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Affectation d’utilisateurs à plusieurs groupes

 

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Assistance et dépannage

En autorisant les utilisateurs à envoyer des accords à partir de plusieurs groupes, les administrateurs peuvent lier fortement les modèles de bibliothèque, l’authentification des destinataires et les exigences de signature à un groupe, permettant ainsi au workflow de définir la nature du groupe plutôt que les utilisateurs qui y sont associés.

Présentation

Lors de la création d’un accord, ce sont les paramètres au niveau du groupe qui déterminent en grande partie les actifs disponibles (modèles/workflows) et les propriétés de l’accord imposées par le système (branding, rôles des destinataires, méthodes d’authentification, sécurité/rétention des PDF, etc.).

Tout ID utilisateur individuel verrouillé dans un groupe est également verrouillé dans un ensemble de paramètres par défaut, dans un ensemble de modèles et de workflows, ainsi que dans un concept de conformité à la signature.

Le fait de permettre aux utilisateurs d’accéder à plusieurs groupes donne aux administrateurs la possibilité d’envisager les groupes comme bien plus qu’un ensemble d’utilisateurs. Les groupes peuvent ainsi être considérés comme un environnement encadré par des exigences spécifiques de signature des documents auxquels vous accordez l’accès aux utilisateurs.

Par exemple, un groupe peut être conçu autour d’un ensemble de règles de signature et de distribution très strictes liées à la conformité, alors qu’un autre peut l’être autour de workflows et de modèles internes à faible authentification. Les utilisateurs affectés aux deux groupes pourront accéder à toutes les ressources de chaque groupe.

Les administrateurs de groupe ont également la possibilité de gérer plusieurs groupes, ce qui améliore l’exploitabilité de leur rôle.

Remarque :

ce document met en évidence les modifications apportées par la fonctionnalité « Utilisateurs dans plusieurs groupes » à l’interface et aux fonctions dédiées aux utilisateurs. Il identifie en outre les conséquences pour les administrateurs de la migration vers la fonctionnalité « Utilisateurs dans plusieurs groupes ».

Conditions préalables

  • Seuls les comptes de niveau Entreprises et Grands comptes peuvent activer la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes.
  • Assurez-vous que votre sécurité réseau autorise explicitement l’accès aux points d’entrée Acrobat Sign.
  • La version la plus récente de l’interface Workflows personnalisés, Accueil et Gérer doit être activée pour le compte
    • Le fait de basculer le compte pour permettre aux utilisateurs d’accéder à plusieurs groupes active automatiquement les nouvelles versions de page, le cas échéant, et désactive les options afin de revenir à l’interface héritée.  Les liens de « bascule » sont concernés
      • Les pages Workflow/Accueil/Gérer héritées ne sont pas compatibles avec la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      • La sauvegarde hors de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes ne réinitialise pas les pages Accueil/Gérer
  • Vous devez vérifier les intégrations prises en charge par Acrobat Sign, le développement d’API personnalisées et/ou les intégrations tierces des comptes Développeur pour garantir leurs fonctionnalités.

Groupe principal

Tous les utilisateurs soumis aux règles régissant la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes se voient attribuer un « groupe principal ».  Le groupe principal est :

  • Le groupe par défaut chargé par l’utilisateur lorsqu’il accède à la page Envoyer
  • Le groupe qui définit l’autorité/les paramètres de signature des ID utilisateur si un accord est envoyé à leur adresse e-mail
  • Le groupe référencé si un paramètre de niveau groupe est nécessaire et que la source de la requête n’a pas connaissance de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
    • Exemple : les intégrations Acrobat Sign peuvent couvrir plusieurs versions. Les anciennes versions qui ne prennent pas en compte la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes doivent faire référence à une valeur par défaut, c’est-à-dire au groupe principal

Affiliation des actifs de groupes

Les accords, les formulaires web et les événements Envoyer en masse créés avant l’activation de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes sont uniquement liés à l’ID d’utilisateur de création.

Les accords, les formulaires web et les événements Envoyer en masse créés après l’activation de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes sont liés à l’ID de groupe dans lequel ils ont été créés en plus de l’ID d’utilisateur qui les a créés.

En pratique, cela signifie que les actifs créés avant l’activation de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes sont déplacés avec l’utilisateur si vous modifiez le groupe principal de celui-ci. Les utilisateurs qui consultent le groupe (via le partage de compte) ne voient plus ces actifs lorsque l’utilisateur est déplacé hors du groupe partagé.

Les actifs créés après l’activation de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes restent liés au groupe. Les utilisateurs qui consultent le groupe continuent de voir les actifs créés dans celui-ci après le déplacement de l’utilisateur créateur vers un nouveau groupe principal.

Activation de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes

L’activation ou la désactivation de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes peut uniquement être effectuée par l’intermédiaire d’un administrateur de compte. Reportez-vous à cet article pour connaître les instructions à suivre pour mettre à niveau votre compte.

Il est possible d’annuler l’activation de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes avec les effets notables ci-dessous :

  • Tous les indicateurs des administrateurs de groupe sont effacés
    • Les indicateurs des administrateurs de compte ne sont pas affectés
    • Les administrateurs de groupe peuvent être réhabilités à leurs groupes dédiés
  • Tous les utilisateurs existent uniquement au sein de leur groupe principal
Remarque :

un utilisateur peut appartenir à 100 groupes maximum.

Différences au niveau de l’utilisateur

Les changements au niveau de l’utilisateur sont omniprésents. Tous les utilisateurs qui peuvent se connecter à Acrobat Sign constateront les modifications ci-dessous :

Différences pour les administrateurs de groupe

Ces modifications d’interface ne sont observables que par les administrateurs de compte (autorisés par les commandes d’administration au niveau du compte) :

Le rôle de l’administrateur de groupe est considérablement amélioré, en ce qu’un utilisateur peut à présent être administrateur de plusieurs groupes. Par ailleurs, il n’est pas tenu d’être l’administrateur de tous les groupes dont il est membre.

Les administrateurs de plusieurs groupes peuvent mieux gérer les documents et les workflows pour des équipes plus larges et signaler le contenu de plusieurs groupes, sans avoir accès à l’ensemble des données du compte.

Différences pour les administrateurs de compte

Seuls les administrateurs de compte ont accès aux éléments ci-dessous :

Différences pour les administrateurs au niveau de la confidentialité

Les outils d’administration au niveau de la confidentialité ne sont actuellement pas modifiés par les paramètres de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes.

Différences pour les API

Remarque :

seule la version 6 de l’API REST sera mise à jour afin de tenir compte de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes.

L’API SOAP héritée ne sera pas mise à jour.

L’API SOAP et la version 5 de l’API REST (et des versions antérieures) fonctionneront sans tenir compte de la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes. Le groupe principal de l’utilisateur sera utilisé.

Les points d’entrée de l’API REST v6 exécutés dans le contexte d’un groupe spécifique ont été développés pour inclure un identificateur ID de groupe facultatif pouvant être transmis à une requête en tant que paramètre de requête, en-tête ou partie du corps de la requête.  

Ce paramètre est facultatif. S’il est omis, le code prend par défaut la valeur du groupe principal de l’utilisateur. 

Les actions propres aux groupes se répartissent en deux catégories :

  • Gestion des utilisateurs
  • Opérations CRUD (créer, lire, mettre à jour, supprimer) sur les ressources

Le changement dans la gestion des utilisateurs est lié à la capacité à gérer plusieurs appartenances à un groupe dans un appel d’API, ainsi qu’à l’extension du modèle de sécurité affectant les capacités de l’administrateur de groupe. En effet, l’administrateur de groupe ne doit pas pouvoir effectuer de changements dans un groupe sur lequel il n’a pas l’autorité.

La modification des opérations de ressources correspond au paramètre ID de groupe supplémentaire pour les modèles de requête/réponse. Elle fournit un contexte de groupe aux accords, aux formulaires web et aux événements Envoyer en masse

Le paramètre ID de groupe n’est ajouté que dans l’API REST v6. Les versions en dessous de 6 utilisent le groupe principal pour la rétrocompatibilité.


ID_GROUPE_NON_VALIDE

Le code de réponse d’erreur commun ID_GROUPE_NON_VALIDE est déclenché lorsque :

  • Le groupe identifié est introuvable
  • L’utilisateur identifié n’est pas membre du groupe identifié.
  • La fonction est désactivée et l’ID de groupe ne correspond pas au groupe principal de l’utilisateur

Si la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes n’est pas activée, tous les points d’entrée existants se comportent comme auparavant. Le groupe principal de l’utilisateur est utilisé comme seule appartenance à un groupe valide. Si un autre ID de groupe est transmis à un point d’entrée, le paramètre ID_GROUPE_NON_VALIDE est renvoyé. 

Ajouter des utilisateurs à plusieurs groupes

L’ajout d’un utilisateur à plusieurs groupes s’effectue de l’une des deux façons suivantes :

Création d’accords

Les règles régissant la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes sont observables dès le début du processus de création d’un nouvel accord.

Si un utilisateur démarre le processus en sélectionnant un modèle ou un workflow sur la page d’accueil > Démarrer depuis la bibliothèque, il doit développer le groupe à partir duquel il effectue l’envoi en premier, puis sélectionner le modèle/workflow dans les options disponibles dans le groupe.  

Le fait de sélectionner le modèle/workflow et de cliquer sur Démarrer ouvre la page Envoyer, permettant à l’utilisateur de terminer la configuration.

Remarque :

en démarrant l’accord à partir d’un modèle ou d’un workflow au niveau du groupe, la valeur du groupe est insérée sur la page Envoyer et l’option permettant de modifier le groupe est supprimée.

Si un modèle/workflow au niveau du compte est sélectionné, l’expéditeur a la possibilité de sélectionner la valeur du groupe.

Démarrer l’accord à partir d’un modèle ou d’un workflow

 

Si l’utilisateur démarre le processus à partir de la page Envoyer, le champ déroulant Envoyer à partir de définit le groupe auquel l’accord est associé.

Une fois le groupe sélectionné, l’accord est limité aux modèles de bibliothèque disponibles pour le groupe sélectionné.

La modification du groupe modifie les propriétés appliquées à l’accord.  L’actualisation de la page est forcée et tout contenu de champ saisi est perdu.

Démarrage d’un accord à partir de la page Envoyer

Concepteur de workflows personnalisés

Jusqu’à présent, les règles régissant la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes n’ont pas affecté la création et la gestion des workflows personnalisés :

  • Les workflows affectés à un groupe peuvent uniquement être modifiés par un administrateur (au niveau du groupe ou du compte) dont le groupe principal est défini comme le même groupe auquel le workflow est dédié
  • Les workflows affectés au niveau du compte peuvent uniquement être modifiés par un administrateur de compte (quel que soit le groupe principal)

Dans les mises à jour à venir, les administrateurs auront accès aux options d’interface pour associer les workflows qu’ils créent aux groupes individuels sur lesquels ils ont une autorité d’administration, quel que soit leur groupe principal.

Création et gestion de modèles de bibliothèque

La création d’un modèle de bibliothèque réutilisable dans le cadre des règles régissant la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes comporte une étape supplémentaire pour l’octroi d’une autorisation au niveau du groupe permettant d’accéder au modèle :

Définissez le groupe auquel le modèle de bibliothèque est associé. 

  • Ce processus s’effectue dans un sous-menu lorsque vous sélectionnez l’autorisation Qui peut utiliser ce modèle :
Remarque :

l’ID utilisateur d’origine qui crée un modèle est considéré comme son « propriétaire ». 

Le propriétaire du modèle a toujours accès au modèle pour les fonctions Envoyer et Modifier. Peu importe le niveau d’autorité de l’ID utilisateur propriétaire ou si le propriétaire est associé au groupe auquel le modèle est exposé.

Créer un modèle de bibliothèque

Gestion des modèles de bibliothèque existants

Les propriétés des modèles de bibliothèque existants peuvent être modifiées via la page Gérer.

Ouvrez le modèle pour le modifier. Si le modèle est partagé avec Tous les utilisateurs de mon groupe, l’éditeur peut modifier l’association de groupe :

Modifier les propriétés d’un modèle

Remarque :

la modification de l’association de groupe n’affecte pas l’affiliation de groupe pour les accords déjà créés.

Création et gestion de formulaires web

La création d’un formulaire web dans le cadre des règles régissant la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes comporte une étape supplémentaire :

Définissez le groupe auquel le formulaire web est associé.  Pour cela, consultez la partie supérieure de la page.

  • Définissez d’abord la valeur du groupe, car la modification du groupe réinitialise la page et efface tout contenu au niveau du champ
Création d’un formulaire web

Attention :

le groupe associé ne peut pas être modifié une fois le formulaire web créé.

Gestion des formulaires web existants

Les règles régissant la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes n’affectent pas la façon dont les formulaires web existants sont gérés (car le groupe associé ne peut pas être modifié).

La création de rapports en fonction de formulaires web nécessite que le rapport soit exécuté par son créateur ou par un administrateur habilité à utiliser les données du rapport dans le groupe.

Partage de contenu

Le partage d’un accord ou d’un modèle individuel n’est pas affecté par les règles régissant la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes.

Les comptes qui utilisent le partage de compte standard (partage Utilisateur à Utilisateur uniquement) ne sont pas affectés par les règles régissant la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes.

Le partage de compte avancé permet le partage entre utilisateurs, entre groupes et entre utilisateurs et groupes :

 

Conservation des documents/RGPD

Aucun changement n’est attendu pour l’ensemble des outils RGPD en ce qui concerne les modifications apportées par la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes.

Intégrations

Tous les comptes d’entreprise peuvent activer la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes, même lorsqu’une (ou plusieurs) intégration est configurée.

Actuellement, les intégrations suivantes prennent en charge les paramètres Utilisateurs dans plusieurs groupes :

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

Les utilisateurs qui envoient des accords via une intégration qui ne prend pas en charge la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes sont perçus comme appartenant uniquement à leur groupe principal. Les paramètres d’envoi s’alignent donc sur les paramètres du groupe principal.

 

API - REST v6

La plupart des points d’entrée de l’API REST v6 ont un paramètre facultatif pour l’ID de groupe ajouté à la méthode.

On suppose actuellement que tout appel d’API REST v6 existant continuera de fonctionner, que la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes soit activée ou non.

Les versions précédentes de l’API (SOAP et REST) continueront de fonctionner comme prévu et considéreront l’utilisateur uniquement en tant que membre de son groupe principal.

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