Criar um formulário da Web

Visão geral

Um formulário da Web assinável pode ser criado para ser incorporado ao seu site (ou enviado como um link da Web), permitindo que várias pessoas acessem facilmente seu formulário ou documento e criem um contrato.

Um formulário da Web pode ser configurado para ter um ou mais participantes, vários autenticadores e também várias partes envolvidas no campo CC. O fluxo de assinatura de um formulário da Web é o seguinte:

  • Um contrato é criado assim que o primeiro participante conclui e verifica a própria assinatura/ação
    • Se o formulário da Web permitir vários participantes, todos os participantes concluirão a própria ação no contrato pela ordem em que estão listados
  • Depois que os participantes concluírem suas ações, os contrassignatários serão notificados na ordem em que estiverem listados
  • Após a conclusão do contrato, todas as partes (incluindo CCs) são notificadas sobre a conclusão do contrato


Criar um formulário da Web

  1. Na página Inicio, clique em Publicar um formulário web 

    Criar formulários web

  2. Observação:

    Se você estiver em uma conta com Usuários em Vários Grupos (UMG) ativado, selecione o grupo ao qual deseja relacionar o formulário web antes de configurar.

    • Definir o valor do Grupo carrega as propriedades e os modelos relacionados ao grupo para você escolher.
    • Ao alterar o Grupo, você notará a atualização da página. Qualquer conteúdo inserido será removido nesta atualização.

    Se você não vir a lista suspensa Enviar de na parte superior da página, sua conta não está Ativada para UMG.

    Selecionar o grupo

    Insira o Nome do formulário web

    • Se você adicionar um arquivo sem definir o nome do formulário da Web, ele adotará o nome do arquivo.
    • Você só pode editar o nome do formulário da Web enquanto ele estiver em um status de Rascunho. Depois que o formulário da Web é criado, o valor do nome é bloqueado.
  3. Configure a experiência para o primeiro participante:

    (O primeiro participante é a pessoa que inicialmente interage com o formulário da Web. Caso seja permitido haver vários participantes, o primeiro participante fornecerá os endereços de email de todos os participantes subsequentes.)

    • Função do participante:
      • Signatário - além de todos os campos necessários, os signatários devem aplicar uma assinatura
      • Aprovador - os aprovadores podem preencher campos, mas não é necessário que apliquem uma assinatura
      • Aceitador - aceitadores, da mesma forma que os aprovadores, podem preencher o conteúdo do campo, mas não precisam fornecer uma assinatura
      • Preenchedor de formulários - os preenchedores de formulários só podem preencher campos e podem não ter um campo de assinatura aplicado a eles
    • Autenticação:
      • Nenhuma — esta opção usa somente a verificação por email após o envio do formulário web (se configurada para fazer isso)
      • Senha — a opção Senha pede que o recipient insira uma senha para que possa visualizar o documento
      • Autenticação com base em conhecimento (KBA) - a KBA pode ser configurada como um método de autenticação se sua conta estiver configurada para permitir transações ilimitadas de KBA. Lembre-se de que o modo de autenticação KBA é válido apenas nos Estados Unidos
    Observação:

    A autenticação do Adobe Sign e o Documento de identidade não são compatíveis com a autenticação de formulário da Web no momento.

    Funções e autenticações

  4. (Opcional) Adicionar participante

    Clicar no link Adicionar participante adiciona um participante adicional ao formulário da Web.

    • Os participantes adicionais são definidos pelo primeiro participante, que fornecerá todos os endereços de email dos participantes subsequentes
      • Instruções para orientar o primeiro participante podem ser fornecidas por meio do modelo
    • Participantes adicionais podem ser opcionais ou obrigatórios
    Adicionar participantes adicionais

     

    • Adicionar participante - o link Adicionar participante permite adicionar um ou mais participantes subsequentes (Participante 2, Participante 3 etc.), que devem ser definidos pelo primeiro participante
      • Clicar no link adiciona outra linha de Participante à página
      • O Participante adicional pode ser opcional ou obrigatório
        • Se opcional, será solicitado ao Participante 1 que ele atribua o próximo participante. Se nenhum novo participante for identificado, o fluxo de assinatura passará para os autenticadores (se houver)
        • Se necessário, o Participante 1 deve fornecer um nome e um endereço de email do Participante 2 para que ele possa avançar com o contrato. Caso contrário, o contrato será interrompido nesse ponto
      • O Participante 2 é configurado da mesma forma que o Participante 1
        • O Participante 2 tem duas funções adicionais que podem ser atribuídas: Recipient certificado e Delegador

    Quando o Participante 1 tiver concluído suas ações necessárias e clicar em Enviar, ele receberá uma solicitação para Atribuir o próximo participante:

    • Solicita-se ao Participante 1 que ele forneça o nome e o endereço de email do Participante 2
      • Adicionar o Recipient 2 ativa a opção de adicionar um Recipient 3 e assim por diante...
    • Se o Participante 2 estiver incluído, o Participante 1 deverá primeiro verificar o endereço de email desse participante para que o sistema notifique o Participante 2
    Solicitação de identificação do Participante 2

  5. Adicionar contrassignatários e partes copiadas.

    Se você quer que seu formulário da Web seja autenticado:

    • Insira os endereços de email das partes que você deseja que contra-assinem ou aprovem o contrato na seção Contra-signatários:
      • Você pode incluir-se (o criador do formulário da Web) clicando no link Me adicionar à direita.
      • Configure a função apropriada para cada recipient. Todas as funções habilitadas pelo administrador estarão disponíveis.
      • Defina o método de autenticação correto para cada contra-signatário.
      • É preciso que todos os aprovadores definidos concluam suas assinaturas/aprovações na ordem especificada por você, para que o contrato seja concluído.
      • Os emails do contrassignatário podem ser editados na página Gerenciar, depois que o contrato é enviado.
        • Você só pode editar o endereço de email do contrassignatário. Não é possível aumentar ou reduzir o número de contrassignatários.

    Adicione partes copiadas clicando no link Mostrar CC.

    • Insira o(s) endereço(s) de email que deseja incluir automaticamente nos emails de conclusão de contrato.
      • Os emails de CCs podem ser editados na página Gerenciar, depois que o contrato é enviado.
        • Você só pode editar o endereço de email das partes copiadas. Não é possível aumentar ou reduzir o número de CCs.
    Adicionar contrassignatários

    Observação:

    Lembre-se, aprovadores sempre serão os signatários finais. O processo sempre começa com a pessoa que acessa o formulário da Web.

  6. Arraste e solte os arquivos que deseja usar como base para o formulário da Web na seção Arquivos, ou clique em Adicionar arquivos e navegue até o documento em uma unidade em rede ou armazenamento de arquivos integrado.

    Observação:

    Os modelos de biblioteca existentes também podem ser importados (com campos publicados intactos).

  7. Configure as Opções 

    • Proteger com senha - se você gostaria de aplicar uma senha para abrir o PDF final produzido pela assinatura via formulário da Web, marque essa caixa.  Será solicitado que você forneça a senha
    • Idioma dos destinatários (somente para níveis de serviço Business e Enterprise) - Essa configuração determinará o idioma usado nas instruções em tela e nas notificações por email relacionadas ao formulário da Web
  8. Marque a opção Visualizar e adicionar campos de assinatura e clique em Próximo.

    Criar uma página de formulário da Web - separada

  9. A página será atualizada e exibirá os arquivos carregados no ambiente de Criação.

    Arraste os campos necessários do lado direito da página até o documento, conforme a necessidade.

    Certifique-se de inserir pelo menos uma assinatura para cada signatário, incluindo os participantes iniciais e os autenticadores.

  10. Quando todos os campos forem colocados, clique no botão Salvar no canto inferior direito. Salvar o documento nesse ponto iniciará o formulário web como um URL público ativo.

    Observação:

    Se você sair da janela de criação sem salvar, o formulário web será salvo como Rascunho na página Gerenciar

    Inserir campos

  11. Você será redirecionado para a página de criação de postagem do formulário da Web. Aqui será possível obter o URL do formulário da Web e o código iframe/JavaScript para incorporá-lo.

    Você também pode fazer uma assinatura de teste no formulário da Web.


Editar um formulário web existente

Os formulários web que ainda estão em status de Rascunho podem ser acessados na página Gerenciar selecionando o filtro Formulários web no painel esquerdo.

  • Passe o mouse sobre o formulário web em questão para expor a ação rápida Editar.
  • Ou clique no registro de formulário web para exibir o painel de ações no lado direito da janela e clique na ação Editar formulário web
Acessar um formulário web em status de rascunho

Os rascunhos de formulários web permitem:

  • a edição do Nome do formulário web
  • do endereço de email do(s) contrassignatário(s)
  • do endereço de email das partes copiadas
  • a edição dos arquivos anexados
  • o acesso à edição de campos no formulário web
Você não pode editar:
  • o grupo ao qual o formulário web está relacionado
  • o número de destinatários, contrassignatários ou partes copiadas
  • as funções do participante
  • os métodos de autenticação selecionados
Opções de edição para um rascunho de formulário web

Edite o nome e/ou os arquivos do formulário web e clique em Próximo para abrir o ambiente de criação.

Depois de adicionar os campos, clique em Salvar para iniciar o formulário web.

Sair do ambiente de criação salvará o formulário web em status de Rascunho.

Os formulários web existentes podem ser modificados no nível de documento.

O proprietário do formulário web pode atualizar:

  • Os arquivos anexados
    • O arquivo antigo pode ser removido e novos arquivos podem ser adicionados
  • Os campos nos arquivos anexados
    • Os campos que poderão ser adicionados e/ou removidos dos arquivos originais ou de quaisquer novos arquivos que forem adicionados
Os valores que não podem ser alterados após a geração do formulário web são:
  • O grupo do qual o formulário web é enviado
  • O nome do formulário web
  • A Função do participante
  • O método de Autenticação
  • Os contrassignatários
  • As partes copiadas
  • As opções
Observação:

O URL do formulário web não muda quando o formulário web é editado. Portanto, os links existentes continuarão a funcionar com o conteúdo atualizado.

Editar um formulário web

Para editar um formulário web existente:

  1. Clique na guia Gerenciar 

  2. Selecione o filtro Formulários da Web

  3. Clique uma vez no formulário da Web que você deseja ativar

  4. Clique no botão Editar

    Habilitar

  5. A página de configuração é carregada, permitindo adicionar ou remover arquivos do formulário web.

    Clique em Próximo quando os arquivos estiverem corretos

    Habilitar

  6. O ambiente de criação no aplicativo é aberto, mostrando os arquivos anexados e prontos para aceitar adição/manipulação de campo.

    Os campos existentes de arquivos que já foram anexados persistirão.

  7. Adicione/edite os campos conforme necessário.

  8. Quando a configuração de campo estiver concluída, clique em Atualizar

    Atualizar

    Observação:

    As atualizações do formulário online web ocorrem em tempo real.

    Depois que você clicar em Atualizar, a próxima parte que acessar seu formulário web terá acesso aos arquivos/campos de rede.

Os valores de email do contrassignatário e CC poderão ser editados quando o formulário web estiver ativo.

  • Os formulários web em status de Rascunho e Desabilitado não permitem a edição desses valores.
  • Somente o valor do email pode ser editado. O número de contrassignatários e partes copiadas não pode ser alterado.

Para editar o email do contrassignatário ou CC:

  1. Navegue até a página Gerenciar e selecione o filtro Formulários da Web no painel esquerdo

  2. Clique uma vez no formulário da Web a ser alterado

    • Ou passe o mouse sobre o formulário da Web em questão e clique na ação rápida Abrir
    • Ou clique na ação Abrir formulário da Web
    Abrir o formulário da Web

  3. Passe o mouse sobre o contra-signatário ou CC para abrir um balão pop-out com o link Substituir signatário.

    Clique em Substituir signatário.

    Passe o mouse sobre o contrassignatário

  4. Insira o novo endereço de email e clique em Substituir

    Passe o mouse sobre o contrassignatário

  5. Uma mensagem de êxito é exibida quando o novo valor é aceito.


Desabilitar um formulário da Web

Ao desativar um formulário da Web, ele não pode mais ser acessado pelos signatários, mas fica visível na sua conta. É possível reativar o formulário da Web sob sua autoridade a qualquer momento.

Para desativar um formulário da Web:

  1. Clique na guia Gerenciar

  2. Selecione o filtro Formulários da Web

  3. Clique uma vez no formulário da Web que você deseja desativar

  4. Clique em Desabilitar

    • Uma janela pop-up de opções será exibida
    Desabilitar

  5. Selecione a experiência que deseja fornecer a qualquer usuário que tente acessar o URL do formulário da Web

    • Redirecionar usuários a outra página da Web - é possível redirecionar o signatário a outra página da Web, como uma versão atual do formulário da Web
    • Inserir uma mensagem personalizada para os signatários - é possível inserir uma mensagem que será exibida no lugar do formulário da Web
      • É possível adicionar hiperlinks à mensagem colocando-os entre colchetes [ ]
      • É possível adicionar rótulos ao usar o símbolo | (pipe) depois do URL

    por exemplo: [https://www.sign.adobe.com/ | Adobe Sign] aparece como Adobe Sign.

  6. Clique em Desabilitar

    • Uma mensagem de sucesso é exibida
    • O status é alterado 
    • O método de redirecionamento é inserido no status
    • A capacidade de editar o formulário da Web é removida


Habilitar um formulário da Web

Os formulários da Web podem ser reativados a qualquer momento e retomar a ação.

 

Para ativar um formulário da Web desativado:

  1. Clique na guia Gerenciar 

  2. Selecione o filtro Formulários da Web

  3. Clique uma vez no formulário da Web que você deseja ativar

  4. Clique no botão Habilitar 

    Habilitar

  5. Clique em Habilitar quando solicitado 


Ocultar um formulário da Web

Se quiser remover um formulário da Web da exibição de página Gerenciar, é possível ocultá-lo.

Ocultar um formulário da Web oculta somente na sua exibição, os outros usuários com acesso (por compartilhamento) ainda podem vê-lo.

  1. Clique na guia Gerenciar para rolar a tela até a seção Formulário da Web

  2. Selecione o filtro Formulários da Web

  3. Clique no formulário da Web que você deseja ocultar

  4. Clique no link Ocultar localizado nas opções do painel à direita.

    • Se o formulário da Web ainda estiver ativado, você recebe um aviso na tela indicando que ainda está ativado e pode ser assinado pelos signatários.
    Ocultar

    Cuidado:

    Se não desativar o formulário da Web antes de ocultá-lo, as pessoas ainda podem acessar e assinar.


Como habilitar/desabilitar o acesso de usuário aos formulários da Web

Os níveis de serviço empresarial e corporativo têm a opção de configurar o acesso ao formulário da Web e as opções do signatário.

As opções de acesso e signatário dos formularios da Web podem ser ativadas ou desativadas no nível de conta ou de grupo ao acessar Conta > Configurações da conta > Configurações globais > Formulários da Web

Comandos na página Global

Opções de configuração

Os formulários da Web têm quatro configurações opcionais:

  • Permitir cópias (CC) nos formulários da Web:
    • Quando ativado, os endereços de email podem ser adicionados como CC no formulário da Web. Caso contrário, a opção Adicionar CC é removida do processo de criação
  • Permitir pré-visualização em PDF de formulários web:
    • Quando ativado, um link de PDF é exposto no formulário da Web, permitindo que o destinatário veja o formulário da Web como PDF
      • Lembre-se de que o PDF é um documento que o destinatário pode salvar no sistema local
  • Exigir um endereço de email no bloco de assinaturas dos formulários web:
    • Quando ativado, um campo Endereço de email se torna obrigatório para cada signatário dentro dos limites do documento
      • O Adobe Sign colocará um bloco de assinaturas automaticamente para cada destinatário que não tenha um campo de email no documento
    • Quando falso, o destinatário e solicitado a fornecer um endereço de email em uma página intersticial
  • Solicitar que o signatário verifique o endereço de email:
    • Quando ativado, o recipient é solicitado a verificar a assinatura antes que o contrato seja concluído (Assinado)
    • Quando desativado, o destinatário não precisa verificar a assinatura e o processo de assinatura passa para o próximo destinatário ou é concluído
      • Se um recipient adicional for incluído pelo primeiro recipient, uma verificação por email deverá ser concluída antes que o segundo recipient seja notificado (independentemente desta configuração)
      • Assinaturas não verificadas estão sujeitas a rejeição
  • Permitir participantes adicionais
    • Quando ativada, a interface de formulário web expõe a opção de adicionar outros participantes
    • Quando desativada, a interface não permite a adição de participantes, e os formulários web permitem apenas um signatário externo
Cuidado:

Se você desativar a autenticação por email da assinatura e precisar de uma assinatura juridicamente vinculativa, certifique-se de usar alguma forma de autenticação que identifique um usuário único (por exemplo: KBA ou senha).


Encontrar o URL e o código incorporado do seu formulário web

Se precisar acessar o código de URL do formulário da Web:

  1. Clique na guia Gerenciar

  2. Selecione o filtro Formulários da Web

  3. Clique no formulário da Web para selecioná-lo

    • Isso abre o painel Ação à direita
  4. Clique na ação Obter código

    Navegue até Obter código

  5. A página é atualizada para mostrar o formulário da Web com o código de URL na parte superior da página:

    Obter código


Use os parâmetros de URL para preencher campos do formulário da Web

Para inserir valores em um campo do formulário da Web, há duas coisas que você precisa saber:

  • Como marcar um campo como disponível para os parâmetros de URL
  • Como criar os parâmetros de URL que devem ser inseridos

 

Como marcar um campo como disponível para os parâmetros de URL

  1. Crie ou edite um formulário da Web para obter acesso aos campos

  2. Adicione o campo de texto que você deseja preencher por meio do URL

    •  Somente os campos de texto podem aceitar valores
  3. Clique duas vezes no campo para abrir as propriedades dele

  4. Edite o nome do campo com algo significativo. O nome do campo é a primeira parte do parâmetro que você usará, em geral é melhor mais curto

  5. Marque a caixa que diz O valor padrão pode ser derivado do URL

    • Opcionalmente, marque a caixa Somente leitura se você não quiser que o valor seja editável
  6. Clique em OK para salvar os parâmetros

  7. Repita o procedimento para todos os campos que deverão aceitar um parâmetro do URL

  8. Clique em Salvar para salvar o formulário da Web

URL

Neste exemplo estamos criando dois campos que devem ser preenchidos pelo URL:

  • Branch_Office: um campo que aceita a cadeia de caracteres da filial (mostrada acima)
  • Emp_ID: um campo que aceita a ID de funcionário

 

Como criar os parâmetros de URL que devem ser inseridos

  1. Copie o URL do formulário da Web. A maneira mais fácil de fazer isso é:

    • Edite o formulário da Web na página Gerenciar
    • Clique no link Copiar URL do formulário da Web
    URL

    Os URLs dos formulários web são muito longos, portanto usamos aqui um abreviado como exemplo (o seu será diferente):

    URL de exemplo:

    https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*

  2. Colar o URL do formulário da Web em um editor de texto (como o Bloco de Notas)

  3. Adicionar seus parâmetros  

    • O início dos parâmetros é identificado ao adicionar um hash (cerquilha, #) no final do URL do formulário da Web.
    • Em seguida, adicione os parâmetros no formato de {field_name}={value} 

    Exemplo de URL com um parâmetro

    https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621

    • Vários valores são adicionados inserindo um sinal tipográfico (&) entre os valores do campo.

    Exemplo de URL com dois parâmetros

    https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621&Emp_ID=429939

  4. Uma vez que todos os pares de campo=valor estiverem adicionados ao URL, copie toda a cadeia de caracteres e cole-a em seu navegador.

    O formulário da Web será renderizado com os campos preenchidos:

    URL

 

Propriedades e restrições

  • Você usa a cerquilha (#) apenas uma vez para definir o início dos parâmetros
    • Usar uma cerquilha subsequente em um valor não afeta negativamente o resultado
  • É aceitável usar espaços nos valores
  • Usar espaços no nome de campo só é aceitável se você inserir explicitamente %20 como o caractere de espaço no URL
    • Isso funcionará: https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch%20Office=San Jose #621
    • Isso não funcionará: https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch Office=San Jose #621
    • Normalmente é recomendo que um sublinhado seja usado em nomes de campo em vez de espaços. Isso economizará tempo
  • Não há espaço permitido entre o Nome do campo, o sinal de igual e o início do valor (Fieldname=Value)
  • Nenhum espaço ao lado do sinal tipográfico se você tiver vários valores
  • Não há limite (a não ser talvez os limites de comprimento do URL) para o número de campos que podem obter seus valores dos parâmetros de URL
  • Os campos de texto calculados não podem ser substituídos e não têm uma caixa de seleção exibida em nas propriedades de campo.
  • Os parâmetros de URL não funcionam com formulários da Web autenticados. Devido ao uso de fragmentos de hash do URL, se um formulário da Web for protegido por uma senha ou outra autenticação, os parâmetros de URL não serão transmitidos de volta ao cliente depois que a autenticação for concluída (o servidor nunca vê essa parte do URL). 

 

Tratamento de erros

  • Qualquer parâmetro de URL que não corresponder ao nome do campo de formulário exatamente será ignorado
  • Qualquer parâmetro de URL que tente atribuir um valor a um campo que não seja de texto ou um campo de texto que não tenha a opção O valor padrão pode ser derivado do URL será ignorado


Perguntas frequentes e problemas conhecidos

Apenas quando o formulário da Web estiver no status Rascunho.

Depois que um formulário da Web é criado, o seu nome não pode ser atualizado.

O criador de formulários da Web sempre recebe o contrato concluído (a menos que as configurações estejam em vigor para suprimir a notificação).

Se outra parte precisar ser notificada quando o contrato do formulário da Web for assinado, o campo CC pode ser usado para garantir que a parte seja incluída automaticamente.

Campo CC

Sim.

Depois que o formulário da Web for criado, será possível editar as partes em CC na página Gerenciar.

Sim.

Os modelos na biblioteca do Adobe Sign podem ser usados como base para um formulário web, anexando-os pelo link Adicionar arquivos.

Sim.

Instruções para desativar o processo de verificação de email podem ser encontradas na seção Configuração.

Desativar a verificação de email não remove o requisito para o signatário fornecer um endereço de email.

Cuidado:

Se você desativar a autenticação por email da assinatura e precisar de uma assinatura juridicamente vinculativa, certifique-se de usar alguma forma de autenticação que identifique um usuário único (por exemplo: KBA ou senha).

Autenticações de dois fatores para um formulário web

Sim. 

O URL de um formulário da Web é apenas um URL como qualquer outro.

Adicionar o URL a um formulário da Web como um hiperlink não vincula logicamente qualquer contrato gerado pelo formulário da Web ao contrato de origem.

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