Panoramica

L’integrazione di Adobe Sign per Microsoft SharePoint offre una soluzione integrata per creare, inviare, tracciare e gestire le firme elettroniche.

Questa documentazione è stata creata per l’istanza Microsoft Online di SharePoint (definita in genere come “SharePoint” in questa guida) ed è intesa come guida all’uso del componente aggiuntivo da parte dell’utente finale. La guida all’installazione è disponibile qui.

La presente soluzione è sviluppata come un’applicazione del componente aggiuntivo per SharePoint e fornisce:

  • Invio di un accordo da qualsiasi libreria documenti o elenco di SharePoint per la firma.
  • Possibilità di inviare i documenti a un singolo destinatario o a un gruppo di destinatari da una libreria documenti o dagli elenchi SharePoint personalizzati.
  • Mappatura dei dati dagli elenchi SharePoint e da una libreria documenti in documenti mediante mappatura unione quando i documenti vengono inviati per la firma.
  • Mappatura dei dati dai campi modulo di un accordo firmato nelle colonne di testo degli elenchi SharePoint e di una libreria documenti mediante la mappatura dati quando il documento è stato firmato e il suo stato è stato aggiornato automaticamente o manualmente tramite la pagina Stato accordo.
  • Archiviazione di tutti gli accordi firmati in SharePoint.
  • Possibilità di aggiungere la pagina Gestione di Adobe Sign come parte Web di SharePoint che può essere usata dagli utenti di SharePoint per monitorare e aggiornare gli accordi.


Browser supportati

Sono supportati i browser Chrome, Firefox e Safari.


Internet Explorer 11 e versioni successive (inclusa Edge).

Affinché i componenti aggiuntivi di SharePoint funzionino, è necessario configurare i siti affidabili in Internet Explorer/Edge.  Internet Explorer 10 e versioni precedenti non sono supportati.

Inoltre, gli utenti di IE 11/Edge devono modificare in modo esplicito le impostazioni dei siti affidabili per includere i seguenti URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Per modificare i siti affidabili:

1. Apri IE 11.

► Per Edge, premi Windows + S.

2. Fai clic sull’icona Strumenti (a forma di ingranaggio) e seleziona Opzioni Internet dal menu a discesa.

► Per Edge, immetti Opzioni Internet e premi Invio.

IE11 Options

3. Viene aperto il menu Opzioni Internet. Seleziona la scheda Sicurezza.

4. Fai clic sull’icona Siti attendibili.

5. Fai clic sul pulsante Siti.

6. Immetti uno degli URL precedentemente indicati e fai clic su Aggiungi.

7. Ripeti la procedura per ciascun URL precedentemente indicato.

8. Al termine chiudi il menu Opzioni Internet.

Trusted Sites


Accesso alle funzioni di Adobe Sign

Adobe Sign è un componente aggiuntivo che viene installato dall’amministratore di SharePoint. Come utente, puoi visualizzare la scheda Adobe Sign nella parte superiore del sito di SharePoint.

Fai clic sulla scheda Adobe Sign per visualizzare la barra multifunzione con tutte le funzioni di Adobe Sign disponibili.

Le icone della barra multifunzione diventano accessibili solo quando fai clic su una Web part Documento o Elenco o quando selezioni un documento.  Quando fai clic sulla Web part, le icone della barra multifunzione diventano attive.

ribbon

Nota:

Nell’interfaccia utente moderna, la barra multifunzione è sostituita da una barra dei menu. Nella barra dei menu sono disponibili le stesse funzionalità:

MEnu

La barra multifunzione/dei menu è costituita da cinque icone:

  • Invia per firma
  • Stato accordo
  • Modello libreria
  • Gestisci accordi
  • Impostazioni

Di queste, le prime quattro sono azioni utilizzabili periodicamente per creare e inviare accordi.

Con l’ultima icona, Impostazioni puoi definire il modello personale degli accordi. Una volta definito, probabilmente non dovrai più tornare a questa pagina, a meno che non desideri modificare il modello.  Iniziamo da qui.


Definire le impostazioni personali

Le impostazioni personali consentono di definire un nome accordo e un messaggio predefiniti per tutti gli accordi inviati da SharePoint tramite l’app Adobe Sign.

Nota:

Sul lato destro della pagina Impostazioni personali, dalla sezione Formazione e supporto è possibile accedere sia agli argomenti della guida utente sia ad altri contenuti su Adobe Sign.

Impostazioni personali

Il campo Nome accordo (massimo 255 caratteri) consente di immettere una stringa che identifichi l’accordo.  Questa stringa compare nella riga dell’oggetto dell’e-mail dei destinatari (evidenziata in giallo di seguito), nonché come valore del nome nella pagina Gestisci. Si consiglia di fornire un nome univoco e significativo per l’accordo, che consenta ai destinatari di identificare più rapidamente l’e-mail e agevoli l’eventuale ricerca dell’accordo.

Messaggio accordo è un campo di testo normale in cui puoi immettere eventuali istruzioni o commenti (evidenziato in verde di seguito). Il messaggio viene visualizzato nell’e-mail Rivedi e firma inviata a tutti i destinatari e non deve essere utilizzato come nota personale da allegare per i singoli destinatari.

E-mail destinatari


Modelli documento elenchi personalizzati

Sotto il nome predefinito dell’accordo e i campi del messaggio vi sono due impostazioni che determinano allegare i documenti quando si invia un accordo da un elenco.

Il comportamento predefinito è di consentire al mittente di selezionare un documento da SharePoint.

Per modificare l’esperienza predefinita, l’utente dispone di due opzioni:

Per elenchi personalizzati utilizza un modello di documento esterno a SharePoint: quando questa opzione è attivata, al mittente non viene presentata l’opzione per allegare un documento da SharePoint. Vengono invece presentate le opzioni per allegare il file configurate nel sistema Adobe Sign.  Queste opzioni possono includere una o più delle seguenti:

o Attach from the local system (Allega da sistema locale).

Allega da libreria modelli Adobe Sign.

Attach Files in AS

► Per elenchi personalizzati utilizza sempre modello di documento designato: quando questa opzione è attivata, SharePoint memorizza il file allegato e lo allega automaticamente all’accordo successivo creato da un elenco, ignorando il passaggio di selezione dei file.  Questa funzione è utile se devi usare più volte lo stesso documento.


Invio di un accordo

Avvio dell’accordo

Adobe Sign consente di inviare accordi e ottenere firme; nell’ambiente SharePoint sono disponibili quattro metodi per avviare il processo:

  • Invio dalla barra multifunzione o dal menu.
  • Invio mediante clic con il pulsante destro del mouse.
  • Invio da Elenchi mediante la barra multifunzione o il menu.
  • Invio da Elenchi mediante clic con il pulsante destro del mouse.

Tutte e quattro queste opzioni aprono la pagina di configurazione che consente di definire i destinatari e l’ordine di firma se è necessaria più di una firma.

Nota:

I documenti inviati dall'interno di SharePoint non possono superare le dimensioni di 5 MB. 

Se occorre inviare un documento di dimensioni superiori a 5 MB, puoi caricarlo nella libreria di Adobe Sign (all’esterno dell’integrazione con SharePoint) e allegarlo da qui.

Invio dalla barra multifunzione o dal menu

L’invio dalla barra multifunzione è il metodo da utilizzare se devi allegare più documenti SharePoint:

1. Seleziona i documenti da inviare facendo clic sulla spunta a sinistra del nome del documento.

2. Fai clic sulla scheda nella barra multifunzione nella parte superiore della pagina.

3. Fai clic sull’icona Invia per firma.

○ Tutti i documenti selezionati vengono allegati automaticamente.

New List - MEnu
Interfaccia moderna

SEnd from Ribbon
Interfaccia classica

Invio mediante clic con il pulsante destro del mouse

Facendo clic con il pulsante destro del mouse è possibile inviare rapidamente qualsiasi documento in un elenco di documenti, ma allega solo quel file all’accordo:

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul documento da inviare per la firma.

2. Seleziona Avanzate dal menu a comparsa.

3. Seleziona Invia per firma dal sottomenu.

New Library - Right Click
Interfaccia moderna

 

La struttura del menu nell’interfaccia classica è leggermente diversa:

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul record di elenco desiderato.

2. Seleziona Avanzate dal menu, quindi Invia per firma dal sottomenu.

Send via rightClick
Interfaccia classica

Invio da elenchi

È possibile effettuare l’invio da un elenco mediante la barra multifunzione o il menu di scelta rapida visualizzato facendo clic con il pulsante destro del mouse.


Inviare da elenchi mediante la barra multifunzione o il menu

1. Fai clic sul record di elenco desiderato.

2. Fai clic su Adobe Sign nella barra multifunzione o nel menu.

3. Seleziona Invia per firma dal menu a discesa.

Send From list using Ribbon
Interfaccia moderna

Classic List - Ribbon
Interfaccia classica

Inviare da elenchi tramite il menu di scelta rapida

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul record di elenco desiderato.

2. Seleziona Invia per firma dal menu.

List select
Interfaccia moderna

 

La struttura del menu nell’interfaccia classica è leggermente diversa:

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul record di elenco desiderato.

2. Seleziona Avanzate dal menu, quindi Invia per firma dal sottomenu.

Classic List - Right Click
Interfaccia classica

 

La pagina si aggiorna per visualizzare la selezione dei file:

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. Seleziona un file.

4. Fai clic su Allega.

 

Se l’opzione Per elenchi personalizzati utilizza un modello di documento esterno a SharePoint è attiva, la finestra per allegare il file di SharePoint verrà ignorata e passerai direttamente alla pagina di configurazione dell’accordo.  In questo caso dovrai utilizzare la sezione file per aggiungere dei documenti per la firma.

 

Sono disponibili due importanti funzioni da ricordare:

► Se visualizzi l’opzione Per elenchi personalizzati utilizza sempre modello di documento designato, l’ultimo file utilizzato per questo elenco viene allegato automaticamente.

o Se devi allegare un file diverso devi disattivare Per elenchi personalizzati utilizza sempre modello di documento designato.

► Il file PDF della copia firmata restituita (ed eventualmente l’audit trail) viene allegato alla voce elenco come allegato, invece di essere inviato in una nuova cartella.

o Se una cartella di archiviazione di documenti è stata definita dall’amministratore di SharePoint, il file PDF viene inviato a quella cartella.


Configurare l’accordo

Quando viene aperto un nuovo accordo, compare la pagina di configurazione che può essere visualizzata in quattro sezioni di attività specifiche:

A. Destinatari: le persone che interagiscono con l’accordo.

B. Messaggio: il nome e il messaggio globale per l’accordo.

C. Opzioni: funzioni opzionali relative all’accordo.

D. File: documenti/file da firmare o approvare.

o Nota: il documento utilizzato per avviare il processo di invio viene automaticamente allegato all’accordo.

send page


Sezione Destinatari

Ciascun destinatario viene creato con cinque elementi:

Recipients

A. Indice firma: questo numero indica la posizione relativa del destinatario nel ciclo della firma quando viene selezionato un flusso di lavoro sequenziale.

B. Ruolo: definisce il modo in cui il destinatario può interagire con il documento. I ruoli sono attivati dall’amministratore dell’account, quindi potrebbero essere disponibili solo alcune delle opzioni elencate:

○ Firmatari (predefinito): i destinatari che devono applicare almeno una firma.

○ Approvatori: i destinatari che revisionano e approvano il documento, ma che non devono firmarlo.

○ Accettatori: la funzione degli accettatori è meccanicamente uguale a quella degli approvatori, con la differenza principale che il report di audit li identifica come Accettatori dell’accordo e non come Approvatori del documento.

○ Destinatari certificati: è possibile non assegnare alcun campo ai destinatari certificati; durante il processo di “firma”, verrà chiesto loro di delegare, rifiutare o confermare l’accordo.

○ Compilatore modulo: è un ruolo specifico per gli utenti che hanno la necessità di compilare il contenuto del modulo durante il processo di firma, ma che non dispongono di sistemi per creare in maniera programmatica documenti personalizzati o di trasmettere da un database i contenuti ai campi del modulo.

○ Delegatori: il ruolo del delegatore è progettato per i flussi di lavoro che richiedono che una persona decida chi sarà la persona successiva che deve firmare o approvare il documento. C’è una versione Delegatore per ognuno degli altri ruoli.

C. Indirizzo e-mail: chi è il destinatario? Deve essere un indirizzo e-mail personale.

○ Aggiungimi: il mittente può inserirsi nel ciclo della firma facendo clic sul collegamento Aggiungimi, in alto a destra nella sezione Destinatari.

○ Aggiungi gruppo destinatari: a volte, un destinatario nel ciclo della firma può essere uno di diversi utenti. Ad esempio, se il documento deve essere approvato da uno di cinque possibili utenti dal team legale, i gruppi di destinatari consentono al mittente di elencare tutti e cinque i firmatari possibili, ma solo uno dei cinque dovrà applicare una firma. (Vedi destinatario 3 nell’immagine sopra).

D. Processo di verifica: in che modo è possibile verificare il destinatario?

○ E-mail (opzione predefinita): l’autenticazione si basa sull’accesso alla casella di posta.

○ Password: il mittente genera una password alfanumerica che deve essere comunicata al destinatario esterno.

○ Social: autenticazione a un social network di terze parti come Facebook o LinkedIn.

○ KBA (solo USA): con l’autenticazione basata su conoscenza (Knowledge Based Authentication), il destinatario deve immettere il proprio codice fiscale; inoltre viene generata una serie di domande non banali basate sui database pubblici.

○ Telefono: il mittente deve immettere il numero di telefono del destinatario, al quale verrà inviato un SMS quando è necessaria la firma.

E. Messaggio privato (opzione facoltativa): il mittente può fornire istruzioni specifiche da presentare a ciascun destinatario quando quest’ultimo visualizzerà l’accordo. Questa opzione deve essere attivata dall’amministratore dell’account nell’interfaccia utente di Adobe Sign.

 

Il collegamento Mostra Cc appena sotto l’elenco di destinatari espone un campo in cui è possibile includere in copia (Cc) tutti gli indirizzi e-mail che dovranno prendere visione dell’accordo, senza accesso interattivo.

Nota:

Per modificare l’ordine dei destinatari, puoi trascinare i destinatari nell’ordine desiderato; i numeri indice si regolano di conseguenza.

Appena sopra l’elenco dei destinatari è presente un interruttore che chiede di selezionare il flusso di lavoro di base per l’ordine di firma:

○ Quando è attivato Completa in ordine (come nell’immagine qui sopra), i destinatari sono indicizzati e viene rispettato un processo di firma sequenziale, da un passaggio di firma a quello successivo.

○ Quando è attivato Completa in qualsiasi ordine, i destinatari non sono numerati e può essere eseguita la firma parallela.

Complete in any order


Sezione Messaggio

La sezione Messaggio contiene due campi molto utili che, se hai configurato il modello personale, vengono compilati automaticamente con i valori definiti.

Il campo Nome accordo consente di immettere una stringa che identifichi l’accordo. 

Il Messaggio accordo è un campo di testo normale in cui puoi immettere eventuali istruzioni o commenti.

Nota:

Questi valori possono essere modificati fino a quando l’accordo non viene inviato.


Sezione Opzioni

La sezione Opzioni consente di controllare meglio il documento dopo che è stato inviato:

► Proteggi con password: richiedi ai destinatari di inserire una password per aprire e visualizzare il file PDF firmato.  Questa password è definita dal mittente e viene notificata esternamente. Adobe Sign non memorizza questa password, pertanto non va dimenticata!

PDF password

► Scadenza per completamento: fai clic nel campo Data di completamento per visualizzare l’interfaccia di un calendario. Specifica la data di scadenza dell’accordo a partire dalla quale non potrà più essere compilato. Prima che questa funzione diventi disponibile, la scadenza del documento deve essere attivata dall’amministratore dell’account.

NEw Complete date- Marked

Imposta promemoria: imposta la frequenza (giornaliera o settimanale) dei promemoria da inviare fino al completamento dell’accordo. I promemoria vengono inviati solo ai destinatari correnti.

Set Reminder

► Tipi di firma: questa opzione definisce il processo di firma previsto:

o Elettronica: questa opzione tenta di raccogliere una firma elettronica per tutti i firmatari dell’accordo.

o Manuale: quando è necessario ottenere una firma fisica, questa opzione richiede ai firmatari di stampare il documento, di firmarlo fisicamente e di caricarlo nuovamente nel sistema di Adobe Sign. (Istruzioni fornite al firmatario quando apre l’accordo). Per essere disponibile, il flusso di lavoro per la firma manuale deve essere abilitato dall’amministratore dell’account.

Sig Type

► Lingua destinatario: seleziona la lingua da usare nei messaggi e-mail inviati ai destinatari e durante l’esperienza di firma.

o Questa impostazione definisce anche i modelli di messaggio visibili se l’account è configurato per poterli utilizzare.

Recip Language


Sezione File

Se l’account di SharePoint è configurato per consentire la visualizzazione di documenti esterni, nella sezione File vengono allegati i documenti per la transazione. Se hai iniziato il processo con un documento SharePoint, tale file dovrebbe già essere allegato.

Adobe Sign combina tutti i documenti in un unico file PDF per il processo di firma e crea tale file PDF in base all’ordine in cui i documenti sono elencati. Per riordinare i documenti, trascina un documento in una nuova posizione nell’elenco.

I file possono essere allegati dalla libreria Adobe Sign o caricati dal sistema locale mediante ricerca del file o trascinamento.

I tipi di file consentiti sono: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Attach Files in AS - Copy


Anteprima e aggiungi campi firma

Sotto l’elenco File è disponibile la casella di selezione Anteprima e aggiungi campi firma.  Questa opzione consente di aprire i documenti caricati e di inserire campi modulo in base alle esigenze del documento. 

Se non utilizzi modelli progettati, devi inserire almeno i campi firma. Esistono molti altri campi che puoi usare per creare moduli complessi, se necessario.

Nota:

Se non è stato inserito alcun campo firma, Adobe Sign aggiunge automaticamente una pagina all’accordo e inserisce in essa un blocco firma per ciascun firmatario.


Tracciamento degli accordi

Nota:

  • Se l’accordo viene completato (firmato o approvato), il collegamento del nome dell’accordo viene abilitato; quando si fa clic su di esso, viene visualizzato il documento completato.
  • Se l’accordo è in uno stato di completamento (firmato, annullato/rifiutato, scaduto) l’azione Aggiorna è disattivata.
  • Se l’accordo non è in uno stato di completamento, l’icona Elimina è disattivata.


Stato accordo

Quando un accordo viene inviato, è più semplice monitorarne l’avanzamento dalla pagina Stato accordo, a cui si accede tramite l’icona Stato accordo nella barra multifunzione di Adobe Sign.

Ribbon - Agreement Status

 

Puoi cercare facilmente tutti gli accordi inviati tramite un documento o un elenco SharePoint:

1. Trova e seleziona il documento o l'elemento dell’elenco da cercare.

○ È possibile selezionare più documenti.

2. Fai clic sull’opzione Stato accordo (nella barra multifunzione o nel menu di scelta rapida).

Agreement Status List-rebranded

Se non selezioni documenti o elementi elenco specifici da cercare, SharePoint restituisce tutti gli accordi da tutti i documenti o gli elementi nella libreria o elenco avviati dall’utente.

Se l’utente fa clic sull’icona Stato accordo nella barra multifunzione dalla Home page, SharePoint restituisce tutti i documenti avviati dall’utente all’interno dell’intera raccolta siti.

Nota:

Nella pagina Stato accordo non possono essere restituiti più di 5000 record. Se i risultati della ricerca superano i 5000 record, usa l’opzione Gestisci accordi.


Filtro

Per filtrare gli accordi visualizzati, puoi usare il campo Cerca, in alto a destra nella pagina.  Questo campo di ricerca consente di cercare qualunque radice di stringa in qualsiasi campo e restituisce tutte le corrispondenze:

Status one line


Aggiornamento dello Stato accordo

La colonna di destra della tabella Stato accordo corrisponde a un’azione “Aggiorna” che richiede ad Adobe Sign un aggiornamento dello stato dell’accordo. 

Nota:

SharePoint aggiorna automaticamente tutti gli accordi su base regolare. L’azione Aggiorna consente di aggiornare un singolo accordo all’esterno di tale ciclo.


Eliminazione del record dell’accordo

L’ultima icona a destra nella pagina Stato accordo è l’icona Elimina.  Questa azione elimina il record dell’accordo in SharePoint, ma non annulla o elimina l’accordo in Adobe Sign.  Questa operazione non può essere annullata e deve quindi essere usata con cautela.


Documenti firmati

A seconda di come l’amministratore di SharePoint ha configurato l’archiviazione degli accordi firmati, i documenti firmati (e, se possibile, gli audit trail) vengono restituiti in:

► Una cartella globale: tutti i documenti completati sono presenti in questa cartella se configurati in questo modo.

► Una nuova cartella “Accordi firmati” nella libreria di origine: se non viene identificata alcuna cartella globale, viene creata una nuova cartella denominata “Accordi firmati” nella libreria documenti da cui l’accordo è stato creato o inviato. Tutti gli accordi completati inviati dalla stessa libreria restituiscono il file PDF completato alla stessa cartella Accordi firmati.

► Allegato a voce elenco: se hai inviato un accordo da una voce elenco, gli allegati sono contenuti nell’elenco.


Gestione degli accordi

L’icona Gestisci accordi apre una vista diversa e con più attivazioni degli accordi correlati all’utente.  Se la pagina Stato accordo mostra una vista semplice di tutti gli accordi con l’opzione per aggiornare il loro stato, la vista Gestisci accordi offre una visualizzazione più approfondita degli accordi e opzioni aggiuntive per modificare le proprietà dell’accordo.

Ribbon - Manage Agreements


Struttura della pagina di gestione

La pagina Gestisci dispone di numerose funzioni incorporate da esplorare. Per semplicità può essere suddivisa in tre aree funzionali:

A. Contenuto e filtri

B. Elenco degli accordi

C. Strumenti per gli accordi

Aree della pagina Gestisci

Filtri per il contenuto

La pagina Gestisci ha quattro opzioni per contenuto e filtri:

La sezione I tuoi accordi corrisponde al set di dati predefinito per il contenuto della pagina Gestisci

  • Quando è selezionata la sezione I tuoi accordi, la pagina contiene solo gli accordi in cui sei esplicitamente coinvolto (come mittente, firmatario, parte in Cc o tramite una condivisione esplicita dell’accordo).
  • Negli account in cui è stata configurata la condivisione dei contenuti tra più utenti viene visualizzata una freccia accanto a I tuoi accordi che consente di accedere a un menu a discesa in cui sono elencati tutti gli utenti e i gruppi con cui è stato condiviso l’account dell’utente.  
    • Se si seleziona un utente o gruppo, la pagina Gestisci viene popolata con il set di dati in cui l’utente o il gruppo è esplicitamente coinvolto.

È possibile caricare un solo set di dati utente/gruppo alla volta nella pagina Gestisci.

Filtri per il contenuto della pagina Gestisci

Lungo la barra a sinistra trovi un elenco degli stati degli accordi e tre tipi di modello. 

Tutti i contenuti del tuo account possono essere ordinati in una delle seguenti categorie:

  • In corso: accordi che ti riguardano per i quali è ancora in corso il ciclo di firma.
  • In attesa del tuo intervento: accordi in attesa di un tuo intervento.
  • Completati: accordi per i quali il ciclo di firma è stato completato correttamente.
  • Annullati: accordi abbandonati. Gli accordi possono risultare abbandonati per quattro motivi:
    • Il mittente ha annullato l’accordo.
    • Il destinatario ha rifiutato di eseguire la propria azione.
    • Il destinatario non si è autenticato correttamente.
    • Il sistema non può elaborare l’accordo per qualche motivo.
  • Scaduti: accordi che non sono stati completati entro il termine di scadenza.
  • Bozza: accordi parzialmente configurati e non ancora inviati.

I tipi di modello sono:

  • Modelli: questi sono i modelli contenuti nella Libreria documenti.
  • Moduli Web: i moduli Web sono moduli online che possono essere inviati come collegamenti URL o incorporati in pagine Web. Quando i firmatari accedono al modulo, viene generato un accordo figlio per acquisirne la firma in un proprio accordo univoco. Un esempio di moduli Web sono i moduli di registrazione sulle pagine Web.
  • Mega Sign: i modelli Mega Sign consentono al mittente di associare un documento a un elenco di destinatari. Ogni destinatario riceve la propria copia univoca dell’accordo da firmare, che potrà essere firmata solo dal destinatario in questione. Un esempio di moduli Mega Sign può essere un modulo aziendale per le spese di formazione annuale.

Nota:

Quando si esegue una ricerca, nella parte superiore della colonna Stato viene visualizzata una nuova opzione: Tutto.

Selezionando Tutto viene visualizzato tutto il contenuto in una tabella, a prescindere dello stato degli accordi.

Filtri Stato della pagina Gestisci

Per ridurre il set di dati presentato sulla pagina Gestisci, puoi eseguire una ricerca basata su testo e/o intervallo di tempo. 

Una ricerca testuale filtra gli accordi in base alla stringa di ricerca, rilevandone le corrispondenze nella maggior parte dei campi di metadati. I campi inclusi nei parametri di ricerca includono:

  • Nome del partecipante
  • Indirizzo e-mail
  • Titolo del partecipante
  • Azienda del partecipante
  • Nome dell’accordo
  • Note dell’accordo
  • Messaggio dell’accordo
  • Messaggio personale destinatario

L’icona del filtro apre le opzioni che consentono di filtrare il set di dati selezionando un intervallo di date:

  • Tutte le date
  • Ultime 24 ore
  • Ultimi 7 giorni
  • Ultimi 30 giorni
  • Ultimi 12 mesi
  • Intervallo date personalizzato

Nota:

Quando è selezionato un filtro, accanto all’icona del filtro viene visualizzato un tag.  Dopo che il set di dati è stato restituito, è possibile fare clic su un filtro per rimuoverlo.

Filtri di ricerca nella pagina Gestisci

Breve nota su come funziona la ricerca di testo:

Se si cerca la stringa "A simple fish"

  • Le virgolette non specificano un valore di stringa letterale.
  • La funzione di ricerca di Adobe Sign suddivide la stringa in singoli termini (tokenizzazione) utilizzando gli spazi come delimitatori. In questo esempio, la stringa viene suddivisa in tre token: A, simple e fish.
  • La distinzione tra maiuscole e minuscole viene rimossa dai token.
  • Viene quindi ricercata una corrispondenza full-text per qualsiasi token in qualsiasi campo su qui può essere eseguita la query.
  • Il set di dati restituito viene ordinato in base alla data dell’ultima modifica, a partire dal risultato più recente.

È disponibile un’opzione aggiuntiva per cercare nei contenuti nascosti, accessibile facendo clic sull’icona del filtro.

  • Quando si seleziona Cerca in contenuti nascosti, nel set di dati restituito vengono inclusi solo i contenuti nascosti.
Filtri per contenuti nascosti nella pagina Gestisci

Elenco degli accordi

L’elenco degli accordi visualizza i singoli accordi conformi al contenuto selezionato e in base ai filtri in uso.

Per ogni accordo vengono visualizzati i seguenti dati:

Destinatario: il destinatario corrente (per gli accordi in corso) o il primo destinatario (per gli accordi completati, annullati o scaduti).

  • Se è noto, viene visualizzato il nome del destinatario. Se il nome non è noto, viene visualizzato il suo indirizzo e-mail.

Mittente: il mittente dell’accordo.

Titolo: il nome dell’accordo.

Stato: lo stato corrente dell’accordo relativo al ciclo di firma. Nell’esempio seguente è stata utilizzata l’opzione Tutto, per visualizzare più stati.

Data di modifica: data dell’ultima modifica apportata all’accordo.

Pagina Gestisci - Elenco degli accordi

Per impostazione predefinita, gli accordi sono elencati in base alla Data ultima modifica.

Tuttavia, è possibile fare clic sull’intestazione di qualsiasi colonna per ordinare di conseguenza il set di dati.

Strumenti per gli accordi

Per visualizzare gli strumenti per gli accordi, fai clic su un singolo accordo o modello:

Pagina Gestisci - Strumenti per gli accordi

La barra a destra si apre per esporre gli strumenti che consentono di accedere all’accordo (o documento libreria/modulo Web/Mega Sign) o di manipolarlo:

Visualizza e firma: disponibile solo per gli accordi In attesa del tuo intervento.

Apri Accordo/Modello/Modulo Web/Mega Sign: apre l’oggetto per presentare una visualizzazione completa del documento.

  • Per gli accordi viene mostrato lo stato corrente, la fase in cui si trovano nell’ambito del ciclo di firma.
  • Per i modelli vengono mostrati i documenti di base con cui sono stati creati.    

Usa modello: solo per i modelli (documenti libreria).  Questa opzione avvia un nuovo accordo con il modello già allegato.

Ottieni codice: solo per i moduli Web. Questa opzione apre una pagina in cui l’utente può copiare il codice HTML o script del modulo Web.

Modifica modello/modulo Web: consente all’utente di modificare il modello.

Promemoria: consente all’utente di impostare un promemoria per il destinatario corrente.

Annulla: consente di annullare l’accordo.

Scarica PDF: consente di scaricare una copia dell’accordo nel suo stato corrente.

  • Per i modelli padre viene scaricata una copia PDF dei documenti originali utilizzati per creare il modello.

Scarica report di audit: scarica il report di audit dell’accordo.

Scarica dati campo modulo: scarica un file .csv con il contenuto dei campi dei moduli completati.

  • Per gli oggetti modello padre viene scaricato un file .csv con il contenuto a livello di campo per tutti gli accordi figlio che sono stati completati.

Modifica accordo: consente all’utente di modificare i documenti di un accordo e/o i campi inseriti nel documento.

  • Questa opzione può essere usata solo prima che il primo destinatario esegua la propria azione.

Elimina: solo per i modelli (documenti libreria). Elimina il modello dal sistema. Questa azione non può essere annullata.

Nascondi Accordo/Modulo Web/Mega Sign: nasconde l’oggetto dalla visualizzazione dell’utente.  Questa azione rimuove semplicemente l’oggetto dalla visualizzazione, non esegue nessun’altra azione.

Condividi: consente all’utente di condividere l’oggetto in modo esplicito con un altro utente.  Questa azione non può essere annullata.

Note: consente all’utente di associare delle note personali all’oggetto.

Scarica singoli file: consente all’utente di scaricare i singoli file, se erano stati utilizzati più file per creare il modello o l’accordo.

Visualizza report attività: solo per Mega Sign. Questa opzione genera un riepilogo dell’avanzamento di una transazione Mega Sign, suddividendo l’elenco dei destinatari in categorie corrispondenti allo stato della firma dell’accordo.

Sostituisci destinatario corrente: disponibile solo per gli accordi inviati dall’utente. Consente all’utente di sostituire il destinatario corrente di un accordo.

Attività: elenco continuo degli eventi che hanno avuto luogo in relazione all’accordo. A partire dall’evento Creazione, vengono registrate le attività di ciascun destinatario, fino allo stato Completato/Annullato/Scaduto.


Collegamenti rapidi alle attività più comuni

Segue un riferimento rapido per le operazioni più comuni, quindi una panoramica di alto livello della pagina di gestione e alcune funzioni salienti.


Modelli libreria (documento)

L’icona Modelli libreria nella barra multifunzione di Adobe Sign consente di inviare un documento SharePoint all’ambiente di creazione di Adobe Sign, dove puoi inserire campi modulo e quindi salvare il modulo con i campi abilitati nella libreria Adobe Sign.

Nota:

Il documento originale in SharePoint non viene modificato.  Il nuovo modello di documento esiste solo sul lato Adobe Sign e deve essere allegato mediante l’opzione Libreria documenti nella sezione File dell’accordo.

Per creare un modello documento:

1. Fai clic sul documento che desideri creare come modello.

2. Fai clic sull’icona Modello libreria nella barra multifunzione (oppure fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli un’opzione dal menu).

○ L’ambiente di creazione di Adobe Sign si apre e viene visualizzato il documento.

3. Inserisci i campi richiesti nel documento.

○ Se devi creare un modello che deve essere compilato o firmato da due utenti, inserisci tutti i campi per il primo destinatario.  Quindi modifica il campo Destinatari in Partecipante 2 e inserisci i campi per il secondo firmatario o approvatore.

Nota: quando crei un modello nell’ambiente di creazione, puoi creare il documento per un massimo di 99 destinatari. Per inserire più di 3 partecipanti, fai clic sull’opzione Aggiungi nuovo partecipante, in alto nell’elenco dei partecipanti.

Select Recipient

4. Una volta completato il modello, fai clic sul pulsante Salva in basso a destra.

○ Il modello viene salvato nella Libreria di Adobe Sign. 


Il componente aggiuntivo Adobe Sign include due funzioni di automazione configurabili dall’amministratore di SharePoint. Se le funzionalità descritte di seguito sono utili per il tuo processo, contatta l’amministratore di SharePoint e chiedi quale sia il modo migliore per utilizzarle.


Archiviazione di documenti nell’intero sito per gli accordi firmati

Gli amministratori possono configurare una cartella centrale in cui archiviare tutti gli accordi firmati (e, facoltativamente, i relativi audit trail). Sono inclusi i documenti da Librerie ed Elenchi.

Se non viene definita una cartella per i documenti firmati, questi vengono archiviati nella libreria documenti da cui sono stati inviati. 

Nella libreria viene creata una nuova cartella denominata “Accordi firmati”.

Gli accordi inviati dagli elenchi, i file PDF degli accordi firmati (ed eventualmente gli audit trail) saranno allegati all’elemento elenco.


Unione del modello per campi

Adobe Sign consente di creare documenti con campi compilati dagli elenchi SharePoint. 

Consente inoltre di creare modelli che aggiorneranno il contenuto degli elenchi dal contenuto di campi acquisiti dagli accordi firmati.

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