Создавайте целенаправленные и полезные коллекции, выбирая правильный исходный контент, обеспечивая его поддержку со временем и управляя доступом к контенту, а также его применением пользователями.
Используйте эти методы для создания и поддержки коллекций в Knowledge Base в Acrobat. Они помогут вам систематизировать исходный контент, упростить поиск файлов, управлять доступом и предоставить пользователям четкий набор знаний для работы.
Использование авторитетного и актуального исходного контента
Рассматривайте документы в коллекции как исходный материал, к которому пользователи могут обращаться, используя ИИ-помощник.
Отдавайте предпочтение контенту, который:
- Актуален и одобрен для использования.
- Соответствует назначению коллекции.
- Содержит достаточно информации для полезного контекста.
- Не содержит устаревших или ненужных дубликатов.
При изменении исходного документа обновите содержимое коллекции, чтобы пользователи не полагались на более старую версию.
Использование описательных имен файлов
Выбирайте имена файлов, которые позволяют легко идентифицировать тему документа.
Поиск внутри коллекций выполняет поиск только по именам файлов, а не по содержимому документов. Описательные имена упрощают поиск файлов и управление ими по мере роста коллекции.
Избегайте общих имен, например document.pdf, final.pdf или updated-version.pdf, если имя не указывает на содержимое файла.
Поддержание коллекций в течение длительного времени
Периодически проверяйте коллекции, а не рассматривайте загрузку как разовую задачу.
Удаляйте ненужный контент, обновляйте измененные документы и ищите дубликаты или устаревшие материалы. Поддержание соответствия коллекции ее назначению упрощает управление для владельцев, а понимание, содержащейся в ней информации, для пользователей.
Целенаправленное предоставление доступа к коллекциям
Предоставляйте доступ к коллекции только тем, кому он необходим.
Прежде чем расширять доступ, учтите информацию, содержащуюся в коллекции, кто должен иметь возможность ее использовать и где к коллекции можно получить доступ. Организационные настройки также могут влиять на доступ через такие инструменты, как чат-боты и Среды PDF.
Для получения информации о требованиях к настройке и предоставлению прав доступа см. соответствующую документацию по доступу и совместному использованию, а не управляйте этими требованиями непосредственно из самой коллекции.
Использование вложений чата для контента, связанного с конкретной беседой
Используйте файлы и изображения, прикрепленные к чату с ИИ-помощником, если их содержание актуально для данной беседы.
Если информация должна стать частью многократно используемой области знаний, добавляйте ее и управляйте ею как содержимым коллекции. Это позволяет отделить временный контекст беседы от основного исходного материала в коллекции.
Проверка цитат, когда источник имеет значение
Используйте ссылки, предоставленные вместе с ответами ИИ-помощника, для проверки подтверждающего исходного материала.
Проверка источника особенно полезна, когда ответ влияет на принятие важного решения, когда имеет значение точная формулировка или требуется дополнительный контекст, выходящий за рамки полученного ответа.
Цитаты помогают проверить, какая информация подтверждает ответ; они не заменяют проверку исходного документа, когда точность имеет решающее значение.
Планирование интеграций и использования баллов
Перед расширением аудитории или подключением коллекции к другим интерфейсам подумайте, как люди будут ее использовать.
Интеграция с чат-ботами, загрузка документов, активность API и запросы могут иметь различные требования для доступа и использования баллов. Перед крупными проектами по загрузке данных или более широким развертыванием проверьте соответствующую информацию о конфигурации и использовании баллов.
Это особенно полезно, если коллекция будет поддерживать пользователей за пределами группы, которая изначально ее создала и вела.
Проверка перед расширением коллекции
Перед добавлением нового контента или предоставлением к коллекции доступа для более широкой аудитории убедитесь, что:
- Коллекция по-прежнему имеет четкое назначение.
- Ее исходные документы актуальны и релевантны.
- Имена файлов ясно отражают их содержимое.
- Устаревший и дублирующийся контент удален.
- Целевая аудитория имеет доступ к информации.
- Настроены все необходимые интеграции и права.
- Ожидаемое использование соответствует модели предоставления баллов вашей организации.
