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Configuration de l’archive externe
Les administrateurs peuvent configurer la fonctionnalité Archive externe d’Adobe Acrobat Sign pour qu’une copie de l’e-mail Signé et classé soit automatiquement envoyée à une adresse e-mail supplémentaire pour chaque accord conclu avec succès. Cette copie automatique contient toujours le PDF de l’accord signé, le PDF du rapport d’audit et le CSV des données de champ (le cas échéant), indépendamment des paramètres du compte/groupe qui déterminent si ces documents doivent être joints.
L’archive externe peut être configurée au niveau du compte et du groupe, les paramètres au niveau du groupe remplaçant les paramètres du compte. Les comptes qui utilisent Utilisateurs dans plusieurs groupes peuvent utiliser efficacement la configuration au niveau du groupe lorsque des groupes sont utilisés pour définir des workflows de document spécifiques. (Par exemple, un groupe Juridique peut inclure son service juridique dans tous les accords terminés et supprimer toute adresse d’archive générale qui peut être configurée au niveau du compte.)
La configuration de l’archive nécessite uniquement la saisie d’une adresse e-mail valide dans le champ Envoyer une copie supplémentaire de chaque accord signé de l’onglet Paramètres généraux du menu de l’administrateur. Toute adresse peut être utilisée, y compris les applications tierces qui acceptent un e-mail entrant.
L’onglet Archive externe contient des instructions sur la recherche de l’adresse e-mail entrante pour les applications Box et Evernote, qui peut être utilisée pour transférer les accords dans ces applications.
Remarque :
Les utilisateurs disposant de comptes Indépendants et particuliers n’ont pas accès à l’onglet Paramètres généraux. Pour le niveau de service Indépendants et particuliers, le champ de saisie Envoyer une copie supplémentaire de chaque accord se trouve dans la page Archive externe.
Ajout d’un e-mail à l’interface d’archivage externe
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Sélectionnez le bouton Ajouter une adresse électronique.
Les utilisateurs disposant de comptes Indépendants et particuliers doivent accéder à l’onglet Archive externe :
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Une fenêtre s’ouvre pour accepter l’adresse e-mail de l’archive.
Saisissez l’adresse e-mail deux fois (pour vous assurer que la valeur est correcte).
Enregistrez l’adresse e-mail.
Remarque :Si le domaine de l’adresse e-mail de l’archive est nouveau pour le compte, une demande est émise pour vérifier que cette adresse e-mail est bien correcte.
Assurez-vous que l’adresse e-mail de l’archive est correcte. Vous ne voulez pas envoyer automatiquement une copie de chaque accord à la mauvaise personne.
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L’adresse e-mail est stockée en tant qu’objet distinct dans le champ d’adresse e-mail.
- Plusieurs adresses peuvent être enregistrées jusqu’à un maximum de 15.
- La sélection de la croix (X) à droite d’une adresse e-mail entraîne la suppression de cette adresse dans le champ.
Ajoutez toutes les adresses e-mail auxquelles vous souhaitez envoyer automatiquement la documentation de l’accord signé.
- Plusieurs adresses peuvent être enregistrées jusqu’à un maximum de 15.
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