Vytváření formulářů pomocí nástrojů pro přetažení

Jedním z nejvýznamnějších prvků služby Adobe Acrobat Sign je možnost vytvářet opakovaně použitelné formuláře a překrytí formulářů pro definování polí, které musí podepisující vyplnit.

Chvilkou strávenou promýšlením procesu podepisování a pečlivým sestavením formulářů ušetříte čas nejen sobě, ale podepisujícím, zlepšíte pochopení z jejich strany a v důsledku tak zajistíte rychlejší vyplnění požadovaných dokumentů.

Postup vytvoření formuláře se skládá ze čtyř fází, jejichž popis naleznete níže:

Opakovaně použitelné dokumenty oproti překrytím polí

Opakovaně použitelné dokumenty oproti vrstvám polí ... co je pro vás nejlepší?

Toto rozhodnutí závisí na vašich formulářích a na způsobu, jakým vytváříte dokumentaci.

Pokud se jedná o často používaný dokument, jehož obsah se nemění, bude nejlepší vytvořit opakovaně použitelný dokument.

Patří sem dokumenty jako formuláře pro poplatky za platební karty, daňové formuláře, žádosti, atd.

V těchto případech dokumenty neobsahují žádný jedinečný obsah pro daného podepisujícího, kromě informací zadávaných podepisujícím do polí.

Vrstva polí formuláře je na druhou stranu pouze vrstva polí umístěná do odeslaného formuláře nebo souboru. Tato možnost se používá, když máte formulář obsahující proměnný obsah. Například nájemní dohoda, kde se v obsahu dokumentu nacházejí vlastní informace, ale pole pro zákazníka jsou stále stejná a na stejném místě.

V tomto případě vytvoříte nový dokument, který odešlete a poté na tento dokument aplikujete vrstvu polí.

Role – účastníci a jejich správné označování

Role definují způsob práce s dokumentem nebo transakcí jednotlivých stran (podepisujících, odesílatelů, atd.). Co se formulářů týče (a obzvláště formulářů pro více podepisujících), je nesmírně důležité pochopit, jakým způsobem role ovlivňují dohodu a dostupnost jednotlivých polí pro jednotlivé podepisující. 

Každé pole má svoji přiřazenou roli.  Pouze podepisující se správnou rolí má přístup k polím, která jsou mu přiřazena. 

Samotný koncept není nijak obtížný, ale logika je počítačová logika, a tak může být k pochopení procesu nutné zapomenout na běžný význam některých slov. Podrobnější informace o rolích získáte kliknutím zde.

Je nutné pochopit tři klíčové role:

Předvyplnění (odesílatelem) – Tato role definuje pole, která chcete, aby vyplnil odesílatel před prvním podepisujícím.  Pokud do dokumentu běžně doplňujete ceny nebo slevy, můžete použít předvyplněná pole.

Předvyplněná pole může vyplnit pouze odesílatel v okamžiku odeslání dokumentu a pokud dokument obsahuje vyžadovaná předvyplněná pole, nelze dokument až do jejich vyplnění odeslat.

Předvyplněná pole nelze po fázi Předvyplnění dále upravovat. Žádná další osoba podepisující dokument již nemůže předvyplněná pole upravit. Další informace o procesu předvyplnění získáte kliknutím zde.

Účastník N (kde N je zvětšující se číslo začínající hodnotou 1) – A zde to začíná být složitější….

Účastník 1 je první osoba (e-mailová adresa), které pošlete dokument k podpisu nebo ke schválení. 

Účastník 2 je druhá osoba, kterou požádáte o schválení nebo podepsání dokumentu

Je důležité si zapamatovat, že role podepisujícího je založena na pořadí, ve kterém podepisující zadáte do pole Pro: na kartě Odeslat.

První e-mailová adresa v poli Pro je Účastník 1. Druhá bude Účastník 2, atd.

To je vcelku jednoduché, že?

Když jste se nyní seznámili s procesem odesílání, všimněte si na kartě Odeslat volitelného zaškrtávacího pole Potřebuji se podepsat a právě toto pole zapojuje do procesu podepisování osobu odesílatele.

Pokud zachováte výchozí možnost, bude odesílatel posledním podepisujícím.

Pokud se mají jako první podepsat dva zákazníci, bude se jednat o účastníky 1 a 2 a odesílatel bude účastník 3.

Pokud se rozhodnete změnit nastavení tak, aby odesílatel podepsal dokument jako první, bude odesílatel účastníkem 1 a (použijeme-li výše uvedený příklad) zákazníci budou účastníky 2 a 3.

Nyní se zamyslete nad případem, kdy odesíláte dokument ke třem podpisům, ale chcete dokument odeslat pomocí paralelního pracovního postupu podepisování.  Všechny zúčastněné strany budou kontaktovány současně a je zcela jedno, která podepisující osoba dokument podepíše jako první.  Kdo je Účastník 1?

Stručná odpověď: pravděpodobně první e-mailová adresa v poli Pro

Podrobnější odpověď: první e-mailová adresa v poli Pro (za předpokladu, že jste nezaškrtli pole Potřebuji se podepsat a nedefinovali tak odesílatele jako prvního podepisujícího).

Kdokoli – Tato role umožňuje přístup do pole libovolnému podepisujícímu (včetně strany zajišťující předvyplnění).

Háček spojený s rolí Kdokoli spočívá v tom, že toto pole je dostupné komukoli až do svého vyplnění.  Po vyplnění se obsah tohoto pole uzamkne a žádný další podepisující jej již nemůže upravit.

Typy polí

Existuje celá řada typů polí, řada z nich slouží k velice specifickým účelům (například pole pro podpis) a některá určitým obecným účelům (například textové pole).

Tato pole jsou rozdělena do pěti karet:

Pole pro podpis – Toto jsou pole určená pro podpis, základ elektronického podepisování!

Pole pro podpis pouze zachycují hodnotu podpisu podepisujícího. Pokud určitému podepisujícímu přidělíte více polí pro podpis, bude muset vyplnit první pole, ale hodnotu může do ostatních polí zadat pouhým kliknutím na tato pole.

Iniciály, podobně jako pole pro podpis, stačí vyplnit pouze jednou a na další pole stačí pouze kliknout.

Bloky podpisů jsou ve skutečnosti objekty kontejnerů obsahující všechna pole, která váš účet potřebuje pro dokončení podpisu.  Ve výchozím nastavení obsahuje blok podpisu pouze pole pro podpis a pole pro e-mailovou adresu.  Správce účtu může volitelně nakonfigurovat předvolby podpisu tak, aby byla vyžadována i hodnota titulu nebo společnosti. POKUD jsou tyto hodnoty vyžadovány, budou rovněž obsaženy v bloku podpisu.

Informační pole podepisující osoby – Tato pole shromažďují nebo zobrazují informace o podepisujícím nebo o podpisu.

Tato pole slouží k usnadnění podepisování těm uživatelům, kteří by někdy museli dokument podepisovat znovu.

Pravděpodobně jste již viděli svoji stránku s osobními předvolbami, na které je definováno vaše jméno, titul a společnost.

Tato pole obsahují informace z profilu podepisujícího.

Poznámka: Pole Společnost není obecné vstupní pole určené k získání názvu společnosti.  Toto pole musí být přiřazeno roli a obsah zadaný do tohoto pole se uloží jako informace o společnosti pro roli účastníka, se kterou je propojeno.

Pokud umístíte k účastníkovi pole pro titul nebo pro společnost, uloží služba tento obsah jako informace o titulu nebo společnosti pro podepisujícího a příště tyto hodnoty automaticky doplní, když bude tato osoba požádána o podepsání s těmito poli.

V poli se jménem podepisujícího se zobrazí vysázená verze obsahu, který podepisující napíše do pole pro podpis. Pole se až do zadání podpisu zobrazí jako prázdná část formuláře, a poté dojde k jeho vyplnění.

Představte si, že se jedná o pole „Zadejte své jméno tiskacím písmem“ pod řádkem pro podpis na formuláři.

Do pole E-mailová adresa se doplní e-mailová adresa podepisujícího. E-mailová adresa je známá hodnota, takže ji zde můžeme prostě vložit.

Poznámka: Podobně jako v případě polí pro titul a společnost není vhodné toto pole používat k získání e-mailové adresy.  Pokud potřebujete získat e-mailovou adresu, použijte textové pole (viz níže).

Datum – toto pole zobrazuje aktuální datum podepsání dokumentu podepisujícím.  Nejedná se o obecné vstupní pole pro datum.  Potřebujete-li vstupní pole, použijte textové pole.

Datová pole – Datová pole umožňují shromažďování údajů o dokumentu přesahujících identifikaci podepisujícího. Jedná se o nástroje sloužící ke shromažďování informací od zákazníků a jsou to zdaleka nejčastěji používané typy polí.

Textová pole jsou obecná vstupní pole pro obsah, který potřebujete získat od podepisujícího. Informace o kreditních kartách, adresy, telefonní čísla, poznámky nebo popisy... Cokoli, co potřebujete k dokončení procesu uzavření smlouvy.

Rozevírací pole se používají, když nabízíte určitý rozsah možností a zákazník si může vybrat jednu z nich.

Zaškrtávací pole představuji objekt, který použijete, když máte více možností a zákazník si může vybrat více z nich.

Přepínací tlačítka jsou pravým opakem zaškrtávacích polí – nabízíte více možností, ale podepisující si může vybrat pouze jednu z nich.

Více polí – karta „Více polí“ neobsahuje v podstatě datová pole, ale možnost pro přiložené soubory nebo možnost definovat v dokumentu „aktivní bod“ odkazu.

Razítka – tyto typy polí vyplní služba Acrobat Sign a zobrazují data o transakci, která se normálně v dokumentu nevyskytují.

Razítko spoluúčasti zobrazuje jméno, čas a e-mailovou adresu účastníka, pro kterého je toto pole určeno (roli).

Číslo transakce zobrazuje číslo transakce (používá se, když dojde k problému a potřebujete transakci dohledat prostřednictvím podpory).

Nástroje pro rozvržení a zarovnání

Po umístění všech polí ještě zbývá vše řádně zarovnat tak, aby formulář vypadal hezky a profesionálně.

Zcela vlevo od pruhu pole se nachází ikona pravítka.  Kliknutím zobrazíte nástroje pro zarovnání.

Vyberte pole (to, které bude sloužit jako „vzor“), stiskněte a podržte tlačítko CTRL (nebo Command) a vyberte další pole.  Ikony se rozsvítí a vy můžete kliknutím na libovolnou z nich zarovnat pole podle malé čáry zobrazené na ikoně.  První ikona například zobrazuje čáru nad dvěma poli, takže se pole zarovnají podle svých horních okrajů.

Možnosti Velikost umožňují výběr více polí a následné sjednocení jejich velikosti.

První ikona slouží k úpravě výšky polí, druhá k úpravě šířky a třetí k úpravě obou rozměrů. Velikost polí se upraví přesně podle velikosti prvního vybraného pole.