Le funzioni del report di cronologia e audit dell'accordo di Adobe Sign sono disponibili per tutti gli utenti del sistema. Ogni accordo associato a un utente presenta una cronologia e un relativo report di audit.


Panoramica

Ogni accordo in Adobe Sign passa attraverso una serie di eventi che fungono da “tappe intermedie” e definiscono il progresso della transazione.

Queste tappe intermedie possono comprendere eventi quali:

  • Creazione del documento
  • Modifiche alla transazione inviata
  • E-mail inviate ai destinatari
  • E-mail visualizzate dai destinatari
  • Delega dell'autorità di destinatario
  • Firme/approvazioni applicate agli accordi
  • Stato di completato/rifiutato/annullato

 

Le tappe intermedie vengono registrate in due formati dal contenuto simile ma con obiettivi leggermente differenti:

L’Elenco attività è un riepilogo “panoramico” di dove si trova la transazione nel processo end-to-end, visualizzato all'interno dell'applicazione Adobe Sign.

  • Tale elenco contiene una quantità minima di informazioni: evento, utente/destinatario (identificato dal suo indirizzo e-mail) che ha registrato l’evento, e data/ora dell’evento (secondo il fuso orario di chi lo visualizza in base alle impostazioni di sistema locali).
  • Ogni evento che modifica il documento (ad esempio una modifica o un’azione del destinatario) contiene un collegamento che mostra il documento subito dopo quell’evento
  • L’ambito dell’Elenco attività comprende l'intera transazione. Di conseguenza, è possibile vedere informazioni che non sono incluse nel report di audit (che è più ristretto verso l'interazione del documento)
    • Se la transazione è ancora “in corso”, la parte inferiore della voce dell’Elenco attività mostra un elenco dei destinatari anticipati che rimangono nel flusso di lavoro dell'accordo
    • Eventi di mantenimento e eVaulting che hanno luogo dopo che il documento è completato
  • L’Elenco attività costituisce un elemento dell’accordo e viene eliminato da azioni che eliminano esplicitamente gli accordi (ad es.: l’RGPD). Se l'accordo viene eliminato dall'account dell'utente per qualsiasi ragione, il contenuto della Cronologia è perso con quella vista dell'oggetto e non può essere recuperato
Elenco delle attività
I report di audit contengono le stesse tappe intermedie di accordo del pannello Cronologia ma con più informazioni, tra cui:
  • Indirizzo IP del sistema che registra l'evento
  • ID di transazione del documento autorevole sul server di Adobe Sign
audit_report

I report di audit sono intesi come documenti autorevoli che articolano come un documento è stato manipolato a partire dal momento in cui è stato creato fino a quando è stato completamente risolto. Possono essere salvati come file PDF o stampati per le operazioni interne in base alle necessità.

  • Una differenza fondamentale da notare è che il report di audit mostra tutti gli eventi standardizzati nella fascia oraria GMT (a differenza dell'ora locale visualizzata per la scheda Cronologia).  Ciò assicura che non vi sia confusione per i revisori che esaminano le transazioni di utenti in più fasce orarie.
  • Il formato della marca temporale è impostato su AAAA-MM-GG.
  • I report di audit vengono archiviati indipendentemente dagli oggetti dell'accordo visualizzati nella scheda Gestione dell'applicazione Web. L'eliminazione di un oggetto dalla pagina di gestione non elimina il report di audit.

 

Il report di audit presenta due fasi:

  • Il report “provvisorio”: mentre una transazione è “in corso”, il report di audit viene generato dagli eventi registrati contro l'accordo al momento della richiesta. Per definizione, questo report è incompleto e soggetto a modifiche quando il destinatario seguente aggiunge un evento registrato.

I report provvisori sono contrassegnati chiaramente nella parte superiore del report per assicurare che non vengano interpretati erroneamente come documenti finali qualora venissero salvati/stampati

interim_report
  • Il report “finale”: quando l'accordo raggiunge uno stato conclusivo (firmato, annullato, rifiutato o scaduto), il report di audit finale viene generato e archiviato. Non è possibile aggiungere al report alcun ulteriore evento che si verifichi in relazione alla transazione (ad esempio, mantenimento).  Ciò crea un report completo esclusivamente degli eventi che si sono verificati per ottenere il documento firmato.
final_audit_report


Come utilizzare questa funzione

L’elenco Attività viene visualizzato nella pagina Gestisci facendo clic sul collegamento Attività nella parte inferiore delle opzioni di destra:

Attività

 

È possibile accedere al report di audit mediante la scheda Gestisci.

Seleziona l’accordo e fai clic su Scarica report di audit

Scarica report di audit


Attivazione e disattivazione

Il pannello Cronologia e i report di audit sono abilitati per tutti gli utenti per impostazione predefinita e non possono essere disabilitati.

 


Opzioni di configurazione

I report di audit presentano tre controlli di interfaccia utente che governano l'accesso al report e un'impostazione per API:

  • Allega il report di audit all'e-mail firmata e archiviata
  • Allega il report di audit ai documenti scaricati dalla pagina Gestisci
  • Consenti accesso al report di audit mediante la pagina di verifica della transazione
  • Allega il report di audit tramite API quando viene richiamato getLatestDocument


Allega il report di audit all'e-mail firmata e archiviata

Il controllo si trova nella pagina Impostazioni globali (Impostazioni di gruppo per le regolazioni a livello di gruppo)

Questa opzione è impostata su Tutti per impostazione predefinita e può essere configurata a livello di account o di gruppo.

La domanda da porre è “Chi deve ottenere il report di audit con l'e-mail firmata e archiviata?”

Le opzioni disponibili sono:

  • Mai: nessuno ottiene il report di audit
  • Solo per il mittente: solo il mittente dell'accordo otterrà il report di audit allegato
  • Tutti (impostazione predefinita): tutti i partecipanti otterranno il report di audit

Se incluso, il report di audit è concatenato con l'accordo in un PDF allegato.


Allega il report di audit ai documenti scaricati dalla pagina Gestisci

Questa opzione è disabilitata per impostazione predefinita e può essere abilitata/disabilitata a livello di account o di gruppo.

Il controllo si trova nella pagina Impostazioni globali (Impostazioni di gruppo per le regolazioni a livello di gruppo)

Se l'opzione è abilitata, tutti i documenti scaricati dall'utente dalla pagina di gestione includeranno il report di audit come parte del PDF dell'accordo.

Download sulla pagina Gestisci


Consenti accesso al report di audit mediante la pagina di verifica della transazione

Questa opzione è disabilitata per impostazione predefinita e può essere abilitata/disabilitata a livello di account o di gruppo.

Il controllo si trova nella pagina Impostazioni globali (Impostazioni di gruppo per le regolazioni a livello di gruppo)

Se l'opzione è abilitata, chiunque sia in possesso dell'ID di transazione dell'accordo può accedere al report di audit nella pagina di verifica.

viewable_audit_reportenabled


Allega il report di audit tramite API quando viene richiamato getLatestDocument

È possibile allegare automaticamente il report di audit a qualsiasi documento recuperato utilizzando la chiamata getLatestDocument.

Questa opzione è False per impostazione predefinita.

L'impostazione deve essere abilitata dal Success Manager e si applica a tutte le istanze della chiamata.

I documenti che sono ancora in elaborazione otterranno un report provvisorio.