Panoramica

L’integrazione di Adobe Sign per Microsoft SharePoint offre una soluzione integrata per creare, inviare, tracciare e gestire le firme elettroniche.

Questa documentazione è stata creata per l’istanza Microsoft Online di SharePoint (definita in genere come “SharePoint” in questa guida) ed è intesa come guida all’uso del componente aggiuntivo da parte dell’utente finale. La guida all’installazione è disponibile qui.

La presente soluzione è sviluppata come un’applicazione del componente aggiuntivo per SharePoint e fornisce:

  • Invio di un accordo da qualsiasi libreria documenti o elenco di SharePoint per la firma.
  • Possibilità di inviare i documenti a un singolo destinatario o a un gruppo di destinatari da una libreria documenti o dagli elenchi SharePoint personalizzati.
  • Mappatura dei dati dagli elenchi SharePoint e da una libreria documenti in documenti mediante mappatura unione quando i documenti vengono inviati per la firma.
  • Mappatura dei dati dai campi modulo di un accordo firmato nelle colonne di testo degli elenchi SharePoint e di una libreria documenti mediante la mappatura dati quando il documento è stato firmato e il suo stato è stato aggiornato automaticamente o manualmente tramite la pagina Stato accordo.
  • Archiviazione di tutti gli accordi firmati in SharePoint.
  • Possibilità di aggiungere la pagina Gestione di Adobe Sign come parte Web di SharePoint che può essere usata dagli utenti di SharePoint per monitorare e aggiornare gli accordi.


Browser supportati

Sono supportati i browser Chrome, Firefox e Safari.


Internet Explorer 11 e versioni successive (inclusa Edge).

Affinché i componenti aggiuntivi di SharePoint funzionino, è necessario configurare i siti affidabili in Internet Explorer/Edge.  Internet Explorer 10 e versioni precedenti non sono supportati.

Inoltre, gli utenti di IE 11/Edge devono modificare in modo esplicito le impostazioni dei siti affidabili per includere i seguenti URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Per modificare i siti affidabili:

1. Apri IE 11.

► Per Edge, premi Windows + S.

2. Fai clic sull’icona Strumenti (a forma di ingranaggio) e seleziona Opzioni Internet dal menu a discesa.

► Per Edge, immetti Opzioni Internet e premi Invio.

IE11 Options

3. Viene aperto il menu Opzioni Internet. Seleziona la scheda Sicurezza.

4. Fai clic sull’icona Siti attendibili.

5. Fai clic sul pulsante Siti.

6. Immetti uno degli URL precedentemente indicati e fai clic su Aggiungi.

7. Ripeti la procedura per ciascun URL precedentemente indicato.

8. Al termine chiudi il menu Opzioni Internet.

Trusted Sites


Accesso alle funzioni di Adobe Sign

Adobe Sign è un componente aggiuntivo che viene installato dall’amministratore di SharePoint. Come utente, puoi visualizzare la scheda Adobe Sign nella parte superiore del sito di SharePoint.

Fai clic sulla scheda Adobe Sign per visualizzare la barra multifunzione con tutte le funzioni di Adobe Sign disponibili.

Le icone della barra multifunzione diventano accessibili solo quando fai clic su una Web part Documento o Elenco o quando selezioni un documento.  Quando fai clic sulla Web part, le icone della barra multifunzione diventano attive.

ribbon

Nota:

Nell’interfaccia utente moderna, la barra multifunzione è sostituita da una barra dei menu. Nella barra dei menu sono disponibili le stesse funzionalità:

MEnu

La barra multifunzione/dei menu è costituita da cinque icone:

  • Invia per firma
  • Stato accordo
  • Modello libreria
  • Gestisci accordi
  • Impostazioni

Di queste, le prime quattro sono azioni utilizzabili periodicamente per creare e inviare accordi.

Con l’ultima icona, Impostazioni puoi definire il modello personale degli accordi. Una volta definito, probabilmente non dovrai più tornare a questa pagina, a meno che non desideri modificare il modello.  Iniziamo da qui.


Definire le impostazioni personali

Le impostazioni personali consentono di definire un nome accordo e un messaggio predefiniti per tutti gli accordi inviati da SharePoint tramite l’app Adobe Sign.

Personal Settings

Il campo Nome accordo (massimo 255 caratteri) consente di immettere una stringa che identifichi l’accordo.  Questa stringa compare nella riga dell’oggetto dell’e-mail dei destinatari (evidenziata in giallo di seguito), nonché come valore del nome nella pagina Gestisci. Si consiglia di fornire un nome univoco e significativo per l’accordo, che consenta ai destinatari di identificare più rapidamente l’e-mail e agevoli l’eventuale ricerca dell’accordo.

Messaggio accordo è un campo di testo normale in cui puoi immettere eventuali istruzioni o commenti (evidenziato in verde di seguito). Il messaggio viene visualizzato nell’e-mail Apponi la firma su inviata a tutti i destinatari e non deve essere utilizzato come nota personale da allegare per i singoli destinatari.

email pair-rebranded


Modelli documento elenchi personalizzati

Sotto il nome predefinito dell’accordo e i campi del messaggio vi sono due impostazioni che determinano allegare i documenti quando si invia un accordo da un elenco.

Il comportamento predefinito è di consentire al mittente di selezionare un documento da SharePoint.

Per modificare l’esperienza predefinita, l’utente dispone di due opzioni:

Per elenchi personalizzati utilizza un modello di documento esterno a SharePoint: quando questa opzione è attivata, al mittente non viene presentata l’opzione per allegare un documento da SharePoint. Vengono invece presentate le opzioni per allegare il file configurate nel sistema Adobe Sign.  Queste opzioni possono includere una o più delle seguenti:

o Attach from the local system (Allega da sistema locale).

Allega da libreria modelli Adobe Sign.

Attach Files in AS

► Per elenchi personalizzati utilizza sempre modello di documento designato: quando questa opzione è attivata, SharePoint memorizza il file allegato e lo allega automaticamente all’accordo successivo creato da un elenco, ignorando il passaggio di selezione dei file.  Questa funzione è utile se devi usare più volte lo stesso documento.


Invio di un accordo

Avvio dell’accordo

Adobe Sign consente di inviare accordi e ottenere firme; nell’ambiente SharePoint sono disponibili quattro metodi per avviare il processo:

  • Invio dalla barra multifunzione o dal menu.
  • Invio mediante clic con il pulsante destro del mouse.
  • Invio da Elenchi mediante la barra multifunzione o il menu.
  • Invio da Elenchi mediante clic con il pulsante destro del mouse.

Tutte e quattro queste opzioni aprono la pagina di configurazione che consente di definire i destinatari e l’ordine di firma se è necessaria più di una firma.

Nota:

I documenti inviati dall'interno di SharePoint non possono superare le dimensioni di 5 MB. 

Se occorre inviare un documento di dimensioni superiori a 5 MB, puoi caricarlo nella libreria di Adobe Sign (all’esterno dell’integrazione con SharePoint) e allegarlo da qui.

Invio dalla barra multifunzione o dal menu

L’invio dalla barra multifunzione è il metodo da utilizzare se devi allegare più documenti SharePoint:

1. Seleziona i documenti da inviare facendo clic sulla spunta a sinistra del nome del documento.

2. Fai clic sulla scheda nella barra multifunzione nella parte superiore della pagina.

3. Fai clic sull’icona Invia per firma.

○ Tutti i documenti selezionati vengono allegati automaticamente.

New List - MEnu
Interfaccia moderna

SEnd from Ribbon
Interfaccia classica

Invio mediante clic con il pulsante destro del mouse

Facendo clic con il pulsante destro del mouse è possibile inviare rapidamente qualsiasi documento in un elenco di documenti, ma allega solo quel file all’accordo:

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul documento da inviare per la firma.

2. Seleziona Avanzate dal menu a comparsa.

3. Seleziona Invia per firma dal sottomenu.

New Library - Right Click
Interfaccia moderna

 

La struttura del menu nell’interfaccia classica è leggermente diversa:

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul record di elenco desiderato.

2. Seleziona Avanzate dal menu, quindi Invia per firma dal sottomenu.

Send via rightClick
Interfaccia classica

Invio da elenchi

È possibile effettuare l’invio da un elenco mediante la barra multifunzione o il menu di scelta rapida visualizzato facendo clic con il pulsante destro del mouse.


Inviare da elenchi mediante la barra multifunzione o il menu

1. Fai clic sul record di elenco desiderato.

2. Fai clic su Adobe Sign nella barra multifunzione o nel menu.

3. Seleziona Invia per firma dal menu a discesa.

Send From list using Ribbon
Interfaccia moderna

Classic List - Ribbon
Interfaccia classica

Inviare da elenchi tramite il menu di scelta rapida

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul record di elenco desiderato.

2. Seleziona Invia per firma dal menu.

List select
Interfaccia moderna

 

La struttura del menu nell’interfaccia classica è leggermente diversa:

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul record di elenco desiderato.

2. Seleziona Avanzate dal menu, quindi Invia per firma dal sottomenu.

Classic List - Right Click
Interfaccia classica

 

La pagina si aggiorna per visualizzare la selezione dei file:

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. Seleziona un file.

4. Fai clic su Allega.

 

Se l’opzione Per elenchi personalizzati utilizza un modello di documento esterno a SharePoint è attiva, la finestra per allegare il file di SharePoint verrà ignorata e passerai direttamente alla pagina di configurazione dell’accordo.  In questo caso dovrai utilizzare la sezione file per aggiungere dei documenti per la firma.

 

Sono disponibili due importanti funzioni da ricordare:

► Se visualizzi l’opzione Per elenchi personalizzati utilizza sempre modello di documento designato, l’ultimo file utilizzato per questo elenco viene allegato automaticamente.

o Se devi allegare un file diverso devi disattivare Per elenchi personalizzati utilizza sempre modello di documento designato.

► Il file PDF della copia firmata restituita (ed eventualmente l’audit trail) viene allegato alla voce elenco come allegato, invece di essere inviato in una nuova cartella.

o Se una cartella di archiviazione di documenti è stata definita dall’amministratore di SharePoint, il file PDF viene inviato a quella cartella.


Configurare l’accordo

Quando viene aperto un nuovo accordo, compare la pagina di configurazione che può essere visualizzata in quattro sezioni di attività specifiche:

A. Destinatari: le persone che interagiscono con l’accordo.

B. Messaggio: il nome e il messaggio globale per l’accordo.

C. Opzioni: funzioni opzionali relative all’accordo.

D. File: documenti/file da firmare o approvare.

o Nota: il documento utilizzato per avviare il processo di invio viene automaticamente allegato all’accordo.

send page


Sezione Destinatari

Ciascun destinatario viene creato con cinque elementi:

Recipients

A. Indice firma: questo numero indica la posizione relativa del destinatario nel ciclo della firma quando viene selezionato un flusso di lavoro sequenziale.

B. Ruolo: definisce il modo in cui il destinatario può interagire con il documento. I ruoli sono attivati dall’amministratore dell’account, quindi potrebbero essere disponibili solo alcune delle opzioni elencate:

○ Firmatari (predefinito): i destinatari che devono applicare almeno una firma.

○ Approvatori: i destinatari che revisionano e approvano il documento, ma che non devono firmarlo.

○ Accettatori: la funzione degli accettatori è meccanicamente uguale a quella degli approvatori, con la differenza principale che il report di audit li identifica come Accettatori dell’accordo e non come Approvatori del documento.

○ Destinatari certificati: è possibile non assegnare alcun campo ai destinatari certificati; durante il processo di “firma”, verrà chiesto loro di delegare, rifiutare o confermare l’accordo.

○ Compilatore modulo: è un ruolo specifico per gli utenti che hanno la necessità di compilare il contenuto del modulo durante il processo di firma, ma che non dispongono di sistemi per creare in maniera programmatica documenti personalizzati o di trasmettere da un database i contenuti ai campi del modulo.

○ Delegatori: il ruolo del delegatore è progettato per i flussi di lavoro che richiedono che una persona decida chi sarà la persona successiva che deve firmare o approvare il documento. C’è una versione Delegatore per ognuno degli altri ruoli.

C. Indirizzo e-mail: chi è il destinatario? Deve essere un indirizzo e-mail personale.

○ Aggiungimi: il mittente può inserirsi nel ciclo della firma facendo clic sul collegamento Aggiungimi, in alto a destra nella sezione Destinatari.

○ Aggiungi gruppo destinatari: a volte, un destinatario nel ciclo della firma può essere uno di diversi utenti. Ad esempio, se il documento deve essere approvato da uno di cinque possibili utenti dal team legale, i gruppi di destinatari consentono al mittente di elencare tutti e cinque i firmatari possibili, ma solo uno dei cinque dovrà applicare una firma. (Vedi destinatario 3 nell’immagine sopra).

D. Processo di verifica: in che modo è possibile verificare il destinatario?

○ E-mail (opzione predefinita): l’autenticazione si basa sull’accesso alla casella di posta.

○ Password: il mittente genera una password alfanumerica che deve essere comunicata al destinatario esterno.

○ Social: autenticazione a un social network di terze parti come Facebook o LinkedIn.

○ KBA (solo USA): con l’autenticazione basata su conoscenza (Knowledge Based Authentication), il destinatario deve immettere il proprio codice fiscale; inoltre viene generata una serie di domande non banali basate sui database pubblici.

○ Telefono: il mittente deve immettere il numero di telefono del destinatario, al quale verrà inviato un SMS quando è necessaria la firma.

E. Messaggio privato (opzione facoltativa): il mittente può fornire istruzioni specifiche da presentare a ciascun destinatario quando quest’ultimo visualizzerà l’accordo. Questa opzione deve essere attivata dall’amministratore dell’account nell’interfaccia utente di Adobe Sign.

 

Il collegamento Mostra Cc appena sotto l’elenco di destinatari espone un campo in cui è possibile includere in copia (Cc) tutti gli indirizzi e-mail che dovranno prendere visione dell’accordo, senza accesso interattivo.

Nota:

Per modificare l’ordine dei destinatari, puoi trascinare i destinatari nell’ordine desiderato; i numeri indice si regolano di conseguenza.

Appena sopra l’elenco dei destinatari è presente un interruttore che chiede di selezionare il flusso di lavoro di base per l’ordine di firma:

○ Quando è attivato Completa in ordine (come nell’immagine qui sopra), i destinatari sono indicizzati e viene rispettato un processo di firma sequenziale, da un passaggio di firma a quello successivo.

○ Quando è attivato Completa in qualsiasi ordine, i destinatari non sono numerati e può essere eseguita la firma parallela.

Complete in any order


Sezione Messaggio

La sezione Messaggio contiene due campi molto utili che, se hai configurato il modello personale, vengono compilati automaticamente con i valori definiti.

Il campo Nome accordo consente di immettere una stringa che identifichi l’accordo.

Il Messaggio accordo è un campo di testo normale in cui puoi immettere eventuali istruzioni o commenti.

Nota:

Questi valori possono essere modificati fino a quando l’accordo non viene inviato.


Sezione Opzioni

La sezione Opzioni consente di controllare meglio il documento dopo che è stato inviato:

► Proteggi con password: richiedi ai destinatari di inserire una password per aprire e visualizzare il file PDF firmato.  Questa password è definita dal mittente e viene notificata esternamente. Adobe Sign non memorizza questa password, pertanto non va dimenticata!

PDF password

► Scadenza per completamento: fai clic nel campo Data di completamento per visualizzare l’interfaccia di un calendario. Specifica la data di scadenza dell’accordo a partire dalla quale non potrà più essere compilato. Prima che questa funzione diventi disponibile, la scadenza del documento deve essere attivata dall’amministratore dell’account.

NEw Complete date- Marked

Imposta promemoria: imposta la frequenza (giornaliera o settimanale) dei promemoria da inviare fino al completamento dell’accordo. I promemoria vengono inviati solo ai destinatari correnti.

Set Reminder

► Tipi di firma: questa opzione definisce il processo di firma previsto:

o Elettronica: questa opzione tenta di raccogliere una firma elettronica per tutti i firmatari dell’accordo.

o Manuale: quando è necessario ottenere una firma fisica, questa opzione richiede ai firmatari di stampare il documento, di firmarlo fisicamente e di caricarlo nuovamente nel sistema di Adobe Sign. (Istruzioni fornite al firmatario quando apre l’accordo). Per essere disponibile, il flusso di lavoro per la firma manuale deve essere abilitato dall’amministratore dell’account.

Sig Type

► Lingua destinatario: seleziona la lingua da usare nei messaggi e-mail inviati ai destinatari e durante l’esperienza di firma.

o Questa impostazione definisce anche i modelli di messaggio visibili se l’account è configurato per poterli utilizzare.

Recip Language


Sezione File

Se l’account di SharePoint è configurato per consentire la visualizzazione di documenti esterni, nella sezione File vengono allegati i documenti per la transazione. Se hai iniziato il processo con un documento SharePoint, tale file dovrebbe già essere allegato.

Adobe Sign combina tutti i documenti in un unico file PDF per il processo di firma e crea tale file PDF in base all’ordine in cui i documenti sono elencati. Per riordinare i documenti, trascina un documento in una nuova posizione nell’elenco.

I file possono essere allegati dalla libreria Adobe Sign o caricati dal sistema locale mediante ricerca del file o trascinamento.

I tipi di file consentiti sono: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Attach Files in AS - Copy


Anteprima e aggiungi campi firma

Sotto l’elenco File è disponibile la casella di selezione Anteprima e aggiungi campi firma.  Questa opzione consente di aprire i documenti caricati e di inserire campi modulo in base alle esigenze del documento. 

Se non utilizzi modelli progettati, devi inserire almeno i campi firma. Esistono molti altri campi che puoi usare per creare moduli complessi, se necessario.

Nota:

Se non è stato inserito alcun campo firma, Adobe Sign aggiunge automaticamente una pagina all’accordo e inserisce in essa un blocco firma per ciascun firmatario.


Tracciamento degli accordi

Nota:

  • Se l’accordo viene completato (firmato o approvato), il collegamento del nome dell’accordo viene abilitato; quando si fa clic su di esso, viene visualizzato il documento completato.
  • Se l’accordo è in uno stato di completamento (firmato, annullato/rifiutato, scaduto) l’azione Aggiorna è disattivata.
  • Se l’accordo non è in uno stato di completamento, l’icona Elimina è disattivata.


Stato accordo

Quando un accordo viene inviato, è più semplice monitorarne l’avanzamento dalla pagina Stato accordo, a cui si accede tramite l’icona Stato accordo nella barra multifunzione di Adobe Sign.

Ribbon - Agreement Status

 

Puoi cercare facilmente tutti gli accordi inviati tramite un documento o un elenco SharePoint:

1. Trova e seleziona il documento o l'elemento dell’elenco da cercare.

○ È possibile selezionare più documenti.

2. Fai clic sull’opzione Stato accordo (nella barra multifunzione o nel menu di scelta rapida).

Agreement Status List-rebranded

Se non selezioni documenti o elementi elenco specifici da cercare, SharePoint restituisce tutti gli accordi da tutti i documenti o gli elementi nella libreria o elenco avviati dall’utente.

Se l’utente fa clic sull’icona Stato accordo nella barra multifunzione dalla Home page, SharePoint restituisce tutti i documenti avviati dall’utente all’interno dell’intera raccolta siti.

Nota:

Nella pagina Stato accordo non possono essere restituiti più di 5000 record. Se i risultati della ricerca superano i 5000 record, usa l’opzione Gestisci accordi.


Filtro

Per filtrare gli accordi visualizzati, puoi usare il campo Cerca, in alto a destra nella pagina.  Questo campo di ricerca consente di cercare qualunque radice di stringa in qualsiasi campo e restituisce tutte le corrispondenze:

Status one line


Aggiornamento dello Stato accordo

La colonna di destra della tabella Stato accordo corrisponde a un’azione “Aggiorna” che richiede ad Adobe Sign un aggiornamento dello stato dell’accordo.

Nota:

SharePoint aggiorna automaticamente tutti gli accordi su base regolare. L’azione Aggiorna consente di aggiornare un singolo accordo all’esterno di tale ciclo.


Eliminazione del record dell’accordo

L’ultima icona a destra nella pagina Stato accordo è l’icona Elimina.  Questa azione elimina il record dell’accordo in SharePoint, ma non annulla o elimina l’accordo in Adobe Sign.  Questa operazione non può essere annullata e deve quindi essere usata con cautela.


Documenti firmati

A seconda di come l’amministratore di SharePoint ha configurato l’archiviazione degli accordi firmati, i documenti firmati (e, se possibile, gli audit trail) vengono restituiti in:

► Una cartella globale: tutti i documenti completati sono presenti in questa cartella se configurati in questo modo.

► Una nuova cartella “Accordi firmati” nella libreria di origine: se non viene identificata alcuna cartella globale, viene creata una nuova cartella denominata “Accordi firmati” nella libreria documenti da cui l’accordo è stato creato o inviato. Tutti gli accordi completati inviati dalla stessa libreria restituiscono il file PDF completato alla stessa cartella Accordi firmati.

► Allegato a voce elenco: se hai inviato un accordo da una voce elenco, gli allegati sono contenuti nell’elenco.


Gestione degli accordi

L’icona Gestisci accordi apre una vista diversa e con più attivazioni degli accordi correlati all’utente.  Se la pagina Stato accordo mostra una vista semplice di tutti gli accordi con l’opzione per aggiornare il loro stato, la vista Gestisci accordi offre una visualizzazione più approfondita degli accordi e opzioni aggiuntive per modificare le proprietà dell’accordo.

Ribbon - Manage Agreements


Struttura della pagina di gestione

La pagina Gestisci dispone di numerose funzioni incorporate da esplorare. Per semplicità, può essere suddivisa in quattro aree funzionali:

A. Filtri per gli accordi.

B. Elenco degli accordi.

C. Metadati degli accordi.

D. Strumenti per gli accordi.

Manage page Whole

Filtri per gli accordi

Lungo il bordo superiore della pagina vi sono quattro strumenti che consentono di trovare accordi specifici filtrando gli elenchi sottostanti. Gli elenchi a discesa vengono popolati in modo dinamico dagli accordi caricati negli elenchi. Essi sono:

► Filtra per nome o società: è un elenco di ciascun Nome e Nome società immesso come campo firmatario sugli accordi. Seleziona un elemento dell’elenco per escludere tutti gli altri accordi.

► Filtra per stato documento: questo elenco comprime in modo efficace tutte le sezioni dell’elenco, eccetto quella selezionata.

► Filtra per proprietario: utile se si visualizzano gli accordi di altri utenti Adobe Sign; questa opzione vincola gli elenchi per visualizzare solo gli accordi del proprietario (mittente) selezionato.

Il campo di testo all’estrema destra consente di ricercare una stringa che rappresenti ad esempio un nome destinatario, un nome società, un’e-mail destinatario o il nome del documento.

 

Elenchi accordo

Il corpo principale della pagina contiene gli elenchi degli accordi a cui sei connesso.  Ogni accordo a cui prendi parte (con l’indirizzo e-mail mediante il quale esegui l’accesso ad Adobe Sign) viene riportato nell’elenco. Non solo gli accordi che hai emesso, ma anche quelli che ti sono stati inviati per la firma o l’approvazione, e tutti quelli che hai ricevuto in Cc.

L’elenco è suddiviso in sezioni comprimibili che indicano lo stato dell’accordo. A partire dall’alto:

► In attesa di approvazione/firma: questi accordi si trovano nella parte superiore dell’elenco perché sono tutti in attesa di un’azione.

► Bozza: questi accordi sono stati creati fino al punto in cui sono stati inviati all’ambiente di creazione, ma non sono mai stati inviati per la firma.

o Fai clic sul collegamento modifica per aprire il documento nell’ambiente di creazione e completare il processo di invio.

► Inviati per firma: questi accordi si trovano nel processo di firma e attendono la firma o l’approvazione di altri utenti.

► Firmati: accordi eseguiti/completati completamente.

► Annullati/Rifiutati: accordo annullati o non accettati, o rifiutati da un destinatario.

► Archiviati: file che sono stati caricati sul sistema Adobe Sign per l’archiviazione. Questi documenti non fanno parte di un processo legale di firme gestito mediante Adobe Sign.

► Modelli libreria: tutti i modelli che hai creato o che sono stati condivisi con te da un altro utente nel tuo stesso gruppo o account.

o La possibilità di modificare il modello è riservata al titolare (creatore) del modello.

o Facendo clic sul collegamento invia viene avviato un nuovo accordo con il modello già allegato.

► Widget: elenco di tutti i widget che hai creato.

o Utilizza il collegamento ottieni codice per visualizzare l’URL, il codice HTML o il codice JavaScript.

Le intestazioni lungo il lato superiore degli elenchi consentono di ordinare il contenuto di ogni sezione con un singolo clic. Fai nuovamente clic per invertire l’ordine.

I singoli record contengono le seguenti informazioni:

Manage page record

Nome: il valore nome rispecchia il nome o l’indirizzo e-mail del primo destinatario che non è il mittente.

o Viene usato un indirizzo e-mail se il destinatario non ha mai firmato un documento tramite il sistema Adobe Sign.

o Quando un valore nome viene immesso durante il processo di firma, l’indirizzo e-mail viene sostituito dal nome.

Azienda: se il primo destinatario ha immesso un nome dell’azienda, sia mediante un campo firma sia eseguendo l’accesso e aggiornando il profilo, viene rispecchiato tale valore nome.

o Se non includi i campi Ragione sociale negli accordi, questa colonna rimane in gran parte vuota.

Titolo documento: nome dell’accordo.

Indicatori a icona: sono presenti quattro icone che indicano che esistono altri comandi:

Nota: l’icona di un fumetto indica che sono presenti delle note per l’accordo, che possono essere visualizzate facendo clic sulla scheda Note nella sezione degli strumenti.

Promemoria: l’icona della campana indica che per l’accordo è stato impostato almeno un promemoria, che può essere visualizzato facendo clic sulla scheda Promemoria nella sezione degli strumenti.

Protezione password: un’icona a forma di lucchetto indica che per visualizzare il documento è necessario immettere una password.

Contenuto campo: soltanto sugli accordi firmati; questa icona apre un file CSV che mostra tutti i dati dei campi raccolti dal documento.

Data: data dell’ultima modifica, ovvero l’ultima volta che il documento è stato aggiornato come evento di invio o evento di firma o approvazione.

 

Metadati accordo

Quando un accordo viene selezionato dagli elenchi, i metadati per l’accordo vengono visualizzati in questo piccolo pannello.  I dati inclusi sono:

Manage MEtadata

► Nome dell’accordo: nome dato all’accordo quando è stato creato.

Modifica accordo: se l’accordo può essere modificato, Modifica accordo è disponibile accanto a Nome accordo.

► Da: persona che ha inviato l’accordo (e nome dell’azienda, se noto).

► A: primo firmatario dell’accordo (e nome dell’azienda, se noto).

► Data: data e ora dell’ultima modifica all’accordo.

►Stato: stato funzionale corrente dell’accordo.

o Collegamento Sostituisci firmatario: se l’accordo consente al mittente di sostituire il firmatario corrente, un collegamento viene visualizzato sotto lo stato. Questa funzione è utile se hai inviato l’accordo a un indirizzo e-mail sbagliato o se il firmatario corrente non è disponibile.

o Carica una copia firmata: se le impostazioni dell’account lo consentono, sotto lo stato viene visualizzato un collegamento per caricare il documento firmato.  Questa opzione è utile per le situazioni in cui qualcuno stampa il documento, lo firma e lo restituisce mediante e-mail.

► Messaggio: messaggio originale immesso nel campo Messaggio.

► Data di scadenza: questo campo mostra la data in cui l’accordo viene automaticamente annullato.

o Aggiungi/Modifica: se il tuo account è configurato per consentire le date di scadenza, è disponibile un collegamento per aggiungere o modificare la data di scadenza dell’accordo.

 

Strumenti accordo

Il pannello Strumenti accordo consente di accedere ad alcuni comandi per gestire o comprendere meglio i tuoi accordi.

Manage Tools Panel

► Vista: viene visualizzata una miniatura dell’accordo nel suo stato corrente.

► Condividi: se si condivide un documento con questa funzione, è necessario immettere un indirizzo e-mail e un messaggio, inviare quindi a quell’indirizzo una copia dell’accordo nel suo stato corrente nonché aggiungere il documento alla scheda Gestisci dell’indirizzo e-mail designato.

► Proteggi: disponibile solamente se il documento non è ancora stato completato; consente di definire la protezione per la visualizzazione del documento dopo che l’accordo è stato inviato.

► Promemoria: i promemoria possono essere creati o eliminati usando questo pannello dopo che l’accordo è stato inviato. Inoltre, puoi inviare un promemoria in tempo reale o in una data specifica.

► Cronologia: questa scheda contiene un elenco inclusivo di tutti gli eventi registrati per l’accordo, dall’evento Invia fino all’evento della firma finale.

o Report audit: questo collegamento genera un rapporto PDF esteso della cronologia dell’accordo, inclusi i parametri come l’indirizzo IP per ogni evento.

► Note: puoi aggiungere una nota personale a tutti gli accordi. Questa nota è personale e non viene condivisa con altri utenti né con il firmatario.


Collegamenti rapidi alle attività più comuni

Segue un riferimento rapido per le operazioni più comuni, quindi una panoramica di alto livello della pagina di gestione e alcune funzioni salienti.


Modelli libreria (documento)

L’icona Modelli libreria nella barra multifunzione di Adobe Sign consente di inviare un documento SharePoint all’ambiente di creazione di Adobe Sign, dove puoi inserire campi modulo e quindi salvare il modulo con i campi abilitati nella libreria Adobe Sign.

Nota:

Il documento originale in SharePoint non viene modificato.  Il nuovo modello di documento esiste solo sul lato Adobe Sign e deve essere allegato mediante l’opzione Libreria documenti nella sezione File dell’accordo.

Per creare un modello documento:

1. Fai clic sul documento che desideri creare come modello.

2. Fai clic sull’icona Modello libreria nella barra multifunzione (oppure fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli un’opzione dal menu).

○ L’ambiente di creazione di Adobe Sign si apre e viene visualizzato il documento.

3. Inserisci i campi richiesti nel documento.

○ Se devi creare un modello che deve essere compilato o firmato da due utenti, inserisci tutti i campi per il primo destinatario.  Quindi modifica il campo Destinatari in Partecipante 2 e inserisci i campi per il secondo firmatario o approvatore.

Nota: quando crei un modello nell’ambiente di creazione, puoi creare il documento per un massimo di 99 destinatari. Per inserire più di 3 partecipanti, fai clic sull’opzione Aggiungi nuovo partecipante, in alto nell’elenco dei partecipanti.

Select Recipient

4. Una volta completato il modello, fai clic sul pulsante Salva in basso a destra.

○ Il modello viene salvato nella Libreria di Adobe Sign.

Funzioni aggiuntive da conoscere

Il componente aggiuntivo Adobe Sign include due funzioni di automazione configurabili dall’amministratore di SharePoint. Se le funzionalità descritte di seguito sono utili per il tuo processo, contatta l’amministratore di SharePoint e chiedi quale sia il modo migliore per utilizzarle.


Archiviazione di documenti nell’intero sito per gli accordi firmati

Gli amministratori possono configurare una cartella centrale in cui archiviare tutti gli accordi firmati (e, facoltativamente, i relativi audit trail). Sono inclusi i documenti da Librerie ed Elenchi.

Se non viene definita una cartella per i documenti firmati, questi vengono archiviati nella libreria documenti da cui sono stati inviati. 

Nella libreria viene creata una nuova cartella denominata “Accordi firmati”.

Gli accordi inviati dagli elenchi, i file PDF degli accordi firmati (ed eventualmente gli audit trail) saranno allegati all’elemento elenco.


Unione del modello per campi

Adobe Sign consente di creare documenti con campi compilati dagli elenchi SharePoint. 

Consente inoltre di creare modelli che aggiorneranno il contenuto degli elenchi dal contenuto di campi acquisiti dagli accordi firmati.

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