Usar ferramentas de arrastar e soltar para criar formulários

Um dos aspectos mais avançados do Adobe Acrobat Sign é a capacidade de criar formulários reutilizáveis e sobreposições de formulário para definir os campos que devem ser preenchidos pelos signatários.

Um processo de assinatura e criação de formulários cuidadoso economiza o seu tempo e o dos signatários, melhora a adoção por estes e faz o documento ser preenchido mais rápido.

Ao criar um formulário, existem quatro etapas que estão detalhadas abaixo:

Documentos reutilizáveis em comparação a sobreposições de campo

Documentos reutilizáveis e camadas de documentos… qual é a melhor opção para você?

Por fim, a decisão será tomada por meio dos seus formulários e do modo como você produz a documentação.

Se você estiver utilizando um documento padrão, no qual o conteúdo do documento não muda, a opção de documento reutilizável é a melhor escolha.

Isso incluiria documentos como formulários de cobrança de cartão de crédito, formulários de imposto, inscrições etc.

Nestes exemplos, não há um conteúdo exclusivo para o signatário exceto as informações inseridas nos campos.

Por outro lado, a camada do campo de formulário é apenas uma camada de campos inserida sobre um formulário/arquivo enviado por upload. Você a utilizaria em um formulário com conteúdo variável. Como em um contrato de aluguel, no qual existem informações personalizadas no conteúdo do documento, mas os campos do cliente são os mesmos e estão no mesmo local.

Neste caso, você geraria um novo documento para upload, em seguida, aplicaria a camada dos campos sobre o documento.

Funções—Participantes e como identificá-los adequadamente

As funções definem como as partes (signatários, remetente etc.) podem interagir com o documento ou a transação. Nos formulários (especificamente formulários multissignatário), é importante entender como as funções informam ao Contrato quais campos devem estar disponíveis para cada signatário. 

Cada campo tem uma função atribuída.  Somente o signatário com a função correta pode acessar os campos que lhe foram atribuídos. 

O conceito não é muito obscuro, mas a lógica é de computação, ou seja, é necessário perceber o significado de algumas palavras para entender o processo adequadamente. Clique aqui para obter mais informações sobre as funções.

Você deve entender três funções principais:

Pré-preenchido (por remetente) – Esta função define os campos que você deseja que o remetente preencha antes do primeiro signatário.  Se você tiver preços ou descontos para inserir rapidamente no documento, os campos de Pré-preenchimento podem ser úteis.

Os campos de pré-preenchimento podem ser preenchidos somente pelo remetente ao tentar enviar o documento e, se existirem campos de pré-preenchimento obrigatórios, o documento não pode ser enviado até que sejam preenchidos.

Os campos de pré-preenchimento não estão disponíveis para edição depois do estágio de Pré-preenchimento. Nenhum signatário subsequente do documento poderá editar os campos de pré-preenchimento. Clique aqui para obter mais informações sobre o processo de Pré-preenchimento.

Participante N (onde N é um número crescente, começando em 1) – Aqui as coisas ficam mais complicadas….

O participante 1 é a primeira pessoa (endereço de email) para a qual você envia o documento para Assinatura ou Aprovação. 

O participante 2 é a segunda pessoa que aprova ou assina o documento

O truque é lembrar-se de que a função do signatário tem por base a ordem na qual foi inserida no campo Para: da guia Enviar.

O primeiro endereço de email no campo Para será o Participante 1. O segundo será o Participante 2 e assim por diante….

Simples, certo?

Agora, depois de se familiarizar com o processo de envio, você notará que existe uma caixa de seleção opcional na guia Enviar apresentando Eu preciso assinar, e essa caixa de seleção insere o remetente no fluxo de assinatura. 

Se você preferir a opção padrão, o remetente será o último signatário.

Se dois clientes precisarem assinar primeiro, serão os Participantes 1 e 2, e o remetente será o participante 3.

Se você optar por alterar a configuração para que o remetente assine primeiro, este será o Participante 1 e, no exemplo acima, os clientes serão os participantes 2 e 3.

Agora considere o caso em que o documento é enviado para receber três assinaturas, mas você deseja enviar o documento com um fluxo de trabalho de assinatura paralelo.  Todas as partes são notificadas simultaneamente e não há expectativa de qual signatário assinará primeiro.  Quem é o Participante 1?

A resposta curta é: provavelmente, o primeiro email no campo Para

Uma resposta mais elaborada é: o primeiro email no campo Para (considerando que você não marcou a caixa Eu preciso assinar e definiu que o remetente assinará primeiro).

Qualquer pessoa – Esta função permite que qualquer signatário acesse o campo (incluindo a parte com Pré-preenchimento).

O truque na função Qualquer pessoa é que o campo está disponível para qualquer pessoa até ser preenchido.  Depois que o campo é preenchido, o conteúdo dos campos é bloqueado e nenhum signatário subsequente pode editá-lo.

Tipos de campos

Existem vários tipos de campo, muitos com funções bem específicas (como o campo de Assinatura), e alguns para fins gerais (como o campo de Texto).

Os campos são divididos em até cinco guias:

Campos de assinatura – Estes campos são para assinatura, a essência da assinatura eletrônica!

Os campos de assinatura captam o valor da assinatura do signatário. Se existirem vários campos de assinatura para um signatário, é necessário preencher o primeiro, mas é possível clicar em quaisquer campos subsequentes para aplicar o valor.

As iniciais, assim como os campos de assinatura, devem ser preenchidos uma vez e, em seguida, é possível clicar em campos adicionais.

Os Blocos de assinatura são objetos de contêiner com todos os campos que a conta exige para preencher com uma assinatura.  Por padrão, o Bloco de assinatura contém somente o campo Assinatura e o campo Email.  Como opção, o administrador da conta pode configurar as preferências de assinatura para exigir um cargo e/ou valor de empresa. Caso sejam obrigatórios, esses valores também estarão presentes no Bloco de assinatura.

Campos de informações de signatário – Estes campos coletam ou exibem informações sobre o signatário ou a assinatura.

Esses campos são específicos para facilitar a assinatura caso os usuários precisem assinar novamente.

Provavelmente você já viu sua página de preferências pessoais, na qual estão definidos seu nome, cargo e empresa.

Estes campos preenchem as informações do perfil do signatário.

Observação: o campo Empresa não é um campo de entrada genérico para obter o nome da empresa.  O campo deve receber uma função, e o conteúdo inserido no campo será armazenado como as informações da empresa para a função do participante à qual está vinculada.

Se você inserir um campo de cargo e/ou empresa, o serviço armazenará o conteúdo como as informações de cargo/empresa do signatário e preenche tudo automaticamente na próxima vez que for solicitado a assinar com esses campos.

O campo de nome do signatário exibirá uma versão formatada do conteúdo dos tipos de signatário no campo de assinatura. O campo aparecerá como uma seção em branco do formulário até a assinatura ser inserida, em seguida, o campo será preenchido.

Entenda isso como o campo que você deseja na linha “Assine seu nome” sob a linha de assinatura em vários formulários.

O campo Email será preenchido automaticamente com o endereço de email do signatário. O endereço de email é um valor conhecido, é possível inseri-lo aqui.

Observação: assim como nos campos de cargo e empresa, você não deve utilizá-los para coletar um endereço de email.  Se for necessário coletar um endereço de email, use um campo de texto (consulte abaixo).

Data – Este campo mostra a data atual quando o participante assina o documento.  Esse não é um campo de entrada de data genérico.  Se você precisar de um campo de entrada, use o campo de texto.

Campos de dados – Os campos de dados permitem a coleta de informações sobre o documento, além de identificar o signatário. Essas são as ferramentas que você utiliza para coletar informações dos clientes e são os tipos de campo mais usados.

Os campos de texto são os campos de entrada genéricos de conteúdo que você precisa obter do signatário. Itens como informações de cartões de crédito, endereços, telefones, notas ou descrições… Tudo o que for necessário para concluir o processo do contrato.

Os campos suspensos são úteis para oferecer várias opções e o cliente pode selecionar uma delas.

As caixas de seleção são objetos utilizados quando você tem uma ampla gama de opções e deseja que os clientes selecionem o máximo de opções que se aplicam.

Os botões de opção são o oposto das caixas de seleção, nos quais você apresenta várias opções, mas o signatário pode selecionar apenas uma.

Mais campos – Não são exatamente campos de dados, a guia “Mais campos” contém a opção de anexar arquivos ou a capacidade de definir um “hot spot” de hiperlink no documento.

Carimbos – esses tipos de campo são preenchidos pelo Acrobat Sign para mostrar os dados de transação que não são encontrados normalmente no documento.

O Selo de participação mostra o nome, a hora e o endereço de email do participante do campo para o qual foi designado (a função).

Nº da transação mostrará o número da transação (útil se você tiver um problema e precisar de suporte para rastrear a transação).

Ferramentas de layout/alinhamento

Depois de inserir todos os campos, o último passo é alinhar tudo adequadamente para que o formulário seja visualmente agradável e profissional.

Na faixa mais à esquerda do campo, há um ícone de régua.  Clique nele para destacar as ferramentas de alinhamento.

Selecione um campo (o que será o “padrão”), mantenha o botão CTRL (ou Command) pressionado e selecione outro campo.  Você notará que os ícones acendem e que será possível clicar em qualquer um deles para alinhar os campos respectivamente com a pequena linha exibida no ícone.  Por exemplo, o primeiro ícone mostra a linha na parte superior dos dois campos para que os campos se alinhem com as bordas superiores.

As opções de tamanho permitem que você selecione vários campos e, em seguida, ajuste-os com o mesmo tamanho.

O primeiro ícone serve para ajustar a altura dos campos, o segundo para largura e o terceiro para ambas as dimensões. Os campos são dimensionados de acordo com o tamanho exato do primeiro campo selecionado.