Les fonctionnalités Historique et Rapport d’audit d’Adobe Sign sont à la disposition de tous les utilisateurs du système. Chaque accord lié à un utilisateur a un historique et un rapport d’audit qui y est associé.

Description de la fonction

Chaque accord dans Adobe Sign passe par une série d’événements « jalons » qui définissent la progression de la transaction.

Ces étapes importantes peuvent inclure les événements suivants :

  • Création de document
  • Modifications apportées à la transaction envoyée
  • Courriers électroniques envoyés aux destinataires
  • Courriers électroniques lus par les destinataires
  • Délégation de l’autorité du destinataire
  • Signatures et approbations appliquées aux accords
  • Statuts complété, refusé et annulé

 

Ces étapes importantes sont enregistrées dans deux formats, dont le contenu est similaire, mais le but légèrement différent :

Le panneau Historique est un bref résumé indiquant où se trouve la transaction est dans le processus bout en bout, dans l’application Adobe Sign.

  • Le panneau Historique contient un minimum d’informations. Il affiche uniquement l’événement, l’utilisateur ou le destinataire qui a enregistré cet événement (identifié par son adresse électronique) et l’horodatage de celui-ci (réglé sur le fuseau horaire du lecteur, selon le paramétrage du système local).
  • Chaque événement modifiant le document (c.-à-d. modification, action du destinataire) contient un lien qui montre le document juste après cet événement.
  • Les événements de l’historique englobent la totalité de la transaction. Par conséquent, vous pouvez y voir des informations qui ne sont pas incluses dans le rapport d’audit (qui se restreint davantage à l’interaction de documents).
    • Lorsque la transaction est encore en cours, au bas de la liste de l’historique se trouve la liste des destinataires prévus restants dans le flux de tâches de l’accord.
    • Les événements de conservation et d’archivage électronique qui ont lieu une fois le document complété.
  • Le panneau Historique est incorporé à l’objet Accord dans l’onglet Gérer de l’application web. Si l’accord est supprimé du compte d’utilisateur, quelle qu’en soit la raison, le contenu de l’historique est perdu pour cet affichage et ne peut pas être récupéré.
history_list

Les rapports d’audit montrent les mêmes étapes importantes des accords que le panneau Historique, mais ils contiennent plus de détails, dont les informations suivantes :
  • Adresse IP du système enregistrant l’événement
  • ID de transaction du document qui fait autorité sur le serveur d’Adobe Sign.
audit_report

Les rapports d’audit sont prévus pour être des documents faisant autorité, qui fait ressortir la façon dont un document a été manipulé, de sa création à sa résolution. Ils peuvent être enregistrés comme fichiers PDF ou imprimés pour des processus internes, le cas échéant.

  • Une différence principale à noter est que le rapport d’audit montre tous les événements standardisés sur l’heure GMT (contrairement à l’onglet Historique qui montre l’heure locale).  Cela permet aux personnes contrôlant les transactions d’utilisateurs situés sur différents fuseaux horaires d’éviter les confusions.
  • Le format d’horodatage est AAAA-MM-JJ.
  • Les rapports d’audit ne sont pas stockés au même endroit que les objets Accord de l’onglet Gérer de l’application web. La suppression d’un objet de la page Gérer n’entraîne pas la suppression du rapport d’audit.

 

Le rapport d’audit s’effectue en deux étapes :

  • Le rapport « provisoire » : un rapport d’audit est généré qui reprend les évènements enregistrés en regard à l’accord au moment de la demande de rapport, alors que la transaction est encore en cours. Par définition, ce rapport est incomplet et susceptible de changer lorsqu’une action du destinataire suivant génère l’enregistrement d’un événement.

Les rapports provisoires sont clairement signalés en haut du rapport, pour faire en sorte qu’ils ne soient pris pour des documents finaux lorsqu’on les enregistre ou qu’on les imprime.

interim_report
  • Le rapport « final » : une fois que l’accord a atteint son état final (Signé, Annulé, Refusé ou Expiré), le rapport d’audit final est généré et stocké. Aucun autre événement en rapport à la transaction (par exemple, la conservation) ne peut être ajouté au rapport.  Le rapport créé reprend uniquement les événements jusqu’à la signature du document, pas au-delà.
final_audit_report


Nouveautés

Plusieurs modifications ont été apportées aux rapports d’audit dans la version de décembre 2018 :

  • Le fuseau horaire utilisé pour l’enregistrement des événements dans le rapport d’audit sont standardisés sur l’heure GMT plutôt qu’à partir du paramétrage de l’expéditeur
  • Le format d’horodatage est AAAA-MM-JJ
  • La vignette du document a été supprimée
  • Le rapport d’audit indique clairement le statut « provisoire » lorsque l’accord n’est pas encore entièrement complété
    • Une fois l’accord entièrement résolu, le rapport d’audit indique clairement qu’il s’agit de la version « finale »
paired_audit_reports


Application

Le panneau Historique est visible sur la page Gérer, dans le coin inférieur droit, en cliquant sur l’onglet Historique :

nav_to_history

 

On accède au rapport d’audit via l’onglet Historique.

Accédez à l’onglet Historique et cliquez sur le lien du Rapport d’audit le coin supérieur droit du panneau :

nav_to_audit_reportpairs


Activation et désactivation

Le panneau Historique et les rapports d’audit sont activés par défaut pour tous les utilisateurs et ne peuvent pas être désactivés.

 


Options de configuration

Les rapports d’audit possèdent trois contrôles d’interface utilisateur qui régissent l’accès au rapport, et un paramètre d’API :

  • Joindre le rapport d’audit au courrier électronique rempli et signé
  • Joindre le rapport d’audit aux documents téléchargés depuis la page Gérer
  • Permettre l’accès au rapport d’audit via la page de vérification des transactions
  • Joindre le rapport d’audit via une API lors de l’appel de getLatestDocument


Joindre le rapport d’audit au courrier électronique rempli et signé

Le contrôle se trouve sur la page Paramètres généraux (Paramètres de groupe pour des ajustements au niveau du groupe).

Cette option est, par défaut, réglée sur Tous et peut être configurée au niveau d’un compte ou d’un groupe.

Posez-vous la question suivante : « Pour qui joindre le rapport d’audit au courrier électronique rempli et signé ? »

Les options sont les suivantes :

  • Jamais : personne ne reçoit le rapport d’audit
  • Pour l’expéditeur uniquement : l’expéditeur de l’accord est le seul qui reçoit le rapport d’audit
  • Tous (par défaut) : l’ensemble des participants reçoit le rapport d’audit

Lorsqu’il est inclus, le rapport d’audit et l’accord sont concaténés dans un unique fichier PDF joint.


Joindre le rapport d’audit aux documents téléchargés depuis la page Gérer

Cette option est désactivée par défaut. Elle peut être activée ou désactivée au niveau d’un compte ou d’un groupe.

Le contrôle se trouve sur la page Paramètres généraux (Paramètres de groupe pour des ajustements au niveau du groupe).

Lorsque cette option est activée, tous les documents téléchargés par l’utilisateur depuis la page Gérer incluent le rapport d’audit au fichier PDF qui contient d’accord.

download_pdf_icon


Permettre l’accès au rapport d’audit via la page de vérification des transactions

Cette option est désactivée par défaut. Elle peut être activée ou désactivée au niveau d’un compte ou d’un groupe.

Le contrôle se trouve sur la page Paramètres généraux (Paramètres de groupe pour des ajustements au niveau du groupe).

Lorsque cette option est activée, toute personne en possession de l’ID de transaction de l’accord peut accéder à la page de vérification.

viewable_audit_reportenabled


Joindre le rapport d’audit via une API lors de l’appel de getLatestDocument

Il est possible de récupérer le rapport d’audit joint automatiquement à n’importe quel document en utilisant l’appel de getLatestDocument.

Cette option définie sur Faux par défaut.

Le paramètre doit être activé par votre responsable clientèle et s’applique à toutes les instances de l’appel.

Les documents encore en cours obtiendront un rapport provisoire.

Ce produit est distribué sous licence Creative Commons Attribution - Pas d’utilisation commerciale - Partage à l’identique 3.0 non transposé  Les publications Twitter™ et Facebook ne sont pas couvertes par les dispositions Creative Commons.

Mentions légales   |   Politique de confidentialité en ligne