Förstå anslutningar i Knowledge Base i Acrobat

Anslutningar synkroniserar filer från externa system till en vald samling.När du har konfigurerat en anslutning kontrollerar Knowledge Base de valda mapparna enligt ett schema och lägger till nya eller uppdaterade filer som stöds i målsamlingen.

Google Drive- och Microsoft SharePoint-kontakter använder samma allmänna synkroniseringsmodell. Varje anslutningstyp har sin egen konfiguration och auktoriseringsprocess.

Innan du börjar

En administratör måste aktivera kopplingar innan användare kan lägga till dem i samlingar.

För att aktivera anslutningar, öppna Inställningar > Funktionsaktivering och aktivera de anslutningsalternativ som stöds för organisationen.

Om kontakter inte är aktiverade kan användare inte skapa Google Drive- eller Microsoft SharePoint-anslutningar.

Konfigurera och hantera kopplingar

Granska Hantera anslutningar för att lägga till en Google Drive- eller Microsoft SharePoint-anslutning, redigera en befintlig anslutning, uppdatera anslutningsinformation eller granska synkroniseringshistorik.

Hur kopplingar fungerar

När du skapar en anslutning väljer du först källplattformen:

• Microsoft SharePoint
• Google Drive

Sedan väljer du:

• Källmapparna att synkronisera.
• Målsamlingen.
• Hur ofta synkronisering körs.

Knowledge Base utför en första synkronisering när anslutningen skapas.Senare schemalagda körningar hämtar nya eller ändrade filer från de valda mapparna och deras inkluderade undermappar.

Synkroniserade filer visas i målsamlingen, där användare kan söka i dem, ställa frågor och generera AI-drivna insikter.

Hur synkroniserat innehåll hanteras

Anslutningar hämtar filer som stöds från de valda källmapparna och lägger till dem i en destinationssamling.

Mapphierarkier reproduceras inte i samlingen. Filer från valda mappar och inkluderade undermappar visas tillsammans i samlingens dokumentlista.

Under senare synkroniseringskörningar:

• Nya filer läggs till.
• Ändrade filer uppdateras.
• Oförändrade filer bearbetas inte igen.
• Filer som tas bort från källan finns kvar i samlingen.

När flera källfiler har samma namn kan en fil ersätta en annan.Använd unika, beskrivande filnamn för att undvika oavsiktliga överskrivningar.

Behörigheter och åtkomst

Att skapa en koppling kräver åtkomst till:

• Det externa källsystemet.
• De mappar du vill synkronisera.
• Målsamlingen.

Din organisation kan kräva att en administratör godkänner åtkomst innan du kan ansluta till SharePoint eller Google Drive.

Kopplingsåtkomst ersätter inte samlingsåtkomst.Användare behöver fortfarande behörighet att öppna och arbeta med målsamlingen.

Bra att veta

• En administratör måste aktivera kopplingar under Inställningar > Funktionsaktivering innan användare kan lägga till dem.
• Att aktivera en koppling gör funktionen tillgänglig.Användare behöver fortfarande åtkomst till källplattformen, valda mappar och målsamling. 
• Varje koppling synkroniserar innehåll till en målsamling.
• Valda undermappar ingår i synkroniseringen.
• Att ta bort en källfil tar inte bort dess synkroniserade kopia från Knowledge Base om det inte är konfigurerat att göra det.
• Anslutningsgränser kan variera beroende på källtyp.
• Stora initiala synkroniseringar kan ta tid att slutföra.
• Sök- och AI-drivna funktioner blir tillgängliga efter att de synkroniserade filerna är klara med bearbetningen.
• Använd unika filnamn när du synkroniserar innehåll från flera mappar.