Adobe Sign para SharePoint - Guia de mapeamento de modelo

Visão geral

O Adobe Sign oferece suporte à ideia de relacionar dados entre os campos de formulário do contrato e das listas do SharePoint.

Usando fluxos de trabalho e mapeando os campos de lista aos campos de formulário, você pode preencher automaticamente os documentos antes de enviar, o que reduz o tempo necessário para os remetentes e/ou signatários preencherem o formulário, diminuindo a chance de inserir dados incorretos.

Inversamente, você também pode criar um mapeamento que extrai os dados de campo do formulário de um contrato assinado para preencher uma lista do SharePoint.


Uma breve descrição sobre a criação de formulários da Web com campos

O mapeamento bem-sucedido exige formulários da Web construídos com os nomes de campos definidos para que seja possível relacionar logicamente o campo Lista ao campo de formulário do Adobe Sign

Há várias maneiras de criar formulários que podem ser carregados no Adobe Sign:

  • Ambiente de criação o Adobe Sign possui detecção de campo automática, o que agiliza a criação de formulários
    • Os campos de formulário posicionados automaticamente têm um nome genérico (Campo personalizado 1), e devem ser renomeados como algo indicativo do uso    
  • Os formulários PDF podem ser criados com o Acrobat.  Os formulários do Acrobat também podem detectar automaticamente onde os campos devem ser posicionados
    • O Acrobat também insere campos automaticamente, usando um nome de campo derivado do texto de início do documento. Esses nomes geralmente são imprecisos ou vagos e devem ser editados para um valor intuitivo do uso do campo
  • As Marcas de texto podem ser usadas se a geração de documento produzir um documento de texto editável

O mapeamento de campo depende de relacionar logicamente o nome de um campo no formulário e o nome de uma coluna no SharePoint.

Independentemente do método usado, certifique-se de nomear corretamente os campos, para que possa identificar facilmente quando forem apresentados num formato de lista (durante o processo de mapeamento).

Observação:

Os seguintes tipos de colunas do SharePoint são compatíveis: Única linha de texto, Número, Opção (“botões de opção”), Várias linhas de texto, Sim/Não (caixa de seleção). 

Tipo de coluna do SharePoint Tipo de campo do Adobe Sign
Única linha de texto Texto
Número Texto
Várias linhas de texto Texto multilinha
Sim/Não (caixa de seleção) Caixa de seleção


Fluxo de trabalho do mapeamento de modelo passo a passo

No exemplo abaixo, o admin do SharePoint deseja enviar contratos a uma lista de clientes.

Já existe uma lista de clientes no SharePoint que contém alguns detalhes sobre cada destinatário ("nome" e "sobrenome"), mas informações adicionais ("idade" e "ocupação") estão sendo coletadas.

Um formulário é criado (usando tags de texto) para importar os valores de nome da lista do SharePoint e coletar novos valores que estão sendo pesquisados.

Depois que o contrato é concluído, os valores de campo mapeados no formulário serão enviados de novo à lista do SharePoint.

Observação:

Este exemplo exibe um formulário que contém campos apenas por motivos de clareza.

Seu formulário provavelmente terá muito mais conteúdo, mas os campos funcionam da mesma forma.

  1.  Crie uma lista do Sharepoint

    Faça logon em seu site Sharepoint e crie uma lista de assinantes (essas são as pessoas às quais você deseja enviar o contrato para assinatura)

    • Usaremos o Sr. John Smith em nosso exemplo neste fluxo de trabalho
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  2. Criar um modelo de contrato (usando word, PDF etc.)

    É importante lembrar o uso das tags de texto apropriadas, que devem ser semelhantes ao seguinte:{{first_name}}

    Neste exemplo usamos um documento chamado mapping_test.docx contendo quatro tags de texto:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
    imagem

  3. Criar mapeamentos de modelo

    Há dois tipos diferentes de mapeamento de modelo: 

    • O mapeamento do SharePoint para o contrato é usado para pré-preencher os detalhes de uma lista de SharePoint (etapa 1) ao assinar um contrato do Adobe Sign
    1. Selecione mapeamento do SharePoint para o contrato no botão de opções
    2. Selecione a lista correta do menu suspenso
      • É importante configurar o modelo que mapeia em busca da lista correta (como a lista criada durante a etapa 1), caso contrário, o mapeamento de modelo não funcionará corretamente
      • Você pode definir mapeamentos de modelo exclusivos para listas individuais do SharePoint
    3. Configure o mapeamento apropriado entre os campos do SharePoint e do contrato
      • O campo do SharePoint é o nome da coluna mencionado na lista do SharePoint (etapa 1)
      • O campo Contrato é o nome da "tag de texto" utilizado no modelo de contrato (etapa 2) 
      • Neste exemplo, estamos usando "FirstName" e "LastName" para o mapeamento do SharePoint para o contrato, para que "first_name" e "last_name" sejam pré-preenchidos no modelo de acordo com os valores da lista do SharePoint 
    SharePoint ao mapeamento do contrato

    • O mapeamento do contrato para o SharePoint é usado para atualizar a lista do SharePoint com os valores nos campos do contrato depois que o contrato é concluído:
    1. Selecione mapeamento do contrato para o SharePoint no botão de opção.
    2. Selecione a lista correta do menu suspenso. 
    3. Configure o mapeamento apropriado entre os campos do SharePoint e do contrato. 
      • Neste exemplo, estamos usando "Ocupação" e "Idade" para o mapeamento do contrato para o SharePoint, que correspondem aos campos "occupation" e "age" da tag de texto
    Contrato para o mapeamento do SharePoint

  4. Iniciar Enviar para assinatura

    Com os campos compartilhados entre a lista e o modelo de contrato relacionados corretamente, você estará pronto para enviar o contrato:

    • Vá para a lista de SharePoint (criada durante a etapa 1)
    • Selecione um assinante na lista. Sr. John Smith neste exemplo
    • Acesse o menu em faixa do Adobe Sign e selecione a opção Enviar para assinatura
    imagem

  5. Selecione o modelo de contrato:

    Nesta etapa é importante selecionar o modelo correto de contrato que você criou na etapa 2.

    • Selecione o modelo de contrato (mais mapping_test neste exemplo)
    • Clique em Anexar
    imagem

  6. Complete a página de envio:

    • Digite o endereço de email do destinatário
      • Se você estiver acompanhando o exemplo, insira um endereço de email que ao qual você tem acesso
        • Este endereço de email precisa ser diferente do que o que você está usando para enviar o contrato
    • Altere a mensagem conforme necessário
    • Verifique se o modelo correto de acordo está anexado na seção Arquivos
    • Marque os campos Visualizar e Adicionar campos de assinatura
    • Clique em Avançar.
    Configurar o contrato

  7. Verifique o mapeamento do SharePoint para o modelo do contrato:

    Neste momento, você deverá verificar se o mapeamento do contrato para o SharePoint está funcionando corretamente.

    Após nosso exemplo, você deve ver que "first_name" e "last_name" foram preenchidos automaticamente com as informações corretas com base nas informações da lista do SharePoint:

    • Verifique se cada campo mapeado está importando os valores corretos
    • Verifique se os campos não mapeados estão vazios. Esses são os campos que o destinatário preencherá
    • Adicione campos adicionais conforme necessário
      • Adicione pelo menos um campo de Assinatura
    • Clique em Enviar
    Adicionar campos de formulário

  8. Conclua o fluxo de trabalho do signatário:

    O destinatário preenche o contrato:

    • O destinatário acessa o contrato por meio de um link no seu email
      • Se você estiver acompanhando o exemplo, efetue logon na caixa de email à qual você enviou o contrato
    • O destinatário preenche o formulário do contrato
      • Insira valores para os campos Ocupação e Idade
    • Assine o documento
    • Clique em Assinar para concluir o processo de assinatura
    Clique para assinar

  9. Verifique o mapeamento do contrato para o SharePoint:

    Depois que o contrato for preenchido com sucesso:

    • Faça logon em sua conta do SharePoint
    • Vá para a lista do SharePoint (etapa 1)
    • Verifique se o mapeamento do contrato para o SharePoint funcionou analisando a lista e verificando se os novos valores de modelo de contrato foram introduzidos no SharePoint
    imagem

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