Affecter les champs de formulaire aux destinataires

Lorsque vous ajoutez des champs à votre contrat, il est important d’affecter chacun d’entre eux à un destinataire. L’affectation de champ détermine quel destinataire peut interagir avec ce champ, à l’exception de tous les autres.

Les champs marqués comme « Requis » doivent comporter du contenu pour que le destinataire puisse finaliser sa partie du contrat.

Les champs qui ne sont pas obligatoires et qui sont laissés vides par le destinataire sont toujours verrouillés afin d’éviter que d’autres destinataires y accèdent, étant donné qu’ils sont assignés à une seule partie de la transaction.

Il est possible d’affecter un champ à « Quiconque » afin que chaque destinataire puisse y avoir accès lorsque son tour est venu, jusqu’à ce que quelqu’un y insère du contenu.  Une fois qu’un champ est rempli et que le destinataire a complété sa partie du processus, le contenu du champ est verrouillé pour empêcher sa modification par les destinataires suivants.

Il est également possible de définir un champ comme « Prérempli », ce qui signifie qu’il sera rendu disponible à l’expéditeur du contrat au moment où celui-ci sera envoyé. Ces champs sont uniquement disponibles lors de l’étape de préremplissage et ne peuvent pas être rendus disponibles aux destinataires.

Pour affecter un champ à un destinataire spécifique, vous devez définir la valeur Affecté à du champ lors de la création du document.

Un moyen simple consiste à sélectionner le destinataire à partir de la section DESTINATAIRES, située sur le côté droit de la fenêtre avant de définir n’importe quel champ.

Tout champ défini ensuite se verra attribuer la même valeur Affecté à.

Il existe deux indicateurs visuels pour vous aider à vous retrouver dans la « propriété » des champs :

• Lorsque vous sélectionnez un destinataire, tous les champs affectés à ce dernier sont mis en surbrillance avec une ombre jaune plus clair, tandis que ceux qui ne lui sont pas affectés sont grisés.
• Chaque destinataire de la liste des DESTINATAIRES est associé à un bloc de couleur différent placé en regard de son nom et qui correspond à une balise colorée dans le coin supérieur droit de chaque champ.

Placez tous les champs affectés à un même destinataire, puis sélectionnez le prochain destinataire qui devra ajouter du contenu ou apposer sa signature et définissez ses champs.  Répétez cette procédure pour chaque destinataire de l’accord.

Une fois qu’un champ se trouve dans le document, vous pouvez modifier la valeur Affecté à à partir du menu propriétés du champ.

Cliquez deux fois sur le champ pour ouvrir le menu des propriétés (cliquez avec le bouton droit sur un champ sélectionné pour ouvrir un petit menu contenant l’option Modifier).

Le champ Affecté à se trouve dans la partie supérieure du menu des propriétés, juste en dessous du nom du champ.

Tous les destinataires sont répertoriés dans le menu déroulant.

Lors de la création ou de la modification d’un modèle de bibliothèque, toutes les mêmes options s’appliquent.

La seule différence est que, au lieu d’un destinataire « nommé », vous voyez s’afficher un substitut générique : Participant 1, Participant 2, et ainsi de suite.

• Le Participant 1 est le premier destinataire à accéder au contenu, le Participant 2 est le deuxième, etc.
• L’accès aux champs Préremplis reste exclusif à l’expéditeur, au moment de l’envoi de l’accord.
• Les champs Quiconque sont toujours ouverts à tous les destinataires jusqu’à ce que du contenu y soit ajouté. Dès lors, ils sont verrouillés.

Les participants supplémentaires peuvent être ajoutés en cliquant sur l’option Ajouter nouveau participant en haut de la liste des destinataires.