej górnej części ekranu.
  2. Kliknij kartę Szablony umów.
  3. Na stronie głównej Szablony umów kliknij przycisk Nowy.
Nowy szablon

 

Nakładka wyświetli monit o wpisanie nowej nazwy szablonu:

    4. Wpisz nazwę szablonu i kliknij przycisk Zapisz.

► Jeśli włączono obiegi pracy, opcja wybierania obiegu pracy dla szablonu jest dostępna, ale nie wymagana.

Nazwij szablon

Pojawi się strona Nowy szablon umowy z nazwą u góry ekranu

Po prawej stronie nazwy jest ikona „pokaż więcej” w menu rozwijanym, która otwiera menu, udostępniające użytkownikowi opcje:

  • Edytuj nazwę — pozwala zmienić nazwę bieżącego szablonu
  • Zmień właściciela — pozwala zmienić właściciela bieżącego szablonu. Szablon musi zostać przypisany do obecnego użytkownika organizacji Salesforce
  • Sklonuj — duplikuje bieżący szablon, nadając mu unikatowy numer identyfikatora Salesforce
  • Usuń — pozwala usunąć bieżący szablon z Salesforce
Opcje nagłówka szablonu umowy

 

Identyfikator szablonu znajduje się bezpośrednio pod przyciskiem Zapisz, a metadane obok zawierają informacje o tym, kto stworzył szablon, kto jest jego właścicielem oraz kto go ostatnio modyfikował.

Przełącznik Aktywny/Nieaktywny sprawia, że szablon staje się odpowiednio aktywny lub nieaktywny. Nowe szablony tworzą się w stanie Aktywnym.

Metadane szablonu

Szczegóły szablonów zawierają kluczowe dane, które powiązują utworzone za pomocą szablonu umowy z obiektami Salesforce.

  • Nazwa umowy — to pole określa domyślną nazwę umowy. Wszystkie umowy są początkowo tworzone z taką nazwą.

Pola tekstowe, takie jak nazwa umowy, mogą używać zmiennych Salesforce jako części definicji, aby dynamicznie generować wartości pól.

Możesz na przykład dostosować nazwę umowy tak, aby po jej wygenerowaniu zawierała nazwę odbiorcy. Np.Umowa Acme Corp — {!Name}

  • Obiekt Salesforce — wybierz obiekt nadrzędny Salesforce, który chcesz wykorzystać jako nadrzędne odniesienie dla niektórych opcjonalnych definicji w szablonie umowy.

Możesz na przykład zdefiniować odbiorców, mapowania pól lub załączniki w umowie w taki sposób, by wyszukiwali/wyszukiwały pola i mapowali/mapowały w obiekcie nadrzędnym lub danych z obiektów odnośników. 

Jeśli obiekt nadrzędny jest zdefiniowany w szablonie umowy, należy zainicjować umowę za pomocą przycisku „Wyślij do podpisania” w obiekcie nadrzędnym. (Więcej informacji na temat włączania domyślnego przycisku lub tworzenia nowych przycisków „Wyślij do podpisania” można znaleźć w części Włączanie przycisku Wyślij do podpisania).

  • Wysyłanie — włącz tę opcję, jeśli dysponujesz automatycznymi obiegami pracy, których chcesz używać, aby aktywować wysyłkę umów, lub jeśli chcesz automatycznie wysłać umowę, gdy użytkownik kliknie przycisk Wyślij do podpisania z poziomu rekordu Salesforce.

Aby funkcja automatycznego wysyłania działała, musisz zdefiniować przynajmniej jednego odbiorcę i jeden załącznik w szablonie umowy.

Opcje zaawansowane

  • Typ umowy — wybierz z listy określonych Typów umowy
    • Przydatne do usprawnienia możliwości raportowania
  • Język — określa język używany do komunikacji z odbiorcami, włączając w to e-maile i instrukcje ekranowe
  • Wybierz typ podpisu dla tej umowy — wybiera domyślną wartość dla typu podpisu:
    • Podpis elektroniczny — podpisy elektroniczne będą zbierane domyślnie.
    • Podpis odręczny — odbiorcy zostaną poinstruowani, aby pobrać dokument, fizycznie złożyć podpis, zeskanować podpisany dokument i przesłać go do usługi Adobe Sign


Mapuj dane do pól umowy

Aby mapować dane do pól umowy w szablonie umowy:

Kliknij łącze Mapuj dane do pól umowy

Aby mapować dane do pól umowy w szablonie umowy:

Kliknij łącze Mapuj dane do pól umowy i wybierz metodę mapowania:

  • Wybierz z obiektu
    • Ta opcja wymaga zdefiniowanego Obiektu Salesforce
    • W oparciu o skonfigurowany obiekt nadrzędny wybierz pole Źródło i Docelowe pole umowy.

Na przykład elementem nadrzędnym może być „Okazja”. Na następnym ekranie wybierz pole źródłowe z obiektu nadrzędnego (np. „Okazja”), a także docelowe pole obiektu umowy, do którego mają zostać zmapowane dane.

  • Wprowadź określoną wartość
    • Wyślij wartość literową do Docelowego pola umowy

Wszystkie zmapowane pola można znaleźć w szablonie, gdzie poszczególne wartości można edytować lub usunąć.

Załącz dokumenty do odpowiedniego szablonu.

Jeśli do szablonu nie załączono żadnych dokumentów, nadawca będzie musiał wybrać dokument podczas konfiguracji umowy.

Jeżeli szablon ma włączoną funkcję automatycznego wysyłania, przynajmniej jeden dokument powinien zostać do niego załączony.

  • Prześlij dokument, aby go dodać — najwyższe pole pozwala dodać plik, przeciągając i upuszczając go z pulpitu lub przesyłając plik za pośrednictwem menu.
Uwaga:

Każdy plik przesłany poprzez przeciąganie i upuszczanie lub funkcję Prześlij pliki zostaje dodany do zawartości Salesforce CRM i pliki (przechowywanej jako plik) posiadanej przez użytkownika przesyłającego.

  • Wybierz, aby dodać dokumenty — ta opcja pozwala wyszukać dokumenty poprzez określone biblioteki za pomocą paska wyszukiwania, który znajduje się pod przyciskiem opcji:
    • Salesforce CRM i pliki — Twoja osobista biblioteka. Wszystkie przesłane dokumenty przesłane z Twojego urządzenia są przechowywane w tej bibliotece do przyszłego użytku
    • Dokumenty Salesforce — biblioteka współdzielona przez użytkowników
    • Biblioteka Adobe Sign — zawartość biblioteki przechowywana w systemie Adobe Sign
    • Wyszukiwanie zaawansowane — interfejs zawierający wszystkie powyższe opcje

Opcje zaawansowane

Dodaj dokument z obiektu lub zmiennego środowiska wykonawczego — ta opcja pozwala wybrać dokument lub obiekt spośród obiektów Salesforce lub zmiennego środowiska wykonawczego.

Niektóre obiekty nadrzędne Salesforce oferują dodatkowe opcje dla źródła dokumentu (np. jeśli obiekt Salesforce zdefiniowany w zakładce szczegółów szablonu jest okazją, będziesz miał dodatkową opcję dotyczącą źródła: Dodaj z wyceny okazji)

 

Dostępne są trzy opcje:

○ Dodaj z obiektu Salesforce

Typ źródła — wybierz typ obiektu dla dokumentów: plik lub załącznik

►Wybór dokumentu — wybierz dokument do dołączenia na podstawie jednego z poniższych kryteriów:

○ Najnowszy dokument — najnowsza data utworzenia

○ Najstarszy dokument — najstarsza data utworzenia

○ Wszystkie dokumenty — wszystkie znalezione dokumenty

○ Dodaj z wyceny okazji

► Typ wyceny:

○ Najnowsza wycena

○ Najstarsza wycena

► Typ wyceny określony przez:

○ Data ostatniej modyfikacji

○ Data utworzenia

► Typ dokumentu wyceny

○ Najnowszy dokument

○ Najstarszy dokument

○ Wszystkie dokumenty

○ Zmienna środowiska wykonawczego

Dynamicznie dodaj załącznik z obiektu

Dodaj nazwę zmiennej środowiska wykonawczego — określ zmienną i typ identyfikatora z obiektu Salesforce

 

  • Dodaj szablon pól formularza — importuj szablon pola z biblioteki Adobe Sign

Zakładka odbiorcy zawiera grupę odbiorców umowy.

  • Wymagany podpis wszystkich odbiorców — wszyscy odbiorcy zdefiniowani w szablonie będą musieli uczestniczyć w procesie, zależnie od przypisanych im ról. Jest to ustawienie dla wszystkich umów, które muszą być podpisane nie tylko przez nadawcę
  • Tylko nadawca podpisuje — włącz tę opcję, aby dodać do szablonu funkcję „Tylko ja podpisuję”.

Ustawienie Włącz opcję Tylko nadawca podpisuje musi być włączone, aby można był korzystać z tej opcji. W zależności od wymagań opcja ta może być ustawiona jako tylko do odczytu za pomocą ustawienia Tylko nadawca podpisuje tylko do odczytu.

Grupa odbiorców określa cztery kluczowe elementy umowy:

  • Kogo obejmuje umowa — każdy odbiorca umowy (łącznie z odbiorcami DW) jest wymieniony osobno
  • Jak odbiorcy są weryfikowani — weryfikacja tożsamości odbiorcy może zostać skonfigurowana indywidualnie przez każdego odbiorcę
  • Co mogą zrobić odbiorcy — każdy odbiorca może być przypisany do roli, może też zostać określone w jaki sposób może pracować z umową oraz jak może zalogować się do raportu kontroli
  • W jakiej kolejności odbiorcy otrzymują dostęp do umowy — numer po lewej stronie wskazuje, kiedy w cyklu dany odbiorca otrzymuje dostęp do dokumentu.

Typowe procesy podpisów są sekwencyjne, ale można też przeprowadzić proces równolegle poprzez ręczną edycję numerów indeksów do tej samej wartości. Można to zrobić dla całej grupy odbiorców, aby stworzyć w pełni równoległy proces, ale można też edytować tylko jedną sekcję grupy odbiorców, aby stworzyć hybrydowy proces podpisów.

Odbiorcy mogą zostać dodani przez:

  • Obiekt Saleforce — kontakt, użytkownik, potencjalny klient lub grupa
  • Wiadomość e-mail — dowolny adres e-mail
  • Zmienna środowiska wykonawczego — dynamicznie wprowadź odbiorcę na podstawie wprowadzonej wartości ze zmiennej w obiekcie nadrzędnym (tak, jak zostało to określone w zakładce Szczegółów szablonu)

Sekcja Wiadomość importuje nazwę umowy z zakładki Szczegóły szablonów.

  • Pole tekstowe w obszarze Nazwa umowy stanowi globalny tekst wiadomości e-mail wysyłanej do odbiorców.

Opcje zaawansowane

  • Włącz podpis hostowany (podpis osobisty) — włącz tę opcję, aby umożliwić osobiste podpisywanie hostowane, jeśli sygnatariusz jest dostępny
    • Hostowanie podpisu jest niezgodne ze wstępnym wypełnianiem formularza i podglądem w celu ustawienia pól (poniżej)
  • Włącz podgląd i możliwość rozmieszczenia pól — włącz tę opcję, aby móc zobaczyć podgląd umowy i rozmieszczać jej pola za pomocą metody „przeciągnij i upuść” przed wysłaniem do podpisania
  • Wyślij w imieniu — umowa zostanie wysłana w imieniu identyfikatora rekordu użytkownika określonego przez to pole

Uwaga: jeśli korzystasz z funkcji „Wyślij w imieniu”, pamiętaj, żeby ją wcześniej aktywować, postępując według tych instrukcji.

  • Zaawansowane metody weryfikacji — te opcje umożliwiają konfigurowanie metod weryfikacji dla odbiorców, jeśli kontrolujesz weryfikację sygnatariusza w oparciu o status odbiorcy wewnętrznego/zewnętrznego

Na karcie Mapowanie danych możesz opcjonalnie określić, które mapowania danych lub mapowania scalające (lub obydwa) mają być uruchamiane automatycznie podczas wysyłania umów z wykorzystaniem danego szablonu umowy.

 Mapowanie scalające — wybierz mapowanie danych, które ma być używane do scalenia pól Salesforce w umowę przed jej wysłaniem

 Mapowanie danych — wybierz mapowanie danych, które ma być używane do mapowania danych zawartych w podpisanej umowie z powrotem do Salesforce

 

Dodatkowe reguły umożliwiają automatyzację często wykonywanych zadań dotyczących umów:

  • Automatyczne przypomnienia — wybierz tę opcję, aby włączyć automatyczne przypomnienia. Dostępne opcje to Nigdy, Codziennie, Do podpisania lub Co tydzień, Do podpisania
  • Dni do wygaśnięcia — wprowadź liczbę dni do wygaśnięcia umowy
    • Wprowadzona liczba dni jest dodawana do bieżącej daty, gdy rekord umowy jest generowany z szablonu umowy w celu dynamicznego obliczenia daty wygaśnięcia

Uwaga: w przypadku korzystania z pakietu w wersji wcześniejszej niż 21.x pole Dni do wygaśnięcia jest wyświetlane jako pole liczbowe.

W przypadku pakietu instalacyjnego w wersji 21.x lub nowszych pole to jest wyświetlane jako pole tekstowe, dzięki czemu może się ono odwoływać do innych pól w obiekcie nadrzędnym (np. {!Expiry Date}

Klienci, którzy uaktualnili wersję na nowszą niż wersja 21, będą mieli dostęp do obu tych pól

  • Adres URL przekierowania po podpisaniu — aby automatycznie przekierować sygnatariuszy umowy do określonego adresu URL po złożeniu podpisu, wprowadź adres URL. Ustawienie Włącz opcje po podpisaniu musi być włączone, aby można było korzystać z tej opcji
  • Opóźnienie przekierowania po podpisaniu (sekundy) — jeśli ustawienie Włącz opcje po podpisaniu jest włączone i określono adres URL przekierowania po podpisaniu (patrz poniżej), wprowadź liczbę sekund, która ma upłynąć przed wykonaniem przekierowania
  • Zabezpiecz hasłem podpisany dokument — włącz tę opcję, aby zakodować podpisany plik PDF wysyłany do sygnatariuszy
  • Ustaw jako domyślny szablon dla wszystkich umów — włącz tę opcję, jeśli chcesz ustawić szablon umowy jako domyślny dla nowych umów. Możesz także zdefiniować konkretny szablon w taki sposób, aby był powiązany z innymi umowami — będzie nadrzędny w stosunku do domyślnego szablonu umowy. Możesz na przykład utworzyć niestandardowy przycisk „Wyślij do podpisania” dla obiektu konta, który jest powiązany z określonym szablonem umowy. Więcej informacji na temat niestandardowych przycisków można znaleźć w części Włączanie przycisku Wyślij do podpisania
  • Aktywne jako czynności publikowania aplikacji Chatter — jeśli dla Twojej organizacji włączono czynności publikowania aplikacji Chatter, możesz zaznaczyć to pole, aby aktywować ten szablon umowy. Czynności publikowania aplikacji Chatter umożliwiają użytkownikom wysyłanie umów z poziomu aplikacji Chatter. Zaznacz to pole, aby aktywować ten szablon umowy dla czynności Chatter dla dowolnego z następujących elementów nadrzędnych: Kontakt, Konto lub Okazja. Na przykład jeśli obiekt nadrzędny to Okazja, zaznaczenie tego pola umożliwi użytkownikom wysyłkę z wykorzystaniem tego szablonu umowy z dowolnego kanału Chatter okazji. Jeśli zostawiasz obiekt nadrzędny pusty, możesz aktywować szablon umowy na stronie głównej kanału Chatter. Dowiedz się więcej na temat aktywacji Czynności publikowania Chatter Adobe Sign


Włączanie obiegów pracy Adobe Sign

Salesforce można łatwo skonfigurować w taki sposób, aby importował obiegi pracy z usługi Adobe Sign, umożliwiając agentom elastyczne wysyłanie z obu środowisk o takiej samej strukturze odbiorców, metodach uwierzytelniania, rozpowszechnianiu poczty itp.

Korzystanie z obiegów pracy jako źródła szablonów Salesforce umożliwia również korzystanie z wielofunkcyjnych szablonów dokumentów, które w razie potrzeby mogą zawierać lub pomijać odbiorców.

Wybieranie przepływu pracy

Definiowanie szablonu Salesforce ulega nieznacznej zmianie, gdy dołączony jest obieg pracy, ponieważ obieg pracy modyfikuje kartę Odbiorcy w celu dopasowania jej do obiegu pracy, a następnie wstawia niektóre skonfigurowane elementy, które normalnie definiuje się w szablonie SFDC.

Na poniższej liście przedstawiono różnice w procesie konfiguracji:

Istnieją trzy wymagania dotyczące uzyskiwania dostępu do obiegów pracy w Salesforce:

  1. Uzyskaj co najmniej jeden obieg pracy dostępny w usłudze Adobe Sign.
  2. Konfigurowanie konta Salesforce dla wypychanych umów
    • Ten proces generuje adres URL witryny wywołania zwrotnego, który jest potrzebny w następnym kroku, więc najpierw wykonaj tę operację
  3. Wprowadź adres URL witryny wywołania zwrotnego w polu Powiadomienie o umowie URL wywołania zwrotnego w niestandardowych ustawieniach Adobe Sign:
    • Zakładając, że skonfigurowano wypychane umowy:
      • Zaloguj się jako administrator konta Salesforce.
      • Przejdź do opcji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Niestandardowy kod > Ustawienia niestandardowe.
      • Kliknij etykietę Ustawienia Adobe Sign.
      • Kliknij opcję Zarządzaj.
      • Kliknij opcję Edytuj.
      • Skopiuj wartość z adresu URL wywołania zwrotnego Adobe do witryny Salesforce i wklej ją do pola Powiadomienie o umowie URL wywołania zwrotnego.
      • Kliknij przycisk Zapisz.
Zastosuj powiadomienie o umowie URL wywołania zwrotnego

Możesz już używać obiegów pracy w swojej organizacji Salesforce!

  1. Wybierz Adobe Sign z poziomu narzędzia App Launcher w lewej górnej części ekranu.
  2. Kliknij kartę Szablony umów.
  3. Na stronie głównej Szablony umów kliknij przycisk Nowy.
  4. Podaj nazwę szablonu.
  5. Wybierz obieg pracy z menu rozwijanego Wybierz obieg pracy.
    • W usłudze Adobe Sign
      będą widoczne tylko obiegi pracy dostępne dla użytkownika.
Szablon obiegu pracy

Karta Szczegóły szablonu automatycznie wypełnia wartość Nazwa umowy zdefiniowaną w obiegu pracy.

Wszystkie pozostałe pola można skonfigurować jako szablon standardowy.

Nazwa zaimportowanej umowy

Karta Załącznik jest skrócona, aby wyświetlać wyłącznie dokumenty dostępne w obiegu pracy Adobe Sign.

  • Wartości Tytuł dokumentu w Adobe Sign są importowane i wyświetlane w kolumnie Tytuł w Salesforce.
  • Dokumenty dołączone w obiegu pracy Adobe Sign są importowane do listy próbników plików w Salesforce.
    • Próbnik zawiera tylko jedną opcję: plik zdefiniowany w obiegu pracy Adobe Sign.
    • Plik musi być wyraźnie zaznaczony w próbniku podczas tworzenia szablonu.
      • Pliki dołączają się automatycznie, gdy użytkownicy wywołują szablon.
    • Dokumenty zdefiniowane w usłudze Adobe Sign, które nie dołączają pliku, wyświetlą się jako opcja Dodaj plik.
      • Taki „pusty” plik może być wypełniony na poziomie szablonu i wypełni się w momencie, gdy użytkownicy wywołają szablon.
      • Jeśli plik nie zostanie dodany na poziomie szablonu, pole pozostanie otwarte, aby nadawca dodał plik podczas tworzenia umowy.
Importowane załączniki

Karta Odbiorca importuje listę i kolejność odbiorców z obiegu pracy Adobe Sign.

  • Wartość nazwy odbiorcy w obiegu pracy Adobe Sign importuje się jako „tytuł” rekordu odbiorcy po lewej stronie.
  • Odbiorcy zidentyfikowani za pomocą wiadomości e-mail w obiegu pracy wypełnią taką wiadomość w szablonie Salesforce.
    • Jeśli obieg pracy Adobe Sign nie zezwala na edycję odbiorcy, szablon zablokuje pole dla tego odbiorcy, uniemożliwiając jego edycję.
    • Odbiorców, którzy nie są zidentyfikowani w obiegu pracy, można edytować w szablonie.
    • Jeśli do szablonu zostanie dodana wartość, zostanie ona wprowadzona, gdy szablon zostanie wywołany i będzie edytowalny przez nadawcę.
  • Odbiorcy, którzy w obiegu pracy Adobe Sign są „opcjonalni”, mogą pozostać w Salesforce jako wartości puste.
Lista importowanych odbiorców

 

Wiadomość umowy i odbiorcy w polu DWzostaną również zaimportowane do karty Odbiorca (z sekcji Informacje o umowie obiegu pracy Adobe Sign).

Zaimportowana wiadomość i DW

Uwaga:

Jeśli obieg pracy Adobe Sign zawiera sposoby uwierzytelniania odbiorców, są one również importowane, ale nie wyświetlą się w szablonie.

Nie można importować mapowania danych z obiegu pracy Adobe Sign, ale nadal można je skonfigurować ręcznie w przypadku szablonu.

Karta Zasady importuje wartość Dni do wygaśnięcia z obiegu pracy:

Importowana data wygaśnięcia

Uwaga:

Zmiany wprowadzone w szablonie Salesforce nie zapiszą się automatycznie.

Aby zapisać zmiany, kliknij przycisk Zapisz w prawym górnym rogu ekranu.


Aktywacja przycisku „Wyślij do podpisania”

Przycisk „Wyślij do podpisania” jest powiązany z domyślnym szablonem umowy lub z dowolnym skonfigurowanym szablonem umowy. Domyślnie integracja z Adobe Sign dla Salesforce obejmuje przycisk „Wyślij do podpisania”, który można dodać do układów strony okazji, konta, kontaktu, potencjalnego klienta lub kontraktu. Możesz także utworzyć kilka niestandardowych przycisków „Wyślij do podpisania”, które można dodać do innych obiektów i powiązać z różnymi szablonami umowy.

Poniżej znajduje się przykład aktywacji przycisku „Wyślij do podpisania” dla obiektu Okazja:

  1. Przejdź do pozycji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Obiekty i pola > Menedżer obiektów.

  2. Wybierz obiekt, który chcesz edytować (w tym przykładzie jest to Okazja) z listy obiektów po lewej stronie.

  3. Kliknij opcję Układy stron na liście po lewej stronie.

  4. Wybierz układ strony, który chcesz edytować.

  5. Gdy otworzy się układ strony, wybierz pozycję Przyciski z listy po lewej stronie.

  6. Przeciągnij przycisk Wyślij do podpisania z górnej sekcji do ramki „Niestandardowe przyciski” w sekcji Szczegóły okazji.

Możesz utworzyć niestandardowe przyciski „Wyślij do podpisania” dla innych obiektów. Możesz opisać swój przycisk zgodnie z własnymi potrzebami.

Poniżej znajduje się przykład tworzenia niestandardowego przycisku „Wyślij do podpisania” dla obiektu Okazja:

  1. Przejdź do opcji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Obiekty i pola > Menedżer obiektów.

  2. Wybierz obiekt, który chcesz edytować (w tym przykładzie jest to Okazja) z listy obiektów po lewej stronie.

  3. Gdy strona obiektu załaduje się, wybierz opcję Przyciski, łącza i działania z listy po lewej stronie.

  4. Kliknij przycisk Nowy przycisk lub łącze w prawym górnym rogu.

    • Wyświetli się strona Edycja niestandardowego przycisku lub łącza.

  5. Możesz skopiować ustawienia skonfigurowane dla domyślnego przycisku Okazja (patrz poniższy zrzut ekranu), ale konieczne będzie zastąpienie zmiennej identyfikatora obiektu na końcu ścieżki zmienną identyfikatora obiektu, który chcesz dodać:

    {! URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId=Opportunity.Id]) }

    Kod mapowania przycisku

    • (Opcjonalnie) Powiąż określony szablon umowy z przyciskiem:

    Jeśli chcesz powiązać określony szablon umowy z konkretnym przyciskiem „Wyślij do podpisania”, ścieżka przycisku powinna wyglądać następująco:

    {!URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId = Opportunity.Id, templateId='a024J000002LuyBQAS'])}

    Wartość templateId musi wyznaczać konkretny identyfikator szablonu umowy, który ma zostać użyty. Jeśli wartość ta nie zostanie ustawiona, użyty zostanie domyślny szablon umowy. Element templateId znajduje się w adresie URL strony szablonu umowy:

    Adres URL szablonu

    • (Opcjonalnie) Po kliknięciu przycisku i wygenerowaniu umowy przenieś użytkownika na inną stronę niż strona umowy, korzystając z parametru retURL.

    Przykład: możesz zdefiniować przycisk „Wyślij do podpisania” w taki sposób, aby po kliknięciu przenosił użytkownika do określonego adresu URL lub z powrotem do rekordu zamiast do strony umowy. Aby zdefiniować przycisk, skorzystaj z tego ciągu jako przykładu:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

     

    • (Opcjonalnie) Po kliknięciu przycisku uruchom działanie onLoadAction dla operacji „Wyślij”

    Przykład: możesz zdefiniować przycisk „Wyślij do podpisania” w taki sposób, aby po kliknięciu przenosił użytkownika do strony umowy, a po wczytaniu strony umowa zmieniała status na „Wysłana” bez dodatkowej interwencji ze strony użytkownika. Aby zdefiniować przycisk, skorzystaj z tego ciągu jako przykładu:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

    Dowiedz się więcej na temat parametrów onLoadActions, patrz Parametry onLoadActions. Alternatywnie możesz również zmapować wartość „Wyślij” w polu „Operacja po wczytaniu (lista wyboru)” w rekordzie umowy. Patrz Mapuj dane w polach umowy, aby uzyskać informacje na temat definiowania tego mapowania.

  6. Kliknij przycisk Zapisz.

    Po utworzeniu niestandardowego przycisku przejdź do sekcji Układ strony dla danego obiektu i dodaj przycisk do strony w sposób podobny do opisanego powyżej w przykładzie dotyczącym Okazji.


Funkcja „Włącz Opcje po podpisaniu”

Włącz tę opcję, aby przenieść sygnatariuszy na wybraną przez Ciebie stronę docelową. Ta opcja udostępnia opcje „Adres URL przekierowania po podpisaniu” oraz „Opóźnienie przekierowania po podpisaniu” na stronie wysyłania umowy. Sygnatariusze umowy są przekierowywani do określonego adresu URL po złożeniu podpisu. Na przykład można ustawić przekierowanie na stronę internetową swojej firmy lub na stronę ankiety. Opcję tę można ustawić dla nadawców jako tylko do odczytu za pomocą ustawienia Opcje po podpisaniu tylko do odczytu.

Aby włączyć opcje po podpisaniu:

  1. Przejdź do pozycji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Niestandardowy kod > Ustawienia niestandardowe.

  2. Kliknij etykietę Ustawienia Adobe Sign.

  3. Kliknij opcję Zarządzaj.

  4. Kliknij przycisk Nowe (lub Edytuj).

  5. Znajdź ustawienie Włącz opcje po podpisaniu.

    1. (Opcjonalnie) Znajdź ustawienie Opcje po podpisaniu tylko do odczytu.
  6. Zmodyfikuj zgodnie z potrzebami i kliknij przycisk Zapisz.


Włączanie funkcji „Wyślij w imieniu…”

Możesz włączyć funkcję „Wyślij w imieniu” w sytuacjach, kiedy ktoś w Twojej organizacji Salesforce musi wysłać umowę w imieniu innej osoby. Funkcja ta działa przy wysyłaniu każdej umowy, również przy wysyłaniu w tle, które jest uruchamiane przez aktualizację pola umowy „Operacje w tyle” lub poprzez opcję „Automatyczne wysyłanie” w szablonach umowy. Możesz również ustawić odnośnik do użytkownika w szablonie umowy jako „Wyślij w imieniu”, aby został on automatycznie wprowadzony po wygenerowaniu umowy. 

Aby włączyć funkcję „Wyślij w imieniu”:

  1. Włącz ustawienie „Zezwól na wysyłanie w imieniu innych osób”, wykonując poniższe czynności:

    1. Przejdź do pozycji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Niestandardowy kod > Ustawienia niestandardowe.
    2. Kliknij etykietę Ustawienia Adobe Sign.
    3. Kliknij przycisk Zarządzaj.
    4. Kliknij przycisk Nowy (lub Edytuj).
    5. Znajdź (ctrl/cmd +f) ustawienie Zezwól na wysyłanie w imieniu innych osób i edytuj je zgodnie z potrzebami.
    6. Kliknij przycisk Zapisz.

  2. Dodaj pole „DC — Zezwól na wysyłanie jako inni użytkownicy” do układu rekordu użytkownika, wykonując następujące czynności:

    1. Przejdź do opcji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Obiekty i pola > Menedżer obiektów.
    2. Wybierz opcję Użytkownik z poziomu Menedżera obiektów.
    3. Wybierz opcję Układy strony użytkownika z lewego menu na stronie obiektu Użytkownik.
    4. Kliknij łącze Układ użytkownika.
    5. Wybierz Pola i kliknij opcję Zezwól na wysyłanie jako inni użytkownicy w Adobe Sign i przeciągnij ją do sekcji „Dodatkowe informacje (nagłówek widoczny wyłącznie podczas edycji)” układu.
    6. Kliknij przycisk Zapisz.

  3. Aby móc wysyłać w imieniu konkretnego użytkownika, należy włączyć opcję „Zezwól na wysyłanie jako inni użytkownicy w Adobe Sign” w następujący sposób:

    1. Przejdź do pozycji Konfiguracja > Administracja > Użytkownicy > Użytkownicy.
    2. Kliknij operację Edytuj dla określonego użytkownika.
    3. Na stronie Edycja użytkownika w sekcji Dodatkowe informacje włącz opcję Zezwól na wysyłanie jako inni użytkownicy w Adobe Sign.
    4. Kliknij przycisk Zapisz.

  4. Dodaj pole „Wyślij w imieniu innych użytkowników” do układu strony umowy, wykonując następujące czynności:

    a. Przejdź do opcji Konfiguracja > Budowanie > Utwórz > Obiekty.

    b. Kliknij łącze Umowy.

    c. Kliknij pozycję Zestawy pól na górze strony, aby przejść do tej sekcji.

    d. Kliknij pozycję Edycja.

    e. Wybierz pozycję Umowa, znajdź pole Wyślij w imieniu, a następnie kliknij i przeciągnij je do sekcji W zestawie pól.

    f. Podczas konfigurowania umowy do wysłania pole „Wyślij w imieniu” trzeba uzupełnić nazwą użytkownika, który zezwolił innym użytkownikom na wysyłanie w jego imieniu. 

     


Funkcja „Włącz opcję Tylko nadawca podpisuje”

Włącz tę opcję, aby wyświetlić i włączyć opcję „Tylko nadawca podpisuje” w sekcji Odbiorcy na stronie wysyłania umowy. Kiedy włączona jest opcja „Tylko nadawca podpisuje”, umowa lub dokument jest przedstawiana(-y) nadawcy w celu podpisania. Funkcja ta jest podobna do opcji „Wypełnij i podpisz” dostępnej w usługach Adobe. Opcję tę można ustawić jako tylko do odczytu za pomocą ustawienia Tylko nadawca podpisuje tylko do odczytu.

Aby włączyć funkcję Tylko nadawca podpisuje:

  1. Przejdź do pozycji Konfiguracja > Narzędzia platformy > Niestandardowy kod > Ustawienia niestandardowe.

  2. Kliknij etykietę Ustawienia Adobe Sign.

  3. Kliknij opcję Zarządzaj.

  4. Kliknij przycisk Nowe (lub Edytuj).

  5. Znajdź ustawienie Włącz opcję Tylko nadawca podpisuje.

    • (Opcjonalnie) Znajdź ustawienie Tylko nadawca podpisuje tylko do odczytu.
  6. Zmodyfikuj zgodnie z potrzebami i kliknij przycisk Zapisz.


Parametry onLoadActions

Salesforce może automatycznie uruchamiać operacje za pomocą parametru URL onLoadAction obsługiwanego przez Adobe Sign dla operacji przycisku umowy: Wyślij, Przypomnij, Usuń, Anuluj, Aktualizuj oraz Wyświetl. Parametr URL będzie przestrzegał ustawień paska narzędzi (patrz Instrukcja wprowadzania ustawień zaawansowanych) skonfigurowanych przez administratora — tylko włączone ustawienia będą dostępne.

Przykładowe adresy URL z parametrem onLoadAction:

  • Wyślij: upewnij się, że na Twoim koncie znajduje się umowa w stanie Wersja robocza.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Przypomnij: upewnij się, że na Twoim koncie znajduje się umowa w stanie Wysłana do podpisania.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Usuń: upewnij się, że na Twoim koncie znajduje się umowa w stanie Wysłana do podpisania.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Anuluj: upewnij się, że na Twoim koncie znajduje się umowa w stanie Wysłana do podpisania.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Zaktualizuj: upewnij się, że na Twoim koncie znajduje się umowa w stanie Wysłana do podpisania.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Wyświetl: upewnij się, że na Twoim koncie znajduje się umowa w stanie Wysłana do podpisania, Podpisana lub Anulowana.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

Logo Adobe

Zaloguj się na swoje konto