Das Installationspaket von Adobe Sign für SharePoint Online ist für alle Benutzer mit Konto auf Unternehmensebene verfügbar, die an der Installation der Adobe Sign-Lösung interessiert sind. Wenden Sie sich vor der Installation an Ihren Erfolgs-Manager, um sicherzustellen, dass das Konto im richtigen Kanal zum Aktivieren der erforderlichen API-Funktionen eingerichtet wurde.

Überblick

Die Adobe Sign-Integration für Microsoft SharePoint bietet eine integrierte Lösung zum Erstellen, Senden, Verfolgen und Verwalten von elektronischen Unterschriften.

Diese Dokumentation und das Installationspaket, auf das esverweist,sind für Microsoft SharePoint Online für mehrere Instanzen vorgesehen (in diesem Handbuch wird durchgängig die Bezeichnung „SharePoint“ verwendet).

Die Lösung wurde als Zusatzmodulanwendung für SharePoint entwickelt und sie bietet Folgendes:

  • Senden einer Vereinbarung aus jeder SharePoint-Dokumentbibliothek oder Liste zum Unterschreiben.
  • Möglichkeit zum Senden von Dokumenten an einen einzelnen Empfänger oder eine Gruppe in einer Dokumentbibliothek oder benutzerdefinierten SharePoint-Listen.
  • Zuordnen von Daten aus SharePoint-Listen sowie aus einer Dokumentbibliothek in Dokumente durch eine Zusammenführungszuordnung, wenn die Dokumente zum Unterschreiben gesendet werden.
  • Zuordnen von Daten aus Formularfeldern signierter Verträge in Textspalten von SharePoint-Listen sowie in einer Dokumentenbibliothek über die Datenzuordnung, wenn das Dokument signiert wurde und dessen Status automatisch oder manuell über die Seite „Vereinbarungsstatus“ aktualisiert wurde
  • Nutzen Sie Adobe Sign-Webformulare, um Daten zu sammeln und diese Daten automatisch an bestimmte Felder in SharePoint-Listen zu übertragen.
  • Archivierung aller signierten Vereinbarungen in SharePoint.
  • Möglichkeit zum Hinzufügen der Seite „Verwalten“ von Adobe Sign als SharePoint-Webpart, das von SharePoint-Benutzern zum Verfolgen und Aktualisieren von Vereinbarungen verwendet werden kann.


Anforderungen

Um die Lösung zu konfigurieren, MÜSSEN Sie sowohl SharePoint-Siteadministrator als auch Adobe Sign-Kontoadministrator sein. Wenn Sie kein Adobe Sign-Kontoadministrator sind, arbeiten Sie mit dem entsprechenden Admin zusammen, um die Integration zu konfigurieren. 

Die Adobe Sign-Lösung kann nur von einem Microsoft SharePoint-Website-Administrator installiert und konfiguriert werden. Ziehen Sie die SharePoint-Dokumentation, die SharePoint-Website oder den Mandantenadministrator Ihrer Organisation für zusätzliche Systemberechtigungen zu Rate, die möglicherweise zum Installieren von SharePoint-Websitelösungen erforderlich sind.

Microsoft Office 365-Instanz, Vorname, Nachname und Arbeits-E-Mail-Adresse müssen für alle SharePoint-Benutzer festgelegt werden, die auf ihren SharePoint-Websites auf das Adobe Sign-Add-In zugreifen möchten.

Alle Benutzer der Adobe Sign-Lösung müssen sich aktuell in der Gruppe der Standard-Website-Mitglieder oder der Standard-Website-Eigentümer der SharePoint-Website befinden. Alle Adobe Sign-Benutzer müssen für die Website mindestens über Berechtigungen zum Bearbeiten verfügen.


Unterstützte Browser

Chrome, Firefox und Safari werden unterstützt.

Internet Explorer 11 und höher (einschließlich Edge)

Damit SharePoint-Zusatzmodule verwendet werden können, müssen einige Trusted Sites in Internet Explorer/Edge konfiguriert werden.  Internet Explorer 10 und älter werden nicht unterstützt.

Außerdem müssen Benutzer von IE 11 und Edge die Einstellungen für ihre Trusted Sites explizit so bearbeiten, dass die folgenden URLs enthalten sind:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

So bearbeiten Sie Ihre Trusted Sites:

1. Öffnen Sie IE 11.

► Edge-Benutzer drücken Windows-Taste + S.

2. Klicken Sie auf das Symbol Tools (Zahnrad) und wählen Sie im Dropdownmenü Internetoptionen aus.

► Edge-Benutzer geben Internetoptionen ein und drücken dann die Eingabetaste.

IE11 Options

3. Das Menü Internetoptionen wird geöffnet. Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit aus.

4. Klicken Sie auf das Symbol Trusted Sites.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sites.

6. Geben Sie eine der oben aufgeführten URLs ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

7. Wiederholen Sie den Vorgang für jede der oben aufgeführten URLs.

8. Schließen Sie das Menü „Internetoptionen“, wenn Sie fertig sind.

Trusted Sites HelpX


Upgrade von Version 1.x

Adobe Sign für SharePoint Version 2.0 erfordert die Genehmigung zusätzlicher Berechtigungen über OAuth (Webhooks und Webformularberechtigungen).

Kunden, die ein Upgrade von Version 1.x durchführen, müssen ihre OAuth-Anmeldedaten aktualisieren, um Zugriff auf diese neuen Berechtigungen zu erhalten:

1. Aktualisieren Sie das Adobe Sign-Add-in auf das 2.x-Paket

2. Aktualisieren Sie die Verbindung mit Adobe Sign:

Die Person, die sowohl der Office-Mandanten-Administrator als auch der Adobe Sign-Kontoadministrator ist, muss die Einstellungsseite für den SharePoint-Sign-Integrationsmandanten aufrufen. 

  • Rufen Sie die Integrationseinstellungen auf.
  • Im Bedienfeld „Adobe Sign verbinden“:
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren (neben Office 365-Mandantenverbindung aktualisieren).
    • Melden Sie sich mit denselben Zugangsdaten wie zuvor an.
      • Die für die ursprüngliche Verbindung verwendete E-Mail-Adresse wird im ersten Absatz angezeigt.
  • Schließen Sie die Einstellungen, indem Sie zu SharePoint zurückkehren oder das Fenster aktualisieren.

Alle Websites im Mandanten, die die Mandantenverbindung verwenden, sollten jetzt Webformularfunktionen verwenden können.

Hinweis:

Es ist wichtig, die Registerkarte „Einstellungen“ zu schließen oder zu aktualisieren, auch wenn Sie nach der erneuten Authentifizierung bei Adobe Sign sofort mit der Einrichtung von Webformularzuordnungen beginnen möchten.

Wenn Sie das Einstellungsfenster nicht aktualisieren, werden auf der Registerkarte „Webformulare“ solange Fehler angezeigt, bis Sie die Aktualisierung vornehmen.

Wenn der SharePoint-Administrator und der Adobe Sign-Kontoadministrator unterschiedliche Personen sind, müssen beide zusammenarbeiten, um die Lösung zu konfigurieren.

Für jede Website, die die Integration verwendet, muss die Person, die sowohl SharePoint-Administrator als auch Adobe Sign-Administrator für die betreffende Website ist, die Websiteverbindung für diese Site aktualisieren:

  • Rufen Sie die Integrationseinstellungen auf.
  • Im Bedienfeld Adobe Sign verbinden:
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren neben SharePoint-Websiteverbindung aktualisieren.
    • Melden Sie sich mit denselben Zugangsdaten wie zuvor an.
      • Die für die ursprüngliche Verbindung verwendete E-Mail-Adresse wird im ersten Absatz angezeigt.
  • Schließen Sie die Einstellungen, indem Sie zu SharePoint zurückkehren oder das Fenster aktualisieren.

Anschließend sollten Benutzer dieser Website in der Lage sein, Webformularfunktionen zu verwenden.

Hinweis:

Es ist wichtig, die Registerkarte „Einstellungen“ zu schließen oder zu aktualisieren, auch wenn Sie nach der erneuten Authentifizierung bei Adobe Sign sofort mit der Einrichtung von Webformularzuordnungen beginnen möchten.

Wenn Sie das Einstellungsfenster nicht aktualisieren, werden auf der Registerkarte „Webformulare“ solange Fehler angezeigt, bis Sie die Aktualisierung vornehmen.

Wenn der SharePoint-Administrator und der Adobe Sign-Kontoadministrator unterschiedliche Personen sind, müssen beide zusammenarbeiten, um die Lösung zu konfigurieren.


Installation

Hinweis:

Aufgrund der folgenden Beschränkungen wird es nicht empfohlen, die Adobe Sign for SharePoint Online-Add-ins mittels Mandanten-spezifischer Implementierung auf mehreren Sites auf einmal zu installieren.

So installieren Sie die Onlineedition des Pakets Adobe Sign für SharePoint:

1. Authentifizieren Sie sich bei der Website.

2. Navigieren Sie zu: Websiteinhalte > Neu > App.

Nav to App

 

3. Klicken Sie auf SharePoint Store.

SharePoint Store

 

4. Suchen Sie im Suchfeld Eine App suchen (oben rechts auf der Seite) nach Adobe Sign.

5. Klicken Sie in den Suchergebnissen einmal auf das Adobe Sign-Symbol, um es auszuwählen.

AS in Store-rebranded

 

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN, um die automatische Installation zu starten.

Die App-Installation dauert nur wenige Minuten.

Hinweis:

Sobald das Paket installiert ist, können Sie zur Seite Adobe Signatureinstellungen navigieren und auf Links für dieses Admin-/Konfigurationshandbuch, das Benutzerhandbuch und andere Adobe Sign -Ressourcen zugreifen.

Lernen und Support


Konfiguration – Erforderlich

Wenn die Anwendung installiert wurde, sind nur zwei Schritte erforderlich, um mit dem Senden von Vereinbarungen zu beginnen:

  • SharePoint-Benutzerberechtigungen erteilen
  • Mit OAuth eine Verbindung zu Adobe Sign herstellen


SharePoint-Benutzerberechtigungen erteilen

Benutzer der Adobe Sign-Lösung müssen der Gruppe der Standard-Eigentümer oder Standard-Mitglieder der Website hinzugefügt werden und sie benötigen mindestens Berechtigungen der Stufe Bearbeiten.

Die Sichtbarkeit auf der Adobe Sign-UI basiert auf der Benutzerautorität:

  • Die Adobe Sign-Administrator-UI wird dem Benutzer bereitgestellt, wenn:
    • der Benutzer zu der Gruppe AssociatedOwnerGroup gehört
  • Die Adobe Sign-UI für Standardbenutzer wird bereitgestellt, wenn:
    • der Benutzer zu der Gruppe AssociatedMemberGroup gehört

Die Lösung kann von Benutzern, die sich nur in der Gruppe Besucher befinden, nicht verwendet werden.

Hinweis:

Die Administratoren der Website müssen sich selbst einer (oder beiden) Websitegruppe(n) als normale Benutzer mit bestimmten Berechtigungen hinzufügen. Der Website-Administrator sollte die folgenden Berechtigungen für seineBenutzerunabhängig von der Gruppe, der sie hinzugefügt werden, aktivieren:

  • <SITE_COLLECTION_NAME>-Mitglieder → Bearbeiten aktivieren
  • <SITE_COLLECTION_NAME> Owners → Vollzugriff aktivieren

 

Die verbundenen Gruppen können unterschiedliche Namen haben. 

Ein Benutzer mit Vollzugriff für eine bestimmte SharePoint Online-Website kann seine Standardgruppen unter https://[tenantname].sharepoint.com/sites/[sitename]/_layouts/permsetup.aspx prüfen.

Bei [sitename] kann es sich um die Zeichenfolge für eine Website auf oberster Ebene oder um eine verschachtelte Unterwebsite handeln.

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

Vorsicht:

Wenn Benutzer zu den Gruppen hinzugefügt wurden, kann es einige Minuten dauern, bis die Microsoft-Server ordnungsgemäß synchronisiert werden.  Dies hat keine Auswirkungen auf die weitere Konfiguration, jedoch sollten Tests und die Verwendung durch Benutzer auf nach diesen Zeitraum verschoben werden.


Mit OAuth eine Verbindung zu Adobe Sign herstellen

Adobe Sign stellt eine OAuth-Verbindung mit Ihrer SharePoint-Umgebung her, um die problemlose Nutzung der Anwendung für alle Benutzer zu vereinfachen.

Hinweis:

Zum Herstellen der Verbindung müssen Sie ein Kontoadministrator in der Adobe Sign-Anwendung sowie in SharePoint sein. 

Es wird empfohlen, möglichst eine funktionale E-Mail-Adresse zu verwenden (z. B AdobeSignAdmin@MyDomain.com), um das Risiko zu minimieren, dass das Administratorkonto aus irgendeinem Grund deaktiviert wird.

So stellen Sie die OAuth-Verbindung her:

1. Navigieren Sie zur Adobe Sign-Seite Einstellungen.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Adobe Sign verbinden.

3. Wählen Sie den Umfang aus, in dem Sie Adobe Sign installieren möchten:

► Verbindung zur SharePoint-Website herstellen (Site-Ebene – für den SharePoint-Site-Administrator)

• Diese Funktion verknüpft das Add-in mit einem Adobe Sign-Konto auf Ebene der aktuellen SharePoint-Site.

Herstellen der Verbindung mit Adobe Sign

1. Authentifizieren Sie sich mit Ihren Administrator-Anmeldedaten bei Adobe Sign.

2. Klicken Sie auf Zugriff erlauben, um die vertrauenswürdige Verbindung zwischen Adobe Sign und SharePoint zu bestätigen.

○ Es wird eine Meldung zur Verbindungsherstellung angezeigt.

 

local_auth
OAuth

Wenn Sie erfolgreich auf Site-Ebene authentifiziert wurden, sehen Sie über den beiden Links die E-Mail-Adresse und den Namen des Benutzers, bei dem eine Adobe Sign-Authentifizierung erfolgt ist.

  • Zum Aktualisieren dieser Verbindung stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:
    • Aktualisierung auf ein anderes Adobe Sign-Konto auf Site-Ebene (für SharePoint-Site-Admin)
    • Wechsel zur O365-Verbindung auf Mandantenebene (für O365-Administratoren siehe Details unten)
Verbindung mit Adobe Sign aktualisieren

►Verbinden Sie Ihren SharePoint-Mandanten mit einem Adobe Sign-Konto (Mandanten-spezifisch – nur für O365-Mandanten-Admin)

• Es ist keine erneute OAuth-Anmeldung bei Adobe Sign für Add-in-Instanzen mit Mandanten-spezifischer Verbindung erforderlich.

• Adobe Sign OAuth in einer beliebigen Add-in-Instanz mit globalem Umfang legt die Sign-Verknüpfung für alle anderen installierten Instanzen fest, die Mandanten-spezifisch verknüpft sind.

                                    ○ OAuth muss in mindestens einem Add-in Mandanten-spezifisch durchgeführt werden.

• Alle neu installierten Add-in-Instanzen werden automatisch mit dem Adobe Sign-Konto Mandanten-spezifisch verbunden.

Mandanten mit Adobe Sign verbinden

Es erscheint ein Bestätigungsfenster, das anzeigt, dass Sie im Begriff sind, Ihren Mandanten mit Ihrem Adobe Sign-Konto zu verknüpfen. Dies erfordert eine Microsoft Office 365-Administrator-Anmeldung.

  • Klicken Sie auf Fortfahren.
Mandanten-Herausforderung

1. Authentifizieren Sie sich mit Ihren Administrator-Anmeldedaten bei SharePoint.

2. Klicken Sie auf Akzeptieren, um den Zugriff auf die SharePoint-Ressourcen zu bestätigen.

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

3. Authentifizieren Sie sich mit Ihren Administrator-Anmeldedaten bei Adobe Sign.

4. Klicken Sie auf Zugriff erlauben, um eine vertrauenswürdige Verbindung zwischen Adobe Sign und SharePoint zu bestätigen.

○ Es wird eine Meldung zur Verbindungsherstellung angezeigt.

 

3_tenant_auth2
OAuth-Geltungsbereiche

Wenn Sie sich auf Mandanten-Ebene erfolgreich authentifiziert haben, sehen Sie über den beiden Links die E-Mail-Adresse und den Namen des Benutzers, bei dem eine Adobe Sign-Authentifizierung erfolgt ist, sowie eine Meldung dazu, dass das Konto „durch Ihren Office 365-Mandanten-Administrator für Ihren SharePoint-Mandanten konfiguriert“ worden sei.

  • Um diese Verbindung zu aktualisieren, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: Aktualisieren Sie auf ein anderes Adobe Sign-Konto auf Mandantenebene oder wechseln Sie zu einer Verbindung auf Site-Ebene.
Verbunden mit Adobe Sign

Hinweis:

Wenn Ihre SharePoint-Bereitstellung mehrere Sites umfasst, ist es möglich, dass eine oder mehrere Sites auf Site-Ebene authentifiziert werden; eine Authentifizierung auf Mandanten-Ebene ist jedoch ebenfalls möglich.

Falls beide Authentifizierungsmethoden gegeben sind und die Site, die Sie konfigurieren, auf Site-Ebene authentifiziert ist, wird ein Link angezeigt, der ggf. zur Authentifizierung auf Tenant-Ebene rät.

Zu vorhandenem Mandanten heraufstufen


Konfiguration – Optional

Die folgenden optionalen Konfigurationen sind zwar nicht erforderlich, können jedoch den Nutzen von Adobe Sign wesentlich steigern.


Speicher für signierte Vereinbarungen auswählen

Als Administrator können Sie einen globalen Zielordner festlegen, in dem alle abgeschlossenen Vereinbarungen für die gesamte Website abgelegt werden. Diese Konfiguration erfolgt auf der Seite Einstellungen für signierte Dateien.

Wenn ein globaler Speicherordner definiert ist, werden alle signierten Vertrags- und Audit-Protokolldateien im PDF-Format automatisch im globalen Speicherordner gespeichert. Dies schließt auch Vereinbarungen ein, die von den Dokumentbibliotheken sowie Listen gesendet werden.

Einstellungen für signierte Dateien

Wenn auf der Seite Adobe Sign-Einstellungen für signierte Dateien kein globaler Speicherordner festgelegt wurde, wird in der Dokumentbibliothek, in bzw. von der die Vereinbarung erstellt/gesendet wurde, automatisch ein neuer Ordner mit der Bezeichnung Signierte Vereinbarungen erstellt. Bei allen abgeschlossenen Vereinbarungen, die aus derselben Bibliothek gesendet werden, werden die ausgefüllten PDF-Dateien in denselben Ordner Signierte Vereinbarungen zurückgesendet.

Default folder

 

Aus den Listen gesendete Vereinbarungen werden an das Listenelement angehängt (als Anhänge), wenn keine Standarddatei identifiziert wird.

List Attachments

Speicherung von Vereinbarungen für Webformulare

Wenn Sie Webformulare zur Erfassung von Daten verwenden, kann ein ähnlicher Speicherprozess für die unterzeichneten Webformularvereinbarungen verwendet werden.

Der Administrator kann einen globalen Speicherordner für alle signierten Webformulare definieren.

Wenn kein globales Repository definiert ist, wird das signierte Webformular in einem automatisch erstellten Ordner namens Signierte Webformulare gespeichert.

Webformularvereinbarungen speichern


Audit-Verläufe aktivieren

Standardmäßig wird von Adobe Sign nur die signierte PDF-Vereinbarung zurückgesendet.  Wenn Sie jedoch Audit-Verlauf mit signierter Vereinbarung speichern aktivieren, wird eine zweite PDF-Datei zurückgegeben, die den vollständigen Audit-Verlauf für die Vereinbarung enthält.

Audit-Verläufe mit der Vereinbarung speichern


Vorlagenzuordnungen

Adobe Sign unterstützt die Idee, Daten zwischen SharePoint-Listen und den Formelfeldern der Vereinbarung miteinander zu verknüpfen.

Mithilfe von Arbeitsabläufen und durch das Zuordnen der Listenfelder zu den Formelfeldern können Sie Dokument automatisch vor dem Senden ausfüllen, damit Absender bzw. Unterzeichner beim Ausfüllen des Formulars Zeit sparen und das Risiko der falschen Zuordnung von Daten reduziert wird.

Umgekehrt können Sie auch eine Zuordnung erstellen, die die Formularfelddaten aus einer signierten Vereinbarung extrahiert, um eine SharePoint-Liste auszufüllen.

Die vollständige Anleitung für die Konfiguration von Vorlagenzuordnungen finden Sie hier.


Zuordnung von Webformularen

Adobe Sign unterstützt ähnlich wie bei Vorlagenzuordnungen die Idee, Daten zwischen Adobe Sign-Webformularvereinbarungen und SharePoint-Listen zu verknüpfen.

Indem Sie die Formularfelder der Webformulare den SharePoint-Listenspalten zuordnen, können Sie Daten automatisch an SharePoint weiterleiten, wodurch Zeit und Fehler aufgrund einer falschen Dateneingabe reduziert werden.

Die vollständige Anleitung für die Konfiguration von Webformularen finden Sie hier.

Hinweis:

Die Zuordnung von Webformularvorlagen ist nur für Installationen von Adobe Sign für SharePoint Online v2.0 verfügbar.

Frühere Versionen müssen aktualisiert werden, um Zugriff auf diese Funktion zu erhalten.

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