Vytvářejte soustředěné a užitečné kolekce výběrem správného zdrojového obsahu, jeho údržbou v průběhu času a řízením toho, jak k němu lidé přistupují a jak jej používají.
Využijte tyto postupy k vytváření a údržbě kolekcí v Knowledge Base v aplikaci Acrobat. Mohou vám pomoci organizovat zdrojový obsah, usnadnit vyhledávání souborů, spravovat přístup a poskytnout uživatelům jasný soubor znalostí, se kterým mohou pracovat.
Používejte autoritativní a aktuální zdrojový obsah
S dokumenty v kolekci zacházejte jako se zdrojovým materiálem, na který se mohou uživatelé dotazovat prostřednictvím AI Asistent.
Upřednostňujte obsah, který je:
- Aktuální a schválený k použití.
- Relevantní k účelu kolekce.
- Dostatečně úplný, aby poskytl užitečný kontext.
- Bez zastaralých nebo nepotřebných duplicitních verzí.
Když se zdrojový dokument změní, aktualizujte obsah v kolekci, aby se uživatelé nespoléhali na starší verzi.
Používejte popisné názvy souborů
Vyberte názvy souborů, které usnadňují identifikaci tématu dokumentu.
Vyhledávání v Collections prohledává pouze názvy souborů, nikoli obsah dokumentů. Popisné názvy usnadňují vyhledávání a správu souborů s růstem kolekce.
Vyhněte se obecným názvům jako document.pdf, final.pdf, nebo updated-version.pdf, když název neidentifikuje, co soubor obsahuje.
Udržujte kolekce v průběhu času
Pravidelně kontrolujte kolekce, místo abyste považovali zahrnování za jednorázový úkol.
Odstraňte obsah, který již není užitečný, aktualizujte dokumenty, které se změnily, a hledejte duplicitní nebo zastaralý materiál. Udržování kolekce v souladu s jejím zamýšleným účelem usnadňuje vlastníkům správu a uživatelům porozumění tomu, jaké informace obsahuje.
Sdílejte kolekce záměrně
Sdílejte kolekci s lidmi, kteří potřebují přístup k jejímu obsahu.
Před rozšířením přístupu zvažte informace obsažené v kolekci, kdo by k nim měl mít přístup a kde je ke kolekci možné přistupovat. Nastavení organizace může také ovlivnit přístup prostřednictvím funkcí, jako jsou chatboti a PDF Prostory.
Požadavky na konfiguraci a oprávnění naleznete v příslušné dokumentaci pro přístup a sdílení, nikoli v požadavcích spravovaných ze samotné kolekce.
Použijte přílohy chatu pro obsah specifický pro konverzaci
Použijte soubory a obrázky připojené k chatu AI Asistent, když je obsah primárně relevantní pro tuto konverzaci.
Když se má informace stát součástí opakovaně použitelné znalostní domény, přidejte a spravujte ji místo toho jako obsah kolekce.Tím se dočasný konverzační kontext oddělí od udržovaného zdrojového materiálu v kolekci.
Zkontrolujte citace, když na zdroji záleží
Použijte citace poskytované v odpovědích AI Asistent k prozkoumání podpůrného zdrojového materiálu.
Kontrola zdroje je obzvláště užitečná, když odpověď ovlivňuje důležité rozhodnutí, když záleží na přesném znění nebo když potřebujete další kontext nad rámec generované odpovědi.
Citace vám pomáhají ověřit, jaké informace podporují odpověď; nenahrazují kontrolu zdrojového dokumentu, když je přesnost kritická.
Plánujte integrace a spotřebu kreditů
Zvažte, jak budou lidé kolekci používat, než rozšíříte její publikum nebo ji propojíte s dalšími prostředími.
Integrace chatbotů, zpracování dokumentů, aktivita API a dotazy mohou mít různé požadavky na přístup a kredity.Zkontrolujte příslušné informace o konfiguraci a spotřebě kreditů před rozsáhlými projekty zpracování nebo širším nasazením.
To je obzvláště užitečné, když bude kolekce podporovat uživatele mimo skupinu, která ji původně vytvořila a udržuje.
Zkontrolujte před rozšířením kolekce
Před přidáním dalšího obsahu nebo zpřístupněním kolekce širšímu publiku potvrďte, že:
- Kolekce má stále jasný účel.
- Její zdrojové dokumenty jsou aktuální a relevantní.
- Názvy souborů jasně identifikují jejich obsah.
- Zastaralý a duplicitní obsah byl odstraněn.
- Zamýšlené publikum by mělo mít přístup k informacím.
- Všechny požadované integrace a oprávnění jsou nakonfigurovány.
- Očekávané použití odpovídá modelu kreditů vaší organizace.
