Configuration des flux de signature

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Le concepteur de workflow permet de créer des workflows qui personnalisent les processus de signature selon vos exigences opérationnelles spécifiques. Grâce à ce nouvel outil, les administrateurs peuvent facilement concevoir et gérer des modèles de workflow avec un éditeur par glisser-déposer intuitif. Il est facile de spécifier les documents à inclure dans un accord : caractéristiques des participants (y compris des noms, des rôles et des acheminements prédéfinis), champs de formulaire que doit préremplir l’expéditeur, messages électroniques à envoyer aux participants, options d’expiration ou de mot de passe de l’accord et bien plus encore.

Les workflows permettent également de créer des expériences d’envoi faciles à suivre pour vos utilisateurs, pour lesquels les étapes du processus peuvent être suivies de manière cohérente à chaque fois. Les expéditeurs employant un modèle de workflow sont guidés tout au long du processus d’envoi grâce à des instructions et des champs personnalisés, ce qui rend ce processus plus simple d’utilisation et moins sujet aux erreurs.

 

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Création d’un workflow personnalisé

Seuls les administrateurs peuvent créer des workflows. Les administrateurs de comptes peuvent créer des workflows pour l’ensemble de leur compte ou pour des groupes spécifiques au sein de leur compte. Les administrateurs de groupe peuvent voir tous les workflows, mais ne peuvent modifier que ceux de leur groupe.

La création d’un workflow consiste à définir les informations suivantes :

  • Informations sur le workflow : définissez le workflow lui-même, notamment en lui attribuant un nom, en saisissant des instructions personnalisées à l’attention des expéditeurs qui l’utilisent et en accordant des permissions pour son utilisation.
  • Informations sur l’accord : définissez et personnalisez les informations concernant l’accord qui s’affichent sur la page Envoyer.
  • Destinataires : créez un acheminement en ajoutant des destinataires (signataires et approbateurs) dans l’ordre de signature requis.
  • Messages électroniques : spécifiez les messages électroniques à envoyer aux participants à différentes étapes du processus de signature.
  • Documents : spécifiez les documents qui doivent être inclus dans le workflow.
  • Champs de saisie de l’expéditeur : définissez les champs dans lesquels les expéditeurs peuvent saisir des informations lors de l’envoi de l’accord. Les informations saisies par les expéditeurs sont fusionnées dans l’accord avant son envoi aux signataires et aux approbateurs.

Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque rouge. Certains libellés de champ sont modifiables, comme l’indique l’icône en forme de
crayon, par exemple, Nom de l’accord :

Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour saisir un intitulé personnalisé. Cet intitulé s’affichera sur la page Envoyer lorsque le workflow est utilisé pour envoyer un document. Pour rétablir l’intitulé d’origine, cliquez sur l’icône Rétablir.

Remarque :

Les paramètres de workflows personnalisés explicitement définis remplaceront les paramètres par défaut au niveau du groupe ou du compte (s’ils sont configurés).  

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte et accédez à Compte > Workflows.

  2. Cliquez sur le bouton Créer un nouveau workflow pour ouvrir le concepteur de workflow.

  3. Le concepteur de workflow s’ouvre et le panneau Informations sur le workflow s’affiche :

    Informations sur le workflow

    Dans la bannière Concepteur de workflow, le nom par défaut du workflow s’affiche (par exemple Nouveau workflow).

    Le point situé en regard du nom du workflow indique si l’état du workflow est Brouillon/Inactif (point gris) ou Actif (point vert).

    Les commandes suivantes sont situées à droite :

    • Fermer : cliquez sur cette commande pour fermer le workflow.
    • Enregistrer : cliquez sur cette commande pour enregistrer vos modifications.
    • Activer/Désactiver : cliquez sur cette commande pour activer (ou désactiver) le workflow pour le groupe sélectionné.

     

    Sur la page Informations sur le workflow, saisissez les informations suivantes :

    • Nom du workflow : attribuez un nom à votre workflow. Ce nom s’affiche dans la bannière Concepteur de workflow, dans le menu déroulant Utiliser un workflow sur la page Accueil et en haut de la page Envoyer lorsque le workflow est utilisé pour envoyer un accord. 
    • Instruction à l’expéditeur : saisissez des instructions sur l’utilisation du workflow. Ces instructions s’affichent en haut de la page Envoyer lorsque le workflow est utilisé pour envoyer un accord.
    Remarque :

    Des instructions peuvent être ajoutées à l’aide de balises HTML. Les balises HTML suivantes, ainsi que leurs attributs, peuvent être utilisés dans la section des instructions : <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="chemin complet"> et <a href="chemin complet">.

    Si vous souhaitez utiliser des chemins src ou href, vous devez les ajouter à la liste blanche. Envoyez les URL à votre chargé de compte.

    • Qui peut utiliser ce workflow : indiquez qui peut utiliser le workflow. Les options sont les suivantes :
      • Groupe sélectionné : champ déroulant qui affiche tous les groupes auxquels l’auteur a accès.
        • Lorsqu’un seul groupe est sélectionné, tout utilisateur membre de ce groupe a accès à l’envoi de l’accord.
        • Lorsque la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée pour le compte, les administrateurs de groupe peuvent créer des workflows pour tout groupe dont ils sont membres (pas limité à leur groupe principal).
        • Les administrateurs de groupe ont le droit de modifier tout workflow partagé avec un groupe pour lequel ils disposent de l’autorité administrative. (Les administrateurs de compte sont également autorisés à modifier le workflow partagé de groupe, car ils ont autorité sur tous les groupes.)
      • Tous les utilisateurs de mon organisation : tout utilisateur du compte Acrobat Sign peut utiliser le workflow.
        • Les administrateurs de compte peuvent modifier tout workflow partagé au niveau du compte.

     

    Voici un exemple de section Informations sur le workflow : 

    Exemple d’informations de workflow

  1. Cliquez sur Informations sur l’accord dans le volet de gauche.

  2. 2. Dans la section Informations sur l’accord, définissez les informations sur l’accord comme elles doivent s’afficher sur la page Envoyer pour l’expéditeur :

    • Nom de l’accord : saisissez le nom de l’accord. Ce nom s’affiche sur la page Envoyer lorsque le workflow est utilisé pour envoyer un accord, ainsi que dans l’en-tête du message électronique « Veuillez signer/Veuillez approuver ». Ce champ est obligatoire et l’intitulé est modifiable.
    • Message : saisissez un message à l’attention des destinataires. Ce message s’affiche sur la page Envoyer lorsque le workflow est utilisé pour envoyer un accord. Ce champ est obligatoire et l’intitulé est modifiable.
    • Cc : si nécessaire, saisissez les adresses électroniques des parties à mettre en copie carbone. Les adresses électroniques doivent être séparées par une virgule ou un point-virgule.
      • Minimum : spécifiez le nombre minimum d’adresses électroniques qui peuvent être mises en copie carbone.
      • Maximum : spécifiez le nombre maximum d’adresses électroniques qui peuvent être mises en copie carbone.
      • Modifiable : activez cette option pour autoriser les expéditeurs à modifier les adresses mises en copie carbone sur la page Envoyer.
    • Langue du destinataire : l’expéditeur peut utiliser ce champ pour spécifier la langue du destinataire. Ce paramètre définit si le sélecteur de langue s’affiche ou non sur la page Envoyer. Si c’est le cas, il spécifie la langue sélectionnée par défaut.
    • Options d’envoi
      • Définir le mot de passe pour ouvrir le PDF téléchargé : activez cette option pour autoriser l’expéditeur à spécifier un mot de passe pour un PDF téléchargé.
        • Activer cette option définit également le paramètre Vérification du signataire sur Mot de passe, et utilise la même valeur de mot de passe.
        • Obligatoire : activez cette option pour toujours exiger un mot de passe pour le PDF téléchargé. Si cette option est configurée, les expéditeurs ne peuvent pas la désactiver sur la page Envoyer et doivent renseigner un mot de passe.
      • Échéance : activez cette option pour autoriser la spécification d’une échéance sur la page Envoyer.
        • jours pour achever l’accord : sélectionnez le nombre de jours par défaut dont dispose(nt) le(s) destinataire(s) pour terminer le processus de signature. Le nombre de jours spécifié peut être modifié sur la page Envoyer.
      • Autoriser la création des documents avant l’envoi : activez cette option pour autoriser les expéditeurs à modifier les champs de formulaire du document dans l’environnement de création à l’aide de l’option Aperçu sur la page Envoyer.
        • Autoriser la création par défaut : activez cette option pour activer automatiquement l’option Aperçu sur la page Envoyer.

     

    Voici un exemple de section Informations sur l’accord :

  1. Cliquez sur Destinataires dans le volet de gauche pour accéder à la section Acheminement des destinataires.

  2. La section Acheminement des destinataires vous permet de spécifier les destinataires et l’ordre d’acheminement selon vos exigences. Vous pouvez créer des workflows très complexes avec un acheminement en série, parallèle, hybride ou hybride imbriqué. Les instructions suivantes mettent en avant les fonctionnalités disponibles pour l’acheminement des destinataires.

    • Pour ajouter un autre destinataire avant ou après un destinataire existant, procédez comme suit :
      • Cliquez sur l’icône Ajouter.
      • Sélectionnez le rôle (tous les rôles activés pour le compte seront disponibles) que vous souhaitez insérer.

     

    • Pour spécifier une branche parallèle, cliquez sur l’icône Ajouter située au-dessus d’un destinataire et sélectionnez Branches parallèles. 

     

    • Pour supprimer un destinataire, placez votre curseur sur la bulle du destinataire, puis cliquez sur l’icône Supprimer.

     

    • Pour personnaliser un destinataire, placez votre curseur sur la bulle du destinataire, puis cliquez sur l’icône Modifier.
    Configuration du destinataire

    Lors de la modification d’un destinataire, vous pouvez configurer les informations suivantes :

    • Intitulé du destinataire : personnalisez l’intitulé du destinataire. Par exemple, modifiez l’intitulé Destinataire par défaut en Acheteur. 
      • Les intitulés des destinataires doivent être uniques au sein d’un workflow..
    • E-mail : saisissez l’adresse e-mail du destinataire.
    • Ce destinataire est l’expéditeur : lorsque cette option est sélectionnée, l’expéditeur est inséré en tant que destinataire.
    • Marquer comme groupe de destinataires : lorsque cette case est cochée, un groupe de destinataires est ajouté au workflow à la place d’un enregistrement d’adresse e-mail de destinataire standard. Le groupe de destinataires peut rester vide ou être renseigné avec une ou plusieurs adresses e-mail du champ E-mail (séparées par des virgules).
    • Rôle : mettez à jour le rôle du destinataire (signataire ou approbateur).
    • Obligatoire : activez cette option si la signature du destinataire est requise.
    • Modifiable : activez cette option pour autoriser l’expéditeur à mettre à jour l’adresse e-mail du destinataire sur la page Envoyer.
    • Vérification de l’identité : sélectionnez le type de vérification d’identité qui est requis pour le signataire.
      • Options possibles : Aucun(e), Acrobat Sign, Téléphone, KBA, Mot de passe et Identité web.
      • Seules les options qui ont été activées pour le compte Acrobat Sign sont visibles.
    Remarque :

    Sélectionner Mot de passe comme méthode de vérification de l’identité ajoutera le même mot de passe aux paramètres de sécurité du document, empêchant ainsi la consultation du PDF jusqu’à la saisie du mot de passe.

  3. Assurez-vous de cliquer sur Enregistrer pour enregistrer les configurations de destinataires effectuées.

     

    Voici un exemple d’informations sur les destinataires, ainsi qu’un acheminement où les intitulés des deux signataires (Acheteur et Directeur des ventes) et de l’approbateur (Vice-président des ventes) ont été personnalisés. 

  1. Cliquez sur Messages électroniques dans le volet de gauche pour accéder à la section Messages électroniques.

    • La section Messages électroniques vous permet de contrôler les messages électroniques qui sont envoyés pendant le processus de signature et d’approbation en fonction de différents événements. 
    • Par exemple, vous pouvez choisir d’envoyer des notifications électroniques aux destinataires et aux parties mises en copie carbone en cas d’annulation d’un accord. 

  2. Cochez les cases correspondant aux événements pour lesquels vous souhaitez déclencher une notification électronique.

  1. Cliquez sur Documents dans le volet de gauche pour accéder à la section Documents.

  2. La section Documents vous permet de configurer les éléments suivants :

    • Titre du document : saisissez un titre pour le document. Ce titre s’affiche dans la section Documents de la page Envoyer lorsque vous utilisez le workflow pour envoyer un accord.
    • Fichiers : cliquez sur l’icône Ajouter un fichier pour joindre un document à partir de votre bibliothèque Acrobat Sign. Ce document est automatiquement joint lorsque vous utilisez le workflow pour envoyer un accord.
      • Si aucun fichier n’est sélectionné, le workflow permet à l’expéditeur de joindre un fichier lors de l’envoi de l’accord.
      • Si un document est marqué comme Requis, il est automatiquement joint à l’accord au déclenchement du workflow.
      • Supprimer le fichier : si vous joignez le mauvais fichier, vous pouvez cliquer sur l’icône Supprimer (X) en regard du nom du fichier pour le supprimer.
    • Nom du document : saisissez un nom évocateur permettant d’identifier le document pour l’expéditeur. Le nom du document de bibliothèque chargé est renseigné par défaut, mais peut être modifié.
    • Obligatoire : spécifie si le document est obligatoire.
    • Ajouter le document : cliquez sur le bouton Ajouter un document pour ajouter des lignes pour des documents supplémentaires.
      •  Les titres de documents doivent être uniques.
    • Supprimer la ligne : cliquez sur l’icône Supprimer la ligne (X) pour supprimer la ligne entière.

  3. Voici un exemple de section Documents configurée :

  1. Cliquez sur Champs de saisie de l’expéditeur dans le volet de gauche pour accéder à la section Champs de saisie de l’expéditeur.

    Ces champs de saisie sont mappés à des champs de formulaire définis dans les documents qui sont joints (soit au sein de la conception du workflow, soit sous forme de fichier chargé par l’expéditeur).

    L’expéditeur peut utiliser ces champs pour préremplir du contenu avant d’envoyer l’accord au destinataire.

  2. Dans le panneau Champs de saisie de l’expéditeur, cliquez sur Ajouter un champ.

    Pour chaque ligne ajoutée, vous pouvez configurer les éléments suivants :

    • Titre du champ : saisissez un titre pour le champ. Cette valeur s’affichera sur la page Envoyer à titre de référence pour l’expéditeur.
    • Nom du champ de document : attribuez un nom à un champ figurant sur le document de bibliothèque joint.
      • Le nom attribué au champ doit correspondre au nom du champ de formulaire dans le document.
    • Valeur par défaut : saisissez une valeur par défaut, le cas échéant.
    • Obligatoire : activez cette option si une valeur doit être saisie pour ce champ avant l’envoi de l’accord.
    • Modifiable : activez cette option pour autoriser l’expéditeur de l’accord à modifier la valeur par défaut.
    • Cliquez sur l’icône Supprimer la ligne (X) pour supprimer la ligne entière.

     

    Voici un exemple de section Champs de saisie de l’expéditeur : 

Envoi d’un accord à l’aide d’un workflow personnalisé

L’envoi d’un accord à l’aide d’un workflow commence à la page Accueil en sélectionnant le bouton Démarrer depuis la bibliothèque, puis le workflow que vous souhaitez utiliser.

Une fois que vous avez sélectionné un workflow, une page Envoyer modifiée s’affiche, indiquant l’ordre des destinataires personnalisé, les instructions personnalisées, les pièces jointes, etc.

1. Dans la page Accueil :

  • Sélectionnez Démarrer depuis la bibliothèque
  • Sélectionnez Workflows dans les options à droite
  • Sélectionnez le workflow que vous souhaitez utiliser
  • Cliquez sur Démarrer
Envoi d’un workflow depuis la page d’accueil

 

La page Envoyer s’affiche :

Dans l’exemple de page Envoyer ci-dessus, les personnalisations suivantes s’affichent :

A. Dans la section Informations sur le workflow :

○ Le nom du workflow (contrat de service GlobalCorp < 50 K) dans la partie supérieure

○ Instructions pour l’expéditeur (Ce workflow est utilisé pour les contrats de moins de 50 K...)

B. Dans la section Informations sur l’accord :

○ Nom d’accord personnalisé (contrat de service GlobalCorp pour 2018)

○ Le message (Veuillez trouver ci-joint le contrat de service...)

○ Protéger document signé par mot de passe (autorisé mais non défini)

C. Dans la section Destinataires :

○ Les libellés personnalisés pour les destinataires (Signataire et Contre-signataire) et pour les destinataires certifiés (Équipe juridique) s’affichent.

○ Les adresses électroniques sont masquées lorsque l’expéditeur est l’un des signataires, et « Moi-même » est indiqué à la place.

○ Les adresses e-mail du groupe de destinataires (Équipe juridique). Le groupe de destinataires peut être laissé vide pour que l’expéditeur le renseigne ou préconfiguré dans le modèle de workflow.

D. Dans la section Documents :

○ Le nom du contrat joint au préalable (Contrat de service) s’affiche dans la section Documents.

○ Le nom du fichier devant être chargé par l’expéditeur (Document de référence) s’affiche également.

E. Dans la section Champs de saisie de l’expéditeur :

○ Les champs définis s’affichent dans la section Champs.

○ La valeur par défaut est importée, mais peut être modifiée.

 

2. Remplissez les champs qui sont requis par votre workflow.

Dans l’exemple ci-dessus, il s’agit des suivants :

  • L’adresse électronique de l’équipe juridique
  • Les adresses électroniques mises en copie (facultatif)
  • Chargez le fichier du Document de référence
  • Les informations de champs requises (Produit et Coût total)
  • Les options Protéger document signé par mot de passe et Aperçu, placer signatures ou ajout champs formulaire, toutes deux facultatives pour ce workflow

3. Cliquez sur Envoyer.

4. Si vous le souhaitez, vous pouvez apporter des modifications aux champs dans l’environnement de création, puis cliquer sur Envoyer.

Remarque :

Les workflows personnalisés ne prennent pas en charge le type de signature Par écrit.

Si un accord est créé via l’API REST avec le type de signature Par écrit, l’accord est tout de même créé et envoyé pour signature Électronique.

Signature et approbation d’un accord de workflow

L’accord de workflow est envoyé dans l’ordre d’acheminement spécifié. Les signataires et les approbateurs peuvent signer l’accord en cliquant sur le lien figurant dans l’e-mail Veuillez signer/Veuillez approuver ou en se rendant sur leurs pages Gérer s’ils sont inscrits à Acrobat Sign. Cela fonctionne de la même manière que le processus d’envoi standard.

L’historique et le rapport d’audit de l’accord du workflow sont accessibles à partir de la page Gérer. Pendant que l’accord est en cours de signature/d’approbation, vous pouvez ajouter des rappels et accomplir d’autres tâches.

Modification d’un workflow personnalisé

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte et accédez à Compte > Workflows.

  2. Dans la liste Workflows, sélectionnez un workflow.

  3. Dans le menu contextuel, cliquez sur Ouvrir. Le concepteur de workflow s’affiche.

    Une fois le concepteur de workflow ouvert, le workflow peut être entièrement modifié. Toutes les sections peuvent être modifiées à votre convenance. Aucune modification ne sera enregistrée avant que vous n’ayez cliqué sur le bouton Mettre à jour.

     

    Dans le concepteur de workflow, vous pouvez effectuer les modifications suivantes :

Options de configuration

Des améliorations significatives ont été apportées aux workflows personnalisés, qui sont contrôlés par les commandes du menu Administrateur.

Les clients qui souhaitent activer les workflows sont encouragés à activer les trois premières options ci-dessous pour obtenir la meilleure expérience pour leurs utilisateurs et destinataires.

Pour avoir la possibilité de configurer des workflows, cette fonctionnalité doit être activée.

Accédez à Paramètres du compte > Paramètres généraux > Workflows d’envoi personnalisés et autorisez l’accès pour vos administrateurs.

Configuration des workflows à afficher pour le compte

L’activation de la dernière expérience de workflow rapproche les workflows des fonctionnalités du processus d’envoi manuel.

Fonctionnalités activées avec cette option :

  • Mise en page redistribuable
  • Utiliser des signatures numériques pour un ou plusieurs destinataires
  • Configurer des destinataires pour utiliser l’authentification du destinataire par téléphone (SMS)
  • Configurer des groupes de destinataires pendant le processus d’envoi
  • Joindre des documents de toutes les sources activées pendant le processus d’envoi

Pour activer la dernière expérience, accédez à : Paramètres du compte > Paramètres d’envoi > Commandes de processus personnalisé.

Configuration des workflows pour utiliser la nouvelle expérience

Authentification téléphonique du destinataire

Dans Workflow Designer, toutes les méthodes d’authentification activées sont affichées dans l’objet du destinataire.

Les méthodes d’authentification ont été mises à jour de manière à s’afficher sous forme de cases à cocher, en permettant à la conception de flux de travaux d’autoriser les options pour l’expéditeur. 

Si plusieurs options sont sélectionnées dans le concepteur, ces mêmes options seront disponibles pour l’expéditeur lors du processus d’envoi.

La nouvelle expérience d’envoi ajoute un téléphone (SMS) comme option dans le concepteur.

Groupes de destinataires

Les objets destinataires dans le concepteur peuvent être marqués comme des groupes de destinataires.  Pour cette étape de signature, vous pouvez ainsi saisir dans le champ E-mail les adresses e-mail (séparées par des virgules) autorisées à signer.

Si, par exemple, vous avez besoin de la contresignature d’un des cinq responsables, vous pouvez lister les cinq adresses e-mail, dont une seule cependant doit apposer une signature.

Configurer des groupes de destinataires dans le modèle de workflow

Pièces jointes

Pendant le processus d’envoi, les documents peuvent être joints à partir d’une des sources Acrobat Sign activées.

 

L’expérience utilisateur associée au paramètre « Nouveau » a été mise à jour pour adopter un design moderne et redistribuable, comme la page Envoyer.

Les instructions qui se trouvent à droite de la liste des destinataires dans l’expérience héritée ont été déplacées en haut de la page dans une fenêtre réductible.

Affectation de champ définie par le modèle

Les affectations de champ définies par le modèle établissent un lien étroit entre la liste des destinataires, telle que définie dans le concepteur de workflow et les affectations de champ appropriées sur vos formulaires créés.

Exemple de cas d’utilisation :

  • Un signataire (client) doit signer en premier.
    • Éventuellement, un cosignataire peut signer après lui.
  • Une contre-signature interne est apposée par un représentant commercial.

Traditionnellement, deux formulaires seraient nécessaires, en raison de la façon dont les destinataires étaient indexés sur la page Envoyer :

  • Un formulaire pour le scénario du signataire unique, attribuant la contre-signature interne comme deuxième numéro d’index des signataires
  • Un formulaire pour le scénario du cosignataire, où ce dernier correspond au deuxième numéro d’index des signataires, et le contre-signataire au troisième

Conformément à la structure de la règle « définie par le modèle », vous construisez un seul formulaire contenant tous les champs de destinataires possibles définis.

L’index des signataires du destinataire (tel que défini dans le concepteur de workflow) est fortement appliqué, sans tenir compte des champs qui sont attribués à tout destinataire omis (facultatif) lors de l’envoi de l’accord.

Ainsi, dans le cas d’utilisation ci-dessus, le cosignataire est toujours en deuxième position dans l’index des signataires, mais s’il n’est pas inclus au moment de l’envoi de l’accord, les champs relatifs au signataire 2 sont ignorés, et le contresignataire (troisième position dans l’index des signataires) aura toujours accès seulement aux champs du signataire 3.

Activez cette nouvelle fonctionnalité en accédant à : Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > Commandes de processus personnalisé > Activer le placement de signature en fonction du modèle.

Configuration des workflows pour utiliser le placement de signature en fonction du modèle

Remarque :

L’activation de la fonctionnalité de placement de signature en fonction du modèle désactive l’option de création de l’accord pendant le processus d’envoi.

Compréhension des relations entre les destinataires et les champs

Chaque destinataire impliqué dans un accord se voit affecter un numéro d’index des signataires. Ce numéro d’index est exigé pour associer le destinataire aux champs dans lesquels il est autorisé à ajouter du contenu (comme un champ de signature).

Les destinataires acquièrent leur numéro d’index en fonction de l’ordre d’empilement sur la page Envoyer. Le destinataire en haut de la pile a le numéro 1, le destinataire suivant le numéro 2 et ainsi de suite. Ce numéro d’index peut être vu lorsque l’accord est configuré sur « Remplir dans l’ordre », mais il est toujours présent lorsque le workflow est défini sur « Remplir dans n’importe quel ordre ».

 

Lors de l’élaboration d’un flux de destinataires dans le Concepteur de flux de tâches, l’index des signataires est affecté comme suit :

  • De haut en bas
    • De gauche à droite

Dans l’exemple ci-dessous, le signataire et le cosignataire figurent en haut de la pile.

  • Le « signataire » est le destinataire le plus à gauche en haut et se voit donc attribuer le numéro d’index 1.
  • Le « cosignataire » figure également en haut, mais à droite du signataire, et se voit donc attribuer le numéro d’index 2.

Dans ce cas d’utilisation, peu importe qui signe le formulaire en premier, de sorte qu’ils sont insérés dans un flux de signature parallèle. Toutefois, l’index des signatures est appliqué de manière stricte afin de garantir que le signataire appose son contenu dans les champs « signataire » appropriés, tandis que le cosignataire a seulement accès aux champs « cosignataire » qui lui sont attribués.

Le « représentant commercial » signe en troisième, après le signataire et le cosignataire.

« L’approbation de la direction » correspond au quatrième signataire, une fois la contre-signature du représentant commercial apposée.

Remarque :

Les noms des destinataires « Signataire », « Cosignataire », « Représentant commercial », etc. n’ont aucune incidence sur l’affectation des champs. Il s’agit simplement de libellés définis par l’administrateur et utilisés pour la clarté de l’utilisateur dans le modèle de workflow. 

 

Le flux de destinataires du concepteur ci-dessus produira un modèle de page Envoyer qui ressemble à ce qui suit.

(Sur la page Envoyer, l’ordre d’empilement est plus évident, bien que les numéros d’index ne soient pas visibles.)

 

Lors de la création d’un formulaire avec des champs, chaque champ se voit explicitement attribuer un numéro d’index de signature (en ignorant le champ « Quiconque » pour l’instant).

Dans l’environnement de création d’Acrobat Sign, cela se fait en sélectionnant un Participant et en plaçant des champs pour ce participant.

Chaque participant est codé par couleur afin de distinguer visuellement les champs qui lui sont attribués.

 

Si vous utilisez des balises de texte, la balise elle-même fournit un argument (par exemple :signer1) qui désigne le champ dans l’index des signataires.

Les comptes qui souhaitent imposer des workflows spécifiques pour tous leurs documents et rationaliser le processus d’envoi en réduisant au minimum la saisie par l’utilisateur peuvent définir entièrement tous les workflows pour les documents et empêcher totalement les utilisateurs d’effectuer des envois ad hoc.

Les comptes qui utilisent l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes peuvent étendre les options configurables au niveau du groupe, garantissant ainsi l’application stricte des options de signature et des processus de notification corrects.

Pour limiter les utilisateurs à l’envoi uniquement avec des workflows approuvés, accédez à Paramètres de compte > Paramètres généraux > Workflows et cochez la case Activer l’envoi d’accords à l’aide des workflows uniquement.   

Configuration des workflows comme seule méthode d’envoi d’accords


Rapport d’erreurs pour les problèmes courants

Certains éléments de l’expérience de workflow héritée produiront des erreurs sous la nouvelle interface en raison de l’amélioration du contrôle et de la sécurité dans la nouvelle expérience. Un mécanisme d’interception des erreurs supplémentaire a été mis en place afin de mieux exposer et expliquer ces erreurs quand elles se produisent.

Si le compte est configuré pour l’environnement d’envoi moderne et qu’un workflow problématique est lancé, une bannière rouge indiquant l’erreur s’affiche pour l’utilisateur :

Si le compte est toujours configuré pour utiliser l’environnement classique par défaut, le flux de travaux peut continuer à fonctionner selon ces règles. 

L’environnement moderne affiche les erreurs détectées. 

Si plusieurs problèmes sont détectés, toutes les erreurs détectées seront répertoriées.

Pour que le flux de travaux soit valide conformément aux règles de la nouvelle interface, un administrateur doit le modifier et corriger les erreurs détectées :

Dans le cadre des règles classiques, les chaînes d’adresses e-mail pouvaient être mal formées ou incorrectement délimitées (avec des espaces au lieu de virgules, par exemple).

Quand cette erreur se produit, l’administrateur doit vérifier :

  • Si les adresses e-mail en CC sont correctement délimitées

  • Toute chaîne d’adresses e-mail de destinataires pour s’assurer qu’elle est correctement construite
    • (Exemple : nom@domaine.tld)
  •  
    • L’environnement moderne accepte les virgules ou les points-virgules

L’environnement moderne exige des valeurs uniques pour tous les titres de documents sur la page Documents du Concepteur de flux de travail.

Vous trouverez ici des informations supplémentaires relatives à cette erreur.

Lors de la conception d’un workflow, l’administrateur peut joindre un modèle de document dont la portée d’accès est limitée.

Si un utilisateur hors de ce périmètre tente de charger le workflow, le document ne peut pas être joint, et une violation de sécurité est déclenchée.

Par exemple, un administrateur peut créer un nouveau modèle de document avec des propriétés qui limitent l’accès au seul propriétaire.  L’administrateur peut joindre ce document au workflow, car il en est le propriétaire. 

Les autres utilisateurs du système n’étant pas propriétaires, ils se trouvent en dehors de la portée du document.

Quand cette erreur s’affiche, l’administrateur devra ajuster les propriétés du modèle de document joint.

Vous trouverez ici le processus de révision et de réglage des propriétés du modèle.

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