Mit dem Add-In Adobe Acrobat Sign für Outlook können Sie über Ihren E-Mail-Client eine neue Vereinbarung konfigurieren. Sie können Vereinbarungen mit neuen E-Mails senden oder auf eine vorhandene E-Mail antworten, indem Sie die Empfängerliste importieren und automatisch alle Dateien aus der Quell-E-Mail anhängen.
Add-In „Adobe Acrobat Sign für Outlook“: Benutzerhandbuch Themen:
Microsoft 365-Administratoren können das Add-In zentral auf Mandantenebene installieren und den Zugriff auf der Benutzerebene regeln, falls gewünscht.
Hinweis: Während der Authentifizierung und der Verwendung des Add-Ins zeigt Outlook 365 ein Autorisierungsfeld an, wenn Sie ein neues Fenster öffnen möchten. Klicken Sie in einem solchen Fall auf Zulassen.
Sie müssen sicherstellen, dass Ihr System die folgenden Anforderungen erfüllt:
Damit das Add-In in Edge-Browsern nahtlos funktioniert, müssen Sie die untenstehenden Seiten in den Sicherheitseinstellungen für Ihren Browser als vertrauenswürdig angeben:
Benutzer von High Sierra haben möglicherweise Probleme beim Versuch, von der Outlook Desktop-App (ab Version 16.11) aus auf das Add-In zuzugreifen. Adobe Acrobat Sign gibt in dem Fall eine generische Fehlermeldung aus, die darauf hinweist, dass keine Cookies aktiviert sind.
Wenn dies der Fall ist:
Wenn das Problem nach der Neuanmeldung wieder auftritt, wenden Sie sich bitte an den Support.
Das Add-In Adobe Acrobat Sign für Outlook kann sowohl in der webbasierten als auch in der Desktop-Anwendung aktiviert werden. Durch die Installation der Anwendung in einer Umgebung wird sie automatisch auch in der anderen aktiviert
Der Zugriff auf den Store unterscheidet sich in den einzelnen Umgebungen leicht voneinander. Unten finden Sie Anleitungen für beide Umgebungen.
1. Melden Sie sich bei Ihrem Office 365 Outlook-Konto an und wählen Sie E-Mail aus.
2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol.
3. Wählen Sie Integrationen verwalten aus, um die Seite Add-ins für Outlook zu laden.
4. Geben Sie im Suchfeld oben links Adobe Acrobat Sign ein und wählen Sie das Suchsymbol aus.
5. Suchen Sie nach Adobe Acrobat Sign für Outlook und wählen Sie Ein aus, um die Integration zu aktivieren.
Anschließend wird die Meldung „Erfolgreich hinzugefügt“ angezeigt, wie unten zu sehen.
6. Schließen Sie die Seite Add-ins.
7. Öffnen Sie eine beliebige E-Mail, um auf das Add-In zuzugreifen. Sie können von einem der folgenden Orte aus auf Adobe Acrobat Sign zugreifen:
Wenn Sie das Add-In über eine Antwort-E-Mail aktivieren, werden Sie in einem Popupmenü dazu aufgefordert, eine von drei Funktionen auszuwählen (beschrieben im Abschnitt Verwendung des Add-Ins).
1. Öffnen Sie die Outlook-Desktopanwendung.
2. Navigieren Sie zur Registerkarte Start und wählen Sie das Symbol Store im Abschnitt Add-Ins aus.
Wenn die Store-Schaltfläche nicht in den Optionen des Menübands verfügbar ist, hat Ihr Office-Administrator wahrscheinlich den Zugang zum Store durch einzelne Benutzer blockiert.
Wenden Sie sich an Ihren Office-Administrator oder Ihr IT-Team, um Zugriff zu erhalten, oder implementieren Sie das Add-In in Ihrem Unternehmen.
3. Geben Sie im Suchfeld links oben Adobe ein und klicken Sie auf das Suchsymbol.
4. Suchen Sie nach Adobe Acrobat Sign für Outlook und wählen Sie Hinzufügen aus, um das Add-In zu aktivieren.
Nach der Aktivierung des Add-Ins finden Sie den neuen Abschnitt Adobe Acrobat Sign (mit drei Symbolen) in Ihrer Menüleiste auf der Registerkarte Start:
Sobald das Add-In im E-Mail-Client aktiviert wurde, müssen Sie eine Verbindung zwischen Ihrem Microsoft-Konto und Ihrem Adobe Acrobat Sign-Konto erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie, und nur Sie, Vereinbarungen über Ihr Adobe Acrobat Sign-Benutzerkonto versenden können.
Der Konfigurationsprozess geht schnell. Sie müssen dafür nur wissen, wie Sie sich bei beiden Systemen anmelden.
Wenn Sie diese Verbindung erstellt haben, müssen Sie sich nicht erneut bei Adobe Sign anmelden. Die authentifizierte Verbindung besteht weiterhin, bis sie explizit gelöscht wird, indem Sie sich vom Add-In abmelden.
So bauen Sie die vertrauenswürdige Verbindung auf:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue E-Mail-Nachricht, als ob Sie eine neue E-Mail erstellen würden.
2. Suchen Sie das Adobe Acrobat Sign-Symbol im Layout der E-Mail-Seite und wählen Sie Zum Signieren senden aus.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt beginnen im Add-In-Fenster.
4. Wenn Sie aufgefordert werden, sich in der 365-Umgebung zu authentifizieren, wählen Sie den Benutzer aus, mit dem Sie sich anmelden möchten. Der Benutzer, als der Sie bereits authentifiziert sind, wird ganz oben in der Liste angezeigt.
5. Wenn Sie aufgefordert werden, Zugriff auf das Add-in zu gewähren, wählen Sie Akzeptieren aus.
Es wird ein neues Fenster für die Authentifizierung bei Adobe Acrobat Sign geöffnet.
6. Melden Sie sich mit Ihren Adobe Acrobat Sign-Anmeldedaten an.
7. Wählen Sie nach der Authentifizierung bei Adobe Acrobat Sign Zugriff erlauben aus.
Sobald die Authentifizierung bei Adobe Acrobat Sign erfolgreich abgeschlossen wurde, zeigt das Add-In-Fenster auf der rechten Seite die Add-In-Eröffnungsseite an. Wählen Sie OK aus, um das Konfigurationsfenster zu öffnen.
Die vertrauenswürdige Verbindung ist eingerichtet und funktioniert so lange, bis Sie sich vom Add-In abmelden.
Bei Deaktivierung/Deinstallation des Add-Ins wird die vertrauenswürdige Verbindung nicht entfernt.
Sobald die vertrauenswürdige Verbindung mit Adobe Acrobat Sign aufgebaut wurde, können Sie Vereinbarungen direkt über Ihren E-Mail-Client versenden.
Outlook verfügt in Bezug auf dieses Add-In über zwei Modi:
Wenn Sie das Add-In über ein E-Mail starten, versucht das Add-In, Werte aus der E-Mail selbst miteinzubeziehen. Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen (über die Schaltflächen Neu oder Antworten), können Sie diese E-Mail als Vorlage konfigurieren, bevor Sie das Add-In starten. Dadurch können Sie Erneuerungen und andere Transaktionen mit Textbausteinen abkürzen.
Alle Felder können manuell hinzugefügt oder bearbeitet werden. Das Importieren von Werten aus der E-Mail ist ein optionaler Vorteil, aber es besteht kein Zwang, diesen zu verwenden.
Oben im Add-In-Fenster befindet sich der Abschnitt Dokumente. Dabei handelt es sich um Dateien, die an die Vereinbarung angehängt sind und den Empfängern zur Unterschrift angezeigt werden.
Direkt rechts neben der Überschrift Dokumente finden Sie den Link + Dateien hinzufügen, über den Sie der Vereinbarung weitere Dateien hinzufügen können.
Unterstützte Dateiformate:
Unter der Liste Dokumente befindet sich die Liste Empfänger.
Die Reihenfolge der Empfänger in der Liste ist die Reihenfolge, in der diese die Vereinbarung signieren müssen.
Der Abschnitt Nachrichten befindet sich unter der Liste Empfänger.
Dieser Abschnitt enthält zwei Felder: Vereinbarung und Vereinbarungsnachricht.
Der Vereinbarungsname stellt das obere Feld dar. Wenn Sie das Add-In-Fenster über eine vorhandene oder konfigurierte E-Mail starten, wird die Betreffzeile als Vereinbarungsname importiert. Gibt es keinen Inhalt in der Betreffzeile, wird der Name der ersten angehängten Datei (Dokument) als Vereinbarungsname eingefügt. Sie können den Namen der Vereinbarung jederzeit manuell bearbeiten.
Die Vereinbarungsnachricht ist in der Bitte signieren-E-Mail enthalten. Sie bietet folgende Funktionen:
Mit dem Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden wird die Adobe Acrobat Sign-Erstellungsumgebung geöffnet, wenn Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken.
Diese Schaltfläche leitet den nächsten Schritt der Vereinbarung ein. Sie beginnt je nach der Konfiguration des Add-In-Fensters also entweder den Signaturzyklus oder öffnet die Erstellungsumgebung.
Der Text der Schaltfläche gibt Aufschluss darüber, was Sie erwarten können:
Adobe Acrobat Sign bietet eine breitere Auswahl an Optionen, als sinnvollerweise in einem Add-In installiert werden können. Funktionen wie Empfängerrollen und Privatnachrichten gestalten das verhältnismäßig kleine Profil des Add-Ins übermäßig kompliziert. Für viele Personen sind solche Optionen jedoch wesentlich für den Geschäftsablauf.
Der Link Weitere Optionen, der sich direkt unter der Schaltfläche Senden/Weiter befindet, öffnet ein Fenster mit einer Instanz der Seite Senden von Adobe Acrobat Sign mit sämtlichen Optionen, die in Ihrem Konto zur Verfügung stehen.
Sämtliche konfigurierten Elemente im Add-In-Fenster werden in der Seite Senden in der Reihenfolge übernommen, in der sie vorhanden sind, und können vollständig bearbeitet werden, falls Sie Änderungen vornehmen müssen.
Wenn die Vereinbarung gesendet worden ist, wird im Add-In-Fenster eine Benachrichtigung über das erfolgreiche Senden angezeigt.
Nach dem Senden bietet Ihnen das Fenster zwei Möglichkeiten:
Darüber hinaus wird dem Hauptteil der E-Mail ein Banner hinzugefügt, das anzeigt, dass die Vereinbarung in einer separaten E-Mail zur Unterschrift bereitsteht.
Dies geschieht, falls der Absender nach der von Adobe Acrobat Sign automatisch erstellten E-Mail eine weitere E-Mail senden möchte.
Wenn Sie einen vorhandenen E-Mail-Verlauf lesen, stehen Ihnen drei Funktionsoptionen zur Verfügung:
Wenn die Option Ausfüllen und unterschreiben ausgewählt wird, wird der Anhang der E-Mail (falls vorhanden) automatisch an die Vereinbarungsdefinition angehängt, die auf der rechten Seite des Add-In-Fensters erstellt wird.
Direkt rechts neben der Überschrift „Dokumente“ finden Sie den Link + Dateien hinzufügen, über den Sie der Vereinbarung weitere Dateien hinzufügen können. Das Hinzufügen von Vereinbarungen funktioniert genau wie in der Web-Anwendung. Der Unterzeichner erhält die Dokumente in der Reihenfolge, in der sie im Add-In-Fenster aufgelistet sind
Wenn Sie alle Dateien angehängt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um das Fenster Ausfüllen und unterschreiben auszuführen
Mit dem Fenster Ausfüllen und unterschreiben können Sie:
1. Text eingeben, indem Sie an einer beliebigen Stelle in das Formular klicken und mit der Eingabe beginnen
2. Häkchen oder feste Punkte setzen (für Kontrollkästchen)
3. Ihre Signatur setzen
4. Ihre Initialen setzen
Weitere Informationen über die Eigenschaften von „Ausfüllen und unterschreiben“ finden Sie in diesem Handbuch.
Wenn das Dokument vollständig ist, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Fertig.
Das Dokument wird kurz verarbeitet. Anschließend wird eine Antwort-E-Mail mit der signierten Kopie des Dokuments im Anhang geöffnet.
Im Add-In-Fenster wird eine Benachrichtigung darüber angezeigt, dass Sie das Dokument erfolgreich unterzeichnet haben. Daraufhin haben Sie drei Optionen zur Auswahl:
1. Beachten Sie, dass sich oben im Fenster die Liste der aktuell „angehängten“ Dokument-Dateien befindet, wenn Sie eine Vereinbarung aus einer E-Mail mit Anhang beginnen.
Standardmäßig wird jede Datei, die an die E-Mail angehängt wird, wenn das Symbol Zum Unterschreiben senden angeklickt wird, automatisch angehängt.
2. Direkt unter dem Bereich Dokumente sind die Empfänger aufgelistet. Es werden keine Empfänger aus der E-Mail importiert, wenn Sie sich im Lesemodus befinden.
Klicken Sie in das weiße Feld unterhalb der Überschrift Empfänger und geben Sie die ersten Zeichen eines Namens oder einer E-Mail-Adresse ein. Das Add-In zeigt Ihnen Kontakte aus Ihrem 365-Konto an, die der eingegebenen Zeichenfolge entsprechen, und hilft Ihnen so dabei, den richtigen Empfänger zu finden.
Die Reihenfolge, in der die Empfänger hinzugefügt werden, gibt die Signaturreihenfolge für die Vereinbarung vor (bei sequentiellen Signaturvorgängen).
Hinweis: Wenn Sie das Festlegen von Empfängerrollen gewohnt sind, beachten Sie, dass alle Empfänger als Unterzeichner gelten, wenn sie im Add-In hinzugefügt werden. Wenn weitere Rollen erforderlich sind, klicken Sie auf den Link Weitere Optionen unterhalb der Schaltfläche Senden/Weiter.
3. Unterhalb der Liste Empfänger finden Sie den Bereich Nachricht, der aus zwei Feldern besteht.
Das obere Feld ist der Name der Vereinbarung. Standardmäßig übernimmt dieses Feld als Namen den Wert der ersten Datei, die an die Vereinbarung angehängt wird. Sie können den Namen manuell auf jeden beliebigen Wert ändern.
Das zweite Feld ist der Text der Nachricht. Hier wird ein standardmäßiger Wert eingefügt, der nach Belieben geändert werden kann.
4. Direkt unterhalb des Nachricht-Felds befindet sich das optionale Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden. Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, wird eine Version der Erstellungsseite in einem Fenster geöffnet und alle standardmäßigen Felder und Werkzeuge für das Erstellen von Formularen angezeigt.
Die Erstellungsseite wird erst geöffnet, wenn Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken.
5. Über die Schaltfläche Senden/Weiter wird die Vereinbarung mit der aktuellen Konfiguration versendet. Wenn das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden aktiviert wurde, wird die Erstellungsseite geöffnet, sodass Sie Felder im Dokument platzieren können. Wenn alle Felder platziert sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden unten rechts auf der Erstellungsseite.
6. Unterhalb der Schaltfläche Senden/Weiter befindet sich der Link Weitere Optionen. Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird eine Version der Seite Senden in der Web-Anwendung als Fenster geöffnet und alle standardmäßigen Optionen werden angezeigt, die Sie in der Anwendung zur Verfügung hätten. Alle im Add-In-Bereich vorgenommenen Konfigurationen werden im Fenster Senden hinzugefügt und können vollständig bearbeitet werden.
Die verfügbaren Felder und Optionen entsprechen denen auf der Seite Senden in der Web-Anwendung und sämtliche an der Empfänger- oder Dateiliste vorgenommen Änderungen werden in der Vereinbarung übernommen.
Scrollen Sie im Fenster ganz nach unten und klicken Sie auf Weiter, um in den Erstellungsmodus zu wechseln, oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Unterschrift hinzufügen“ und klicken Sie auf Senden.
Wenn die Vereinbarung gesendet worden ist, wird im Add-In-Fenster eine Benachrichtigung über das erfolgreiche Senden angezeigt.
Nach dem Senden bietet Ihnen das Fenster zwei Möglichkeiten:
Die Option Vereinbarungsstatus zeigt (basierend auf dem Datum der letzten Aktualisierung) die letzten zehn Vereinbarungen an, die noch offen sind und auf die nächste Aktion warten. Dazu gehören auch Entwürfe, die noch nicht erstellt wurden, sowie Vereinbarungen, denen Ihre eigene Signatur oder die Signatur eines anderen Empfängers fehlt.
Alle aufgelisteten Vereinbarungen können aufgeklappt werden, um das letzte bei dieser Vereinbarung durchgeführte Ereignis anzuzeigen. Dies gibt Aufschluss darüber, wo genau im Signaturvorgang sich die Vereinbarung befindet.
Ganz unten in der Liste der Ereignisse finden Sie den Link Alle Vereinbarungen nachverfolgen, mit dem die Verwaltungsseite der Anwendung in einem neuen Fenster geöffnet wird. Über die Verwaltungsseite können Sie den gesamten Verlauf des Kontos einsehen.
Ganz unten im Add-In-Fenster befindet sich rechts neben der Adobe Document Cloud ein Zahnradsymbol, über das Sie die Add-In-Einstellungen öffnen können:
Über diesen Link wird ein neues Fenster mit dem Adobe Acrobat Sign-Upgrade-Vorgang geöffnet. Dort können Sie ein monatliches Abonnement für den Zugriff auf Adobe Acrobat Sign erwerben.
Das Add-In „erinnert“ sich an die Verbindung zwischen Ihren Benutzerkonten für Outlook und Adobe Acrobat Sign. Deswegen müssen Sie sich nicht jedes Mal neu authentifizieren, wenn Sie das Add-In verwenden.
Allerdings ist es bei manchen Benutzern nicht ungewöhnlich, Vereinbarungen über mehrere Adobe Acrobat Sign-Konten zu versenden. Dafür muss der Benutzer die Funktion Abmelden verwenden, um die vorhandene vertrauenswürdige Verbindung zu unterbrechen, und dann über das neue Adobe Acrobat Sign-Benutzerkonto eine neue Verbindung einrichten.
Um die Verbindung zu lösen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol unten rechts im Add-In-Fenster. Es wird ein Popupmenü angezeigt. Darin befindet sich oben die Option „Abmelden“.
Ein Link zu diesem Handbuch sowie alle weiteren Inhalte, die dieses Add-In betreffen
Dies öffnet ein kleines Popupfenster, das Informationen zum Add-In bietet, das Sie verwenden.
Dies ist ein Link zu den Adobe-Datenschutzrichtlinien
Die Installation auf Mandantenebene erlaubt es dem Administrator, das Add-In standardmäßig bereitzustellen. Dies erspart den Benutzern die Installationsschritte und gewährt allen Benutzern problemlosen Zugriff.
Mithilfe des folgenden Verfahrens kann das Add-in für die gesamte Benutzerbasis auf Mandantenebene aktiviert werden. Prüfen Sie hier, ob sich eine granularere Steuerung der Bereitstellung für Sie eignen würde.
Die Aktivierung erfolgt schnell und einfach und dauert nur etwa 5 Minuten:
1. Melden Sie sich als Mandantenadministrator an und navigieren Sie zum Admin-Fenster
2. Gehen Sie zum Exchange Admin Center
3. Klicken Sie auf den Link Add-Ins
4. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um ein neues Add-In hinzuzufügen, und wählen Sie aus dem Menü die Option Aus dem Office Store hinzufügen aus
5. Konfigurieren Sie das Add-In
6. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie Ihre Aktivierungsoptionen festgelegt haben
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