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Affecter les champs de formulaire aux destinataires

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Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’un utilisateur
    2. Ajout d’utilisateurs en masse
    3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
    4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    5. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    6. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    7. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    8. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    9. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    10. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    11. Changement d’identité d’utilisateur
    12. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    13. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    14. Profils de produit
    15. Expérience de connexion
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Workflows de signature automatique
      3. Envoi en masse
      4. Formulaires web
      5. Workflows d’envoi personnalisés
      6. Workflows Power Automate
      7. Documents de bibliothèque
      8. Collecte des données de formulaire avec les accords
      9. Visibilité limitée de documents
      10. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
      11. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      12. Insertion d’une image dans l’e-mail
      13. Fichiers joints à un e-mail nommés
      14. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      15. Fusion de plusieurs documents en un seul
      16. Chargement d’un document signé
      17. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      18. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      19. Autorisation de signature
      20. Autorisation d’envoi
      21. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      22. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      23. Définition d’un format de date par défaut
      24. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      25. Autorisations d’administrateur de groupe
      26. Remplacement du destinataire
      27. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      28. Dans les messages et les conseils sur les produits
      29. PDF accessibles
      30. Nouvelle expérience de création
      31. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
      3. Ajout du nom de l’entreprise
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Refus de signer
      8. Autorisation des processus avec tampons
      9. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      10. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      11. Affichage des messages lors de la signature électronique
      12. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      13. Adresse IP des signataires requise
      14. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Groupes de destinataires
      6. Champs requis
      7. Ajout de documents en pièces jointes
      8. Modification des accords
      9. Nom de l’accord
      10. Langues
      11. Messages privés
      12. Types de signature autorisés
      13. Rappels
      14. Protection par mot de passe des documents signés
      15. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      16. Protection du contenu
      17. Activation des transactions Notarize
      18. Expiration du document
      19. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      20. Ordre de signature
      21. Liquid Mode
      22. Commandes de workflow personnalisé
      23. Options de chargement pour la page de signature électronique
      24. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Modèles d’e-mail personnalisés
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur    
    3. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    4. Clients du secteur de la santé
    5. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    6. Archivage eOriginal des actes mobiliers
    7. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Envoi les accords
    1. Présentation de la page Envoyer
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Envoi en masse - destinataires manuels
      2. Envoi en masse - chargement CSV
      3. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      4. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      5. Rapports pour l’Envoi en masse
  2. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectaction des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations de champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés
  1. FAQ sur la création
  2. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  3. Gestion des accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents
    5. Annulation d’un accord
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  4. Rapport d’audit
  5. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données
      1. Création d’une exportation de données
      2. Modification d’une exportation de données
      3. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      4. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    4. Création d’un flux (exemples)
    5. Déclencheurs utilisés pour les flux
    6. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    7. Gestion des flux
    8. Modification des flux
    9. Partage des flux
    10. Désactivation ou activation des flux
    11. Suppression des flux
    12. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2.  Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
  4. Autres intégrations
    1.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4.  Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API
  2. Webhooks
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API


Affectation de champ

Lorsque vous ajoutez des champs à votre contrat, il est important d’affecter chacun d’entre eux à un destinataire. L’affectation de champ détermine quel destinataire peut interagir avec ce champ, à l’exception de tous les autres.

Les champs marqués comme « Requis » doivent comporter du contenu pour que le destinataire puisse finaliser sa partie du contrat.

Les champs qui ne sont pas obligatoires et qui sont laissés vides par le destinataire sont toujours verrouillés afin d’éviter que d’autres destinataires y accèdent, étant donné qu’ils sont assignés à une seule partie de la transaction.

Il est possible d’affecter un champ à « Quiconque » afin que chaque destinataire puisse y avoir accès lorsque son tour est venu, jusqu’à ce que quelqu’un y insère du contenu.  Une fois qu’un champ est rempli et que le destinataire a complété sa partie du processus, le contenu du champ est verrouillé pour empêcher sa modification par les destinataires suivants.

Il est également possible de définir un champ comme « Prérempli », ce qui signifie qu’il sera rendu disponible à l’expéditeur du contrat au moment où celui-ci sera envoyé. Ces champs sont uniquement disponibles lors de l’étape de préremplissage et ne peuvent pas être rendus disponibles aux destinataires.


Affectation de champs aux destinataires

Pour affecter un champ à un destinataire spécifique, vous devez définir la valeur Affecté à du champ lors de la création du document.

Un moyen simple consiste à sélectionner le destinataire à partir de la section DESTINATAIRES, située sur le côté droit de la fenêtre avant de définir n’importe quel champ.

Tout champ défini ensuite se verra attribuer la même valeur Affecté à.

Il existe deux indicateurs visuels pour vous aider à vous retrouver dans la « propriété » des champs :

  • Lorsque vous sélectionnez un destinataire, tous les champs affectés à ce dernier sont mis en surbrillance avec une ombre jaune plus clair, tandis que ceux qui ne lui sont pas affectés sont grisés.
  • Chaque destinataire de la liste des DESTINATAIRES est associé à un bloc de couleur différent placé en regard de son nom et qui correspond à une balise colorée dans le coin supérieur droit de chaque champ.

Placez tous les champs affectés à un même destinataire, puis sélectionnez le prochain destinataire qui devra ajouter du contenu ou apposer sa signature et définissez ses champs.  Répétez cette procédure pour chaque destinataire de l’accord.

 

Une fois qu’un champ se trouve dans le document, vous pouvez modifier la valeur Affecté à à partir du menu propriétés du champ.

Cliquez deux fois sur le champ pour ouvrir le menu des propriétés (cliquez avec le bouton droit sur un champ sélectionné pour ouvrir un petit menu contenant l’option Modifier).

Le champ Affecté à se trouve dans la partie supérieure du menu des propriétés, juste en dessous du nom du champ.

Tous les destinataires sont répertoriés dans le menu déroulant.

Sélecteur Rôle dans les propriétés du champ


Affectation de la propriété d’un champ dans un modèle de bibliothèque

Lors de la création ou de la modification d’un modèle de bibliothèque, toutes les mêmes options s’appliquent.

La seule différence est que, au lieu d’un destinataire « nommé », vous voyez s’afficher un substitut générique : Participant 1, Participant 2, et ainsi de suite.

  • Le Participant 1 est le premier destinataire à accéder au contenu, le Participant 2 est le deuxième, etc.
  • Les champs préremplis sont exclusifs à l’expéditeur et peuvent être remplis uniquement au moment de l’envoi de l’accord.
  • Les champs Quiconque sont ouverts à tous les destinataires jusqu’à ce que du contenu y soit ajouté. Dès lors, ils sont verrouillés.
  • La participation Tout le monde s’applique uniquement aux champs de liens hypertexte (tout le monde ne peut pas remplir le même champ, mais tout le monde devrait être autorisé à cliquer sur un lien).

Les participants supplémentaires peuvent être ajoutés en cliquant sur l’option Ajouter un participant en haut de la liste des destinataires.

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