Bygg fokuserade och användbara samlingar genom att välja rätt källinnehåll, underhålla det över tid och hantera hur människor får åtkomst till och använder det.
Använd dessa metoder för att bygga och underhålla samlingar i Knowledge Base in Acrobat.De kan hjälpa dig att organisera källinnehåll, göra filer lättare att hitta, hantera åtkomst och ge användare en tydlig kunskapsbas att arbeta med.
Använd auktoritativt och aktuellt källinnehåll
Behandla dokumenten i en samling som källmaterial som användare kan ställa frågor om genom AI-assistenten.
Föredra innehåll som är:
- Aktuellt och godkänt för användning.
- Relevant för samlingens syfte.
- Tillräckligt komplett för att ge användbar kontext.
- Kostnadsfritt från föråldrade eller onödiga dubblettversioner.
När ett källdokument ändras, uppdatera innehållet i samlingen så att användare inte förlitar sig på en äldre version.
Använd beskrivande filnamn
Välj filnamn som gör dokumentets ämne lätt att identifiera.
Sökning inom Collections söker endast i filnamn, inte i dokumentens innehåll.Beskrivande namn gör det lättare att hitta och hantera filer när en samling växer.
Undvik generiska namn som document.pdf, final.pdf, eller updated-version.pdf när namnet inte identifierar vad filen innehåller.
Underhåll samlingar över tid
Granska samlingar regelbundet istället för att behandla inmatning som en engångsuppgift.
Ta bort innehåll som inte längre är användbart, uppdatera dokument som har ändrats och leta efter dubbletter eller föråldrat material.Att hålla samlingen i linje med dess avsedda syfte gör det lättare för ägare att hantera och för användare att förstå vilken information den innehåller.
Dela samlingar medvetet
Dela en samling med de personer som behöver åtkomst till dess innehåll.
Innan du utökar åtkomsten bör du överväga vilken information som finns i samlingen, vem som ska kunna använda den och var samlingen kan nås.Organisatoriska inställningar kan också påverka åtkomst genom upplevelser som chatbots och PDF Spaces.
För konfigurations- och rättighetskrav, se relaterad dokumentation om åtkomst och delning i stället för att hantera dessa krav från själva samlingen.
Använd chattbilagor för konversationsspecifikt innehåll
Använd filer och bilder bifogade till en AI Assistant-chatt när innehållet är primärt relevant för den konversationen.
När information bör bli en del av en återanvändbar kunskapsdomän, lägg till och hantera den som samlingsinnehåll istället.Detta håller tillfällig konversationskontext separerad från det underhållna källmaterialet i samlingen.
Kontrollera citeringar när källan spelar roll
Använd citeringarna som tillhandahålls med AI Assistant-svar för att inspektera det stödjande källmaterialet.
Att kontrollera källan är särskilt användbart när svaret påverkar ett viktigt beslut, när exakt formulering spelar roll, eller när du behöver ytterligare sammanhang utöver det genererade svaret.
Citeringar hjälper dig verifiera vilken information som stöder ett svar; de ersätter inte granskning av källdokumentet när noggrannhet är av avgörande vikt.
Planera för integrationer och kreditförbrukning
Tänk på hur människor kommer att använda en samling innan du utökar dess målgrupp eller kopplar den till andra upplevelser.
Chatbot-integrationer, dokumentinmatning, API-aktivitet och frågor kan ha olika åtkomst- och kreditkrav.Granska tillämplig konfigurations- och kreditförbrukningsinformation innan stora inmatningsprojekt eller bredare driftsättningar.
Detta är särskilt användbart när en samling kommer att stödja användare utanför den grupp som ursprungligen skapade och underhöll den.
Granska innan du expanderar en samling
Innan du lägger till mer innehåll eller gör en samling tillgänglig för en bredare målgrupp, bekräfta att:
- Samlingen har fortfarande ett tydligt syfte.
- Dess källdokument är aktuella och relevanta.
- Filnamn identifierar tydligt deras innehåll.
- Föråldrat och duplicerat innehåll har tagits bort.
- Den avsedda målgruppen bör ha åtkomst till informationen.
- Alla nödvändiga integrationer och rättigheter är konfigurerade.
- Förväntad användning stämmer överens med din organisations kreditmodell.
