Obter instruções completas de instalação e configuração para uma nova implementação do Adobe Sign no Microsoft Dynamics CRM.

Visão geral

O Adobe Sign oferece uma solução de integração plug-and-play com o Microsoft Dynamics CRM. Essa integração oferece os seguintes benefícios:

  • Acelera o processo de quote-to-cash enviando acordos - documentos e contratos de venda - do Dynamics com apenas um clique.
  • Mescla automaticamente os dados de entidades do Dynamics, como contas e contatos, nos contratos e envia os dados coletados dos signatários durante o processo de assinatura de volta ao Dynamics.
  • Facilita o processo para que os destinatários assinem em qualquer lugar, a qualquer momento, em qualquer dispositivo.
  • Possibilita o rastreamento de documentos enviados para assinatura no Dynamics.
  • Elimina as etapas manuais em todo o processo.

 

Esta versão (v7) do pacote está disponível para o Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 e posteriores.

Consulte o guia de instalação da v6 se você estiver usando:

  • Dynamics CRM 2016 online e local                                                             
  • Dynamics 2015 atualização 2                                                                                
  • Dynamics Service Pack 1 de 2013, 4ª atualização            

Você pode obter o pacote do Adobe Sign para o MS Dynamics v6 aqui.

 

O escopo deste documento foca-se em uma nova instalação da solução Adobe Sign. Se a solução já estiver instalado, e você pretende atualizá-la para a versão mais recente, consulte o Guia de atualização.


Pré-requisitos

  • Verificar se a ID do usuário correta (endereço de email) está designado como administrador no sistema do Adobe Sign
  • Fornecer todos os possíveis domínios usados por seus usuários nos endereços de email (não inclua domínios de uso público como gmail.com, yahoo.com etc.)
  • Obter uma lista de todos os usuários no sistema do Adobe Sign usando os domínios que pertencem a você.
    • Uma vez com a lista, será necessário solicitar que os usuários válidos sejam movidos para a sua conta do Adobe Sign associada ao CRM
    • É essencial que o email do usuário no Adobe Sign corresponda ao email principal do usuário CRM. Quando não for o caso, o email do Adobe Sign deve ser alterado.

 

Dentro do ambiente do Dynamics existem alguns itens que devem ser observados:

  • Licenciamento: os usuários e administradores do Adobe Sign precisam ser concedidoscom licenciamentode leitura/gravação CRM Cal.
  • Limitações do arquivo: o limite de tamanho do upload de arquivos ajustável no CRM (o valor padrão é 5Mb). Os usuários recebem uma mensagem de erro ao tentar anexar um arquivo maior do que o valor configurado.
    • Se o PDF assinado é maior do que o valor configurado, o Dynamics impede que o arquivo seja anexado à entidade pai (ou mapeada).

Obtenção do pacote

Para obter o pacote Adobe Sign para Dynamics Online atual da loja da Microsoft.

O pacote Adobe Sign para MS Dynamics On-Premises pode ser baixado na página de integrações do Adobe Sign.

Você também poderá revisar as notas de versão, problemas conhecidos e informações adicionais do guia de instalação/usuário na página de integrações do Adobe Sign. Se você tiver qualquer dúvida ou preocupação sobre/durante o processo de instalação, entre em contato com seu Gerente de Sucesso do Cliente.

Instalação do pacote

Instalação do pacote no Microsoft Dynamics On-Premises

Faça logon no seu ambiente do Dynamics CRM como administrador

  • Navegue até Configurações > Soluções
Navegue até Principal > Configurações > Soluções

A página Todas as soluções é exibida:

  • Clique no ícone Importar
O ícone Importar

A página Selecionar pacote de solução é exibida:

  • Navegue até o arquivo .zip do Adobe Sign v7 que você baixou
  • Clique em Avançar
Navegue e selecione o arquivo binário do Adobe Sign v5

A página Informações da solução é carregada:

  • Clique em Avançar
A página Informações da solução

A página Opções de importação é exibida:

  • Não esqueça de marcar a opção Ativar todas as etapas de processamento de mensagens de SDK…
  • Clique em Importar
A página Opções de importação

A página Importando solução é aberta e importa o pacote. 

Esse processo pode levar alguns minutos. Quando ele for concluído, uma mensagem de êxito será exibida.

  • Clique em Fechar
O pacote importado

Instalação do pacote no Microsoft Dynamics Online

A versão online do pacote é instalada da loja AppSource da Microsoft:

  • Faça logon no Dynamics como Administrador do Dynamics
  • Navegue até Configurações > Segurança > Usuários
8_nav_to_settings-security
  • Selecione o usuário aos quais você deseja conceder acesso para instalar o pacote e, em seguida, clique em Elevar a Administrador
4Promote to Admin
  • Navegue para: Configurações > Soluções > Opção de Marketplace
10_nav_to_marketplace
  • Pesquise Adobe na caixa de pesquisa na parte superior direita da janela AppSource
  • Clique no link Obter agora.
6Adobe Sign on MS Store - Rebranded
  • Marque a caixa de seleção para conceder à Microsoft a permissão para usar ou compartilhar as informações de conta e clique em Continuar
    • Você será redirecionado a uma nova página de Termos e Privacidade
7one_more_thing_-rebranded
  • Na página de Termos e Privacidade:
    • Selecione a organização Dynamics correta para aplicar o Adobe Sign (se você tiver mais de uma organização)
    • Concorde com as declarações de termos e privacidade legais da Microsoft
    • Clique no botão Concordo
  • Você será redirecionado para a página de status e a instalação é iniciada automaticamente
    • Você precisa atualizar a página para atualizar o status
  • Depois que o pacote é instalado, ele fica visível em Soluções sob Configurações.

Observação:

Se um pacote anterior do Adobe Sign já estiver instalado, o pacote será atualizado para a nova versão.

8Approve MS

Configuração pós-instalação (obrigatório)

Instalar a Chave de integração

Novas instalações exigem uma chave de integração gerada no Adobe Sign e inserida no Dynamics. Esta chave é o token de acesso que autentica os ambientes do Adobe Sign e do Dynamics para que confiem im no outro e compartilhem conteúdo.

Para gerar uma Chave de integração no Adobe Sign:

  • Faça logon na conta do Adobe Sign com o usuário administrativo
  • Navegue até Conta > API do Adobe Sign > Informações do API
  • Clique no link Chave de integração no meio da página
Vá até Conta > Preferências pessoais > Tokens de acesso

Observação:

Se você não visualizar o link Chave de integração, entre em contato com seu Gerente de Sucesso ou Suporte do Adobe Sign para que eles certifiquem-se de que você esteja no canal correto. 

A interface Criar chave de integração é carregada:

Forneça um nome intuitivo para a chave (ex: Dynamics CRM)

A Chave de integração deve ter os seguintes elementos habilitados:

  • user_read
  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
A interface Criar chave de integração
  • Clique em Salvar quando a chave estiver configurada.

 

A página Tokens de acesso é exibida, mostrando as chaves criadas para sua conta.

  • Clique na definição da chave criada para o Dynamics CRM
    • O link da Chave de integração está exposto na parte superior da definição.
  • Clique no link da Chave de integração
O link da Chave de integração

A chave de integração é exibida:

  • Copie a chave e salve-a em um local seguro para a próxima etapa
  • Clique em OK
A chave de integração

Para instalar a chave de integração no Dynamics CRM:

Faça logon no ambiente do Dynamics CRM com o usuário administrativo

  • Navegue até Principal > Adobe Sign > Configurações de administração
Navegue até Principal > Adobe Sign > Configurações globais

A página Configurações de administração do Adobe Sign é carregada:

  • Cole a chave no campo Chave de integração
  • Clique em Validar chave na faixa
A página Configuração do Adobe Sign

Após um pequeno atraso, a página é atualizada e passa a exibir a mensagem “Você está logado no Adobe Sign” e a chave de integração em uso.

  • O campo de Chave de integração será bloqueado
  • O botão Validar chave é alterado para Remover chave
A página Configuração do Adobe Sign


Verificar se a renderização do formulário herdado está desativada

É necessário desativar a renderização do formulário herdado para usar o Adobe Sign. Para fazer isso:

  • Navegue até Configurações > Administração
Navegue até Principal > Configurações > Administração
  • Clique em Configurações do sistema
Configurações do sistema

A página Configurações do sistema aparecerá.

  • Marque como Não a opção Usar renderização do formulário herdado
  • Clique em OK
A página Configurações do sistema

Ativação do feed de atividades na entidade Contrato da Adobe

Ativar o feed de atividades para o objeto adobe_agreement permite que o Adobe Sign atualize os eventos do contrato sob a seção Postagens do Registro de contratos, assim como os registros do CRM que eram o objeto principal do contrato (contatos, contas etc.).

  • Navegue até Configurações > Configuração do Feed de atividades
Navegue até Principal > Configurações > Configuração do Feed de atividades

A página Configurações de postagem é exibida:

1. Clique em Atualizar para garantir que todas as configurações sejam carregadas

2. Clique no registro adobe_agreement para selecioná-lo, em seguida, clique em Ativar

A página Configurações de postagem

O pop-up Confirmar a ativação das Configurações de postagem aparece

  • Clique em Ativar
Pop-up Confirmar a ativação das Configurações de postagem

A notificação "Será necessário publicar…" é exibida

  • Clique em OK
A notificação “Será necessário publicar…”

o usuário voltará para a página de configurações da postagem

  • Clique nas reticências (...) para abrir as opções ocultas
  • Clique em Publicar todas as personalizações
A página Configurações de postagem

Acionar o Adobe Sign para os usuários atribuindo funções de segurança

No ambiente do Dynamics, é necessário configurar a função de segurança de cada usuário da solução que precise usar o aplicativo do Adobe Sign.

As funções de segurança são:

  • Adobe Sign Reader: concede ao usuário o acesso somente leitura aos registros do contrato.
  • Usuário do Adobe Sign: permite que o usuário trabalhe com Contratos e outras entidades do aplicativo. Essa função permite que o usuário veja apenas seus próprios registros e permite apenas acesso de usuário aos registros do CRM incorporados, como Contatos, Contas, Clientes em potencial, Oportunidades, Pedidos, Faturas, Cotas.
  • Administrador do Adobe Sign: esta função inclui privilégios adicionais além da função de usuário, como o ajuste de configurações globais, migração de dados e a visibilidade sobre todos os contratos por todo o aplicativo.

Para configurar as funções de segurança:

  • Navegue até Configurações > Segurança
Navegue até Principal > Configurações > Segurança

Isso abre a página Segurança

  • Selecione Usuários
a página Segurança

A página Usuários habilitados aparecerá.

  • Selecione todos os usuários que você deseja promover para um tipo de função de segurança
  • Clique em Gerenciar funções
A página Usuários habilitados

O pop-up Gerenciar funções do usuário aparece

  • Verifique a função de segurança que deseja definir para estes usuários
  • Clique em OK
O pop-up Gerenciar funções do usuário

Configurações opcionais

Configurações do administrador do Adobe Sign

A página de Configurações de administração do Adobe Sign permite acesso às ferramentas administrativas para criar modelos e dados de rastreamento, bem como criação de fluxos de trabalho personalizados. Configurações opcionais estão disponíveis para personalizar a experiência do usuário.  

Para acessar as configurações:

  • Navegue até Adobe Sign >Configurações de administração
Navegue até Principal > Adobe Sign > Configurações globais

A página Configurações de administração do Adobe Sign é carregada, identificando cinco seções distintas de ferramentas funcionais:

A. Conta do Adobe Sign:a chave de integração que vincula o ambiente do Dynamics aos servidores do Adobe Sign

B. Lista de verificação de primeiros passos: uma lista de verificação das etapas de instalação executadas

C. Configurações de administração: as ferramentas com as quais os administradores deverão interagir com frequência

D. Recursos opcionais: recursos automatizados que geralmente são definidos uma vez e deixados no local

E. Recursos: acesso online a documentos geralmente necessários e acesso ao sistema de emissão de bilhetes de Suporte

admin_settings_page-marked

Conta do Adobe Sign

Esta seção é dedicada puramente ao vinculo da Chave de integração entre o ambiente do Dynamics e os servidores do Adobe Sign.

A chave pode ser removida a qualquer momento para desativar os serviços do Adobe Sign.

 

Lista de verificação de primeiros passos

Esta seção mostra o andamento da instalação conforme medido pelos pontos principais de configuração:

  • Ativar e configurar o Adobe Sign: verifica quando a chave de Integração é instalada com sucesso
  • Configurar primeiro mapeamento de dados: verifica quando o primeiro mapeamento de dados é salvo
  • Configurar o primeiro modelo: verifica quando o primeiro modelo é salvo


Configurações de administração

Ferramentas mais usadas para os Administradores estenderem o valor do serviço do Adobe Sign:

  • Criar novo mapeamento de dados: abre a interface Novo mapeamento de dados
  • Criar novo modelo de contrato: abre a interface Novo modelo de contrato
  • Alterar acesso de usuário: um link de atalho à página Usuários habilitados onde as funções para usuários são gerenciadas
  • Criar novo fluxo de trabalho: abre a interface Criar processo


Recursos opcionais

  • Habilitar provisionamento automático do usuário: se esta opção estiver ativada, os novos usuários que recebem acesso à entidade do Adobe Sign configuram automaticamente um usuário no sistema do Adobe Sign após o primeiro uso.  O provisionamento é baseado no endereço de email principal dos usuários, não o nome de usuário e ocorre em segundo plano sem exigir ações adicionais do usuário ou do administrador da conta. 

Observação:

Os novos usuários, provisionados automaticamente no Adobe Sign, são atribuídos uma senha aleatória. Como a integração está funcionando como um aplicativo autenticado via API, não há problemas de funcionamento no ambiente do Dynamics. Contudo, se o usuário deseja fazer logon diretamente no Adobe Sign, primeiro ele precisa restaurar sua senha usando o link "Esqueci minha senha" na página inicial do Adobe Sign. 

  • Anexar documentos assinados a contratos - Entidade: essa opção envia uma cópia em PDF do documento concluído de volta ao Dynamics, anexada ao registro do contrato (na seção Notas). Essa seria uma cópia do original oficial que é mantido nos servidores do Adobe Sign.
  • Habilitar trilha de auditoria combinada com contrato assinado: habilitar essa opção faz com que o PDF de trilha de auditoria do Adobe Sign seja anexado ao registro do contrato (na seção Notas) depois que o contrato é assinado/terminado. A trilha de auditoria enumera explicitamente os eventos (visualizado, assinado, delegado etc.) do contrato, a linha do tempo desses eventos, bem como o endereço IP onde foram realizados.
  • Exibir imagens de visualização do documento em contratos assinados: essa opção anexa uma imagem documento assinado/concluído ao registro para facilitar a visualização sem que seja necessário baixar e abrir um arquivo PDF. Essa imagem é acrescentada na parte inferior do registro do contrato.
  • Habilitar navegador de vendas do LinkedIn: quando habilitada, a página Novo contrato exibe o painel Navegador de vendas do LinkedIn. Esta interface permite que o usuário configure sua conta individual do LinkedIn e exibe informações do LinkedIn para qualquer destinatário selecionado adicionado ao contrato.

É necessário ter a edição Equipe ou Enterprise do Navegador de vendas do LinkedIn para habilitar a função.

Observação:

O Navegador de vendas do LinkedIn é um serviço separado do Adobe Sign e não está incluído na compra do serviço do Adobe Sign.

O Navegador de vendas do LinkedIn é um serviço pago premium e uma demonstração gratuita estará disponível para você conferir.


Recursos

Uma lista dos recursos mais comuns:


Remoção / revogação da chave de integração

Se o usuário precisa remover a chave de integração atual da instalação do Dynamics, é possível fazê-lo acessando a página Configuração do Adobe Sign em Configurações globais. Remover a chave rompe a relação de confiança entre o Dynamics CRM e o Adobe Sign, interrompendo todas as novas transações assim como as atualizações de transações existentes. Quando a chave é removida, ela pode ser reaplicada a qualquer hora para reiniciar a interação entre os dois sistemas.

Para remover a chave:

  • Navegue até Adobe Sign > Configurações de administração
  • Clique em Remover chave na faixa
botão Remover a chave

Remover a chave não é a mesma coisa que revogar a chave. A ação de revogar uma chave só pode ser realizada dentro do sistema do Adobe Sign, e a chave é desativada permanentemente para uso no Adobe Sign.

Para revogar uma chave:

Faça logon na conta do Adobe Sign com o usuário administrativo

  • Vá até Conta > Preferências pessoais > Tokens de acesso
  • Clique na definição chave selecionar a chave de integração que deseja revogar
    • Isso revela o link Cancelar
  • Clique em Cancelar
o link Cancelar
  • Clique em Sim

Mapeamento de dados

Definir mapas de dados para preencher formulários e atualizar o Dynamics

O mapeamento de dados pode melhorar significativamente o processo da geração de contratos e garante que os documentos tenham os campos de conteúdo adequados, sem a possibilidade de falha humana, ao extrair os valores de campo diretamente do Dynamics CRM.

Além disso, o mapeamento envia por push o conteúdo novo de contratos concluídos de volta ao Dynamics, permitindo que o CRM receba atualizações valiosas, sem a manipulação manual dos dados.  


Uma rápida observação sobre formulários / tags de texto

O mapeamento bem sucedido exige formulários pre-construídos com nomes de campos definidos para que seja possível relacionar o arquivo CRM ao campo de formulário do Adobe Sign. 

Um formulário simples está ilustrado abaixo. Os campos são definidos por pares de chaves em ambos os lados (definindo a largura do campo) e o nome do campo (a sequência de caracteres entre as chaves). 

Exemplo de campos de formulário

Tags de texto podem incluir argumentos adicionais além do valor do nome, como validações, cálculos e expressões regulares. Uma exposição detalhada da criação de formulários pode ser encontrada aqui e pode melhorar muito a qualidade dos dados capturados ao longo do processo da assinatura.

Observação:

O recurso Encurtamento de tag de texto pode ser muito útil no design de formulários e no mapeamento de campos, estabelecendo uma convenção para os nomes de campos que se repetem em todos os documentos (e ganha tempo não tendo que recriar a tag formal). Isto melhora com eficácia o mapeamento de dados em múltiplos formulários e constrói uma âncora para os próximos.

Também é possível criar formulários em formato PDF.

 

Definição de um modelo de mapeamento de dados

Há dois pontos de acesso para configurar o Mapeamento de dados.

A primeira opção é navegar para: Adobe Sign > Mapeamento de dados

Navegue até Principal > Adobe Sign > Mapeamento de dados

Isso carrega a página Mapeamentos de dados, uma lista de todos os mapas de dados existentes que você pode revisar, editar ou excluir.

  • Clique em +Novo no canto superior esquerdo para acessar a página Novo mapeamento de dados
a página Modelos de mapeamento ativo de contratos

 

O segundo método é acessar o link Criar novo mapeamento de dados na página Configurações de administração.

Este link ignora a listagem de todos os mapas de dados e abre diretamente na página Novo mapeamento de dados.

 

Carregar a página Novo mapeamento de dados pode levar um tempo; quando o campo Entidade é expandido, o carregamento da página é concluído.

1. Digite um nome intuitivo para o mapa de dados

2. Identifique este mapeamento de dados como o mapeamento padrão a ser usado para esta entidade (ou não).

3. Selecione a Entidade CRM do menu suspenso.

  • Isto limita os campos disponíveis para mapeamento apenas aos da entidade definida.
  • É possível ter vários mapas de dados por entidade.
  • Quando o valor da entidade é definido, ele não pode ser alterado.
página Mapeamento de dados

 

Quando o valor Entidade é definido, as ferramentas de mapeamento de dados ficam expostas:

data_mappings_tools


Relacionar os campos do Dynamics CRM aos nomes de campos do Adobe Sign

Agora o usuário pode começar a criar as relações entre os nomes de campos do Dynamics CRM e os nomes de campo do formulário do Adobe Sign já definidos por ele. Os mapeamentos de dados estão configurados de acordo com ofluxo de dados:

  • MAPEAR DADOS DO CRM PARA O CONTRATO DO ADOBE SIGN: preenche os campos no seu formulário usando valores de campo associados à Entidade do Dynamics.
    • É possível criar um “grupo de busca” de valores de campo alternativos do CRM que tentam preencher o campo de formulário do Adobe Sign. Cada membro do grupo será testado, em ordem, até que um valor não nulo seja encontrado e inserido. (Veja abaixo)
  • MAPEAR DADOS DE CONTRATO DO ADOBE SIGN PARA DADOS DO CRM: preenche os campos vazios da Entidade do Dynamics usando os valores de campo do formulário obtidos pelo processo de assinatura (assim que o contrato for preenchido).
    • Por padrão, o Adobe Sign não introduzirá um valor novo em um campo já preenchido do CRM.
    • É possível definir a relação no mapa de dados para sobrescrever a proteção ao conteúdo, e substituir valores de campo existentes com o conteúdo novo do formulário assinado.


Em relação aos tipos de dados

O mapeamento de dados do Adobe Sign é compatível com os seguintes tipos de dados:

  • Texto - campos formulário de texto são aceitos como a única linha de texto no CRM.
  • Booleano (duas opções) - as caixas de seleção são aceitas para campos boolianos do CRM. 

○ Se os campos de formulário suspensos ou de botão de rádio forem usados para campos de CRM booleanos, o mapeamento do CRM para o Adobe Sign pode falhar. O mapeamento do Adobe Sign para o CRM ainda funcionará

  • Opção definida - listas suspensas e campos de formulário de botão de rádio são aceitos para campos de Definição de opção do CRM


Campos relacionados (dados do CRM para contrato do Adobe Sign):

  • Selecione o campo CRM do menu suspenso Atributo.
  • Digite o nome do campo do formulário do Adobe Sign na caixa de entrada do Campo do contrato
  • (Opcional) Selecione a caixa Adicionar direção inversa de mapeamento se também quiser relacionar estes campos do Adobe Sign para o CRM
  • (Opcional) Selecione a caixa Sobrescrever se deseja que este modelo ignore o conteúdo existente nos campos do CRM e os preencha com o conteúdo novo do campo do Adobe Sign.
  • Clique em Adicionar

O novo relacionamento relação entre os campos será processado por alguns segundos e será exibido abaixo das configurações.

Os dois campos de mapeamento de dados expostos

Se optou por adicionar a direção inversa, o novo relacionamento também será exibido sob Adobe Sign para CRM

Se optou por Sobrescrever a proteção de conteúdo, isso será indicado no registro de relacionamento.


Campos relacionados (contrato do Adobe Sign para dados do CRM):

O processo para criar discretamente o mapeamento do Adobe para o CRM é o mesmo descrito acima, exceto que não há a opção Adicionar direção inversa de mapeamento.


Exclusão de relacionamentos mapeados

É possível suprimir qualquer relacionamento mapeado pairando o mouse sobre o registro do relacionamento e clicando no ícone Excluir à direita

Exclusão de um relacionamento

Relacionamentos de mapeamento de campos alternativos (Grupo de busca)

Ao definir um campo de um formulário do Adobe Sign que possa ser preenchido por um de diversos campos vindos do CRM, torna-se possível criar uma lista ordenada (grupo de busca) de atributos do CRM que procurarão preencher o campo do Adobe Sign.

Por exemplo, você pode ter o campo de CRM Nome mapeado para um campo de formulário denominado FName, e mapear também o campo do CRM Nome Yomi para o mesmo nome do campo de formulário. O aplicativo tentará primeiramente encher o campo com o conteúdo no campo Nome, e se nenhum conteúdo é encontrado, o Adobe Sign tentará usar o conteúdo no campo Nome Yomi. Se conteúdo algum for encontrado em nenhum elemento do grupo de busca, o campo ficará vazio.

Para definir o grupo de busca:

  • Crie um relacionamento CRM para Adobe Sign entre o atributo primário do CRM e o nome do campo do formulário do Adobe Sign.
  • Após posicionar o primeiro registro, mude o atributo do CRM para atributo secundário do CRM, e adicione esse relacionamento. 
  • Clique em OK quando perguntado se deseja realizar o mapeamento alternativo

 

Depois que o registro é atualizado no sistema, o usuário verá que os registros mudaram para incluir um prefixo na frente do atributo da entidade:

  • # estará na frente do atributo primário/padrão.   Esse campo sempre será o primeiro a ser verificado em busca de conteúdo
  • Os relacionamentos subsequentes serão numerados 1-N. O primeiro relacionamento alternativo do campo é indicado por (1) e será sempre o primeiro campo alternativo verificado.  (2) seriam o segundo campo alternativo e assim por diante. 
huntgroup-575

Adição de anexos às entidades relacionadas

Quando um contrato estiver assinado por todas as partes e executado, o Adobe Sign produzirá uma cópia do documento em PDF e um trilha de auditoria do processo de assinatura. É possível anexar esses documentos como arquivos PDF a qualquer outra entidade do CRM relacionada à entidade pai do modelo.

Na seção MAPEAR CONTRATO ASSINADO E TRILHA DE AUDITORIA PARA A ENTIDADE DO CRM da página do modelo, você encontrará dois Tipos de documento disponíveis na lista suspensa:

  • PDF assinado: o texto completo do documento assinado. Esta é uma cópia do original competente que é mantido nos servidores do Adobe Sign.
  • Trilha de auditoria: uma lista completa de todos os eventos importantes (assinatura, delegação etc.) e os metadados associados (data/hora, endereço IP etc.)

Você pode unir um ou ambos os arquivos a qualquer entidade relacionada, mas é necessário mapeá-los individualmente.

Para mapear um anexo:

  • Selecione o Tipo de documento desejado na lista suspensa
  • Selecione a entidade para qual deseja enviar o documento por push usando a lista suspensa Anexar ao registro CRM.
    • Somente as entidades com uma relação definida à entidade pai serão listadas
  • Clique em Adicionar 

Relacionamentos de anexo serão listadosnosajustes de configuração.

Menu suspenso de opções da entidade


Exclusão de um anexo

Para excluir um registro, passar o mouse sobre o registro e clique no ícone Excluir à extrema direita.

Exclusão de um registro

Modelos de contrato

Criação de modelos personalizados para ações comuns

Como administrador do Adobe Sign no ambiente Dynamics, você tem autoridade para criar modelos de contrato que podem pré-configurar a maioria dos campos de contrato, anexar arquivos e vincular o contrato ao mapeamento de dados relevante.

Os modelos estão vinculados a uma entidade Dynamics e ficam disponíveis para os contratos enviados dessa entidade quando estão marcados como Ativo.

21Pick Template-edited

Observação:

Os mapas de dados são a base dos Modelos de Contrato e devem ser definidos antes que o Modelo de Contrato ser configurado. 

Como o Mapeamento de dados, há dois pontos de acesso para configurar um novo Modelo de contrato:

A primeira opção é navegar até: Adobe Sign > Modelos de contrato

navigate_to_agreementtemplates

 

Isso carrega a página Modelos de contratos, que lista todos os modelos existentes para você revisar, editar ou excluir.

  • Clique em +Novo no canto superior esquerdo da tela para iniciar um novo modelo.
agreement_templateslist

 

O segundo método é acessar o link Criar novo modelo de contrato na página Configurações de administração

Este link ignora a listagem de todos os modelos de contrato e abre diretamente na página Novo modelo de contrato.

 

Quando a página Novo modelo de contrato é aberta:

  • Forneça um nome intuitivo para o modelo, para que os usuários saibam quando usá-lo
  • Identifique a Entidade à qual o modelo deve ser vinculado.
    • A Entidade não pode ser alterada posteriormente
    • Uma vez que a Entidade está selecionada, o modelo será salvo, e o modelo de contrato será carregado completamente
new_agreement_template

 

O modelo de contrato está dividido em seis seções, cada uma com valores editáveis que o usuário pode configurar se tiver um padrão previsível de uso:

  • Detalhes do modelo: define o relacionamento entre os objetos primários e se o modelo está ativo
  • Lista de destinatários: permite um caminho pré-configurado de assinatura para o modelo
  • Detalhes da mensagem: o nome do contrato e a mensagem global
  • Anexar arquivos: os arquivos ou documentos que você deseja enviar para assinatura ou aprovação
  • Opções do contrato: várias configurações que permitem que você controle o contrato
  • Opções de segurança: as configurações de segurança padrão


Detalhes do modelo

Os detalhes do modelo mostram o relacionamento Modelo - Entidade - Mapa de dados desse modelo.

template_-_details

O nome do modelo é expresso em fonte grande na parte superior

  • Nome do modelo: o nome do modelo. É idêntico ao nome expresso na parte superior da página
  • Entidade principal: os modelos são vinculados a uma única entidade dentro do Dynamics. A entidade declarada é a única entidade que exibirá esse modelo
    • Esse valor é bloqueado depois que o contrato é criada
  • Mapeamento de dados: esse campo indica o nome do mapa de dados vinculado ao modelo.

 

  • Ativo: essa caixa de seleção determina se o modelo está disponível para seleção dos usuários ao enviar da entidade principal
  • Envio de um clique: quando habilitado, o modelo enviará automaticamente o contrato quando o modelo for selecionado. 
    • Para Exemplo: Você tem um modelo de não divulgação projetado com Contato como a entidade principal e a seção do destinatário está configurada para importar o email de Contato.
      • O remetente precisa somente selecionar o modelo de não divulgação do Contato que deseja enviar. A fase de configuração é ignorada e contrato é enviado sem interação adicional.
      • Se nenhum destinatário estiver configurado, Um clique é ignorado e o contrato é aberto para configuração manual


A seção Destinatários:

A seção Destinatários contém a lista e ordem de assinatura dos destinatários que você deseja pré-configurar para o modelo.

recipients_list

Destinatários- você pode codificar uma lista de destinatários em um modelo clicando no ícone com o sinal mais à direita da janela. Uma janela pop-up é aberta exibindo as opções de configuração.

  • Por padrão, a lista de destinatátrios fica vazia para que o Remetente preencha manualmente ao configurar o contrato
  • Adicionar um destinatário padrão deve ser feito explicitamente ao clicar no sinal de mais e, em seguida, salvar ks valores padrão apresentados com Criar da entidade primária ativado
recipient_-_default
  • A opção Substituir a verificação padrão permite que você escape do método de verificação padrão (definido na seção Segurança) e aplique um método de verificação diferente somente para este destinatário.
recipient_-_override
  • Adicionar destinatários adicionais (por exemplo, processo de contra-assinatura interno), ou destinatários que não estão envolvidos no processo de assinatura, somente requer a desmarcação da caixa Criar da entidade primária e, em seguida, a definição do destinatário. Uma excelente opção para colocar equipes em cópia carbono (CC) que precisam apenas gerenciar os documentos finais
recipient_-_new


Detalhes da mensagem

A seção Detalhes da mensagem contém o nome do contrato e a mensagem global.

templates_-_messagedetails
  • Nome do contrato – o nome do contrato fica proeminente durante o processo de notificação, surgindo na linha de assunto do email, em negrito no corpo do email e em fonte menor ao longo da descrição no texto clichê (veja realçado em amarelo abaixo)
  • Mensagem – o campo de mensagem é um campo aberto de texto sem formatação onde o usuário pode adicionar qualquer mensagem ou instrução ao signatário (realçado em verde abaixo)
email_pair-rebranded

Observação:

Os campos Nome do contrato e Mensagem permitem a inserção de valores de campo do Dynamics para melhorar a personalização para o destinatário. Para abrir uma lista de valores possíveis, digite uma chave esquerda: {


Anexar arquivos

Esta seção permite pré-anexar um arquivo para o contrato. Por exemplo, se você criar um modelo para um contrato de não divulgação, pode anexar o arquivo não divulgação da empresa diretamente no modelo, para que o remetente não precise fazer isso.

attach_file


Opções de contrato:

template_-_agreementoptions
  • Visualizar e posicionar assinaturas antes de enviar: quando marcada, o contrato abre automaticamente o ambiente de criação para que o remetente possa inserir campos de formulário
  • O contrato expira: se a opção estiver marcada, uma data de validade, ena qual o contrato vai expirar, é definida
  • Dias até ocontratoexpirar: define o número de dias em que o contrato permanece disponível para receber assinaturas, quando o recurso O contrato expira estiver habilitado
  • Adicionar a página inicial de pós-assinatura: quando ativada, você pode determinar para qual URL o destinatário é roteado depois que concluírem a interação com o contrato
  • Página inicial de pós-assinatura: esse campo contém o URL da página para direcionamento de destinatários quando Adicionar a página inicial de pós-assinatura estiver habilitado
  • Exigir assinatura presencial: se o signatário precisa assinar no sistema local ou tablet do remetente, sem inserir email, é possível hospedar o processo de assinatura usando essa opção
  • Exigir minha assinatura: usado quando o remetente será parte do processo de assinatura
    • O remetente deve assinar primeiro, por último ou ser o único signatário
    • A ordem de assinatura será a Ordem de inserção
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  • Ordem de assinatura: escolha entre dois fluxos de trabalho para a assinatura do documento
    • Qualquer ordem notifica todos os signatários ao mesmo tempo e permite que assinem sem aguardar que outros assinem
    • A opção Ordem inserida impõe um processo sequencial de assinatura com base na ordem em os signatários são acrescentados ao contrato
  • Tipo de assinatura: escolha o formato a ser usado para assinar o documento
    • ASSINATURA ELETRÔNICA distribui seus contratos para receberem assinatura eletrônicas usando o email e espera que os destinatários também assinem eletronicamente
    • MANUSCRITA envia os documentos via email, solicitando que o signatário imprima e assine fisicamente o documento. Em seguida o documento deve ser carregado novamente ao sistema do Adobe Sign usando o mesmo link de email.
  • Lembretes de destinatários de agendamento: define um ciclo de lembrete para a transação. Os lembretes podem ser configurados para envio ao destinatário atual em um ciclo diário ou semanal
  • Atraso em segundos para redirecionamento: obrigatório quando Página inicial de pós-assinatura é definida, essa configuração determina a quantidade de atraso aplicado após a assinatura e antes que o destinatário seja redirecionado para a página inicial designada.
  • Idioma da assinatura: esta configuração define o idioma usado quando o contrato é enviado ao signatário. Todos os emails e prompts/instruções na tela para o signatário estarão no idioma escolhido


Opções de segurança

Esta seção define o método de verificação padrão para os destinatários e a senha opcional para o documento PDF final

template_-_securityoptions
  • Definir senha para abrir PDF assinado: habilite esta opção se gostaria de aplicar uma senha ao documento final para evitar acessos sem autenticação
  • Verificação de identidade: define o segundo fator de verificação para autenticar o destinatário
    • Email: nenhuma verificação de dois fatores é aplicada
    • Senha: campo de senha alfanumérico padrão. Quando usada, o remetente precisa informar a senha ao signatário fora de banda
    • Base em conhecimento : a autenticação baseada em conhecimento usa bancos de dados públicos para fazer diversas perguntas ao signatário sobre seu passado para verificar a identidade
    • Identidade Web: redes sociais são usadas para aplicar uma segunda autenticação

Adição de entidades personalizadas do CRM para Adobe Sign

Adição de entidades personalizadas do CRM para usar com o Adobe Sign

Diversas entidades incorporadas do CRM, as quais é possível relacionar os contratos, estão incluídas no pacote do Adobe Sign:

  • Contatos
  • Contas
  • Clientes em potencial
  • Oportunidades
  • Cotas
  • Faturas
  • Pedidos
  • Contratos

 

Você pode adicionar sua entidade do CRM personalizada (ou alguma outra entidade incorporada ao CRM) a este escopo seguindo algumas etapas.

Em nosso exemplo, vamos supor que há uma entidade personalizada do CRM chamada "Cliente".

  • Navegue até Configurações > Personalização
Navegue até Principal > Configurações > Personalização

A página Personalização é carregada

  • Clique na opção Personalizar o sistema
A página Personalização

A página Solução padrão é aberta em uma janela separada

No painel esquerdo em Componentes

  • Expanda a lista das Entidades
  • Localize a entidade personalizada ("cliente", neste caso) e a expanda
  • Clique uma vez no nome da entidade para indicar os campos e os controles
A página Solução padrão
  • Copie o valor do campo Nome (neste exemplo, o valor é “new_customer”). 
    • Este é o nome do sistema interno da entidade personalizada.
  • Navegue até a opção Relacionamentos N:1 no menu da entidade personalizada
    • Clique no botão Novo relacionamento 1 para muitos.
a opção Relacionamentos N:1

Uma nova janela Relacionamento é aberta

Crie o novo relacionamento:

  1. Escolha Contrato no campo da Entidade relacionada
    • O campo Nome muda para exibir {entityName}_adobe_agreement 
Relationship

     2. Cole o nome da entidade personalizada (“new_customer” em nosso exemplo) no campo Nome para exibição.

  • O campo Nome muda seu valor para "new_" + {entityName} + "Id". (new_new_customerID)

    3. Clique em Salvar e Fechar

  • A janela Relacionamento se fecha
  • Clique em Publicar todas as personalizações na parte superior da página Relacionamentos 1:N
Publicar todas as personalizações na parte superior da página Relacionamentos 1:N


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