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Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint

 

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Développeur Acrobat Sign

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Créez un flux Power Automate qui enregistre automatiquement une copie de tous vos formulaires web Terminés dans un dossier SharePoint désigné.

Présentation

Ce modèle automatise le processus d’enregistrement des accords signés générés à partir de formulaires web dans un fichier SharePoint de votre choix. Chaque fois qu’un cycle de signature de formulaire web est terminé, le flux récupère le document PDF signé, puis crée un nouveau fichier dans SharePoint et enregistre le PDF à l’emplacement spécifié dans SharePoint.

Un formulaire web est considéré comme terminé lorsque tous les destinataires définis par celui-ci terminent leurs activités désignées (signer, approuver, remplir le formulaire, etc.) pour le formulaire web.

Exemples d’utilisation

  • Fabrication : enregistrez les enquêtes effectuées auprès des clients afin que l’équipe du service client puisse suivre leurs commentaires et les utiliser pour améliorer les produits et services de l’entreprise.
  • Université : enregistrez les enquêtes effectuées auprès des étudiants afin que l’établissement puisse travailler à l’amélioration des installations, à la réorganisation du corps professoral, etc.
  • Santé : enregistrez les enquêtes effectuées auprès des patients afin que les cliniques et les centres médicaux puissent améliorer leurs services.

Conditions préalables

  • Nécessite un compte SharePoint Online valide.
  • Le dossier de destination des PDF signés doit exister dans SharePoint avant l’exécution du flux.

Activation du flux

  1. Accédez à Workflows > Power Automate > Créer un workflow.

    Étapes de navigation jusqu’à la page Créer un workflow dans Power Automate.

  2. Dans la page Que souhaitez-vous automatiser aujourd’hui ?, saisissez SharePoint dans la barre de recherche.

  3. Sélectionnez Sélectionner le workflow que vous souhaitez activer.

    Page Créer un workflow affichant les résultats de recherche et le bouton Sélectionner en surbrillance

  4. La page Créer un flux se charge et affiche les éléments suivants :

    • Le Nom de flux modifiable. Il porte le même nom que le modèle d’origine, qui peut être modifié.
    • Les connecteurs qui sont nécessaires à l’achèvement du flux. 
      • Un connecteur est une enveloppe autour du code API, qui fournit une interface conviviale pour collecter les informations nécessaires à l’authentification de chaque service nécessaire et pour personnaliser le flux en fonction des besoins d’un utilisateur spécifique. Vous devez d’abord établir la connexion authentifiée. Vous êtes invité à fournir toutes les informations requises par le connecteur lors d’une étape suivante.
      • Pour authentifier un connecteur, sélectionnez les trois points à côté de celui-ci. Un panneau d’authentification du service (application) s’affiche et permet de saisir les informations d’identification de l’utilisateur.
        Une fois l’authentification réussie, une connexion permanente est établie entre le service et Power Automate.
        Une coche verte à côté des trois points indique qu’une connexion authentifiée existe.

    Authentifiez chaque connecteur dans la section Se connecter.

  5. Sélectionnez Suivant lorsque tous les connecteurs sont authentifiés.

    Flux Power Automate entre Acrobat Sign et SharePoint avec le panneau d’authentification affiché

  6. La page est actualisée pour afficher les champs obligatoires des connecteurs.

    Ce flux nécessite l’élément suivant :

    • Nom/ID du formulaire web Acrobat Sign : liste déroulante des formulaires web disponibles pour l’utilisateur authentifié sur Acrobat Sign. Sélectionnez le formulaire web dans la liste déroulante 
    • Adresse du site SharePoint : URL de votre site SharePoint. Exemple :https://exemple.com/sites/nomdusite
    • Chemin d’accès du dossier SharePoint : chemin d’accès du dossier cible dans lequel les accords doivent être enregistrés.

     

    La page Créer un flux affiche les champs obligatoires pour la configuration des connecteurs.

    La sélection de Modifier en mode avancé permet d’ouvrir la vue détaillée des connecteurs et tous les champs disponibles pouvant être utilisés pour affiner le flux.

    Seuls les utilisateurs ayant une bonne connaissance de Power Automate doivent tenter une modification avancée.

    Vue de modification avancée affichant trois connecteurs

  7. Sélectionnez Créer un flux lorsque toutes les valeurs des champs obligatoires ont été fournies.

    La création du flux peut prendre quelques secondes.  Une fois l’opération terminée, la page de gestion du flux s’affiche. 

    Page de gestion de flux.

    Remarque :

    les flux sont créés avec le statut « activé ». Si vous ne souhaitez pas que votre flux soit actif, sélectionnez l’option Désactiver dans la barre supérieure des actions.

Utilisation du modèle

Ce modèle est déclenché par un événement (lorsqu’un accord de formulaire web passe au statut « Terminé »).

Lorsqu’il est correctement configuré et activé, le flux s’exécute automatiquement lorsque l’événement de déclenchement se produit. Aucune interaction de l’utilisateur n’est requise.

Le flux continue de s’exécuter jusqu’à ce qu’il soit désactivé, sous réserve que le compte Power Automate du client dispose de transactions disponibles (via les droits inclus dans l’intégration ou le volume acheté directement auprès de Microsoft).

Test du modèle

Après avoir fourni les détails requis dans le modèle de flux, veillez à sélectionner le bouton Créer un flux pour activer le flux. Une fois le flux activé, vous êtes prêt à effectuer le test.

  1. Consultez votre dossier SharePoint pour vérifier que l’accord signé y a été ajouté.

Dépannage des erreurs courantes

  • Une fois l’accord de workflow terminé, le flux n’est parfois pas déclenché.

    Dans ce cas, vérifiez si des erreurs de déclenchement (avec des messages) sont affichées dans la page de détails et corrigez-les.

  • Configuration du connecteur : s’il existe plusieurs comptes SharePoint, il se peut que la session en cours ait été ouverte avec un autre compte. 

    Il en résulte que le fichier n’est pas disponible dans le compte en question. Dans ce cas, assurez-vous d’être connecté au compte approprié.

  • Si vous indiquez un chemin de dossier incorrect, le flux risque d’échouer.

    Par exemple, le chemin /Apps/TestFiles/ entraîne une erreur si TestFiles ou Apps n’existe pas.

    Il est toujours plus sûr de choisir le chemin (parcourir les chemins disponibles) dans la liste déroulante.

  • Autorisations : assurez-vous qu’Adobe Acrobat Sign dispose des autorisations appropriées pour accéder au dossier SharePoint. Dans le cas contraire, le document n’a pas pu être enregistré à l’emplacement mentionné.

    Généralement, une coche verte affichée sur le côté droit d’un connecteur indique que le connecteur est configuré comme prévu. Toute erreur est affichée avec un point d’exclamation. Cliquez dessus pour en savoir plus.

  • Si le formulaire web que vous recherchez n’est pas répertorié sous le champ de formulaire web 

    Rétablissez la connexion Acrobat Sign en sélectionnant les trois points en regard du connecteur Acrobat Sign et en choisissant le rôle de l’utilisateur actuel dans la fenêtre contextuelle (Administrateur, Administrateur de groupe ou Utilisateur).

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