Příručka služby Adobe Acrobat Sign
Co je nového
Začínáme
Správa
- Přehled konzole Admin Console
-
Správa uživatelů
- Přidání uživatelů
- Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
- Kontrola uživatelů s chybami zřizování
- Změna jména/e-mailové adresy
- Úprava členství uživatele ve skupině
- Povýšení uživatele do role správce
- Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
- Přepnutí identity uživatele
- Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
- Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
- Profily produktů
- Prostředí pro přihlášení
-
Nastavení účtu/skupiny
- Přehled nastavení
-
Globální nastavení
- Nové prostředí příjemce
- Pracovní postupy pro podepisování sám sebou
- Hromadné odeslání
- Webové formuláře
- Pracovní postupy služby Power Automate
- Dokumenty knihovny
- Shromažďování údajů o formulářích s dohodami
- Omezená viditelnost dokumentu
- Připojení kopie podepsané dohody ve formátu PDF
- Přidání odkazu do e-mailu
- Přidání obrázku do e-mailu
- Soubory připojené k e-mailu budou pojmenovány jako
- Připojení sestav auditů k dokumentům
- Sloučení více dokumentů do jednoho
- Stažení jednotlivých dokumentů
- Nahrání podepsaného dokumentu
- Nastavení časového pásma
- Uživatelé ve více skupinách (UMG)
- Oprávnění správce skupiny
- Nahrazení příjemce
- Sestava auditu
- Zápatí transakce
- Zákazník ve zdravotnictví
- Nastavení účtu
-
Preference podpisu
- Dobře formátované podpisy
- Vlastní podmínky používání a právo požadovat podpis
- Procházení příjemců mezi poli formuláře
- Restart pracovního postupu dohody
- Odmítnutí podepsat
- Umožnění podepisujícím vytisknout a umístit vlastnoruční podpis
- Vyžádání, aby podepisující k vytvoření svého podpisu použili mobilní zařízení
- Vyžádání IP adresy od podepisujících
- Digitální podpisy
- Elektronické pečeti
- Digitální identita
-
Nastavení sestav
- Nastavení zabezpečení
-
Nastavení odeslání
- Vyžádání jména příjemce při odesílání
- Uzamknutí hodnot jména známých uživatelů
- Povolené role příjemce
- Povolení elektronických osvědčujících
- Skupiny příjemců
- Kopie
- Přístup příjemce k dohodě
- Slučování polí
- Změny dohod
- Soukromé zprávy
- Povolené typy podpisů
- Připomenutí
- Odeslání oznámení o dohodě
- Možnosti identifikace podepisujícího
- Ochrana obsahu
- Pořadí podepisování
- Liquid Mode
- Nastavení pro biofarmacii
- Nastavení služby Notarize
- Integrace plateb
- Nastavení protokolu SAML
- Správa dat
- Nastavení časového razítka
- Externí archiv
- Jazyky účtů
- Nastavení e-mailů
- Přechod z domény echosign.com na adobesign.com
- Konfigurace možností pro příjemce
-
Pokyny pro regulační požadavky
- Dostupnost
- HIPAA
- GDPR
- Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
- Zákazníci ve zdravotnictví
- Podpora IVES
- Ukládání dohod do trezoru
- Hlediska EU/Spojeného království
- Nárokování domény
- Odkazy na nahlášení zneužití
Odesílání, podepisování a správa dohod
-
Možnosti příjemce
- Zrušení e-mailového připomenutí
-
Možnosti na stránce elektronického podpisu
- Přehled stránky elektronického podpisu
- Otevření pro čtení dohody bez polí
- Odmítnutí podepsání dohody
- Delegování podpisového oprávnění
- Stažení PDF dohody
- Zobrazení historie dohody
- Zobrazení zpráv dohody
- Přechod z elektronického na vlastnoruční podpis
- Přechod z vlastnoručního na elektronický podpis
- Navigace v polích formuláře
- Vymazání dat z polí formuláře
- Zvětšení a navigace na stránce elektronického podpisu
- Změna jazyka použitého v nástrojích a informacích dohody
- Přehled právních upozornění
- Úprava předvoleb souborů cookie aplikace Acrobat Sign
- Odesílání dohod
- Podepisování dohod
-
Správa dohod
- Přehled stránky Správa
- Delegování dohod
- Nahrazení příjemců
- Omezení viditelnosti dokumentu
- Zrušení dohody
- Vytváření nových připomenutí
- Kontrola připomenutí
- Zrušení připomenutí
- Přístup k postupům modulu Power Automate
-
Další akce...
- Jak vyhledávání funguje
- Zobrazení dohody
- Vytvoření šablony z dohody
- Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
- Nahrání podepsané dohody
- Úpravy souborů a polí odeslané dohody
- Úprava způsobu ověření příjemce
- Přidání nebo změna data vypršení platnosti
- Přidání poznámky do dohody
- Sdílení jednotlivé dohody
- Zrušení sdílení dohody
- Stažení jednotlivé dohody
- Stažení jednotlivých souborů dohody
- Stažení sestavy auditu dohody
- Stažení obsahu pole dohody
- Sestava auditu
- Tvorba sestav a export dat
Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod
-
Webové formuláře
- Tvorba webového formuláře
- Úprava webového formuláře
- Zakázání/povolení webového formuláře
- Skrytí/zobrazení webového formuláře
- Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu
- Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
- Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
- Změna velikosti webového formuláře
- Opakovaně použitelné šablony
- Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
-
Pracovní postupy služby Power Automate
- Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
- Povolení integrace modulu Power Automate
- Kontextové akce na stránce Správa
- Sledování využívání modulu Power Automate
- Vytvoření nového postupu (příklady)
- Aktivační události používané pro postupy
- Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
- Správa postupů
- Úpravy postupů
- Sdílení postupů
- Zakázání nebo povolení postupů
- Odstranění postupů
-
Užitečné šablony
- Pouze správce
- Archivace dohody
- Archivace dohod webových formulářů
- Extrahování dat dohody
- Oznámení o dohodě
- Vygenerování dohody
- Vlastní pracovní postupy odeslání
- Sdílení uživatelů a dohod
Integrace s jinými produkty
- Služba Adobe Sign pro Salesforce
-
Služba Acrobat Sign pro Microsoft
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
- Služba Acrobat Sign pro Outlook
- Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
- Služba Acrobat Sign pro Teams
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
- Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics
- Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint
- Další integrace
- Integrace spravované partnery
- Jak získat integrační klíč
Vývojář služby Acrobat Sign
- Rozhraní API REST
- Webhooky
Podpora a řešení problémů
Vytváření přetažením v aplikaci je dostupné ve všech úrovních služby.
Používání nástrojů zabudovaných v aplikaci k vytváření formulářů
Jedním z nejvýznamnějších prvků služby Adobe Acrobat Sign je možnost vytvářet opakovaně použitelné formuláře a překrytí formulářů pro definování polí, které musí podepisující vyplnit.
Chvilkou strávenou promýšlením procesu podepisování a pečlivým sestavením formulářů ušetříte čas nejen sobě, ale podepisujícím, zlepšíte pochopení z jejich strany a v důsledku tak zajistíte rychlejší vyplnění požadovaných dokumentů.
Postup vytvoření formuláře se skládá ze čtyř fází, jejichž popis naleznete níže:
Opakovaně použitelné dokumenty oproti překrytím polí
Opakovaně použitelné dokumenty oproti vrstvám polí ... co je pro vás nejlepší?
Toto rozhodnutí závisí na vašich formulářích a na způsobu, jakým vytváříte dokumentaci.
Pokud se jedná o často používaný dokument, jehož obsah se nemění, bude nejlepší vytvořit opakovaně použitelný dokument.
Patří sem dokumenty jako formuláře pro poplatky za platební karty, daňové formuláře, žádosti, atd.
V těchto případech dokumenty neobsahují žádný jedinečný obsah pro daného podepisujícího, kromě informací zadávaných podepisujícím do polí.
Vrstva polí formuláře je na druhou stranu pouze vrstva polí umístěná do odeslaného formuláře nebo souboru. Tato možnost se používá, když máte formulář obsahující proměnný obsah. Například nájemní dohoda, kde se v obsahu dokumentu nacházejí vlastní informace, ale pole pro zákazníka jsou stále stejná a na stejném místě.
V tomto případě vytvoříte nový dokument, který odešlete a poté na tento dokument aplikujete vrstvu polí.
Na jeden soubor lze aplikovat více vrstev polí, takže v případě potřeby můžete vytvářet modulární vrstvy polí.
Role – účastníci a jejich správné označování
Role definují způsob práce s dokumentem nebo transakcí jednotlivých stran (podepisujících, odesílatelů, atd.). Co se formulářů týče (a obzvláště formulářů pro více podepisujících), je nesmírně důležité pochopit, jakým způsobem role ovlivňují dohodu a dostupnost jednotlivých polí pro jednotlivé podepisující.
Každé pole má svoji přiřazenou roli. Pouze podepisující se správnou rolí má přístup k polím, která jsou mu přiřazena.
Samotný koncept není nijak obtížný, ale logika je počítačová logika, a tak může být k pochopení procesu nutné zapomenout na běžný význam některých slov. Podrobnější informace o rolích získáte kliknutím zde.
Je nutné pochopit tři klíčové role:
Předvyplnění (odesílatelem) – Tato role definuje pole, která chcete, aby vyplnil odesílatel před prvním podepisujícím. Pokud do dokumentu běžně doplňujete ceny nebo slevy, můžete použít předvyplněná pole.
Předvyplněná pole může vyplnit pouze odesílatel v okamžiku odeslání dokumentu a pokud dokument obsahuje vyžadovaná předvyplněná pole, nelze dokument až do jejich vyplnění odeslat.
Předvyplněná pole nelze po fázi Předvyplnění dále upravovat. Žádná další osoba podepisující dokument již nemůže předvyplněná pole upravit. Další informace o procesu předvyplnění získáte kliknutím zde.
Účastník N (kde N je zvětšující se číslo začínající hodnotou 1) – A zde to začíná být složitější….
Účastník 1 je první osoba (e-mailová adresa), které pošlete dokument k podpisu nebo ke schválení.
Účastník 2 je druhá osoba, kterou požádáte o schválení nebo podepsání dokumentu
Je důležité si zapamatovat, že role podepisujícího je založena na pořadí, ve kterém podepisující zadáte do pole Pro: na kartě Odeslat.
První e-mailová adresa v poli Pro je Účastník 1. Druhá bude Účastník 2, atd.
To je vcelku jednoduché, že?
Když jste se nyní seznámili s procesem odesílání, všimněte si na kartě Odeslat volitelného zaškrtávacího pole Potřebuji se podepsat a právě toto pole zapojuje do procesu podepisování osobu odesílatele.
Pokud zachováte výchozí možnost, bude odesílatel posledním podepisujícím.
Pokud se mají jako první podepsat dva zákazníci, bude se jednat o účastníky 1 a 2 a odesílatel bude účastník 3.
Pokud se rozhodnete změnit nastavení tak, aby odesílatel podepsal dokument jako první, bude odesílatel účastníkem 1 a (použijeme-li výše uvedený příklad) zákazníci budou účastníky 2 a 3.
Nyní se zamyslete nad případem, kdy odesíláte dokument ke třem podpisům, ale chcete dokument odeslat pomocí paralelního pracovního postupu podepisování. Všechny zúčastněné strany budou kontaktovány současně a je zcela jedno, která podepisující osoba dokument podepíše jako první. Kdo je Účastník 1?
Stručná odpověď: pravděpodobně první e-mailová adresa v poli Pro
Podrobnější odpověď: první e-mailová adresa v poli Pro (za předpokladu, že jste nezaškrtli pole Potřebuji se podepsat a nedefinovali tak odesílatele jako prvního podepisujícího).
Kdokoli – Tato role umožňuje přístup do pole libovolnému podepisujícímu (včetně strany zajišťující předvyplnění).
Háček spojený s rolí Kdokoli spočívá v tom, že toto pole je dostupné komukoli až do svého vyplnění. Po vyplnění se obsah tohoto pole uzamkne a žádný další podepisující jej již nemůže upravit.
Pokud nadefinujete pole Kdokoli jako požadované pole, potom jej musí vyplnit první osoba, která k poli získá přístup. Pokud používáte předvyplněná pole, bude se vždy jednat o stranu Předvyplnění, jinak to bude Účastník 1.
Typy polí
Existuje celá řada typů polí, řada z nich slouží k velice specifickým účelům (například pole pro podpis) a některá určitým obecným účelům (například textové pole).
Tato pole jsou rozdělena do pěti karet:
Pole pro podpis – Toto jsou pole určená pro podpis, základ elektronického podepisování!
Pole pro podpis pouze zachycují hodnotu podpisu podepisujícího. Pokud určitému podepisujícímu přidělíte více polí pro podpis, bude muset vyplnit první pole, ale hodnotu může do ostatních polí zadat pouhým kliknutím na tato pole.
Iniciály, podobně jako pole pro podpis, stačí vyplnit pouze jednou a na další pole stačí pouze kliknout.
Bloky podpisů jsou ve skutečnosti objekty kontejnerů obsahující všechna pole, která váš účet potřebuje pro dokončení podpisu. Ve výchozím nastavení obsahuje blok podpisu pouze pole pro podpis a pole pro e-mailovou adresu. Správce účtu může volitelně nakonfigurovat předvolby podpisu tak, aby byla vyžadována i hodnota titulu nebo společnosti. POKUD jsou tyto hodnoty vyžadovány, budou rovněž obsaženy v bloku podpisu.
Informační pole podepisující osoby – Tato pole shromažďují nebo zobrazují informace o podepisujícím nebo o podpisu.
Tato pole slouží k usnadnění podepisování těm uživatelům, kteří by někdy museli dokument podepisovat znovu.
Pravděpodobně jste již viděli svoji stránku s osobními předvolbami, na které je definováno vaše jméno, titul a společnost.
Tato pole obsahují informace z profilu podepisujícího.
Poznámka: Pole Společnost není obecné vstupní pole určené k získání názvu společnosti. Toto pole musí být přiřazeno roli a obsah zadaný do tohoto pole se uloží jako informace o společnosti pro roli účastníka, se kterou je propojeno.
Pokud umístíte k účastníkovi pole pro titul nebo pro společnost, uloží služba tento obsah jako informace o titulu nebo společnosti pro podepisujícího a příště tyto hodnoty automaticky doplní, když bude tato osoba požádána o podepsání s těmito poli.
V poli se jménem podepisujícího se zobrazí vysázená verze obsahu, který podepisující napíše do pole pro podpis. Pole se až do zadání podpisu zobrazí jako prázdná část formuláře, a poté dojde k jeho vyplnění.
Představte si, že se jedná o pole „Zadejte své jméno tiskacím písmem“ pod řádkem pro podpis na formuláři.
Do pole E-mailová adresa se doplní e-mailová adresa podepisujícího. E-mailová adresa je známá hodnota, takže ji zde můžeme prostě vložit.
Poznámka: Podobně jako v případě polí pro titul a společnost není vhodné toto pole používat k získání e-mailové adresy. Pokud potřebujete získat e-mailovou adresu, použijte textové pole (viz níže).
Datum – toto pole zobrazuje aktuální datum podepsání dokumentu podepisujícím. Nejedná se o obecné vstupní pole pro datum. Potřebujete-li vstupní pole, použijte textové pole.
Datová pole – Datová pole umožňují shromažďování údajů o dokumentu přesahujících identifikaci podepisujícího. Jedná se o nástroje sloužící ke shromažďování informací od zákazníků a jsou to zdaleka nejčastěji používané typy polí.
Textová pole jsou obecná vstupní pole pro obsah, který potřebujete získat od podepisujícího. Informace o kreditních kartách, adresy, telefonní čísla, poznámky nebo popisy... Cokoli, co potřebujete k dokončení procesu uzavření smlouvy.
Rozevírací pole se používají, když nabízíte určitý rozsah možností a zákazník si může vybrat jednu z nich.
Zaškrtávací pole představuji objekt, který použijete, když máte více možností a zákazník si může vybrat více z nich.
Přepínací tlačítka jsou pravým opakem zaškrtávacích polí – nabízíte více možností, ale podepisující si může vybrat pouze jednu z nich.
Více polí – karta „Více polí“ neobsahuje v podstatě datová pole, ale možnost pro přiložené soubory nebo možnost definovat v dokumentu „aktivní bod“ odkazu.
Razítka – tyto typy polí vyplní služba Acrobat Sign a zobrazují data o transakci, která se normálně v dokumentu nevyskytují.
Razítko spoluúčasti zobrazuje jméno, čas a e-mailovou adresu účastníka, pro kterého je toto pole určeno (roli).
Číslo transakce zobrazuje číslo transakce (používá se, když dojde k problému a potřebujete transakci dohledat prostřednictvím podpory).


Pole mají mnoho konfigurovatelných vlastností, a pokud chcete vstoupit do světa možností, můžete začít tímto rozšířeným článkem.
Nástroje pro rozvržení a zarovnání
Po umístění všech polí ještě zbývá vše řádně zarovnat tak, aby formulář vypadal hezky a profesionálně.
Zcela vlevo od pruhu pole se nachází ikona pravítka. Kliknutím zobrazíte nástroje pro zarovnání.
Vyberte pole (to, které bude sloužit jako „vzor“), stiskněte a podržte tlačítko CTRL (nebo Command) a vyberte další pole. Ikony se rozsvítí a vy můžete kliknutím na libovolnou z nich zarovnat pole podle malé čáry zobrazené na ikoně. První ikona například zobrazuje čáru nad dvěma poli, takže se pole zarovnají podle svých horních okrajů.
Možnosti Velikost umožňují výběr více polí a následné sjednocení jejich velikosti.
První ikona slouží k úpravě výšky polí, druhá k úpravě šířky a třetí k úpravě obou rozměrů. Velikost polí se upraví přesně podle velikosti prvního vybraného pole.