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Utilisation de modèles d’e-mail personnalisés

 

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La fonctionnalité de modèles d’e-mail personnalisés d’Adobe Acrobat Sign (CEMT) est disponible pour les niveaux Grands comptes dans le cadre d’un contrat de licence ETLA.

Présentation

Tous les e-mails envoyés depuis Adobe Acrobat Sign sont générés à partir d’un modèle HTML qui utilise des champs variables, personnalisant chaque e-mail pour un accord et des destinataires spécifiques. Les grandes structures, comme la mise en page, restent statiques. Seules quelques variables changent (comme le nom et le message de l’accord) pour chaque accord envoyé.

La fonctionnalité de modèles d’e-mail personnalisés (CEMT) permet de réorganiser le modèle HTML qui génère les e-mails à partir de votre compte Acrobat Sign. La fonction CEMT vous permet de réorganiser les e-mails standard pour les faire correspondre à la marque de votre entreprise : vous pouvez utiliser votre propre marque, vos couleurs, vos images et votre texte. Vous pouvez également modifier les structures normalement statiques et personnaliser la mise en page, la terminologie utilisée, les images insérées et plus encore.

Les niveaux Grands comptes sous licence ETLA peuvent s’adresser à notre équipe de services professionnels pour développer le modèle d’e-mail idéal pour votre compte dans son ensemble ou de chaque groupe du compte, le cas échéant. Des frais peuvent s’appliquer.

E-mail « Vérifier et signer » pour les destinataires

Utilisation

Il existe actuellement quatre modèles personnalisables avec Acrobat Sign.

  • Veuillez signer
  • Signé et classé
  • Rappel
  • Annulé

Les modèles personnalisés peuvent être installés au niveau du compte ou du groupe. Les modèles au niveau du compte sont distribués aux groupes, puis aux utilisateurs. Compte > Groupe > Utilisateur

Les modèles du niveau groupe se substituent aux modèles du niveau compte. Le modèle au niveau du groupe est ensuite distribué aux utilisateurs de ce groupe. Cela permet aux groupes individuels de concevoir des modèles d’e-mail adaptés aux besoins.

Par exemple, si le compte Adobe a un groupe Services professionnels, les courriers électroniques peuvent être conçus pour faire appel aux attentes du public de Services professionnels. Par ailleurs, le groupe Juridique peut souhaiter une approche radicalement différente et ses modèles d’e-mails peuvent être conçus en conséquence.

Une fois les modèles mis à jour, votre interlocuteur des Services professionnels les rendra accessibles à un groupe de votre compte pour qu’ils soient testés. Vous pourrez alors vérifier qu’ils fonctionnent correctement et demander des modifications, si nécessaire. Une fois que votre administrateur Acrobat Sign aura vérifié le modèle, votre interlocuteur des Services professionnels publiera le modèle pour le rendre utilisable par le groupe ou le compte approprié.

 

Utilisateurs et administrateurs

À compter de la mise en place des modèles de courrier électronique, les utilisateurs et les administrateurs n’ont rien à faire. Les modèles sont automatiquement appliqués.

Éléments personnalisables

La fonctionnalité CEMT permet de personnaliser les modèles d’e-mail utilisés pour les e-mails transactionnels à partir de votre compte Acrobat Sign.

Veuillez noter que les expéditeurs (les utilisateurs qui envoient l’accord pour signature) ne pourront pas afficher le modèle d’e-mail personnalisé car leur e-mail est basé sur un autre type de modèle. Les expéditeurs continueront de voir le modèle d’e-mail par défaut existant.

Chaque type de modèle peut avoir plusieurs versions (une version pour chaque langue prise en charge). Si vous mettez à jour le texte d’un modèle d’e-mail en espagnol, vous devez fournir le texte approprié afin que votre interlocuteur des Services professionnels puisse mettre le modèle à jour en utilisant le bon vocabulaire.

Par exemple : « Review and sign:English » identifie le modèle Review and sign et le paramètre régional anglais.

Il existe deux façons d’aborder la personnalisation des modèles d’e-mail utilisés pour vos comptes ou groupes :

  1. À partir du modèle de base (par défaut) : spécifiez les personnalisations que vous souhaitez que votre interlocuteur des Services professionnels effectue.
  2. À partir de votre propre document HTML créé en interne à l’aide du guide de référence ci-dessous.

Activation et désactivation

Seule l’équipe de Services professionnels d’Acrobat Sign peut activer et configurer la fonctionnalité de modèles d’e-mail personnalisés dans le système Acrobat Sign.

Si vous souhaitez activer cette fonctionnalité et que vous disposez actuellement d’un accord actif avec les Services professionnels, contactez-les pour déterminer la portée des travaux et les coûts supplémentaires. Dans le cas contraire, soumettez un ticket d’assistance demandant l’accès à la fonction de modèles d’e-mail personnalisés. L’assistance vous dirigera ensuite vers l’équipe des Services professionnels.

Les modèles peuvent être configurés au niveau du compte et/ou du groupe et pour n’importe quel/chaque paramètre régional.

Les clients peuvent réduire le temps de développement et limiter les coûts des services en concevant leurs modèles en interne à l’aide du guide ci-dessous :

Problèmes connus

Si votre compte est configuré pour fractionner des documents dans leurs fichiers d’origine dans l’e-mail final et que l’accord contient huit fichiers ou plus, aucun fichier n’est renvoyé. Le nombre de fichiers pouvant être joints avec le service de messagerie CEMT est limité.

Questions fréquentes :

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