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Limitation de la visibilité des documents pour les participants aux accords

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Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’utilisateurs
      1. Ajout d’un utilisateur
      2. Ajout d’utilisateurs en masse
      3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
      4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    2. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    3. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    4. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    5. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    6. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    7. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    8. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    9. Changement d’identité d’utilisateur
    10. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    11. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    12. Profils de produit
    13. Expérience de connexion
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Nouvelle expérience pour les destinataires
      3. Workflows de signature automatique
      4. Envoi en masse
      5. Formulaires web
      6. Workflows d’envoi personnalisés
      7. Workflows Power Automate
      8. Documents de bibliothèque
      9. Collecte des données de formulaire avec les accords
      10. Visibilité limitée de documents
      11. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
      12. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      13. Insertion d’une image dans l’e-mail
      14. Fichiers joints à un e-mail nommés
      15. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      16. Fusion de plusieurs documents en un seul
      17. Téléchargement de documents individuels
      18. Chargement d’un document signé
      19. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      20. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      21. Autorisation de signature
      22. Autorisation d’envoi
      23. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      24. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      25. Définition d’un format de date par défaut
      26. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      27. Autorisations d’administrateur de groupe
      28. Remplacement du destinataire
      29. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      30. Pied de page de la transaction
      31. Dans les messages et les conseils sur les produits
      32. PDF accessibles
      33. Nouvelle expérience de création
      34. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
      3. Ajout du nom de l’entreprise
      4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Redémarrage du workflow de l’accord
      8. Refus de signer
      9. Autorisation des processus avec tampons
      10. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      11. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      12. Affichage des messages lors de la signature électronique
      13. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      14. Adresse IP des signataires requise
      15. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
      5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
      1. Passerelle d’identités numériques
      2. Politique de vérification d’identité
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Autorisation des témoins électroniques
      6. Groupes de destinataires
      7. En copie
      8. Accès du destinataire à l’accord
      9. Champs requis
      10. Ajout de documents en pièces jointes
      11. Aplatissement du champ
      12. Modification des accords
      13. Nom de l’accord
      14. Langues
      15. Messages privés
      16. Types de signature autorisés
      17. Rappels
      18. Protection par mot de passe des documents signés
      19. Envoi d’une notification d’accord par
      20. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      21. Protection du contenu
      22. Activation des transactions Notarize
      23. Expiration du document
      24. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      25. Ordre de signature
      26. Liquid Mode
      27. Commandes de workflow personnalisé
      28. Options de chargement pour la page de signature électronique
      29. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Activation des notifications sans lien
      6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Accords « placés dans le coffre »
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine
  7. Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Options du destinataire
    1. Annulation d’un rappel par e-mail
    2. Options de la page de signature électronique
      1. Vue d’ensemble de la page de signature électronique
      2. Ouverture d’un accord pour le lire sans champs
      3. Refus de signer un accord
      4. Délégation de l’autorité de signature
      5. Redémarrage de l’accord
      6. Téléchargement d’un PDF de l’accord
      7. Affichage de l’historique de l’accord
      8. Affichage des messages de l’accord
      9. Conversion d’une signature électronique en signature manuscrite
      10. Conversion d’une signature manuscrite en signature électronique 
      11. Navigation dans les champs de formulaire
      12. Effacement des données des champs de formulaire
      13. Agrandissement de la page de signature électronique et navigation dans la page
      14. Modification de la langue utilisée dans les outils et informations de l’accord
      15. Consultation des informations juridiques
      16. Réglage des préférences d’Acrobat Sign en matière de cookies
  2. Envoi les accords
    1. Présentation de la page Envoyer
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse : configuration d’un modèle parent
      3. Envoi en masse : configuration du fichier CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      6. Rapports pour l’Envoi en masse
  3. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectation des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations des champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés
    5. FAQ sur la création
  4. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  5. Gérer les accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents
    5. Annulation d’un accord
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Accès aux flux Power Automate
    10. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  6. Rapport d’audit
  7. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données
      1. Création d’une exportation de données
      2. Export des données de formulaires web
      3. Modification d’une exportation de données
      4. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      5. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Actions contextuelles sur la page Gérer
    4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    5. Création d’un flux (exemples)
    6. Déclencheurs utilisés pour les flux
    7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    8. Gestion des flux
    9. Modification des flux
    10. Partage des flux
    11. Désactivation ou activation des flux
    12. Suppression des flux
    13. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2.  Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
  4. Autres intégrations
    1.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4.  Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API
  2. Webhooks
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API

Assistance et dépannage

  1. Ressources pour le Service clientèle 
  2. Ressources pour le succès client de grands comptes

Présentation

Les paramètres Visibilité limitée de documents (LDV) permettent d’intégrer plusieurs fichiers à un accord, qui sont visibles de manière sélective par les destinataires en fonction des paramètres activés et de la configuration de l’accord.

Les utilisations possibles incluent entre autres :

  • Contrats de vente nécessitant une supervision/approbation interne avant d’être envoyés au client.
  • Documentation destinée à une nouvelle personne embauchée, qui doit être remise après l’acceptation de la lettre d’embauche.
  • Documents RH nécessitant un traitement interne en dehors du champ d’application du signataire initial.

Voici une courte vidéo qui illustre l’utilisation de haut niveau :

Disponibilité :

La fonctionnalité Visibilité limitée de documents est uniquement disponible pour la formule de licence Grands comptes.

Portée de la configuration :

La fonctionnalité LDV peut être activée au niveau des comptes et des groupes.

La fonction Visibilité limitée de documents fait intervenir plusieurs termes particuliers :

Utilisateur et ID utilisateur

  • Utilisateur est un terme générique désignant toute personne qui accède à Adobe Acrobat Sign par le biais d’une connexion directe, d’une authentification fédérée ou d’une intégration. Un utilisateur peut disposer de plusieurs adresses e-mail pour s’authentifier auprès d’Acrobat Sign (un utilisateur peut donc posséder plusieurs ID utilisateur).
  • L’ID utilisateur est un objet spécifique authentifié dans Adobe Acrobat Sign. L’ID réel est un numéro attribué par le système qui garantit l’identification d’un objet (utilisateur) unique. Les ID utilisateur sont souvent associés à l’adresse e-mail, car ils constituent des valeurs uniques dans le système. Cependant, un utilisateur peut modifier son adresse e-mail, mais pas l’ID utilisateur.  Toutes les ressources sont logiquement en rapport avec l’ID utilisateur qui les a créées.

Entités internes et externes

  • Les entités internes sont des ID utilisateur qui font partie du même compte Acrobat Sign que l’ID utilisateur expéditeur.
    • Il est intéressant de noter que les utilisateurs d’une même société peuvent se trouver dans différents comptes Acrobat Sign. Acrobat Sign ne fait pas d’hypothèse basée sur des domaines de messagerie ou des noms de société. La seule association pertinente est celle déterminant si les ID utilisateur sont liés au même ID de compte.
  • Les entités externes identifient tout ID utilisateur qui n’est pas membre du compte de l’ID utilisateur expéditeur.
    • Si l’adresse e-mail du participant n’est pas répertoriée dans la liste Utilisateur du compte, le participant est externe par définition.

Principe de la visibilité des documents

Les règles LDV peut être activées au niveau des comptes et des groupes.

Les règles LDV présentent uniquement le contenu du fichier qui a été explicitement attribué à un destinataire donné.

Le contenu du fichier est affecté à un destinataire en ajoutant au moins un champ attribué à ce destinataire.

  • La LDV est basée sur le fichier, pas sur la page. Si un fichier comporte 40 pages et qu’un champ est attribué au destinataire sur une page, le destinataire peut voir les 40 pages du fichier.
  • Si le fichier ne contient aucun champ pour le destinataire, l’intégralité du fichier est exclue de la vue de ce destinataire.
  • S’il existe quatre fichiers et que le destinataire doit afficher les quatre, au moins un champ doit être appliqué à l’une des pages de chaque fichier.
  • Si un contrôle au niveau de la page est requis, le fichier doit être divisé en fichiers individuels, chacun contenant une page.
Exemple de LDV

Dans l’exemple de droite, un accord comporte deux signataires et deux documents.

Le signataire 1 voit les deux documents, car un champ lui est attribué dans les deux documents (Champ 1 et Champ 2).

Le signataire 2 ne verra que le Document 2, car il n’a pas de champ attribué dans le Document 1. 

  • Le Document 2 est visible car le Champ 3 est attribué au Signataire 2.
Remarque :

les règles de LDV requièrent deux conditions préalables :

  • Il doit y avoir plusieurs destinataires.
    • Les destinataires incluent tout utilisateur ajouté au processus de signature/d’approbation.
    • Les personnes en copie ne sont pas des destinataires.    
  • Plusieurs fichiers doivent être ajoutés à l’accord.
    • Les fichiers sont des pièces jointes utilisées pour créer l’accord (.doc, .xls, .pdf, .png, etc.).

Si l’une des conditions ci-dessus n’est pas vérifiée, les règles LDV sont suspendues pour cet accord.

Configuration

Pour accéder aux commandes de cette fonctionnalité, sélectionnez Paramètres généraux > Visibilité limitée de documents.

Onglet Paramètres globaux avec les commandes LDV mises en évidence

Les signataires ne verront que des fichiers contenant une signature, des initiales ou des champs d’entrée de données qui leur ont été attribués est la commande racine, qui active l’expérience LDV et l’ensemble des commandes subordonnées. Si cette commande est désactivée, la fonctionnalité LDV dans son ensemble est désactivée dans l’expérience du destinataire.

Tous les destinataires et les personnes en copie voient tous les fichiers en permanence.

La LDV est désactivée

Participant

Pendant le processus de signature

Une fois l’accord terminé

Expéditeur

Tous les documents

Tous les documents

Destinataire interne

Tous les documents

Tous les documents

Destinataire externe

Tous les documents

Tous les documents

Personne interne en copie

Tous les documents

Tous les documents

Personne externe en copie

Tous les documents

Tous les documents

Destinataire des archives externes

s.o.

Tous les documents

Après avoir activé la commande LDV racine, il existe trois configurations supplémentaires pour contrôler la visibilité en fonction de votre expérience préférée :

Lorsque l’option Les signataires ne verront que des fichiers contenant une signature, des initiales ou des champs d’entrée de données qui leur sont attribués est activée :

  • L’expéditeur peut voir l’ensemble du contenu du fichier en permanence.
  • Les destinataires ne peuvent voir que les fichiers dans lesquels ils sont explicitement inclus pendant la signature et une fois l’accord terminé.
  • Les personnes en copie ne voient aucun contenu de fichier.
La LDV est activée

Participant

Pendant la signature

Accord terminé

Expéditeur

Tous les documents

Tous les documents

Destinataire interne

Documents attribués

Documents attribués

Destinataire externe

Documents attribués

Documents attribués

Personne interne en copie

Aucun

Aucun

Personne externe en copie

Aucun

Aucun

Destinataire des archives externes

s.o.

Tous les documents

Lorsque l’option Les signataires et les personnes en copie de mon compte verront tous les fichiers est activée :

  • Tous les ID utilisateur internes (associés à l’utilisateur expéditeur) peuvent voir l’ensemble du contenu du fichier.
  • Les destinataires externes ne voient que le contenu des fichiers qui leur sont attribués, pendant la signature et une fois l’accord terminé.
  • Les personnes externes en copie ne voient aucun contenu de fichier.
La LDV permet aux agents internes de voir tous les fichiers.

Participant

Pendant la signature

Accord terminé

Expéditeur

Tous les documents

Tous les documents

Destinataire interne

Tous les documents

Tous les documents

Destinataire externe

Documents attribués

Documents attribués

Personne interne en copie

Tous les documents

Tous les documents

Personne externe en copie

Aucun

Aucun

Destinataire des archives externes

s.o.

Tous les documents

Lorsque l’option Les signataires et les personnes en copie verront tous les fichiers lors de la réception de l’accord signé est activée :

  • Les destinataires ne voient que le contenu de fichier qui leur est attribué pendant le processus de signature.
  • Les personnes en copie ne voient aucun contenu de fichier pendant le processus de signature.

Une fois l’accord terminé, tous les destinataires et les personnes en copie peuvent voir l’ensemble du contenu de fichier.

La LDV présente tous les fichiers une fois terminé.

Participant

Pendant la signature

Accord terminé

Expéditeur

Tous les documents

Tous les documents

Destinataire interne

Documents attribués

Tous les documents

Destinataire externe

Documents attribués

Tous les documents

Personne interne en copie

Aucun

Tous les documents

Personne externe en copie

Aucun

Tous les documents

Destinataire des archives externes

s.o.

Tous les documents

Cette configuration active les règles de LDV et permet à tous les ID utilisateur internes (associés à l’expéditeur) d’afficher l’ensemble du contenu du fichier pendant le cycle de signature.

Une fois l’accord terminé, tous les utilisateurs peuvent afficher l’ensemble du contenu du fichier.

La LDV permet aux agents internes de voir tous les fichiers.

Participant

Pendant la signature

Accord terminé

Expéditeur

Tous les documents

Tous les documents

Destinataire interne

Tous les documents

Tous les documents

Destinataire externe

Documents attribués

Tous les documents

Personne interne en copie

Tous les documents

Tous les documents

Personne externe en copie

Aucun

Tous les documents

Destinataire des archives externes

s.o.

Tous les documents

Si vous envisagez d’accepter des signatures manuscrites, activez cette option, mais sachez que les règles de LDV ne s’appliquent pas lorsqu’une signature manuscrite est impliquée.

Dans tous les cas, lorsqu’une signature manuscrite est impliquée, les règles de LDV sont suspendues pour cet accord.

LDV pour signature manuscrite

Participant

Pendant la signature

Accord terminé

Expéditeur

Tous les documents

Tous les documents

Destinataire interne

Tous les documents

Tous les documents

Destinataire externe

Tous les documents

Tous les documents

Personne interne en copie

Tous les documents

Tous les documents

Personne externe en copie

Tous les documents

Tous les documents

Destinataire des archives externes

s.o.

Tous les documents

Utilisation de la LDV avec l’API REST v6

L’expéditeur peut utiliser l’API REST v6 pour accorder explicitement la visibilité des documents.

Les appels de l’API REST v6 ignorent tous les paramètres de visibilité des documents dans l’interface utilisateur, car l’appel de l’API remplace les paramètres de niveau compte/groupe.

Le seul comportement de report est le suivant : lorsque l’expéditeur spécifie un champ de formulaire pour un destinataire donné, il doit spécifier un libellé de document. 

Le point de terminaison POST /agreements de l’API REST v6 possède trois paramètres qui peuvent être utilisés pour contrôler les comportements de visibilité des documents.

AgreementInfo

Nom du paramètre

Type

Obligatoire

Description

documentVisibilityEnabled

Booléen

Non

Paramètre de visibilité du document facultatif pour l’accord. Ce paramètre doit être spécifié et défini sur true pour activer la visibilité du document.


ParticipantSetInfo

Nom du paramètre

Type

Obligatoire

Description

visiblePages

Chaîne[]

Non

Liste de FileInfo.label qui doit être visible pour les participants de cet ensemble.


CcInfo

Nom du paramètre

Type

Obligatoire

Description

visiblePages

Chaîne[]

Non

Liste de FileInfo.label qui doit être visible pour les participants en copie.


Code d’état HTTP

Code d’état HTTP

Motif

Description

400

INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL

Au moins une des étiquettes de page visibles dans l’ensemble de participants n’est pas valide.

400

INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL

Au moins une des étiquettes de page visibles dans CC n’est pas valide.

403

DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED

L’activation de la visibilité du document est définie sur false. Par conséquent, l’index d’informations de fichier ne peut pas être spécifié pour un ensemble de participants ou de personnes en copie.

Le point de terminaison GET /agreements/{agreementId} de l’API REST v6 peut être utilisé pour récupérer la relation entre les participants et les documents.

AgreementInfo

Nom du paramètre

Type

Description

documentVisibilityEnabled

Booléen

Si la valeur est true, la visibilité du document est activée pour cet accord.


ParticipantSetInfo

Nom du paramètre

Objet REST

Description

visiblePages

Chaîne[]

Liste de FileInfo.label qui doit être visible pour les participants de cet ensemble.


CcInfo

Nom du paramètre

Objet REST

Description

visiblePages

Chaîne[]

Liste de FileInfo.label qui doit être visible pour les participants en copie.

Si GET /agreements/{agreementId} signale l’état ANNULÉ, une ou plusieurs valeurs de paramètres de visibilité de document ne sont peut-être pas valides.

Utilisez GET /agreements/{agreementId}/events pour connaître le motif de l’échec.

Message d’erreur

Condition

fileInfoIndex <index FileInfo> est manquant dans l’un des participantsSets contenant <e-mail du participant>

<libellé> doit être spécifié en tant que visiblePages pour le participant <e-mail du participant>

L’échec ci-dessus est consigné avec la valeur Event.type de AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM et Event.comment.

Ce qu’il faut savoir

La visibilité de document limitée et les certificats de signature numérique sont incompatibles.

Lorsque la LDV est activée, l’objet de signature numérique est supprimé de l’environnement de création intégré.

Si un accord avec un champ de signature numérique est envoyé avec des règles de LDV activées, une erreur est déclenchée :

Le champ de signature numérique <nom du champ> n’est pas pris en charge en raison de la fonctionnalité de visibilité de document limitée.

Si l’ID utilisateur peut afficher le fichier contenant le champ de pièce jointe, il peut également afficher le contenu de la pièce jointe.

Le remplacement d’un destinataire fonctionne de la manière habituelle, avec une exception :

  • L’expéditeur de l’accord ne peut pas se remplacer lorsqu’il est un destinataire répertorié avec un rôle non signataire et que l’option Les signataires et les personnes en copie de mon compte verront tous les fichiers est désactivée.

Si l’option Les signataires et les personnes en copie de mon compte verront tous les fichiers est activée :

  • Les destinataires internes peuvent uniquement déléguer à un autre utilisateur interne.
  • Les destinataires externes ne peuvent pas déléguer à un utilisateur interne.
    • Toute tentative de ce type génère l’erreur suivante : « L’administrateur de votre compte n’autorise pas la délégation à cette personne ».

Les fichiers et les champs peuvent être modifiés (à l’aide de la fonction Modifier l’accord) tant que l’accord n’a pas été consulté par un participant.

La LDV est indépendante du rôle. 

Si vous avez un destinataire non-signataire, ce destinataire doit avoir au moins un champ placé sur chaque fichier auquel vous souhaitez qu’il ait accès.

Si aucun fichier n’est visible pour un destinataire (car aucun champ n’est placé), une erreur est déclenchée :

Aucun document n’est visible pour le participant <e-mail> (<rôle du participant>)

L’accord Envoyer en masse fonctionne de la même manière que les autres accords. 

Lorsqu’un accord est envoyé, chaque destinataire ayant un rôle de signataire doit avoir au moins un champ de signature obligatoire (non facultatif ou conditionnel).

Si un ou plusieurs signataires n’ont pas de champ de signature obligatoire, une page supplémentaire est ajoutée à la fin de l’accord et un bloc de signature pour chaque signataire est ajouté (tous les signataires voient cette dernière page).

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