Handboek Annuleren

Activiteitenlogboek en auditrapport van de overeenkomst

 

Handboek voor Adobe Acrobat Sign

Nieuwe functies

Aan de slag

Beheerder

Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren

Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten

Integreren met andere producten

Acrobat Sign Developer

Ondersteuning en probleemoplossing

Overzicht

Elke Acrobat Sign-overeenkomst doorloopt een aantal gebeurtenismijlpalen die de vooruitgang van de transactie bepalen.

Deze mijlpalen kunnen gebeurtenissen zoals de volgende omvatten:

  • Het maken van een document
  • Wijzigingen in de verzonden transactie
  • E-mails die naar ontvangers worden verzonden
  • E-mails die door ontvangers worden bekeken
  • Delegeren van de autoriteit van een ontvanger
  • Handtekeningen/goedkeuringen die op overeenkomsten worden toegepast
  • De status Voltooid/Afgewezen/Geannuleerd

 

Mijlpalen worden geregistreerd in twee indelingen met vergelijkbare inhoud, maar verschillende doelstellingen:

Activiteitenlijst

De lijst Activiteit is een overzicht van de transactie, die aangeeft waar deze zich bevindt in het volledige proces (van begin tot eind), gezien vanuit de Acrobat Sign-applicatie.

  • De lijst Activiteit bevat een minimale hoeveelheid informatie: de gebeurtenis zelf, de gebruiker/ontvanger (geïdentificeerd door het e-mailadres wordt) die de gebeurtenis heeft geregistreerd en het tijd-/datumstempel van de gebeurtenis (aangepast aan de lokale systeeminstellingen voor de tijdzone van de gebruiker die het document heeft weergegeven)
  • Elke gebeurtenis waardoor het document wordt veranderd (zoals een wijziging, of een actie van een ontvanger), bevat een koppeling die het document onmiddellijk na die gebeurtenis toont
  • De activiteitenlijst heeft betrekking op de gehele transactie. Daarom kunt u soms informatie zien die niet is inbegrepen in het controlerapport (wat beperkter is ten aanzien van documentinteractie)
    • Wanneer de transactie nog wordt uitgevoerd, ziet u onder aan de activiteitenlijst een overzicht van de ontvangers die in de overeenkomstworkflow actief blijven
    • Retentie- en eVaulting-gebeurtenissen die plaatsvinden nadat het document is voltooid
  • De activiteitenlijst is een element van de overeenkomst, dat wordt gewist door expliciete handelingen waardoor overeenkomsten worden verwijderd (bijvoorbeeld AVG). Als de overeenkomst om welke reden dan ook uit het gebruikersaccount wordt verwijderd, gaat de geschiedenisinhoud samen met de weergave van het desbetreffende item verloren. Deze gegevens kunnen niet worden hersteld

Auditrapporten bevatten dezelfde mijlpalen voor overeenkomsten als het deelvenster Geschiedenis, maar bevatten de transactie-ID van het gezaghebbende document op de Acrobat Sign-server.

Beheerders kunnen zo nodig het verzamelen van IP-adressen inschakelen.

Controlerapport

Controlerapporten zijn bedoeld als betrouwbare documenten waarin staat hoe een document van begin tot eind is veranderd en welke fasen in de levenscyclus zijn doorlopen. U kunt deze rapporten opslaan als PDF-bestand en u kunt ze afdrukken als de interne bedrijfsprocessen dit vereisen.

  • Een belangrijk verschil om op te merken is dat alle evenementen in het Auditrapport standaard worden vermeld in de GMT-tijdzone. Zo wordt verwarring voorkomen voor auditors die transacties van gebruikers in meerdere tijdzones beoordelen.
    • De Activiteitenlijst wordt dynamisch gegenereerd voor de kijker en weerspiegelt alle gebeurtenissen in de tijdzone van het lokale systeem van de kijker.
    • Het tijdstempel van het zichtbare handtekeningveld dat is ingesloten in de overeenkomst weerspiegelt de tijdzone van het lokale systeem van de ondertekenaar op het moment dat de handtekening wordt aangebracht. De tijdzonecode wordt verschaft als context bij het weergeven van de PDF.
  • De datumstempelnotatie is ingesteld op JJJJ-MM-DD.
  • Controlerapporten worden onafhankelijk opgeslagen van de overeenkomstobjecten die worden weergegeven op het beheertabblad van de webtoepassing. Als u een object verwijdert van de beheerpagina, wordt het controlerapport niet verwijderd.

 

Het controlerapport heeft twee stadia:

  • Het “interimrapport”: wanneer een transactie nog in uitvoering is (en niet voltooid), wordt het controlerapport samengesteld op basis van de overeenkomstgebeurtenissen die zijn geregistreerd op het moment dat het verzoek wordt ingediend. Dit rapport is per definitie onvolledig en niet meer actueel zodra de eerstvolgende ontvanger een nieuwe registratiegebeurtenis uitvoert.

Tussentijdse rapporten staan duidelijk boven aan het rapport vermeld, zodat deze rapporten bij het opslaan of afdrukken niet per ongeluk als definitieve documenten kunnen worden geïnterpreteerd.

  • Het “definitieve rapport”: zodra de overeenkomst een eindstaat bereikt (Ondertekend, Geannuleerd, Afgewezen of Verlopen), wordt het definitieve controlerapport samengesteld en opgeslagen. Vanaf dit moment worden er geen nieuwe gebeurtenissen met betrekking tot de transactie (bijvoorbeeld retentie) toegevoegd aan het rapport. Het definitieve rapport bevat dus alle gebeurtenissen die hebben plaatsgehad om het document ondertekend te krijgen, en niets meer dan dat.

Nadat u zich hebt aangemeld, selecteert u Beheren > Status van de overeenkomst die u wilt bekijken > Selecteer de naam van de overeenkomst en selecteer vervolgens Controlerapport downloaden in het rechterdeelvenster.

Gebruik

U kunt de Activiteitenlijst weergeven op de pagina Beheren door op de koppeling Activiteit onder aan het rechterdeelvenster te klikken:

Activiteit

 

Het controlerapport is toegankelijk via het tabblad Beheren.

Selecteer de overeenkomst en klik op Controlerapport downloaden

Controlerapport downloaden

Configuratie

Beschikbaarheid:

Het Activiteitenlogboek en Controlerapporten zijn beschikbaar voor alle Acrobat Sign-accounts.

Configuratiebereik:

Het Activiteitenlogboek en Controlerapporten zijn standaard ingeschakeld en kunnen niet worden uitgeschakeld.

Veel instellingen kunnen de gemelde gebeurtenissen (en de gebruikte terminologie) in de Controlerapporten beïnvloeden. Als er gebeurtenissen zijn waarvan u denkt dat deze in het controlerapport moeten worden opgenomen, neemt u contact op met uw groeps- of accountbeheerder om te controleren of deze kunnen worden toegevoegd.

Er zijn vier methoden die gebruikers toegang geven tot het Controlerapport:

  • Voeg het controlerapport toe aan de e-mail Ondertekend en gearchiveerd.
  • Controlerapport bijvoegen bij documenten tijdens het downloaden vanaf de beheerpagina.
  • Toegang tot het controlerapport toestaan via de pagina voor transactieverificatie.
  • Controlerapport via API koppelen wanneer getLatestDocument wordt aangeroepen.

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?